Sist revidert 8. juni IKT-strategi for. Folldal, Alvdal, Rendalen, Tolga, og Tynset kommuner.

Transkript

1 Sist revidert 8. juni IKT-strategi for Folldal, Alvdal, Rendalen, Tolga, og Tynset kommuner.

2 Innhold IKT strategi f or kommunene i Fjellregionen Innledning... 3 Visjoner og mål... 3 Overordnet målsetting med IKT IKT og hovedmål... 3 Styringsmodell for IKT... 4 Styringsrollen og styringsorganer... 5 Systemeier og systemansvarlig Leverandørrollen tjenesteorientert drift... 6 Felles rammebetingelser og generelle satsinger... 7 Åpenhet og informasjonssikkerhet... 7 Arbeidsflate for ansatte og andre knyttet til internnettet... 8 Fag og fellessystemer... 8 Integrasjon... 8 Grønn IKT... 9 Finansiering Særlige strategiske satsinger... 9 Elektronisk verdikjede Selvbetjening via nettportal Enklere saksbehandling Velferdsteknologi Side 2

3 IKT strategi f or kommunene i Fjellregionen Innledning Kommunen blir stadig mer avhengig av IKT for å kunne løse sine oppgaver og levere gode tjenester til innbyggerne. Anvendelsesområdene blir flere og utfordringene med prioritering og standardisering blir større. Utviklingen har gått fra en rekke frittstående fagsystemer og applikasjoner til krav om integrerte løsninger der informasjon utveksles og gjenbrukes på tvers av systemer, organisasjoner og forvaltningsnivåer. Denne IKT-strategien er særlig viet styringsutfordringer og behovet for en framtidsrettet plattform: Hvordan skal kommunenes IKT-satsing i Fjellregionen styres? Hvordan skal vi forholde oss til integrasjonsbehov og nasjonale standarder? Hvordan skal vi prioritere mellom de mange behovene og mulighetene? Det er viktig at felles rammebetingelser og generelle satsinger kan legge grunnlaget for effektivisering og kvalitetsforbedringer gjennom større integrasjon mellom systemer. Her er selvbetjening og automatikk i ulike ledd i utføringen av kommunenes tjenester viktig. Disse generelle satsingene må konkretiseres i egne handlings- og økonomiplaner i den enkelte kommune og i samarbeidet. Gjennom dette arbeidet styrker en de ulike fagmiljøene på tvers av kommunene og åpner for enklere uformelt og formelt samarbeid i tjenesteproduksjonen. Strategien er ikke tidsavgrenset, men forutsettes revidert når en finner dette naturlig. Hovedstrategiene i planen er uthevet under de enkelte overskriftene. Visjoner og mål Overordnet målsetting med IKT IKT-strategien skal bygge opp under kommunenes overordnede målsetting. Visjon: Elektroniske tjenester 24-7 er viktig for at kommunen skal være en aktiv samfunnsbygger og ha et godt tjenestetilbud i dag og for framtiden. IKT og hovedmål IKT-satsingen har fem hovedmål: 1. IKT skal bidra til åpenhet og dialog. Innbyggere, næringsliv og andre offentlige aktører skal kunne kommunisere enkelt og effektivt med kommunen. Ansatte skal enkelt kunne innhente og utveksle informasjon internt og eksternt. 2. IKT skal bidra til effektivitet. Digitalisering av saksbehandling og produksjon av tjenester skal gi god service og høy effektivitet. Side 3

