Rapport om økonomiforvaltningen ved UMB. Dokumenter: a) Saksframlegg

Transkript

1 US-SAK NR: 56/2013 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSANSVARLIG: ØKONOMIDIREKTØR HANS CHR SUNDBY SAKSBEHANDLER(E):SENIORRÅDGIVER TORGEIR PEDERSEN ARKIVSAK NR: 2013/941 Rapport om økonomiforvaltningen ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Rapporten om økonomiforvaltningen ved UMB tas til orientering. Ås, 4. juni 2013 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 2 Saksfremlegg I henhold til KDs hovedinstruks for økonomiforvaltninga ved universitet og høyskoler 6.2, om intern kontroll, har styret ansvar for at institusjonen har effektive og hensiktsmessige styrings- og kontrollsystemer I UMBs interne instruks for økonomiforvaltninga, som ble vedtatt av Universitetsstyret 8. desember 2011, er det fastsatt i punkt 3 at «Universitetsdirektøren legger fram en årlig rapport om økonomiforvaltningen ved UMB.» Universitetsdirektøren legger med dette fram årets rapport om økonomiforvaltninga ved UMB. Som grunnlag for rapporten er det innhentet informasjon fra budsjettenhetene. Alle institutter og avdelinger er bedt om å utarbeide en rapport om intern kontroll på økonomiområdet med spesiell vekt på områdene økonomioppfølging, anskaffelser, bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og lønn/personal. Enhetenes rapporter er lagt frem på styrerommet. Rapporten gir en status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB og er ment som en tilbakemelding og situasjonsbeskrivelse til Universitetsstyret om universitetsdirektørens utøvelse av de delegerte fullmakter. Rapporten er delt i to: 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB. 2. Status for intern kontroll og risiko. 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltninga ved UMB Fullmakter, prinsipper, hovedregler Organisering av økonomifunksjonen Systemer og verktøy Statistikk Årsplaner, rapportering, styringsdialog Status for intern kontroll Risiko overordnet UMB-nivå Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner Midlertidig tilsatte som kan ha krav på fast tilsetting Kjøp av kraft Anskaffelser Manglende innbetaling fra kunder Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg Forhold som Riksrevisjonen har tatt opp (reiseregninger og begrunnelse for egeninnsats på bidragsprosjekt) Internhusleie TDI... 11

3 3 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltninga ved UMB 1.1 Fullmakter, prinsipper, hovedregler I instruks av om økonomistyringen ved universiteter og høyskoler fastsetter Kunnskapsdepartementet at Universitetsstyret har ansvar for alle typer økonomihandlinger, både av strategisk og operativ art. Universitetsstyret har i eget vedtak (desember 2011) delegert mesteparten av denne myndigheten til universitetsdirektøren. Universitetsdirektøren har igjen fastsatt en operativ instruks for økonomiforvaltningen (revidert ) som gjelder for den mer praktiske utøvelsen av økonomifunksjonen. Økonomistyringen ved UMB følger prinsippene om rammestyring. Dette innebærer at Universitetsstyret fastsetter budsjettrammer for hver enkelt budsjettenhet. Budsjettenhetene er ansvarlige for å overholde budsjettrammen og å gjennomføre tiltak for å bidra til UMBs måloppnåelse. Pr. juni 2013 gjelder følgende regler og instrukser på økonomiområdet fastsatt av Universitetsstyret: Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UMB av 17. april 2008 Instruks for økonomistyringen ved UMB av 8. desember 2011 Anskaffelsesreglement for UMB av 8. desember 2011 Strategi for utøvelse av eierskap i UMBs aksjeselskaper av 20. mai 2010 Etter planen vil fellesstyret vil bli forelagt forslag til reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og instruks for økonomistyringen ved NMBU i junimøtet. 