Revisjon av Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB og Anskaffelsesreglement for UMB

Transkript

1 US-SAK NR: 189/2011 SAKSANSVARLIG: ASS. UNIVERSITETSDIR. JAN OLAV AASBØ SAKSBEHANDLER: ASS. ØKONOMIDIR. HANS CHR SUNDBY UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN ARKIVSAK NR: 2004/2488, 2003/1678 Revisjon av Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB og Anskaffelsesreglement for UMB Dokumenter: a) Saksframlegg b) Vedlegg 1. Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdepartementet om økonomiforvaltning ved universiteter og høgskoler 2. Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB 3. Anskaffelsesreglementet for UMB Forslag til vedtak: De fremlagte forslag til Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB og Anskaffelsesreglement for UMB vedtas. Ås, 28. november 2011 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 8. DESEMBER 2012

2 2 Revisjon av Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB og Anskaffelsesreglement for UMB Riksrevisjonen kommenterte i sitt brev angående revisjonen for 2010 at universitetet jevnlig burde oppdatere sine instrukser. Universitets legger på den bakgrunn frem reviderte utgaver av Instruks for økonomiforvaltningen ved UMB og Anskaffelsesreglement for UMB. Instruks for økonomiforvaltningen Denne ble sist fastsatt av Universitetsstyret 27. oktober Det har siden den gang ikke skjedd endringer i hjemmelsgrunnlaget for instruksen, men universitets legger frem instruksen for nytt vedtak basert på endring i teksten fra administrerende direktør til universitetsdirektør. Instruksen er hjemlet i Utdannings- og forskningsdepartementets hovedinstruks om økonomiforvaltningen ved universiteter og høyskoler 1. august Instruksen følger vedlagt (vedlegg 1). I instruksen 2.2 heter det at Styret skal fastsette instruks for økonomiforvaltningen ved institusjonen. Den instruks styret vedtar er i store trekk en delagasjonsmatrise hvor Universitetsstyret delegerer myndighet på økonomiområdet til universitetsdirektør. Overordnete beslutninger knyttet til årsplan, strategisk plan, fastsetting av overordnede reglementer og instrukser, godkjenning av regnskaper, behandle rapporter og føre overordnet tilsyn vil fortsatt tilligge Universitetsstyret. Med bakgrunn i styrets instruks fastsetter universitets igjen mer operative bestemmelser i en egen instruks (operativ instruks for økonomiforvaltningen ved UMB). Anskaffelsesreglement for UMB Dette ble fastsatt av Universitetsstyret 29. oktober Etter denne tid er terskelverdiene for ulike anskaffelser endret og universitets legger derfor frem reglementet på nytt. UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 8. DESEMBER 2011

3 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSSTYRET MØTEDATO 8. DESEMBER

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18 Vedlegg 3 Anskaffelsesreglement for f Universitetet for miljø- og o biovitenskap Gitt med hjemmel i KDs hovedinstruks om økonomiforvaltningen (4.2.2) ogg lov og forskrift om offentlige anskaffelser, fastsatt 1. januar Vedtatt av Universitetsstyret 8. desember Formål og omfang Anskaffelsene skal utføres i samsvar medd UMBs anskaffelsesstrategi og i henhold til gjeldende lover, forskrifter og retningslinjer. Reglementet gjelder for alle anskaffelser av varer, tjenester og bygge- og anleggsarbeider for eller på vegne av UMBs budsjettenheter. 2. Begrepsdefinisjoner Anbud Bestemt prosedyre e i følge forskrift omm offentligee anskaffelser som resulterer i formelt tilbud fra en eller flere leverandører. Anskaffelse Avrop Prosessen fra en idéé og et behov oppstår til en anskaffelse er bokført og betalt. Bestilling innen en rammeavtalee Konsekvens- vurdering En vurdering av hvilke bygningsmessige, økonomiske personalmessige konsekvenser anskaffelsen n kan medføre. eller Bestillingsrett Begrenset budsjettdisponeringsmyndighet. Kan gjøres gjeldendee for en begrenset tidsperiode, et begrenset beløp, et beløpsintervall eller for nærmeree angitt produkt- eller tjenesteområde. Engangsanskaffelse Anskaffelse av enn vare eller tjeneste gjennom året. som ikke utføres regelmessig Innkjøp Protokollpliktige anskaffelser Rammeavtale Terskelverdi for Offentlig anbud Prosessen fra utarbeidelse av en kravspesifikasjon eller bestilling til en anskaffelse er bokført og betalt. Alle anskaffelser som overstiger den verdien som til enhver tid fastsettes f av Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD). Per 2011 er denne ,,- NOK eks. mva. ( ref i Forskrift om offentlige anskaffelser ). Langsiktig avtale med en leverandør om leveringsmuligheter og betingelser for mulige eller avtalte leveranser.disse avtalene er gjerne knyttet til løpende driftskjøp. Den verdi som til enhver tid fastsettes somm grensen for når en anskaffelse skal lyses ut på denn nasjonale DOFFIN databasen (ref i Forskrift om off. anskaffelser). Verdien fastsettes avv Fornyings- og Anskaffelsesreglement for Universitetet forr miljø- og biovitenskap p Side 1 av 4