4 Kommunen skal tilby størst mulig grad av selvbetjening for et bredt utvalg av tjenester, på en effektiv og forsvarlig måte hver dag, 24 timer i døgnet. IKT skal bidra til effektivt samarbeid på tvers av kommunene i regionen og mot samfunnet for øvrig. 3. IKT skal bidra til effektiv håndtering av sosiale, miljømessige og økonomiske utfordringer. Effektiv ressursutnyttelse og bedre bruk av menneskelige ressurser. Bidra til å løse miljømessige utfordringer i form av energi- og ressursforbruk. Ta høyde for å sikre lik tilgjengelighet for innbyggerne til kommunale tjenester uavhengig av sosiale forhold. 4. IKT skal bidra til å ivareta sikkerhet og ha fokus på sårbarhet. Innbyggere og ansatte skal være trygge på at taushetsbelagt informasjon og annen informasjon som er unntatt offentlighet ikke spres til uvedkommende. Forsvarlig saksbehandling og arkivering i henhold til lov. 5. Samarbeid om IKT som verktøy skal bidra til rasjonell drift og god økonomistyring. Gjennom felles løsninger og samarbeid på drift skal en ha fokus på driftssikkerhet og økonomisk lønnsomhet. IKT Fjellregionen IKS skal videreutvikles til en tjenesteleverandør som foretrekkes i samarbeidet med tanke på driftssikkerhet lønnsomhet. Styringsmodell for IKT Styringsmodellen for IKT-området skal forene behovet for involvering av brukermiljøer og behovet for overordnet styring og prioritering. Dette skal sikres gjennom klar fordeling av ansvar og oppgaver mellom de ulike rollene i styringsmodellen. IKT Fjellregionen IKS (FARTT) er hovedleverandør av IKT driftstjenester til kommunene i regionen. Det legges til grunn at samarbeidet om driftstjenester til kommunene innen IKT skal videreføres i en eller annen form. Dette er viktig for sikre kontinuitet, ha kontroll på viktig kunnskap og opprettholde kompetansearbeidsplasser i regionen. Styringsmodellen for IKT skal ivareta fire hovedroller: Systemeier har ansvar for løsningen. Styringsgruppe sørger for den overordnede IKT-styringen. Strategi, utvikling og driftsstøtte. Leverandør Denne rollen skal legge til rette for kvalitative og økonomisk riktige utviklings- og driftstjenester (investering og implementering). Bruker Bruker av systemet som benytter driftsstøtte i henhold til avtaler mellom systemeier og leverandør. Styring Systemeier Leverandør Bruker Side 4

5 Styringsrollen og styringsorganer IKT-strategien og rulleringer av denne er et overordnet, retningsgivende og strategisk styringsdokument som bør vedtas av kommunestyret. Rådmannen følger opp IKT-strategien og prioriterer utviklings- og driftstiltak gjennom fastlegging og oppfølging av handlingsplaner. Rådmannen knytter til seg nødvendige ressurser for å ivareta en slik aktiv styringsrolle. Om kommunale handlingsplaner som utledes av strategien skal behandles politisk eller administrativt vil avhenge av grad av prinsipiell og økonomisk betydning og må avgjøres i hvert enkelt tilfelle. Større satsinger innarbeides i handlings- og økonomiplan. Det etableres et rådgivende IKT-forum (styringsgruppe) med representasjon fra kommunene. IKT-forumet møtes minst to ganger årlig for å vurdere oppfølgingen av IKTstrategi og handlingsplaner. IKT systemeiere: Kommunestyrene. IKT styringsgruppe: Rådmenn. IKT sikkerhet: Egen gruppe som skal ivareta personvern og informasjonssikkerhet. IKT strategi og bestillerenhet: riktig kompetanse med forståelse av forretningsideer, IKT og kommunal tjenesteproduksjon. IKT driftsenhet: FARTT og andre som kan levere drift. Leverandør: Ekstern leverandør av programvare, utstyr og tjenester. Virksomheter/fagenheter: Organiseres med brukergrupper innen fagområder på tvers av kommunene som melder behov og muligheter til strategi og bestillerenheten. IKT systemeier kommunestyrene IKT styringsgruppe rådmenn IKT sikkerhet IKT strategi og bestillerenhet Virksomheter/fagenheter i kommunene Andre brukere og tjenestemottakere Daglig drift/brukerstøtte Andre leverandører Driftsenhet IKT Fjellregionen IKS Side 5

