Høringsutkast til norsk bokføringsstandard NBS(HU) Dokumentasjon av balansen.

Transkript

1 Norsk Regnskapsstiftelse Postboks 2914 Solli 0230 OSLO Deres ref: Trond Tømta Dato: Høringsutkast til norsk bokføringsstandard NBS(HU) Dokumentasjon av balansen. Vi viser til høringsbrev datert 14.juni 2012 og høringsnotat av samme dato. Høringsfrist er NTL-Skatt har følgende merknader/presiseringer til høringen: Pkt 1. Innledning og virkeområde I siste avsnitt står det at [d]enne standarden består av grunnleggende prinsipper og nødvendige handlinger (skrevet med uthevet skrift), med tilhørende veiledning i form av forklarende og annen tekst. Denne formuleringen ser ut til å være hentet fra revisjonsstandardene dvs. om grunnleggende prinsipper og nødvendige revisjonshandlinger. Se Forord til standarder for kvalitetskontroll, revisjon, attestasjon og beslektede tjenester pkt 25 ( Uttrykket handlinger er uheldig. Bokføringslovens system er at det stilles krav til sluttproduktet, og så er det i stor utstrekning opp til den bokføringspliktige å avgjøre hvordan man kommer dit. Vi foreslår derfor at begrepet nødvendige handlinger byttes ut med spesifikke krav. Pkt 2. Lov og forskrift I første avsnitt siste setning fremgår det at bokføringslovens bestemmelse om dokumentasjon av balanseposter gjelder tilsvarende for skattemessige verdier som ikke er dokumentert i øvrige ligningsoppgaver. Dette virker uklart. Vi antar at man sikter til skattemessige verdier som ikke er balanseposter for både regnskapspliktige og de som kun har bokføringsplikt. Kravet må, slik vi ser det, også gjelde regnskapsmessige verdier som ikke er dokumentert i øvrige ligningsoppgaver. Se nærmere pkt 4. Etter vårt syn blir en utledning av bfl. 11 første og annet ledd for omstendelig i pkt. 2. Første avsnitt siste setning bør derfor sløyfes. Dersom setningen likevel skal være med, må det gis eksempler. Det kan spørres om det også bør henvises til bfl. 10 annet ledd første pkt om krav til kontrollspor fra bokført opplysning til pliktig regnskapsrapportering og motsatt vei. For å sikre kontrollsporet må det i en del tilfeller utarbeides 5

2 hjelpeoppstillinger/avstemminger, f eks bankavstemminger og saldoliste kunder/leverandører. Pkt 3. Formål Ifølge tredje avsnitt er det naturlig å se hen til de grunnleggende bokføringsprinsippene i bfl. 4 for så vidt gjelder formålet med dokumentasjon av balansen. Det er alltid naturlig å ta i betraktning de grunnleggende bokføringsprinsippene da (de øvrige) bokføringsreglene er bygget på disse bokføringsprinsippene. Etter vår mening bør første setning sløyfes, og det bør henvises til bfl. 4 i annen setning. I siste avsnitt står det at hensynet til ekstern kontroll veier tungt og at dokumentasjonen av balansen bør utarbeides med henblikk på de behov som foreligger ved slik kontroll. Formålet med bokføringsreglene fremgår bl.a. av NOU 2002: 20 kap som er å gi grunnlag for produksjon av pliktig regnskapsrapportering/- lovbestemte spesifikasjoner og legge til rette for etterprøving/kontroll. Etter vårt syn bør det gis eksempler på de behov som eksterne kontrollører har, evt. at det henvises til begge formål med bokføringsreglene, evt. at avsnittet sløyfes i sin helhet. Pkt 4. Balanseposter og verdier I tredje avsnitt er det nevnt noen utgangspunkter for dokumentasjon av balansepostene i Næringsoppgave 2. Det kan spørres om avsnittet kan sløyfes. I motsatt fall bør det presiseres at spesifikasjonsgraden er forskjellig i årsregnskap og næringsoppgave. I fotnoten bør begrepet årsregnskapspliktige erstattes med regnskapspliktige (de tidligere begrep årsregnskapsplikt/full regnskapsplikt og begrenset regnskapsplikt bør nå være erstattet med regnskapsplikt og bokføringsplikt), og Næringsoppgave 2 bør skrives med stor N siden dette er et spesielt skjema og RF-nummeret bør oppgis. I femte avsnitt uttales det at andre skattemessige verdier enn balanseposter må dokumenteres såfremt de avviker fra regnskapsmessige verdier. I den sammenheng er det bl.a. vist til tilvirkningskontrakter. For virksomheter som benytter hovedregelen om løpende avregnings metode, vil normalt verken skattemessig (SM) eller regnskapsmessig (RM) verdi fremgå direkte av balansen. Ved utarbeidelse av dokumentasjon for RM/SM verdi av tilvirkningskontraktene (RF 1217 post 21 og 22) må det tas utgangspunkt i prosjektkalkylene/prosjektregnskapene for ikke fullførte prosjekter. Dersom RM opptjent inntekt på balansetidspunktet er fakturert, vil RM verdi være inkludert i kundefordringene med mindre fakturaen er betalt. I den grad RM opptjent inntekt ikke er fakturert, foreligger en periodisert inntekt som klassifiseres som fordring i balansen. Så lenge kontrakten ikke er fullført, må altså både RM og SM verdi beregnes og dokumenteres. Det bør derfor tas med en setning i standarden om at også regnskapsmessige verdier må dokumenteres særskilt dersom de avviker fra balanseførte verdier. Begrepet regnskapsmessige verdier i fjerde og femte avsnitt bør erstattes med balanseførte verdier.

3 Pkt 5. Ubetydelige balanseposter I siste setning står det at hensynet til kontrollen med grunnlaget for skatter og avgifter tilsier at grensen settes lavt. Etter vårt syn er denne presiseringen unødvendig og bør sløyfes. De fleste virksomheter er skatte-/avgiftspliktige, og begrepet ubetydelig tilsier i seg selv en svært lav grense. Det forhold at grensen for ubetydelig ikke er kvantifisert, skyldes formentlig at terskelen til en viss grad må vurderes ift virksomhetens størrelse, f eks ift balansesummen (dvs ikke behovet for at grensen settes lavt for skatte-/avgiftspliktige). Avgrensningen som er gjort mot uvesentlig er viktig. Pkt 6. Typer dokumentasjon Varebeholdningen må alltid ses i sammenheng med kjøp og salg. I tredje avsnitt annet kulepunkt annet strekpunkt kunne man ha presisert at det må foreligge dokumentasjon på at varelageret er avstemt mot bokført varekjøp og evt. varesalg på balansedagen. I tredje avsnitt tredje kulepunkt første strekpunkt sies det at [i]mmaterielle eiendeler kan dokumenteres med dokumentasjon av de bokførte opplysningene, jf. bokføringsloven 10. Her bør det vises til eksempler. Dersom eiendelen er kjøpt, kan balanseverdien i utgangspunktet dokumenteres med den opprinnelige fakturaen. Dersom eiendelen er egenutviklet, blir dokumentasjonen av balanseverdien mer omstendelig. Viktig vurderingstemaer er fra hvilke tidspunkt påløpne kostnader skal aktiveres samt hvilke kostnadsarter som skal medregnes. Trolig vil det være hensiktsmessig å utarbeide et internbilag hvor disse vurderingene beskrives og at det henvises til tidligere bokførte opplysninger, jf for øvrig bff 5-12 og 6-4. NRS foreslår i tredje avsnitt tredje kulepunkt annet strekpunkt at regnskapsmessige avsetninger og periodiseringer kan dokumenteres med dokumentasjon av bokførte opplysninger, jf. bokføringsloven 10 og bokføringsforskriften Spørsmålet om hvilken dokumentasjon som kreves må løses ut fra hvilke periodiseringer det er tale om. Forskuddsbetalt forsikring vil kunne dokumenteres med opprinnelig bokført opplysning samt internbilag som viser beregningen av det periodiserte beløpet. Påløpt varekjøp (varer på lager evt. levert kunde uten at inngående faktura er mottatt) bør dokumenteres med kopi av bokført opplysning påfølgende regnskapsår. Påløpt, men ikke utført vedlikehold bør dokumenteres med en vurdering fra ledelsen. Osv. Det gjelder forskjellige regler for aktiveringsplikt/kostnadsføring av vedlikehold regnskapsmessig og skattemessig. I tilknytning til tredje avsnitt tredje kulepunkt tredje strekpunkt bør det stilles krav om avstemmingsdokumentasjon mellom regnskapsmessig og skattemessig verdi av varige driftsmidler/-immaterielle eiendeler. F eks kan det tenkes at endringsarbeider er aktiveringspliktig skattemessig, men ikke regnskapsmessig. Avskrivningsskjema (RF 1084) vil opplagt ikke være tilstrekkelig dokumentasjon på skattemessig verdi der det har skjedd endringer i inntektsåret (skjemaet kan være feil utfylt). I tredje avsnitt tredje kulepunkt femte strekpunkt fremgår det at skyldige offentlige avgifter og skattetrekk dokumenteres gjennom innsendte oppgaver. Etter vårt syn er dette ikke tilstrekkelig. Normalt vil skattetrekk og skyldige avgifter ved

