HMS-TILTAKPLAN MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT

Transkript

1 HMS-TILTAKPLAN MOLEKYLÆRBIOLOGISK INSTITUTT REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status HMS-Ansvar: ROS /årlig Vernerun de Delegerte HMS-oppgave Skriftlig dokumentasjon og synliggjøring av hvem som er delegert ansvar HMS-oppgaver ved MBI. Samlet på vår HMS-nettside Ansatte vet hvor en skal henvende seg. Instituttet tilfredsstiller kravet internkontrollforskriften har om en skriftlig dokumentasjon om hvem som er delegert HMSoppgaver ved enheten. AGr Sist oppd.: Høst 2009 Høst 2012 Vår 2014 Ny gjennom Møte linjeleder VO, Febr2014 Møte linjeleder VO, Febr2014 ROS /årlig Vernerun de Oppdatere rutiner/oppgaver for laboratorieansvarlige/programlabansvarlige Utarbeide en plan for overføring av erfaring og rutiner fra dem* som slutter i stillinger *) tillagt ulike driftsoppgaver i dag Romansvarlige Oppdatere liste over romansvarlige. Synliggjør romansvarlig på alle rom. Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle og på vår HMS-nettside. Rutiner/oppgaver som er tilpasset ny organisering av forskningsaktivitetet etter dannelse av forskningsprogram Sikre at viktige driftsrutiner opprettholdes tilfredstillende når ansatte slutter Alle rom har en ansvarlig. Bedre ansvarsdeling og informasjon om dette til ansatte og studenter. Programlabansvarlige/ Programledere Vår 2014 AGr/WT (?) Høst 2014 WT Sist oppd.: Høst 2009 Høst 2012 Vår 2014 Ny gjennom 1

2 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status ROS /årlig Vernerun de Instrumentansvarlige Oppdatere liste over instrumentansvarlige WT Sist oppd.: 2 Samlet oversikt i perm hos overingeniør Wenche Telle og på vår HMS-nettside Beredskapsplan: Alle instrumenter som krever det skal ha en ansvarlig. Sikre drift og vedlikehold av instrumentene. Sikre opplæring og informasjon om bruk av instrumentene. Lage et system som sikrer fortløpende oppdatering Høst 2009 Høst 2012 Vår 2014 Ny gjennom REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status UiB og Molekylærbiologisk institutt må Ha tiltakskort for håndtering AGr/SGB/RAa Vår 2014 Fakultete tsberedska psplan følge opp nylig vedtatt beredskapsplan ved fakultetet (vedtatt des. 2013) Gjøre denne tilgjengelig og kjent! av hendelser som er spesielle for instituttet. Ansatte er kjent med beredskasplanen Møtested ved evakuering av Slik at alle som er ved MBI AGr/SGB/Raa Vår 2014 Møte linjeleder VO, Febr2014 Møte linjeleder VO, Febr2014 bygg gjøres kjent for alle Alternative varslingsmåter (f.eks bruk av SMS-melding Melde dette inn som tiltak sentralt ved UiB) Beredskapsøvelser (små og større hendelser) Informasjon om evakuering ved brann ol til gjester/pc-vakt m.fl. på seminarrommet Bruk av fellesområde til lagring av fellesdata og filer møtes på samme sted Nå mange raskt. Agr/SGB/Raa 2014 erfaring med hvem som gjør MBI/BIO/Fakult 2014 hva i en beredskapssituasjon etet Vite at gjester/pc-vakt m.fl SGB/Agr 2014 som bruker MBIs seminarrom har nødvendig informasjon ved brann ol. Sikre at felles data/materiale AGR 2014 ikke blir uttilgjegenlig ved avgang/bortfall

3 Arbeidsmiljø fysisk: REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Brannvern Gode rutiner for beredskapsplan ved brann. ROS/ Møte ved brannver nansvarli g ved UiB Reierstad Sikre at alle ansatte føler seg trygge på at en slik beredskapsplan finnes og at den følges opp. SJB OK. Driftsavd. På HIB har redegjort for deres beredskapsplaner. Jarle (brannansvarlig MBI) har utarbeidet plan for MBI og reviderer denne ved behov. Oppfølging: Beredskapsplan for brann inn i velkomstbrosjyren, kopi til ansatte og som oppslag. OK Inkludere mer om lokal beredskapsplan i HMS-kurset for nytilsatte og nye masterstudenter OK Sørge for at alle ansatte deltar på brannvernkurs hvert 5. år. løpende Nødutstyr Nøddusjene og annet nødutstyr på laboratoriene skal sjekkes en gang pr. år. Sikre at nødutstyret fungerer ved akutt behov. SB/SBJ (årlig) OK Når utstyret sjekkes må en unngå oversvømmelser. Sørg for at utstyret merkes med dato og signatur for sist sjekket. e Inventar - utskifting Ergonomisk tilpasset inventar for alle. I dag er det meste gammelt og lite muligheter for ergonomisk tilpasning for den enkelte Agr/SB/VO utskifting ved slitasje og særskilte behov en 2012 og 2013 avdekket at det er stort behov å fornye inventar. Linjelede r møte med VO feb 2014 Saken må løftes som sak i budsjettskrivet for 2015 Juli 2014 i budsjettskriv for

