Åtferd til leiaren i kontrollutvalet

Transkript

1 Sak 19/14

2

3

4

5 Sak 19/14 Fra: Jan Olav Osen Sendt: 22. januar :25 Til: Kopi: Per Lerøy; Eli Stien; Inger Synnevåg; Olav Andersen Emne: Åtferd til leiaren i kontrollutvalet Hallo! Rådmannen viser til møteutskrift frå kontrollutvalet sitt møte 10.januar I sak 05/14 går det fram at leiaren i kontrollutvalet har vore i kontakt med medarbeidarane på økonomikontoret i Austrheim kommune og forhøyrt seg om rutinane dei nyttar seg av. Rådmannen vil på det sterkaste presisera at slike møter skal avtalast og godkjennast av rådmannen og berre han, og at slike avtalar skal gjerast i god tid før sjølve møtet finn stad. Rådmannen vil vidare understreka at det etter slike møter alltid skal skrivast møtereferat og at referatet skal signerast av alle som har delteke på møtet før det vert offentleggjort eller brukt i ei vidare sakshandsaming. Rådmannen finn åtferda til leiaren i kontrollutvalet svært klanderverdig i denne saka og understrekar at slik åtferd ikkje kan aksepterast. Med hilsen Jan Olav Osen Rådmann Austrheim kommune mob

6 Sak 19/14 Fra: Per Lerøy Sendt: 23. januar :16 Til: ; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim; Jan Olav Osen Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet til styret i AS Austrheim Næringsselskap Hei. Eg viser først til k-sak 007/14 «Utsetting av handsaming av kontrollutvalssaker» der vedtaket i k-sak 125/13 vart oppheva og det vart vedteke at den grundige gjennomgangen av kontrollutvalet sine saksnummer 43/13, 44/13, 45/13 og 46/13 skal utsetjast til kommunestyremøtet den Styreleiaren i AS Austrheim Næringsselskap kan ikkje akseptera den korte tidsfristen som er sett for å svara på spørsmåla som kontrollutvalet stiller. I slike saker er det viktig at eventuelle avvik eller observasjonar vert basert på fakta. For å sikra dette må spørsmåla drøftast i møter der både det nye styret, tidlegare styreleiar og dagleg leiar deltek. Dei enkelte møtedeltakarane har travle dagar og det er vanskeleg på kort varsel å finna møtetidspunkt som passar for alle. I tillegg må møtedeltakarane få tilstrekkeleg tid til å førebu seg til møta. Når ein veit at saka først skal opp i kommunestyret og at kontrollutvalet først har møte 3.3., er det vanskeleg å forstå kvifor svara må vera sekretariatsleiaren i hende Styreleiaren vil informera sekretariatsleiaren om kor tid styret i AS Austrheim Næringsselskap kan senda svara sine til sekretariatsleiaren, når ein har funne ein passande møtedato. Styreleiaren vil understreka to viktige prinsipp som bør vera styrande for all kontrollverksend me driv. Det er: Basert på fakta. Her må og skal ein basera seg på både munnlege og skriftlege kjelder, og ein skal sikra at det ein skriv i ein rapport verkeleg stemmer. Problem skal løysast på lavast mogeleg plan. Dette betyr kort og godt at ein ikkje må laga store saker av mindre avvik. Styreleiaren vil elles understreka det han sa på møtet i kontrollutvalet om at kontrollutvalet må leggja større vekt på å få fram alle fakta i sakene som utvalet handsamar enn det dei gjer i dag. Når det gjeld saker som selskapskontroll, bør kontrollutvalet varsla dette i god tid til selskapet som skal kontrollerast. Det bør avtalast møteplanar og intervjuplanar og kontrollutvalet må få tilsendt all relevant dokumentasjon. Ein må ha eit oppstartsmøte der alle aktuelle intervjukandidatar vert invitert og der planane for gjennomføringa av kontrollen og måla og mandatet for selskapskontrollen vert gjennomgått. Deretter gjennomfører ein intervjua i tråd med planen. Det må lagast eit enkelt referat frå kvart intervju og intervjuobjektet må få lesa gjennom dette og signera det. I mange tilfelle vil saker verta betre belyst gjennom gruppeintervju. I vårt tilfelle bør heile styret i AS Austrheim Næringsselskap kallast inn til eit felles intervju. Etter kontrollen er gjennomført må det haldast eit avsluttande møte der alle som har vore involvert i intervjua vert invitert og der den førebelse rapporten med sine observasjonar og avvik vert presentert. Då kan eventuelle feil eller misforståingar ryddast av vegen. Deretter må den førebelse rapporten med rettingane frå sluttmøtet sendast til selskapet for sluttkontroll før den endelege rapporten vert produsert og offentleggjort. I den endelege rapporten er det naturleg at ein har forslag til tidsfristar for lukking av avvik og det er naturleg at dei som er ansvarleg for dette, melder tilbake om fristane er akseptable eller kjem med framlegg til nye fristar. Det som er skisser over tok underteikna opp i møtet , utan at det er nemnt i møtereferatet. Eg undrar kvifor. Slik saka vår har utvikla seg, lurer eg på om møteutskrifter bør offentleggjerast mens ein har ein pågåande prosess. Me ser no at nokon prøver å laga ei sak av ein selskapskontroll som langt frå er sluttført og det kan verken tena saka eller vera rett. Slik åtferd skapar berre gnissingar og stress. 1

