Kvalitetsmelding for personaltjenesten i Bjugn kommune

Transkript

1 Kvalitetsmelding for personaltjenesten i Bjugn kommune Mai 2016

2 1. Overordnede føringer Personaltjenesten i Bjugn kommune: Er en støttetjeneste for enhetsledere og Rådmannen. Vi gir råd og veiledning på alle saksområder innen personalarbeid. Virksomheten er styrt av følgende lovverk: Arbeidsmiljøloven Forvaltningsloven Forskrift til forvaltningsloven Likestillingsloven Folketrygdloven Ferieloven Yrkesskadeforsikringsloven Personopplysningsforskriften Personopplysningsloven Offentlighetsloven 1

3 Arkivloven Hovedtariffavtalen Hovedavtalen / Delegasjonsreglement for Bjugn kommune Kvalitetssystemet for Bjugn kommune Kommunenes personalhåndbok 2015 Arbeidsgiverpolitikken mune%20arbeidsgiverpolitikk.docx Kommuneplanens samfunnsdel ens%20samfunnsdel.pdf Seniorpolitiske retningslinjer %20retningslinjer%20Bjugn%20kommune%20- %20vedtatt%20kommunestyret%20% doc Visjoner, verdiplattform og mål erdiplattform%20og%20mål.pdf Oppfølging av sykmeldte ølging%20av%20sykmeldte.docx 2

4 Kommuneplanens samfunnsdel: jf. «Kompetanse og arbeid» S 18, beskriver Bjugn kommune som en kompetanseorganisasjon. Vi skal bidra til at en større andel av de yrkesaktive har høyere utdanning eller fagbrev. Dette skal vi gjøre ved en satsing på et bredt tilbud ved Fosen videregående skole, kompetanseheving gjennom Fosen Ressurs og kontakt med kunnskapsmiljøene i Trondheim. I tillegg står det: «Fram til 2020 vil 121 arbeidstakere i Bjugn kommune passere 65-årsalder. Halvparten av disse har stillinger med krav til høyskole-/universitetsutdanning». Kommuneplanen viser også til at Bjugn har lavere utdanningsgrad og flere uføretrygdede enn andre sammenlignbare kommuner. I de 3 årene fra vil hele 55 ansatte og 45 årsverk passere 65-årsgrensen. De aller fleste årsverkene må erstattes. Gjennom Fosen Ressurs bidrar Bjugn kommune til at ulike høgskolestudier kan gjennomføres lokalt. Arbeidsgiverpolitikken (livsfasepolitikk): utgjør den samlede personalpolitikken. Den beskriver relasjonen mellom leder/medarbeider/tillitsvalgt, medarbeider/bruker/innbygger og arbeidsgiver/arbeidsmarked. Arbeidsgiverpolitikken DIALOGEN ARBEIDSMILJØ, VELFERD & TRIVSEL REKRUTTERE, BEHOLDE & UTVIKLE ORGANISERING & LEDELSE Friskliv og folkehelse Nærvæ rsfaktorer Oppfølging/tilrettelegging - Seniorpolitikk Internkontroll Lønnspolitikk Strategisk kompetanseplan Introduksjon Rekrutteringsstrategi Lederutvikling Dialogen Innovasjon Ett av målene som skisseres i planen er: «Bjugn kommunen skal være en attraktiv arbeidsplass med et mangfold på alle nivå; alder, kjønn, utdanning, kultur og funksjonsnivå». 3

