MØTEINNKALLING SAKSLISTE

Transkript

1 VARDØ KOMMUNE Utvalg: VARDØ BYSTYRET Møtested: Vardø flerbrukshus, Valhall : Tid: 18:00 Eventuelt forfall meldes til tlf Varamedlemmer innkalles særskilt ved forfall. MØTEINNKALLING SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 17/14 14/245 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM FINNMARK FYLKESKOMMUNE OG VARDØ KOMMUNE ENDRING SAMMENSETNING STYRINGSGRUPPE 1000 ÅRSTEDET 18/14 14/272 KVARTALSRAPPORT PR VARDØ KOMMUNE 19/14 14/271 KONSEKVENSUTREDNING AV BUDSJETT 2014 VARDØ KOMMUNE 20/14 14/290 BUDSJETTREGULERING 1 - ÅRSBUDSJETT 2014 VARDØ KOMMUNE 21/14 14/273 LOVLIGHETSKONTROLL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL /14 14/274 NÆRINGSAREAL KIBERG OMDISPONERINGSPLAN - HAVNEUTVIKLING 23/14 14/284 REGNSKAPSRAPPORT PR VARDØ HAVN KF 24/14 14/298 FORVALTNINGSREVISJON VARDØ HAVN KF RAPPORT

2 25/14 14/288 VARDØ HAVN KF - HAVNEAVGIFT /14 14/287 VARDØ HAVN KF ØKONOMIPLAN /14 14/286 VARDØ HAVN KF - BUDSJETT 2015 Vardø, Lasse Haughom ordfører

3 Saknr: 17/14 SAMARBEIDSAVTALE MELLOM FINNMARK FYLKESKOMMUNE OG VARDØ KOMMUNE ENDRING SAMMENSETNING STYRINGSGRUPPE 1000 ÅRSTEDET Saksbehandler: Hans Erik Wilhelmsen Arkiv: D10 &01 Arkivsaksnr.: 14/245 33/14 Vardø Formannskap /14 Vardø Bystyret FORMANNSKAPETS FORSLAG TIL VEDTAK Bystyrevedtak i sak 37/08 hva angår valg av representanter til styringsgruppen oppheves. For Vardø kommune oppnevnes 2 representanter til styringsgruppen fra administrativt nivå. Rådmannen delegeres fullmakt til å foreta oppnevning. Utvalgsbehandling Behandlet formannskap Vardø bystyre behandlet i møte sak nr.37/08 samarbeidsavtale mellom Finnmark fylkeskommune og Vardø kommune for 1000 årstedet. Herunder ble også oppnevnt Vardø kommunes 2 representanter til styringsgruppen For Vardø kommune ble oppnevnt 1 representant fra politisk nivå og 1 representant fra administrativt nivå. Medlem nr 1 fra politikerne: Tore Solstad Medlem nr 2 fra administrasjon: Finnmark fylkeskommunes intensjon for valg av representanter var den samme. Senere har Finnmark fylkeskommune endret dette til 2 representanter fra administrativt nivå Rådmannens kommentarer Det tilrås at Vardø kommune også endrer til 2 representanter far administrativt nivå, tilsvarende Finnmark fylkeskommune. Dette sikrer også kontinuitet i styringsgruppen, ifht til politikere som velges for en tidsbegrenset periode Side 3 av 18

4 Saknr: 18/14 KVARTALSRAPPORT PR VARDØ KOMMUNE Saksbehandler: Hans Erik Wilhelmsen Arkiv: 145 &14 Arkivsaksnr.: 14/272 9/14 Grunnskole og Barnehage /14 Teknisk, næring plan og kultur /14 Vardø Formannskap /14 Vardø Bystyret FORMANNSKAPETS FORSLAG TIL VEDTAK Kvartalsrapport pr tas til orientering %Kvartalsrapport pr følger som eget vedlegg Utvalgsbehandling Komite GOB Kvartalsrapport pr for GOB tas til orientering Komite POHS Kvartalsrapport pr tas til oreintering. Komite TNPK: TNPK står foran utfordringer og bør styrkes Kvartalsrapport pr tas til orientering Side 4 av 18

