Kansellering av Perspektivmelding

Transkript

1 Økonomikontoret Saksframlegg Dato Løpenr Arkivsaksnr Arkiv / /2643 Saksnummer Utvalg Møtedato 13/73 Formannskapet Kansellering av Perspektivmelding Forslag til vedtak Bodø kommune utarbeider ikke Perspektivmelding Sammendrag Rådmannen vil foreslå at Bodø kommune ikke utarbeider Perspektivmelding Bakgrunnen for dette er følgende: 1. Kommunen er inne i omfattende prosesser vedrørende økonomisk tilpasning, jamfør sak 13/48. Konsekvensene av dette, og de konkrete forslag på lengre sikt, vil først og fremst komme i forbindelse med økonomiplanarbeidet og vedtaket til høsten. Administrasjonen ønsker å prioritere arbeidet i forhold til oppfølging av budsjettplan for 2013, samt utarbeidelse av økonomiplan Som erstatning for Perspektivmelding vil administrasjonen lage en kort sak til juni-møtet med blant annet orientering om føringer i revidert nasjonalbudsjett for 2013 og kommuneproposisjonen for Arbeidet med kommuneplanen er i full gang. Samfunnsdelen vil derfor omtale mye av de vurderinger som til nå har vært lagt i Perspektivmeldingen. Også av denne grunn antas det at innholdet i fremtidig Perspektivmelding vil bli endret. 3. Utarbeidelse av Perspektivmelding er ikke lovpålagt. Administrasjonen har valgt å definere det videre arbeidet i forhold til økonomisk tilpasning for 2013, samt i form av nedsettelsen av et prosjekt «Framtida Vårres». I vedleggene til dette saksframlegget redegjøres det for oppdrag, mål og rammeverk for dette prosjektet. Rolf Kåre Jensen Rådmann Stephan A. Skjelvan Side89

2 Saksbehandler: Jon Erik Anti Kommunaldirektør Trykte vedlegg: 1 Gjennomgang av kommunens økonomi mandat for veien videre 2 «Framtida vårres» - Prosjektplan 2013 Utrykte vedlegg: Ingen Side90

3 Notat til orientering Økonomikontoret Dato: Saksbehandler:... Kornelija Rasic Telefon direkte: Deres ref.:... Løpenr.: /2013 Saksnr./vår ref.: /2154 Arkivkode:... PS 13/57 Gjennomgang av kommunens økonomi mandat for veien videre 1. Bakgrunn og hensikt Det ble ved ledergruppens samling i Saltstraumen april redegjort for det reelle regnskapsresultatet til Bodø kommune for 2012 og hvilke konsekvenser dette har for framtiden. I korte trekk ser det på nåværende tidspunkt ut som at vi mangler rundt millioner kroner for å kunne drifte i balanse i Det er vanskelig å konkretisere et spesifikt beløp ettersom dette også har sammenheng med hvordan vi klarer å leverer i henhold til rammer definert i budsjett En egen presentasjon vil bli sendt ut som illustrerer og forklarer dette. Denne er ment brukt i kommunikasjonen internt mot våre ansatte. 2. Oppdrag til SLM Med bakgrunn i ovenstående gis herved samtlige medlemmer i SLM det oppdrag å drive, eventuelt støtte, arbeidet med å få foretatt en reduksjon av samtlige tjenesteområder. Rådmannen ber om at det utredes to ulike scenario: 1. Et «mildt» scenario: 3 % reduksjon av netto driftsramme per tjenesteområde 2. Et «aggressivt» scenario: 7 % reduksjon av netto driftsramme per tjenesteområde Vårt «behov» er antatt å ligge rundt 5 % av netto driftsramme, dvs ca 3,2 % av bruttorammer. Som base foreslås regnskapsresultat for 2012 med de føringer som ligger i budsjett Kriterier og arbeidsmetodikk Prosessen med å lede og drive fram forslag til tiltak forutsettes ledet at virksomhetsledere eller den Rådmann/Kommunaldirektører delegerer ansvaret. Stabs/støttefunksjonene skal stille nødvendig analysekapasitet til disposisjon og ellers bistå i forhold til workshops, utredninger og diskusjoner. Det forutsettes at hver enkelt virksomhetsleder gjennomfører en prosess hvor det sørges for både ansatte involvering og nødvendig deltakelse fra relevante organisasjoner og øvrige. Det er nødvendig å utrede ulike alternativer til løsning innenfor hvert tjenesteområde slik at reell politisk valgfrihet til slutt vil eksistere. Rådmannens innstilling vil basere seg på hva Administrasjonen faglig sett oppfatter å være beste løsning. Fiktiv illustrasjon: Mål 20 millioner netto reduksjon innen Barnehageområdet Tiltak A Opphør av Bodø garantien 15 millioner, Tiltak B Bemanningsfaktor 6,8 tilsvarende 10 millioner, Tiltak C Nedleggelse av 3 barnehager erstattet av 3 nye avdelinger ved barnehagene x, y og z. 13 millioner, Tiltak D Øvrige administrative tilpasninger tilsvarende 5 millioner. Rådmannens innstilling er å gjennomføre tiltak A og D. Side91

