Vinje kommune Kontrollutvalet

Transkript

1 Vår ref. 14/ /KASB Medlemmar og varamedlemmar Dato Vinje kommune - kontrollutvalget Det vert med dette kalla inn til møte: Dato: Tid: Sted: Formannskapssalen, Åmot Dersom de ikkje kan møte må det snarast meldast ifrå til sekretær for kontrollutvalet, på e-post: beatemarie.dahleide@temark.no eller tlf Vara møter berre etter eiga innkalling. Vedlagt følgjer sakene 11/14-14/14 for Leiar Ole Kristian Nyhus Beate Marie Dahl Eide Sekretær for kontrollutvalet Temark Postboks BØ Telefon (dir.) E-post: Internett: Foretaksregisteret: Bankkonto: postmottak@temark.no

2 Sakliste for Vinje kommune - kontrollutvalget Sak nr. Arkivsaknr. Tittel 11/14 14/251 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM EIGEDOMSFORVALTNING I VINJE KOMMUNE 12/14 14/797 ORIENTERING FRÅ REVISJON I MØTE /14 14/800 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR /14 14/796 EVENTUELT I MØTE

3 Sak nr. 11/14 FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKT OM EIGEDOMSFORVALTNING I VINJE KOMMUNE Arkivsaksnr.: 14/251 Arkivkode: 217 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 6/14 Vinje kommune - kontrollutvalget 11/14 Vinje kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak rår kommunestyret til å gjere følgjande vedtak: Kommunestyret ber administrasjonen: utarbeida ein langsiktig strategi for eigedomsforvalting av kommunale bygg, og legge denne fram for kommunestyret til handsaming. utarbeida ein operativ handlingsplan for eigedomsforvaltinga, som rullerast jamleg. skriftleggjere korleis kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling mellom brukarane og TDV skal vere. Saksopplysningar Vinje kontrollutvalg godkjente prosjektskisse for forvaltningsrevisjonsrapport på eigedomsforvaltning i Vinje kommune i møte i mai 2014,og den endelege rapporten vert no lagt fram til handsaming. Forvaltningsrevisor Hildegunn Rafdal vil gjennomgå rapporten i møtet. 1) Status Vinje kommune og eigedomar Vinje kommune eig 34 tenestebygg med eit samla areal på nesten kvadratmeter. Tenestebygga omfattar mellom anna fire skular, seks barnehagar (inkludert Heimdal), ein sjukeheim/helsesenter, to omsorgssenter og to helsehus, tre brannstasjonar og eit kommunehus. Vidare blir 12 av bygga bruka som samfunnshus, grendehus og ulike kulturhus. Kommunen eig òg 96 utleigebustader. Av desse er 74 omsorgsbustader og 22 utleigebustader. Opplysningane er henta frå utkast til Bustadpolitisk handlingsplan. Samla areal på bustadene utanom dei som er knytt til to legat, er nesten kvadratmeter. Totalt eig Vinje kommune kvadratmeter. Når det gjeld leige av bygg har revisjonen fått opplyst at: Sak 11/14 Side 3 av 8

