Forslag til vedtak: Rapporten om økonomiforvaltningen ved UMB tas til orientering.

Transkript

1 US-SAK NR: 65/2012 UNIVERSITETET FOR MILJØ- OG BIOVITENSKAP UNIVERSITETSDIREKTØREN SAKSANSVARLIG: JAN OLAV AASBØ SAKSBEHANDLER(E): TORGEIR PEDERSEN ARKIVSAK NR: 2012/751 Rapport om økonomiforvaltningen ved UMB Dokumenter: a) Saksframlegg Forslag til vedtak: Rapporten om økonomiforvaltningen ved UMB tas til orientering. Ås, 6. juni 2012 Siri Margrethe Løksa universitetsdirektør

2 2 I henhold til KDs hovedinstruks for økonomiforvaltninga ved universitet og høyskoler 6.2, om intern kontroll, har styret ansvar for at institusjonen har effektive og hensiktsmessige styrings- og kontrollsystemer I UMBs interne instruks for økonomiforvaltninga, som ble vedtatt av Universitetsstyret 8. desember 2011, er det fastsatt i punkt 3 at «Universitetsdirektøren legger fram en årlig rapport om økonomiforvaltningen ved UMB.» Universitetsdirektøren legger med dette fram årets rapport om økonomiforvaltninga ved UMB. Som grunnlag for rapporten er det innhentet informasjon fra budsjettenhetene. Alle institutter og avdelinger er bedt om å utarbeide en rapport om intern kontroll på økonomiområdet med spesiell vekt på områdene økonomioppfølging, anskaffelser, bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet og lønn/personal. Enhetenes rapporter er lagt frem på styrerommet. Rapporten gir en status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB og er ment som en tilbakemelding og situasjonsbeskrivelse til US om universitetsdirektørens utøvelse av de delegerte fullmakter. Rapporten er delt i to: 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltningen ved UMB. 2. Status for intern kontroll og risiko. 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltninga ved UMB Fullmakter, prinsipper, hovedregler Organisering av økonomifunksjonen Systemer og verktøy Statistikk Årsplaner, rapportering, styringsdialog Status for intern kontroll Risiko overordnet UMB-nivå Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner Midlertidig tilsatte som kan ha krav på fast tilsetting Kjøp av kraft Anskaffelser Manglende innbetaling fra kunder Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg Forhold som Riksrevisjonen har tatt opp (reiseregninger og begrunnelse for egeninnsats på bidragsprosjekt) Internhusleie... 11