7 Det er elles to ting i møteutskrifta eg stussar litt på. Det vert gjort eit nummer av at Solberg sin uttale av ikkje vart lagt fram for formannskapet i sak 006/14, sjølv om det i møtet vart klart at denne uttalen ikkje hadde noko med f-sak 006/14 å gjera. F-sak 006/14 handlar om Austrheim kommune skal inngå ein leigekontrakt med AS Austrheim Næringsselskap, noko eit klårt fleirtal i både formannskapet og seinare kommunestyret har svara ja på. Det andre er at det på side 7 i møteutskrifta vert peika på at Ole Lysø i første halvår 2013 var styreleiar i AS Austrheim Næringsselskap samstundes med at han var rådgjevar for Breidvik Eiendom AS. Eg forstår ikkje samanhengen! AS Austrheim Næringsselskap inngjekk ein kontrakt med Byggmester Markhus AS om bygging av to hus på næringsselskapet sine eigne tomtar. Breidvik Eiendom AS hadde ikkje noko med denne saka å gjere i det heile. Er slike opplysningar teke med i møteutskrifta for å svekka truverdet til Ole Lysø eller har det relevans for saka? Eg syns kontrollutvalet rotar her og at slike irrelevante opplysningar i ei møteutskrift berre er eigna til å svekka utvalet sitt eige truverde. La oss i framtida jobba saman for å få alle fakta på bordet, med avvik og forbetringsområder og la oss saman få på plass gode rutinar som er kjent av styremedlemmene og andre som opptrer på vegne av selskapet, slik at selskapet kan fungera som eit godt og effektivt verkty i utviklinga av kommunen vår. Beste helsing Per Lerøy Styreleiar AS Austrheim Næringsselskap Mob Fra: Sendt: 22. januar :25 Til: Per Lerøy; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim Emne: Spørsmål frå kontrollutvalet til styret i AS Austrheim Næringsselskap I sak 15/14 i kontrollutvalet sitt møte så har kontrollutvalet spørsmål til styret i AS Austrheim Næringsselskap: 15/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 og 07/14 Nye saksvedlegg til saka: Epost frå dagleg leiar med vedlagt referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap I referatet frå AS Austrheim Næringsselskap går det fram at styret har fått ein orientering frå førre styeleiar og kontrollutvalet sin sak 46/13 er kommentert, sak 35/13. Det er nokon punkt i referatet som kontrollutvalet ønskjer svar på frå styret: Det står mellom anna følgjande: «Anbod vart vurdert, men med utgangspunkt i selskapet sine vedtekter, omstende i område og vanskar med å få aktuelle utbyggarar på plass vart det ikkje aktuelt med anbod.» 1. Kva er det i selskapet sine vedtekter som tilseier at det ikkje er aktuelt med anbod? 2. Kva er dei konkrete omstende i område som tilseiar at det ikkje er aktuelt med anbod? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? 2