5 Yrkesfagløftet/ Lærlinger. Regjeringen har tre hovedmål for yrkesfagløftet; tettere samarbeid mellom skole og arbeidsliv, mer fleksible løp i fag- og yrkesopplæringen og bedre kvalitet og relevans i opplæringen. Arbeidslivet får den fagkompetansen det er behov for, og ungdommen får realisert sine evner gjennom fag- og yrkesopplæringen. IKT-kompetanse. Regjeringen satser på økt digitalisering av offentlige tjenester. I tillegg økes lærlinge-tilskuddet og det innføres mer ambisiøse mål for offentlige virksomheters inntak av lærlinger Ressurser Personaltjenesten har fått strammere budsjettrammer. Dette har ført til at tjenesten er redusert med et halvt årsverk fra mai I tillegg er personal- og organisasjonssjefen konstituert kommunalsjef for helse fra 1. april. KS medlemsservice og deres advokater er viktige støttespillere for tjenesten. KS Sør- Trøndelag bidrar også med faglig oppdatering og personalnettverkssamlinger. Personalforum i Fosen bidrar i felles faglige spørsmål. Personalsjefen i Bjugn er representant i arbeidsutvalget i KS Trøndelag. Fosen Lønn (i Åfjord) er et felles lønningskontor og en del av Fosen-samarbeidet som er organisert gjennom Fosen Regionråd. De håndterer de fleste oppgaver knyttet personallønninger. 3. Struktur Personaltjenesten er en støttefunksjon og direkte underlagt rådmannen. Tjenesten har pr i dag en ansatt. Rådmannen har varslet ny lederstruktur. Noen oppgaver knyttet til personaltjenesten blir utført av merkantilt personell i de større enhetene som for eksempel PRO og Botngård skole. 4

6 4. Kultur Personalavdelingen har vært preget av sterkt arbeidspress siste år. Dette har blant annet kommet av at vi har vært og er inne i en nedbemanningsprosess. Dette krever mye møtevirksomhet og dokumentering. I inneværende år har det en samling i personalnettverket hvor temaene var ledelse og arbeidsrett. I noen saker opplever vi at lovverket er svært komplisert, derfor er vi avhengig av bistand fra KS-advokatene. Kommunesammenslåing har også stått på dagorden i en tidligere samling i år. KS tok i fjor initiativ til en ny medarbeiderundersøkelse, 10-faktor. Det var presentasjon i Oslo i fjor høst av den nye undersøkelsen, og deretter flere lokale samlinger hvor dette har vært tema. 5. Faglige resultater Personaltjenestens fokusområder er skissert i arbeidsgiverpolitikken. Det er 3 hovedområder: 1. Arbeidsmiljø, velferd og trivsel 2. Rekruttere, beholde og utvikle 3. Organisering og ledelse 1. Arbeidsmiljø, velferd og trivsel Internkontroll, helse, miljø og sikkerhet har hatt stort fokus siste år. Vi har hatt datatekniske utfordringer i forhold til å få kvalitetssystemet opp å gå og være tilgjengelig for alle. Med nylig oppgradert versjon av dokumentmodulen vil vi ha ferdig dette i løpet av siste halvdel av Da skal gjeldende regelverk og alle rutiner være lagret og tilgjengelig for alle medarbeidere i kommunen. Det er nylig revidert rutiner innen permisjonsreglement, etikkreglement og lønnspolitiske retningslinjer. Flere vil revideres i løpet av året. Risiko- og avviksmodul er for øvrig tatt i bruk. Prosjektet «Informasjonssikkerhet og personvern» ble avsluttet i fjor høst. HMS-prosjektet «Sammen om et bedre arbeidsmiljø» vil pågå ut Prosjektene er støttet av KS. Målsettingen har vært å styrke kompetansen både hos ledere og verneombudene i kommunen. Det er nå utført risikovurderinger i alle enheter innen fysisk og psykososialt arbeidsmiljø og vil følges opp med tiltaksplaner utover høsten. Personaltjenesten har ansvar for opplæring og oppfølging av verneombudene i kommunen. Det avtales minst to felles samlinger for verneombudene pr år. 5

