søkere papirbasert opptak

Transkript

1 2

2 søkere papirbasert opptak I 2015 elektronisk opptak. Opplasting av dokumentasjon elektronisk i søknadsweb antall søkere til de engelsk-språklige programmene våre. I det som kalles SFM-opptak. Altså søkere fra utenfor EU. Opptaksseksjonen vår satt lange arbeidsdager og søknadsbehandla. Når opptaket var vel i havn kom de til oss og spurte kan dere hjelpe oss litt Vi kan ikke ha så mange søkere, særlig ikke som ikke er kvalifisert. For det viste seg at 11% av de 5600 søkerne var kvalifisert. Hver studieplass i det opptaket hadde 20 søkere per plass Og hvor mange av de 5600 fikk tilbud? stk. Hva kan vi gjøre? Vi i nettredaksjonen på UIO bestemte oss for som vi ofte gjør, å gå info på nett litt nøyere i sømmene. 3

3 Vi spurte What would you like to study? Vi nevnte finansing men ikke med beløpet på over som man må ha tilgjengelig for å få oppholdstillatelse. Og nevnte scholarship som vi ikke har! Og med lenker rett ut til programsidene. Og hva fant de på programsidene? Ja, litt sånn info om application prosess. Men hallo!! En stor, fin knapp til søknadsweb og den kom før kravene. Dit går jeg. Det er jo søke jeg vil! Og når du vel kommer til søknadsweb kan du jo.neste foil. 4

4 Laste opp bilde av hunden din!? Selv om den er veldig søt hjelper den ikke på sjansene til å få en studieplass. Og vi har egentlig bare lyktes i å lage en motorvei inn til søknadsweb utenom alle nettsidene om opptakskrav og dokumentasjonkrav. I søknadsweb er er det ingen kontrollfunksjon som går på hva slags innhold som kan og må lastes opp eller en indikasjon på når du er ferdig. 5

5 6

6 IKKE nok alene. Bekreftet av infosentrene. Søkerne leser ikke grundig. Vi kan ikke kontrollere søkerens oppmerksomhet på nettsidene. Men det finnes et tidspunkt der vi har dem! Ny foil 7

7 Vi må ha noe mer. Hvor er det vi har oppmerksomheten deres. Akkurat i det de trykker på en knapp som heter søk nå! Aha! Der er de vi må minne dem på ting/kontrollere. Stille kontrollspørsmål. KLIKK Satte oss ned med opptaksseksjonen De kom til oss med laaaange lister med beskrivelse av engelskkrav og unntak fra denne. Landlister over utdanningskrav og dokumentasjonskrav for hvert enkelt land i verden. Men det var veldig detaljert og lite brukervennlig. Vi skal jo ikke slukke gnisten til dem som kan søke og som er kvalifisert heller. For det er jo ikke sånn at vi ikke vil ha søkere. Men vi vil ha kvalifiserte søkere, som dokumenterer bakgrunn og kompetanse riktig. Så her var det litt jobb å gjøre. Også var det rammebetingelsene. NESTE foil. 8

8 9

9 10

10 11

11 12

12 13

13 14

14 15

15 16

16 Ved «riktig» svar blir du sendt videre til neste kontrollspørsmål. Og i siste instans sendt videre til Søknadsweb. Ved «feil» svar blir du kastet ut av silingen til en side som sier at bruker ikke er kvalifisert til å søke utdanning ved UiO. Uten lenker videre. Knappen til Søknadsweb er tatt bort fra nettsidene. Er kun synlig på sistesiden i silingen. 17

17 18

18 Fra 20 søkere per plass til 11 søkere. 19

19 Fra 20 søkere per plass til 11 søkere. 20

20 Opptaksseksjonen var fornøyd. Sluppet unna med mindre overtid, færre søknader fra ukvalifiserte og ikke minst: Opptaksseksjonen har hatt ressurser til å gjøre et forvaltningsmessig mye bedre opptak enn tidligere, der blant annet alle søkere med mangler i dokumentasjonen har blitt informert og fått mulighet til å dokumentere eventuelle mangler til ny frist. Det ligger skjult i de 14 overtidstimene dette også. Og er mer verdifullt enn kun nedgang i antall overtidstimer.. 21

