Knutepunkt Sørlandet - styringsgruppe prosjekt IT-drift Møtedato: Sak 49/10. Saksbehandler: Sak om høring om rapport felles it-drift

Transkript

1 Knutepunkt Sørlandet - styringsgruppe prosjekt IT-drift Møtedato: Sak 49/10 Saksbehandler: Sak om høring om rapport felles it-drift John Ånon Jonassen 1. Forslag til vedtak 1. Styringsgruppen bes om å ta stilling til om rapporten gir et tilstrekkelig beslutningsgrunnlag for vedtak om etablering felles it-drift. 2. Styringsgruppen bes om å ta stilling til om rapporten skal sendes på høring til kommunene, fagforeninger og relevante eksterne høringsinstanser. 3. Styringsgruppen bes om å ta stilling til om man skal samkjøre hørings- og beslutningsprosessene for forprosjektene knyttet til felles it-drift og lønn/regnskap. 2. Bakgrunn for saken 2.1. Innledning og sammendrag Et sterkere interkommunalt samarbeid kommer ikke som resultat av en avansert teknologisk-byråkratisk arbeid. Det handler ikke om matematikk, ingeniørkunst eller andre vanskelige utfordringer. Det handler om vilje, vilje og atter vilje. Vi kommer ikke av flekken før vi selv vil det. Så lett og så vanskelig er det. Vil vi? Sverre Mongstad, Rådmann Narvik kommune En prosjektgruppe bestående av representanter for it-utvalget, arbeidsgivernettverket, økonominettverket og de tillitsvalgte har på grunnlag av en forstudie utredet konsekvensene av å etablere felles it-drift for kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Gevinstanalysen viser at det er små økonomiske gevinster på kort og mellomlang sikt ved etablering av felles it-drift. Gevinstanalysen peker på kvalitetsmessige gevinster som bedre kompetanse, redusert sårbarhet og økt sikkerhet, døgnkontinuerlig beredskap og bedre rekrutteringsmuligheter. Analysen peker også på at det vil være gevinster ved felles fagsystemer og samarbeid på andre tjenesteområder hvor felles it-drift vil bidra til å realisere gevinster. Flertallet i prosjektgruppen mener at gevinstanalysen viser ubetydelige økonomiske gevinster og i beste fall noen kvalitetsmessige gevinster. Flertallet mener ut fra den foreliggende gevinstanalysen at implementering av felles it-drift og felles it-plattform vil bli så personalmessig krevende og vil derfor fraråde å etablere felles it-drift før det foreligger konkrete vedtak om nye samarbeidsprosjekter som krever felles it-drift. Mindretallet i prosjektgruppen deler flertallets oppfatning av at det er små økonomiske gevinster ved å etablere felles it-drift uten at dette følges opp med konkrete vedtak om samarbeidsprosjekter på andre tjenesteområder. Mindretallet mener imidlertid at kvalitetsgevinstene ved felles it-drift vil gjøre kommunene bedre rustet til å løse fremtidige utfordringer. Mindretallet mener at felles it-drift er en forutsetning for å realisere gevinster på andre samarbeidsområder og derfor må etableres. Prosjektgruppen står samlet bak hovedtrekkene i rapporten og dens utredning av modell for etablering av it-drift. Prosjektgruppen er av den oppfatning at bildet vi sitter igjen med er av tilstrekkelig kvalitet for å gjøre vedtak om et evt. hovedprosjekt. Ytterligere arbeid og kvalitetssikring av bakgrunnsinformasjon vil mest sannsynlig være unødvendig fordyrende, og gi lite ny kunnskap. Flertallet i prosjektgruppen består av Gerd Signe Vigebo, Arild Sandnes, Terje Fjellvang, Steinar Nørstebø og Arvid Håkonsen. Mindretallet består av Britt Hellem. John Ånon 4

2 Jonassen og Kim Mathisen støtter mindretallet. De tillitsvalgte Rita Wroldsen og Frode Aarøe ønsker ikke å stilling til anbefalingene utover det som vedrører de ansattes situasjon. 2.2 Tidligere vedtak Rådmannsutvalget vedtok å sette i gang en forstudie for å se hvilke gevinster som finnes ved å organisere it på en annen måte. Forstudien ble behandlet av rådmannsutvalget Rådmannsutvalget fattet følgende vedtak: 1. Det settes i gang et forprosjekt for å utrede en sentralisert løsning for drift av felles it-systemer ut fra en vertskommune-modell. Det legges opp til en gradvis innføring av systemer ut fra konkrete behov fra virksomhetene og kost/nytte-betraktninger. 2. Dagens bemanning og organisering av it-avdelingene i kommunene videreføres inntil videre. 