5 Saknr: 19/14 KONSEKVENSUTREDNING AV BUDSJETT 2014 VARDØ KOMMUNE Saksbehandler: Hans Erik Wilhelmsen Arkiv: 150 &32 Arkivsaksnr.: 14/271 8/14 Grunnskole og Barnehage /14 Teknisk, næring plan og kultur /14 Pleie og omsorg/helse og sosial /14 Vardø Formannskap /14 Vardø Bystyret FORMANNSKAPETS FORSLAG TIL VEDTAK Konsekvensutredning tas til etterretning. Egen sak for budsjettregulering bes framlagt. %Konsekvensutredning følger som eget vedlegg Bakgrunn Bystyret vedtok i møte at det skal foretas en konsekvensutredning budsjett for 2014 med avdelingens kommentarer Oppgaven må oppfates å være noe spesiell, da konsekvensutredning vanligvis gjennomføres i forkant av en beslutning og ikke etter at beslutning er tatt og iverksatt. Konsekvensutredning er av administrasjonen løst som en avdelingsvis status. Foreliggende utredning (statusrapport) sammen med kvartalsrapport 3 kv 2014 danner grunnlaget for budsjettregulering som fremmes som egen sak. Komiteene GOB,POHS og TNPK har behandlet utredning innen sine ansvarsområder. Alle komiteene har tatt respektive utredninger til orientering. Rådmannens kommentarer Basert på informasjon i konsekvensutredning er det behov for regulering av budsjettet med 3,2 mill kroner. Ved eventuell bruk av disposisjonsfond til finansiering av regulering gir dette samlet for budsjett 2014 en underdekning på nærmere 10 mill kroner vurdert mot inntektsgrunnlag i Side 5 av 18

6 Sak 19/14 For 2015 er det allerede kjent at driftsrammer i budsjett må reduseres med omlag 15 mill kroner i fht til driftsbudsjett En regulering av budsjett med ytterligere bruk av reserver på 3,2 mill kroner vil medføre ytterligere innstramninger i Side 6 av 18

7 Saknr: 20/14 BUDSJETTREGULERING 1 - ÅRSBUDSJETT 2014 VARDØ KOMMUNE Saksbehandler: Hans Erik Wilhelmsen Arkiv: 153 Arkivsaksnr.: 14/290 42/14 Vardø Formannskap /14 Vardø Bystyret FORMANNSKAPETS FORSLAG TIL VEDTAK Avvik på 3.2 millioner dekkes av: 1. Ubesatte stillinger i POHS 0,2 millioner. 2. Ubrukte midler Næringsfondet 1. millioner 3. Renter 2 millioner. Utvalgsbehandling Behandlet i formannskapet , sak 42/14 Bakgrunn Bystyret fattet vedtak om egen sak for budsjettregulering i møte I tillegg er det behov for å regulere budsjettet som følge av følgende registrerte kalkulatoriske avvik i budsjett: Merforbruk NAV/sosial kr ,- Mindre utbytte Varanger Kraft kr ,- Avvik skatt på inntekt og formue kr ,- Samlet avvik som må finansieres kr , Saksvurderingen baserer seg på egen sak om konsekvensvurdering av årsbudsjett Side 7 av 18

8 Sak 20/14 Rådmannen kommentarer Vardø kommune er i ferd med å komme i en svært vanskelig økonomisk situasjon på bakgrunn av for høyt budsjettert forbruk. Pr er det en underdekning i egne frie midler disposisjonsfond på kr ,-. (jfr oversikt status disponible midler disposisjonsfond) Konsekvensen er etter rådmannens vurdering at avvik i regnskap/budsjett 2014 må løses innen allerede gitte budsjettrammer. Forslag til statsbudsjett, egne inntekter og forbruk avspeiler helt klart at 2015 vil bli et svært krevende år for Vardø kommune. Oversikt status disponible midler disposisjonsfond Beskrivelse Beløp i kr Kommentar Disposisjonsfond Avsetning næringsfond Kultur og festivalfond Inntak av lærlinger 2007/ Barn-ungdomssatsing/avsetning Årsoverskudd - dekning uttak 62 Sum frie midler disposisjonsfond pr Bruk av disposisjonsfond budsjett Saldo egne frie midler pr Pensjonsforpliktelser (premieavvik) inntektsført på disposisjonsfond Underdekning egne frie midler disposisjonsfond pr Øvrige konti tilhørende kapittel - dispsisjonsfond Avsetning av momskompensasjon Langsiktig lån Endring regnskapsprinsipp Regnskapstekniske endringer fra tiden med kontantbeholdning Endring av regnskapsprinsipp (drift Regnskapstekniske endringer fra tiden med kontantbeholdning Side 8 av 18