4 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Vernerun de 2009,, 2011, 2012 Renoveringsbehov i 5. etg Melde dette inn som behov i fremtidige budsjettutkast. Alle etasjene i Datablokken, borsett fra 5. etg er nå bygget om eller renovert de siste årene. Ny laboratorieinnredning og oppdatering til dagens standard Meldt inn i budsjettforslag for 2011, 2012, 2013 og 2014 Få prosjektering av arbeidet inn på UiB sine budsjett Opprettholde behovet og be EiA hente inn pris for arbeidet. Ny utvikling i saken i Kalkyle innhentet, skisseprosjekt igangsatt. Håp om å få i gangsatt renovering av de mest nedslitte arealene i Instituttrå dsmøte feb 2014 Vernerun de UiBs HMShandlings plan : Helse og bygg Ergonomisk veiledning for dem med lange arbeidsøkter på cellelaboratoriet e Mange mindre tiltak (i eget referat fra vernerunden) Universell utforming av bygningsmassen (UU) Forebygge belastningsskader Avdekke forhold ved kontorarbeidsplasser og på laboratorier som krever tiltak SB Vår 2014 SB/AGr/LKK/ RAa Årlig (løpende) Renovering av lab 3, 4 og 6 (fase I) Jobbe for å få finansiering til resterende (fase II) renovering i 2017 Slike vernerunder har vært gjennomført årlig siden 2002 (kanskje også lengre enn dette) SB Mindre tiltak tar HMS-koordinator tak i fortløpende. Større tiltak er satt inn som egne punkt i tiltaksplanen. AGr Pågår: nødvendige fysiske tiltak og prioritering av disse i arbeidet med å oppnå universell utforming (UU) blir tatt hensyn til i arbeidet med renovering av laboratoriene. Bør ha en kritisk vurdering av hva vi kan legge til rette for. 4

5 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status e Informasjon om at lab. plasser og kontorplasser skal ryddes etter bruk. Unngå at det står mye rot igjen. Dette tar plass og bidrar til mye rot Lab.ansvarlige og AGr Arbeidsmiljø psykososialt: Handling splan for UiB og for MBI HMS-møte (*årlig, men har vært gjennomført ved MBI med ca 1,5 års mellomrom) Følge opp kartlegging fra Oppdatert rapport. Bruke medarbeiderkartleggingen i planlegging av årets HMS-møte Med spesielt fokus på psykososiale forhold ved MBI (ta opp problemstillinger som er synliggjort gjennom trivselsundersøkelser og eller andre kartlegginger av arbeidsmiljøet i forkant av HMS-møtet) RAa/AGr/SB Årlig* 2014 HMS-møte 2005 ROS. OK 2006 Instituttseminar med Tone Bergan: MBI i. Hvordan er vi og hva har vi gjort! OK 2007: Jubileumsseminar (erstattet vanlig HMS møte) OK 2009 mars: OK HMS-møte med følgende foredrag: Mennesket i et utviklingsperspektiv relatert til arbeidsmiljø v/ Nils Sortland, Det psykologiske fakultet mars: OK Kommunikasjon -Bli bevist betydningen av god kommunikasjon for samarbeid ved vår arbeidsplass Høst 2012, nov OK innhentet ekstern konsulent for å sette fokus på psykososiale effekter av programdannelsesprosessen 2013 des. OK Kartlegging av arbeidsmiljøet og kort presentasjon av resultat og diskusjon om mulige tiltak i HMS-møte i desember 5

6 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status "Styrking av bachelorstudentenes tilhørighetfra bachelor til master i molekylærbiologi". GB (Gunhild Brubakken) Et lokalt prosjekt ved MBI. Underledelse av instituttets studiekonsulent gjennomfører en prosjektmedarbeider en kartlegging av våre bachelorstudenters trivsel på studiet og følelse av tilhørighet til MBI. Økt følelse av tilhørighet og økt grad av trivsel gjennom studiene, forventer vi kan bidra til at flere velger våre studier (vår studenter eblir gode ambassadører for vårt studie) og at flere går videre til master ved MBI etter endt bachelor På gang. Prosjektmedarbeider tilsatt i januar, februar og mars 2014) Basert på kartleggeingen vil det blir fremmet forslag til tiltak som på sikt kan øke trivsel og studentenes følelse av tilhørighet til MBI. Handling splan for HMS Handling splan for UiB og for MBI Medarbeidersamtaler for alle ansatte ved MBI Kartlegging av arbeidsmiljøet (enkel versjon av skjema: «Kartlegge trivsel på arbeidsplass» har vært sendt ut i forkant av vernerunden. Mer systematisk oppfølging av forhold ved den enkelte ansattes arbeidsmiljø/forhold Få innblikk/kjennskap til i eventuelle problemer som instituttet må se nærmere på RAa/AGr SB/LKK/AGr Årlig 2014 Ikke bra nok slik det er i dag. Medarbeidersamtale for alle grupper!!!! Skjemaet som har vært brukt har variert litt fra år til år, men enkelte viktige punkt har gått igjen. I 2013 egen kartleggingsundersøkelse uavhengig av vernerunden 2013 Gjennomført en mer omfattende kartlegging kun av det psykososiale arbeidsmiljøet og uavhengig av vernerunden. 6