3. It-utvalget utarbeider prosjektplan for forprosjektet. I forbindelse med behandlingen av overordnet prosjektplan for oppfølging av it-strategien ba rådmannsutvalget om at det ble utarbeidet en ny prosjektplan for et forprosjekt for it-organisering i Knutepunkt Sørlandet og et konkurransegrunnlag for ekstern prosjektledelse av forprosjektet. Rådmannsutvalget vedtok i sitt møte å godkjenne prosjektplanen og konkurransegrunnlaget. I etterkant av forstudien har det vist seg at det er vanskelig å realisere en løsning basert på vertskommunemodellen. Styringsgruppen vedtok et forslag om å endre prosjektplanen slik at det primært er en sentralisert løsning basert på kommunelovens 27 som skal utredes Forstudie samarbeid om it-drift Rådmannsutvalget vedtok å sette i gang en forstudie for å se hvilke gevinster som finnes ved å organisere it på en annen måte. Prosjektgruppen konkluderte med at det er gevinster ved å samarbeide om it-drift. Gruppen anbefalte at man etablerer felles datarom og installerer nye fagsystemer som skal driftes felles her, etter hvert som disse anskaffes. Gruppen legger opp til at det skal være kost/nytte eller bestilling fra virksomhetene som skal være styrende for hva som driftes felles. Gruppen anbefalte at kommunene opprettholder en egen it-organisasjon som håndterer lokal brukerstøtte og it-utvikling. Gruppen anbefalte at det settes i gang et forprosjekt for å utrede de praktiske sidene ved en ASP-løsning (vertskommunemodell). Gruppen anbefalte at it-utvikling organiseres gjennom prosjektsamarbeid koordinert av it- utvalget og nettverkene Gruppen viste til erfaringene fra andre interkommunale it-samarbeid hvor felles it-systemer og -drift er brukt som en av de vesentlige driverne som skal skape samarbeid og felles tjenesteproduksjon i kommunene. Universitetet i Agder viste i sin rapport til at dette i begrenset grad har vært vellykket. Etter gruppens mening viste dette at felles IT-konsepter bør komme som en konkret bestilling basert på et konkret og tidfestet behov i virksomhetene. 5

3 2.3 Prosess PLP-metodikken Prosjektarbeid i Knutepunkt Sørlandet baserer seg på PLP-metodikken. Arbeidet er inndelt i faser med en forstudie som avklarer gevinstmulighetene. I forprosjekt utreder man alternative løsningsforslag og konsekvensene av en anbefalt løsning. Hovedprosjekt består av gjennomføringen av selve løsningen. Poenget med denne faseinndelingen er at man på ulike stadier i planleggingen kan stoppe prosjektet uten å legge ned unødvendig ressursinnsats hvis det viser at prosjektet likevel ikke har livets rett. Forprosjektet baserer seg på arbeidet i forstudien, hvor en anbefalte å utrede felles it-drift Forprosjektet Mandat Hovedmål forprosjekt: Styringsgruppen har et godt beslutningsgrunnlag for å velge den beste måten å organisere it- virksomheten i Knutepunkt Sørlandet. Delmål forprosjekt: Fordeler og ulemper ved anbefalt organisasjonsmodell er utredet Ressursbehov og kompetansebehov er kartlagt Tekniske, organisatoriske og juridiske problemstillinger er kartlagt Arbeidet med forprosjektet er godt forankret i kommunene. Forprosjektet skal utrede konsekvensene av å etablere en sentralisert løsning basert på anbefalingene i den gjennomførte forstudien om fremtidig drift, brukerstøtte og utvikling av it- systemer i kommunene i Knutepunkt Sørlandet. Videre skal forprosjektet lage en prosjektplan for et eventuelt hovedprosjekt (gjennomføring). Kartlegge og analysere fordeler og ulemper, kostnader og gevinstmuligheter med en sentralisert løsning basert på kommunelovens 27, herunder utrede tekniske, organisatoriske, juridiske og økonomiske konsekvenser av anbefalte modell. Utarbeide rapport og innstilling til styringsgruppen. Lage forslag til prosjektplan for Hovedprosjekt som skal gjennomføre beste løsning. Informere og sikre god forankring av prosjektet blant ansatte, ledere og politikere. Styringsgruppe Rådmannsutvalget supplert med to representanter for de tillitsvalgte fungerer som styringsgruppe for forprosjektet. Ottar Stordal, Unio Pål Tjøm, LO-K. Prosjektgruppe bestående av 2 representanter oppnevnt av arbeidsgivernettverket (organisasjons-/personalkompetanse): Britt Hellem - Lillesand kommune, Arvid Håkonsen, Kristiansand kommune 2 representanter oppnevnt av økonominettverket (økonomikompetanse): Terje Fjellvang - Kristiansand kommune, Gerd Signe Vigebo Vennesla kommune 2 representanter oppnevnt av it-utvalget (it-teknisk kompetanse): Steinar Nørstebø - Birkenes kommune, Arild Sandnes Kristiansand kommune 6

