Årsberetning for 2014 fra styret i DIS-Nord

Transkript

1 DIS-Nord Årsberetning for 2014 fra styret i DIS-Nord I ORGANISASJON OG TILLITSVALGTE Bakgrunn Årsmøtet i DIS-Troms 2014 vedtok å etablere DIS-Nord som distriktslag for Troms og ta høyde for også å være distriktslag for Finnmark, dersom medlemmene i DIS-Finnmark ønsket å være med. I tillegg ble det vedtatt å opprette et nytt lokallag; DIS-Tromsø. (Vedtaket fra årsmøtet se vedlegg) Medlemmene i Finnmark organiserte seg som gruppe i Alta som del av DIS-Nord. Sivert Krudtå ble leder for DIS-Alta. Fem av representantene i det foreløpige representantskapet, har også fungert som interimsstyre for DIS-Nord. Det er: Leder Bente Nordhagen Nestleder Sivert Krudtå Kasserer Inger-Hanne Nysted Pletten Sekretær Eirik Dørdal Nord Webansvarlig Eilif Nordseth Vara Steinar Hjemås Vara Vigdis Lindbjør Nilsen Vara Pål Sørensen Vara Mikael Martnes I tillegg ble Hans Isdahl valgt som representant for DIS-Nord-Troms. Det er i ettertid endret til Tove Haugerudbråten. Årsmøtet 2014 i DIS-Troms vedtok at det skulle legges fram vedtekter for DIS-Nord innen utgangen av juni Den 10. juni var det stiftelsesmøte for DIS-Nord der vedtektene ble godkjent med små endringer. Det sittende interimsstyret ble gjenvalgt i sin helhet.

2 Interimsstyret fikk i oppdrag å opprette en valgkomite med tre personer. Valgkomiteen har bestått av Paul Pedersen, Laila Lanes og Ole David Østli. Revisor Edith Jacobsen Kirkebokregistrering Tom Arild Kristiansen er Kilderegistreringskoordinator. Gravminneregistrering Gerd Rognstad er Gravminnekoordinator for hele DIS-Nords område. Hun har fått kontakt med noen nye fotografer/registratorer i Finnmark, og noen av de gamle har sendt inn sine data som er lagt ut. Fadder og moderator Eilif Nordseth, Harstad, er DIStreff-fadder i Troms. Vigdis Lindbjør Nilsen er moderator i DISforum. Representanter De lokale lagene/gruppene skal selv velge representanter til representantskapet ut fra antall medlemmer. Det velges 1 representant pr 100 medlemmer. Denne nøkkelen gir følgende sammensetnig: DIS-Tromsø: DIS-Nord-Troms: DIS-Alta: DIS-Midt-Troms: DIS-Harstad: 2 representanter med vara 1 representant med vara 1 representant med vara 1 representant med vara 1 representant med vara Pr hadde DIS-Nord 486 tilknyttede medlemmer. Utenfor Troms og Finnmark 34 Tromsø-området 172 Nord-Troms 24 Midt-Troms 66 Sør-Troms 62 Alta 39 Finnmark utenom Alta 89

3 Disse medlemmene danner grunnlaget for DIS-Tromsø, som lokalt lag, og lokalgruppene DIS- Alta, DIS-Nord-Troms, DIS-Midt-Troms og DIS-Harstad. Forskjellen på lokale lag og grupper er at et lokalt lag er en egen juridisk enhet med eget styre, eget budsjett og regnskap med revisor og årsmøte. De lokale gruppene er direkte underlagt distriktslaget DIS-Nord. De har en enklere organisering uten eget styre eller egen økonomi. Siden stiftelsesmøtet 10. juni har styret hatt 4 styremøter i 2014, og har behandlet 19 saker. Møtene har vært avholdt som Skype-møter. DIS-Nord er registrert i Brønnøysundregistrene med organisasjonsnummer Representasjon Landsmøtet Utsendinger til Landsmøtet 2014 var Bente Nordhagen, DIS-Nord,Tom Arild Kristiansen DIS- Tromsø, Steinar Hjemås, DIS-Tromsø, Alf E. Hansen DIS-Alta og Sivert Krudtå, DIS-Alta. Grunnen til at vi var så mange var at vi formelt sett fremdeles var DIS-Troms og DIS-Finnmark så vi kunne stille med «dobbel kvote». Lederkonferansen Styreleder deltok på lederkonferansen på Gardermoen november. Web-seminar Eilif Nordseth, Finn Devold og Steinar Hjemås deltok på web-seminar på Tønsberg. Det var et nyttig seminar som vil bli fulgt opp videre. II ÅRSRAPPORT FRA LOKALGRUPPENE OG -LAGET DIS-Alta Gruppen DIS-Alta ble formelt stiftet den , da ca 14 medlemmer av DIS-Norge, slekt og data møttes og ville stifte DIS-Alta. Vi ønsket å møtes jevnlig, utveksle erfaringer, lære av hverandre og ikke minst få opp aktiviteten innen slektsgransking i Alta og i Finnmark. Vi har hatt møter annen hver tirsdag. Vi brukte seminarrommet på biblioteket frem til september Da prøvde vi å få til slektskafe på Parksenteret uten noe godt frammøte. Gravminneregistrering Sommeren 2014 registrerte vi ferdig kirkegårdene i Kåfjord og Langfjorden, og vi oppdaterte registreringene på Talvik kirkegård.