19 administrasjonsdepartementet (FAD). Per 2011 er denne ,- NOK eks. mva. Terskelverdi EØS/WTO avtalen: Grense for kontraktsverdi fastsatt etter EØS avtalen, justeres hvert annet år av Fornyings- ogg administrasjonsdepartementet (FAD) Terskelverdien pr er 1.65 milll NOK eks. mva. Økonomisk mest fordelaktig tilbud: KGV-verktøy Det tilbudet som for UMB er mest fordelaktig mht. totaløkonomi, hvor selve anskaffelsesk kostnaden og service-, bruks- - avhendings-, og tilleggskostnader som anskaffelsen forårsaker vurderes. Elektronisk system til støtte i gjennomføri ngen av anskaffelsesprosessen i forbindelse med konkuranseutsetting 3. Ansvar Universitetsstyret fastsetter reglementet på bakgrunn anskaffelsesvirksomheten. av vedtatt anskaffelsesstrategi og mål for Universitets er ansvarlig for implementering og oppdatering av reglementet, veileder og fører kontroll med at UMBs budsjettenheter følger reglementets bestemmelser. Universitets, ved innkjøpsseksjonen i økonomiavdelingen, bistår enhetene ved de operative anskaffelsene og gjennomfører på UMBs vegne de anskaffelsesprosesser som fremgår av dette reglementet. Ledere av budsjettenhetene er ansvarlig forr at reglementet gjøres kjent k for og følges av de som får delegert budsjettdisponeringsmyndighet eller bestillingsrett. Leder L av budsjettenhetene er ansvarlig for å etablere kontrollfunksjoner og rutiner ved enhetene som sikrer oppfølging av reglementet. Enhetslederne har ansvar for at UMBs rammeavtaler så langt som mulig blir benyttet. 4. Generelle krav til anskaffelsesarbeidet I Ved planleggingen av en anskaffelsee skal det: Tas hensyn til anskaffelsens virkning på helse, miljø ogg sikkerhet, og de avhendings- eller kondemneringsproblemer som kan oppstå. Dersom det dreier seg s om en større engangsanskaffelse skal det foretas en konsekvensvurdering. II Alle anskaffelser skal gjennomføres i henhold til bestemmelsenee i Forskrift om offentlige anskaffelser hvor grunnleggende krav er: Enhver anskaffelse skal så sant det er mulig baseres påå konkurranse. Hensynet til forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhe rhet skal ivaretas Valg av tilbyder skal skje på grunnlag av objektive og ikke- diskriminerende kriterier. Det skal tas hensyn til livssykluskostnader, universell utforming, u etiske- og miljømessige konsekvenser. Anskaffelsesreglement for Universitetet forr miljø- og biovitenskap p Side 2 av 4

