KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT

Transkript

1 Austrheim kommune KONTROLLUTVALET FOR AUSTRHEIM KOMMUNE MØTEUTSKRIFT Møtedato: 11. april 2014 Stad: Kommunehuset Møterom Børilden 3. etg Kl.: Tilstades: Solveig Hopen - leiar, Arne Kästel nestleiar og David Sætre Ludvigsen Innkalla: Revisjon: Revisjonssjef Reidar Bjørsvik Sekretær: Sekretariatsleiar Bent Gunnar Næss Forfall:... 30/14 Godkjenning av innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 31/14 Godkjenning referat frå sist møte Møteprotokollen frå vert godkjent slik den ligg føre. 32/14 Skriv og meldingar Fylkesmannen sin uttale til budsjettet for 2014 Kontrollutvalet har merka seg følgjande uttale frå fylkesmanen: Kontrollutvalet tek skriv og meldingar til etterretning. I kommunestyremøte 19. mars vart det bestemt eit ekstra møte i kommunestyret der sakene frå kontrolutvalet vert handsama i eit eige møte. Møte i kommunestyret er bestemt til tysdag 6. mai. Kontrollutvalet har vore i dialog med ordførar, varaordførar og rådmann etter møte i kontrollutvalet den 19. mars. Der var ein blitt einige om at saker frå kontrollutvalet som kommunestyrt skal handsame som eigne saker skal ha forslag til vedtak frå kontrollutvalet. Det vert også laga til ein eigen særutskrift av desse sakene. Derfor har kontrollutvalet tatt opp igjen dei sakene som kommunestyret skal handsame som eigne saker. Der er også nokon nye fakta i sakene.

2 Møteutskrift Side 2 av 19 33/14 Årsmelding 2013 kontrollutvalet Kontrollutvalet viser til sak 20/14 der årsmeldinga vart handsama av kontrollutvalet. Årsmeldinga vert lagt fram som eiga sak for kommunestyret. Kontrollutvalet sitt forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret tek årsmeldinga for 2013 frå kontrollutvalet til vitande. Generell kommentar til sakene frå og med 34/14 til og med 37/14 Når det gjeld sakene frå og med 34/14 og til og med 37/14 så er det ein oppsummering av tidlegare saker frå kontrollutvalet, men der er også nye opplysningar. Sakene starta opp i møte Referat frå tidlegare møte er lagt ved som saksvedlegg. I tillegg er der lagt ved rapport frå revisjonen osb. For at saka ikkje skal bli for lang har kontrollutvalet valt å vise til sidetal i vedlegget for å dokumentere fakta (står i parentes). Til nokon av dei spørsmåla som kontrollutvalet har tatt opp i møte så har administrasjon bedt om uttale frå advokat Solberg. Det gjeld mellom anna følgjande spørsmål: Om AS Austrheim Næringsselskap er omfatta av regelverket for offentleg innkjøp uttale gitt av advokat (28) Om AS Austrheim Næringsselskap og kjøp av byggetenester frå Byggmester Markhus var omfatta av regelverket for offentleg innkjøp uttale gitt (28). Den delen som Solberg vurdere om det konkrete kjøpet var omfatta av regelverket bygde på feil faktagrunnlag slik at ny uttale om den er gitt (32) Om garanti av leige skulle vore handsama av kommunestyret uttale gitt (29) Advokat Solberg har i desse uttalane støtta kontrollutvalet sine konklusjonar. Uttalane frå Solberg var lagt ved sakspapira til formannskapet og kommunestyret sitt møte I og med at administrasjon har lagt ved desse uttalane frå advokat Solberg til formannskapet sin sak 006/14 og kommunestyret sin sak 006/14 ville kontrollutvalet sett det som naturleg at den uttalen frå advokat Solberg som bygde på riktig faktagrunnlag om det konkrete kjøpet vart ettersendt til formannskapet og kommunestyret. 34/14 Oppsummering av sakene 43/13(5), 04/14 (15), 14/14(25) og 22/14 spørsmål som gjeld MVA Saka var første gang satt på kontrollutvalet si saksliste til møte Saka måtte da utsettast til neste møte i kontrollutvalet då administrasjon ikkje hadde anledning til å stille i møte kontrollutvalet da ikkje hadde gjort ein avtale om dette på førehand. Det vart følgt opp med spørsmål til administrasjon i epost og den vart besvart frå administrasjon (sak 43/13) (5). I møte vart det stilt spørsmål om kommunen kan vidarfakturere utan mva Assisterande rådmann opplyste om at Breidvik Eiendom AS er mva registrert. Selskapet kunne difor fått mva refundert sjølv om kommunen hadde fakturert med mva.