8 «.. Med utgangspunkt i den delegerte mynde som ligger i 3 35 tilseier sakens karakter at dette ikkje er ein kommunestyresak.» 1. Kva er det som gjer at styret i AS Austrheim Næringsselskap har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje? «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? Kontrollutvalet sender over desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap og ber om å få eit skrifteleg svar frå styret innan 10. februar I Aksjeloven ( 6-29) står der at protokollen skal underteiknast av alle styremedlemmen som har deltatt i styrebehandlinga. Ingen av dei protokollane som kontrollutvalet har fått er underteikna av nokon av styremedlemmene. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet oversender desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap. Svaret frå styret i AS Austrheim Næringsselskap kan sendast til underteiknede innan Med venleg helsing Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net 3

9 Sak 19/14 Fra: Olav Andersen Sendt: 19. februar :04 Til: Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet Hei Bent! Vi er så vidt begynt på prosessen. Olav Mongstad er nå tilbake på jobb, men er fortsatt sykemeldt i 50 %. Årsregnskapet går nå mot slutten, Reidar Bjørsvik kommer neste onsdag. Som jeg nevnte til deg i telefonen, sender vi svaret til kontrollutvalget samtidig som vi sender saken til formannskapet/kommunestyret. Klarer vi dette før, gjør vi det. Med venleg helsing Olav B.Andersen Økonomisjef Austrheim kommune, 5943 Austrheim Direkte : , Sentralbord : , Mobil : Heimeside : e-post: Olav.Andersen@austrheim.kommune.no Fra: Sendt: 18. februar :59 Til: Olav Andersen Kopi: Solveig Hopen Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet Har du fått sett noko på kontrollutvalet sitt spørsmål? Med venleg helsing Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net Fra: Olav Andersen Sendt: 24. januar :59 Til: 1

10 Kopi: Olav Mongstad; Jan Olav Osen; Per Lerøy; Olav B. Andersen Emne: SV: Spørsmål frå kontrollutvalet Hei! Når det gjeld spørsmål frå kontrollutvalet om å få eit oversyn frå administrasjonen over eventuelle andre mellomrekningar kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no, vert det vist til KS 007/14. KS 00714/14 galdt utsetting av handsaming av saker til kontrollutvalet. Saka vart utsett til handsaming i kommunestyret den Det de spør om vil såleis bli handsama saman med dei andre sakene som gjeld kontrollutvalet. Som informasjon er det blitt bedt om utsetjing fordi båe rådmennene er inhabile i saka og økonomiavdelinga er travelt opptatt med årsoppgjeret. Dessutan er også Olav Mongstad blitt sjukemeld på ubestemt tid. De vil få informasjonen når vi sender møteinnkalling og saker til kommunestyret den Med venleg helsing Olav B.Andersen Økonomisjef Austrheim kommune, 5943 Austrheim Direkte : , Sentralbord : , Mobil : Heimeside : e-post: Olav.Andersen@austrheim.kommune.no Fra: Sendt: 22. januar :06 Til: Olav Andersen; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim Emne: Spørsmål frå kontrollutvalet I sak 14/14 i kontrollutvalet sitt møte vart det gjort følgjande vedtak ved handsaming av rapport om mva frå revisjonen. «Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Kommunen sin manglande fakturering og bruk av mellomrekning utan mva er ikkje i samsvar med gjeldande lovverk. Kontrollutvalet ønskjer å få ein oversikt frå administrasjon om eventuelle andre mellomrekningar som kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no. Kontrollutvalet ber om å få denne oversikten innan 10. februar 2014.» Svaret på spørsmålet frå kontrollutvalet kan sendast til underteiknede innan Med venleg helsing Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net 2

