Behandling i Kommunestyret : Framlegg frå ordføraren: Reidar Øksnes og Torunn Helland Karlsen skriv under møteprotollen frå møtet.

Transkript

1 Behandling i Kommunestyret : Framlegg frå ordføraren: Reidar Øksnes og Torunn Helland Karlsen skriv under møteprotollen frå møtet. Framlegget frå ordføraren vart samrøystes vedteke. Sak 03/14 KS-124/13 Vedtak: Reidar Øksnes og Torunn Helland Karlsen skriv under møteprotollen frå møtet. 125/13: Meldingar Rådmannen sitt framlegg til vedtak: Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre. Behandling i Kommunestyret : Fellesframlegg: Rapport frå kontrollutvalet sitt møte den vert sett opp som eiga sak på første kommunestyremøte i Kommunestyret får ein grundig gjennomgang frå kontrollutvalet vedkomande sak 43,44,45 og 46. Fellesframlegget vart samrøystes vedteke. KS-125/13 Vedtak: Rapport frå kontrollutvalet sitt møte den vert sett opp som eiga sak på første kommunestyremøte i Kommunestyret får ein grundig gjennomgang frå kontrollutvalet vedkomande sak 43,44,45 og /13: Orienteringssak Orientering: Behandling i Kommunestyret : - Ordførar Per Lerøy orienterte om mail datert vedrørande nedlegging av Austrheim tannklinikk. - Ordførar Per Lerøy orienterte om innstillinga vedrørande ilandføring av olje frå Johan Sverdrup til Austrheim.

2 Austrheim kommune Sak 03/14 KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 8. november 2013 Stad: Kommunehuset Kl.: Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Til sakene 43/13 og 44/13 møtte assisterande rådmann og til sak 45/13 og 46/13 møtte dagleg leiar i Austrheim Næringsselskap AS Jan Olav Osen. Ordførar var også tilstade i sakene frå og med sak 43/13 til og med sak 46/13. Økonomisjef møtte til sak 47/13 Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss... 40/13 Godkjenning av innkalling og saksliste Til sak 45/13 spørsmål til Austrheim Næringsselskap AS om betaling av kostnadar som gjeld «Altiboks» og spørsmål til årsmeldinga. Svaret frå dagleg leiar på spørsmålet i årsmeldinga om kjøp/garanti for bygging av 2 hus i Breidvikområdet gjer at kontrollutvalet ser behov for å handsame desse to sakene i to adskilte saker. Sak 45/13 vert difor splitta i to saker og det forskyver resten av nummereringa av sakene. Samrøystes vedtak: Innkalling og saksliste vart godkjent med den merknad at sak 45/13 vert delt i to saker, sak 45/13 og sak 46/13. Det forskyver nummereringa på resten av sakene. 41/13 Godkjenning referat frå sist møte Samrøystes vedtak: Møteprotokollen vert godkjent slik han ligg føre. 42/13 Skriv og meldingar Revisor sin uttale til overformynderiet sin rekneskap for AUFERA AS rekneskap og årsmelding 2012 Kystlandsbyen AS rekneskap og årsmelding 2012 Epost frå advokat Solberg om assisterande rådmann sin habilitet i sak om Breidvik Eiendom AS. Samrøystes vedtak: Meldingane vert tekne til orientering slik dei ligg føre

3 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 2 av 11 43/13 Gjennomgang av løyvinga i kommunestyresak 089/13, tilbakebetaling kommunestyresak 071/13 og saksutgreiinga i sak 070/13 Saksvedlegg: E-post frå sekretariatet med spørsmål frå kontrollutvalet og svar frå assisterande rådmann i notat med vedlegg. Spørsmål frå kontrollutvalet: Det er berekna renter kr ,- på dei kr ,- som var for lite utbetalt i Det kan sjå ut som det ikkje er rekna renter på beløpa som selskapet skuldar kommunen? Dei ,- er tenester som kommunen har fakturert i juni og september i året Arbeid med kloakkleidningen ,- inkl. mva. Tidlegare har kontrollutvalet fått opplyst at dette er utan mva, inklusiv mva er ,-. Det står utan mva i oppstilling utarbeida av økonomimedarbeidar Det kan sjå ut som kommunen har fakturert arbeidet med kloakkleidningen utan mva, kva er årsaka til det? Spørsmål til saksutgreiinga i sak 070/13 I pkt 3 vurderingar er det vist til regelverket. Kva regelverk er der konkret vist til? Når det gjeld tilbakebetalinga frå selskapet (071/13), kunne kontrollutvalet fått ein kopi av dokumentasjon av den tilbakebetalinga? Svar frå assisterande rådmann: I møte kom det ikkje fram noko meir forklaring til dette med berekning av renter. Svar frå assisterande rådmann: Synspunkt som kom fram i møte: I punkt 12 i kommunestyret sitt vedtak 089/12 står det at beløpet ,- er inklusiv mva.

