OSLO FENGSEL HELHETLIG VIRKSOMHETSSTYRING. - ved bruk av Balansert Målstyring. Kriminalomsorgens sentrale forvaltning

Transkript

1 OSLO FENGSEL HELHETLIG VIRKSOMHETSSTYRING - ved bruk av Balansert Målstyring

2 Videofilm

3 Kriminalomsorgens mål OSLO FENGSEL Hovedmål 1 Trygghet og redusert kriminalitet Delmål 1 Gjennomføre varetektsfengsling og straffereaksjoner på en måte som er betryggende for samfunnet og som motvirker straffbare handlinger. Det skal legges til rette for at lovbrytere kan gjøre en egen innsats for å endre sitt kriminelle handlingsmønster. Bekjempe alvorlig, organisert og grenseoverskridende kriminalitet. Hovedmål 2 En åpen, effektiv og kvalitetsbevisst justissektor Delmål 2 Ivareta en god utnyttelse av justissektorens ressurser. Tilrettelegge for en serviceorientert justissektor.

4 DEN INNSATTE den ressurssvake (80% av dem) Tilsvarende funn i FAFO rapport februar 2004 og TOG-rapporten juni 2005 De har hatt store problemer under oppveksten De har lite skolegang De har liten eller ustabil tilknytning til arbeidsmarkedet De er somatisk syke De har psykiske lidelser eller plager De er fattige De er stoffmisbrukere De har stor gjeld i forhold til inntekt De har sonet i fengsel før - gjengangere Ved løslatelse har de problemer med bolig, penger og arbeid Torbjørn Skardhamar, forsker 2002

5 men.. TØFFERE MILJØ

6 men.. TØFFERE MILJØ

7 EN NY BETJENTROLLE: - ved slutten av 1990-tallet Fra vokter til omsorgsarbeider et paradigmeskifte Fra Stortingsmeldingen om kriminalomsorg ( ): Det skal skje en videreutvikling av den tradisjonelle tjenestemannsrollen. Tilsatte skal ha en aktiv rolle i tiltak som bidrar til at innsatte kan oppnå en kriminalitetsfri tilværelse etter endt opphold KONSEKVENSER FOR DE ANSATTE: Må kunne diskutere kriminalitet og tiltak med de innsatte Må kunne planlegge og følge opp gjennomføringen Må ha god kjennskap til etatens fagmeny Må kunne koble meny og enkeltpersoner Må kunne bidra generelt til fagutviklingen i etaten

8 Dagens tema HELHETLIG VIRKSOMHETSSTYRING Er det mulig å lage et helhetlig system som fanger opp kravene om både: - økonomistyring - mål- og resultatstyring - internkontroll av lover og regler - strategi-implementering - risikostyring?

9 Strategiske føringerf Strategidokumenter Balansert målstyring Strategikart Kriminalomsorgsfaglige krav Internkontroll? Straffegj. føringsloven Internkontrollforskrift for Krimimalomsorgen Mål- og resultatstyring Internkontroll Andre Lover og Forskrifter Andre myndigheters krav? Økonomireglementet Mål- og resultatkrav

10 HELHETLIG VIRKSOMHETSSTYRING VED BRUK AV BALANSERT MÅLSTYRING

11 Mål og planer Visjon.. Departement. Mål.. Region Strategisk.. Operasjonell.. Glava-laget laget Virksomhet.. Enhet Avdeling.. Taktisk.. Operasjonell.. Operasjonell.. Glava-laget laget Handlingsplaner.. Operasjonell.. Glava-laget laget Ansatte.. Aktiviteter. Tiltak.

12 Oppfølging av strategiene Ekspedisjonssjef Bølgen Bronebakk: Strategidokumentene er ikke produsert for skrivebordsskuffen.

13 Statskonsults evaluering av etatsutviklingen i 2001 Utover på 1990-tallet ble det klarere uttalt i politiske dokumenter at målet var å utvikle en mer individuelt tilrettelagt soning med vektlegging på individuelle soningsplaner, soningsprogram og kontaktbetjentordning. Da det kom til iverksetting av disse målsettingene, har imidlertid departementet vært mindre aktivt. I og med at man ikke hadde noen sentral styring av implementeringen, ble måloppnåelsen forskjellig og fremstår som tilfeldig.

14 Statskonsults evaluering av etatsutviklingen i 2001 Det har i liten grad vært tatt noen grep for å sikre seg at anstaltene faktisk utviklet seg i den ønskede retningen. Det har vært liten fokus på resultatmålinger, og på lokalt nivå opplever de at de i liten grad får tilbakemeldinger fra etatsledelsen på resultatrapportene. På lokalt nivå blir det fremhevet at fordi det ikke har vært fokus mot oppnådde resultater, har heller ikke etatsledelsen i noen særlig grad tatt tak i hva som gjør at noen ikke får det til, og hvilke tiltak som bør settes inn for å gjøre noe med det.

15 Riksrevisjonens evaluering av måloppnåelsen i kriminalomsorgen i 2005 Kritikk for manglende måloppnåelse: - hurtig straffereaksjon - tjenester og rettigheter til innsatte og domfelte - individuelt tilpasset straffegjennomføring - målrettet samhandling mellom domfelte og ansatte

16 Utfordringen Oversette overordnede planer til forståelige handlinger.. Få dette kommunisert og forankret.. alle deler av organisasjonen.

17 Løsningen En lettfattelig modell for å beskrive målsettingene.. Gode prosesser som motiverer Støtteverkt tteverktøy.. Engasjerte og kompetente ledere på alle nivåer

18 MODELL

19 Modellen for Oslo fengsel: Balansert Målstyring STATSKONSULT: Balansert målstyring representerer en helhetlig tenkning som ledelsen kan bruke for drift, tilpasning og utvikling av virksomheten med særlig fokus på å koble strategi og operative tiltak. Hensikten er å sikre at målene i strategien faktisk blir gjenspeilet i de parametrene som virksomheten skal styres etter.

20 BALANSERT MÅLSTYRING Overordnet Visjon Verdier Overordnede målm Strategiske føringerf Oslo fengsels visjon Oslo fengsels målm DET NYE Kunde/ bruker Interne prosesser Læring og utvikling Økonomi Kritiske suksessfaktorer (KSF) Styringsparametere (SP) Perspektiver Handlingsplaner Aktiviteter

21 Hvorfor balansert målstyring i Oslo fengsel? Oppfølging av Stortingsmelding om Kriminalomsorgen, Oslo fengsels strategiske plan (og den nye fagstrategien for etaten kom i 2004) Sitat fra prosjektplanen til Oslo fengsel: Det er viktig for oss at strategisk plan blir et levende dokument som brukes aktivt i hverdagen. Til dette implementeringsarbeidet vil vi bruke Balansert Målstyring som instrument. Fagstrategien Ønske om å kunne måle kvalitet og effekt av faglige tiltak (og ikke bare kvantitet) Innføre helhetlig virksomhetsstyringsmodell Implementering av mål og tydeliggjøring av ansvar

22 Motiv forts.. Ny budsjettfordelingsmodell for etaten i 2001 store konsekvenser for Oslo fengsel (14 mill. "mindre")

23 Ytterligere motiv for balansert målstyring: Økonomistyring Årsrapport 2001 fra Kriminalomsorgen region øst til Justisdepartementet: Regnskapet viser at Oslo fengsel ender med å overskride budsjettet med kr ,- på post 01. Regiondirektøren er særdeles misfornøyd med dette resultatet og varsler en grundig oppfølgning av Oslo fengsel i året som kommer. En slik merutgift kan ikke aksepteresog må få konsekvenser for tildelingen for Utgangspunkt for 2002: - 5 mill.