11 14/14 Spørsmål som gjeld MVA oppfølging av sak 43/13 Saksvedlegg: Rapport frå revisjonen «Spørsmål om mva handsaming» Konklusjonen i rapporten frå revisjonen er følgjande: Rapporten har vore til høyring hos administrasjon, dei har ikkje hatt nokon kommentar til rapporten. Administrasjon sin opplysning til kontrollutvalet i sak 43/13 om at Breidvik Eiendom AS var registrert i Meirverdiavgiftsregisteret var feil. Det vart nytta som eit argument at ein difor kunne fakturere selskapet utan mva fordi det uansett ville fått mva refundert. Sjølv om det hadde vore riktig at selskapet var Meirverdiavgiftsregisteret så ville praksisen vore feil. Det er ingenting av det som administrasjon har gjort i denne saka som kan relaterast til det som lovverket gir heimel for. Kommunen har utelatt å fakturere mva på (84.663, ,-) ,-, det utgjer ,- kr i mva som ikkje er fakturert. Det at kommunen ikkje har skrive ut faktura, men berre motrekna er ikkje i samsvar med dei krav som er i bokføringsføringsforkriften. Denne saka er heller ikkje handsama i samsvar med kommunen sine rutinar for fakturering. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Kommunen sin manglande fakturering og bruk av mellomrekning utan mva er ikkje i samsvar med gjeldande lovverk. Kontrollutvalet ønskjer å få ein oversikt frå administrasjon om eventuelle andre mellomrekningar som kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no. Kontrollutvalet ber om å få denne oversikten innan 10. februar

12 Sak 25/14 Fra: Per Lerøy Sendt: 23. februar :13 Til: Emne: Svar frå styret i AS Austrheim Næringsselskap på spørsmål frå kontrollutvalet i Austrheim kommune i utvalet si sak 15/14. Svar frå styret i AS Austrheim Næringsselskap på spørsmål frå kontrollutvalet i Austrheim kommune i utvalet si sak 15/14. Styret i AS Austrheim Næringsselskap hadde møte på kommunehuset i Austrheim der spørsmåla frå kontrollutvalet vart drøfta. Med på møtet var heile styret med unnatak av Olaug Marie Sætre som hadde meldt forfall. Dagleg leiar Jan Olav Osen var også med på møtet. I tillegg deltok tidlegare styreleiar Ole Lysø på den delen av møtet der spørsmåla frå kontrollutvalet vart drøfta. Økonomisjefen i Austrheim kommune Olav Andersen var også tilstades, men han deltok ikkje aktivt på den delen av styremøtet der spørsmåla frå kontrollutvalet vart drøfta. Kontrollutvalet har i ein e-post datert kome med seks spørsmål til styret i AS Austrheim Næringsselskap. Spørsmåla er relatert til protokollen frå styremøtet i AS Austrheim Næringsselskap datert Dette er: «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» Her stiller kontrollutvalet følgjande spørsmål: 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? Styret i AS Austrheim Næringsselskap drøfta ved fleire høve dette spørsmålet, men konkluderte med at selskapet er eit aksjeselskap som skal følgja aksjelova og at selskapet ikkje er underlagt lov om offentlege innkjøp. At det viser seg at dette ikkje er riktig, tek styret til vitande. Styret meiner at noko av forklaringa på at styret ikkje har vore heilt oppdatert på kva retningslinjer som til ein kvar tid gjeld for selskapet, er at selskapet ikkje har eigne administrative ressursar. Styret har sidan 2009 arbeidd med å realisera bustadar på dei seks aktuelle tomtane som selskapet kjøpte frå Breidvik Eiendom AS. I utgangspunktet ønskte både kommunen og næringsselskapet å byggja ungdomsbustadar på desse tomtane. Dette skulle vera eit samarbeidsprosjekt mellom Austrheim kommune, AS Austrheim Næringsselskap, Breidvik Eiendom AS og Husbanken. Ungdomsbustadane skulle byggjast slik at dei skulle vera rimelege og dermed lett tilgjengelege for målgruppa, kombinert med at det skulle vera gode moglegheiter for å utvida buarealet ved hjelp av eigeninnsats. Næringsselskapet jobba saman med Breidvik Eiendom AS opp mot arkitektar og fleire aktuelle byggfirma for å finna prospekt som var i tråd med intensjonane. På eit tidspunkt hadde næringsselskapet ein avtale med Vesthus AS og kontraktar med to ungdommar som skulle kjøpa dei to første husa, men etter ei tid viste det seg at byggfirmaet ikkje var i stad til å levera husa i tråd med intensjonane. Andre byggfirma, som firma knytt til Waldegruppa, vurderte også konseptet, utan at prosjektet let seg realisera. I 2011 innleia Byggmester Markhus AS eit samarbeid med Breidvik Eiendom AS om å byggja eit leilegheitsbygg på nabotomten til næringsselskapet sine tomtar. I førstninga var det berre eit samarbeidsprosjekt om leilegheitsbygget, 1