4 Rådmannen ber om at følgende kriterier skal ligge til grunn for studier, utredning og forslag til innstilling: - Reduksjon av ikke lovpålagte tjenester (kritisk vurdert) - Redusering av omfang og eventuell justering av nivå på tjenesteområder - Realisme og sannsynlighet for å lykkes med tiltak - Helhetsperspektivet Bodø kommune skal ivaretas i arbeidet - Både inntekt - og utgiftssiden til et tjenesteområde bør vurderes 4. Prosess og arbeidsmetodikk Arbeidet bør startes umiddelbart og skal legges fram senest i forbindelse med framleggelsen av årsbudsjett for 2014 samt økonomiplan Det må innen utgangen av april legges en kommunikasjonsplan (Ansvar Kommunikasjonsenheten) for å ivareta følgende grupper løpende med tanke på informasjon og involvering: - Ansatte i Bodø kommune - Fagforeninger - Interesseorganisasjoner eks eldrerådet og rådet for funksjonshemmede - Brukerutvalg eks KFUB (FAU) - Politikere Arbeidet deles inn 3 faser: 1) Innen utgangen av april. Gjennom informasjon og kommunikasjonsaktiviteter sørge for at nødvendigheten av arbeidet og alvorlighetsgraden er forstått av alle ansatte. Samle kraft og tyngde som er nødvendig for at ledergruppen til Rådmann oppnår den støtte og det fokus for arbeidsoppgaven som er nødvendig for å kunne komme fram til et virkelig resultat. Et felles kick off med samtlige virksomhetsledere prøves gjennomført i denne perioden. 2) Innen medio juni (sommerferie) som integrert del av arbeidet med T1. Arbeid med brutto tiltakslister, handlingsplaner og programmer blant virksomhetsledere. Definering av kortsiktige tiltak som vil ha effekt også for 2013 og som reduserer vår risiko for en gjentakelse av årsresultat fra Presentasjon av kommunaldirektører/virksomhetsledere for Rådmann med utvalgte medlemmer av stab første halvdel av juni. 3) Midten av august fram til medio november integrert i arbeidet med budsjett. Ytterligere arbeid med detaljering av brutto tiltakslister, handlingsplaner og programmer blant virksomhetsledere. Definering av langsiktige tiltak som planlegges med effekt fra 2014 og framover. Presentasjon for Rådmann i løpet av månedsskiftet oktober/november. SLM møter og eventuelle samlinger vil benyttes underveis for styring og diskusjon. Med hilsen Rolf Kåre Jensen rådmann Stephan A. Skjelvan Økonomisjef PS 13/57 Gjennomgang av kommunens økonomi - veien videre 2 av 2 Side92