3 3 1. Status og beskrivelse av økonomiforvaltninga ved UMB 1.1 Fullmakter, prinsipper, hovedregler I instruks av om økonomistyringen ved universiteter og høyskoler fastsetter Kunnskapsdepartementet at US har ansvar for alle typer økonomihandlinger, både av strategisk og operativ art. US har i eget vedtak (desember 2011) delegert mesteparten av denne myndigheten til universitetsdirektøren. Universitetsdirektøren har igjen fastsatt en operativ instruks for økonomiforvaltningen (revidert ) som gjelder for den mer praktiske utøvelsen av økonomifunksjonen. Økonomistyringen ved UMB følger prinsippene om rammestyring. Dette innebærer at US fastsetter budsjettrammer for hver enkelt budsjettenhet. Budsjettenhetene er ansvarlige for å overholde budsjettrammen og å gjennomføre tiltak for å bidra til UMBs måloppnåelse. Pr juni 2012 gjelder følgende regler og instrukser på økonomiområdet fastsatt av US: Reglement for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UMB av 17. april 2008 Instruks for økonomistyringen ved UMB av 8. desember 2011 Anskaffelsesreglement for UMB av 8. desember 2011 Strategi for utøvelse av eierskap i UMBs aksjeselskaper av 20. mai Organisering av økonomifunksjonen Økonomifunksjonen består av både lokale og sentrale enheter. Hver budsjettenhet har en økonomistab for å følge opp enhetens økonomi, støtte ledelsen ved enheten og yte service til medarbeiderne. Sentralt ved UMB er det en egen økonomiavdeling som ledes av ass. universitetsdirektør. Økonomiavdelingen har samordningsansvar for økonomifunksjonen ved UMB og koordiner arbeidet med regnskap, budsjett, lønn og innkjøp. Økonomiavdelingens funksjon utover å koordinere økonomifunksjonene ved UMB er å yte støtte og service til den sentrale ledelse og operative enheter samt å være bindeledd til eksterne aktører (KD, Riksrevisjonen, systemleverandører på økonomiområdet mv). 1.3 Systemer og verktøy UMB benytter Agresso som økonomisystem og PAGA (fra Ergo Bluegarden) som lønnssystem. UMB har anskaffet et konkurransegjennomføringsverktøy (KGV) fra Visma Unique. Verktøyet benyttes av den sentrale innkjøpsseksjonen som skal konkurranseutsette alle protokollpliktige kjøp > 0,1 mill kr. I løpet av 2012 skal UMB også ta i bruk et elektronisk bestillingssystem integrert med Agresso. Det er igangsatt en pilot innenfor lab- og kontorrekvisita. De første bestillingene ble utført 31. mai Paga Web er tilgjengelig som lønns- og personalsystem for alle enheter, og alle registreringsskjemaer på lønns- og personalområdet er tilgjengelig digitalt (bl.a. elektronisk lønnsslipp). UMB benytter DnB NORs systemer for betalingstransaksjoner. I DnU vil de samme systemene bli benytta. Pr juni 2012 har UMB tatt i bruk følgende funksjoner i Agresso utover de tradisjonelle økonomifunksjonene: reiseregning på web økonomirapportering på web prosjektadministrasjon registrering av timeforbruk på bidrags- og oppdragsfinansierte aktiviteter på web Det er om lag 700 brukere på Agresso web.

4 I Rapport og planer ( ) er det lagt følgende utviklingsmål for økonomifunksjonene: Resultatmål 2012 for økonomiforvaltninga Status per juni 2012 Oppdragsfinansierte prosjekter skal gi minst 10 % i Resultatgraden per 1. tertial var 0,2%. Det overskudd forventes en økning i løpet av året, men det UMB skal ha samlede ubrukte midler på 40 mill. kroner ved utgangen av 2012 UMB skal ikke få vesentlige merknader og kommentarer fra Riksrevisjonen. er usikkert om 10% oppnås. Det forventes at ubrukte KD-midler vil være rundt 45 mill. kroner ved utgangen av UMB har ikke fått vesentlige merknader eller kommentarer fra Riksrevisjonen i Statistikk Tallmaterialet under gir et bilde av omfanget: Emne Antall inngående fakturaer Antall utgående fakturaer Antall reiseregninger Antall prosjekt med ekstern finansiering Antall lønns- og trekkoppgaver Instituttene ved UMB har høy omsetning med sterkt innslag av eksterne finansieringskilder. Det største instituttet, Institutt for plante- og miljøvitenskap (IPM), har totale inntekter på 112 mill. kroner i Figuren på neste side viser inntektene i 2011 fordelt på bevilgningsfinansiert virksomhet (BFV), Norges forskningsråd (NFR) og bidrags- og oppdragsvirksomhet uten NFR (rest-boa) blant instituttene. 4

5 5

6 1.5 Årsplaner, rapportering, styringsdialog UMBs finansieringssystem overfor instituttene (budsjettmodellen) fordeler budsjettmidler basert på oppnådde resultater innenfor undervisning og forskning. I 2012 ligger det 331 mill. kroner i budsjettmodellen direkte til instituttene. US vedtar hvert år en årsplan som er en budsjettfordeling og målstyringsdokument. UMB utarbeider resultatmål med tilhørende tiltak innenfor målstrukturen KD har fastlagt og innenfor de overordnete strategier US har gjort gjeldende for UMB. Tilsvarende utarbeider budsjettenhetene årsplaner for sine virksomhetsområder. KD praktiserer tertialrapportering overfor institusjonene i sektoren. UMB har også lagt opp til tertialrapportering internt. I tillegg utarbeider enhetene seks periodiske rapporter. Etter hvert tertial legger universitetsdirektøren fram tertialrapport til US. Budsjettenhetenes tertialrapporter går også til US. UMBs ledelse gjennomfører hver vår (april/mai) en styringsdialog med det enkelte institutt hvor enhetens oppfølging av UMBs årsplan og overordnede strategier og tjenesteproduksjonen innenfor utdanning, forskning og formidling står sentralt. 6

