Telemark kommunerevisjon IKS: Forvaltningsrevisor Dag Oftung (sak 1/18 2/18) Oppdragsrevisor Hilde Vatnar

Transkript

1 Møteprotokoll Seljord kontrollutval Dato: kl. 9:00 13:30 Stad: Kommunehuset, møterommet 1. høgda Arkivsak: 18/00167 Til stade: Møtande varamedlemmer: Fråfall: Sigrun Dyrland Eidal Gunleif Oland Arve Lia John Olav Haugetuft Stig Høgetveit Mette Aanderaa Andre: Rådmann Finn Arild Bystrøm (sak 1/18 4/18) Kommunalsjef plan, utvikling og tekniske tenester, Frid Berge (sak 1/18 4/18) Organisasjons- og personalsjef Ingeborg Nenseter Jensen (sak 2/18) Ordførar Halfdan Haugan (sak 2/18) Økonomisjef Halgeir Brekke (3/18) Kommunalsjef helse og omsorg, Kari Gro Espeland (sak 4/18) Telemark kommunerevisjon IKS: Forvaltningsrevisor Dag Oftung (sak 1/18 2/18) Oppdragsrevisor Hilde Vatnar Temark: Rådgjevar Line Bosnes Hegna (sak 1/18 4/18) Sekretær Ingebjørg Liland Protokollførar: Ingebjørg Liland Sakskart Side Møteinnkalling 1

2 1/18 18/ Godkjenning av innkalling Møteprotokoll 1/18 18/ Godkjenning av protokoll frå møte Saker til behandling 1/18 16/ Forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar 5 2/18 18/ Tilsettingsvilkår rådmannen - sak frå administrasjonsutvalet 6 3/18 18/ Orientering frå administrasjonen - refusjon av sjukepengar 7 4/18 18/ Orientering frå Kommunalsjef helse og omsorg 8 5/18 17/ Kommunens oppfølging av tilsyn - Brannvern - attendemelding 9 6/18 18/ Årsrapport Skatteoppkrevjaren i Seljord kommune 10 7/18 18/ Orientering frå revisor /18 18/ Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende /18 18/ Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Seljord kommune 13 10/18 18/ Referatsaker /18 18/ Eventuelt Seljord, Sigrun Dyrland Eidal Kontrollutvalgsleder Ingebjørg Liland Sekretær 2

3 Møteinnkalling 1/18 Godkjenning av innkalling Seljord kontrollutval /18 Møteinnkalling vert godkjend. Møteinnkalling vert godkjend. 3

4 Møteprotokoll 1/18 Godkjenning av protokoll frå møte Seljord kontrollutval /18 Protokoll frå møtet vert godkjend. Protokoll frå møtet vert godkjend. 4

5 Saker til behandling 1/18 Forvaltningsrevisjonsrapport - Offentlege anskaffingar 1 Seljord kontrollutval /18 Kontrollutvalet tek forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlege anskaffingar til vitande. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek rapporten Offentlege anskaffingar til vitande og ber rådmannen følgje opp revisjonens anbefalingar om å: Sette i verk tiltak for å sikre at tilsette er kjende med og har tilgang på god og oppdatert informasjon om verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet. Sikre at det blir ført protokoll for alle anskaffingar med verdi på kr og oppover. Vurdere å inngå rammeavtalar der kommunen gjer jamlege innkjøp av ein vare eller teneste som overstiger kr i løpet av året. Sørge for at rammeavtaler som er eldre enn fire år blir fornya/konkurranseutsett i tråd med regelverket. Rådmannen bes komme attende til kontrollutvalet med ei skriftleg attendemelding innan utgangen av oktober 2018 om korleis rapportens anbefalingar blir følgt opp. Forvaltningsrevisor Dag Oftung la fram rapporten til utvalet. Rådmann Finn Arild Bystrøm kommentera i saka. Kontrollutvalet tek forvaltningsrevisjonsrapporten om offentlege anskaffingar til vitande. Innstilling til kommunestyret: Kommunestyret tek rapporten Offentlege anskaffingar til vitande og ber rådmannen følgje opp revisjonens anbefalingar om å: Sette i verk tiltak for å sikre at tilsette er kjende med og har tilgang på god og oppdatert informasjon om verktøy til hjelp i innkjøpsarbeidet. Sikre at det blir ført protokoll for alle anskaffingar med verdi på kr og oppover. Vurdere å inngå rammeavtalar der kommunen gjer jamlege innkjøp av ein vare eller teneste som overstiger kr i løpet av året. Sørge for at rammeavtaler som er eldre enn fire år blir fornya/konkurranseutsett i tråd med regelverket. Rådmannen bes komme attende til kontrollutvalet med ei skriftleg attendemelding innan utgangen av oktober 2018 om korleis rapportens anbefalingar blir følgt opp. 5