4 Kurs I november 2014 arrangerte vi nybegynner kurs i slektsforskning. Kurset varte over 3 Kvelder med kun 4 kursdeltagere. Tilbakemeldingene var et ønske om kurs for viderekommende, gjerne med utenlandske kilder. Den hadde vi besøk fra Statsarkivet i Tromsø. Det var med Solbjørg Ellingsen Fossheim. Hun holdt foredrag for oss om hva Statsarkivet kan tilby av tjenester og hvilke arkiver de har til disposisjon. Dette var meget vellykket. Den holdt Alf E. Hansen kurs i skanning og bildebehandling på biblioteket. Dette var svært vellykket og det var godt oppmøte. Nord-Troms slektsforum, DIS Nord-Troms har jevnlige møter på Nord-Troms videregående skole avdeling Nordreisa. I tillegg arrangerer vi kurs for interesserte i Nord-Troms. Ansvarlige for arrangementene er Katrine Vibe, Gro Knudsen og Hans Isdahl, Storslett. Frammøtet er ikke så stort, 5 10 er et vanlig deltakerantall. I kalenderåret 2014 har vi hatt følgende aktiviteter: Slektskafé: Slektskafeen er et møtested for slektsgranskere i Nord-Troms: Én tirsdagskveld i måneden med oppgitt tema og/eller arbeid og utveksling av problemer og løsninger på slektsgåter. 13. januar: Forberedelse og motivering til å skrive slektsbok 11. mars: Oppsummering av kurs i å lage slektsbok 7. oktober: Om slektsforskerdagen vår, om å finne egne forfedre tilbake til Om å skrive slektsbok om «mine egne 1814-familier» et høvelig emne et år som dette Desember: Avlyst Å skrive slektsbok kurs: 11. februar: Første kurskveld Bruk av slektsprogram 18. februar: Andre kurskveld Rapporter fra slektsprogram 25. februar: Tredje kurskveld Tekstbehandling av rapportene, bilder og formatering av tekst Hva rommer Statsarkivet i Tromsø? Presentasjon av kilder som er aktuelle i Nord-Troms: Presentasjon ved Harald Lindbach fra Statsarkivet i Tromsø. «Min 1814-familie»: 4. november Seminar om 1814: Levekår for folk i Norge i tida rundt Beskrivelse av oppgangstidene på slutten av 1700-tallet, og problemåra (Ved Katrine Vibe) Et