6 Systemeier og systemansvarlig Systemeier er kommunestyrene. Systemeier oppnevner rådmannen til daglig ivaretakelse av systemeierrollen. Rådmannen er systemansvarlig inngår i styringsgruppen. Den enkelte systemansvarlige/rådmann forutsettes å ivareta rollen og koordinere behov og ønsker i egen kommune. Innenfor de ulike tjenesteområdene utnevner hver kommune en representant til brukergrupper som ivaretar rollen som «superbrukere». Alle fagsystemer og fellessystemer skal ha superbrukere/brukergruppeansvarlige. o Systemeieransvaret tilligger kommunestyret, i praksis ved rådmannen. Brukergruppene har det funksjonelle ansvaret for løsningen. o Avklare/tilrå om løsninger bør oppgraderes eller erstattes. o Gi brukerne opplæring og veiledning i bruk av løsning, eventuelt med bistand fra driftsenhet og leverandør. o Koordinere endringer og kommunikasjon mot brukerne. o Utvikling og kontroll av rutiner knyttet til bruk av systemet. o Etablere, modifisere og fjerne tilganger o Brukergruppene melder behov til IKT strategi og bestillerenheten. IKT strategi og bestillerenhet. o Ansvar for utviklingsprosjekt på løsning, både økonomisk og funksjonelt. o Sikre at løsningen utnyttes best mulig og at maksimale gevinster hentes ut. o Sikre at løsning totalt sett er fornuftig i forhold til kost/nytte vurderinger. o Følger opp driftsleverandør i forhold til rapportering og avvik. Systemeier/styringsgruppe etablerer driftsavtale (med FARTT eller med annen ekstern aktør). o Kontrollere at driften er i henhold til avtalt tjenestenivå. o Systemeier/styringsgrupper ivaretar sikkerhetsmessig ansvar for løsning. o Ansvar for oppfølging av lover og regler relatert til løsning slik som personregister, arkivering, med videre. o Forretningskontinuitet ved at aktuelle tjenester kan drives videre, som regel gjennom manuelle rutiner, ved eventuelle feil på IKT-løsning. Leverandørrollen tjenesteorientert drift Kommunene vil kunne ha både FARTT og eksterne som leverandører av driftstjenester, men hovedregelen er at tjenestene leveres gjennom FARTT. Kommunen skal ha en tjenesteorientert IKT-drift. Dette betyr at IKT tjenesten skal styres av brukernes behov. Det skal vedlikeholdes betydelig driftskompetanse internt i FARTT og kommunen for ikke å gjøre seg for avhengige av eksterne leverandører. Ekstern driftsleverandør er aktuelt for enkeltsystemer der dette er økonomisk attraktivt. En skal spesielt vurdere ekstern drift når noen av disse forhold er til stede: o Det finnes få brukere av løsningen i kommunen og den følger ikke kommunens definerte standarder. o Det finnes en ekstern driftsleverandør som er spesialist på akkurat denne løsningen. o Løsning krever spesialkompetanse som IT-avdelingen ikke har eller det ikke er prioritert å bygge opp. Side 6