4 1 representant fra sekretariatet i KnpS (utredningskompetanse): John Ånon Jonassen 2 tillitsvalgte: Frode Aarøe, Unio, Rita Wroldsen, LO-K Prosjektledelse og utredningsbistand ble utlyst gjennom en offentlig anbudsprosess på Doffin. Det kom inn fem tilbud. KPMG As ble valgt ut fra de mest økonomisk gunstigste tilbud. Prosjektleder har vært Kim Johnny Mathisen fra KPMG med bistand av Geir Bjørnerud. It-utvalget, arbeidsgivernettverket og økonominettverket har vært referansegrupper for prosjekt og har vært informert gjennom prosjektets gang. 3. Problemstillinger 3.1 Utviklingstrekk ved it i kommunene En av problemstillingene som er drøftet er i hvilken grad de fremtidige utfordringene for kommunene vil kreve at kommunene i større grad må samarbeide om it eller om kommunene kan løse utfordringene på egen hånd. Bruken av IKT i kommunene var inntil for få år siden begrenset til administrative oppgaver, tekst- og saksbehandling. IKT brukes i dag over et bredt spekter i kommunesektoren og er i de fleste kommuner en integrert del av kommunens produksjon av tjenester og servicetilbud til innbyggerne. Bruken spenner fra tekstbehandling til kompliserte kartbaserte systemer, fra interne innkjøpsløsninger til webbaserte selvbetjeningsløsninger og fra IKT-basert undervisning til støttesystemer innen pleie- og omsorg, sosialtjenester og helsetjenester. Integrasjon av kommunale tjenester og automatisering av interne arbeidsprosesser stiller høye krav til integrasjon mellom IKT-systemer og løsninger. Kommunene står overfor store faglige og kostnadsmessige utfordringer når det gjelder å utforme funksjonelle og helhetlige løsninger. IKT skal bidra til, bl.a: Økt tjenestekvalitet Deltakelse i informasjonssamfunnet for alle Høyere produktivitet, frigjøring av ressurser og økt velferd Bedre og mer tilgjengelige tjenester gjennom døgnåpen digital forvaltning Ivaretakelse av personvernet Økt digital samhandling mellom kommuner og andre forvaltningsnivåer og næringsliv. Tjenestene kommunene leverer til innbyggere og næringslivet er stort sett like og uavhengig av størrelse på kommunen. Innbyggerne har krav på samme type tjeneste uavhengig av hvor de bor. Statlige myndigheter og KS er bekymret for at den teknologiske utviklingen kan føre til nye former for sosiale og regionale ulikheter og digitale klasseskiller der kommunegrensen og kommunestørrelsen er avgjørende. 7

5 Kommunene i Knutepunkt Sørlandet varierer i størrelse og har organisert sine it-avdelinger ulikt: Iveland kjøper tjenester fra Setesdalsregionen Songdalen kjøper tjenester fra Kristiansand kommune Birkenes 3 stillinger Lillesand 4,3 årsverk Søgne 2 stillinger Vennesla 2,4 årsverk Kristiansand 25 stillinger. Oversikten viser at kommunene, med unntak av Kristiansand, har små egne it-avdelinger med få ansatte. Dette gjør kommunene sårbare med hensyn til kompetanse, sykdom, turnover osv. I 2008 måtte Songdalen kjøpe it-tjenester fra Kristiansand i forbindelse med sykdom i egen it-avdeling. Erfaringene fra samarbeidet med Kristiansand er imidlertid stort sett positive. Prosjektet har gjennomført intervjuer med rådmenn og it-sjefene i kommunene. Kartleggingen viser at oppfatningen er at brukerne av it-avdelingene i kommunene i stor grad er fornøyde med dagens tjenester. En kartlegging gjennomført av KS i 2007 viser at det eksisterer 27 ulike interkommunale samarbeid om it. Disse samarbeidende omfatter 170 kommuner. Det vil si at ca 40 % alle norske kommuner deltar i en form for it-samarbeid. Graden og omfanget av samarbeidet varierer mellom de ulike it-samarbeidene. Forstudien innhentet erfaringer fra ulike samarbeid og fant både samarbeid som har lykkes og samarbeid hvor man opplevde i liten grad å ha lykkes. Det var vanskelig å få ut data som viste konkrete økonomiske gevinster, men flere samarbeid pekte på kvalitetsmessige gevinster og økt samarbeid på andre områder. Prosjektgruppen finner at både internasjonale og nasjonale trender helt klart vil påvirke kravene til og utviklingen av kommunenes IT-tjenester, både tjenester som leveres til ansatte og innbyggere. Disse faktorene tyder på at også IT-drift vil bli berørt av utviklingen. Døgnovervåking av tjenester, døgnkontinuerlig eller betydelig utvidet åpningstid for brukerstøtte og betydelig behov for arkitekturkompetanse for å håndtere kompleksitet og samhandlingen mellom infrastruktur, systemer og aktører vil med stor sannsynlighet være resultatet innen få år. Dette vil innebære en kraftig opprustning av dagens ITdriftsorganisasjoner, en vekst som også vil dra med seg betydelige kostnader, både til personell og teknologi. En måte å begrense denne veksten på kan være å arbeide sammen for å levere grunnleggende IT-tjenester. 3.2 Gevinster og ulemper ved felles it-drift Prosjektgruppen har analysert gevinster og ulemper ved felles it-drift. Det er lagt vekt på å vise både gevinster og ulemper. Den gjennomførte gevinstanalysen viser at det isolert sett ikke er noe grunnlag for å forvente at en felles IT-driftsenhet vil kunne gi direkte økonomiske innsparinger. Gevinstanalysen viser at det vil være kvalitetsmessige gevinster som på sikt vil gjøre kommunene bedre i stand til å møte de kommende utfordringene. Utgiftene i forbindelse med en implementering vil være i størrelsesorden 5-10 millioner. I tillegg vil etablering av felles IT-drift kreve stor egen ressursinnsats og legge beslag på utviklingsressurser i 2-3 år fremover. Videre vil anskaffelse og implementering av felles fagsystemer kreve store investeringer. 8