1.2 Organisering av økonomifunksjonen Økonomifunksjonen består av både lokale og sentrale enheter. Hver budsjettenhet har en økonomistab for å følge opp enhetens økonomi, støtte ledelsen ved enheten og yte service til medarbeiderne. Sentralt ved UMB er det en egen økonomiavdeling som ledes av økonomidirektør. Økonomiavdelingen har samordningsansvar for økonomifunksjonen ved UMB og koordiner arbeidet med regnskap, budsjett, lønn og innkjøp. Økonomiavdelingens funksjon utover å koordinere økonomifunksjonene ved UMB er å yte støtte og service til den sentrale ledelse og operative enheter, og å være bindeledd til eksterne aktører (KD, Riksrevisjonen, systemleverandører på økonomiområdet mv). 1.3 Systemer og verktøy UMB benytter Agresso som økonomisystem og PAGA (fra Ergo Bluegarden) som lønnssystem. UMB har anskaffet et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) fra Visma Unique. Verktøyet benyttes av den sentrale innkjøpsseksjonen som skal konkurranseutsette alle protokollpliktige kjøp > 0,1 mill. kroner. UMB har i 2013 utvidet bruken av det elektroniske bestillingssystemet som er integrert med Agresso, og omfanget utvides gradvis. Paga Web er tilgjengelig som lønns- og personalsystem for alle enheter, og alle registreringsskjemaer på lønns- og personalområdet er tilgjengelig digitalt (bl.a. elektronisk lønnsslipp). UMB benytter DnBs systemer for betalingstransaksjoner. I NMBU vil de samme systemene bli benytta. Per juni 2013 har UMB tatt i bruk følgende funksjoner i Agresso utover de tradisjonelle økonomifunksjonene: reiseregning på web økonomirapportering på web prosjektregnskapsadministrasjon

4 4 registrering av timeforbruk på bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter på web Det er om lag 700 brukere på Agresso web. I Rapport og planer ( ) er det lagt følgende utviklingsmål for økonomifunksjonene: Resultatmål 2013 for økonomiforvaltninga Status per juni 2013 UMB budsjetterer med samlede ubrukte midler på 60 Det forventes at ubrukte KD-midler vil mill. kroner ved utgangen av Universitetsstyret være rundt 50 mill. kroner ved utgangen av har indikert at en forsvarlig nedre grense ligger på ca % av Kunnskapsdepartementets tildeling, det vil si drøyt 36 millioner kroner ved utgangen av UMB skal ikke få vesentlige merknader og kommentarer fra Riksrevisjonen. UMB har ikke fått vesentlige merknader eller kommentarer fra Riksrevisjonen i Statistikk Tallmaterialet under gir et bilde av omfanget: Antall inngående fakturaer Antall utgående fakturaer Antall reiseregninger Antall prosjekt med ekstern finansiering Antall lønns- og trekkoppgaver Instituttene ved UMB har høy omsetning med sterkt innslag av eksterne finansieringskilder. Det største instituttet, Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM), hadde totale inntekter på 111 mill. kroner i Figuren på neste side viser inntektene i 2012 fordelt på bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV), Norges forskningsråd (NFR) og bidrags- og oppdragsvirksomhet uten NFR (rest-boa) blant instituttene. Inntekter - UMBs institutter i Millioner kroner BFV NFR Rest-BOA

5 5 1.5 Årsplaner, rapportering, styringsdialog UMBs finansieringssystem overfor instituttene (budsjettmodellen) fordeler budsjettmidler basert på oppnådde resultater innenfor undervisning og forskning. I 2013 ligger det 350 mill. kroner i budsjettmodellen direkte til instituttene. I tillegg kommer tildeling til internhusleie til instituttene, der tildelinga dekker kostnadene til internhusleie for enhetene ved inngangen av Universitetsstyret vedtar hvert år en årsplan som er en budsjettfordeling og målstyringsdokument. Innføring av ny målstruktur fra 2013 medførte forsinkelse i arbeidet med årsplanen for 2013, og Universitetsstyret delegerte derfor godkjennelsen av årsplanen til rektor. I årsplanen har UMB utarbeidet resultatmål med tilhørende tiltak innenfor målstrukturen KD har fastlagt og innenfor de overordnete strategier Universitetsstyret har gjort gjeldende for UMB. Tilsvarende har