7 7 2 Status for intern kontroll 2.1 Risiko overordnet UMB-nivå Risikoene framkom gjennom en prosess hvor hele den administrative ledelse har deltatt (instituttledere, avdelingsdirektører, universitetsdirektør og rektor). På forhånd er det identifisert 24 risikoer. Ledelsen har gjennomgått disse 24 risikoene. De fire risikoene som presenteres under er de risikoer som peker seg ut som viktigst å følge opp i det risikobildet som framkom gjennom ledelsens risikogjennomgang og som samtidig knytter seg nært opp i mot de satsningsområder Universitetsstyret vil ha særskilt oppfølging på; studiekvalitet, publisering og bygningsmassen. UMBs gjennomgående risikoer: Studiekvalitet Risiko for at UMB ikke er i stand til å omstille undervisningstilbudet når studiesøkningen endres Publisering Risiko for at UMB ikke klarer å tilby gode nok forskningsfasiliteter og oppdatert vitenskapelig utstyr. Bygninger og infrastruktur Risiko for at manglende vedlikehold av UMBs bygningsmasse og nødvendig fornying av infrastruktur ikke holder en akseptabel standard for virksomheten. Økonomi Risiko for at instituttenes økonomi blir så presset at det hindrer faglig fornying. 2.2 Kort sammendrag av enhetenes viktigste risikoer Følgende risikoområder kan fremheves fra enhetenes årsplaner: risiko for at stram økonomi hindrer ønsket nyrekruttering. risiko for inntektssvikt pga. manglende bidrag og oppdrag. risiko for manglende kvalifiserte søkere til stillinger pga. manglende undervisnings- og forskningsfasiliteter risiko for redusert omfang og kvalitet på undervisning og forskning som følge av manglende lokaler, eller som følge av lokaler i for dårlig forfatning. varierende studenttilstrømning og derav risiko for instituttenes økonomi 2.3 Risiko knyttet til økonomiske disposisjoner Midlertidig tilsatte som kan ha krav på fast tilsetting I 2010 foretok UMB en gjennomgang av midlertidige tilsatte ved UMB hvor hver enkelt midlertidig ansatt ble vurdert opp mot potensielle krav på fast stilling pga. av forhold ved arbeidskontrakten og stillingen (se tabell gjengitt nedenfor). Tabellen viser også midlertidige tilsatte fordelt etter stillingstyper. Antall midlertidige tilsatte ved UMB pr nov. 2010: Totalt stk Totalt % Midlertidig tilsatte fordelt etter risiko for krav på fast ansettelse* Ingen/liten risiko Noe risiko 32 6,7 - Moderat risiko 21 4,3 Midlertidig tilsatte fordelt etter stillingstyper** % - Bistillinger (hovedsakelig professor II) Professor (ekskl. professor II) Forskere (hovedsaklig eksternfinansiert) Post dok 55 11

8 8 - Stipendiater Ingeniørkoder Rådgiver/seniorrådgiver Annet *Tallene er utregnet etter skjønnsmessige vurderinger og gir kun et retningsgivende bilde. Status ved nov Som følge av et fokus på å få ned midlertidige ansatte ved UMB har antallet midlertidige ansatte i sin helhet gått ned siden 2010, herunder de midlertidige ansatte som kan ha krav på fast ansettelse. Det vises i denne sammenheng til figur nedenfor med utvikling fra nov 2012 til april Røde ansatte betyr i denne sammenheng midlertidige ansatte hvor det er moderat risiko for at de kan ha krav på fast stilling/sterkt stillingsvern Bortfall av inntekter eller vesentlig reduksjon i tilslaget på søknader til eksterne prosjekter kan få som konsekvens at UMB ikke har økonomi til å lønne flere av de som i dag er midlertidig tilsatt for et bestemt tidsrom eller som skal utføre et bestemt oppdrag (bidrags- og oppdragsfinansierte prosjekter). Ved midlertidige ansettelser som er tidsbegrenset (med spesifikk sluttdato) eller ved vikariat, samtidig som engasjementet ikke har vart over fire år, fratrer arbeidstakerne uten oppsigelse (kun med varsel). Åremålsstillinger og utdanningsstillinger avsluttes også uten oppsigelse selv om samlet tjeneste er over 4 år. Alle andre typer midlertidig engasjement må avsluttes med oppsigelse fra første dag. Tilsatte i rekrutteringsstillinger på åremål kan ikke påberope seg fortrinnsrett og har ikke rett til ventelønn. UMB anser ikke midlertidig ansatte i rekrutteringsstillinger på åremål for å utgjøre en stor utgiftsrisiko, så fremt tilsettingsmyndighet følger regelverket for slike stillinger. Antall midlertidig tilsatte i rekrutteringsstillinger utgjør nesten halvparten av de midlertidige ansatte ved UMB. Med de unntak som er nevnt over kan midlertidige ansatte opparbeide seg sterkt stillingsvern når de har vært midlertidig ansatt sammenhengende mer enn 4 år. Avslutning av disse stillingene må skje ved at stillingen inndras eller arbeidet faller bort. For at slike stillinger skal opphøre må arbeidsgiver følge