6 3.3 Strategiske gevinster og ulemper En kartlegging fra Nivi-analyse viser at de aller fleste interkommunale samarbeid har et samarbeid om it. Graden og formen varierer. En kan se på interkommunalt samarbeid som et hus hvor samarbeid it og it-drift er grunnmuren for samarbeid på andre tjenester Prosjektgruppens arbeid har vært konsentrert rundt de direkte konsekvensene av etablering av felles it-drift og i mindre grad analysert de øvrige gevinster og ulemper ved interkommunalt samarbeid It-strategien Kommunene i Knutepunkt Sørlandet vedtok i 2007 en it-strategi for Knutepunkt Sørlandet. IT-strategien tok utgangspunkt i at de deltakende kommuner i Knutepunkt Sørlandet er en felles bo-, arbeids- og serviceregion. IT-strategien har derfor to perspektiv: 1. Kunne støtte opp om de visjoner og mål som ligger i enorge og ekommune 2009 om å bli mer digitale i forhold til innbyggere / næringsliv. 2. Bygge en felles IT-plattform for å kunne ta ut synergien på forskjellige fagområder ved et tettere samarbeid innfor Knutepunkt Sørlandet. Fase 1 i it-strategien hadde fokus på å innføre felles fagsystemer i alle kommunene. En kartlegging viste at man kan redusere antall installasjoner av fagsystemer fra 312 til 110. Dette forutsatte en felles it-driftsenhet. Innføringen av felles fagsystemer har vist seg å være mer komplisert og gå tregere enn først antatt. En av årsakene til dette er at lov om offentlig anskaffelse i liten grad er tilpasset interkommunalt samarbeid. Dette gjør at innkjøpsprosessen blir mer omstendelig enn om en kommune skulle foreta anskaffelsen selv. Det er utarbeidet en overordnet prosjektplan for oppfølging av it-strategien. Denne bygger på it-strategien fra 2007 med de endringer som er vedtatt senere. Prosjektplanen legger vekt på: Tjenestenes behov for fokus Økt samarbeid Satsning på organisasjonsutvikling Gevinstrealisering For å kunne understøtte denne strategien er det definert enkelte konkrete satsningsområder. Disse satsningsområdene dekker ikke bare organisering av IT-tjenestene, men også direkte relaterte områder som informasjonssikkerhet, fellessystemer osv. Felles for satsningsområdene er at de vanskelig kan la seg gjennomføre uten et større grep rundt organisering av IT-drift og IT-utvikling, siden de betinger et krafttak enkeltkommunene i begrenset grad kan gjennomføre på egenhånd innenfor dagens rammer. Dette gjelder områder som prosesskartlegging/innføring av beste praksis ved bruk av digitale tjenester, innføring av felles portalløsning, anskaffelse og innføring av programvare for integrasjon og arbeidsflyt, anskaffelse og innføring av sentrale felles fagsystemer (sak/arkiv og økonomi/personal). I rapporten pekes det også på at det er gevinster ved felles anskaffelse og implementering av felles fagsystemer. I en felles driftsenhet vil det være større gevinster i forhold til en desentralisert løsning. Det vises til et eksempel fra anskaffelse av ny portalløsning til seks av kommunene hvor gevinstene anslås til % av anskaffelses- og implementeringskostnadene. De ulike leverandørene av fagsystemene har ulike prismodeller slik at dette eksemplet ikke direkte kan overføres til alle fagsystemer. 9

7 Overordnet prosjektplan for it-strategien forutsetter at Knutepunkt Sørlandet vil samarbeide på tjenesteområdene, etablerer felles it-drift og samordner fagsystemene. Et vedtak om ikke å etablere felles drift vil dermed få konsekvenser for prosjektplanen og det må derfor utarbeides en ny strategi for samarbeid om it Samarbeid på andre tjenesteområder KS viser at gevinstpotensialet for interkommunale samarbeid om it øker med omfang og kompleksitet i samarbeidet slik det er vist i figuren nedenfor. Knutepunkt Sørlandet samarbeider i dag på en rekke områder. Dette er imidlertid områder som i liten grad er avhengig av felles it-drift for å fungere. En ser imidlertid at det er samarbeidstiltak hvor en har ikke har realisert gevinstpotensialet eller har ekstra kostnader på grunn av mangel på felles it-drift. Ett eksempel er Kristiansandsregionens brann og redningstjeneste (KBR). Det kritiske punkt i prosjektgruppens arbeid og årsaken til at prosjektgruppens anbefaling er delt, er i hvilken grad man tror at Knutepunkt Sørlandet vil etablere flere interkommunale samarbeid hvor felles it-drift vil gi større gevinster enn de omstillingskostnadene og ulempene en etablering av felles it-drift vil gi. Prosjektgruppen er enige om at en etablering av felles it-drift uten større grad av interkommunalt samarbeid på andre områder har liten mening. En evt. beslutning om etablering av felles it-drift er etter prosjektgruppens oppfatning en strategisk beslutning som forutsetter økt interkommunalt samarbeid i Knutepunkt Sørlandet. 10