budsjettenhetene utarbeidet årsplaner for sine virksomhetsområder. KD praktiserer tertialrapportering overfor institusjonene i sektoren. UMB har også lagt opp til tertialrapportering internt. I tillegg utarbeider enhetene seks periodiske rapporter. Etter hvert tertial legger universitetsdirektøren fram tertialrapport til Universitetsstyret. Budsjettenhetenes tertialrapporter går også til Universitetsstyret. UMBs ledelse gjennomfører hver vår (april/mai) en styringsdialog med det enkelte institutt hvor enhetens oppfølging av UMBs årsplan, overordnede strategier og tjenesteproduksjonen innenfor utdanning, forskning og formidling står sentralt. 2 Status for intern kontroll 2.1 Risiko overordnet UMB-nivå Risikoene framkom gjennom en prosess hvor hele den administrative ledelse har deltatt (instituttledere, avdelingsdirektører, universitetsdirektør og rektor). På forhånd er det identifisert 16 risikoer. Ledelsen har gjennomgått disse 16 risikoene. De fire risikoene som presenteres under er de risikoer som peker seg ut som viktigst å følge opp i det risikobildet som framkom gjennom ledelsens risikogjennomgang og som samtidig knytter seg nært opp i mot de satsningsområder Universitetsstyret vil ha særskilt oppfølging på; studiekvalitet, publisering og bygningsmassen. Studiekvalitet Risiko for at det fysiske arbeidsmiljøet for studenter ikke blir forbedret i Publisering Risiko for manglende rekruttering av nye produktive forskere. Bygninger og infrastruktur Risiko for at UMB vil måtte redusere vedlikehold og utvikling av bygningsmassen for å klare å holde oppe utdanningsvirksomheten. Økonomi Risiko for at UMB ikke vil ha budsjetter til å velge langsiktige, bærekraftige løsninger for drift og forvaltning av infrastruktur og bygninger.

6 6 2.2 Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer Følgende risikoområder kan fremheves fra enhetenes årsplaner: risiko for at stram økonomi hindrer ønsket nyrekruttering risiko for inntektssvikt på grunn av manglende bidrag og oppdrag risiko for manglende kvalifiserte søkere til stillinger på grunn av manglende undervisnings- og forskningsfasiliteter risiko for redusert omfang og kvalitet på undervisning og forskning som følge av manglende lokaler, eller som følge av lokaler i for dårlig forfatning. varierende studenttilstrømning og derav risiko for instituttenes økonomi 2.3 Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner Midlertidig tilsatte som kan ha krav på fast tilsetting I 2010 foretok UMB en gjennomgang av midlertidige tilsatte ved UMB hvor hver enkelt midlertidig ansatt ble vurdert opp mot potensielle krav på fast stilling pga. av forhold ved arbeidskontrakten og stillingen (se tabell gjengitt på neste side). Tabellen viser også midlertidig tilsatte fordelt etter stillingstyper. Antall midlertidige tilsatte ved UMB pr nov. 2010: Totalt stk Totalt % Midlertidig tilsatte fordelt etter risiko for krav på fast ansettelse* Ingen/liten risiko Noe risiko 32 6,7 - Moderat risiko 21 4,3 Midlertidig tilsatte fordelt etter stillingstyper** % - Bistillinger (hovedsakelig professor II) Professor (ekskl. professor II) Forskere (hovedsakelig eksternfinansiert) Post dok Stipendiater Ingeniørkoder Rådgiver/seniorrådgiver Annet *Tallene er utregnet etter skjønnsmessige vurderinger og gir kun et retningsgivende bilde. Status ved nov Som følge av et fokus på å få ned midlertidige ansatte ved UMB har antallet midlertidig ansatte i sin helhet, med unntak av siste år, gått ned siden Særlig andelen av midlertidige ansatte som kan ha krav på fast ansettelse er blitt redusert. Det vises i denne sammenheng til tabell nedenfor med utvikling fra nov 2010 til mai Økningen som fremkommer for mai 2013 skyldes hovedsakelig en økning av stipendiater og postdoktorer, som er en ønsket økning, samt et særegent forhold ved SHF (Senter for husdyrforsøk) som alene ansatte 10 ingeniører på midlertidig kontrakt.