4 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 3 av 11 o Assisterande rådmann opplyste at det er ein skrivefeil; det skal stå eksklusiv mva. Det vart stilt spørsmål ved om kommunen kan vidarefakturere utan mva. o Assisterande rådmann opplyste om at Breidvik Eiendom AS er mva registrert. Selskapet kunne difor fått mva refundert sjølv om kommunen hadde fakturert med mva. Når det gjeld tilbakebetaling frå selskapet (071/13) så fekk kontrollutvalet lagt fram rekneskapsbilag som viste at beløpet var tilbakebetalt innan 8. juli Tilbakebetalinga er frå Advokatpartners ANS. Samrøystes vedtak: I framtida må kommunen fakturere sine tilgodehavande fortløpande og dei må følgjast opp på forsvarleg måte. Det er ingen grunn til å fortsette motrekning slik det er gjort i denne saka. Dette har ført til uoversiktlege forhold og risiko for at kommunen ikkje får dei inntektene den skal ha. Kontrollutvalet finn det riktig at kommunen sitt tilgodehavande på kr ,- hadde blitt handsama likt med det skuldige beløpet til Breidvik Eiendom AS på kr med omsyn til berekning av renter. Kontrollutvalet ber om at revisjonen tek ein gjennomgang om kommunen sin praksis i denne saka er i samsvar med regelverket som gjeld for mva området. 44/13 Kommunen sine rutinar for fakturering og eit spørsmål i ei konkret sak Saksvedlegg: E-post frå sekretariatet med spørsmål frå kontrollutvalet og svar frå assisterande rådmann i e-post. I e-post frå assisterande rådmann står der følgjande: Viser til spørsmål frå kontrollutvalet: 37/13 Kommunen sine rutinar for fakturering. I saka som gjeld dobbeltutbetalinga til Breidvik Eiendom AS (BE) kom det fram at der var varer/tenester som ikkje var fakturert frå kommunen til selskapet. Eller at det var

5 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 4 av 11 fakturert, men ikkje følgt opp sjølv om beløpet ikkje var betalt. Kontrollutvalet ønskjer ei orientering om kva rutinar kommunen har for fakturering og oppfølging og kvifor desse beløpa ikkje vart fakturert eller følgt opp. Dersom det eventuelt er andre tenester/varer som kommunen har levert til selskapet eller andre selskap/privat personar som ikkje er fakturert eller følgt opp å vil det vere ønskeleg å få det med i orienteringa. Rutinar: Økonomikontoret mottar fakturagrunnlag frå avdelingane. Økonomikontoret sender ut faktura fortløpande med 1. mnd frist. Økonomikontoret sender 1. purring og 1. inkassovarsel. Deretter vert det tatt avgjerd om saka skal sendast til Lindorff. I saka med BE vart det ikkje sendt vidare til Lindorff m.a. p.g.a. at administrasjonen meinte at sidan kommunen sjølv var medeigar sender vi ikkje inkassovarsel til oss sjølve. Administrasjonen var også klar på at kommunen skulle betala BE for eit anleggsbidrag som ikkje var klart då. Administrasjonen ville så motrekna kommunen sine krav mot den utbetalinga. Dersom det ligg i spørsmålet saka med kloakkleidningen, så var det eit arbeid som ikkje var heilt ferdig og avslutta. Derfor vart det ikkje klargjort fakturagrunnlag. Beløpet vart rekna inn som motkrav når det endelege anleggsbidraget skulle utreknast.» Dette kom fram i møte: Assisterande rådmann kommenterte og svarte på spørsmål i møte og det vart mellom anna peika på: Dei ulike sakene vert vurdert individuelt om dei skal sendast over til Lindorf. Økonomikontoret har følgt rutinane for innkrevjing. Det er administrasjon ved rådmann og assisterande rådmann som har avgjort at denne saka ikkje skulle sendast over til Lindorf. Det var også gjort tilsvarande Fonnesstraumen AS. Administrasjon meinte at løyvinga som var gjort i kommunestyret i 2009 til Breidvik Eigedom AS ikkje var utbetalt og at det i tillegg ville komme søknad om ekstra midlar. Det var semje om at slike prosjekt må avsluttast langt raskare slik at ein får avslutta desse sakene på ein betre måte. I dag skal ein fakturere alle selskap fortløpande. Det skal ikkje motreknast mot eventuelle søknadar som måtte komme om tilskott/anleggsbidrag. Kontrollutvalet sin kommentar: I artikkel om likhetsprinsippet utarbeida av professor Jan Fridthjof Bernt står der følgjande: «Likhetsprinsippet, en ulovfestet forvaltningsrettslig rettsregel som stiller krav om at forvaltningsorganer ikke skal utøve sin skjønnsmessige avgjørelsesmyndighet på en måte som innebærer usaklig forskjellsbehandling av borgerne. Dersom kommunen sine rutinar var følgt på vanleg måte ville ein sikra at alle selskap vart handsama likt.