5 raskt sveip gjennom folketellinger og skannede kirkebøker fra 1910 og tilbake til (Ved Hans Isdahl) Andre kilder enn folketellinger og kirkebøker. (Takk til Harald Lindbach ved Statsarkivet og Lise Brekmoe ved Nord-Troms museum.) «Nord-Troms slektsforum»: Lukket Facebook-gruppe for deltakerne på slektskafeen. Vedlikeholdes jevnlig, og alle våre arrangementer legges ut på denne sida. DIS-Midt-Troms I løpet av 2014 har vi i Midt-Troms hatt 3 lørdagstreff med oppmøte av 5 8 medlemmer. Det har vært gjennomført kurs i å lage slektsbok med til sammen 7 deltakere over fire kvelder. Møtene er gjennomført på Lenvik bibliotek ( Kunnskapsparken) som har vært meget samarbeidsvillige. DIS-Harstad DIS-Harstad = Medlemmer i Sør-Troms. Gruppeleder i perioden: Eilif A Nordseth Medlemmer definert til DIS-Harstad: Søk i medlemsregisteret pr viser 66 aktive medlemmer (53 tidlig i perioden). Aktiviteter: Mars - Mai: Kurs i lage slektsbok - samarbeid mellom Slektshistorisk forening i Harstad (SHFH) og DIS. Det kom så mange påmeldinger at det ble kjørt 2 kursgrupper. Gruppeleder var instruktør på begge kursene. Det adm.tekniske arbeidet i forbindelse med kursene tok SHFH seg av. (Kursene i utgangspunktet planlagt før ny organisasjonsmodell ble vedtatt.) Slektsforskerdagen ble avviklet på Harstad bibliotek i samarbeid med SHfH. Informasjonsmøter: Gruppeleder har ved et par anledninger informert om den nye strukturen og DIS-Nord på slektsforskerdagen og på medlemsmøte hos SHFH i mai. Det er sendt 2 informasjonsbrev (e-post) til samtlige medlemmer i området, der det er blitt informert om den nye oppbyggingen DIS-Nord med grupper og lag. I informasjonsbrevene ble det invitert til å komme med innspill til hva vi i gruppa bør satse på i nær framtid. Gruppeleder kunne gjerne ha tenkt seg flere tilbakemeldinger, men det er kommet forslag på møtetema som det arbeides videre med. Samarbeid med Slektshistorisk forening i Harstad har vært prioritert ved vurdering av aktiviteter.

6 DIS-Tromsø - Årsberetning for 2014 fra styret I Organisasjon og tillitsvalgte Laget er registrert i Brønnøysund-registrene med organisasjonsnummer Årsmøtet Ble avholdt 15.mars 2014 på Tromsø bibliotek og byarkiv under ledelse av Ragnar T. Samuelsen. Det var 21 deltagere. DIS-Tromsø hadde pr medlemmer. Medlemsmassen inkluderer medlemmer fra Ramfjord, Sjursnes, Laksvatn, Jøvik, Oteren, Storsteinnes, Meistervik, Mortenhals, Lyngseidet, Vannøy og Karlsøy med 24 medlemmer. Årsmøtet besluttet å opprette ny styreform ved at DIS-Troms endres til et representantskap kalt DIS-Nord med følgende oppdeling: lokallaget DIS-Tromsø og tre lokale grupper i tillegg; DIS-Harstad, DIS-Midt-Troms og DIS-Alta. Ordningen evalueres i Styret Leder Steinar Hjemås - Valgt i 2014 for to år Nestleder Tom Arild Kristiansen - Valgt i 2014 for to år Sekretær Finn Devold - Valgt i 2013 for to år (på valg 2015) Styremedlem Vigdis Lindbjør Nilsen - Valgt i 2014 for et år (på valg 2015) Kasserer Inger-Hanne Nysted Pletten - Valgt i 2013 for to år (på valg i 2015) Varamedlem Inger Øverli Jensen - Valgt i 2014 fot to år Varamedlem Svein Lundberg Ulle - Valgt i 2013 for to år (på valg i 2015) Andre tillitsvalgte Revisor Edith Jakobsen - Valgt i 2014 for et år Paul Pedersen er valgt til DIS-Tromsø sin representant for valgkomiteen i DIS-Nord. Representanter med varamedlemmer i representantskapet DIS-Nord 2014 Vår kasserer Inger-Hanne Nysted Pletten er også kasserer i DIS-Nord. Vår nestleder Tom-Arild Kristiansen er også kilderegistreringskoordinator i DIS-Nord. Vår leder Steinar Hjemås er vararepresentant for leder Bente Nordhagen i DIS-Nord. Vigdis Lindbjør Nilsen er vararepresentant for kasserer Inger-Hanne Nysted Pletten i DIS- Nord. Fadder og moderator Vigdis Lindbjør Nilsen er moderator i DIS-Forum. Kontaktpersoner og samarbeidsparter Brukergrupper I Tromsø har brukergrupper for slektsprogrammet Brother's Keeper (BK) med Tom Arild