24 PROSESSEN..

25 Hovedelementer i BMS-prosessen Fase 0: Utarbeidelse av strategisk plan (hele 2000)

26 Prosessen, forts. Fase 1: Planlegging, informasjon, forankring og organisering utarbeidelse av prosjektplan (sommer og tidlig høst 2001)

27 Prosessen, forts Fase 2: Modellering av de fire perspektivene (sen høst 2001 og vår 2002) Kristiske suksessfaktorer innenfor: Brukere Interne prosesser Læring og utvikling Økonomi Politiet, pårørende og innsatte deltok Fokus på faget. En egen dag med friomsorgen HMS-kompetansen og fagforeningen deltok aktivt Brukte ekstern konsulent Fase 3: Utarbeidelse av strategikartet systematisering av KSF (sommer og tidlig høst 2002)

28 STRATEGIKARTET

29 STRATEGIKARTET

30 Prosessen, forts. Fase 4: Utarbeidelse av styrekortet med parameterkort. Dette ble samlet I balansehåndboken (høst 2002)

31 VERKTØY?

32 Prosessen, forts. Fase 5: Dataløsning (sen høst 2002 og vår 2003) OSLO FENGSEL STYREKORT Systemet ble tatt i bruk mars 2003

33

34 Periodens resultater m/mål, oppnådd og trend OSLO FENGSEL HVA HAR VI LÆRT?

35 Tiltak og styringsparametere.. Styringsparametere: -Mål - Oppnådd - Prestasjon Oppfølging av tiltak: -Status - Fremdrift

36 Utvikling av måloppnåelse over tid OSLO FENGSEL HVA HAR VI LÆRT?

37 Kvalitet i samarbeidet med politiet OSLO FENGSEL

38 Kvalitet i kontaktbetjentarbeidet

39 PRAKTISK BRUK..

40 BMS-ORGANISERING Overordnet ansvarlig Are Høidal Super - superbruker: Tom Eberhardt Avdeling A Tom Engebretsen Superbruker: Sylvia Iversen Avdeling B Ole Sivertsen Superbruker: Tonje Nørve Avdeling C Frøydis Holstad Superbruker: Frøydis Holstad Aktivitetsenheten Per Stageberg Superbruker: Bjørn Lange Administrativ enhet Rolf Henning Larsen Superbruker: Per Idem OFF: Trond Pettersen KY: Anne Marit Holø HVO: Arne Håkon Halvorsen Varetektsprosjektet: Vegard Karlsen

41 Ledermøte

42 Fra rapporteringsmøte til beslutningsmøte Fokus på fortid Aktiviteter Problemer Analyser Forklaringer Fokus på fremtid Resultater Muligheter Løsninger Beslutninger Hvorfor? Hvordan? Defensiv Ryggdekning Skyld Frustrasjon Offensiv Initiativ Ansvar Motivasjon

43 Møter på overordnet nivå BMS-gruppa (superbrukere) møtes en gang pr. mnd. status på enhetene Datainnsamlere legger inn resultater en uke i forkant av dette møtet Toppledelsen BMS-møte en gang pr. mnd. normalt den andre mandagen i måneden Struktur på møtet: Rask gjennomgang av alle SP`er (65 stk.) Hovedfokus på SP`er som viser en negativ trend Analyse av situasjonen ved ansvarlig enhetsleder Forslag til tiltak for forbedring ved ansvarlig enhetsleder Diskusjon - beslutning

44 Personalmøter..

45 NOEN RESULTATER..

46 Er "glava-lagene" borte? Visjon.. Departement. Mål.. Region Strategisk.. Virksomhet.. Taktisk.. Operasjonell.. Enhet Handlingsplaner.. Avdeling.. Ansatte.. Aktiviteter. Tiltak.

47 Er måloppnåelsen blitt bedre? Samtlige resultatkrav fra departement og region er oppnådd de siste årene (kvantitative) - Kapasitet -Svikt - Målrettet gjennomføring (antall kontaktbetjenter og fremtidsplaner) - Programvirksomhet etc Med unntak i forhold til kravet om AKTIVISERING

48 Andre effekter? Økt kvalitet i det fengselsfaglige arbeidet Betydelig økning i profesjonalitet og kompetanse Regnskap i balanse Sterkt fallende sykefravær Stabil arbeidsstokk Livsfaseorientert personalpolitikk fokus på seniorer Styrket dialog med organisasjonene Vårt case er mye brukt nasjonalt og internasjonalt..