7 7 nov.10 apr.11 nov.11 apr.12 mai.13 Utvalgte stillinger Årsverk Personer Årsverk Personer Årsverk Personer Årsverk Personer Årsverk Personer Avdelingsingeniør 17, , , , ,2 14 Forsker 51, , , , Førsteamanuensis 6,5 24 5,4 23 7, ,3 29 Førstekonsulent 6 8 4,3 6 7,8 9 8,6 10 4,6 7 Post doktor 47, , , , ,3 54 Professor 15, , , , Rådgiver 5,5 6 5,3 6 3,7 4 4,7 5 4,75 6 Stipendiat 178, , , , Totalt alle midl. stillinger , UMB har nå «ryddet» opp i samtlige av de midlertidige ansettelser som etter gjennomgangen i 2010 ble antatt å være i moderat risiko for å kunne kreve fast stilling. Det antas videre at det ekstra fokus man har hatt ved UMB de siste årene på midlertidig ansettelser, herunder opplæring og oppfølging, har medført at det nå er mindre risiko for at det oppstår eller foreligger nye problematiske tilfeller av midlertidig ansettelser. Bortfall av inntekter eller vesentlig reduksjon i tilslaget på søknader til eksterne prosjekter kan få som konsekvens at UMB ikke har økonomi til å lønne flere av de som i dag er midlertidig tilsatt for et bestemt tidsrom eller som skal utføre et bestemt oppdrag (bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter). Ved midlertidige ansettelser som er tidsbegrenset (med spesifikk sluttdato) eller ved vikariat, samtidig som engasjementet ikke har vart over fire år, fratrer arbeidstakerne uten oppsigelse (kun med varsel). Åremålsstillinger og utdanningsstillinger avsluttes også uten oppsigelse, selv om samlet tjeneste er over fire år. Alle andre typer midlertidig engasjement må avsluttes med oppsigelse fra første dag. Tilsatte i rekrutteringsstillinger på åremål kan ikke påberope seg fortrinnsrett og har ikke rett til ventelønn. UMB anser ikke midlertidig ansatte i rekrutteringsstillinger på åremål for å utgjøre en stor økonomisk risiko, så fremt tilsettingsmyndighet følger regelverket for slike stillinger. Antall midlertidig tilsatte i rekrutteringsstillinger utgjør nesten halvparten av de midlertidige ansatte ved UMB. Med de unntak som er nevnt over kan midlertidige ansatte opparbeide seg sterkt stillingsvern når de har vært midlertidig ansatt sammenhengende mer enn fire år. Avslutning av disse stillingene må skje ved at stillingen inndras eller arbeidet faller bort. For at slike stillinger skal opphøre må arbeidsgiver følge de ordinære oppsigelsesprosedyrene. Bortfall av eksternfinansierte inntekter sidestilles med at arbeidet faller bort. Bortfall av eksterne midler gir derfor ofte saklig grunn for å si opp en midlertidig tilsatt som er tilsatt på aktivitet som er eksternt finansiert. I praksis gjelder dette undervisnings- og forskerstillinger. Arbeidstaker må da sies opp med opp til seks måneders frist. Fortrinnsrett og ventelønn kan ikke gjøres gjeldende av midlertidig tilsatt undervisnings- og forskningspersonale som er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert. Oppsigelsesprosesser er alltid tunge og ressurskrevende for organisasjonen og medfører risiko for tap av renommé og kompetanse. Det kan derved også innebære en risiko for UMBs leveringsdyktighet.