7 Kristiansen (Jan-Egil Jakobsen) som kontaktperson. For programmet Embla med Edith Jakobsen som kontakt og for MacFamilyTree (MFT) Steinar Hjemås som kontaktperson. Bruk av slektsprogrammer på hhv. BK- og Embla-gruppene har hatt fire møter i løpet av siste år, hver for seg og/eller sammen, og med mellom 6 og 9 deltakere hver gang, til sammen 30 * 2 = 60 persontimer, og med 15 navn registrert (av RTS) som deltakere. Representasjon Landsmøtet ble avholdt april på Letohallen Hotell på Eidsvoll. Her deltok Steinar Hjemås og Tom Arild Kristiansen fra DIS-Tromsø. Statsarkivets DIS-hjelp - (FD 6.5 og SH 13.5 kl. 12:00-13:00) Samling for webredaktører ble avholdt i Tønsberg oktober. Dette var den første samling for webredaktører som er avholdt i foreningens historie. Her deltok Steinar Hjemås og Finn Devold. Ledersamling på Gardermoen 8-9 november. Her deltok Bente Nordhagen fra DIS-Nord. II Arrangementer Slektsforskerdagen Den 25.oktober ble arrangert på Statsarkivet i Tromsø. Vi hadde engasjert tre foredragsholdere, samt musikalsk innslag ved musikklinja Kongsbakken vgs. Solbjørg Fossheim, Statsarkivet Tromsø snakket om uroen i Kristin Mikalsen, Universitetet i Karlstad, Sverige snakket om hverdagsliv i Ánde Somby, Universitetet i Tromsø fortalte om samenes kår fra 1814 og fremover. Helgen i forkant (17. og 18. oktober) av slektsforskerdagen hadde vi stand på Jekta kjøpesenter. Lørdag var den mest vellykkede dagen i våre øyne. Kanskje unngår vi fredags-stand i fremtiden. Arbeidsgruppen for arrangementet har bestått av Steinar Hjemås, Tom Arild Kristiansen og Svein Lundberg Ulle. Fra Statsarkivet Tromsø deltok Solbjørg Ellingsen Fossheim og fra Slektog lokalhistorisk forening i Tromsø deltok Bjarnhild M. Vevik. Medlemsmøter Det har vært avholdt et medlemsmøte i DIS-Tromsø i Dette ble avholdt i forbindelse med årsmøtet 15. mars på Tromsø Bibliotek og byarkiv. Transkribering av reisepass. Statsarkivet i Tromsø er prosjekteier og Ragnar T. Samuelsen er leder for prosjektgruppen og har vært ansvarlig for transkribering av reisepass også i Aktiviteten har foregått på Statsarkivet i Tromsø. Det har vært fire samlinger i løpet av året, med mellom fire og ti deltakere hver gang, til sammen 24 * 3 = 72 persontimer, foruten hjemmearbeid blant de 14 deltakende. Lage Slektsbok.

8 Tom Arild Kristiansen har gjennomført kurs i å lage slektsbok. Det var 43 påmeldte til dette kurset. Kurset hadde en varighet på 23 timer. Kursseminar/ lørdagsseminar. Det har vært avholdt fire lørdagsseminarer ved Tromsø bibliotek og byarkiv i løpet av 2014 med minimal deltagelse fra interesserte - én til 5 deltagere. Steinar Hjemås og Finn Devold deltok på VOFO's seminar "Styrer og styrearbeid i frivillige foreninger" den Samarbeidsmøter Flere møter har vært avholdt mellom Solbjørg Fossheim, Statsarkivet, Bjarnhild M. Vevik, Tromsø Slekt og Lokalhistorisk forening og Steinar Hjemås, DIS-Tromsø hvor målsettingen har vært et nærmere samarbeid mellom de 3 parter. Temaer som har vært diskutert er felles datakurs og arrangementer. III Informasjon og medlemskontakt Kirkebokregistrering og gravminneregistrering. Gerd Rognstad er Gravminne-koordinator for DIS-Nord. Det finnes 184 kirkegårder i Troms. Det har vært stor aktivitet med registrering av gravminner ila Det er ikke mange gravminner igjen i fylket som ikke er registrert og søkbar DIS-Norge sin database over gravminner. Tom Arild Kristiansen sitter som kirkebokregistrant- koordinator i DIS-Nord. Nettsidene - Mesteparten av innholdet i våre tidligere nettsider under DIS-Troms (tr.disnorge.no), er ila året 2014 flyttet over til vårt nye felles nettsted for DIS-Nord under menypunktet DIS- Tromsø. Det aller meste av ønsket innhold og linker skulle nå være på plass. Facebook - DIS-Tromsø DIS-Troms slekt het vår tidligere facebook-gruppe. Denne er nå avsluttet og vi har ila sommeren opprettet en ny, åpen facebook-gruppe som vi har kalt DIS-Tromsø. Gruppen brukes som et supplement til våre nettsider. I facebook-gruppen publiserer vi nyheter, kommende arrangementer og påminnelser om arrangementer. Dette i tillegg til informasjon som kan være nyttig for våre medlemmer/ følgere. Styret i DIS-Tromsø er administratorer for Facebook-gruppa DIS-Tromsø. E-post DIS-Tromsø bruker ordinær e-post for gi viktige beskjeder direkte til våre medlemmer. DISiTromsø DIS-Tromsø har startet utsendelse av nyhetsbrev pr e-post, DISiTromsø, som kom ut med to nr høsten Nyhetsbrevet er tenkt å være et komplement til Facebook-siden og gi mer utfyllende informasjon. Samarbeid Via representantskapet DIS-Nord har vi samarbeid med regionens lokale grupper. Vi har også et utstrakt og godt samarbeid med Statsarkivet i Tromsø, hvor vi både kjører