8 4. Alternative løsninger 4.1 Videreføre dagens ordning eller felles it-drift Hovedproblemstillingen i dette utredningsarbeidet har vært å avklare om det er gevinster og ulemper ved felles it-drift i forhold til dagens løsning med egne driftsmiljø i de ulike kommunene. Prosjektgruppen har ikke utredet alternative løsninger hvor to eller flere kommuner går sammen om felles it-drift uten at alle kommunene er med. Imidlertid er det lagt opp en løsning hvor kommunene på ulike tidspunkt kan knytte seg til et evt. driftssamarbeid, men rapporten har som utgangspunkt at alle kommunene på sikt vil delta. 4.2 Alternative organisasjonsformer Rapporten har i et vedlegg en inngående juridisk drøfting av de ulike aktuelle organisasjonsformene: a) Vertskommune b) Interkommunalt samarbeid 27 c) Interkommunalt selskap IKS/Aksjeselskap. Forstudien anbefalte en løsning basert på en vertskommunene (Kommunelovens 28) for å sikre nærhet til kommunene og god styring av organisasjonen. Denne modellen viste seg å være vanskelig å realisere, da 28 er beregnet for lovpålagte tjenester. Videre vil et samarbeid etter 28 kunne bli regnet som et tjenestekjøp fra de andre kommunene og dermed bli omfattet av lov om offentlig anskaffelse. I høringsuttalelsene til forstudien gikk det klart frem at kommunene og fagforeningene ikke ønsket løsninger basert på interkommunalt selskap IKS eller aksjeselskap. Rådmannsutvalget valgte derfor å endre mandatet for forprosjektet slik at det primært var en 27 løsning som skulle utredes. Kommunal- og regionaldepartementet har ettertid igangsatt et arbeid med å evaluere bruken av interkommunale samarbeidsløsninger etter 27. Samtidig vil samkommunemodellen antagelig bli lovfestet. Det kan derfor komme endringer i lovverket som påvirker valg av organisasjonsmodell. Videre pågår det en utvikling innenfor EU som på sikt kan gi endringer i lov om anskaffelse som kan gjøre vertskommuneløsningen mer egnet. 5. Prosjektgruppens vurderinger 5.1 Rapportens anbefalinger Prosjektgruppen har utredet en mulig modell for et interkommunalt samarbeid om it hvis man velger å etablere dette til tross for flertallets anbefaling om ikke å etablere et slikt samarbeid. De konklusjonene som gjengis nedenfor er derfor gitt under forutsetning av at man velger et slikt samarbeid Styringsform Rapporten anbefaler at kommunene velger å etablere et såkalt 27-samarbeid (interkommunalt styre), med tilpasninger som gjør at tilstrekkelig innflytelse oppnås for de deltagende kommunene. Bakgrunnen for denne anbefalingen er at dette er den organisasjonsformen som gir størst fleksibilitet og kan tilpasses ulike behov. 11

9 Det vil være hensiktsmessig at alle kommunene er representert i styret. Prosjektgruppen anbefaler at en slik innflytelse må utøves i strategisk eierskapsmodus, og ikke i form av detaljstyring. Arbeidsgiveransvaret for ansatte i den nye 27-organisasjonen bør overføres til styret, eller til en av deltakerkommunene for samarbeidet. Eierskap til kontrakter med IT-leverandører bør ligge i 27-organisasjonen. Et hovedprosjekt må utrede hvilke av dagens organer/utvalg som bør involveres i program/porteføljestyring for å sikre god ressursfordeling og at virksomheten ikke settes under utilbørlig press. Det kan også være aktuelt å opprette ytterligere organer dersom dagens organer ikke er tilstrekkelig for å sikre tilstrekkelig styring på IT-området Organisering og fysisk lokalisering På bakgrunn av dagens situasjon, med svært ulik organisering av tjenester og til dels ulike tekniske løsninger, anbefaler prosjektgruppen at et eventuelt samarbeid innen IT starter med å etablere felles infrastruktur. Videre vil det være naturlig å etablere fellestjenester knyttet til standard infrastrukturleveranser som for eksempel AD, antivirus, klientdrift og backup. Over tid vil dette gi en glidende overgang fra felles infrastruktur men egne systemer til felles infrastruktur og felles systemer. På bakgrunn av ovennevnte drøfting anbefaler også prosjektgruppen at det ved en eventuell beslutning om å etablere en felles IT-organisasjon etableres en organisasjon med to hovedavdelinger, der den ene spesialiseres mot driftsoppgaver og den andre mot rene utviklingsoppgaver. I forlengelsen av dette bør driftsavdelingen nyttegjøre internasjonalt anerkjente rammeverk for IT-drift og informasjonssikkerhet for å etablere gode arbeidsprosesser som ivaretar kommunenes behov for stabile og sikre IT-tjenester, samtidig som det gjør en sentral IT-enhet i stand til å hente ut effektivitetsgevinster og nyttegjøre seg av