Virkemiddel spesielt for denne perioden:

Transkript

1 UTKAST som er behandlet i HMS-utvalget , skal behandles av instituttrådet i neste møte Helse, miljø og sikkerhet (HMS) ved Molekylærbiologisk institutt Handlingsplan Overordnet målet for HMS-arbeid ved Molekylærbiologisk institutt (MBI) følger UiBs og Det matematisk-naturvitenskapelige fakultets (ikke utarbeidet ennå) handlingsplaner og legger til grunn at MBI gjennom systematisk HMS-arbeid: utvikler og vedlikeholder et arbeidsfellesskap som fremmer nysgjerrighet, læring, engasjement, trivsel og sikkerhet for studenter og ansatte. fokuser på risikofylte arbeidsoppgaver, med spesiell oppmerksomhet på rutiner, kunnskap og holdninger til risikofylt arbeid og på risikovurdering og risikoreduserende tiltak. er et lærested og en forskningsinstitusjon med en aktiv og bevisst holdning til det ytre miljøet. Gode arbeidsfellesskap Et godt lærings- og arbeidsmiljø er en viktig faktor for å drive forskning, utdanning, formidling og innovasjon av forskningsresultater på et høyt faglig nivå. Lærings- og arbeidsmiljøet ved MBI skal: fremme nysgjerrighet, læring, engasjement, integritet og trivsel. være basert på raushet, åpenhet, mangfold og dialog. Den enkeltes integritet og verdighet skal ivaretas. være slik at alle både ledere, ansatte og studenter behandles med gjensidig respekt, viser omsorg og gis ansvar. Ulike former for maktmisbruk skal ikke tolereres. o Implementere The MBI Code of Conduct (se vedlegg) som standard for arbeid og adferd for alle ansatte, studenter og gjester ved MBI. o Felles møtepunkt: Monday Lunch Gathering ved behov, Mandagsseminar, Internseminar i Forksningsprogram/gruppe, MBI-Sars-CBU seminar. o Sikre god interninformasjon gjennom Felles møtepunkt (se over), MBI-nytt (månedlig infoblad) og uke-info (samling av felles e-post til alle) o Årlige HMS-møte basert på erfaringer fra medarbeiderkartlegging og innspill fra medarbeidere. o Årlige tilbud om medarbeidersamtaler for alle ansatte o HMS skal fortsette som egen orienteringssak i alle instituttrådsmøter 1