9 de ordinære oppsigelsesprosedyrene. Bortfall av eksternfinansierte oppdragsinntekter sidestilles med at arbeidet faller bort. Bortfall av eksterne midler gir derfor ofte saklig grunn for å si opp en midlertidig tilsatt som er tilsatt på oppdrag som er eksternt finansiert. I praksis gjelder dette undervisnings- og forskerstillinger. Arbeidstaker må da sies opp med opp til 6 måneders frist. Fortrinnsrett og ventelønn kan ikke gjøres gjeldende av midlertidig tilsatt undervisnings- og forskningspersonale som er tilsatt for å utføre oppdrag som er eksternt finansiert. Oppsigelsesprosesser er alltid tunge og ressurskrevende for organisasjonen og medfører risiko for tap av renommé og kompetanse. Det kan derved også innebære en risiko for UMBs leveringsdyktighet. Midlertidig tilsatte i gruppen professor II anses ikke å utgjøre stor risiko i praksis da denne gruppen oftest er ansatt i 100 % stilling et annet sted. Det påpekes dog at professor II -stillinger ikke automatisk er en åremålsstilling selv om dette nok har vært lagt til grunn i praksis i UoH-sektoren. Dersom en professor II -stilling ikke er en åremålsstilling, vil antagelig 4-årsreglen kunne gjelde disse (med mulighet for sterkt stillingsvern i forhold til 20 % stillingen). Av de midlertidige ansatte anses det nå å kun være svært få som har en reell rett til å kreve fast ansettelse (vedr. moderat risiko/røde ansatte jf. tabellene ovenfor). UMB har de siste halvannet året hatt sterkt fokus på å få ned denne gruppen ansatte. Dette fokuset ser vi nå resultater av. For litt under 7 % av de midlertidig ansatte (jf. første tabell)foreligger det omstendigheter eller uklarheter som gir noe usikkerhet rundt krav på fast stilling, dog i mindre utstrekning enn den mest problematiske gruppen (noe risiko). Det er ikke blitt foretatt noen ny risikovurdering på individnivå av denne gruppen etter november 2010, men også her kan det legges til grunn at UMBs arbeid med å få ned antallet midlertidige stillinger har påvirket denne gruppen. For de resterende 89 % av de midlertidige ansettelsene anses det som lite eller ingen sannsynlighet for problematiske forhold rundt ansettelsene som skulle kunne gi rett til fast stilling (ingen/liten risiko). Hvorvidt arbeidstakerne i det enkelte konkrete tilfellet faktisk har opparbeidet seg sterkt stillingsvern er vanskelig å si uten ytterligere individuelle vurderinger. Disse vurderingene blir gjort løpende som en del av arbeidet ved UMBs pågående fokus med å få ned antallet midlertidige ansatte. Det vises i denne sammenheng at UMBs styre har vedtatt retningslinjer som fokuserer nettopp på å redusere antallet midlertidige ansatte generelt, og særlig at problematiske ansatte skal tas tak i omgående Kjøp av kraft I forbindelse med kraftkjøp er det forskjellige typer risiko. Den største risikofaktoren er pris. Kraftmarkedet er svært variabelt, og det kan derfor være hensiktsmessig med prissikring. Kjøp av elektrisk kraft: UMB hadde fram til høsten 2009 med varierende resultat prissikret hele eller deler av kraftkjøpet til priser på 31,25-33,25 øre/kwh. Sogn og Fjordane Energi (SFE) er UMBs nåværende kraftleverandør, ved inngåelse av denne kraftkontrakten høsten 2009 ble vi rådet av vår kraftmegler Bergen Energi, BE, til å bruke 100 % spot. DSA har valgt å fortsette å kjøpe all elektrisk kraft på spot. Høsten 2011 ble vi anbefalt av BE å vurdere fastpris på 50%, men basert på tidligere dårlige erfaringer og vår tro på markedet valgte DSA å fortsette på 100 % spot. Våren 2012 ble det tatt initiativ fra sentraladministrasjonen om å prissikre deler av kraftkjøpet. Det ble i den anledning hold et møte med ass. universitetsdirektør Aasbø hvor fordeler, ulemper og erfaringer ble gjennomgått. Det var i forkant av møtet innhentet tilbud på 50 % fastpris ut 2012 (kontraktsperioden med SFE). På møtet ble det enighet om at UMB skulle fortsette med 100 % spot. Både avgjørelsen høsten 2011 og vår 2012 har i ettertid vist seg å være riktige da markedsprisen har falt til dels betydelig (til 2/3 av tilbudene UMB fikk). Prognosene ut 2012 er også at prisen ikke vil bli høyere enn tidligere tilbud. 9