mulighetene som beskrevet over. Dersom det blir besluttet å gjennomføre et hovedprosjekt, anbefaler prosjektgruppen at det etableres ett felles serverrom for kommunene i knutepunktet. Valget av endelig lokasjon, og hvor vidt avdelingene knyttet til drift og utvikling bør samlokaliseres eller ikke bør først foretas etter at ulike alternativer og prisoverslag er innhentet og vurdert ut i fra driftskostnader, investeringskostnader og kapasitet knyttet til infrastruktur. Kvalitative fordeler og ulemper bør også tas i betraktning, særlig rundt vurdering av alternativer som innebærer at avdelingene plasseres på ulike steder. Geografisk plassering spiller i mindre grad noen rolle for deler av driftsavdelingen da mesteparten av driftspersonellet ikke nødvendigvis må være i umiddelbar nærhet til kommunene, mens det for utviklingsavdelingen og den delen av driftsavdelingen som arbeider med brukerstøtte derimot vil være svært sentralt. Ut i fra vurderinger knyttet til sårbarhet og nødvendige tiltak kan også et aktuelt tiltak være etableringen av et sekundært serverrom som fungerer som redundant lokasjon for kommunenes datasystemer Prismodell Prosjektgruppen oppfatter ikke IT til å være en tjeneste som skal gi overskudd. Prisen for tjenestene skal gjenspeile de reelle kostnadene i organisasjonen og fordeles mellom kommunene på en måte som gir en mest mulig rettferdig kostnadsfordeling i forhold til bruk, uten at det medfører urimelig mye oppfølging og administrasjon. Prinsippet som ønskes brukt er en fastpris på tjenester som påvirkes lite av volum og den enkelte kommune, pluss en variabel fordeling av kostnader som fordeles til kommunene som påfører disse kostnadene. 12

10 Etableringen av en egen organisasjon og/eller resultatenhet vil også bidra til å synliggjøre de faktiske kostnadene av IT. I dag er det en rekke kostnader som ikke synliggjøres i flere av kommunene, som for eksempel administrasjonskostnader og husleie. Forprosjektet foreslår at prismodellen inndeles i følgende hovedkategorier: Kategori 1: Felles teknisk IT-infrastruktur Kategori 2: Kostnader relatert til organisasjonsenheter, steder eller kommuner Kategori 3: Direkte brukerrelaterte kostnader Kategori 4: Rene kost/timebaserte tjenester ( Engangstjenester ) Interne leveranseprinsipper Ved en eventuell beslutning om å etablere en felles IT-organisasjon og IT-plattform anbefales det videre at organisasjonen organiseres som skissert i punkt En slik løsning gir muligheter til å rendyrke kompetanse på funksjonsområdene, både innenfor drift, support og utvikling. Videre anbefaler prosjektgruppen at den nye organisasjonen ser til ITIL, eller tilsvarende rammeverk for organiseringen av arbeidsprosesser knyttet til drift. Driftsavdelingen må også ivareta det daglige sikkerhetsarbeidet og det anbefales at ISO med de kontroller som er relevante og nødvendige for å oppfylle lovkrav inkorporeres i driftsmodellen og organisasjonen for øvrig Gevinster og ulemper Økonomiske gevinster - Innkjøp Da deltakerkommunene allerede har etablert felles rammeavtaler for innkjøp av maskinvare kan det ikke forventes å ta ut så store gevinster som skissert i forstudien. Gevinstene på dette området vil i hovedsak være knyttet til redusert behov for innkjøp av serverpark da den eksisterende serverparken samlet sett forventes å kunne absorbere mer vekst og utnyttes bedre i et regionalt perspektiv fremfor et kommunalt. For konsulenttjenester bør det vurderes om det er hensiktsmessig med rammeavtaler på noen områder og om det er områder hvor den nye organisasjonen bør ha kompetanse. Dette kan redusere både pris og omfang av konsulenttjenester, dersom det er et mål. - Implementering Etableringen av en felles infrastruktur og driftsorganisasjon som anbefalt vil på grunn av redusert overhead mest sannsynlig gi mer effektive implementerings- og utviklingsprosjekter forutsatt at mange nok av deltakerne har behov og interesse av å gjennomføre prosjektene. Å gjennomføre prosjekter felles vil også kunne gi reduserte kostnader totalt sett, forutsatt at tilpasninger og integrasjoner ikke medfører store ekstrakostnader. Dersom prosessamarbeid ikke skjer mellom kommunene vil dette kunne redusere fordelene som kan hentes ut ved felles tilpasninger av systemer. - Drift Etableringen av en felles IT-infrastruktur og sentralisert drift av servere vil frigjøre ressurser knyttet til drift og vedlikehold av standardkomponenter. Tjenester som AD, e-post, drift av databaser, overvåkning av servere, antivirus har skalafordeler både ved å sentralisere driften og dedikere driftspersonell. For disse er det også ytterligere skalafordeler knyttet til etablering av fellessystemer. Det er ikke grunnlag for å tro at forutsetningene for dette argumentet har endret seg siden forstudien, selv om det ikke er full enighet rundt de oppgitte tidsestimatene. 13