9 Saknr: 21/14 LOVLIGHETSKONTROLL PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL Saksbehandler: Hans Erik Wilhelmsen Arkiv: 010 Arkivsaksnr.: 14/273 38/14 Vardø Formannskap /14 Vardø Bystyret FORMANNSKAPETS FORSLAG TIL VEDTAK Protokolltilførsel i bystyremøte for vedtak i sak 13/14 med hensyn til lovlighet er vurdert. Vedtak i bystyresak 13/14 opprettholdes. Krav om lovlighetskontroll oversendes Fylkesmannen i Finnmark for avgjørelse. Utvalgsbehandling Behandlet i formannskapet I bystyremøte ble det krevd slik protokolltilførsel; Undertegnede 3 personer ber om leglitetskontroll av sak Vardø bystyre av Mona Jensen Fred Biedilæ Rudolf Vardemann -sitat slutt- Rådmannens vurderinger Det legges til grunn at overnevnte 3 representanter mente lovlighetskontroll. Lovlighetskontroll er hjemlet i Kommunelovens( KL), kap 10, 59. Kravet om at minst 3 medlemmer av bystyret kan kreve lovlighetskontroll er oppfylt. Også tidsfrist er overholdt. I framsatte krav om lovlighetskontroll framkommer ikke hva det kreves lovlighetskontroll av i bystyresak 13/14. Da innstilling fra kontrollutvalget er endret av bystyret er det mest nærliggende å anta at krav lovlighetskontroll gjelder om bystyret kan endre innstilling fra kontrollutvalget. Uansett kan ikke framsatt lovlighetskontroll vurderes utfra antagelser. Saksforberedelsen må derfor vurderes utfra kommunelovens bestemmelser i 59 slik. Ved lovlighetskontroll skal det tas stilling til om avgjørelsen a. er innholdsmessig lovlig, b. er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse, og Side 9 av 18

10 Sak 21/14 c. er blitt til på lovlig måte. a) og b) I KLs 76 og 80, slås fast kommunestyrets mydighet, tilsynsansvar og innsynsrett. I KLs 77 beskrives at kommunestyret velger selv kontrollutvalg til å utføre kontrolloppgavene på sine vegne. Vedtak i sak 13/14 må anses som innholdsmessig lovlig og er truffet av noen som har myndighet til å treffe slik avgjørelse. c) Saksforberedelse og innstilling i sak 13/14 er lagt til rette for bystyret av kontrollutvalget Vedtak i sak 13/14 må også anses å ha blitt til på lovlig måte Side 10 av 18

11 Saknr: 22/14 NÆRINGSAREAL KIBERG OMDISPONERINGSPLAN - HAVNEUTVIKLING Saksbehandler: Hans Erik Wilhelmsen Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 14/274 39/14 Vardø Formannskap /14 Vardø Bystyret FORMANNSKAPETS FORSLAG TIL VEDTAK Gjenstående bevilgede midler til næringsareal, 2,0 mill kroner omdisponers slik, i prioritert rekkefølge: Eventuell regulering av havn,innseilingsfarled og dumpingsplass for muddermasser dersom dette blir påkrevet. Plan for utvidelse av næringsareal Avklaring mht Abrahamsenbruket Kostnadsberegning foreslåtte tiltak Etablering av næringsareal Uten at det foreligger kostnadsberegninger er det allerede på nåværende stadie kjentf at bevilgning på 2,0 mill kroner ikke vil være tilstrekkelig til gjennomføring av foreslåtte tiltaksliste. Tilleggsbevilgning vil være påkrevd. Utvalgsbehandling Behandlet i formannnskapet , sak 39/ Bystyret fattet flg. vedtak i møte , sak 1/10; Riving, sanering, i henhold til avfallsplan, av Molobruket i Kiberg og opparbeidelse av 33 m næringsareal med fylling og forstøtningsmur med fendring av front mot sjø utlyses som totalentreprise. Kommunen forbeholder seg retten til å inngå kontrakt om hele prosjekter eller deler av dette. Kostnadsramme settes til kr ,- eks mva. Prosjektet finansieres med bruk av lån. Rådmann gis fullmakt til å oppta nødvendig lån, og bruk av ekstern bistand. -sitat slutt- Side 11 av 18