7 o Løsning krever ikke tett integrasjon mot øvrige fagsystemer og løsninger i kommunen. o Løsningen har langt høyere krav til tilgjengelighet og døgnkontinuerlig vaktberedskap enn andre løsninger i kommunen. Drift av løsninger skal baseres på internasjonalt metodeverk for strukturering av IKTdrift bygget på beste praksis -prinsippet. Servicenivåavtaler mellom systemeier og leverandør skal som hovedregel regulere ytelser og servicenivå for brukerne. Kommunen skal søke å oppnå stordriftsfordeler for IKT-drift gjennom samarbeid i FARTT og med andre aktører. Felles rammebetingelser og generelle satsinger Åpenhet og informasjonssikkerhet Kommunen vil ha åpenhet og dialog internt og mellom kommunen og innbyggerne. Dette forutsetter at informasjon er tilgjengelig, pålitelig, trygt lagret og at sensitiv informasjon ikke kommer på avveie. Det skal opprettes en egen IKT sikkerhetsgruppe som har som formål å påse at personvern og informasjonssikkerheten blir ivaretatt. Gruppen skal bestå av en person oppnevnt fra hver kommune. Internt i kommunen skal all informasjon være enkelt tilgjengelig såfremt ikke særlige hensyn til sensitivitet eller unntakelse fra offentlighet gjelder. Informasjon skal være lett tilgjengelig. Søkeverktøy skal virke på tvers av systemene som inneholder relevant informasjon. Kommunen skal gjøre all relevant informasjon tilgjengelig for innbyggere og næringsliv. Informasjonen skal kunne nås via webportal og dens søkemotor. Kommunens informasjonssikkerhet og sikkerhetsrutiner skal tilfredsstille lover, forskrifter og Datatilsynets krav. Kun autoriserte personer skal ha tilgang til sensitive opplysninger og annen informasjon som er unntatt offentlighet. Konfidensialitet skal ivaretas gjennom tekniske sikkerhetsløsninger og gode holdninger og rutiner. Som hovedregel skal sensitiv informasjon kun lagres elektronisk på spesielt sikrede områder og utstyr. Det utarbeides en egen sikkerhetshåndbok som alle brukere forplikter seg til ved autorisasjon. Kommunen skal arbeide for at ansatte kun har tilgang til sensitiv informasjon elektronisk på de steder og i de situasjoner de har behov for dette for å redusere eller fjerne behovet for utskrifter. Ved innføring av nye tjenester, eller ved vesentlige endringer i eksisterende tjenester, skal det gjennomføres en risiko og sårbarhetsanalyse for å avdekke eventuelle sikkerhetsmessige svakheter. Avvik skal avdekkes raskt og korrigeres gjennom system for internkontroll og varsling. Side 7

8 Arbeidsflate for ansatte og andre knyttet til internnettet Ansatte og andre som er tilknyttet kommunens interne nettverk skal ha en felles, moderne og intuitiv arbeidsflate. Med arbeidsflate menes her utstyr, operativsystem og felles kontorstøtteverktøy (tekstbehandler, regneark, elektronisk post, presentasjonsverktøy, m.v.). Arbeidsflaten skal være fleksibel i forhold til ulikt utstyr, mobilitet og ulike behov, men skal likevel baseres på strenge standarder og fokus på effektiv drift og driftsstabilitet. Kun programvare som er autorisert skal kunne benyttes på kommunens utstyr. Det skal ikke være mulig å installere egen programvare på PC uten tillatelse. Kommunen skal tilby et begrenset utvalg av standardisert klientutstyr tilpasset ulike behov og økonomiske rammer. Alt klientutstyr skal anskaffes via IT-avdelingen for å sikre at etablerte standarder følges og for å optimalisere driften av utstyret. Brukere som har behov for utstyr som ikke dekkes av de etablerte standardene skal avklare dette med IT-avdelingen. Uautorisert utstyr får ikke tilgang til nettverk og interne tjenester i kommunen. Kommunen skal legge til rette for mobil tilgang til verktøy. Det skal kunne benyttes andre brukerterminaler enn PC for tilgang til enkelte tjenester. Mobilitetsløsning for PC skal gi identisk arbeidsflate og tilganger enten bruker jobber fra kontor, hjemmekontor eller er på reise. Dette skal også gjelde for brukere med tilgang til sensitive systemer. Kommunen skal bygge en samhandlingsplattform som er tett integrert, intuitiv og omfattende. Med samhandlingsplattform menes her et sett av felles IKT verktøy som benyttes for å kommunisere og samarbeide mellom ansatte, folkevalgte, innbyggere og andre samarbeidspartnere. Samhandlingsplattformen skal bidra til mer effektiv tjenesteproduksjon, økt tilgjengelighet, redusert reisevirksomhet og bedre tjenester. Fag og fellessystemer Kommunen skal ha et effektivt og standardisert sett av fag- og fellessystemer. Kommunen skal som hovedregel foretrekke systemer som dekker flere fagområder framfor spesialsystemer, som er hyllevare, som har web-brukerflate og som har stor utbredelse innenfor det aktuelle fagområdet. Beslutning om innføring av nye systemer skal være basert på reelle kost/nytte analyser og mulig gevinstrealisering. Det skal kun være ett fagsystem for en type oppgave og/eller fagområde. Systemene skal være oppdaterte og relevante. Det skal kun være en versjon av et system i drift i kommunen, dette skal så langt som mulig være likt i alle kommunene. Nye fag- og fellesløsninger skal så langt det er mulig benytte felles brukerkatalog for autentisering som sikrer at bruker ikke må forholde seg til flere brukernavn og passord. Løsninger basert på åpen kildekode foretrekkes der dette gir en god totaløkonomi. Integrasjon Kommunen skal tilby flere helintegrerte IKT-løsninger for innbyggere og ansatte. Informasjon skal kunne hentes inn og knyttes sammen på tvers av ulike registre slik at en unngår dobbeltregistreringer og inkonsistente data grunnet manglende oppdateringer. Integrasjoner bør gjøres etter nasjonale standarder i en felles infrastruktur i stedet for integrasjoner direkte mellom fagsystemer. Det blir da kun én integrasjon som må erstattes når systemer skal skiftes ut. Dette forenkler overvåkning, sikrer konsistente integrasjoner og Side 8