8 Midlertidig tilsatte i gruppen professor II anses ikke å utgjøre stor risiko i praksis, da denne gruppen oftest er ansatt i 100 % stilling et annet sted. Det påpekes dog at professor II -stillinger ikke automatisk er en åremålsstilling selv om dette nok har vært lagt til grunn i praksis i UoH-sektoren. Dersom en professor II-stilling ikke er en åremålsstilling, vil antagelig fireårsreglen kunne gjelde disse (med mulighet for sterkt stillingsvern i forhold til 20 % -stillingen). Hvorvidt enkelte arbeidstakere i det enkelte konkrete tilfellet faktisk har opparbeidet seg sterkt stillingsvern er vanskelig å si uten konkrete individuelle vurderinger. Slike vurderinger blir imidlertid gjort løpende som en del av UMBs fokus med å få ned antallet midlertidig ansatte. Det vises i denne sammenheng til at UMBs styre har vedtatt retningslinjer som fokuserer nettopp på å redusere antallet midlertidige ansatte generelt, og særlig at problematiske ansettelser skal tas tak i omgående Kjøp av kraft I forbindelse med kraftkjøp er det forskjellige typer risiko. Den største risikofaktoren er pris. Kraftmarkedet er svært variabelt, og det kan derfor være hensiktsmessig med prissikring. Kjøp av elektrisk kraft: UMB hadde fram til høsten 2009 med varierende resultat prissikret hele eller deler av kraftkjøpet til priser på 39,00-41,50 øre/kwh. I de etterfølgende to år har UMB med varierende hell hatt fastpris med tilsvarende priser for kortere perioder. Basert på disse erfaringene har derfor Drifts- og serviceavdelingen (DSA) vurdert at 100 % spot er det mest riktige, og det ble i samråd med sentraladministrasjonen januar 2012 enighet om å fortsette å kjøpe elektrisk kraft på 100 % spot. DSA har til løpende vurdering om UMB bør knyttes til Porteføljeforvaltning hos Hafslund Strøm (HS). Dette vil kunne sikre mot ekstreme kraftpriser. HS er UMBs nye kraftleverandør fra 1/ Basert på erfaringer fra tidligere kraftkjøpsutlysninger utført av Bergen Energi (BE) valgte UMB og NVH å gå sammen om selv å stå for utlysning for perioden med opsjon på ytterligere to år. HS vant anbudskonkurransen på grunn av pris og faktureringsrutiner. HS hadde imidlertid ikke implementert kostnader for el-sertifikater i deres påslag på spot. NVE krever at denne kostnaden skal være en skjult kostnad inkludert i påslaget. Bortfall av kostnad med el-sertifikater gir en besparelse på > ,- første år og vil øke de neste årene når prosentandelen på el-sertifikater økes. UMB har ingen valutarisiko da alle kjøp gjøres i norske kroner. Kraftleverandøren HS har valutarisikoen, men de har også sikret seg. Totalt volum elektrisk kraft er på ca. 18 GWh inkludert forbruk til el-kjeler. Kjøp av varme til sentraloppvarming: Pemco Trepellets, tidligere Statoil Trepellets, eier biopelletskjelen som leverer hovedmengden av energi til UMBs fjernvarmenett. Fra fyringssesongen 2012/2013 ble avtalen endret slik at UMB i dag kjøper ferdig produserte kwh. Resulterende pris for varme levert fra intern varmesentral er ca. 80,00 øre/kwh. Fra fyringssesong 2013/2014 vil UMB være tilknyttet det nye fjernvarmeanlegget til Statkraft Varme AS. Prisen forventes å øke vesentlig ved overgang til SVAS Anskaffelser Alle anskaffelser over 0,1 mill. kr, som ikke ligger innenfor rammeavtaler, skal konkurranseutsettes, anskaffelser over 0,5 mill. kr. skal også lyses ut i Doffin databasen. Det er ulike formalkrav til hvordan kjøpene konkurranseutsettes, men det er et absolutt krav at anskaffelsesprosessen protokollføres for å dokumentere at den har vært konkurranseutsatt. Kompleksiteten i innkjøpsbestemmelsene øker med stigende beløp. For å finne en rimelig balanse mellom kompetanse og praktisk utøvelse, har universitetsdirektøren lagt til grunn følgende: Anskaffelser < 0,1 mill. kroner gjennomføres av budsjettenheten. Anskaffelser > 0,1 mill. kroner gjennomføres av den sentrale innkjøpsfunksjonen i samarbeid med behovshaver og budsjettenheten. 8