7 Forutsetningene for å benytte kvalitetssystemet og melde inn avvik er at alle ansatte har en kommunal e-postadresse. Dette er nå på plass. Vi ser at det også er behov for å styrke ITkompetansen blant ansatte. Dette gjelder innen generell bruk av dataverktøy som Outlook, kalender, møteinnkallinger osv. I tillegg må vi også ha opplæring i kvalitetssystemet. I siste medarbeiderundersøkelse fikk ledelsen i Bjugn kommune lav score på informasjon til ansatte. Dersom dette skal bedre seg, er vi også avhengig av at ansatte vet hvor informasjonen finnes og selv tar ansvar for å lese epost. KS sentralt har nylig fått utformet en ny undersøkelse som heter 10-faktor spesielt for kommuner/fylkeskommuner. Det er professor i organisasjonspsykologi Linda Lai som har utformet undersøkelsen som er forskningsbasert. Spørsmålene har en ny tilnærming til ledelse, medarbeiderskap, mestring og utvikling. Dette krever forankring i organisasjonen, derfor vil vi vente til neste år med å arbeide med dette. Undersøkelsen er planlagt utsendt våren VOX-midler er benyttet i år til følgende: Grunnleggende it-opplæring for ansatte uten høyskole Norskopplæring og generell datakompetanse for fremmedspråklige helsearbeidere. Kursene avsluttes i mai. Nærvær/sykefravær. Bjugn kommune er en IA-bedrift. Vi har inngått en samarbeidsavtale med NAV om et mer inkluderende arbeidsliv. Avtalen forplikter kommunen til å utarbeide aktivitetsmål for sykefraværsarbeidet/utviklingen. (Dette ligger i arbeidsgiverpolitikken og i HMS-planen som er utformet for kommunen nå i vår) Sykefraværstatistikk blir presentert og drøftet ved alle AMU-møter. Ved å være en IA-bedrift får vi ekstra bistand fra NAV arbeidslivssenter, ikke bare i individuelle saker, men de bidrar også ved fagdager/temadager. Vi må også tilrettelegge for personer med nedsatt funksjonsevne. Eldre arbeidstakere skal motiveres til å stå lenger i arbeid (jf. livsfasepolitikk) Personalavdelingen formidler kontakt med bedriftshelsetjenesten og deltar også i dialogmøter ved sykefraværsoppfølging. Bjugn kommune har hatt et relativt høyt sykefravær over tid. Fjoråret var derimot et år hvor vi så tydelig nedgang. For inneværende år er tendensen dessverre oppadgående igjen. Fjorårets nærværsprosjekt ved PRO hadde tydelig effekt med fokus på tilstedeværende ledelse og medarbeiderskap. Nedbemanning inneværende år kan ha bidratt til at tallene nå ser ut til å gå feil vei. (Følgende tabeller er utformet internt basert på info i lønnssystemet Agresso) 6

8 20 18 Totalt sykefravær pr ,14 8,79 6,91 7,19 1,33 14,26 11,03 5,7 9,22 5,14 7,55 9, Oversikt over sykefravær siste 9 år: År Sykefravær (%) Egenmeldt (%) ,48 1, ,83 1, ,51 1, ,4 1, ,63 1, ,34 1, ,66 0, ,24 0, ,15 0,8 Personalavdelingen har også ansvar for pensjonsspørsmål. KLP har for øvrig utviklet sine nettsider slik at det skal være enklere å finne informasjon for den enkelte medarbeider. Arbeidsgiver har rapporteringsansvar og må bistå ansatte i søknadsprosessen. 2. Rekruttere, beholde og utvikle 7

9 Rekruttering har hatt lite fokus inneværende år. Bjugn kommune nedbemanner og personaltjenesten har dermed hatt som hovedoppgave å ta vare på overtallige medarbeidere. Det er besluttet å kutte til sammen 19 årsverk pr. utgangen av mai. De fleste er avviklet, mens noen (5,5) fortsatt er i prosess. Nedbemanning er ressurskrevende for tjenesten fordi det genererer mye dokumentasjon og møtevirksomhet. Utforming av attester/tjenestebevis er en av oppgavene til personalavdelingen. Ansatte har selv ansvar for å ajourføre sin tjenesteansiennitet og registrere kompetanse i «Bemanningsplanen». Kommunen har et eget dataprogram til dette som vi er avhengig av er ajourført i nedbemanningsprosesser. Beslutning om å legge ned Fagerenget skole genererer også arbeid i forhold til at ansatte skal omplasseres i ledige stillinger. Utforming av nye arbeidsavtaler er en del av dette arbeidet. Vi har hatt noe rekruttering. Dette gjelder rektorer, lærere, byggesaksbehandler og ferievikarer i PRO/helse. Annonser er utformet og gått ut i dagspressen. Det er gjort avtale med tre nye lærlinger. Bjugn kommune har budsjettert med totalt 8 lærlingeplasser. Disse er fordelt innen ulike områder i kommunen: barnehage/skole, helse, storkjøkken og drift. Dette gjøres i samarbeid med Fosen ressurssenter. Lokale lønnsforhandlinger gjennomføres hver høst i kap. 3 & 5. Årets hovedoppgjør i kap. 4 ser ut til å ha landet og er nå ute til uravstemning. Det er avholdt møte med tillitsvalgte hvor årets lokale forhandlinger er drøftet og hvor vi har fått innspill i forhold til gjennomføringen. (Lønnspolitiske retningslinjer) De større enhetene som PRO/helse og skole og oppvekst har utarbeidet egne kompetanseplaner. Kommunen mangler en helhetlig strategisk kompetanseplan. Antall årsverk Antall ansatte Antall kvinner % andel kvinner Antall menn % andel menn ,05 308,63 327,87 344,88 336,05 344,29 337,35 346,9 342, ,5 84,14 86,28 85,56 84,98 85,49 81,33 85,5 85, ,5 15,86 13,37 14,44 15,02 14,51 18,67 14,5 14,1 3. Organisering og ledelse 8