12 Sak 22/14 Molobruket ble sanert som forutsatt til en utgift av omlag 2,0 mill kroner. Realisering av næringsareal gjenstår på 33 meter. Gjenstående bevilgning 2,0 mill kroner. Med rimelig sannsynlighet vil nåværende selskap som leier og drifter "Kibergbruket" overta anlegget i nær framtid. I anleggsmidlene som overtas vil også deler av "Abrahamsenbruket" inngå (bygningsdel mot Strandvegen). Kommunen har sammen med sannsynlig framtidig eier foretatt sonderinger med målsetting om utvikling av bedriften og fiskeriene i Kiberg. Foreløpig planskisse er en betydelig utvidelse av planlagt næringsareal i indre havn. Kommunen og representant for fiskerne har hatt møte med Kystverket hvor mudring og utdyping av farled var hovedtema. Kystverket skal utarbeide skisseprosjekt for dette. Før eventuell prosjektstart kan det foreligge krav om regulering fra Kystverket. Dette skal avklares med Fylkesmannen. Anhengig av muddermassenes beskaffenhet kan det bli aktuelt med bruk av disse til opparbeiding av næringsareal. Kommunen og Finnmark fylkeskommunes planavdeling (kulturminne) har foretatt en befaring og tilstandsvurdering av "Abrahamsenbruket". Foreløpig konklusjon er at en rehabilitering av anlegget vil bli svært kostnadskrevende. Tillatelse til sanering av deler av anlegget er realistisk. Anlegget har idag status i fht vern. Området har også vernestatus idag. Rådmannens kommentarer Mudring av havna og utdyping av innseilingsfarled bør gis høyest prioritet. Planarbeid med reguleringsplan kan bli påkrevd før evnt mudring iverksettes. Abrahamsenbruket bør få en avklaring. Forutsatt tillatelse til sanering av Abrahamsenbruket synes fordelaktig at det utarbeides plan for utvidelse av planlagt næringsareal. Et slikt tiltak vil også kunne betraktes som stedsfornyelse. Rådmannens tilrådning Gjenstående bevilgede midler til næringsareal, 2,0 mill kroner tilråes omdisponert slik, i prioritert rekkefølge: Eventuell regulering av havn, innseilingsfarled og dumpingsplass for muddermasser dersom dette blir påkrevet. Plan for utvidelse av næringsareal Avklaring mht Abrahamsenbruket Kostnadsberegning foreslåtte tiltak Etablering av næringsareal Uten at det foreligger kostnadsberegninger kan det allerede på nåværende stadie slås fast at bevilgning på 2,0 mill kroner ikke vil være tilstrekkelig til gjennomføring av foreslåtte tiltaksliste. Tilleggsbevilgning vil være påkrevd. Side 12 av 18

13 Saknr: 23/14 REGNSKAPSRAPPORT PR VARDØ HAVN KF Saksbehandler: Ingolf Eriksen Arkiv: 210 P Arkivsaksnr.: 14/284 23/14 Vardø Bystyret FORSLAG TIL VEDTAK 1 vedlegg Formannskapet Vedlagt flg. regnskapsrapport for perioden Regnskapet viser at budsjett og resultat er positivt for perioden. Mvh. Ingolf E. Eriksen havnesjef Fra: Monica Esbensen [mailto:monica.esbensen@vardoport.no] Sendt: 3. november :28 Til: 'Vardø havnevesen' Emne: Monica Esbensen Avdelingsleder Nor Lines Vardø Havn KF Tlf: / monicaesbensen@vardoport.no Side 13 av 18