3 Møteutskrift Side 3 av 19 Administrasjon hadde også lagt ved ein del vedlegg med regelverk, men det var vanskeleg for kontrollutvalet å forstå korleis dette regelverket var nytta av administrasjon. Kontrollutvalet bad om at revisjonen tok ein gjennomgang av om kommunen sin praksis i denne saka er i samsvar med regelverket som gjeld for mva området. Revisjonen sin rapport vart lagt fram for kontrollutvalet i møte i sak 14/14 (1). Konklusjonen i rapporten frå revisjonen er følgjande: Rapporten har vore til høyring hos administrasjon, dei har ikkje hatt nokon kommentar til rapporten. Ut i frå dette vurderte kontrollutvalet handsaminga i administrasjon slik: Administrasjon sin opplysning til kontrollutvalet i sak 43/13(5) om at Breidvik Eiendom AS var registrert i Meirverdiavgiftsregisteret var feil. Det vart nytta som eit argument for at ein kunne fakturere utan mva, fordi selskapet uansett ville få mva refundert. Sjølv om det hadde vore riktig at selskapet var Meirverdiavgiftsregisteret så ville praksisen vore feil. Det administrasjon har gjort i denne saka kan ikkje grunngjevast med noko som lovverket gir heimel for. I ettertid har det kome fram at Breidvik Eiendom AS var momsregistrert fram til 5. termin 2012, men det har ingen konsekvens for revisjonen sin konklusjon i denne saka eller kontrollutvalet sine vurderingar. Kommunen har utelatt å fakturere mva på (84.663, ,-) ,-, det utgjer ,- kr i mva som ikkje er fakturert. Det at kommunen ikkje har skrive ut faktura, men berre motrekna er ikkje i samsvar med dei krav som er i bokføringsføringsforkriften. Denne saka er heller ikkje handsama i samsvar med kommunen sine rutinar for fakturering. Kontrollutvalet gjorde vedtak om at ein ønskja å få ein oversikt om eventuelle andre mellomrekningar som kommunen har gjort frå 2008 og fram til no. Kontrollutvalet har fått følgjande svar frå økonomisjefen i epost (37): «Når det gjeld spørsmål frå kontrollutvalet om å få eit oversyn frå administrasjonen over eventuelle andre mellomrekningar kommunen har nytta sidan 2008 og fram til no, vert det vist til KS 007/14.

4 Møteutskrift Side 4 av 19 KS 00714/14 galdt utsetting av handsaming av saker til kontrollutvalet. Saka vart utsett til handsaming i kommunestyret den Det de spør om vil såleis bli handsama saman med dei andre sakene som gjeld kontrollutvalet. Som informasjon er det blitt bedt om utsetjing fordi båe rådmennene er inhabile i saka og økonomiavdelinga er travelt opptatt med årsoppgjeret.. De vil få informasjonen når vi sender møteinnkalling og saker til kommunestyret den » I epost skriv økonomisjefen at kontrollutvalet får svar samtidig som ein sender saka over til formannskapet/kommunestyret (36). Økonomisjefen orienterte leiar i kontrollutvalet om at administrasjon utarbeidar eit notat om dette til formannskapet og kommunestyret ( ) som kontrollutvalet vil få tilgang til når det vert sendt ut. Kontrollutvalet har sett på sak 14/386 som var lagt med sakspapira til kommunestyret sitt møte der rådmann har kommentert sak 43/13 frå kontrollutvalet og revisjonen sin rapport Rådmann kommenterer at kontrollutvalet har peika på at ein ville finne det riktig at skuldig beløp til kommunen var belasta med renter på lik linje med beløp som kommunen skuldar Breidvik Eiendom AS. Kommunen hadde betalt ut kr for lite i slutten av året 2009, av den totale løyvinga på kr ,-. I løpet av året 2010 så skulda selskapet kommunen eit større beløp kr Når selskapet vert tilgodesett med renter så ville kontrollutvalet sett det som naturleg at kommunen hadde berekna renter på sitt tilgodehavande hos selskapet. Det er brukt ein rentesats på om lag 7,5 %. For kommunen ville det betydd ein renteinntekt på over kr ,-. Rådmann skriv at økonomireglementet ikkje nemner noko om renteberekning på uteståande fordringar. Sjølv om renter på uteståande fordringar ikkje er omtalt i økonomireglementet burde kommunen krevje det med heimel i lov om renter ved forsinka betaling. Kontrollutvalet konstaterer at kommunen sine interesser ikkje er ivaretatt i tilstrekkeleg grad i denne saka. Rådmann skriv vidare at dei no på grunn av utgreiinga frå revisjonen må starte praksis med å berekne moms på arbeid og tenester utført av teknisk drift. Kontrollutvalet vil peike på at kommunen skal følgje dei lovar og reglar som gjeld og ser det som positivt at kommunen no har endra rutinane. Det er no sendt ut faktura med moms på det som revisjonen har peika på. På spørsmål frå kontrollutvalet opplyser rådmann om i sin utgreiing at det ikkje er nytta mellomrekningar i andre tilfelle sidan Kontrollutvalet sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Kommunen sin manglande fakturering og bruk av mellomrekning utan mva var ikkje i samsvar med gjeldande lovverk. Det bør snarast setjast i verk tiltak som gjer at gjeldande lovverk vert følgt.

5 Møteutskrift Side 5 av 19 Kommunestyret bør få ei skriftleg tilbakemelding om kva tiltak som er blitt satt i verk for å oppfylle gjeldande lovverk på området. Kontrollutvalet sitt forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret sluttar seg til revisjonen sine konklusjonar. Kommunen sin manglande fakturering og bruk av mellomrekning utan mva var ikkje i samsvar med gjeldande lovverk. Det bør snarast setjast i verk tiltak som gjer at gjeldande lovverk vert følgt. Kommunestyret ber om å få ei skriftleg tilbakemelding om kva tiltak som er blitt satt i verk for å oppfylle gjeldande lovverk på området innan oktober /14 Oppsummering av sakene 44/13 (6), 05/14 (16) og 23/14 kommunen sine rutinar for fakturering Bakgrunn for saka var at Breidvik Eiendom AS hadde motteke varer og tenester som kommunen ikkje hadde fakturert. Det må sjåast i samanheng med rapporten om MVA. Kontrollutvalet sin leiar hadde fått utlevert rutinane for fakturering i kommunen. Desse vart gjennomgått i møte ( sak 05/14) når rådmann og økonomisjef var tilstade. I dei tilsendte rutinane for fakturering står der følgjande: Det er økonomikontoret som har ansvaret for å sende ut faktura. Rutinane inneheld følgjande aktivitetar Leiar i kontrollutvalet hadde vore i kontakt med medarbeidarane på økonomikontoret. Leiar i kontrollutvalet fekk gode inntrykk av dei rutinane som var på kontoret. Det som var ei utfordring var å sikre at dei rutinane som gjelder for at tenestepersonell leverer grunnlagsmateriale for fakturering til økonomikontoret, punkt 1 og 2 i aktivitetane. Det skal vere gitt beskjed til alle at grunnlag for fakturering skal raskt fram til økonomikontoret, men det har svikta der enkelte gonger. Økonomisjef gav uttrykk for i møte at det var eit område som ein vil følgje opp, slik at økonomikontoret raskast mogleg får eit grunnlag å sende faktura ut på. Revisjonen omtalte dette med fakturering i sin rapport som gjeld mva sjå sak 14/14 (25) og 22/14. Det var også ein gjennomgang av dei tilsendte rutinane for innkrevjing av kommunale krav. Det står at rutinane gjeld krav som alle avdelingar har sendt fakturagrunnlag på. Det står følgjande om aktivitetar:

6 Møteutskrift Side 6 av 19 I kommunestyret vart det frå administrasjonen si side vist til den praksis som kommunen har overfor innkrevjing av kommunale krav som gjeld SFO og barnehage. Det finn kontrollutvalet lite relevant. Beidvik Eiendom AS er eit kommersielt selskap der mellom anna daglig leiar og styremedlem har fått godtgjort tenester som dei har levert til selskapet. Det kan såleis ikkje sidestillast med innkrevjing av kommunale avgifter. Kontrollutvalet gjorde i sak 05/14 (16) vedtak om at ein ønskjer å få eit oversyn over varer og tenester som kommunen har levert som ikkje er fakturert etter vanlege rutinar. Ein bad om få dette innan 10. februar Det kom svar frå økonomisjef om at kontrollutvalet vil få informasjonen dei ber om når saksapira til formannskapet og kommunestyret vert sendt ut (36). Rådmann skriv følgjande i si forklaring til kommunestyret (14/387): Det vart sendt spørsmål til rådmann om status for tidsplan for endeleg fakturering av Bredvik Eiendom AS for steinmasser i Åråsvågen. I avtalen frå står det at Austrheim kommune forskutterer eit beløp på kr ,- inklusiv mva. I kommunestyresak 089/ pkt 14 står det følgjande: «I avtalen står det at AK forskutterer denne kostnaden. Endeleg oppgjer etter nærare avtale. I møte vart denne saka gjennomgått. AK har ikkje fått målt opp kvar grensene går mellom det som vert privat husgrunn og det som vert offentleg kaiområde. Det vert derfor foreslått at i denne omgang trekkjer AK BE/Kystlandsbyen for av desse kostnadene. BE/Kystlandsbyen vert trekt for kr for dette prosjektet. Endeleg avtale vert gjort seinare.»

7 Møteutskrift Side 7 av 19 Rådmann svarer følgjande i epost om status for saka: «Det er ikkje endra status i denne saka frå juni Grunnen er at Kystlandsbyen ikkje har kome så langt i prosjektet i Åråsvågen at dei har bestemt kvar utbygging skal skje. Når dei kjem med søknad med oppdaterte teikningar på hus og kaifront, kan linjene fastsetjast nærare.» Kontrollutvalet registrerer at arbeidet som var med i avtalen av er utført. Det er ingenting i avtalen som tilseier at det avtalte beløpet på kr ,- inklusiv mva ikkje skulle vore fakturert i sin heilskap. Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kontrollutvalet ser det som naturleg at restbeløpet som ikkje fakturert med heimel i avtalen frå vert fakturert så raskt som mogeleg. Kontrollutvalet sitt forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret har ingen kommentar til dei ordinære rutinane for fakturering og innkrevjing. Overfor selskapet Breidvik Eiendom AS har ikkje kommunen følgt dei ordinære rutinane. Den forskjellsbehandlinga som er gjort bygger ikkje på eit sakleg grunnlag og er difor ikkje i samsvar med dei krav som ein må kunne stille til god offentleg forvaltning. Kommunestyret ber om at rådmann snarast fakturerer Kystlandsbyen AS restbeløpet som ikkje er fakturert med heimel i avtalen frå /14 Oppsummering av sakene 45/13 (8), 06/14 (17) og 24/14 AS Austrheim Næringsselskap betaling av kostnader som gjeld Altiboks Saksvedlegg: E-post til dagleg leiar i AS Austrheim Næringsselskap med spørsmål Notat frå dagleg leiar og avtale om fordeling av kostnadane signert Dagleg leiar (Jan Olav Osen) skriver i sitt notat følgjande:

8 Møteutskrift Side 8 av 19 Etter spørsmål frå kontrollutvalet om dokumentasjon i saka til dagleg leiar i selskapet, vart fylgjande avklart i møte (9): Selskapet sitt namn er AS Austrheim Næringsselskap Frå betaler Statoil rekningane som gjeld «Altiboks» direkte til leverandøren. Statoil har avslutta sitt leigeforhold av leilighetane som Austrheim kommune har leigd frå Breidvik Utleie AS. Austrheim kommune har sagt opp sitt leigeforhold med Breidvik Utleie AS og avtalen vil være avslutta etter Kostnadane før vart fordelt på dei ulike leigetakarane ut i frå ein skjønnsmessig vurdering. Abonnementet vart oppretta av Breidvik Eiendom AS (BE) og dei betalte desse kostnadane i starten. I 2012 var der ei rekning som ikkje vart ikkje betalt av BE. For å unngå at abonnementet vart sagt opp betalte AN.

9 Møteutskrift Side 9 av 19 Avtalen om fordeling av kostnadane vart framforhandla hausten 2012, men avtale vart først skreve AN har seld ein av sine fem leilighetar i Salsummen var om lag 1,150 mill kr. Saka er uoversiktleg og kontrollutvalet stiller spørsmål ved om kostnadene for Altiboks var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. Kontrollutvalet er usikker på korleis denne saka er bokført, men vil presisere at det ikkje er lovleg for eit AS å kostnadsføre ei rekning som er stila til eit anna selskap. Kontrollutvalet sitt forslag til vedtak i kommunestyret: Saka er uoversiktleg og kommunestyret stiller spørsmål ved om kostnadene for Altiboks var eit ansvar for AS Austrheim Næringsselskap, all den tid det var Austrheim kommune som hadde inngått avtale om leige av boligane. Kommunestyret er usikker på korleis denne saka er bokført, men vil presisere at det ikkje er lovleg for eit AS å kostnadsføre ei rekning som er stila til eit anna selskap. 37/14 Garanti frå kommunen om leige av to hus i Breidvikområdet frå AS Austrheim Næringsselskap og AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS - oppfølging av sak 46/13 (10), 07/14 (17) og 15/14 (26) og 25/14 Nye saksvedlegg til saka i møte : Epost frå styreleiar til kontrollutvalet (49) Svar frå styret i AS Austrheim Næringsselskap epost (52) Kommunen sin garanti om leige: Kommunen med ordførar og assisterande rådmann gav AS Austrheim Næringsselskap ein garanti om leige av to hus (48). Denne garantien fikk kontrollutvalet lagt fram i møte etter at ein vart kjent med kommunen hadde gitt ein slik garanti. Det stod i sak referat frå styret i AS Austrheim Næringsselskap sitt møte sak 03/13. Kontrollutvalet peika på følgjande i møte i sak 46/13 om denne saka (10): Ordførar har ikkje fått noko mynde frå kommunestyret til å inngå slike leigeavtalar Assisterande rådmann er inhabil til å inngå slik leigeavtale da rådmann er dagleg leiar i selskapet. Dette bekrefta også advokat Solberg i sin uttale (29). Garantien vart trekt tilbake i brev Kontrollutvalet vil også peike på ein ting til og det er at det vert uryddig i forvaltninga når ordførar og assisterande rådmann gjer eit vedtak i fellesskap. Kommunestyret må delegere sin mynde til rådmann eller eit politisk organ. Slik saka her framstod var det

10 Møteutskrift Side 10 av 19 uklart om vedtaket var eit politisk vedtak eller eit administrativt vedtak. Kommunestyret har handsama denne saka etter at kontrollutvalet peika på at den garantien som var gitt med stor sannsynlegheit ikkje var gitt av nokon som hadde mynde til det. AS Austrheim Næringsselskap kontrakt om totalentreprise med Byggmester Markhus AS (42) Kort bakgrunn for tomtene: AS Austrheim Næringsselskap kjøpte 6 tomter frå Breidvik Eiendom AS i 2009 for 1,2 mill kr og 5 leilighetar for 8,9 mill kr. I tillegg var der avgifter slik at totalt beløp vart om lag 10,4 mill kr. Det vart tatt opp lån på 10,5 mil kr med kommunal garanti. Fylkesmann godkjente den kommunale garantien med klausul om at sal av eventuelle leilighetar eller tomter skulle nyttast til ekstra nedbetaling av lånet og at garantiansvaret blir redusert i samsvar med dette. I 2009 var planen at desse tomtene skulle nyttast til ungdomsbustadar. Tomtene skulle seljast til privatpersonar for kr ,- med ein klausul om at det vart inngått avtale med Breidvik Eiendom AS om bygging av Breidvik sine hustypar for ungdom. Totalprisen var kr ,- inklusiv kostnaden med tomt. Dette går mellom anna fram av referat frå styret i AS Austrheim Næringsselskap sak 17/09 og sal av tomtene skal bli brukt til nedbetaling på lånet. Prosjektet vart ikkje realisert. Avtalen med Byggmester Markhus AS: AS Austrheim Næringsselskap tok hausten 2012 kontakt med Byggmester Markhus om bygging av to hus (39). I styremøte gjer dei vedtak om at dei er positive til å kjøpe to hus frå Byggmester Markhus AS, men at det er ein føresetnad at kommunen garanterer for leige av dei to husa. Etter at kommunen har gitt sin garanti (48) gjer styret i AS Austrheim Næringsselskap vedtak om bygging av to hus. Tilbodet frå Markhus på ,- pr hus vart godkjent. AS Austrheim Næringsselskap skal være byggherre og Byggmester Markhus AS er totalentreprenør. Kontrakten med ein sum på kr ,- vart underskrive av styreleiar og dagleg leiar (42). Kontrollutvalet sak 46/13 (10): Kontrollutvalet vart kjent med dette kjøpet rett før sitt møte I protokollen frå dette møte står det følgjande: «På spørsmål frå kontrollutvalet til dagleg leiar i AN vart fylgjande avklart i møte: Byggmester Markus har tilbudt seg å bygge to hus til den oppgitte summen. Det er ikkje gjort nokre vurderingar om der er andre firma som kunne vere aktuelle for dette oppdraget. Det er heller ikkje gjort nokon vurdering av om AN må følgje forskrift om offentlege anskaffingar. Årsaka til at ein ikkje hadde vurdert andre selskap eller hatt ein anbodsrunde var lite administrativ kapasitet i selskapet.

11 Møteutskrift Side 11 av 19 Dei to husa er tenkt å leigast ut til kommunen som kan nytte dei som bustad for flyktningar. Kontrollutvalet vil understreke fylgjande: Selskapet har plikt til å undersøke om ein må følgje dei krav som er i forskrift om offentlege anskaffingar. Kontrollutvalet ser at der er fleire argument som taler for at selskapet fell inn under forskriften om offentlige anskaffelser fordi selskapet er: 100 % eigd av kommunen Kommunen har full styringsrett på selskapet Ein stor del av finansieringa skjer via kommunen. Kommunen har gitt ein garanti for leige av dei to husa som skal byggast.» Kontrollutvalet sitt møte sak 15/14 (26): Til kontrollutvalet sitt møte hadde kontrollutvalet (sak 15/14) fått tilsendt referat frå styremøte i AS Austrheim Næringsselskap Der går det fram at styret har fått ein orientering frå førre styreleiar om kjøpet frå Byggmester Markhus AS og kontrollutvalet sin sak 46/13 er kommentert. Det var nokon punkt i det referatet som kontrollutvalet ønskja svar på frå styret: «Anbod vart vurdert, men med utgangspunkt i selskapet sine vedtekter, omstende i område og vanskar med å få aktuelle utbyggarar på plass vart det ikkje aktuelt med anbod.» 1. Kva er det i selskapet sine vedtekter som tilseier at det ikkje er aktuelt med anbod? 2. Kva er dei konkrete omstende i område som tilseiar at det ikkje er aktuelt med anbod? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? «.. Med utgangspunkt i den delegerte mynde som ligger i 3 35 tilseier sakens karakter at dette ikkje er ein kommunestyresak.» 1. Kva er det som gjer at styret i AS Austrheim Næringsselskap har vurdert om dette er ei kommunestyresak eller ikkje? «Styret vurderte i samband med inngåinga av avtale med byggmeister Markhus om kjøpet/garantien var omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser, men fant at det ikkje var tilfelle. Det er ikkje registrert eventuelle konkurrentar i saka.» 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka?

12 Møteutskrift Side 12 av 19 Styret har handsama kontrollutvalet sine spørsmål i møte og har besvart følgjande spørsmål (52): 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? 2. Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? 3. Kva vanskar har det vore å få andre firma til å vere totalentreprenør for to hus der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre? Svar frå styret og kontrollutvalet sin kommentar til sak: 1. Kvar er dokumentasjon på at styret har vurdert om avtalen om bygging av to hus, der Byggmester Markhus AS er totalentreprenør og AS Austrheim Næringsselskap er byggherre, ikkje er omfatta av forskrift om offentlige anskaffelser? Styret sitt svar i epost : «Styret i AS Austrheim Næringsselskap drøfta ved fleire høve dette spørsmålet, men konkluderte med at selskapet er eit aksjeselskap som skal følgja aksjelova og at selskapet ikkje er underlagt lov om offentlege innkjøp. At det viser seg at dette ikkje er riktig, tek styret til vitande. Styret meiner at noko av forklaringa på at styret ikkje har vore heilt oppdatert på kva retningslinjer som til ein kvar tid gjeld for selskapet, er at selskapet ikkje har eigne administrative ressursar.» 1. «Styret i AS Austrheim Næringsselskap vurderte det slik at næringsselskapet er eit aksjeselskap som følgjer aksjelova og ikkje lov om offentlege innkjøp.» Kontrollutvalet sin kommentar: Sjølvsagt skal eit aksjeselskap følgje aksjelova, men der er ingenting i aksjelova som tilseier at selskapet ikkje skal følgje regelverket for offentleg innkjøp. Aksjelova seier mellom anna at styret skal syte for ei forsvarleg organisering av verksemda og styret skal føre tilsyn med dagleg leiing og selskapet sin virksomhet forøvrig. I dette ligger det at styret må syte for at selskapet vert drive i samsvar med gjeldande lovverk. Selskapet viser til at ein ikkje har eigne administrative ressursar og at det kan vere ein forklaring på at ein ikkje har vore heilt oppdatert på kva retningslinjer som til ein kvar tid gjeld for selskapet. Rådmann er dagleg leiar i selskapet. Rådman bør vere vel kjent med regelverket for offentlege innkjøp vart det lagt fram ein forvaltningsrevisjonsrapport om «Offentlege anskaffingar i Austrheim kommune». I rapporten vart det peika på ein del område som rådmann måtte sjå på. Dei punkta ville også vere relevante for arbeidet som dagleg leiar i dette selskapet. Første spørsmål som styret burde vurdert var følgjande: Var AS Austrheim Næringsselskap omfatta av regelverket for offentlege innkjøp? Spørsmålet må vurderast ut i frå følgjande fakta om selskapet: 100 % eigd av kommunen Kommunen har full styringsrett på selskapet

13 Møteutskrift Side 13 av 19 Ein stor del av finansieringa skjer via kommunen. Når ein vurderer desse fakta opp i mot forskrift om offentlige anskaffelser 1-2 så er der liten tvil om at selskapet er omfatt av regelverket. Det bekreftar også advokat Solberg i sin uttale Det andre spørsmålet som styret burde stilt var følgjande: Er ein totalentreprise der AS Austrheim Næringsselskap er byggherre ønskjer å få bygd to hus på eiga tomt omfatta av regelverket som gjeld for offentlege innkjøp? Advokat Solberg har vurdert det konkrete innkjøpet. Solberg gav først ein uttale som bygde på feil faktagrunnlag når det gjeld det aktuelle kjøpet. Da han blei gjort merksam på at han hadde feil faktagrunnlag kom han med ein ny uttale Solberg drøfter om unntaket i forskriften 2-1 annet ledd, litra a kjem til anvending, men konkluderer med at unntaket sannsynleg ikkje kan nyttast og følgeleg er anskaffinga omfatta av regelverket. Det aktuelle kjøpet er omfatta av regelverket. Det tilseier mellom anna at dei grunnleggande prinsippa ved innkjøp må følgjast og kunngjering på den nasjonale databasen Doffin. 2 Kva har styret gjort for å registrere eventuelle konkurrentar i saka? Styret sitt svar i epost : Styret viser til arbeidet som var gjort i 2009 med forsøket om få bygd ungdomsbustadar på tomtene. Det vert også vist til at Byggmester Markhus AS i ein glidande verksemdsoverdraging og overtok den operative leiinga av Breidvik Eiendom AS. Det skjer frå og med 2011 da Byggmester Markhus AS vil byggje eit leilighetsbygg på nabotomta til næringsselskapet sine tomtar. «Avtalen AS Austrheim Næringsselskap hadde med Breidvik Eiendom AS var at prosjekt frå Breidvik Eiendom AS måtte kjøpast på eigedomen som næringsselskapet hadde kjøpt frå Breidvik Eiendom AS, altså på dei seks aktuelle tomtane. Dette går mellom anna klart fram av møtereferatet frå styremøtet i selskapet datert 15. september 2009.» «Når Breidvik Eiendom AS så brukar Byggmester Markhus AS til den fysiske utviklinga av Breidvik Kystlandsby, finn styret i AS Austrheim Næringsselskap det heilt naturleg og i tråd med dei intensjonane som var i avtalen mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS då tomtane vart kjøpt, å gjera det same.» 2. «Det var bindingar i avtalane mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS på tomtane som gjorde det uaktuelt med opne anbod.» Kontrollutvalet sin kommentar: Kontrollutvalet har i epost bedt om å få tilsendt den avtalen som styret viser til mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS og referatet frå styret Kontrollutvalet fekk referat frå styremøte utlevert i møte frå dagleg leiar i selskapet.

14 Møteutskrift Side 14 av 19 Slik kontrollutvalet ser det så er der ingen avtale mellom Breidvik Eiendom AS og AS Austrheim Næringsselskap. Det som styret viser til er når det i 2009 var aktuelt å selje tomtene til etablerarbustad. AS Austrheim Næringsselskap hadde signert avtale om sal av tomt til privatpersonar under føresetnad av at det vart inngått avtale med Breidvik Eiendom om bygging av Breidvik type ungdom. Prisen for tomta var kr ,- og huset var kr ,-, totalt kr ,-. Dette prosjektet vart ikkje realisert. AS Austrheim Næringsselskap har seld ei av sine tomter til ein privat person i Det var i kontrollutvalet sitt møte opplyst om at den tomta var seld utan nokon bindingar om kven som skulle ha rett til å byggje hus på tomta. Når AS Austrheim Næringsselskap ønskja å byggje hus på sine eigne tomter så kan ikkje kontrollutvalet sjå at der er noko i dei tidlegare avtalane som gir nokon bindingar for val av totalentreprenør. Det er ikkje lagt fram nokon avtale om det mellom AS Austrheim Næringsselskap og Breidvik Eiendom AS. Advokat Solberg skriver også følgjande epost at det ikkje ligg føre nokon skrifteleg avtale. Styreleiar og dagleg leiar hadde ei anna oppfatning då dei var i kontrollutvalet sitt møte , enn det som styret har i sitt svar I referat frå kontrollutvalet sitt møte står der følgjande: «Dagleg leiar og styreformann seier til kontrollutvalet at dei ikkje kjenner til at det er nokon munnleg avtale om at Breidvik Eiendom AS om einerett for oppførsel av boliger på de aktuelle tomtene slik advokat Solberg skriver i epost Det som kunne vere av avtale om var kva type hus som kunne byggast. Det vart ikkje vist til noko skrifteleg avtale. Dessutan peika styreformann på at Byggmester Markhus AS var ikkje eigar i Breidvik Eiendom AS i november 2012 da dåverande styreleiar Ole Lysø tok kontakt med Markhus om bygging av hus. Det var innkalla til ekstra ordinær generalforsamling i Breidvik Eiendom AS da Markhus Holding AS hadde nettopp overtatt Cross Management AS sine aksjar.» Dette poenget vert også gjentatt i epost frå styreleiar same dag ( ), der han viser til innkalling til ekstraordnær generalforsamling i Breidvik Eiendom AS. «Viser til e-post av (gjeld innkallin. Som du ser hadde Markhus Holding AS på dette tidspunktet nettopp kjøpt Cross Management AS sine aksjar i Breidvik Eigedom AS. Det vart halde generalforsamling i selskapet » Styreleiar tek også dette opp igjen i epost der han kommenterer møteutskriften til kontrollutvalet frå «Det andre er at det på side 7 i møteutskrifta vert peika på at Ole Lysø i første halvår 2013 var styreleiar i AS Austrheim Næringsselskap samstundes med at han var rådgjevar for Breidvik Eiendom AS. Eg forstår ikkje samanhengen! AS Austrheim Næringsselskap inngjekk ein kontrakt med Byggmester Markhus AS om bygging av to hus på næringsselskapet sine eigne tomtar. Breidvik Eiendom AS hadde ikkje noko med denne saka å gjere i det heile. Er slike opplysningar teke med i møteutskrifta for å svekka truverdet til Ole Lysø eller har det relevans for saka? Eg syns kontrollutvalet rotar her og at slike irrelevante opplysningar i ei møteutskrift berre er eigna til å svekka utvalet sitt eige truverde.»

15 Møteutskrift Side 15 av 19 Forklaringa er no endra frå at det ikkje var nokon samanheng mellom Byggmester Markhus AS og Breidvik Eiendom AS før i slutten av januar 2013 til at det har vore ein glidande verksemdsoverdraging som starta i Det at tidlegare styreleiar også var rådgjevar for Breidvik Eiendom AS samstundes som han innhentar tilbod frå Byggmester Markhus AS virkar uryddig og ikkje tillitsvekkande for dei val som AS Austrheim Næringsselskap har gjort. Eit selskap som AS Austrheim Næringsselskap som er 100 % eigd av kommunen, utfører oppgåver som kommunen like gjerne kunne gjort og det er liten eller ingen avstand til den kommunale leiinga i kommunen vil med stor sannsynlighet komme inn under forvaltningsloven. Det betyr at forvaltningsloven sine krav til habilitet vil gjelde, dei er noko sterkare enn dei som er omtalt i aksjeloven. Kontrollutvalet vil også peike på at eit direkte kjøp av ein verdi på kr ,- er eit betydeleg beløp. I saksutgreiinga frå rådmann i sak 14/389 er det lite nytt. Det som er nytt er at kommunen skal inngå 20 års leigekontrakt med AS Austrheim Næringsselskap om leige av to bustadar. Utover det finn ikkje kontrollutvalet at den saksutgreiinga inneheld noko nytt. Kontrollutvalet meiner at AS Austrheim Næringsselskap i denne saka har handla i strid med lov og forskrift som gjeld for offentlege anskaffingar. I tillegg er kjøpet gjennomført på ein måte som gjer at det kan stillast spørsmål ved om interessene til AS Austrheim Næringsselskap har blitt ivaretatt på ein god nok måte og om ein har hatt ei forsvarleg sakshandsaming. Kontrollutvalet kan ikkje sjå at der er føreligg nokon skrifteleg, direkte avtale mellom Breidvik Eiendom AS (Kystlandsbyen AS) og AS Austrheim Næringsselskap som gjer at selskapet kan forsvare eit direkte innkjøp. Kontrollutvalet stiller spørsmål ved om styret og administrasjon i selskapet har hatt den naudsynte kompetansen innafor området offentlege anskaffingar. Kontrollutvalet sitt forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret meiner at AS Austrheim Næringsselskap i denne saka har handla i strid med lov og forskrift som gjeld for offentlege anskaffingar. I tillegg er kjøpet gjennomført på ein måte som gjer at det kan stillast spørsmål ved om interessene til AS Austrheim Næringsselskap har blitt ivaretatt på ein god nok måte og om ein har hatt ei forsvarleg sakshandsaming. Kommunestyret kan ikkje sjå at der er føreligg nokon skrifteleg, direkte avtale mellom Breidvik Eiendom AS (Kystlandsbyen AS) og AS Austrheim Næringsselskap som gjer at selskapet kan forsvare eit direkte innkjøp. Kommunestyret ber om at styret og administrasjon i selskapet skaffar seg naudsynt kompetanse innafor området offentlege anskaffingar.

16 Møteutskrift Side 16 av 19 38/14 Spørsmål til kontrollutvalet frå ein innbyggar i Austrheim kommune oppfølging av sak 26/14 Frå sak 26/14: «Leiar har fått ei skrifteleg henvending frå ein innbyggar i Austrheim kommune. Denne personen viser til at han har tatt kontakt med kommunen om å få utlevert gjeldande reguleringsplan for området frå Årås skule, Sætremarka til og med Breidvik området og Åråsvågen, men at kommunen ikkje er villig til å levere ut den aktuelle reguleringsplanen. Kontrollutvalet ber om å få ein redegjøring frå kommune for kva retningslinjer som gjeld når enkeltpersonar tek kontakt med kommunen om å få utlevert ein reguleringsplan.» Rådmann har sendt følgjande svar til kontrollutvalet: Svaret frå Austrheim kommune på kva retningslinjer som gjeld når personar tek kontakt med kommunen om å få utlevert ein reguleringsplan er dette: 1. Austrheim kommune leverer ut reguleringsplandata til alle som vil ha. (Plankart, Planføresegner, Planskildring, Planvedtak). Dette er og heimla i Kartforskriften som me finn på: 2. Avdelinga vår for plan, byggesak, oppmåling og miljø informerer dei som tek kontakt om at folk og kan avtale møte med tilsette på avdelinga slik at aktuelle reguleringsplan kan visast på dataskjermane på kommunehuset til dei som treng hjelp med å finna fram her. 3. Plandata vert og levert ut frå vår avdeling frå plan, byggesak, oppmåling og miljø via digitalt planregister BraPlan i samsvar med Kart og Planforskrift ( 13 Planregister med planoversikt ). Alle tilsette på denne avdelinga opplyser enkeltpersonar om at Braplan finn dei på heimesida til Austrheim kommune, men at det er og mogeleg å søkja denne opp på Google. 4. I forskrifta 14 vert det stilt krav om at informasjon frå planregister med planoversikt skal være tilgjengelig på Internett for gratis innsyn. Austrheim kommune følgjer dette opp gjennom å gjera planregisteret fortløpande tilgjengeleg gratis og opent for alle i kommuneportalen. Denne finn folk på: ( Om naudsynt loser Austrheim kommune enkeltpersonar pr. telefon korleis dei skal finne fram her. 5. For dei som ikkje kan nytta digitale tenester står også Austrheim kommune sitt servicetorg til disposisjon. Ved oppmøte eller tinging via telefon/e-post vil dei som spør alltid få kopi av reguleringsplandokument i arkivet eller innsyn i dette.