9 gir større mulighet for gjenbruk av integrasjoner til ulike formål. Helintegrerte løsninger kan gi betydelig effektiviseringsgevinst, både i forhold til saksbehandlingstid, kvalitet og redusert ressursbruk. Sentrale registre skal benyttes framfor å etablere kopier lokalt. Etablering av en arkitektur med helintegrerte løsninger er krevende, både med hensyn til kostnader og kompetanse. Valg av integrasjoner skal baseres på kost/nytte analyser. Gevinsten er normalt størst der integrasjon fjerner større volum av rutinemessige oppgaver. Grønn IKT Kommunen skal bruke IKT til å redusere miljømessige belastning. Det skal gjøres ved å innføre systemer som avlaster reisevirksomhet og som er mest mulig energieffektive. Ved anskaffelse av IKT utstyr skal strømforbruk og gjenvinning vektlegges. Kommunen skal i størst mulig grad benytte elektronisk kommunikasjon mot innbyggere og andre aktører for å redusere papirbruk og transportbehov. Innføre systemer og løsninger som reduserer behovet for utskrift. Kommunen skal arbeide for å innføre en arbeidskultur der ansatte arbeider på elektroniske dokument framfor på utskrifter. Kommunen skal etablere en standard ordning for avhending av utstyr slik at miljø og sikkerhetsmessige aspekt bli ivaretatt på en god måte. Finansiering. Kommunen skal utvikle en finansieringsmodell for IKT som bidrar til at kommunen som helhet bruker IKT-ressurser på en best mulig måte. Modellen skal: Motivere til å utnytte IKT-ressursene optimalt. Bidra til standardisering og helhetlige løsninger på tvers av virksomheter. Ikke være administrativt arbeidskrevende. Gi mest mulig jevn kostnad på utvikling og drift av IKT for kommunene. Kostnadsfordeling. Felles driftskostnader knyttet til strategi, bestiller og leverandørrollen dekkes etter fordeling basert på 20 % innbyggertall og 80 % brukere/lisenser. Dagens kostnadsmodell i FARTT er slik at årlige kostnader fordeles etter prinsippet 50 % flatt og 50 % etter innbyggertall. Finansiering av nye tiltak i handlingsplanen skjer ved låneopptak og så reguleres årlige kapitalkostnader inn i driftskostnadene. En endring av denne modellen til fordeling etter faktisk bruk bør utredes. Særlige strategiske satsinger Tilrettelegging av felles rammebetingelser og infrastruktur er en hovedsatsing og forutsetning for de mer spesifikke tjenesteorienterte satsingene. De tjenesteorienterte satsingene skal ha fokus på: Side 9