10 10 UMB valgte våren 2012 å si opp megleravtalen med BE på grunn av pris, og fordi vi erfarte at tjenestene som lå i avtalen ikke ble benyttet. UMB er nå i en prosess med å lyse ut ny kraftkjøpsavtale. Denne gjøres sammen med NVH og alt arbeidet med utlysningen gjøres av internt personell. Ny avtale vil gjelde i to år fra 2013 med opsjon på ytterligere to år. UMB har ingen valutarisiko da alle kjøp gjøres i norske kroner. Kraftleverandøren SFE har valutarisikoen, men de har også sikret seg. Totalt volum elektrisk kraft er på ca. 18 GWh inkludert forbruk til elkjeler. Kjøp av biopelletsvarme: Pemco Trepellets, tidligere Statoil Trepellets, eier biopelletskjelen som leverer hovedmengden av energi til UMBs fjernvarmenett. UMB leier i dag biopelletskjelen inkludert drifting fra Pemco Trepellets, og kjøper selv inn trepellets til avtalt fastpris på 1620 kr/tonn eks. mva. Resulterende pris for varme levert fra intern varmesentral er ca. 80,00 øre/kwh. Det ble i 2011 produsert ca. 12,3 GWh fra pelletskjel Anskaffelser Alle anskaffelser over 0,1 mill. kr, som ikke ligger innenfor rammeavtaler, skal konkurranseutsettes, anskaffelser over 0,5 mill. kr. skal også lyses ut i Doffin databasen. Det er ulike formalkrav til hvordan kjøpene konkurranseutsettes, men det er et absolutt krav at anskaffelsesprosessen protokollføres for å dokumentere at den har vært konkurranseutsatt. Kompleksiteten i innkjøpsbestemmelsene øker med stigende beløp. For å finne en rimelig balanse mellom kompetanse og praktisk utøvelse, har universitetsdirektøren lagt til grunn følgende: Anskaffelser < 0,1 mill. kroner gjennomføres av budsjettenheten. Anskaffelser > 0,1 mill. kroner gjennomføres av den sentrale innkjøpsfunksjonen i samarbeid med behovshaver og budsjettenheten. Med sentraliseringen av innkjøp over 0,1 mill. kroner samt sentral føring av anskaffelsesprotokoll, legger universitetsdirektøren til grunn at risikoen for regelbrudd ved anskaffelser vil bli vesentlig redusert. Riksrevisjonen har bemerket at det forelå nødvendig dokumentasjon i form av avtale, anskaffelsesprotokoll, skatteattest og HMS-egenerklæring for samtlige av de kontrollerte anskaffelsene som UMB har gjennomført i Manglende innbetaling fra kunder UMB har som utgangspunkt at kundene skal forskuddsfaktureres. For øvrig er det rutine for oppfølging av ubetalte fakturaer med purringer og oversendelse til inkasso. Av kundefordringene pr utgjorde utestående fakturaer totalt 47,2 mill. kr hvorav forfalte faktura eldre enn et halvt år utgjorde 2,6 mill. kr. I all hovedsak er beløpet på 2,6 mill. kr ei enkeltstående fordring som har vært problematisk. UMB har totalt 4,3 mill. kr i utestående fordringer overfor selskapet som ikke har gjort opp for fordringa på 2,6 mill. kr. Selskapet er nå tatt til konkursbehandling, og det gjenstår å se om det finnes dekning for UMBs krav i boet Uforutsette hendelser ved kritiske anlegg UMBs drift er avhengig av at store driftsanlegg fungerer til enhver tid. Eksempler på slike anlegg er pilotanlegget ved IKBM, FôrTek, fiskefjøset, verkstedet ved IMT og anleggene til SKP og SHF. UMB har ikke satt av midler til uforutsette utgifter i denne forbindelse, og et driftsavbrudd/sammenbrudd ved disse vil være kritisk for UMBs primærvirksomhet og leveringsdyktighet overfor eksterne kunder. Som statlig forvaltningsorgan er UMB selvassurandør og kan ikke forsikre seg mot risikoen. Midler til utbedring av anlegg etter havari må derfor bevilges i hvert enkelt tilfelle.

11 2.3.6 Forhold som Riksrevisjonen har tatt opp (reiseregninger og begrunnelse for egeninnsats på bidragsprosjekt) Riksrevisjonen har tidligere påpekt at reiseregninger leveres for sent i forhold til statens bestemmelser. Høsten 2011 innførte universitetsdirektøren krav om at reiseregninger skal leveres senest 2 måneder etter reiseslutt. Leveranse av reiseregninger senere enn dette må begrunnes. Dette har gitt ei god forbedring, og majoriteten av reiseregninger leveres innen tidsfristen. På dette området er UMB på rett vei, men det vil bli vurdert å endre fristen for å levere begrunnelse til 1 måned. Riksrevisjonen har tidligere påpekt at begrunnelse for egeninnsats på bidragsprosjekt har manglet. Riksrevisjonen har sett at begrunnelsene har kommet på plass, men har samtidig påpekt at kvaliteten på begrunnelsene kan forbedres. Det jobbes med å skape bevissthet rundt dette i organisasjonen, blant annet gjennom fokus på temaet i instituttlederteamet og i økonomilederforumet Internhusleie Interne husleieavtaler er per juni 2012 signert for hele UMB. Innføring av internhusleie vil kunne bidra til bedre intern ressursutnyttelse. 11