7 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Uformelle lunsjer/allmøter for Raa/AGr 2012 alle HMSmøte 2011 Et egnet sted for å gi felles informasjon og et møtested på tvers av grupper/laber Er gjennomført en gang av Rein i oktober 2012 HMSmøte 2011 Hvem er Hvem Hvem kan Hva (Who is who) Få denne typen informasjon frem på oppslag og på web. Lab.ansvarlige / AGr OK Formalisert som Monday Lunsh Gathering avholdes ukentlig i forkant av mandagsseminar! På gang. Noen av laboratoriene har gjennomført dette Nå når grupper er samlet i program og samlokalisert - gjør et nytt forsøk som dekker alle. Ytremiljø og miljøledelse Miljøledelse på dagsorden HMS-utvalget Start feb Instituttle der Alternative møtevaner ved møter med kollegaer utenbys/utenlands Bruk av: Skype Videokonferanser Mindre flyreiser Informasjon fra leder via infoblad, webside og felles møter Gjennomførte en kartlegging i 2008 blant ansatte om hvordan de syntes instituttets aktivitet var med hensyn til miljø. Se under! 7

8 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Linjelede rmøte med VO Kjemikalierommet (felles for hele MBI) Bedre rutiner knyttet til avhending av kjemikalier 2013/2014 feb 2014 Utskifting av lysarmatur til mindre strømkrevende type Økt bruk av bevegelsessensor for lysstyring Økt fokus på å slå av lys når en forlater rom/laboratorier Mindre mengder kjemikalier lagret på instituttet og med det mindre gamle kjemikalier Strømsparing Strømsparing Strømsparing ABM`/LKK/ AKF (Anne Beth Madsen/Lill K. Knudsen/Ann Kristin Frøyset) EiA/Marineholm en drift EiA/Marineholm en Alle (tema på internmøter Raa) 2013/ Vil fortsatt være aktuelt pga mest sannsynlig ikke bevegelsessensorer på laboratorier. Risikofylte arbeidsoppgaver: HMSmøte 2011 Kjemikal ieregistre ring / Brev fra U-dir. datert Sjekkliste for opplæring av nye ansatte og mastestudneter Kjemikalieregister Bruk av UiB sitt kjemikalieregister Gi kunnskap om felles rutiner og gjeldende praksis ved MBI. Sikre felles forståelse av viktigheten av at ansatte og studenter følger rutiner. Elektronisk oversikt over kjemikalier og tilknyttede datablad Labansvarlige 2012 ECO-line ansvarlig Alle lab.ansvarlige Ny kjemikalieansvarlig/ecoonline 2013 En skisse utarbeidet som legges frem for HMS-utvalget nov 2012 OK I bruk Instituttet er godt i gang, men ikke ferdig. Nytt FOKUS ECO-line er i bruk idag til å risikovurdere bruken av farlige kjemikalier Ved etablering av nytt kjemikalierom er Anne Elisabeth Madsen instituttets nye kjemikalieansvarlig, med romansvar for kjemikalierommet og ansvarlig for ecoonline. 8

9 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Kjemikalierom (felles for hele Des 2013 MBI) I arbeid med ECOonline Behov for å utarbeide rutiner for bruk og drift av kjemikalierommet og informasjon om dette ut til brukerne. Bedre oppbevaring og håndtering av kjemikalier enn vi har i dag. Helt ferdigstilt vinteren Anne Beth/Ann Kristin (følger opp dette) 2014 Arbeidet er i gang til tross for manglende finansiering. Søknad om HMS-midler ble ikke støttet, men instituttets ser tiltaket som så nødvending at finansiering er forskuddtert fra MBI. AG/SB/HMSutvalget Kjemikaliegruppen - opprette av en komité ved MBI som skal vurdere resultatene av risikovurderingen av kjemikaliene i ECOonline Avfallshåndtering Rutiner over hvordan avfall håndteres ved MBI tilpasset nytt avfallssystem ved Marineholmen Sikre gode og like tiltak ved laboratoriene der det er nødvendig med tiltak for å redusere sannsynligheten for risiko. Vurdere substitusjon av kjemikalier (i et helse- og miljøperspektiv) Riktigere håndtering av avfall. Bedre tilgang til avfallsrom og transport av avfall Vår SB 2012 Feb Komite oppnevnt og ledelsesforankret, men progresjon i arbeidet mangler!!! Komiteen har startet rabeidet Avventer ferdigstillelse av konteinerboder ved HiB, som vil lette tilgang. Rutiner for MBI vil bli ferdigstilt etter dette er på plass. Etterlyst i budsjettforslag for 2014 og i innspill til arealplanen for UIB 2014 Fortsatt fokus, vil ta dette opp med EiA 9