10 Dialogen er overordnet og er en forutsetning i arbeidsgiverpolitikken. Rådmannen har jevnlige møter med tillitsvalgte, -både avtalte kontaktmøter (orienteringssaker) og drøftingsmøter. Personalsjefen deltar ukentlig i rådmannsforum og i ledermøter hver måned. Medarbeidersamtaler er et verktøy som ledere benytter i kommunikasjon med sine medarbeidere, og skal også brukes i vurdering av ansatte i resultatoppnåelse og samtale rundt lønn. Rådmannen gjennomfører selv forelesninger om ledelse for ledergruppen. Personaltjenesten bistår ledere i personalsaker og sykefraværsoppfølging, enten direkte eller ved å formidle kontakt med NAV eller bedriftshelsetjenesten. 6. Overordnede anbefalinger videre Målsetninger for tjenesten er lagt i arbeidsgiverpolitikken og har verdiplattformen som basis: Bjugn Kommune skal være en attraktiv, mangfoldig, åpen og inkluderende arbeidsplass som tiltrekker, beholder og utvikler godt kvalifiserte og engasjerte medarbeidere. Vi skal utvikle vår organisasjon gjennom kunnskap, medbestemmelse og medvirkning ved å legge til rette for læring, åpne prosesser og dialog. Vi skal ha et helsefremmende arbeidsmiljø som preges av åpenhet, respekt, ansvarlighet, fellesskap og som verdsetter og gir muligheter for læring. Vi skal behandle alle medarbeidere som likeverdig, motarbeide alle former for diskriminering og fremme toleranse og respekt. Vi skal stille krav til medarbeiderens kompetanse, innsats og resultat samtidig som vi skal sikre medarbeidere faglig og kollegial støtte og muligheter for videre kvalifisering og utvikling. Vi skal gi medarbeidere meningsfulle oppgaver og en arbeidssituasjon som byr på individuelt tilpassede utfordringer og utviklingsmuligheter. Arbeidsgiverpolitikken handler om å utvikle tre relasjoner: relasjonen mellom leder og medarbeider/tillitsvalgt relasjonen mellom medarbeider og innbygger/bruker/partner relasjonen mellom arbeidsgiver og arbeidsmarked 9

11 Arbeidsgiverpolitikken skal være under kontinuerlig utvikling. Målet er evaluering årlig i de partssammensatte utvalgene administrasjonsutvalg og arbeidsutvalg, og behandling i kommunestyret hvert 4. år. Strategiske valg: - Bidra til nedgang i sykefraværet blant ansatte slik at vi unngår økning fra Ferdigstille kvalitetssystemet inneværende år. - Øke kompetanse til ledere og verneombud innen HMS - Styrke den generelle datakompetansen blant ansatte - Tilpasse organisasjonen etter budsjettrammer, fullføre nedbemanningsprosess - Lederstøtte - HMS-plan, videreutvikle tiltaksplan Bjugn, 28.mai Bente Kristiansen Personal- og organisasjonssjef 10