5 Notat til orientering Økonomikontoret Dato: Saksbehandler:... Stephan Andre Skjelvan Telefon direkte: Deres ref.:... Løpenr.: /2013 Saksnr./vår ref.: /2154 Arkivkode:... PS 13/57 «Framtida vårres» - Prosjektplan Bakgrunn, hensikt og videre planlegging Dette dokument er å oppfatte som et oppfølgingsdokument for løpenr 24625/2013 Gjennomgang av kommunens økonomi mandat for veien videre. Det ble ved ledergruppens samling i Saltstraumen april redegjort for det reelle regnskapsresultatet til Bodø kommune for 2012 og hvilke konsekvenser dette har for framtiden. I ovenfor nevnte dokument ble ledergruppen gitt i oppdrag å utrede to scenarioer tilknyttet et nedtrekk på henholdsvis 3 og 7 % av netto driftsramme. Arbeidet ble definert til å inneholde 3 faser. Nedenfor utdypes mål og hensikt med hver fase, milepæler samt føringer fra Rådmann med hensyn til prosessgjennomførelse og presentasjon. Som overordnet prosjekteier defineres Rådmann, Økonomisjef, HR sjef og Kommunikasjonssjef, heretter kalt styringsgruppen (SG). Styringsgruppen er ansvarlig for å utarbeide maler for rapportering samt presentasjon underveis fra de ulike avdelingene. SG vil kunne komme med oppdrag ovenfor sektorledere i forhold til forhold som ønskes utredet og analysert. Milepæler knyttet til møter for statusrapportering mellom sektorer og SG defineres i hver enkelt fase som er beskrevet nedenfor. Utover dette kan gruppen innkalles ved behov for prinsippavklaringer underveis eller ved behov for støtte og eller rådgivning. For dette benyttes primært allerede eksisterende møtestruktur i form av SLM eller utvidet RKD (Rådmann og Kommunaldirektører). 2. Fase 1 : Presentasjon og bearbeidelse av fakta. Involvering og mobilisering Målet og hensikten med første fase er gjennom informasjons og kommunikasjonsaktiviteter å sørge for at nødvendigheten av arbeidet og alvorlighetsgraden er forstått av alle ansatte og berørte i Bodø kommune. Rådmannen forventer aktiv involvering og deltakelse fra Virksomhetsledernivået 3.4.2, samt at disse informerer videre for sine ansatte i respektive arbeidsmiljø. Følgende milepæler defineres: Side93

6 Dato Aktivitet Mål Ansvar ASAP Egen kommunikasjonskanal etableres på Solsia Opprettholde fokus, informere og holde Kommunikasjons "Framtida vårres". Løpende info ift artikler samt fokus til Organisasjonen på oppgaven enheten mulighet for ansatte å melde inn innspill og tiltak som håndteres og fordeles av Kommunikasjonsenheten 30. april Felles infomøte 30 april for alle ledere ned til nivå 6 mai Kommunaldirektører redegjør for prosess iht mal ovenfor SG Gi lik orientering, skape felles forståelse og skape eierskap til oppdraget Kvalitetsikre sektorplaner ved å lære av hverandre samt sikre SGs mulighet for innspill Rådmann m/slm Kommunaldirektører Innen 16. mai Fellesorientering til nærstående parter av Bodø kommune (KF, IKS m fler). Oppdrag gis fra Rådmannen som etterfølges av et formelt brev Sikre forståelse for kommunens økonomiske situasjon samt legge premisser for arbeidet med budsjett 2014 og framover Rådmann og Øk sjef Innen 16. mai Oppfølging av seanse 30. april. linjevis ledet av nivå med alle ledere, gjerne samlingsbasert Gi nivå mulighet for å lufte frustrasjoner, avklare spørsmål, greie ut misforståelser og feilantakelser. Sikre lederes innspill og kommentarer til videre prosess ledere Innen 31 mai Informasjon til ansatte av ledere med utgangspunkt i en egen kommunikasjonspakke (presentasjon økonomisk nåsituasjon, mandat og prosjektplan). Dette må legges opp som en interaktiv prosess for å skape engasjement og energi. Presentasjon av leders plan for egen avdeling framover Sikre forståelse og skape vedvarende engasjement så langt ned i organisasjonen som mulig ledere 3. Fase 2: Kortsiktige tiltak Fase 2 sees i sammenheng med arbeidet i forbindelse med Tertialrapport 1/2013. Det henvises således til eget rundskriv som allerede er utsendt. Målet med fasen vil være: - Identifikasjon av gjennomførbare hurtigvirkende tiltak som har økonomisk effekt allerede i Rådmannen forutsetter av dette arbeidet gjennomføres med deltakelse fra ledernivået. - I tillegg skal det utarbeides en statusrapport i forhold til tilsendt mal samt videre planer i forhold til budsjettvedtak fra desember 2012, gjeldende for 2013 Fra sentralt hold så vil Rådmannen utrede, vurdere og iverksette ulike sentrale tiltak gjeldende for hele organisasjonen. Slike tiltak kan være: 1) ansettelsesstopp 2) innkjøpsrestriksjoner 3) restriksjoner i forhold til bruk av vikartjenester som virkemiddel PS 13/57 Framtida vårres - Prosjektplan av 5 Side94