10 Elektronisk verdikjede fra søknad til sluttført tjeneste. Tjenesterapportering og styringsdata. Kompetansebygging organisasjonsmessig og individuelt. I utarbeidelse av handlingsplaner skal disse satstingene konkretiseres for det enkelte tjenesteområde. Elektronisk verdikjede I utviklingen av løsninger og integrasjoner vil en følge verdikjedene for de ulike tjenestene. Kommunen skal effektivisere og, der det er mulig, automatisere de verdiskapende aktivitetene og redusere øvrige aktiviteter mest mulig. Selvbetjening via nettportal Kommunens nettportal skal ha universell utforming og tilby innbyggere og bedrifter oppdatert og relevant informasjon. Selvbetjeningsløsninger for innbyggere og ansatte skal være en hovedsatsing. Det skal etableres gode selvbetjeningsløsninger som i størst mulig grad er integrert og automatisert i forhold til bakenforliggende fagsystemer. Via nettportalen skal innbyggere og bedrifter få innsikt i kommunal saksbehandling som vedrører dem. Kommunen skal benytte den nasjonale standarden som løsning for å identifisere og autentisere innbyggere for tilgang til personaliserte tjenester. Kommunen skal arbeide for at mest mulig av kommunikasjonen med innbyggerne foregår elektronisk. Kommunen skal bruke nasjonale løsninger for utsendelse av elektroniske meldinger til innbyggere og bedrifter. Ansatte og brukere skal selv kunne oppdatere egne registeropplysninger. Innføring av selvbetjeningsløsninger er en omfattende og tidkrevende oppgave. Prioritering mellom områder for selvbetjening skal derfor gjøres etter vurderinger av samlet nytte og effektiviseringsgevinster for både bruker og administrasjon. Løsninger som gir gjenbruksmuligheter for flere tjenester og utvikler kommunens bruk av nasjonale standarder, bør særlig prioriteres. Enklere saksbehandling Kommunen skal tilstrebe elektronisk dokument- og saksflyt i hele den administrative og politiske saksbehandlingskjeden. Tiltak av særlig strategisk betydning for effektivisering og kvalitetsforbedringer er: Automatisk journalføring fra selvbetjeningsportal. Enkel journalføring av e-post og andre dokumenter som ikke er kommet gjennom journalsystemet. Fullelektronisk arkiv. Papirløse politiske møter. Videreføring av deltakelse i nasjonale prosjekter for elektronisk informasjonsutveksling i helse- og sosialsektoren. Kommunen skal videreføre sitt engasjement med utvikling og ta i bruk standardiserte Side 10

11 nasjonale løsninger for elektronisk informasjonsutveksling i helse- og sosialsektoren, det vil si mellom pleie- og omsorgstjeneste, sykehus, fastleger, legevakt, helsestasjonstjeneste og sosialtjeneste. Velferdsteknologi Både for å effektivisere tjenester og møte forventet knapphet på arbeidskraft skal kommunen aktivt være med på utvikling og implementering av velferdsteknologi. Deltakelse i utviklingsprosjekter. Være aktiv med å ta i bruk nye hjelpemidler. Bidra til at innbyggere tidlig anskaffer velferdsteknologiske løsninger som bidrar til at de kan være selvhjulpne så lenge som mulig. Tjenesterapportering og styring Ved hjelp av IKT skal ledere og medarbeidere har tilgang til styringsinformasjon tilpasset den enkeltes behov. Informasjon fra fagsystemer og registrer skal gjøres mer tilgjengelig for driftsoppfølging, analyser og forbedringstiltak. IKT skal forenkle og redusere tidsbruk til tjenesterapportering. Kommunens styringssystemer skal ha automatisk datafangst fra driftssystemene. Rapporter og styringsinformasjon skal være tilgjengelig gjennom datavarehusløsninger og standardrapporter/-innsyn. Kompetanseutvikling og læring IKT skal bidra til en organisasjonskultur preget av kompetanseutvikling og læring. Arbeidsflate og samhandlingsverktøy skal gi enkle muligheter for samarbeid og kunnskapsdeling. Enkel tilgang til interne og eksterne kunnskapsbaser og nettsteder. Enkel tilgang til beskrivelser av viktige arbeidsoppgaver og rutiner via nettbasert dokumentasjon og e-læring. Side 11