10 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status SAMBA Innføre et prosjektregister 05 med info. 1) om aktuelle risikofaktorer (genteknologisk, radiologisk, August 2006 kjemisk og biologisk) 2)GMO-akrivitet 3)Skriftlig arbeidsinstrukser der dette kreves. Hvem som er 2007 medarbeidere på prosjektene. ROS Risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) ved MBI 1) en sjekkliste for prosjektleder ved oppstart av prosjekt 2) dokumentasjon på at nødvendige godkjenninger foreligger 3) gi økt fokus på risikovurdering av arbeidsoppgaver knyttet til forskningsaktiviteten 4) gi nødvendig informasjon til andre medarbeidere 5) bidra til systematisk internkontroll av instituttets forskningsaktivitet og dokumentasjon på denne 6)oversikt over GMO aktivitet og godkjenning av denne Avdekke eventuelle risikofylte arbeidsoppgaver. Få fokus på sikkerhetsaspekt ved egen arbeidsoppgaver. Bidra til systematisk internkontroll av instituttet. Rein SB/Agr Følges opp av HMS-utvalget / kontinuerlig prosess gjennom instituttets HMSårshjul *e *Medarbeide rsamtaler *HMSutvalget *Avviksrap Basert på forslag til Rein Aasland fra 2003 Det er avklart at skjemaet må knyttes til en database. Progresjonen er dårlig. BIO ble involvert i prosjektet høsten Men ennå ikke avklart hvordan vi skal få laget en database av skjemaet. BTH har lovet å komme tilbake med informasjon om hvordan en database for et slikt register kan etableres ved UiB. Møte med It-avd og HMS-seksjon men ingen fremdrift etter dette. ER DETTE GJENNOMFØRBART???Ny instituttleder ønsker å få realisert dette! MÅ EVALUERES. Prioriterte tiltak settes inn i instituttets handlingsplan. implementering av nødvendige og ønskede tiltak Iverksatte tiltak blir registrert i årlig handlingsplan Se punkt om kjemikaliegruppen over Nytt fokus både sentralt og vi har selv en ny runde knyttet til arbeid med kjemikalier som må ferdigstilles våren

11 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status Avvik- og nestenulykkerapportering Økt fokus på å følge etablerte rutiner og på å Økt bruk rapportering av avvik og unngå nestenulykker. Få nestenulykker. oversikt over hvor det er behov for ytterligere tiltak e/ ROS Avviksskjema Flytte avtrekkshetter Avtrekkshetter som i sin tid ble montert over HPLCmaskiner, står i dag ubrukte pga utstyret er flyttet. Avtrekkshettene må flyttes etter. SB OK. Skjema og rutiner er synliggjort på alle laboratorier. Nytt system (elektronisk) kommer våren Forventer da økt rapportering. Ledelse på alle nivå i org. Vil fokusere på dette. SB/WT/Agr 2014 Få kartlagt hvor det er behov for dette. Interninformasjon: Velkomstbrosjyren Legge viktige deler av velkomstbrosjyren ut på instituttets HMS-side. Sikre nødvendig oppdatering. Bedre informasjonen ut til de ansatte om etablerte og nye arbeidsrutiner instituttet forventer at de skal forholde seg til. Agr/SB Okt 2009 oppdatering OK Velkomstbrosjyren er lagt ut på eksternweben, oppdateres løpende (nå bare på engelsk). Påsikt Bør også utarbeides på norsk MBI nytt Uke-info samling av informasjon/e-post mottatt til felles utsendelse legges ut på felles webside ca en gang i uken. Intern informasjon, sendt ut månedlig Reduserer med dette mengden e-poster som sendes rundt i systemet for felles informasjon KNDA KNDA løpende løpende OK. MBI nytt- og nyttig etablert Endret navn til MBI Nytt i 2012 OK et supplement til MBI-nytt og nyttig, etablert

12 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status HMS-kurs for ansatte og SB Endret til 1 studenter gang årlig Brannvernkurs for alle ansatte Økt trygghet blant nyansatte og medarbeidere. Alle ansatte sikres samme informasjon om viktige sikkerhetstiltak etc. Bedre brannvernsikring. Fakultetet krever at alle ansatte deltar på brannvernkurs en gang hvert femte år. AGr/MARSKA løpende OK HMS-kurs ble utarbeidet av HMSkoordinator høsten 2005 og gjennomført for første gang jan Positiv evaluering. Nytt fra er at kursene nå gjennomføres både på norsk og engelsk. Pågår årlig. Vi registrer hvem som deltar på våre lokale HMS-kurs inkl brannkurs og hvem som deltar på fakultetets brannkurs. Vil følge opp med å purre dem som ikke har deltatt. Det er et krav at alle ansatte tar brannvernskurs hvert 5. år. Førstehjelpkurs Informasjon på engelsk Økt fokus på å utarbeide viktig info. materiell på engelsk Ny eksternweb og nye ansattsider Større sjanse for å kunne hjelpe kollegaer etc. når uhellet først er ute. UiB arrangerer førstehjelpskurs for ansatte. Unngå missforståelser og i verste fall ulykker grunnet manglende norskkunnskaper blant utenlandske tilsatte, AGr/MARSKA løpende Vi registrer hvem som deltar på våre lokale HMS-kurs inkl førstehjelpskurs og hvem som deltar på UiB sine førstehjelpskurs. Vil oppfordre alle ansatte til å delta ved jevne mellomrom (hvert 5. år). SB/AGr 2007 Jobbe med dette ovenfor sentrale avdelinger, men også lokalt Har foreløpig velkomstbrosjyren og brann instrukser og nå også arbeid med spesielt farlige stoffer og rutiner for arbeid på GB/KD/AG/RA a løpende Første del av 2014 cellelaboratoriet på engelsk. OK Ha fokus på hva interninformasjon vi vil ha ut og hvor det bør ligge 12