11 Kvalitative gevinster Det forventes å være ulike gevinster å hente knyttet til ulike kvalitetsaspekter ved å etablere en felles drift av infrastruktur i regionen som skissert i de ulike avsnittene ovenfor. Etablering av standardiserte IT-driftsprosesser i regionen vil gi en økt forutsigbarhet og kvalitet i driftsleveransene, eksempelvis gjennom mulighetene for dedikert helpdesk/brukerstøtte, standardiserte prosesser, økt fokus på områder som sikkerhet og applikasjonshåndtering (herunder lisenser), omorganiseringen legger også til rette for innføring av ulike målinger knyttet til leveransene av IT-tjenester i regionen, som oppetid, løsningstid på henvendelser om brukerstøtte, problemer, brukertilfredshet. Samling av de ansatte i kommunene vil gi økt tilgang på kompetanse totalt sett i regionen gjennom at den samlede kompetansen samtlige ansatte i regionen gjøres tilgjengelig for alle kommunene, samlingen vil også legge til rette for spesialisering i driftsfunksjoner, bedre utveksling av kunnskap og erfaringer. En større organisasjon med mer spesialiserte gir også et grunnlag for å bli en mer attraktiv arbeidsplass blant personell med IT-kompetanse i regionen. En større organisasjon gir også muligheten til både å prioritere og effektivisere arbeidet med informasjonssikkerhet i deltakerkommunene. Økningen i antall ansatte legger også til rette for en større grad av funksjons- og kunnskapsoverlapp som kan redusere sårbarhet og avhengighet knyttet til enkeltpersoner. En IT-organisasjon som er dimensjonert og i stand til å møte utfordringer i det daglige, forventninger fra de ansatte og innbyggerne vil også over tid kunne bidra til at omdømmerisikoen vil reduseres gjennom gode, stabile og rettidige leveranser. Ulemper Gevinstene knyttet til felles it-drift kan ikke forventes å kunne tas ut umiddelbart, ettersom en omstilling til en felles driftssentral i seg selv vil kunne føre til betydelige investeringer knyttet til felles driftsplattform og nettverk. Gevinsten må derfor motregnes mot nødvendige investeringer og eventuelle avskrivinger. En sentralisert infrastruktur vil kunne medføre ekstrakostnader knyttet til økt linjekapasitet. Avhengig av arkitekturvalg vil det også kunne påløpe kostnader til etablering av lokale instanser av ulike kritiske katalogtjenester. I omstillingsperioden vil brukerne kunne oppleve redusert tilgjengelighet og redusert kvalitet på leveransene i forhold til hva de er vant til siden omstillingsprosessen i seg selv krever ressurser. Fra et brukerperspektiv kan også en profesjonalisering av tjenestene oppleves som mer byråkratisk og mindre fleksibel. I enkelte kommuner opplever brukerne av tjenester i dag at en person kan løse alt for alle. Avklaring av forventninger til den nye driftsenheten og god informasjon til brukerne om hvorfor omstillingen er satt i gang og hvilke rutiner som skal følges, vil være essensielt for hvordan brukerne opplever kvaliteten på tjenestene som leveres. Fare for at kommunene blir sittende igjen med for lite bestillerkompetanse hvis all teknisk kompetanse plasseres i driftsenheten. Ved å etablere en felles driftsplattform for systemer i regionen øker konsekvensene ved uønskede hendelser og nedetid. Ut fra prosjektgruppens forståelse av sikkerhets- og kontinuitetsarbeidet som foregår på IT-området i dag vil en felles driftsplattform og organisasjon kunne redusere sannsynligheten og sårbarhetene for systemer. 14

12 For å redusere denne risikoen, vil det kunne være nødvendig å investere i redundante løsninger slik at brukerne blir berørt i minst mulig grad. Slike investeringer bør gjøres etter en kartlegging av konsekvens forbundet med nedetid for fagsystemene og sannsynlighet for at nedetid inntreffer. På grunn av økt konsentrasjonsrisiko vil det kunne være nødvendig med mer rigide rutiner for endringshåndtering. Særlig vil dette måtte gjelde for ulike kritiske applikasjoner som økonomisystemer og systemer knyttet til helse. Dette vil spise opp noe av tiden som frigjøres gjennom en mer effektiv drift. Ved en felles driftssentral økes sårbarhet for teknisk driftsavbrudd ( Alle eggene i en kurv ). Dette kan kompenseres for ved å etablere redundante løsninger og gode rutiner for endringshåndtering, overvåking og backup/restore (business continuity planning). Etablering av felles it-drift kan føre til potensielt lengre vei til beslutning om anskaffelse, samt mindre gjennomsiktighet for hver enkelt kommune mht. IT anskaffelser Utgiftene i forbindelse med en etablering av felles it-drift vil være i størrelsesorden 5-10 millioner. I tillegg vil etablering av felles IT-drift kreve stor egen ressursinnsats og legge beslag på utviklingsressurser i 2-3 år fremover. Videre vil anskaffelse og implementering av felles fagsystemer kreve store investeringer. 