14 Saknr: 24/14 FORVALTNINGSREVISJON VARDØ HAVN KF RAPPORT Saksbehandler: Hans Erik Wilhelmsen Arkiv: 216 P Arkivsaksnr.: 14/298 24/14 Vardø Bystyret KONTROLLUTVALGETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Det bør etableres rapporteringsrutiner under henvisning til 4 i forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Avvik mellom budsjett og regnskap viser at rapportering i løpet av året er nødvendig for at bystyret skal få den økonomiske informasjonen de har krav på så tidlig som mulig. Tidligere vedtak i bystyret om at det skal rapporteres (ses. 9), må følges opp og rutiner for slik rapportering etableres. 2. Se til at bystyrets vedtak om budsjett for det kommende budsjettår omfatter kommunens virksomhet i kommunalt foretak i hht. 2 i forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. 3. Følge opp bystyrets vedtak om utredning i forbindelse med formannskapets rolle når det gjelder innstilling til bystyret i forbindelse med Vardø Havn KFs budsjett og regnskap. 4. Kommunens økonomireglement bør ajourføres. Vedlegg: Forvaltningsrevisjonsrapport Vedtekter, økonomi og rapportering i Vardø havn KF Kontrollutvalget har i sitt møte den Il. november 2014 fattet følgende enstemmig vedtak i sak 11 / 14 Forvaltningsrevisjonsrapport Vardø havn KF: Kontrollutvalget videresender rapporten Vedtekter, økonomi og rapportering i Vardø Havn KF til bystyret med følgende innstilling: 1. Det bør etableres rapporteringsrutiner under henvisning til 4 i forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Avvik mellom budsjett og regnskap viser at rapportering i løpet av året er nødvendig for at bystyret skal få den økonomiske informasjonen de har krav på så tidlig som mulig. Tidligere vedtak i bystyret om at det skal rapporteres (ses. 9), må følges opp og rutiner for slik rapportering etableres. 2. Se til at bystyrets vedtak om budsjett for det kommende budsjettår omfatter kommunens virksomhet i kommunalt foretak i hht. 2 i forskrift om særbudsjett, særregnskap og årsberetning for kommunale og fylkeskommunale foretak. Side 14 av 18

15 Sak 24/14 3. Følge opp bystyrets vedtak om utredning i forbindelse med formannskapets rolle når det gjelder innstilling til bystyret i forbindelse med Vardø Havn KFs budsjett og regnskap. 4. Kommunens økonomireglement bør ajourføres. Med vennlig hilsen Steinar B. Jensen Leder kontrollutvalget sign. Side 15 av 18

16 Saknr: 25/14 VARDØ HAVN KF - HAVNEAVGIFT 2015 Saksbehandler: Ingolf Eriksen Arkiv: 231 P Arkivsaksnr.: 14/288 25/14 Vardø Bystyret HAVNESTYRETS FORSLAG TIL VEDTAK Årsleie, halvår og mnd. leie for flytebryggeplasser og timeleie arbeid økes med 15 %. Turer Hornøya sesongkort settes til kr pr. pers. Fisketurer og lignende settes til kr pr. pers. minimum kr Havnebåt timeleie økes med 10 %. Øvrige avgifter og vederlag prolongeres. Økte kapital- og vedlikeholdsutgifter tilknyttet flytebryggene gjør det nødvendig å øke årsleie, halvår og månedsleie med 15%. Kaivederlag pr. døgn for faste- og flytekaier prolongeres. Satsene for havnebåten er foreslått økt med 10 % pr. time. Forbruket av drivstoff er høyere pr. time enn forventet og derfor må timeprisen økes. Turer Hornøya sesongkort økes med kr og fisketurer økes med kr pr. pers. De øvrige avgifter og vederlag forslås prolongert. Side 16 av 18