13 REF. Anbefalt tiltak Forventet forbedring Ansvarlig Frist Oppfølging/status ROS Punskt 2 Holdningskampanje for økt fokus: Mindre søl, mindre rot, riktig bruk av utstyr, SB/WT/AGr/JR L løpende En lab.ansvarlig per lab ble formalisert høst Rutinebeskrivelse av rollen er a) og b), på arbeidsrutiner utarbeidet. OK 3, 10, 15 tilbakemeldinger/avviksrapportering Vi har skjerpet inn på opplæringsrutiner. Vernerun ansvar de 2007 Gjennom: Ved forskningsprogramdannelsen vil det / synliggjøring av rutiner bli færre labansvarlige og dette kan bidra til opplæring ved den/de fast mer ens opplæring og oppfølging av teknisk ansatte som er instituttets rutiner. delegert daglig labansvar Medarbeidersamtaler Tilbakemelding ved avvik 13

14 Gjennomførte HMS-tiltak ved MBI f.o.m REF Tiltak Forbedring Ansvarlig Gjennomført Status Vernerun de 2009,, 2011 Lekkasjer i tak Informere HIB-drift om lekkasje fra tak på rom 541 A5 og i tak på laboratoriet over gangen for rom 541 A5 HIB drift får fjernet lekkasjen. Bedrer innklima og hindrer fuktskader. AGr 2009 HIB drift har gjennomført tetting av tak. Forventer at arbeidet er ferdig innen utgangen av. ikke vellykket, lekkasjen vedvarer. Få fjerne skjemmende bøtter og malingsslitasjer i taket når lekkasjen er tettet Jan 2014 Må be om en ny installasjon i taket som samler opp vann fra lekkasjepunktet. Målet må nå være å få vekk bøtte fra gulvet.ikke gjennomført pga se under. Etter at hele takdekket ble byttet, har det ikke dryppet og vi håpet problemet var løst,, men maler avdekket igjen fuktproblemer. Maler kan ikke utbedre skade pga fukt og det drypper nå på ny. DERFOR igjen aktuelt å be om en ny installasjon i taket som samler opp vann fra lekkasjepunktet. Målet må nå være å få vekk bøtte fra gulvet. GJENNOMFØRT!!! Avviksskjema Utvide rom for autoklavering I dag for trangt. Lett for å utsettes for ulykker (brannskader eller søl etc) pga rommet er for trangt. AGr Vår 2011 OK høst finansiert av HMS-midler 14

15 HMSmøte 2011 Formidling av forskning og kompetanse på tvers av gruppene kan bli bedre Alle burde vite noe om hva de andre gruppene ved laben og ved instituttet jobber med Internseminar med innlegg fra ansatte i gruppe A og B ved MBI. Annonseres kun internt, men åpent for alle. Kultur for at alle ved MBI deltar. Rein Mai 2011 mandager OK Rein med godkjenning fra Johan og mange positive tilbakemeldinger fra ansatte ved MBI, har satt i gang en slik internseminarserie. Handlings plan for UiB og for MBI en 2007 Insituttråd smøtet, mai 2007 e 2009 og Få definert et klart mål for HMS-arbeid ved MBI Sopp-problemet Få kontroll over sopp-problemet inne på kjølelageret og på kontor 522 A1. Ta kontakt med Finn Langvad på mikrobiologisk. Han er ekspert på muggsopp. Tiltak settes opp etter tilbakemelding fra fagpersoner Nytt kjøkken på lunsjrommet Hyggeligere på lunsjrommet. Fjerne gammelt hybelkjøkken med kokeplater som kan være en risiko når folk glemmer å slå dem av. HMS-utvalget 2009 Bli kvitt problemet SB/AGr Starter mai/juni 2007 Synliggjort på web. OK høst 2009 OK Handlingsplan for godkjent av instituttrådet nov Befaring i juni med Finn Langvad, Rapport sendt BTH og fakultetet. Alvorlig muggsopp infeksjon på kjølerom. Muggsoppen på kontor av en spesielt giftig type. Tilbakemelding fra BTH: MBI bør bruke fagekspertise i renovering av rommene. Kontor steng: renovering startet i sept Kjølerom: Ryddet, vasket og innhold sanert. Venter på avklaring fra EIA for mulig finansiering av en avfukter. Kontor: lekasje funnet og tettet, rommet er ferdig renovert. Ansvarlig HIB-drift Kjølerom: Prosessen pågår fremdeles. EIA har lovet å ta ansvar og håper på å få gjort nødvendig renovering høsten OK Avfukter er nå innstalert. Fuktighet under kontroll. Vil følge opp over noe tid før vi avskriver sopp-problemet helt. GAa/MES OK Fikk tildelt HMS-midler til dette i. 15