20 III IV Alle anskaffelsesprosesser skal utføres etter UMBs etiske retningslinjer og god forretningsskikk. Dett skal hindres at konfidensiell informasjon vedrørende anskaffelsesarbeidet kommer uvedkommende til kunnskap. Habilitet. Ansatte ved UMB kan ikke personlig eller gjennom eierskap i firma delta i konkurranse om leveranser til UMB. V VI VII Ved anskaffelser med verdi større enn NOK eks. mva. skal ikke saksbehandling og beslutninger ivaretass av en og samme person alene, men m utføres med flere personer involvert i prosessen. Det skal alltidd føres anskaffelsesprotokoll ved disse anskaffelsene. Anskaffelser skal fortrinnsvis foretas fra leverandører somm har rammeavtale med UMB. Bestillinger/ avrop skal foretas vedd hjelp av de elektroniske systemenee UMB etablerer for formålet. Universitetets leverandører og deres underleverandører måå ved protokollpliktige anskaffelser: Oppfylle alle offentlige krav om registrering og betaling av skatter og avgifter. Ha ordnede arbeidsavtaler medd sine ansatte, ved tjenestekjøp skall det foreligge HMS- attest Ha godkjente miljø-- og returordninger Følge MVA-lovens retningslinjer for fakturaens innhold og beskrivelse. 5. Anskaffelsestype inndeling Det er ikke tillatt å dele oppp en anskaffelse i prosjekter eller terskelverdiene. Beløpsgrensene er eksklusiv merverdiavgift. liknende for å komme under Definisjon av de ulike anskaffelsestypene Engangsanskaffelser < NOK Mindre engangsanskaffelser skal på linje med løpende driftskjøpp foretas hos leverandører som har rammeavtale med UMB. Dersom anskaffelsen ikke kan foretas på en rammeavtale eller egnet avtale ikke finnes, skal det legges vekt på konkurranseprinsippet. Hvis mulig, skal minst tre leverandører forespørres. Mindre engangsanskaffelser fra leverandører uten avtale med UMB bør så langt som mulig unngås. Faktureringg av småbeløp påfører både kjøper og leverandør unødvendige behandlingskostnader. Om engangsanskaffelsene over en fireårsperiode overstiger terskelverdien ( NOK) skal anskaffelsen konkkuranseutsettes som en rammeavtale. Protokollpliktige mellomstore engangsanskaffelser NOK Mellomstore engangsanskaffelser er anskaffelser med verdi mellom ,-- NOK eks. mva og den nasjonale terskelverdien (pr ,- NOK eks. mva). Innkjøpsseksjonen i økonomiavdelingen skal alltid kontaktes i planleggingsfasen av en slik anskaffelse. Det er innkjøpsseksjonen som skal konkurranseutsette anskaffelsen i nært samarbeid med innehaver av budsjettdisponeringsmyndighet og behovshaver, dersomm ikke annett avtales. Anskaffelsesreglement for Universitetet forr miljø- og biovitenskap p Side 3 av 4

21 For å sikre etterprøvbarhet og god dokumentasjon av prosessen skal KGV-verktøyet som mulig benyttes. så langt Det skal legges vekt på konkurranse- og likebehandlingsprinsippet, og det er krav om elektronisk eller skriftlige tilbud som skal oppbevares i kontrollerbar tilstand, med skriftlig aksept av antatt tilbud. Det skal innhentes tilbud fra minstt tre forskjellige leverandører, så sant dette er praktisk mulig. Anskaffelsesprotokoll skal fylles ut og arkiveres. Hensiktenn med dennee bestemmelsen er at det ved anskaffelser av denne størrelsesorden ikke skal iverksettes mer omfattende prosedyrer enn det som er kostnadsmessig forsvarlig, samtidig som konkurranseprinsippet og skriftlighet i prosessen ivaretas. Protokollpliktige store engangsanskaffelse > NOK Engangsanskaffelser med verdi større eller lik den nasjonale terskelverdien (pr ,- NOK eks. mva), skal i henhold til Forskrift om offentlige anskaffelser lyses ut i den nasjonale DOFFIN databasen. Engangsanskaffelserr med verdi større eller lik l EØS terskelverdien (pr mill NOK eks. mva), skal i tillegg lysess ut i den europeiske TED databasen. Før det foretas slike anskaffelser skal det alltid foretas en behovsverifisering og konsekvensvurdering. Dersom anskaffelsen kan medføre bygningsmessigee konsekvenser skal vurderingen foretas i samarbeid med Drifts- og serviceavdelingen. Innkjøpsseksjonen i økonomiavdelingen skal alltid kontaktes i planleggingsfasen av en slik anskaffelse. Det er innkjøpsseksjonen som skal konkurranseutsette anskaffelsen i nært samarbeid med budsjettmyndighet og behovshaver. For å sikre etterprøvbarhet og godd dokumentasjon av prosessen skal KGV-verktøyet så langt som mulig benyttes. Anskaffelsesprotokoll skal fylles ut og arkiveres i arkivsystemet. Ved attestering av faktura skal henvisning til arkivnummer påføres. Rammeavtaler Ved regelmessige leveranser innen enhetlig vare- og tjenestekategori skal det etableres rammeavtaler. Valg av leverandører skal skje etter samme prosedyre som ved protokollpliktige engangsanskaffelser. De samme beløpsintervaller gjelder som for enkeltanskaffelser.. Det er rammeavtalens samlete volum gjennom hele kontraktsperioden somm avgjør hvilken anskaffelsesprosedyre som skall velges. Rammeavtaler på vegne avv alle budsjettenheter ved UMB kan kun inngås av innkjøpsseksjonen i økonomiavdelingen. Anskaffelsesreglement for Universitetet forr miljø- og biovitenskap p Side 4 av 4