6 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 5 av 11 Dersom kommunen skal forskjellsbehandle selskap, og i dette tilfelle til gunst for BE så må det bygge på eit sakleg grunnlag. Den grunngjevinga som her er gitt bygger på to ting: Kommunen eigde om lag 11 % i selskapet Selskapet kunne få anleggsbidrag seinare frå kommunen BE er eit AS der kommunen eigde ein mindre andel av aksjane. BE er eit reint kommersielt selskap der føremålet er å skaffe inntening for eigarane. Det synes difor lite relevant å bruke argument om at kommunen er eigar i selskapet, og då skal selskapet handsamast på ein særskild måte. Det synes også lite relevant å nytte argumentasjon om at selskapet på eit seinare tidspunkt kunne motta anleggsbidrag og at ein difor ikkje skulle betale. Det forelå ikkje nokon søknad eller vedtak om dette på gjeldande tidspunkt. For kontrollutvalet synes det å vere usaklig forskjellsbehandling som gir konkurransevridande effekt, dette er svært uheldig. Denne saka er ikkje handsama i samsvar med dei krav som er til god offentleg handsaming der mellom anna eit av prinsippa er at det ikkje kan utøvast forskjellsbehandling dersom det ikkje er sakleg grunnlag for det. Likhetsprinsippet er eit av dei viktigaste prinsippa i offentleg forvaltning. Den grunngjevinga som her er nytta for at kommunen skal tilgodese BE med og ikkje å krevje inn fakturert beløp, kan ikkje kontrollutvalet sjå er gjort på eit sakleg grunnlag. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. 45/13 AS Austrheim Næringsselskap og betaling av kostnadar som gjeldt «Altiboks» Saksvedlegg: E-post til dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap med spørsmål Notat frå dagleg leiar og avtale om fordeling av kostnadane signert Dagleg leiar (Jan Olav Osen) skriver i sitt notat følgjande:

7 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 6 av 11 Etter spørsmål frå kontrollutvalet om dokumentasjon i saka til dagleg leiar i selskapet, vart fylgjande avklart i møte: Selskapet sitt namn er AS Austrheim Næringsselskap Frå betaler Statoil rekningane som gjeld «Altiboks» direkte til leverandøren. Statoil har avslutta sitt leigeforhold av leilighetane som Austrheim kommune har leigd frå Breidvik Utleie AS. Austrheim kommune har sagt opp sitt leigeforhold med Breidvik Utleie AS og avtalen vil være avslutta etter Kostnadane før vart fordelt på dei ulike leigetakarane ut i frå ein skjønnsmessig vurdering. Abonnementet vart oppretta av Breidvik Eiendom AS (BE) og betalte desse kostnadane i starten. I 2012 var der ei rekning som ikkje vart ikkje betalt av BE. For å unngå at abonnementet vart sagt opp betalte AN.