16 Møte med Heliks Støy på lesesal Flytte 2-3 pc-plasser fra lesesal og ut i nytt rom i vrimlearealet Redusere støy fra studenter som sitter sammen og samarbeider ved en PC på lesesalen. OH/GRAA 2009 Korrigert frist jan 2011 Jobber med saken. Ok 2011 e Brannverntepper må henges synlig på laboratoriene Bedre beredskap ved brann SJB Des OK 2011 Teppene er kjøpt inn, og hengt opp. ROS SAMBA, e e 04/05 Opprette en HMS-koordinator Opprette HMS-utvalg Instituttseminar med ROS i fokus Bistå instituttledelsen i å drive et systematisk HMS-arbeid ved instituttet. Leder for kommende HMS-utvalget. Bistå instituttledelsen i drive et systematisk HMS-arbeid ved instituttet presentere ROS som metode og gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse ved MBI på et dagsseminar for instituttet, der alle medarbeidere inkluderes i bruk av metoden. AGr/JRL Jan 05 OK Sigrid Bruvik er oppnevnt til HMSkoordinator ved MBI SB/AGr/JRL Mars 05 OK SB, AMS, GAa Feb-05 OK. Instituttseminaret ble gjennomført med presentasjon av ROS (v/sb) etterfulgt av gruppearbeid. Innspillene vil bli fulgt opp videre av HMS-utvalget. Ann Margoth Wyatt holdt i tillegg et innlegg om avfallshåndtering som var informativt og resulterte i mange spørsmål. AGr/GB Høst 2004 OK. MBI nytt- og nyttig etablert nov 04. Fått positive tilbakemelinger Månedlig informasjonsskriv Bedre informasjonsflyten. Hva skjer ved MBI! Nedvasking av instituttet Fjerne gammelt støv AGr/WT Feb 05 OK HMS-kurs for ansatte og studenter Grethe får ansvar for å følge opp alle lab-kursenes HMSrutiner. Økt fokus og økt trygghet blant nyansatte og medarbeidere. Alle ansatte sikres samme informasjon om viktige sikkerhetstiltak etc. Sikre at studenter ikke for sprikende informasjon om etablerte HMS-rutiner SB 2005 OK HMS-kurs ble utarbeidet av HMSkoordinator høsten 2005 og gjennomført for første gang jan Positiv evaluering. JRL/RM/GAa Høst-05 OK gjennom nytt HMS-kurs 16

17 en 04 ROS Punkt 11 Instituttseminar 2006 en 06/07 Instituttrå dsmøte mai 2007 ROS punkt 9) Avviksrap portering e 2007 Tilbakeme lding fra ansatt (Aasland) Nødnummer og romnummer ved alle lab.-telefoner Workshop for teknisk personale m/ass. fra BHT Astrid Johannesen: fokus: Ergonomi Ensformig lab.arbeid/pipetering Felles opphold/lunsjrom Reservere biblioteket til kun sosiale forhold. Gjøre rommet hyggelig og mer anvendelig som pauserom Kaffemaskin etc Melding til alle ansatte og merking av alle avtrekk om at kapasiteten i instituttets avtrekk reduseres til 75% av normal kapasitet fra kl og i helgene. Arbeidsinstrukser for bruk av UV-lys, gjøres synlig ved aktuell arbeidsbenk Installere avtrekk over utstyr som benytter Acetonitril En felles utsendelse av e-post med adresse: til alle ansatte. Opprette en web-side der felles e-post legges, påminnelse om denne en gang i uken. Sikre at hjelp lett skal kunne tilkalles ved ulykker. Mindre belastningsskader og større fokus på riktig arbeidsstilling og riktig bruk av pauser i krevende arbeid. Økt sosialt samvær på en felles arena øremerket dette. Hindre at ansatte jobber med arbeidsoppgaver etter normal arbeidstid, som krever full kapasitet i avtrekk. Unngå forbrenning av hud og skader på øyne Unngå innånding av Acetonitril redusere antall mail, pluss samle informasjon slik at en lett finner den igjen. SB Vår-05 OK. Nødnummer er hengt opp ved hver lab.-telefon. ES/SB Mars 07 Workshop under planlegging m/bht skal gjennomføres i mars 2007 OK Tilbakemeldingen var varierende. Mange mente det var lite relevante råd å få knyttet til laboratoriearbeid. Agr/MES Høst Rommet kan ikke lengre reserveres til møter 2006/mars etc. OK 2007 Rommet er pusset opp og ommøblert (gjenbruk) OK Kaffemaskin vil være på plass til påske.ok Rommet bør annonseres som pauserom også for studenter på mater og bachelor.ok Utsmykking OK SB/AGr Så raskt som mulig. SB Mars 07 OK Avis (avventes) Gjennomført i september OK SB Vår og høst OK fikk HMS-midler tildelt fra fakultetet 2007 (totalt 5 avtrekk installert) AGr Høst 2007 OK, et supplement til MBI-nytt og nyttig 17