6. Videre prosess 6.1 Videre beslutningsprosess Rapporten og anbefalingene skal først behandles i styringsgruppen (rådmannsutvalget og tillitsvalgtes representanter). Styringsgruppen vil ta stilling til om rapporten gir et godt nok beslutningsgrunnlag for å evt. sette i gang gjennomføring. Videre vil styringsgruppen ta stilling til om rapporten skal sendes på høring til kommunene, fagforeningene og andre relevante høringsinstanser. Det legges opp til dialogmøter med de berørte ansatte straks rapporten legges frem. Etter en evt. høringsrunde vil styringsgruppen avgjøre om saken skal sendes til behandling i kommunene. Kommunene vil her ta stilling til om de ønsker å delta i et evt. hovedprosjekt med etablering av felles it-drift. En eventuell etablering av felles it-drift vil kunne skje i løpet av I løpet av oktober 2010 legger forprosjekt samarbeid lønn/regnskap frem sin rapport og anbefaling. Siden anbefalingene og konklusjonene i forprosjekt felles it-drift vil ha direkte konsekvenser for anbefalingene og konklusjonene i forprosjekt lønn/regnskap, bør styringsgruppen vurdere om man skal samkjøre hørings- og beslutningsprosessene for disse to forprosjektene. Konsekvensene for forprosjekt it-drift vil være ca en måneds utsettelse i forhold til gjennomføring av et evt. hovedprosjekt. 6.2 Prosjektplan for hovedprosjekt Deler av mandatet til forprosjektet var å skissere hovedstegene i et eventuelt implementeringsprosjekt. Prosjektgruppen ser for seg at et prosjekt kan gjennomføres i fire hovedfaser. Der den første fasen har som mål å etablere en god prosjektorganisasjon og grunnlag for prosjektet. Fase 2 handler om å utarbeide styrende dokumentasjon og organisasjonsmodell ut i fra denne rapporten og endelig vedtak fra deltakerkommunene samt forberede til selve flyttingen. Fase 3 vil bestå av selve organisasjonsendringen med fysisk flytting av personell, kontorer, ustyr og tjenester samt en test/pilotperiode. Den siste fasen vil være avslutningen av prosjektet, litt avhengig av ønske og behov kan det her være aktuelt å 15

13 gjennomføre endringer og justeringer på bakgrunn av erfaringer som er gjort gjennom pilotperioden. Fase 1 - Prosjektetablering Denne fasen har som formål å sikre en god oppstart og forankring av prosjektet i forkant av selve oppstarten. I denne fasen må det også legges inn tid til å gjennomføre konkurranse for innhenting av eksterne prosjektkoordinator, eller leder, ressurser dersom det er ønskelig å benytte seg av slik kompetanse. Videre skal denne fasen sikre bred involvering av de berørte parter gjennom hele prosjektets gjennomføring. For at resultatet skal bli vellykket er det særlig viktig at det allerede i denne fasen etableres en god dialog med de ansatte som berøres. Fase 2 Nødvendige avklaringer / kartlegginger og forberedelser til etablering av ny organisasjon I tiden mellom forprosjektet og hovedprosjektets oppstart kan det ha inntruffet endringer i rammevilkårene, eller vedtak fra de ulike deltakerkommunene kan ha endret på forutsetninger som gjør at enkelte avklaringer vil være nødvendige. I tillegg vil de prinsipper og modeller som er skissert i forstudien legge grunnlag for en rekke elementer som må utarbeides i en tidlig versjon i denne fasen. Fase 3 Implementering / gjennomføring Dette vil være hovedfasen i et eventuelt prosjekt og det er i denne fasen selve etableringen av den nye organisasjonen skal gjennomføres. Avtaler mellom organisasjonen og kommunene skal starte å gjelde og den fysiske og logiske flyttingen av personell, utstyr og tjenester skal foregå. I tillegg skal etablering av tjenester for felles infrastruktur som AD, drift av klientmaskiner osv. gjennomføres. Etter at flyttingen er gjennomført bør det gjennomføres en pilotperiode hvor det i etterkant gjennomføres en oppsummering og erfaringsinnhenting. Fase 4 avslutning / overlevering til drift- Etter at selve etableringen av organisasjonen, samlokaliseringen og flyttingen av tjenester, og etablering av feller katalog og infrastrukturtjenester er gjennomført kan det være aktuelt å gjennomføre mindre justeringer for å endre på ting som gjennom pilotperioden har blitt opplevd som vanskelig. Etter at pilotperioden er gjennomført kan det også være naturlig å gjennomføre en revisjon av gevinstrealisering og vurdere om det er prosesser i den nye organisasjonen som kan forenkles eller effektiviseres. Vedlegg: 1 (rapport forprosjekt felles it-drift som pdf filvedlegg til e-post innkalling) 16