8 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 7 av 11 Avtalen om fordeling av kostnadane vart framforhandla hausten 2012, men avtale vart først skreve AN har seld ein av sine fem leilighetar i Salsummen var om lag 1,150 mill kr. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet synes saka var uoversiktleg og stiller spørsmål ved om dette var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. 46/13 Austrheim Næringsselskap AS og avtale om kjøp av to hus frå Byggmester Markhus AS Saksvedlegg: E-post til dagleg leiar med spørsmål og svar i e-post Spørsmålet frå kontrollutvalet var følgjande: «I årsmeldinga til selskapet står det at styret har handsama sak om kjøp/garanti for bygging av 2 hus i Breidvikområdet. Kontrollutvalet ønskjer ein skrifteleg orientering om kva denne saka gjeld og få tilsendt den dokumentasjon som måtte vere i saka.» I e-post frå rådmann er der tatt med eit vedlegg som viser innkalling til styremøte i Austrheim Næringsselskap AS: Etter å ha bedt om å få tilsendt møteboka frå styremøte så kom den på e-post til leiar I referatet frå møte står der følgjande om sak 03/13. I referatet står det at det i møte vart lagt fram garanti for leige frå Austrheim kommune. Kontrollutvalet fikk garantien lagt fram i møte og den er underteikna av ordførar og assisterande rådmann og er datert I garantien står det følgjande:

9 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 8 av 11 På spørsmål frå kontrollutvalet til dagleg leiar i AN vart fylgjande avklart i møte: Byggmester Markus har tilbudt seg å bygge to hus til den oppgitte summen. Det er ikkje gjort nokre vurderingar om der er andre firma som kunne vere aktuelle for dette oppdraget. Det er heller ikkje gjort nokon vurdering av om AN må følgje forskrift om offentlege anskaffingar. Årsaka til at ein ikkje hadde vurdert andre selskap eller hatt ein anbodsrunde var lite administrativ kapasitet i selskapet. Dei to husa er tenkt å leigast ut til kommunen som kan nytte dei som bustad for flyktningar. Kontrollutvalet vil understreke fylgjande: Selskapet har plikt til å undersøke om ein må følgje dei krav som er i forskrift om offentlege anskaffingar. Kontrollutvalet ser at der er fleire argument som taler for at selskapet fell inn under forskriften om offentlige anskaffelser fordi selskapet er: 100 % eigd av kommunen Kommunen har full styringsrett på selskapet Ein stor del av finansieringa skjer via kommunen. Kommunen har gitt ein garanti for leige av dei to husa som skal byggast. Kontrollutvalet viser til forskrift om offentlige anskaffelser 1-2, pkt 2. Kontrollutvalet viser og til dei vurderingane som er i kap 2 i «Veileder til offentlige anskaffelser» utgitt av Fornyings- og administrasjonsdepartementet. Den garantien som er gitt frå ordførar og assisterande rådmann seier ingenting om: Kva hus som skal leigast med adresse eller gards og bruksnr Kor lenge leiga skal vare Kva dei økonomiske rammene er I kommuneloven 9 står det at kommunestyret kan gi ordførar myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker. I reglementsamlinga for Austrheim kommune gitt ut av rådmann i september 2007 går det ikkje fram at kommunestyret har gitt ordførar nokon myndighet i enkeltsaker. I delegeringsreglementet vedteke av kommunestyret

10 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 9 av 11 går det ikkje fram at ordførar har fått delegert nokon særskilt myndighet. Kommunestyret kan sjølvsagt ha gitt ordførar myndigheit i eit enkelt vedtak som kontrollutvalet ikkje er kjent med. Kontrollutvalet vil peike på at formannskapet ikkje har mynde til å inngå avtalar som påfører kommunen vesentlege utgifter, delegeringsreglementet 1-3. Kommunestyret sin delegering til rådmann er heimla i 23 i kommuneloven. I kommunen sitt delegeringsreglement står der følgjande i 3; I 3 35 er der omtalt kva mynde rådmann har til å inngå leigeavtalar. Garantien som er gjeve, har ingen tidsbegrensing eller økonomisk ramme. Slik kontrollutvalet ser det så har ikkje kommunestyret gitt mynde hverken til rådmann eller til ordførar om å gje garanti som vil kunne få økonomiske konsekvensar for kommunen i eit langsiktig perspektiv. Garantien som er gitt er underteikna av ordførar og assisterande rådmann. For kontrollutvalet vert det da uklart om dette er eit vedtak som er gjort av administrasjon eller av ordførar. Dersom det er snakk om eit langsiktig leigeforhold så kan det vere at dette må sjåast på som ein finansiell leigeavtale, viser til kommunal rekneskapsstandard nr 8. Den langsiktige leigeavtalen må da aktiverast i balansen som eit anleggsmiddel og langsiktig gjeld.

11 Austrheim kommune Kontrollutvalet Møteutskrift Side 10 av 11 Kontrollutvalet vil også peike på at rådmann som dagleg leiar i AN vil vere innhabil i denne saka, forvaltningsloven 6 e). Det står også følgjande i 6; «Er den overordnede tjenestemann ugild, kan avgjørelse i saken heller ikke treffes av en direkte underordnet tjenestemann i samme forvaltningsorgan.» Kommunestyret bør difor få vurdert korleis saker frå AS Austrheim Næringsselskap skal handsamast i kommunen. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet finn at AS Austrheim Næringsselskap hadde plikt til å vurdere om dei er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser. Kontrollutvalet er ikkje kjent med at kommunestyret har delegert den mynde til ordførar eller rådmann til å gje ein slik garanti om leige av hus. Kontrollutvalet finn det difor rett at kommunestyret får saka om garanti om leige av to hus frå AS Austrheim Næringsselskap til handsaming. 47/13 Tertialrapport nr økonomi Sakstilfang: Tertialrapport nr Kontrollutvalet fikk ein orientering frå økonomisjefen til tertialrapporten. Kontrollutvalet kommenterte at ein saknar at det vert rapportert på investeringsprosjekta slik kommunestyret har vedteke dei. Kontrollutvalet viser til forskrift om årsbudsjett 10 om krav til rapportering. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok saka til etterretning og reknar med at rapporteringa seinare vil bli tilpassa slik at ein føl dei krav som er i forskrift om årsbudsjett. 48/13 Kvalitetskontroll revisjonen Saksvedlegg: Oversendingsbrev frå revisjonen med vedlegg Revisjonen gikk gjennom kva som ligg i kvalitetskontrollen og kva som er bakgrunn for dei avvika som er peika på. Det vart også gjort greie for kva som er gjort for å lukke avvika. Samrøystes vedtak: Kontrollutvalet tok orienteringa til etterretning. 49/13 Revisjon av kommunerekneskapen 2013 Revisjonen gav ein orientering om planane for revisjon av kommunerekneskapen for Revisjon av rekneskapen for 2013 er starta opp

12

13 Bent Gunnar Næss Sak 03/14 Fra: Olav Mongstad Sendt: 2. januar :56 Til: Bent Gunnar Næss Kopi: Jan Olav Osen; Per Lerøy Emne: SV: Kontrollutvalet i Austrheim - møte fredag 10. januar kl 12 Hei. Viser til mail nedanfor. Opplegg er endra, ein av grunnane til dette er at etter avklaringar med kommuneadvokaten er både rådmann og assisterande rådmann inhabil når saka skal opp i kommunestyret. Administrasjonen treng derfor meir tid for å avklara saksgang. Kontrollutvalet får nærare melding om saksgang når dette er avklara i administrasjonen. Helsing Olav Mongstad Fra: Olav Mongstad Sendt: 23. desember :57 Til: Bent Gunnar Næss Kopi: Jan Olav Osen Emne: SV: Kontrollutvalet i Austrheim - møte fredag 10. januar kl 12 Viser til vedtaket frå kommunestyret som er klipt inn nedanfor. Det vert lagt opp til fylgjande handsaming: I kommunestyret 15. januar vert sak nr. 46 lagt fram. Dei tre andre vert lagt fram seinare. Vi må ha ein gjennomgang av omfanget av saksframstillinga og kva vi må nytta av ekstern kompetanse i utgreiinga før vi kan sei når saka er ferdig til politisk handsaming. Hovudgrunnen til at sak 46 frå KU vert lagt fram så tidleg, er at vi og må leggja fram sak om leige av dei to husa i Kystlandsbyen til flyktningebustader. Som KU peikar på, er det ei sak som må til kommunestyret. Vi skal nytta den første bustaden til mottak av flyktningar rundt januar, derfor hastar denne saka. Slik rådmannen legg opp saka, så vert det laga ei saksframstilling av assisterande rådmann. Assisterande rådmann legg saka fram og går gjennom saka i dei politiske handsamingane. KU får som vedtaket seier, høve til å gå grundig gjennom saka i kommunestyret. Kommunestyret handsamar så saka. Grunnen til at assisterande rådmann kan gjera dette, er at ein underordna tenestemann ikkje nødvendigvis vert inhabil i å tilretteleggja ei sak, men er inhabil i å ta ei avgjerd i ei sak. Derfor har ikkje assisterande rådmann mynde til å inngå ein kontrakt om leige av husa slik det vart gjort. Denne garantien/leiga er derfor ugyldig. Det vert sendt brev om dette til AS Austrheim Næringsselskap. Ta kontakt dersom noko er uklart. Helsing Olav Mongstad Fra: Jan Olav Osen Sendt: 23. desember :06 Til: Olav Mongstad Emne: VS: Kontrollutvalet i Austrheim - møte fredag 10. januar kl 12 Med hilsen Jan Olav Osen Rådmann 1

14 Austrheim kommune mob Fra: Bent Gunnar Næss Sendt: 20. desember :11 Til: Per Lerøy; Post Austrheim; Jan Olav Osen; Reidar Bjørsvik; Arne Kästel David Ludvigsen Jakob Sæthre Solveig Hopen; Solveig Lerøy Kopi: Emne: Kontrollutvalet i Austrheim - møte fredag 10. januar kl 12 Sender ut ein melding om at det blir møte i kontrollutvalet i Austrheim fredag 10. januar kl 12. Den viktigaste saka i møte vil vere kontrollutvalet sin oppfølging av kommunestyret sitt vedtak i sak 125/13: Innkalling, sakslise og sakspapir vert sendt ut over nyttår. Med venleg helsing Bent Gunnar Næss Sekretariatsleiar Nordhordland Utviklingsselskap IKS Tlf mobil Epost: bent.gunnar.naess@nordhordland.net 2

15 Bent Gunnar Næss Sak 07/14 Fra: Olav Mongstad Sendt: 23. desember :28 Til: Bent Gunnar Næss Kopi: Jan Olav Osen; Per Lerøy Emne: Næringsselskapet sine hus. Vedlegg: Dokument25 [Kompatibilitetsmodus].doc Hei. Vedlagt er kopi av brev sendt i dag om husa i Kystlandsbyen. Det vert laga sak til formannskapet 8. januar og kommunestyret 15. januar om å inngå leigeavtale om desse husa. Olav Mongstad 1

16 Sak 07/14 AS Austrheim Næringsselskap v/dagleg leiar Jan Olav Osen 5943 AUSTRHEIM Dykkar ref. Vår ref. Saksansvarleg Arkivkode: Dato: 13/14-3 Jan Olav Osen FE Oppheving av garanti gitt i brev datert Det vert vist til brev datert med brevtittel: «Garanti for leige av to hus i Breidvikområdet.» Denne garantien er ugyldig av to grunnar. Ordførar har ikkje mynde til å inngå slik leigeavtale etter delegasjonsreglementet. Assisterande rådmann er inhabil i å inngå slik avtale fordi rådmannen er inhabil i å ta avgjerd i sak som gjeld AS Austrheim Næringsselskap. Etter forvaltningslova er då også ein underordna tenestemann inhabil i å ta ei avgjerd i saka. Garantien er derfor ikkje gjeldande. Saka skal opp til politisk handsaming i formannskapet 8. januar og kommunestyret 15. januar Dette til Dykkar orientering. Med helsing Per Lerøy Ordførar Olav Mongstad Assisterande rådmann

17 Sak 07/14

18

19

20

21

22

23

24

25

26

27

28

29

30

31

32

33

34

35

36

37

38

39

40

41 Bent Gunnar Næss Sak 08/14 Fra: Per Lerøy Sendt: 6. desember :47 Til: Bent Gunnar Næss; Solveig Hopen; Kopi: Jan Olav Osen; Olav Mongstad Emne: Kven kan møta som representant i kommunestyret? Eg viser til møtet i Austrheim kommunestyre , der Solveig Hopen møtte som vararepresentant for partiet Høgre. Hopen hadde mellom anna ordet under sak 125/13, Meldingar, og kommenterte der ein framlagt møterapport datert 8. november 2013, frå Kontrollutvalet i Austrheim. Etter møtet kom fleire representantar til meg, mellom anna ein tidlegare ordførar, og stilte spørsmål ved rolla til Solveig Hopen i møtet. Snakka ho som representant og leiar for Kontrollutvalet eller var det vararepresentanten til kommunestyret frå Høgre som hadde ordet? Mange meinte at det var leiaren i Kontrollutvalet som var på talarstolen og då vart det påfallande at innlegget var så godt samanfallande med innlegget til gruppeleiaren til Høgre som det faktisk var. Driv Kontrollutvalet partipolitikk? No var ikkje leiaren i Kontrollutvalet kalla inn til kommunestyremøtet, så me må gå ut frå at Solveig Hopen tok ordet som vararepresentant for Høgre. Det er under alle omstende svært uheldig at det kan reisast spørsmål om ein kommunestyrerepresentant sin rolle i ein debatt. Slikt skal ikkje føreromma. Det har tidlegare vore reist spørsmål frå valnemnda i Austrheim om Solveig Hopen bør ha den dobbelrolla ho har gjennom vervet som leiar i Kontrollutvalet og vararepresentant for partiet Høgre til kommunestyret. Eg ber med dette om at Kontrollutvalet snarast gjer ei utgreiing og vurdering av Solveig Hopen sine rollar i forhold til kommunestyret, og at Kontrollutvalet legg denne vurderinga fram for kommunestyret. Her må det og leggjast vekt på korleis ho kan opptre i kommunestyret når ho eventuelt som vararepresentant for Høgre, kommenterer saker frå Kontrollutvalet. Eg legg til grunn at Kontrollutvalet startar denne utgreiinga med å vurdera om Solveig Hopen er gild eller ugild i forhold til sjølv å delta i desse utgreiingane og vurderingane. Beste helsing Per Lerøy Ordførar Austrheim kommune Mob

42 Bent Gunnar Næss Fra: Ole Kristian Rogndokken Sendt: 13. desember :02 Til: Bent Gunnar Næss Emne: SV: Kven kan møta som representant i kommunestyret? Jeg viser til din e-post av 10. desember vedr. spørsmålet om kontrollutvalgets representasjon i kommunestyret. I e-post fra ordfører stilles det spørsmål om en møtende vararepresentant i kommunestyret kan tale på kontrollutvalgets vegne og om dette representerer en rolleblanding. Av kommuneloven 77 nr. 1 går det fram at «minst ett av kontrollutvalgets medlemmer skal velges blant kommunestyrets eller fylkestingets medlemmer.» (min understrekning) Etter kommuneloven er det å være møtende vararepresentant i kommunestyret og leder av kontrollutvalget ikke en uheldig sammenblanding av roller. Det stilles også spørsmål om hvem kontrollutvalgets leder talte på vegne av. Kommuneloven 77 nr. 1 sier at kontrollutvalgets leder «har møte- og talerett i kommunestyret når utvalgets saker behandles». Dette er en rett utvalgsleder har, og det trengs ingen egen innkalling for å kunne møte og tale i kommunestyret ved behandling av saker fra kontrollutvalget. For å fjerne all tvil vil det likevel være en fordel om representanten i starten av innlegget opplyser kommunestyret om sin rolle. Det å være medlem av kontrollutvalget fratar ikke et kommunestyremedlem de rettigheter som øvrige kommunestyrerepresentanter har. Det er også reist spørsmål til om kontrollutvalgsleder er ugild til å foreta en vurdering av rollene når representanten også møter i kommunestyret. Bestemmelsene om ugildhet framgår av forvaltningsloven (fvl). I kollegiale organ avgjøres spørsmålet om ugildhet av organet selv (jf. fvl. 8), i dette tilfelle kontrollutvalget. Kriteriene for å fastsette ugildhet framgår av fvl. 6. Leder av kontrollutvalget kan ikke sies å falle inn under noen av de forholdene som er angitt i paragrafens første ledd. I paragrafens andre ledd heter det: «andre særegne forhold foreligger som er egnet til å svekke tilliten til hans upartiskhet; blant annet skal legges vekt på om avgjørelsen i saken kan innebære særlig fordel, tap eller ulempe for ham selv eller noen som han har nær personlig tilknytning til.» Dette spørsmålet må avgjøres ut fra den konkrete situasjonen. Min vurdering er at det ikke foreligger slik særegne forhold. Mvh Ole Kristian Rogndokken daglig leder Direkte telefon: Mobil: Norges Kommunerevisorforbund Postadresse: Postboks 1417 Vika, 0115 Oslo Besøksadresse: Munkedamsveien 3 B, 3. etasje, 0161 Oslo Telefon: E-post: post@nkrf.no Org. nr.: MVA 1