LOKALT OPPTAK VED UIA. - de største utfordringene. v/opptaksleder Ronny Løkås

Transkript

1 LOKALT OPPTAK VED UIA - de største utfordringene v/opptaksleder Ronny Løkås

2 Hva skal jeg prate om? 1. Hvordan fungerer det lokale opptaket ved UiA? 2. Utfordringene: A. OMFANGSRIKT OPPTAK Mange søkere og ulike opptaks ordninger både høst og vår Stort «spenn» i kompetanse- og rangeringsregelverk B. MANGLENDE RESSURSER som blant annet påvirker: Vår evne til å planlegge, være i forkant Vår evne til å drive forbedringsarbeid Kvaliteten i saksbehandlingen Sårbarhet C. MANUELT ARBEID

3 Generelt om UIA og opptakskontoret Høyskolen i Agder (HiA) ble etablert i Da var det 500 ansatte og ca studenter. HiA ble til universitet i I dag har universitetet ca ansatte og studenter. Opptakskontoret: 7 ÅV fordelt på 8 personer. Om sommeren ansetter vi 4 «sommerfugler» som håndterer telefon, epost m.m. Hittil har 2 av dem også drevet saksbehandling i Samordna opptak. Vi har to campus: Kr sand og Grimstad, og opptaksfolk på begge steder. Studentfordeling 70 % i Kr sand og 30 % Grimstaad Alle på Opptakskontoret er involvert i det lokale opptaket.

4 Hvordan fungerer det lokale opptaket ved UiA? Opptakskontoret har ansvar for vedlikehold og kontroll av opptaksmodulen i FS. Vi setter for eksempel opp opptakene selv. Vi bruker Søknadsweb og Evuweb Vi har opptak høst og vår Studier HØST åpnes 1. februar, søknadsfrist 15. april (de fleste) Studier VÅR åpnes 1. oktober, søknadsfrist 15. november NB! Flere unntak (internasjonalt opptak, enkeltemner, EVU osv.) Saksbehandler har selvstendig ansvar og vi arbeider svært individuelt, manuelt og uten overlapping/kvalitetssikring. Vi praktiserer gjennomgående saksbehandling og ansvarlig saksbehandler håndterer klagesaker på de studiene man har ansvar for. I master opptakene er det vanlig at saksbehandlers forhåndsvurderinger blir «presentert» til/for fakultetet/fagansvarlig. «ALT» kanaliseres gjennom opptakskontoret

5 Utfordring nr. 1: Omfangsrikt opptak, tall 2014 Stort lokalt opptak, med mange søkere! Søknader Master- og påbygningsstudier 2410 Praktisk pedagogisk utdanning (PPU) 562 Halvårsstudier og noen årsstudier høst 235 Halvårsstudier og årsstudier vår 541 Forkurs, tresemesterordning (TRES) og Y-veien 1165 Musikk studier (Utøvende og faglærer-bachelor) med opptaksprøver 322 Enkeltemner Breddeopptak (lærerutdanning) og intern overgang xxx + 70 Internasjonalt opptak 1022 Etter- og videreutdanning (EVU) 1750 Sommerstudier 204 Antall søknader til sammen i lokalt opptak 2014:

6 FS OPPSETT LOKALT OPPTAK HØST Oppsett i FS, ni «paraplyer» i høstopptaket: 1. Lokalt h 2. Helse 3. Master1 4. Ingft 5. Grimstad 6. Forkurs 7. Enkeltemner 8. Sommer 9. Musikk

7 Utfordring nr. 1: Omfangsrikt opptak Informasjonsflyt internt. Høyt tempo og mye som skjer. Studier som blir opprettet, trukket, endring av opptaksregler osv. Opptak er ikke med i «loopen» når for eksempel opptaksregler i lokalt opptak endres. Stort «spenn» i kompetanse- og rangeringsregelverk. Stor jobb å forberede opptak. Ulike beregningsmetoder for opptak til masterne, en utfordring for saksbehandlere, uforutsigbart og vanskelig å forholde seg til for søkere. Eksempler: Master engelsk: bruker fordypningen Siv. Ing.: bruker hele bachelor vm Master Øk adm: plukker fag

8 Utfordring nr. 2: Manglende ressurser Følger ikke ressurser med når nye studieprogram etableres eller når søkermassen øker. Medfører: For lite tid til planlegging, klarer ikke være i forkant. Lite tid til forbedringsarbeid. Vi får ikke senket skuldrene. Redusert kvalitet på saksbehandlingen. Sårbarhet. Liten grad av kunnskapsoverføring internt.

9 Utfordring nr. 3: Manuelt arbeid Saksbehandler har selvstendig ansvar og vi arbeider svært individuelt, manuelt og uten overlapping/kvalitetssikring. Arbeider manuelt. Ulik praksis blant saksbehandlere. De fleste av saksbehandlerne sender ut tilbud til 1 og 1. Eks. Grimstad. Behov for dialog. I master opptakene er det vanlig at saksbehandlers forhåndsvurderinger blir «presentert» til/for fakultetet/fagansvarlig. Vi tror vi har noe å hente på å slå sammen flere av opptakene, færre «paraplyer» og automatisk saksbehandling. Vi ser at enkeltemneopptaket blir større og større. Kan vi håndtere denne utfordringen på en annen måte?

10 1. Hvordan fungerer det lokale opptaket ved UiA? 2. Utfordringene: A. OMFANGSRIKT OPPTAK Stort «spenn» i kompetanse- og rangeringsregelverk. Mange søkere og ulike opptaks ordninger både høst og vår B. MANGLENDE RESSURSER som blant annet påvirker: Vår evne til å planlegge, være i forkant Vår evne til å drive forbedringsarbeid Kvaliteten i saksbehandlingen Sårbarhet C. MANUELT ARBEID - måten vi arbeider på!

11