Seksjon for opptak. Opptaksseminar Bjørnar Pande Wølner, opptakssjef HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 1

Transkript

1 Seksjon for opptak Opptaksseminar Bjørnar Pande Wølner, opptakssjef HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 1

2 Fusjonen HiVe og HiBu bestemte i 2013 at institusjonene skulle fusjonere fra 1/ Ved HiVe var opptak allerede sentralisert med NOM og LOK, ved HiBu kun NOM Fire opptaksmedarbeidere ved HiVe skulle sammen med to fra HiBu lage en felles opptakstjeneste I tillegg ble det tilført to ekstra ressurser ved Kongsberg som skulle kompensere for løse LOK-ressurser ved fakultetene/campus HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 2

3 Seksjon for opptak Sentralisert fellestjeneste for HBV from Administrerer opptak til alle bevilgningsfinansierte studier ved HBV (ca. 200 studier og moduler pr. år) 66 grunnstudier via Samordna opptak (bachelor-, lærer-, lektor-, års- og siv.øk-studier) og 130 studier i lokalt opptak (master- og videreutdanninger, ppu, studieforberedende kurs m.fl) Nøkkeltall: 7500 søkere, 6000 tilbud, 3500 nye studenter hvert år HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 3

4 Studieprofil Grunnutdanning Master PPU Videreutd. mm Søknadsalt. totalt HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 4

5 Organisering og oppgaver 8 ansatte, jevnt fordelt på Kongsberg og Vestfold Arbeider som en enhet, felles arbeidsflater, digitalisert opptak og bruk av FS, Lync (video, sentralbord, telefoni, dokumentvisning, hurtigmeldinger) Spesialisert førstelinje, egen opptakstelefon (3 stk. på telefon i høysesong) og e-post ( e-post besvares pr. opptak) Andre oppgaver: Ta opptaksdele av FS selv, håndterer studieplanprosessen for opptakskrav og aktiv studieportefølje i LOK, statistikk og søkerdata, vurderinger og veiledninger, høringer, opptaksstrategier, støtter EVU, etc HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 5

6 Organisering av LOK Seksjonen må fungere på en flate, som en enhet, i samme system. Bieffekt: økt robusthet, større dynamikk i ressursene Effektiv drift i vårsemesteret krever at all planlegging og rigging er unnagjort i på høsten (før jul) Controller-modellen: Dedikerte kontaktpersoner mot fakulteter/institutter Strekke ut saksbehandlingsperioden, unngå overlapp mellom LOK og NOM Alle må saksbehandle i både LOK og NOM HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 6

7 Organisering av LOK (forts.) LOK/SøknadsWeb åpner ca. 1/1 hvert år søknadsfrist 15/4 for alle studier (også REA) Opplasting av digital dokumentasjon innen 14 dgr muliggjør tidlig saksbehandlingsfase Hovedopptak ca. 20/5 Ledige studieplasser (restetorg) åpner samtidig. Utstrakt bruk av betinget tilbud Når NOM-fasen starter (unntak av 1/3-søkere) er store deler av ressursene klare til å prioritere NOM Et moderat våropptak hver høst HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD 7

8 Noen erfaringer fra første halvår Balansegangen forvaltning faglig tjenesteyting kan aldri underkommuniseres mot fakultene, spesielt i LOK Detaljert lokale forskrifter /bestemmelser er leders beste verktøy for å tvinge regelverk på plass ( Jeg skulle gjerne ha hjulpet dere, men nå kan vi jo ikke avvike fra forskriften ) Tydelig ansvarslinjer og prosesser til/fra seksjonen er avgjørende, opptak føler det på kroppen hvis feks studietilbudssider er riv ruskende feil i opptaket LOK drar mye dobbelt så mye ressurser pr. møtt student som i NOM, for ikke å snakke om internasjonale gradsstudenter Ulike kulturer og praksis var forventet å bli utfordrende, og det ble det HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 8

9 Enda flere erfaringer fra første halvår Fler-campus viste seg å være mer utfordrende enn antatt (ikke internt i seksjonen, men for organisasjonen) Skarpt opptaksskille mellom BVF og BOA viste seg å være brudd på forventingene fra fakultene (endring av praksis) Harmonisering av opptakskrav (les: omskriving) tvinger seg frem Emneopptak (grunnstudiene) er ikke løst Grensesoner mot fakultetene: Opptak på 2. og 3. år bachelor, bytte av studier og innpass/overføringer, opptaks- vs. studieveiledning, veiledninger fra fakultetene til søkere uten forbehold (forventningskrasj) Betinget opptak første år (se forrige punkt) HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 9

10 Status? Vi kom i mål, kort sagt Fakultetene er (litt overraskende) fornøyd, søkerne opplevde et normalt opptak (få klager) Seksjonen ble i overkant sliten, men vi sto han av 2015 blir så mye bedre, og vi fortrenger glatt alle planer om nye fusjoner (så langt vi kan) Neida HIT: Vi gleder oss til HBVT, evt. UIBVT eller PUIVDAØL! HØGSKOLEN I BUSKERUD OG VESTFOLD PROFESJONSHØGSKOLEN 10

11 Campus Drammen Papirbredden, Grønland Drammen Tlf.: Faks: Campus Kongsberg Frogsvei Kongsberg Tlf.: Faks: Campus Ringerike Bredalsveien Hønefoss Tlf.: Faks: Campus Vestfold Raveien Borre Tlf: Faks: