KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 16. mars 2015 Stad: Kommunehuset Møterom Børilden 3. etg Kl.: Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Kjartan Aa Berge frå Ernst & Young Revisjon: Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 10/15 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. Det vert satt opp ei ny sak som gjeld AS Austrheim Næringselskap sin forskottsutbetaling til Breidvik Eiendom AS den får sak nr 14/15 og forskyver dei andre sakene. 11/15 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå vert godkjent slik den ligg føre. 12/15 Skriv og meldingar Kommunestyresak 011/15 Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap status Kommunestyresak 012/15 Fakturering av Breidvik Eiendom AS Formannskapet sak 007/15- leigeavtale Langøy og betaling av leige frå Ability Investment & Venture AS Kopi av brev frå NFU Austrheim lokallag «Krav om innsyn i offentlig dokument- Purring» For kontrollutvalet er det uklart kven kommunestyret har bedt om å gjere nærare avklaring og utgreiing av fakturering av Breidvik Eiendom AS. Kontrollutvalet ønskjer å få kopi av faktura og innbetaling av leige frå Ability Investment & Venture AS, viser til sak 007/15 i formannskapet.

2 Møteutskrift Side 2 av 6 13/15 Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap vedlagt rapport frå Ernst & Young Saksvedlegg: Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap rapport frå Ernst & Young I samandraget til rapporten står det følgjande: Vesentlige funn Med bakgrunn i mandatet har EY gjort blant annet følgende funn: - Det er svak dokumentasjon på kommunens målsetting med, strategi for og oppfølging og kontroll av AN - På grunn av liten grad av «skriftlighet» er det vanskelig å vurdere om kommunen blir tilstrekkelig informert om driften og utviklingen i selskapet, og om selskapet driver i samsvar med politiske vedtak, kommunens eierskapsmelding og etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse - Alternativet er å legge til grunn at eksistensen av de «parallelle organisasjonene» i seg selv innebærer at kommunen blir tilstrekkelig informert. Dette innebærer i så fall at det ikke er noen tydelig «rolle-og ansvarsfordeling» mellom eier, styret og selskapets daglige ledelse - Det er svak dokumentasjon av avtaler mellom Austrheim kommune og AN -både med hensyn til oppgaver, omfang og vilkår - Selskapet har svak dokumentasjon på interne kontrollrutiner og mangler egen rutine for håndtering av innkjøpsreglementet - Selskapet har ingen klart definert strategi med klare forventninger eller mål - Det synes å være mangelfull forståelse i styret og administrasjon for at et aksjeselskap er en egen juridisk enhet som følger sitt eget «regelunivers» -uavhengig av eierskapet og kommunens lovverk - Over halvparten av styreprotokollene i perioden er ikke undertegnet - Styreprotokollene og styrets vurderinger er tidvis veldig svakt dokumentert i vesentlige saker det er et betydelig grunnlag for misforståelser og mistenkeliggjøring - AN har negativ egenkapital og styret har ikke fulgt aksjelovens regler for utøvelse av handleplikten ei heller er generalforsamlingen formelt blitt involvert i saken - Fortsatt drift-forutsetningen synes å være imøtekommet i saken om den negative egenkapitalen i forbindelse med regnskapsavleggelsen per 31.desember En vesentlig avtale inngått mellom daglig leder i AN og Breidvik Eiendom er ikke styrebehandlet slik det etter aksjeloven skulle vært gjort - Eiendomsprosjektet i Breidvik/Solrenningen har ikke vært et lønnsomt prosjekt i bedriftsøkonomisk forstand - Salgsprosessen knyttet til salg av fire leiligheter virker rimelig behandlet - Det er avgitt lån til næringsdrivende uten sikkerhet uten at det i vedtektene er definert at AN skal kunne gi lån

3 Møteutskrift Side 3 av 6 Kjartan Aa Berge frå Ernst & Young hadde ein gjennomgang av rapporten i møte. Det vart fokusert på dei viktigaste funna i rapporten og tilrådingane. Kontrollutvalet merka seg følgjande: Det er ingen tydeleg rolle- og ansvarsfordeling mellom eigar, styret og selskapet sin daglege leiing Selskapet har svært svak dokumentasjon av avtalar og interne kontrollrutinar Styreprotokollane og styrets vurderingar er svakt dokumentert i vesentlege saker AN har negativ eigenkapital og styret har ikkje følgt opp aksjeloven sine krav om handleplikt. Dette er eit alvorleg brot på aksjeloven. Avtalen om utbetaling av forskott på kr til Breidvik Eiendom AS er bare underteikna av dagleg leiar, den skulle vore handsama av styret. Eigedomsprosjektet har ikkje vore eit lønnsamt prosjekt Det er gitt lån til næringsdrivande utan sikkerhet utan at det i vedtektene er definert at AN skal kunne gi lån. Selskapet skal følgje lov om offentleg innkjøp Når det gjeld saka om avtalen om forskottsutbetaling av så viser kontrollutvalet til eiga sak. Tilrådingar vidare drift Rapporten har også nokon råd som må følgjast opp. Oppsummert seier dei følgjande: Kommunen må utarbeide ein eigarskapsmelding og eigarstrategi Det bør vere ein tydeleg rollefordeling. Det betyr mellom anna at ordførar og rådmann ikkje bør vere i styret eller vere dagleg leiar i selskapet. Det må vere klare avtalar mellom kommunen og AN Må ha rutinar og internkontroll som sikrar at selskapet føl gjeldane lover, som til dømes regelverket for innkjøp og aksjeloven Styresaker må vere tilstrekkeleg dokumentert AN må avklare selskapet sin eigenkapitalsituasjon; selskapet har negativ bokført eigenkapital og styret har handleplikt overfor generalforsamlinga Vurdere om selskapet har nokon eksistensberettigelse. Selskapskontrollen viser at AS Austrheim Næringsselskap ikkje har vore tilfredsstillande drive dei siste åra på fleire vesentlege område. Eigar, styret og administrasjon må følgje opp dei tilrådingane som er i rapporten. Kontrollutvalet sitt framlegg til vedtak i kommunestyret: Selskapskontrollen viser at AS Austrheim Næringsselskap ikkje har vore tilfredsstillande drive dei siste åra på fleire vesentlege område. Eigar, styret og administrasjon må følgje opp dei tilrådingane som er i rapporten.

4 Møteutskrift Side 4 av 6 14/15 AS Austrheim Næringsselskap sin forskottsutbetaling av kr til Breidvik Eiendom AS Saksvedlegg: - Avtale mellom Breidvik Eiendom AS og Austrheim Næringsselskap AS Giro utbetaling av forskott frå Austrheim Næringsselskap AS til Breidvik Eiendom AS Kontoutskrift hovdebok rekneskap for Austrheim Næringsselskap AS postering av forskott på - kontonr 1150 Tomt til ungdomsbustadar Dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap (AN) har signert ein avtale om forskottsutbetaling til Breidvik Eiendom AS (BE) på kr I avtalen står der mellom anna følgjande: I selskapskontrollen frå Ernst & Young blir det slått fast at denne avtalen skulle vore handsama av styret, noko den ikkje var. Det var ikkje innafor dagleg leiar sin mynde og underteikne ein slik avtale og er eit brot på aksjeloven. I og med at dette var ein forskottsutbetaling bad kontrollutvalet om å få tilsendt den dokumentasjon som var for rekneskapsføringa. Den dokumentasjon som er tilsendt er ein bankgiro som var underteikna av dagleg leiar og styreleiar og at kostnaden er ført i rekneskapen på konto «1150 Tomt til ungdomsbustader». På bankgiroen står det, «Forskot opparbeiding av gnr 142 bnr 182 i Austrheim». I rekneskapen er der nytta teksten «Forskot opparb parkeringsplass». Bokføringsloven og forskrift om bokføring set krav til dokumentasjon i rekneskapen. Der skal være dokumentasjon (faktura) som viser følgjande, forskrift om bokføring 5-1-1: 1. Nummer og dokumentasjonsdato, 2. angivelse av partene, 3. ytelsens art og omfang, 4. tidspunkt og sted for levering av ytelsen, 5. vederlag og betalingsforfall, og 6. eventuell merverdiavgift og andre avgifter knyttet til transaksjonen som kreves spesifisert i lov eller forskrift. Merverdiavgift skal angis i norske kroner. 7. Hvis kjøper skal beregne og betale merverdiavgift etter merverdiavgiftsloven 11-1 annet eller tredje ledd, skal salgsdokumentet merkes: «Omvendt avgiftsplikt Merverdiavgift ikke beregnet». I bokføringsloven står det følgjande: 11.Dokumentasjon av balansen mv.

5 Møteutskrift Side 5 av 6 Ved utarbeidelse av årsregnskap og næringsoppgave skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Så langt kontrollutvalet kan sjå er der ikkje lagt fram dokumentasjon som stettar dei krav som er i bokføringsloven og forskriften til dokumentasjon. I styreleiar sin kommentar til rapporten om selskapskontroll står det følgjande; «Slik eg og noverande eigar av Kystlandsbyen oppfattar avtalen mellom AN og BE, skulle BE gjere tomtane byggjeklare for tilskottet dei fekk på kr ,-. Dette er faktisk gjort, alle tomtane er planerte, har fått framført veg, vatn, avlaup, straum og fiberkabel.» Slik kontrollutvalet ser saka no: Avtalen om forskottsutbetaling skulle vore handsama av styret Det er ingen dokumentasjon på at regelverket for offentleg innkjøp er følgt Der er ikkje lagt fram dokumentasjon som tilseier at det faktisk er levert nokon vare eller teneste for dei ,- slik lovverket krev. Det er ikkje lagt fram noko dokumentasjon som tilseier at det skulle vore aktivert i rekneskapen under varige driftsmiddel Utan nokon faktura frå Breidvik Eiendom AS/Kystlandsbyen AS med naudsynt underdokumentasjon frå entreprenør Odd HaugenAS så vurderer kontrollutvalet at dette er å sjå på som eit uoppgjort forskott. For å få belyst saka ytterlegare ønskjer kontrollutvalet følgjande: Det blir bedt om ein uttale frå revisor og rekneskapsførar om dei ,- som er ført (aktivert) i rekneskapen for 2010 med omsyn til dei krav som er til dokumentasjon i rekneskapen. AS Austrheim Næringselskap vert også bedt om å komme med uttale I rekneskapen for 2013 er det dessutan ført tilgang på varige driftsmiddel med kr ,-. Kontrollutvalet ønskjer også å få ein dokumentasjon frå rekneskapen kva dette er. Saka vert tatt opp igjen på neste møte. Sekretæren får i oppdrag å sende dei spørsmål som kontrollutvalet ønskjer å få svar på frå dei ulike aktørane. 15/15 Kommunestyret sine merknadar til årsmeldinga til kontrollutvalet Sakstilfang: Kommunestyresak 010/15 Kommunestyret hadde tre merknadar til årsmeldinga til kontrollutvalet: «Terje Håland fann det utrimeleg at det ikkje vart gjort noko med selskapskontroll vedrørande Aufera.» Kontrollutvalet har forhaldt seg til kommunestyret sitt vedtak i sak 093/12 om å prioritere selskapskontrollen av AS Austrheim Næringsselskap.

6