49 Noen resultater så langt... Mer vektlegging på kvalitet Mer vektlegging på brukerne (også innsatte) OSLO FENGSEL Dato: Avdeling: Spørreskjema om kvalitet i kontaktbetjentarbeidet For at de tilsatte i fengslet skal kunne gjøre en bedre jobb, ber vi deg om å svare på noen påstander om kvaliteten på det arbeidet som kontaktbetjenten utfører. Kryss av om du er helt uenig, delvis uenig, delvis enig eller helt enig i påstandene. I tillegg ber vi deg skrive egne kommentarer/synspunkter hvis du har mer på hjertet. Hvis du har hatt flere kontaktbetjenter i løpet av den tiden du har sittet fengslet her, ber vi deg om å svare ut fra den kontaktbetjenten du har nå. På noen få påstander som omhandler tiden rett etter innsettelse, må du imidlertid svare ut fra den kontaktbetjenten du hadde rundt innsettelsestidspunktet. Før du krysser av på påstandene, ønsker vi at du svarer på noen bakgrunnspørsmål slik at vi kan sammenlikne ulike grupper i fengslet. Hvis du ikke har eller har hatt kontaktbetjent i den tiden du har vært innsatt i dette fengslet, holder det at du svarer på bakgrunnsspørsmålene (s.2). Det er selvfølgelig frivillig om du vil delta. Alle opplysninger vil bli behandlet på en slik måte at de ikke kan knyttes til deg som person. Opplysningene vil bli oppbevart på en forsvarlig måte. Takk for din velvillighet! Are Høidal direktør

50 Økonomistyringen 1 2 år etter innføringen av BMS 2004: "Regionsledelsen er svært godt fornøyd med Oslo fengsels evne til økonomistyring. 2005: Regiondirektøren er svært fornøyd med økonomistyringen til Oslo fengsel 2006: I balanse

51 Godt arbeidsmiljø.. SYKEFRAVÆRET SYNKER KRAFTIG: 2002: 10,65 % 2003: 9,40 % 2004: 8,71 % 2005: 7,02 %

52 Ledelse.. Tydeligere krav til lederne Mer profesjonelt lederskap mer samkjørt Fått en mer hensiktsmessig organisering Synliggjort hva som er spesielt viktig (mest kritisk)

53 Rehabilitering er lønnsomt.. Rene kostnader til soning forbundet med tilbakefall kan illustreres med følgende tall: Gjennomsnittlig soningstid: 95 døgn (St.prp.nr ) Kostnad pr soningsdøgn: Kr.1.330,- (Oslo fengsel ) Gjennomstrømning (ca.) personer pr år (Enhetsstrukturstrategien) Tilbakefalls % - 5 år (ca.): 60 % (SSB - Tilbakefall ) Soningskostnader grunnet tilbakefallet koster: 95 x 1330,- x 5355 = NOK 676 mill pr år (5.355 = antall tilbakefall pr år)

54 Rehabilitering er lønnsomt.. I tillegg kommer selvsagt kostnader til pågripelse og domstolsbehandling + andre kostnader påført samfunnet (jfr. rapport om Kriminalitetens samfunnsmessige kostnader): Hvis tilbakefallet kunne reduseres med 1 prosent, vil det offentlige totalt kunne spare 380 millioner kroner pr. år. Rapport "Løslatelse til hva?" av Tone Pettersen forsker ved Norges teknisk-naturvitenskaplige universitet (NTNU), referert i Aftenposten 9. februar 2004.

55 TAKK FOR OPPMERKSOMHETEN! Sjekk vår hjemmeside:

56 Oslo fengsel noen fakta Største fengsel i Norge Antall innsatte : 392 Antall ansatte: 365 Budsjett 2006: ca. 200 mill. Målgruppe pr. 1. september 2006: varetekt: 40 % - dom: 60 % dommer over ett år: 166 type kriminalitet: narkotika 157, ran 36, tyveri 50, drap 10 vold 31, sedelighet 22 nasjonaliteter: ca. 50, utenlandske statsborgere 38% (140) Innsatte under 21 år: 30 Forvaltningssamarbeid: skole (GVO): 35 ansatte, helsetjeneste (1. linje): 25 ansatte psykiatrisk fagteam (2. linje): 5 ansatte, barnevern (1), tannhelsetjeneste: (2) bibliotek: (2), prest (2), NAV(3), boligetaten (2)