13 men dette utvikla seg etter kvart til eit tettare samarbeid om å realisera Kystlandsbyen. Firma knytt til Bjørn Rune Markhus gjekk også inn på eigarsida i tomten til leilegheitsbygget. Etter kvart overlèt Breidvik Eiendom AS meir og meir av den operative verksemda til Byggmester Markhus AS, ein kan nærmast snakka om ei glidande verksemdsoverdraging som starta i 2011 og som enda i 2013 med at Markhus Holding AS og andre selskap i konsernet hadde overteke 100% av aksjane i Breidvik Eiendom AS. I denne fasen inngjekk Markhus Holding AS også ein avtale med Austrheim kommune om kjøp av eigedommen nord for brannstasjonen på Mastrevik. Planen var at det her skulle setjast opp produksjonshall for ferdighus. Tanken var at selskap i Markhus-gruppa skulle levera ferdighus frå anlegget og at Breidvik Kystlandsby skulle vera eit kjerneområde for leveransane frå anlegget. Avtalen AS Austrheim Næringsselskap hadde med Breidvik Eiendom AS var at prosjekt frå Breidvik Eiendom AS måtte kjøpast på eigedomen som næringsselskapet hadde kjøpt frå Breidvik Eiendom AS, altså på dei seks aktuelle tomtane. Dette går mellom anna klart fram av møtereferatet frå styremøtet i selskapet datert 15. september Styret har vurdert forholda slik at når utviklinga av Kystlandsbyen etter kvart vart eit samarbeidsprosjekt mellom Breidvik Eiendom AS og Byggmester Markhus AS, så var næringsselskapet forplikta til å gje oppdraget med å oppføra bustadane på dei seks tomtane til dette selskapet dersom styret fann tilbodet akseptabelt. Styret viser også til det kommuneadvokat Solberg skriv i sin e-post til : «I de to nevnte kjøpekontraktene viser jeg spesielt til det som står i pkt. 1, litra b om at «Føresetnaden for kjøp av tomten er at det vert inngått avtale med Breidvik Eigedom om bygging av Breidvik type ungdom, jfr. vedlagt prosjekt.»» Når Breidvik Eiendom AS så brukar Byggmester Markhus AS til den fysiske utviklinga av Breidvik Kystlandsby, finn styret i AS Austrheim Næringsselskap det heilt naturleg og i tråd med dei intensjonane som var i avtalen mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS då tomtane vart kjøpt, å gjera det same. Dei korte svara på dei tre spørsmåla vert då som følgjer: 1. Styret i AS Austrheim Næringsselskap vurderte det slik at næringsselskapet er eit aksjeselskap som følgjer aksjelova og ikkje lov om offentlege innkjøp. 2. Det var bindingar i avtalane mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS på tomtane som gjorde det uaktuelt med opne anbod. 3. Det hadde vore gjort fleire forsøk med ulike byggfirma på å få i gang ei utbygging av tomtane, utan at ein hadde funne løysingar som hadde akseptable økonomiske vilkår. Fleire andre firma hadde med andre ord vore vurdert, mellom anna Vesthus AS og Walde AS, utan at ein hadde funne nokon som kunne levera forsvarleg løysingar. Neste punkt kontrollutvalet ynskjer uttale til er: «.. Med utgangspunkt i den delegerte mynde som ligger i 3 35 tilseier sakens karakter at dette ikkje er ein kommunestyresak.» Kontrollutvalet har følgjande spørsmål: 1. Kva er det som gjer at styret i AS Austrheim Næringsselskap har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje? Her er svaret at AS Austrheim Næringsselskap ikkje har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje og det er heller ikkje næringsselskapet si oppgåve. Dette dreier seg om at næringsselskapet ville ha ein økonomisk garanti frå Austrheim kommune før ein sette i gang prosjektet. Styret i næringsselskapet har inga meining om kven i kommunen som har mynde til å gje slike garantiar. Fakta er at alle leigekontraktar for husvære i kommunen vert inngått på administrativt nivå. AS Austrheim Næringsselskap har i denne saka fått leigekontraktar som er godkjent av kommunestyret i k-sak 006/14. Siste punkt kontrollutvalet vil at styret skal uttala seg om er: «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» 2