9 kurs, avholder møter med informasjon i slektsfaglige emner. I tillegg har vi samarbeidsavtale med Tromsø bibliotek og byarkiv. Årsplan 2014 Gjennomføring av årsplan 2014 er utført i hht plan, bortsett fra punktene 3 og 5, som vi ikke har kommet i gang med: Registrering og digitalisering av dødsannonser i samarbeid med Avisa Nordlys. Fire kildekurs i samarbeid med Statsarkivet i Tromsø i mars, mai, september og november. Styremøter Det ble avholdt seks styremøter i DIS-Tromsø i løpet av Styret behandlet 34 saker ila året. IV Økonomi Årsregnskapet Årsregnskapet for 2014 viser et underskudd på kr 4.530,67 pga av manglende overføring fra DIS-Nord ,00 på konto hos DIS-Norge, Slekt og Data, og en beholdning på kr 5.523,63 på konto hos DnB. Tilskudd fra Studieforbundet til prosjektet Lag slektsbok er på kr 1.870,00. Grasrotandelen hos Norsk Tipping utgjorde kr 1.599,69 i Lokallagets Grasrotandelsnr er kunngjort på våre hjemmesider. III INFORMASJON OG MEDLEMSKONTAKT En kombinasjon av nettside, Facebook-side og e-post er en effektiv måte å nå ut med et budskap. Ellers mener vi at de lokale gruppene har en stor fordel som kontaktledd overfor medlemmer rundt om i Troms og Finnmark. Så gjennom en kombinasjon mellom aktive lokale grupper og aktivitet på nettet håper vi å nå så mange som mulig. Webnasvarlig for DIS-Nord er Eilif Nordseth og for DIS-Tromsø Finn Devold. Overgangen til DIS-Nord har vært en utfordring for datasystemet. Begge de to webansvarlige har hatt noen utfordringer og ikke så lite frustrasjon for å få nettsiden på en tilfredsstillende form. Nettsiden er en viktig informasjonsside til medlemmer og potensielle medlemmer. Facebook Det er opprettet sider på facebook for DIS-Nord og alle lokalgruppene/-laget. Facebook er en viktig kanal for å nå ut til medlemmer og potensielle medlemmer. Kobling mellom informasjon på nettiden og facebook er viktig for å lede nye personer inn til DIS-Norge, Slekt og data sine sider og tilbud til slektsforskere. Hver lokagruppe/-lag administrerer sine egne sider.

10 E-post Ikke alle medlemmene har facebook-profil. Viktig informasjon sendes derfor i tillegg som e- post til medlemmene. Skype Alle møtene i interimsstyret er avholdt som Skype-møter uten bilde. Vi har valgt å ikke bruke bilde siden det er litt ulik kvalitet på linjene til styremedlemmene. IV ØKONOMI Årsregnskapet for 2014 viser et underskudd på kr 5.398,13. Ved regnskapsavslutningen for 2014 hadde DIS-Nord en beholdning på kr ,44 på konto hos DIS-Norge, Slekt og Data, og en beholdning på kr 9.280,64 på konto hos Sparebank1 Nord-Norge. Sum eiendeler (bank og kapitalplassering DIS-Norge) er kr ,08 etter gjeld kr ,- er trukket fra.