22 Vedlegg 2 INSTRUKS FOR ØKONOMIFORVALTNINGEN VED UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP Fastsatt av Universitetsstyret 8. desember 2011 med hjemmel departementets hovedinstruks av 1. august i Utdannings- og forsknings- 1. Myndighet i økonomisaker delegeres slik det fremkomme r av delegasjonsmatrisen, punkt 4 nedenfor. 2. Universitets utarbeider operativ instruks for økonomiforvaltningen med nærmere bestemmelser om ansvarsforhold og delegering av a myndighet. 3. Universitetslegger fram en årlig rapport om økonomiforvaltningen ved UMB. Dersom det gjennom året oppstår vesentlige avvik, skal dette legges fram i tertialrapportene. Ved alvorlige avvik skal styret bli orientert umiddelbart. 4. Delegasjonsmatrise: UFDS HOVEDINSTRUKS 1 INSTRUKSENSS FORHOLD TIL DET GENERELLE ØKONOMIREGELVERKET 2 HOVEDTREKKK I MYNDIGHETS-,, OPPGAVE- OG ANSVARSFORDELING 2.1 Virksomhetsledelse 2.2 Interne regler og retningslinjer 2.3 Økonomiforvaltningsansvarr 3 DELEGERINGG AV BUDSJETTDISPONERINGSMYNDIGHET OG PLANLEGGING 3.1 Budsjettdisponeringsmyndighet 3.2 Langsiktig plan 3.3 Årsplan 3.4 Disponeringsplan 3.5 Intern styringsdialog 4 LØPENDE ØKONOMIFORVALTNING 4.1 Generelt om økonomiforvaltning 4.2 Regler for behandling av utgifter DELEGERES TIL UNNTAK ELLER PRESISERING Gjelder 2. avsnitt, 1. og 2. punktum (universitets skal fastsette interne kontrollrutinerr tilpasset risiko og vesentlighet) Gjelder ikke 1.. punktum (styret fastsetter årsplanen) Instrukss for økonomiforvaltningen ved Universitetet for miljø- ogg biovitenskap Side 1 av 3

23 UFDS HOVEDINSTRUKS Lønn og oppgavepliktige ytelser Anskaffelser 4.3 Attestasjon og reskontroføring av utbetalinger 4.4 Betalingsformidling og regnskapsføringg 4.5 Inntekter 4.6 Tilskuddsforvaltning 5 REGNSKAPSFØRING OG RAPPORTERING 5.1 Regnskapsføring og økonomisystem 5.2 Arkivering av regnskapsmateriell og regnskapsdokumentasjon 5.3 Rapport til statsregnskapet 5.4 Virksomhetsregnskap 5.5 Årsrapport og periodiske rapporter 6 KONTROLL OG RESULTATOPPFØLGINGG 6.1 Resultatoppfølging / evaluering 6.2 Intern kontroll 7 FORVALTNING AV VERDIPAPIRER OG EIENDELER 7.1 Behandling av verdipost og verdipapirer 7.2 Forvaltning av eiendeler DELEGERES TIL UNNTAK ELLER PRESISERING Gjelder ikke 1.. avsnitt, 2. punktum (styret avgjør om andre ennn UMB helt eller delvis skal forestå lønnsarbeidet) Gjelder ikke 1.. avsnitt, 2. punktum (styret fastsetter innkjøpsreglementet) Gjelder ikke 2.. avsnitt, 2. punktum (styret avgjør om andre ennn UMB helt eller delvis skal forestå regnskapsarbeidet) Gjelder ikke 1.. punktum (styret harr ansvar for at UMB har effektive styrings- og kontrollsystemer for å følge opp mål og resultatkrav) Instrukss for økonomiforvaltningen ved Universitetet for miljø- ogg biovitenskap Side 2 av 3

24 UFDS HOVEDINSTRUKS 7.3 Forvaltning av eierinteresser Generelle bestemmelser om forvaltning av eierinteresser Særskilte bestemmelser i selskaper der statenn har dominerende innflytelse 7.4 Forvaltning av fond og legater 7.5 Erstatningsansvar 8 EKSTERNT FINANSIERT VIRKSOMHET 9 SAMARBEID MED STIFTELSER OG SELSKAP DELEGERES TIL UNNTAK ELLER PRESISERING Gjelder ikke 1.. punktum (styret fastsetter retningslinjer for hvordan styrings- og kontrollmyndigheten utføres overfor selskaper UMB har eierandeler i) Gjelder ikke 1.. punktum (styret fastsetter retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UMB) Fordeling av ansvar og myndighet mellom styret og universitets bestemmer styret i samarbeidsavtalen for hvert enkelt samarbeidsobjekt Instrukss for økonomiforvaltningen ved Universitetet for miljø- ogg biovitenskap Side 3 av 3