4 Sak 11/14 - kommunen leiger ut ein del av Vinje helsesenter til fylkestannlegen, og ein del av kommunehuset til Skatt sør. - Kommunen leiger ut Gullsmedhuset, Tingvoll Rauland og Åmot brannstasjon til privat verksemd. - Kommunen leiger inn delar av Bankbygget i Åmot, og leiger ut igjen til NAV og Politiet. - Kommunen leiger inn delar av Coopbygget i Åmot, og brukar det til bibliotek, multimediarom og møtestad for eldre på dagtid. 2) Sentrale funn i rapporten: - Vinje kommune manglar politisk bestemte mål og strategiar for eigedomsforvaltinga. - Vinje har ikkje skrive ned rutinar for kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling om tenestebygga. Etter revisjonen si vurdering får det politiske nivået i Vinje kommune svært lite informasjon om status for dei kommunale bygga og om forvaltinga, drift og vedlikehald av desse bygga. Det betyr at politikarane har lite grunnlag for å fatte kunnskapsbaserte vedtak om eigedomsforvaltinga. Vinje kommuna har heller ikkje tilstrekkeleg dokumentasjon til å vurdere om standarden på vedlikehaldet er verdibevarande og om kostnadane er lågast mogleg.dette heng saman med at kommunen ikkje har god nok oversikt over kvart enkelt bygg. Etter revisjonen si vurdering gjev samanlikningane i rapporten ein indikasjon på at noverande nivå på tildelte midlar til eigedomsforvalting ikkje er tilstrekkeleg til eit verdibevarande vedlikehald. 3) Tilrådingar frå revisjonen; Telemark kommunerevisjon IKS meiner kommunen bør: utarbeida ein langsiktig strategi for eigedomsforvalting av kommunale bygg, utarbeida ein operativ handlingsplan for eigedomsforvaltinga, som rullerast jamleg, skriftleggjere korleis kommunikasjon, samarbeid og ansvarsfordeling mellom brukarane og TDV skal vere. Vurdering frå sekretariatet Rapporten gjer grundig greie for forvaltninga av dei kommunale bygga i Vinje kommune. Det å ha gode, tydeleg rutinar, og nedfelte (vedtekne) og oppdaterte mål og strategiar som alle delar av organisasjonen implementarar er avgjerande for å ha ei effektiv drift, og for at politiske organ skal få den informasjonen og styringsverktøya ein treng for å foreta politiske prioriteringar. Vedlegg: 1) Forvaltningsrevisjonsrapport nr Eigedomsforvaltning Side 4 av 8

5 Sak nr. 12/14 ORIENTERING FRÅ REVISJON I MØTE Arkivsaksnr.: 14/797 Arkivkode: 210 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 12/14 Vinje kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar Ny oppdragsrevisor i Vinje kommune, Birgitte Lindner Bøen, vil presentere seg sjølv i møtet, og gjennomgå revisjonsplanlegginga og revisjonsarbeidet i Vinje kommune. Vedlegg: 1) Overordna revisjonsstrategi for Vinje kommune 2014 Sak 12/14 Side 5 av 8

6 Sak nr. 13/14 MØTE- OG ARBEIDSPLAN FOR 2015 Arkivsaksnr.: 14/800 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 13/14 Vinje kommune - kontrollutvalget Forslag til vedtak Møte- og arbeidsplan for 2015 for Vinje kommune vert vedteken. Saksopplysningar må fastsetje møte- og arbeidsplan for det komande året. Utvalet bør undervegs i arbeidsåret/valperioden evaluere arbeidet i kontrollutvalet og dei utfordringar kommunen står overfor. Dette for at arbeidet i kontrollutvalet skal bli best mogeleg. Vinje kontrollutval, møte-/arbeidsplan for 2015 Torsdag 26. februar 2015, kl Årsmelding 2014 for kontrollutvalet Orientering frå revisor Omvisning og orientering om byggeprosjekt PU-bustadar, inkl økonomi o.l. Torsdag 21. mai 2015, kl Kommunerekneskapen Revisjonen sin årsrapport Torsdag 01. oktober 2015, kl Orientering frå kommunalsjef/evt. einingsbesøk Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Orientering frå revisor Torsdag 03. desember 2015, kl Orientering frå revisor Orientering frå kommunalsjef/evt. einingsbesøk Møte og arbeidsplan 2016 Sak 13/14 Side 6 av 8

7 Sak 13/14 Orientering om Kommunebudsjettet 2016 Planen er vegleiande. står fritt til å ta opp kva som helst sak og halde dei møta utvalet har behov for å ha. Forvaltningsrapportar og selskapskontrollar vert lagde fram/handsama fortløpande. Side 7 av 8

8 Sak nr. 14/14 EVENTUELT I MØTE Arkivsaksnr.: 14/796 Arkivkode: 033 Saksbehandler: Beate Marie Dahl Eide Behandling i: 14/14 Vinje kommune - kontrollutvalget Sak 14/14 Side 8 av 8