17 Saknr: 26/14 VARDØ HAVN KF ØKONOMIPLAN Saksbehandler: Ingolf Eriksen Arkiv: 145 P Arkivsaksnr.: 14/287 26/14 Vardø Bystyret HAVNESTYRETS FORSLAG TIL VEDTAK Forslag til økonomiplan vedtas som Vardø havn KF. økonomiplan for Saksdokumenter eget vedlegg Forutsetningene som er lagt til grunn er i hovedsak basert på dagens trafikk, tjenester og drift. I Svartnes havn regner vi med en liten økning i aktivitet fremover. Kvotene i fiskeriene er høye så det kan forventet en økning i den forbindelse. Seismikk og leteboring kan også gi økte inntekter i samband med aktivitet i området som delelinjen innbefatter. Som tidligere år har vi ikke lagt inn noen store inntekter utover dagens aktivitet og økt aktivitet utenom dette vil komme som et pluss. Ny havnebåt har gitt økte inntekter de to siste år og det forventes at inntektene fremover blir like store. Skal inntektene økes noe vesentlig må dette skje i samband med investeringer i kai og serviceanlegg. Nye flytebrygger og service kan fremover gi noe økt inntekter på kai vederlag. I den sammenheng vil etablering av isanlegg være en investering som vil bety økte inntekter. De siste år har rekefisket på Varangeren tatt seg betydelig opp. Et isanlegg vil kunne bl.a. medføre at flere rekebåter vil levere sine fangster til kommunen. Det vil være aktuelt å være med i ett selskap som foretar utbygging av isanlegg. Vi har ikke økning i inntektene fra drift av skipsekspedisjon og det er nødvendig å effektivisere driften og i den sammenheng bilparken. Ny avtale for fortøyning av hurtigruten hat gitt økte inntekter for vederlag fortøyning. Når det gjelder driftsutgifter er økningen minimal. Det forutsettes at vedlikehold holdes på dagens nivå og at driftsutgiftene ikke økes noe. Anskaffelse av større flytebrygger i Vardø havn er 2 av 4 brygger innkjøpt. Årsaken er at vi ikke fikk tilsang på støtte på den 50% som det er søkt Kystverket om. Vi forventer svar i nov. om vi får støtte i Arbeidet med å etablere en molo og flytekaier i indrehavn i Vardø er noe som vil bli prioritert fremover. Likeledes å styrke flytebrygge tilbudet i Svartnes havn også styrkes. Det er lagt til grunn en flytende rente på 3% i økonomiplan perioden. Dagens rente er 2,5 %. Lån kr. 2,6 til flytebrygger har en rente på 3,15 %. Det vil være en gradvis nedtrapping av renter i samband med tidligere lån i årene fremover, samtidig vil de nye lånene bety økte kapitalutgifter i form av avdrag som i 2016 vil slå fult ut. Samtidig som et lån blir utbetalt vil dette totalt ikke gi noen større økning av kapitalutgiftene i årene som kommer. Side 17 av 18

18 Saknr: 27/14 VARDØ HAVN KF - BUDSJETT 2015 Saksbehandler: Ingolf Eriksen Arkiv: 150 P Arkivsaksnr.: 14/286 27/14 Vardø Bystyret HAVNESTYRETS FORSLAG TIL VEDTAK Fremlagte forslag for Vardø havn KF. til budsjett 2015 godkjennes. %Budsjettforslag som egen vedlegg Budsjettet for 2015 er satt opp på bakgrunn av utviklingen så langt i år og forventet trafikk i Inntektene og utgiftene er stabile og vi forventer at disse blir på nivået med Da avgifter og vederlag ikke økes noe særlig, er inntektene forventet å øke noe utover det vi kan forvente i Hurtigruta vil ikke få noen økninger på avgifter og vederlag i Det forventes at hurtigruten i samband med tidligere krav til dokumentasjon tilknyttet anløpsavgift og kai vederlag ikke får noen økonomiske konsekvenser for budsjett Ekspedisjon viser tilbakegang spesielt på utkjøring og inntektene fra spesielt utkjøring har gått ned. Der er foretatt justeringer ift. dette. I fiskerisektoren forventer vi ikke får noen store endringer i 2015 og det er budsjettert ut etter dette. Kai vederlag forventes å øke noe i 2014 som følge av nye flytebrygger, som blir utplassert. Inntektene fra havnebåt fortsetter å øke og vi forventer at de også i 2015 vil være høye. Tilfeldige oppdrag og mer turister ut til Hornøya er bakgrunn for økningen. Side 18 av 18