17 Møteutskrift Side 17 av 19 Kontrollutvalet har ingen kommentar til dei rutinane som rådmann har meldt inn at kommunen har. Desse rutinane er sendt over til personen som tok kontakt med kontrollutvalet. 39/14 Kommunen sin garanti for lån i AS Austrheim Næringsselskap oppfølging av sak 27/14 Sak 27/14: «Sakstilfang: Kommunestyresak 025/09 (56) og Fylkesmannen sin godkjenning av garantien (58). Når AS Austrheim Næringsselskap kjøpte 5 leilighetar for kr ,- og 6 tomter for ,-, vedtok kommunestyret å gi ein garanti for lån av 10,5 mill kr. Denne garantien vart godkjent av Fylkesmannen Ein av føresetnadane frå fylkesmannen var: I styremøte i AS Austrheim Næringsselskap i sak 03/13 om bygging av to hus i Breidvikområdet står det at kjøpet vert finansiert med lån i Husbanken og at eigendelen vert dekka av avsatte midler frå tidlegare sal av leilighet. I henhold til fylkesmannen sitt vedtak så skal avsatte midlar frå sal av leilighet og tomt gå til nedbetaling av gjeld. Samrøystes vedtak : Kontrollutvalet ber om å få ein redegjørelse frå AS Austrheim Næringsselskap om korleis vilkåra for kommunal garanti for lånet i 2009 er oppfyllt.» Spørsmålet er sendt til styreleiar som har svart i epost : «Eg viser til spørsmål om bruk av midlar frå sal av leilegheiter til finansiering av to nye hus i Kystlandsbyen. Det er rett at det gamle styret gjorde eit vedtak om å nytta det ein hadde fått inn ved sal av ei leilegheit som AS Austrheim Næringsselskap sin eigenkapital i dei to husa som skulle byggjast. I ettertid har det vist seg at dei to husa som no er overtekne av AS Austrheim Næringsselskap, vart fullfinansiert gjennom lån frå Husbanken og 30% tilskott frå same bank. Det har soleis ikkje vore trong for å nytta eigne midlar frå AS Austrheim Næringsselskap i finansieringa av dei nye bygga. Alle midlar som har kome eller kjem inn til AS Austrheim Næringsselskap gjennom sal av eigendelar, vil uavkorta gå til nedbetaling av den gjelda Austrheim kommune har garantert for i tråd med det Fylkesmannen skriv.» I sak 065/14 til formannskapet «AS Austrheim Næringsselskap Søknad om tilskott» står det at det er seld ein leilighet i 2013 og tre leilighetar i 2014 slik at selskapet no sit igjen med ein leilighet, tre tomtar og eit lån på 3,6 mill som gjeld finansiering av desse. Kontrollutvalet forstår det da slik at salsummane har gått til nedbetaling av gjeld slik også styreleiar skriv i epost

18 Møteutskrift Side 18 av 19 Kontrollutvalet bad om å få tilsendt møtereferata frå styret i AS Austrheim Næringsselskap no i 2014 og har fått tilsendt to møtereferat og I desse referata er ikkje salet av leilighetane omtalt. Kontrollutvalet ville tru at i eit så lite selskap burde salet av leilighetane vore omtalt. Kontrollutvalet sit igjen med følgjande spørsmål som ikkje er besvart: Kvifor har ikkje sal av leilighetane vore handsama av styret? Kven har selskapet seld leilighetane til? Korleis er leilighetane annonsert? Kva var einskild leilighet kjøpt og seld for kva er fortenesta til selskapet? For kontrollutvalet ser det no ut som det er reell fare for at selskapet sit igjen med ei større gjeld enn det som er verdiane i selskapet. Kontrollutvalet reknar med at vilkåra for garantien som er gitt er oppfyllt med omsyn til at sal skal gå til nedbetaling av gjeld. Kontrollutvalet har mange spørsmål til salet som skal ha skjedd i 2014 og at det ikkje går fram av møteprotokollane til styret. Selskapet sin økonomi synes å vere svært uklar. Det bør lagast ein rapport som gir ein grundig gjennomgang av selskapet sin økonomi. I tillegg må mellom følgjande spørsmål besvarast: Kvifor har ikkje sal av leilighetane vore handsama av styret? Har det vore gjennomført takst av leilighetane? Korleis er salet av leilighetane annonsert? Kven har selskapet seld leilighetane til og til kva sum? Kva var den einskild leilighet kjøpt og seld for kva er fortenesta til selskapet? Kontrollutvalet sitt forslag til vedtak i kommunestyret: Kommunestyret reknar med at vilkåra for garantien no er oppfyllt i og med at inntekter ved sal har gått til nedbetaling av gjeld. Kommunestyret sluttar seg til dei spørsmåla som kontrollutvalet har til selskapet sin økonomi og sal av leilighetar og eigedom. Kommunestyret ber om at dette vert innarbeida i sak om selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap (viser til sak 40/14 frå kontrollutvalet). 40/14 Selskapskontroll i AS Austrheim Næringsselskap Kommunestyret har i sak 093/12 ved godkjenning av planen for selskapskontroll vedteke at det skal gjennomførast ein selskapskontroll av AS Austrheim Næringsselskap. I forskrift om kontrollutval 13 går det fram at kontrollutvalet avgjør kven som på dets vegne skal gjennomføre selskapskontrollen. I epost har styreleiar i AS Austrheim Næringsselskap ein del synspunkt på korleis selskapskontrollen bør gjennomførast metodisk. I tillegg er der utarbeida ein praktisk veileder frå Norges kommunerevisorforbund til korleis ein slik selskapskontroll kan gjennomførast.

19