14 Kontrollutvalet har følgjande spørsmål til dette: 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? Her vil styret i AS Austrheim Næringsselskap visa til utgreiinga som er knytt til dei tre første spørsmåla frå kontrollutvalet. Styret vil vidare visa til at spørsmålet om offentlege innkjøp har vore tema i det nye styret ved fleire høve. Eit samla styre meiner at det i saka om bygging av to bustader i Kystlandsbyen, har handla i god tru og til beste for AS Austrheim Næringsselskap og eigaren av selskapet. Styret viser også til at generalforsamlinga har vore godt informert om kjøpet av tomtane frå Breidvik Eiendom AS, intensjonane med kjøpet og bindingane dette har ført med seg. Styret i AS Austrheim Næringsselskap ser at selskapet ikkje har følgt Aksjelovens 6 29 som seier at protokollen skal underteiknast av alle styremedlemmane som har delteke i styrebehandlinga. Dette seier me oss leie for. Styret skal sjå til at protokollane frå 2013 og 2014 vert signert i tråd med gjeldande lovverk og innføra betre rutinar for dette i framtida. Beste helsing Per Lerøy Styreleiar AS Austrheim Næringsselskap Fra: Sendt: 22. januar :25 Til: Per Lerøy; Jan Olav Osen Kopi: Solveig Hopen; Post Austrheim Emne: Spørsmål frå kontrollutvalet til styret i AS Austrheim Næringsselskap I sak 15/14 i kontrollutvalet sitt møte så har kontrollutvalet spørsmål til styret i AS Austrheim Næringsselskap: 15/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 og 07/14 Nye saksvedlegg til saka: Epost frå dagleg leiar med vedlagt referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap I referatet frå AS Austrheim Næringsselskap går det fram at styret har fått ein orientering frå førre styeleiar og kontrollutvalet sin sak 46/13 er kommentert, sak 35/13. Det er nokon punkt i referatet som kontrollutvalet ønskjer svar på frå styret: Det står mellom anna følgjande: «Anbod vart vurdert, men med utgangspunkt i selskapet sine vedtekter, omstende i område og vanskar med å få aktuelle utbyggarar på plass vart det ikkje aktuelt med anbod.» 1. Kva er det i selskapet sine vedtekter som tilseier at det ikkje er aktuelt med anbod? 2. Kva er dei konkrete omstende i område som tilseiar at det ikkje er aktuelt med anbod? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? 3

15 «.. Med utgangspunkt i den delegerte mynde som ligger i 3 35 tilseier sakens karakter at dette ikkje er ein kommunestyresak.» 2. Kva er det som gjer at styret i AS Austrheim Næringsselskap har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje? «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» 3. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 4. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? Kontrollutvalet sender over desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap og ber om å få eit skrifteleg svar frå styret innan 10. februar I Aksjeloven ( 6-29) står der at protokollen skal underteiknast av alle styremedlemmen som har deltatt i styrebehandlinga. Ingen av dei protokollane som kontrollutvalet har fått er underteikna av nokon av styremedlemmene. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet oversender desse spørsmåla til styret i AS Austrheim Næringsselskap. Svaret frå styret i AS Austrheim Næringsselskap kan sendast til underteiknede innan Med venleg helsing Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net 4