4 regnskapsårets slutt tilsvare de sist innsendte, ikke betalte oppgaver. Det må også utarbeides dokumentasjon som viser at gjelden er riktig. F eks må det foreligge en avstemming av arbeidsgiveravgift mot avgiftspliktige ytelser. Den delen av beregnet arbeidsgiveravgift som ikke er betalt, vil være gjeld ved utgangen av året. Det hevdes i femte avsnitt at dokumentasjon fra ekstern part generelt sett er bedre egnet til å underbygge balansepostene enn dokumentasjon som er utarbeidet av den bokføringspliktige. Slik vi ser det vil bevisverdien av dokumentasjonen være avhengig av formålet med kontrollen. Dersom f eks formålet er å kontrollere en fordring for overvurdering (realitet), vil ekstern dokumentasjon være mest pålitelig. Men dersom formålet er kontroll for undervurdering (fullstendighet), dvs at alle inntekter og dermed at fordringer er bokført, vil intern dokumentasjon normalt ha størst bevisverdi. I sjette avsnitt er det gitt eksempler på dokumentasjon som ikke er oppbevaringspliktig. Ett av eksemplene gjelder eksterne saldobekreftelser fra kunder og leverandører. En del virksomheter har én hovedleverandør (f eks varekjøp gjennom en kjede) eller én hovedkunde (f eks transportoppdrag knyttet til et produksjonsanlegg). Disse bokføringspliktige har ofte etablert rutiner for innhenting av saldobekreftelser/kontoutdrag over mellomværende med hovedkunden/- leverandøren. Denne dokumentasjon vil ha stor betydning for kontroll av den aktuelle virksomheten. Etter vår mening bør det foreligge oppbevaringsplikt for slik dokumentasjon i den grad de er innhentet. Syvende avsnitt omhandler krav til dokumentasjon av balansen når opprinnelig dokumentasjon av bokførte opplysninger benyttes. Det bør tas en kopi som oppbevares i 10 år etter balansedagen. Etter vår oppfatning må det være tilstrekkelig at det i balansedokumentasjonen henvises til de bilag som er aktuelle på samme måte som ved elektronisk oppbevaring. Pkt 7. Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Denne delen omhandler dokumentasjon av balanseposter verdsatt etter vurdering. Vi mener at uttrykket verdsatt etter vurdering må klargjøres i standarden. Trolig menes skjønnsmessige poster. Henvisning til bff 6-4 er tatt inn i åttende avsnitt. Vi mener det bør vises til forskriften i første avsnitt. I sjette avsnitt står det at kravet til dokumentasjon av poster verdsatt etter vurdering kun gjelder balanseposter der vurderingene faktisk har medført en endring i balanseført verdi. Dette er vi sterkt uenig i. Balansepostene skal vurderes og dokumenteres på et bestemt tidspunkt. Hvorvidt en avsetning anses tilstrekkelig e l (UB settes lik IB), kan ikke ha noen betydning for om balanseposten skal dokumenteres. En annen sak er at (deler av) balansedokumentasjonen fra tidligere år også kan benyttes i seinere år. Derfor er det viktig at f eks behovet for evt. regnskapsmessig nedskrivning dokumenteres - enten det medfører endringer i balanseført verdi eller ikke. Det sies at dokumentasjon av balanseposten ofte vil være lik dokumentasjonen av den regnskapsmessige disposisjonen, jf bfl Dette forholdet bør utdypes nærmere eller sløyfes.

5 Med hilsen Ingunn Borge Veseth Leder av NTL Skatts kontrollfaglige utvalg. Tlf: / E-post: Erik Tore Lyngstad spesialrevisor