2 God risikostyring og beredskap MBI har laboratoriebasert forskning og utdanning. Dette involverer arbeid med kjemikalie, biologiske faktorer (inkludert arbeid med GMO: genmodifiserte organismer) og bruk av avansert instrumentering. Vår forskningen og utdanning er i tillegg internasjonal og det gjør at mange er på reise og på utenlandsopphold. Sikkerhet og trygghet skal stå i fokus i alle gjøremål som potensielt kan være risikofylte. MBI vil: arbeide målrettet med risikovurdering og risikoreduksjon ved bruk av digitale risikovurderingerssystem ha stor oppmerksomhet på viktigheten av at ansatte og studenter følger gode rutiner, har kunnskap om risikovurdering og riktig holdning til risikofylt arbeid øke fokuset på viktigheten av at HMS-avvik meldes (Elektronisk HMS-avvikssystem er implementert) Virkemiddel spesielt for denne perioden. o Aktiv bruk av etablerte mottaksrutiner ved MBI for nye studenter, nyansatte og gjester med bruk av velkomstmøter, oppdatert velkomstinformasjon, omvisning og opplæring. Dette inkluderer deltagelse på internt HMS-kurs med førstehjelpsopplæring og brannkurs. o Laboratorieansvarlige skal i velkomstrutiner ved laboratoratoriet bevisstgjøre veiledere og medveiledere om deres ansvar som HMS-rollemodell for prosjektstudenter og masterstudenter. o Ha rutiner, kunnskap og holdninger ved risikofylt arbeid som tema på instituttets internseminarer, på «Monday Lunch Gathering» og på internseminar for forskningsprogram og forskningsgrupper. o Fortsette arbeidet med risikovurdering av vår virksomhet gjennom bruk av CIM (UiB s elektroniske risiko- og beredskapssystem) og involvere og bevisstgjøre brukere i dette arbeidet. o Fortsatte å sette fokus på at avviksrapportering er en viktig del av vårt systematiske HMS-arbeid. o Arbeide for at ansatte tar i bruk EcoExposure. Alle har fått tilgang og informasjon. o Sikre at oppslag om beredskap ved krise, er oppdatert med riktig møtested og nødvendig informasjon. o Informere alle ansatte om at arbeidsreiser og alt annet fravær fra instituttet skal meldes inn i forkant. o Sikre at ansatte kjenner de begrensinger som ligger i statsansattes forsikringsordninger ved reise og utenlandsopphold. Oppfordre ansatte til å bruke UiB s kredittkort avtale. o Arbeide for at en modul for fraværsmeldinger utvikles i Personalportalen. Trygge og funksjonelle arbeidsplasser MBI har flere stor laboratorier og mange arbeidsplasser i en bygningsmasse som bare delvis er renovert. Karv til god bygningsmessig standard, universell utforming, inneklima og ergonomi skal ivaretas. Vitenskapelig utstyr, forsknings- og utdanningsfasiliteter skal være trygge og funksjonelle. Arbeidsplasser ved MBI skal: være slik at medarbeidere og studenter ikke utvikler arbeidsrelaterte sykdommer eller rammes av ulykker. være inkluderende også for medarbeidere og studenter som utvikler helsesvikt og redusert arbeidsevne. i størst mulig grad være ergonomisk tilpasset 2

3 o Fokusere på behov for renovering av flere laboratorier, kontor og fellesarealer for å kunne tilfredsstille krav til god standard. o Ha fokus på HMS ved renovering og ombygging av arealer og ved nyinnkjøp av ny instrumentering o Iverksette eventuelle tiltak ved behov for universell utforming o Tilby ergonomisk veiledning ved arbeidsplass for ansatte med behov for dette og for ansatte med lengre arbeidsøkter på cellelaboratoriet o Vernerunder med fokus på det fysiske arbeidsmiljøet o Lokal beredskapsplan med spesielt fokus på felles møtepunkt ved evakuering og tiltak for at ansatte og studenter er kjent med beredskapsplanen o Følge samarbeidsavtaler mellom UiB og UniResearch og UiB og HelseVest for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Ansvar for det ytremiljø MBI vil arbeide for at ansatte og studenter har et bevist forhold til hvordan deres aktivitet kan påvirke det ytremiljø og arbeide for at negativ miljøpåvirkning fra vår virksomhet reduserer. MBI vil: fortsette arbeidet for at miljøskadelige kjemikalier i forskning og undervisning erstattes med mindre miljøskadelige kjemikalier der dette er mulig arbeide for økt bevissthet hos ansatte og studenter om risiko vår virksomhets kan ha for det ytremiljø legge til rette for og bevisstgjøre ansatte og studenter på søppelsortering og håndtering av ulike typer avfall oppfordre ansatte til å bruke videokonferanser og skype-samtaler, heller enn flyreiser for møtevirksomhet oppfordre ansatte og studenter til å velge digitale løsninger og skrive ut minst mulig på papir arbeide for et at UiB har et gratis sykkelparkeringstilbud for alle ansatte og studenter o Følge opp Helsetilsynets tilsynsrapport om vårt arbeid med Genmodifiserte organismer (GMO) o UiBs søppelsorteringssystem vil som følge av at UiB nå har tatt over driften av bygget bli etablert i våre lokaler o Den enkelte ansattes bevissthet om effekt av egne handlinger på det ytremiljø, vil løftes som tema i velkomstbrosjyre og i internseminar (reisevaner, bruk av videokonferanser, avhending av avfall, bruk av miljøskadelige kjemikalier, arbeid med GMO etc) o Instituttets behov for bistand fra UiB sentralt til etablering av gratis sykkelparkering og garderobefasiliteter vil etterlyses og på nytt fremmes i instituttets HMS-årsrapportering og i budsjettforslaget til neste år 3