9 Med sentraliseringen av innkjøp over 0,1 mill. kroner og sentral føring av anskaffelsesprotokoll, legger universitetsdirektøren til grunn at risikoen for regelbrudd ved anskaffelser er vesentlig redusert Manglende innbetaling fra kunder UMB har som utgangspunkt at kundene skal forskuddsfaktureres. For øvrig er det rutine for oppfølging av ubetalte fakturaer med purringer og oversendelse til inkasso. Av kundefordringene pr utgjorde utestående fakturaer totalt 59,7 mill. kroner hvorav forfalte faktura eldre enn et halvt år utgjorde 0,3 mill. kroner Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg UMBs drift er avhengig av at store driftsanlegg fungerer til enhver tid. Eksempler på slike anlegg er pilotanlegget ved IKBM, FôrTek, fiskefjøset, verkstedet ved IMT og anleggene til SKP og SHF. UMB har ikke satt av midler til uforutsette utgifter i denne forbindelse, og et driftsavbrudd/sammenbrudd ved disse vil være kritisk for UMBs primærvirksomhet og leveringsdyktighet overfor eksterne kunder. Som statlig forvaltningsorgan er UMB selvassurandør og kan ikke forsikre seg mot risikoen. Midler til utbedring av anlegg etter havari må derfor bevilges i hvert enkelt tilfelle Forhold som Riksrevisjonen har tatt opp Riksrevisjonen har tidligere påpekt at reiseregninger leveres for sent i forhold til statens bestemmelser. Dette ble påpekt nok en gang i Høsten 2011 innførte universitetsdirektøren krav om at reiseregninger skal leveres senest 2 måneder etter reiseslutt. Leveranse av reiseregninger senere enn dette må begrunnes. Dette har gitt ei god forbedring, men det er fremdeles ikke tilfredsstillende regeletterlevelse på dette punktet. Riksrevisjonen har tidligere påpekt mangler knyttet til innkjøp og bidrags- og oppdragsaktiviteten. Dette er områder UMB har jobbet målrettet for å forbedre. Riksrevisjonen hadde ingen kommentarer til disse områdene av økonomiforvaltningen i Internhusleie UMB innførte internhusleie fra Endringer i kontraktsfestet arealbruk etter vil påvirke enhetenes økonomi, noe som vil kunne bidra til bedre intern ressursutnyttelse TDI Universitets- og høgskolerådet (UHR) har over tid arbeidet med å utvikle en felles modell for beregning av totale kostnader i forskningsprosjekter i tråd med bestemmelsene i departementets Rundskriv F-20-07: Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer. TDI (Tid, Direkte kostnader og Indirekte kostnader) er en økonomimodell for å håndtere totale kostnader i forskningsprosjekt. Det er tre hovedmål med TDI: Å synliggjøre de faktiske kostnadene slik at både de som finansierer og de som utfører prosjektet kan budsjettere og regnskapsføre reelt. Øke handlingsrommet for institusjonene ved at flere eksternt finansierte prosjekt blir fullfinansiert, og dermed ikke binder opp institusjonens øvrige midler. Ta i bruk prinsipp og rutiner for budsjett og regnskap som er mer i tråd med internasjonal forskningsfinansiering. Det tenkes da særlig på EU-finansiering. TDI vil kunne vise hele kostnadsbildet på eksterne prosjekt, hvilket vil synliggjøre ressursbruken på en bedre måte enn i dag, noe som igjen vil medføre et bedre beslutningsgrunnlag for prioritering av knappe ressurser. Kanskje kan budsjettering iht. TDI også bidra til økte bidrag fra finansieringskildene. 9

10 Det understrekes at TDI ikke legger noen føringer for hvordan virksomheten skal prioritere ressursbruken. UHRs målsetning for innføring av TDI i sektoren er fra Målsetninga deles av UMB og NVH. 10