7 For fase 2 defineres følgende milepæler: Dato Aktivitet Mål Ansvar 13 mai kl Avdelingens/enhetens tekstbidrag med forslag til kortsiktige tiltak (i henhold til egen mal) Kompensere for eventuell prognose som viser overforbruk for 2013 mot budsjett SLM 21 mai kl mai Ekstraordinært SLM. Presentasjon av tiltak med strategiske konsekvenser fra hver sektor av kommunaldirektører ca 30 min hver Redigert tekstbidrag og ferdigstillelse av T1 rapport iht beslutninger fra SLM T1 beslutninger Rådmann og Kom direktører Øk sj 29 mai Utsendelse av T1 rapport til politikere Øk sjef 5 juni Behandling i Formannskap, deretter Bystyret 20 juni T1 vedtak Politikere Tekstbidrag fra avdelingene 13. mai skal inneholde tiltak som kommunaldirektører innstiller på. Eventuelle endringer reflekteres så på bakgrunn av beslutninger fattet i SLM 21 mai. 4. Fase 3: Langsiktig tilpasning av utgiftsnivå til kommunens inntekter Fase 3 må sees i sammenheng med det årlige arbeidet med budsjett for kommende år og økonomiplanperiode. For ytterligere detaljer vises det til Økonomiplanrundskriv vedlegg A. Målet med fase 3 vil være å få på plass en langsiktig tilpasning av utgiftsnivå til kommunens inntekter. Dette innebærer i første omgang å få fram, kvalitetssikre og presentere de ulike forslag til hvordan tjenesteområdene kan reduseres henholdsvis 3 og 7 % ift netto driftsramme for perioden fra og med Følgende milepæler defineres: PS 13/57 Framtida vårres - Prosjektplan av 5 Side95

8 Dato Aktivitet Mål Ansvar 26. aug Heldagsmøte SLM. Retningslinjer ift Status, prosesserfaringer og læring så Medlemmer av investeringsplan langt SLM Aug- Sep Interne prosesser med utarbeidelse av bruttolister på tiltak samt analyser av konsekvenser. Det forutsettes tung involvering av ledernivå samt berørte ansatte, tillitsvalgte og vernetjenesten så tidlig som mulig Sikre progresjon og framdrift samt forankring i organisasjonen og Aug- Sep Forlengelse av stabsmøtene for Sentraladministrasjonen for å sikre framdrift innenfor områdene R8 og støttefunksjoner Sikre progresjon og framdrift Rådmann Innen 7 okt Innlevering av forslag til tiltak i henhold til mal på henholdsvis 3 og 7 % nedtrekk. Tekstbidrag ferdigstilt (90 %) med beskrivelser i forhold til mulighetsrom for politikere Medlemmer av SLM 8 okt Presentasjon av tiltak av kommunaldirektører for Rådmann m/begrenset stab (egen plan for dagen utarbeides - ca 2-3 timer per sektor påregnes) Sikre felles forståelse og konsekvenser av tiltak Kommunal - direktører okt SLM samling Beslutning i forhold til Rådmannens innstilling SLM Uke Ferdigstillelse av økonomitabeller og oppdatering av tekstbidrag iht beslutninger om Rådmannens innstilling 28. okt Sluttmøte SLM. Gjennomgang av Rådmannens innstilling 13 nov Utsending av Rådmannens innstilling 20 nov Behandling i Formannskap 20. november og i Bystyret 12. desember Leveranse av Øk plan Siste kvalitetsikring av dokument Vedtak Øk sjef Rådmann Politikere Ad 7 okt Tekstbidrag skal reflektere 7 % tiltaksliste i henhold til nærmere spesifisert tabell. Dette gjøres for å synliggjøre mulighetsrom og legge til rette for reell politisk påvirkning. Avdelingene innstiller imidlertid på bakgrunn av eget syn på hvilke tiltak som oppfattes som best for Bodø kommune. Alle mulige tiltak skal reflekteres i Økoplan i økonomisystemet spesifisert på art, ansvar og funksjon. Dette vil forenkle den videre behandlingen i forhold til hvilke tiltak som endelig ender opp som en del av vedtak rundt årsbudsjett fro 2014 og økonomiplan PS 13/57 Framtida vårres - Prosjektplan av 5 Side96

9 Vedlegg A: Økonomiplanrundskriv (utdypende til dette dokument) Vedlegg B: Kommunikasjonsplan Vedlegg C: Prosess og milepælsplan sektorer_mal Vedlegg D: Tiltaksoversikt T1 2013_mal Vedlegg E: 2013 budsjett vedtak status og plan_mal Vedlegg F: Tiltaksoversikt 3 % og 7 %_mal (utarbeides senest 30 mai) Med hilsen Rolf Kåre Jensen Rådmann Stephan Andre Skjelvan Økonomisjef PS 13/57 Framtida vårres - Prosjektplan av 5 Side97