6 6

7 2/18 Tilsettingsvilkår rådmannen - sak frå administrasjonsutvalet 1 Seljord kontrollutval /18 Saka leggast fram utan forslag til vedtak da kontrollutvalet vil få ei orientering i møte. Personalsjef Ingeborg Nenseter Jensen og Ordførar Halfdan Haugan gav utvalet ei orientering om saka, og svara på spørsmål. Rådmann Finn-Arild Bystrøm svara på spørsmål frå utvalet. Forlag til vedtak: Kontrollutvalet si uttale til kommunestyret: Kontrollutvalet er nøgd med orienteringa frå ordførar og personalsjef om saka og ønskjer ikkje å gå vidare med saka. Kontrollutvalet vil likevel påpeike at det er grunn til å tru at ordførar gjekk utanfor sitt mandat ved å tilby fri bustad, dette var uheldig. Kommunen må for ettertida sørge for klare mandat og gode rutinar i tilsettingssaker. Kontrollutvalet si uttale til kommunestyret: Kontrollutvalet er nøgd med orienteringa frå ordførar og personalsjef om saka og ønskjer ikkje å gå vidare med saka. Kontrollutvalet vil likevel påpeike at det er grunn til å tru at ordførar gjekk utanfor sitt mandat ved å tilby fri bustad, dette var uheldig. Kommunen må for ettertida sørge for klare mandat og gode rutinar i tilsettingssaker. 7

8 3/18 Orientering frå administrasjonen - refusjon av sjukepengar 1 Seljord kontrollutval /18 Saka leggast fram utan tilråding då orientering vil bli gjeve i møte. Utvalet valde å lukke møtet under handsaminga av saka. Møtet blei lukka ut frå til kommunelova 31 nr. 5, og off. lova 23. Forslag til vedtak: Kontrollutvalet tek saka til vitande. Kontrollutvalet ber om å bli halde orientert når det er noko nytt i saka. Kontrollutvalet tek saka til vitande. Kontrollutvalet ber om å bli halde orientert når det er noko nytt i saka. 8

9 4/18 Orientering frå Kommunalsjef helse og omsorg 1 Seljord kontrollutval /18 Saka vert teken til vitande. Kommunalsjef Kari Gro Espeland ga utvalet ei orientering om sakene. Saka vert teken til vitande. 9

10 5/18 Kommunens oppfølging av tilsyn - Brannvern - attendemelding 1 Seljord kontrollutval /18 Saka takast til vitande. Kontrollutvalet fekk dokumentasjon på at avvika er lukka og tilsynet avslutta. Saka takast til vitande. 10

11 6/18 Årsrapport Skatteoppkrevjaren i Seljord kommune 1 Seljord kontrollutval /18 Saka takast til vitande. Sekretær kommentera i saka. Saka takast til vitande. 11

12 7/18 Orientering frå revisor Seljord kontrollutval /18 Saka takast til vitande. Oppdragsrevisor ga ei orientering om den laupande revisjonen i kommunen. Saka takast til vitande. 12

13 8/18 Forvaltningsrevisor vurdering av sjølvstende Seljord kontrollutval /18 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. Forvaltningsrevisors eigenvurdering av sjølvstende vart lagt ved saka. Sekretær kommentera i saka. Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til vitande. 13

14 9/18 Årsmelding 2017 for kontrollutvalet i Seljord kommune 1 Seljord kontrollutval /18 Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2017 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til kommunestyret: «Kommunestyret tek Årsmelding 2017 for Seljord kontrollutval til vitande, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i Utvalet bad om at det vart ført opp i årsmeldinga kven som deltok på kurs/konferansar i 2017 Kontrollutvalet godkjenner årsmeldinga for 2017 slik den ligg føre. Kontrollutvalets innstilling til kommunestyret: «Kommunestyret tek Årsmelding 2017 for Seljord kontrollutval til vitande, og meiner den gir ei tilfredsstillande oversikt over kontrollutvalets aktivitet i

15 10/18 Referatsaker Seljord kontrollutval /18 Referatsakene takast til vitande. 1. Referatsaker NKRF sin Kontrollutvalgskonferanse 7-8 februar betraktninger Temark sin vårkonferanse, 19. april, i Kristiansand 2. Saker behandla i kommunestyret PS 98/17 Møte og arbeidsplan for Seljord kontrollutval 2018 PS 99/17 Organisering av kjøkkendrift og produksjon av mat i eigen regi PS 7/18 - Tilsettingsvilkår rådmannen 3. Neste møte kl Årsrekneskap for Seljord kommune 2017 Orientering felles statlig tilsynskalender 2018 Referatsaker/Eventuelt Referatsakene takast til vitande. 15

16 11/18 Eventuelt Seljord kontrollutval /18 Inga saker vart handsama. 16