4 Ansvar og medvirkning Instituttleder har i følge Arbeidsmiljøloven det overordnet HMS-ansvaret, dette ansvaret kan ikke overføres til andre, men HMS-oppgaver kan delegere. Et godt og sikkert arbeidsmiljø krever og medvirkning fra alle, både ansatte og studenter Ved MBI er: leder for forskningsprogram/grupper med bistand fra laboratorieansvarlig, delegert oppgaven med å se til at forskningsaktivitetene ved det enkelte forskningslaboratorium følger UiB og instituttets HMS-rutiner. Avvik skal meldes til ledelsen. prosjektleder delegert oppgaven med å risikovurdere sine forskingsprosjekt med hensyn på HMS, før prosjektet igangsettes. emneansvarlig delegert oppgaven med å sikre at undervisningsaktiviteten følger HMSrutinene. Delegering av andre HMS-oppgaver ved MBI: (LINK TIL WEBSIDE) Arbeidstakere har en medvirkningsplikt. Dette innebærer at ansatte skal medvirke ved utforming, gjennomføring og oppfølging av UiBs systematiske HMS-arbeid. Alle arbeidstakere skal i følge Arbeidsmiljøloven: «Vise ansvar for egen og andres sikkerhet. Ta initiativ og være en pådriver i HMS-arbeidet på eget arbeidssted. Holde seg orientert om arbeidsmiljøsituasjonen på eget arbeidssted. Melde fra når farlige forhold oppdages. Melde fra om skader eller sykdom vedkommende blir påført og som han/hun mener har sin grunn i arbeidet eller forholdet på arbeidsstedet. Varsle om kritikkverdige forhold i virksomheten.» Studentene plikter å innrette seg i henhold til de mål og planer som gjelder for HMSarbeid ved UiB, og som angår dem. Arbeid som utføres, som praktisk opplæring av studenter med undervisning eller forskning som formål, skal være underlagt Arbeidsmiljølovens bestemmelser når arbeidet foregår under forhold som kan innebære fare for liv og helse f. eks. i laboratoriefag, undervisning på verksted og feltarbeid/tokt. Studentenes rettigheter og plikter i det systematiske HMS-arbeid blir i disse tilfellene som for ansatte. Vernetjenesten skal ivareta arbeidstakernes interesser i saker som angår arbeidsmiljøet. Verneombudene har en tilsynsplikt og skal holde øye med arbeidsgivers plikter. o Instituttet legger til rette for mulighet til medvirkning ved at ansatte og studenter inviteres til å delta 1) som representanter i instituttets råd og utvalg, 2) Monday Lunch Gathering (samling/allmøte i lunsj ved behov), 3) åpen dør politikk hos ledelsen, 4) HMS-møte og for ansatte også 5) medarbeidersamtaler. o Øke fokus på bruk av avviksrapportering og fokusere på viktigheten av å bruke dette. 4

5 Årshjulet for HMS-arbeid ved MBI Instituttets HMS-årshjul skal bidra til et systematisk HMS-arbeid ved MBI. HMS-møte (februar/mars eller oktober/november) med fokus på det psykososiale miljø Medarbeidersamtaler (mars/april/mai) Vernerunde (september), inkludert enkel kartlegging av det fysiske arbeidsmiljø Linjeledermøte med verneombud (min. 2 per semester) HMS-utvalgsmøter (min. 2 per semester) Avviksrapportering (løpende) Revidering av HMS-tiltaksplan for kommende år (november) Interninformasjon (velkomstinformasjon, HMS-kurs, MBI-nytt, ukeinfo, Monday Lunch Gathering) Følge faste mottaksrutiner for nyansatte, gjester og nye masterstudenter Systematisk HMS arbeid innebærer jevnlig: kartlegging av arbeidsmiljøet (nå ved bruk av ARK og CIM) utarbeidelse av handlingsplaner iverksetting av nødvendige tiltak oppfølging og evaluering 5