21 Hege og Terje være litt fornøyde også! Det er jo ikke så ofte man får synliggjort rene pengeverdier av nettarbeidet sitt. Tallene fra 2016 holdt seg i En marginal økning i ikke kvalifiserte men det handler om en større innskjerping av engelskkravet utenfor vår kontroll. MEN 22

22 Vi har også mange nettsider. De lenker til hverandre, de gjentar informasjonen. De ligger forskjellige steder i strukturen. Vi gir søkerne alt av info. Samtidig. De må selv finne ut hva som gjelder for dem og plukke ut og sette sammen en liste over krav og hvordan dokumentere disse. Vi har i tillegg info som også står hos NOKUT, bare så komplisert forklart at opptaksseksjonen hos oss har sett seg nødt til å forenkle og forklare denne informasjonen en smule. Fra brukertest: «Det som møter deg er en vegg av tekst!» Knutepunktet har i halvåret - tusenvis av spørsmål om masteropptak alene. Så kommer alle de andre spm på toppen. 23

23 24

24 Si om Chris at hun har jobbet m interaksjonsdesign og forbedring av søknadsprosess i innenriksdepartementet i UK. Visumsøknader. 25

25 Det vi ikke kan si er at vi vil ha færre søkere for der spiller andre faktorer inn. Utdanningsagenter i Katmandu en hel handlegate. Like mange søkere fra nepal som india i fjor. Vi kan ikke endre verden men legge forholdene så godt til rette som vi klarer for de søkerne vi vil ha, og etterstrebe å realitetsorientere de andre så godt rå er. 26

26 27

27 28

28 29

29 30

30 31

31 32

32 33

33 Ønsker oss mulighet for at denne sluttsiden kan sendes på epost eller printes ut. Ettersom de så må gå til Søknadsweb og gjøre alt som vi beskriver. 34

34 Utfordringen er å lage et skuffesystem hvor all info passer inn. Og regler for hvilke skuffer som skal åpnes når. Klikk gang nr to når du sier: «Sånn at når Hector fra Colombia krysser av for at han kommer fra Colombia så får han info om SIN søknadsfrist. Hector har forresten tatt bachelor i USA og må da få vite at han slipper å ta engelsktest. Men han må ta GRE-test fordi han søker master i Økonomi. Eller George fra Nigeria får beskjed om at selv om han har tatt engelspråklig bachelor ved Kwara state University må han ta test. Og ha 7,5 i score på IELTS-testen, ettersom han søker på et program med forhøyet språkkrav. Han må også dokumentere masteren han tok ved et universitet i Ghana og de må sende dokumentasjonen direkte til UiO. Det må forresten Hector også ordne for sin bachelor fra USA. Både Hector og George må ha en garantisum på tilgjengelig for å få oppholdstillatelse. De må også ha kopi av pass. George må i tillegg dokumentere navneendring fra Ikenna som han het og fremdeles heter i passet sitt. 35

35 Si litt om de juridiske utfordringene påvirker og tidsplan: På nåværende nettsider presenterer vi all informasjonen flatt. For alle søkere. De må bare klikke seg gjennom alt av opptakskrav og dokumentasjonskrav. Vi kan i en evt klagesak bare vise til nettsidene og si at alt ligger der. De har fått info. Det gir oss ryggdekning. Når vi nå skisser på ny slags nettveileder er tanken å gi søkere et personalisert svar på basis av opplysninger de gir oss. F eks om statsborgerskap og akademisk bakgrunn. DA gir vi dem ikke lenger alt, men kun relevante biter av info på basis av det de har gitt oss. Hvordan sikrer vi oss at vi ikke sitter med ansvaret dersom de får avslag og klager på dette, med henvisning til at vi ikke hadde informerte dem nok. Hva hvis det er ting de burde oppgitt som hadde hjulpet søknadene dere som de ikke er klar over at de burde oppgitt. 36

36 Hvem sitter med ansvaret da? I en eventuell klagesak kan vi ikke heller gjenskape situasjonene og informasjonen de fikk av oss i veilederen. Per i dag kan vi vise til tidligere epostutveksling hvor vi har sendt lenker til info. Har spurt UIS som har en visumsøknad-tjeneste basert på liknende prinsipper. 36