18 en 06/07 Samlokalisering av alle forskningsgruppene ved MBI i 5. etg. God ventilasjon ved HIB utenom normal arbeidstid. I dag blir ventilasjonen slått av på kontor og halvert på laboratoriene etter arbeidstid (17-07) og om helgene. Ikke holdbart. Bedret ventilering i enkelte rom også på dagtid. Sosialiserende og stimulerer til økt samarbeid Bør forvente at vi ved et universitet der forsøk kjøres til alle døgnets tider og der fleksibilitet i arbeidstid er en nødvendighet for det vitenskapelige personell, kan ha levelige forhold når det gjelder inneklima også utenom normal arbeidstid. JRL, WT, AGr Agr Vår og høst 2007 Så raskt som mulig Igangsatt i 2006 Iverksatt feb OK Nye driftstider for laboratorier: hverdager og lørdager. Ellers redusert til 50%. OK HMSutvalg ROS Punkt 2 og 10 e 2009 Forbedre og synliggjøre felles arbeidsinstrukser for bruk av Acryklamid/Bisacrylamid, EtBr og Mercaptoetanol Oppussig av korridoren utenfor C-terminalen Sikrere arbeid med farlige stoffer FÅ fjernet kjøkkenkork. Rydde rom til f.eks -80 C frys HMS-utvalget SB Distribueres pr mail, oppslag på laboratoriene. OK (Mercaptoetanol mars 2008) Utkast fra HMS-utvalg ble godkjent av instituttleder i 2006 Oppslag feb Mercaptoet-anol mars 2008 OK Trenger finansiering søke HMS-midler i e 2009 Samle løse ledninger ved hjelp av strips Samordnes med instrumentutvalget Mindre støvfeller på gulvene. Mindre fare for at noen snubler i løse ledninger. Tar seg bedre ut. Des 2009 OK arbeid gjennomført SB 2009 OK. 18

19 e 2009 e 2009 Innspill til HMSutvalget via idekassen Vedlikehold av laboratoriuminnredning Ny linoleum på gulvet utenfor Johan, Kari sine kontor og utenfor lab 6 HMS-web side Veierom/sted for spesielt farlige stoffer. Få vekk dører som henger og slenger etc. Tar seg bedre ut, triveligere arbeidsmiljø. Mindre fare for at noen snubler i løse dører eller dunker hode i dem etc. Gulvbelegget er gått i oppløsning pga flytende nitrogen. Nødvendig vedlikehold, beder renhold og tar seg bedre ut. Opprette en egen HMS-side på intranett der instituttets HMSarbeid synliggjøres. Inkludere linker til annen nyttig HMSinformasjon. Øke sikkerheten ved arbeid med spesielt farlige stoffer. Begrense området der det arbeides med spesielt farlige stoffer. SB 2009 Sigrid tok kontakt med Transportavdelingen ved UiB, men de kunne ikke hjelpe oss fordi det var umulig å skifte hengsler på skapdørene. De skrudde av de dørene som hang mest. Torsvik trevare har vært på befaring. De kan reparere dette og kan gi en et prisoversalg. Grethe har i mellom tiden sett at hun kan avse hele 12 skuffeseksjoner på U-laben som kan erstatte ødelagte skap i 5. etg. Dette arbeidet vil settes i gang innen des OK SB Trenger finansiering søke HMS-midler i AGr/SB 2005 AGr/ Mat.nat.fak. Des Okt Ny frist 2006 Ny frist 2007 Ny frist 2009 Hente inn prisoverslag Arbeid utført OK OK HMS-side opprettet på intranett. Men oppdatering mangler. handlingsplan lagt ut jevnlig siden OK Websiden er etablert! Saken er oversendt fakultetet i 2005 som har lovet å følge denne opp ved å se på behovet andre miljøer ved HIB har for et slikt veierom/sted. MBI savner en tilbakemelding i denne saken og vil purre på denne. MBI har purret. Arbeid med spesialt farlige stoffer er flyttet til BIO sammen med A. Goksøyr. 19

