Seljord kommune. kontrollutvalet. Medlemmar og varamedlemmar Dato Seljord kommune - kontrollutvalget

Transkript

1 Vår ref. 15/ /BOSL Medlemmar og varamedlemmar Dato Seljord kommune - kontrollutvalget Det vert med dette kalla inn til møte: Dato: Tid: 09:00-12:00 Stad: Kommunehuset, møterommet Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for, på e-post: line.bosnes@temark.no eller tlf Vara møter berre etter eiga innkalling. Vedlagt følgjer sakene 5/15-9/15 for Helge Kasland Leiar Line Bosnes Hegna Sekretær for Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Seljord kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 5/15 15/549 ÅRSREKNESKAPET 2014 FOR SELJORD KOMMUNE 6/15 15/553 SKATTEOPPKREVJARENS ÅRSRAPPORT ORIENTERING 7/15 15/550 FOLKEVALDE SI TEIEPLIKT VED LUKKING AV MØTER 8/15 15/551 BESTILLING AV NYTT FORVALTNINGSREVISJONSROSJEKT - RULLERING AV PLANEN 9/15 15/554 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER

3 Sak nr. 5/15 ÅRSREKNESKAPET 2014 FOR SELJORD KOMMUNE Arkivsaksnr.: 15/549 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 5/15 Seljord kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalet si uttale til Seljord kommune sitt årsrekneskap for 2014: Kontrollutvalet har handsama årsrekneskapen og årsmeldinga for 2014 i Seljord kommune. Årsrekneskapen for Seljord kommune viser eit netto driftsresultat på kr og eit mindreforbruk på kr Utvalet baserer si handsaming på revisjonen sitt arbeid, melding frå revisjon, nummerert brev og rapport til. Kontrollutvalet viser til rapport til, der revisor meiner at årsrekneskapen er avlagt i samsvar med lov og forskrifter og gir uttrykk for kommunen si økonomiske stilling pr , og at rekneskapen er i samsvar med god kommunal rekneskapskikk i Noreg. Kontrollutvalet tilrår at årsrekneskapen for 2014 godkjennast. Kommunen bør skjerpe rutinene slik at årsrekneskapet og årsmelding i dei komande åra leverast innan dei lovpålagte fristane. Uttala sendast til kommunestyret. Kopi av uttala sendast formannskapet. Saksopplysningar I henhold til Forskrift om kontrollutvalg 7 skal gi ei uttale til kommunens årsrekneskap til kommunestyret før det vedtas. I følge Forskrift om årsrekneskap og årsmelding 10 skal kommunens årsmelding leggast fram for før det gir si uttale. Kopi av denne utala skal sendast formannskapet før formannskapet avgir tilråding om årsrekneskapet til kommunestyret. Fristen for å avlegge årsrekneskapet er Årsrekneskapet til Seljord kommune vart delvis framlagt , noter til årsrekneskapen blei framlagt Fristen for å avlegge årsmeldinga er 31.03, årsmeldinga til Seljord kommune vart lagt fram Sak 5/15 Side 3 av 10

4 Sak 5/15 Telemark kommunerevisjon skal avlegge revisjonsberetning seinast 15. april. Dette var ikkje mogleg, så derfor sendte revisor eit nummerert brev nr 6 og brev til kommunen om for seint avlagt årsrekneskap og årsmelding, datert Revisor avla endeleg melding Revisor har også laget en revisjonsrapport til datert Desse overnevnte dokumenta dannar grunnlaget for si uttale. Trykt årsrekneskap og rådmannens årsmelding sendast ut direkte frå administrasjonen. Revisjonsmeldinga, nummerert brev og revisjonsrapporten til følgjer som vedlegg i saka. Rådmann og/eller den han sender kommer i møtet og orienterer om årsmelding og årsrekneskap 2014 for Seljord kommune. Kontrollutvalet skal avgi uttale om rekneskapet til kommunestyret med kopi til formannskapet. Denne uttala skal ligge ved saka ved handsaming i kommunestyret. Vedlegg: Kommuneregnskap og årsmelding 2014 for Seljord kommune sendast ut direkte frå kommunen Revisjonsmelding for 2014 og nummerert brev nr.6 Revisors rapport til kontrollutvalget om årsrekneskapet for Side 4 av 10

5 Sak nr. 6/15 SKATTEOPPKREVJARENS ÅRSRAPPORT ORIENTERING Arkivsaksnr.: 15/553 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 6/15 Seljord kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saka tas til orientering. Saksopplysningar Skatteoppkrevjaren sitt årsrekneskap og årsrapport for 2014 blir lagt fram for til orientering. Vedlegg: Skatteoppkrevjaren sitt årsrekneskap og årsrapport 2014 Sak 6/15 Side 5 av 10

6 Sak nr. 7/15 FOLKEVALGTES TEIEPLIKT VED LUKKING AV MØTER Arkivsaksnr.: 15/550 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 7/15 Seljord kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saka tas til orientering. Saksopplysningar Ei undersøking gjort av Stavanger Aftenblad publisert viste at i 106 av 140 undersøkte kommunar blei folkevalde pålagt generell teieplikt frå lukks møter. Aftenbladets undersøkingar avslører altså at over hundre kommunestyrer har regelverk som pålegg eller opnar for: At politikarar må holde tett om absolutt alt som seiast, debatterast eller forhandlas om i lukka møter. Å gje politikarane munnkurv i lukka møter etter behov, eller når det passar for eksempel ordføraren. Å hemmelegholde vedtaka som vert fatta i lukka møter. Å hemmelegholde dokumenta frå lukka møter. Alt dette er i strid med lova, så lenge det ikkje finnast ein konkret lovheimel for å unnta den aktuelle informasjonen frå offentleg innsyn. Alle landets fylker, med unntak av Oslo, har fleire kommunar som pålegg politikarane ulovleg teieplikt, eller der det kommunale regelverket på området er utydeleg. Det er grunnleggande i eit demokrati at ein skal kunne snakke om og debattere også dei vanskelige sakene. Dei ulovlege reglane skaper ein utryggleik som gjer at politikarane ikkje nyttar sin moglegheit til å ytre seg. Og dette er ei knebling det ikkje er grunnlag for i loven. Det er uheldig hvis politikarar trur dei må følge disse reglane. Da blir befolkninga snytt for masse informasjon, og dei som styrer, kan unndra mykje politikk frå kritikk og opposisjon. «- Vi bør få en lovbestemmelse om dette. I påvente av det, bør vi få et nytt rundskriv der det ikke bare fastslås at folkevalgte står fritt til å uttale seg om et hvilket som helst forhold som ikke er underlagt taushetsplikt ved lov. Det må også gis et absolutt forbud mot enhver form for kommunikasjonskontroll overfor de folkevalgte, sier professor Jan Fr. Bernt.» Sak 7/15 Side 6 av 10

7 Sak 7/15 Kommunal- og moderniseringsdepartementet sendte ut eit brev til alle kommunar, fylkeskommunar og KS der dei oppfordrar kommunane til å ta ein gjennomgang av sine reglement og foreta dei nødvendige endringane. Rådmannen blir bedt om å greie ut i møte for korleis Seljord kommune følger opp oppfordringa frå departementet, jf. brev av Vedlegg: 1) Brev fra KMD ) Presseklipp Stavanger Aftenblad og Side 7 av 10

8 Sak nr. 8/15 BESTILLING AV NYTT FORVALTNINGSREVISJONSBROSJEKT - RULLERING AV PLANEN Arkivsaksnr.: 15/551 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 8/15 Seljord kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Kontrollutvalet rullerar plan for forvaltningsrevisjons og ber Telemark kommunerevisjons IKS starte opp forvaltningsprosjekt om: Førebygging utsette barn Følgande problemstillingar bør belysast: - Korleis jobbar kommunen med det førebyggande arbeidet med utsatt barn, i skule, barnehage og helsetenesta? - Kven har ansvaret for å følgje opp det førebyggande arbeidet i kommunen? Saksopplysningar Seljord kommune skal ha to forvaltningsrevisjonar i løpet av valgperioden. Kommunen har fått levert ein rapport om eigedomsforvaltninga i kommune. Opprinneleg skulle samhandlingsreforma vere neste prosjekt, men det blei avlyst då det var for tidleg å sette i gang dette prosjektet sett i høve til reforma sin oppstart. I plan for forvaltningsrevisjon er det tre prosjekt som er satt opp som aktuelle jf. overordna analyse. Det er: - Miljøarbeid - Offentleg anskaffingar - Førebygging - utsatt barn Miljøarbeid Overordna analyse viser at det kan vere risiko for at kommunen ikkje ivaretar sitt ansvar som miljømynde tilfredstillande. Det kan vere grunn til å sjå korleis dette blir gjort i Seljord. Samstundes kan det vere naturleg å sjå på kva kommunen gjer for å gjere si eiga drift miljøvenleg, t.d. ved oppfylling av mål i klima- og energiplan og «grøne» innkjøp. Sak 8/15 Side 8 av 10

9 Sak 8/15 Offentleg anskaffingar Overordna analyse viser at det kan vere risiko knytt til praktisering av innkjøpsregelverket. Det kan vere grunn til å sjå om kommunen har betra sin praksis på dette området og no gjer innkjøp i samsvar med regelverket og om kommunen er lojale til inngåtte rammeavtalar. Førebygging utsette barn - I følgje fylkesmannen sin tilstandsrapport for 2011 har Telemark særlege utfordringar knytt til oppvekstvilkåra til barn og unge. Mange barn og unge har behov for tiltak og tenester frå fleire instansar. En sentral føresetnad for å lykkast med førebygging er tverrfaglig og tverretatleg samarbeid. Det er en generell risiko for at kommunen ikkje arbeider godt nok med førebyggande tiltak for barne og unge. Kommunane i Vest-Telemark samarbeider om barnevern. Når tenestene er organisert og lokalisert utanfor kommunen kan avstanden bli stor, og det kan gjere at risiko knytt til fokus på temaet og kommunen sitt ansvar for oppfølging. Spørsmålet ein kan stille seg er om kommunen jobbar godt nok med førebygging i forhold til utsette barn, slik at sakene ikkje endar opp som barnevernsaker. Sekretariatet vurderer det som nyttig og aktuelt å sjå på korleis Seljord kommune ivaretar sitt ansvar for forebygging i fht utsette barn. Korleis jobbar skule, barnehage og helsetenesta med førebygging av utsatt barn. Kven har ansvaret for å følgje opp dette arbeidet i kommunen og korleis er samhandlinga med barnevernet. Sekretariatet tilrår å bestille dette prosjektet. Vedlegg: Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon Side 9 av 10

10 Sak nr. 9/15 REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER Arkivsaksnr.: 15/554 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Line Bosnes Behandling i: 9/15 Seljord kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saksopplysningar Neste møte Eventuelt Sak 9/15 Side 10 av 10