20 Ulykke sept 09 kuttskade e 2005/ 2006/ 2007/ 2008/ 2009 en 2007/ 2009 e 2008 /medarbei dersamtal er Ny papirkutter Hindre flere skader AG/SBJ øyeblikkelig OK kjøpt inn ny med beskyttelse som hindrer tilsvarende kuttskader Utskifting av gamle møbler og stoler Renholdet må bedres Ta dette opp med Metode Renhold og EiA Etablere et avlukket rom for studentene i vrimlearealet i 4. etg Søke HMS-midler til dette. Forbedre arbeidsplasser AGr/VO utskifting ved slitasje Renere AGr/SB Nytt fokus i 2007 Nytt fokus i 2008 Nytt fokus i 2009 Redusere støy fra sosialt samvær, til kontrorarbeidsplasser som ligger ved vrimelarealet. Opprettholde et tilbud til studentene som innbyr til sosialt samvær dem imellom. Graa (VO) og kontor i 4. etg Kjøpt inn 6 nye stoler og 3 nye pulter m/skuffeseksjon på hjul på instituttets budsjett og 7 nye stoler og 7 nye pulter via HMS-midler tildelt fra fakultetet Kjøpt inn 12 nye stoler og 2 nye pulter i kontorstoler og 4 laboratoriestoler innkjøpt pr mai pulter og 4 nye stoler innkjøpt høst I er en del kontorer puset opp i forbindelse med ny tilsettinger. Færre ansatte i løpet av har gitt rom for å ta ut av bruk utslitte stoler etc. Nytt punkt i tiltaksplanen Ble tatt opp med metode Renhold Ble tatt opp med metode Renhold Sendt brev til Metode Renhold og senere klage til EIA. Dette er blitt bedre i 2009 OK! Vi fikk innvilget midler til dette tiltaket i april Grethe Aarbakke tok ansvar for samarbeid med EIA og i september 2009 var rommet etablert og tatt i bruk. Tiltaket er fullført når ogs PC-benk er på plass. OK 20

21 e 06 ROS punkt 6) e 2009 Fokus på arbeid med ISOTOP på ISOTOPlab Brannvern Flere brannslukningsapparat Sikre at alle følger etablerte rutiner for sikkerhet ved laben Bedre brann beredskap JRL/AGr/ Wenche Telle har tatt tilbake romansvaret her. Des 2009 Februar 2005 Etter tilbakemedling om at ikke alle brukere skriver seg inn og ut av ISOTOPrommet, er alle medlemmer i gruppe A orientert om alvoret i denne saken og alle skal nå ha orientert sine brukere om at rutinene skal følges. Alle brukere får opplæring og vet dermed hvordan rutinene er. Avvik skal rapporteres Og bedres ikke forholdene innen 1. mars vil ytterligere tiltak bli vurdert. 20. februar 2006 ble nytt tiltak iverksatt, mail til alle ansatte og studenter om at ingen får bruke ISOTOPlaben alene. Ved bruk skal to personer signere inn og ut av rommet f.o.m. 20. februar Romansvarlig er informert om at alle meldinger om avvik på rutiner skal meldes inn via avviksskjema. 25.februar 2008 Tilbakemeldingen fra siste kontroll er at vi muligens må oppgradere klassifiseringen av rommet. Dette er vi allerede i gang med å utrede nærmere. Hvordan er statusen her i dag. Kontakte HMS-seksjonen Så å si ingen aktivitet ved Isotop laben i dag. SJB Des OK Sjekke ut hva som er forskriftsmessig antall CO2 apparat. Bør vi ha et slikt apparat per lab. Hvem finansierer dette? Er nå bestilt, dekkes av EIA. 21

22 e 2011 og 2012 Vernerud ne 2009 og, tilbakemelding fra ansatte 2011 Inventar Nye møteromsstoler C-terminal, nye pulter i Incubatoren, flere nye kontorstoler Persienner Sekvenslaben, proteomic lab, og en del kontor mangler persienner Støyproblem Melde inn til EIA og hovedverneombud om vedvarende støyproblem (kontinuerlig anleggsarbeid utenfor HIB og ombygging inne de siste 5 årene) og Fokusere på informasjon om støy i forkant av støyende arbeid. Forbedre arbeidsplasser AGr/VO Høst 2012 og høst 2013 Få utredet mulige tiltak for å bedre skjerme ansatte i fremtiden mot denne typen støy. Medarbeidere skal vite at vi kjenner til problemene og hva vi som arbeidsgivere kan gjøre for å skjerme dem for dette. AGr og 2012 HMS-midler tildelt i 2012 og 2013 til inventar C-terminal og skjerming. Instituttet har brukt egne midler til innkjøp av nye stoler Problemet er meldt inn. Ved oppstart av nye anleggsprosjekt har vi argumentert mot at støyende arbeid blir lagt til ettermiddag og helg. Dette har vi ikke vunnet frem med. De som er utsatt for støy har fått tilbud om å bruke andre kontor i perioder med mye støy. Ellers har vi ikke kunnet gjøre annet enn å gi informasjon i forkant av støyende arbeid. I 2011 har vi ved støyende arbeid aktivt meldt tilbake til ansvarlige hvis arbeidet ikke er meldt oss i forkant. OK Mottar vi melding om støyende arbeid har vi sørget for at denne informasjonen kommer videre ut til ansatte i god tid før oppstart. GMO i forskningsprosjektene skal være godkjent i henholdt til gjeldende lover og regler Alle forskningsgrupper og prosjekter har nødvendig godkjenning av GMOarbeid Instituttleder tar initiativ. En av de vitenskapelige utpekes til å delta i arbeidet Startes V Instituttleder har annonsert prosessen i gr.a-møte og de nyest vitenskapelige tilsatte er orientert og gitt informasjon (dels basert på dokumentasjon fra Institutt for Biomedisin). I forbindelse med GMS-tilsyn fra Helsedirektoratet, fikk instituttet gjennomgått egne rutiner og satt dette i system. 22