Velkommen til Det 17. ordinære årsmøte i DIS Vest-Agder Tirsdag 5. mars 2013 kl på Arkivsenter Sør, Kristiansand,

Transkript

1 DIS Vest-Agder Velkommen til Det 17. ordinære årsmøte i DIS Vest-Agder Tirsdag 5. mars 2013 kl på Arkivsenter Sør, Kristiansand, Dagsorden: a. Godkjenning av frammøtte representanter og fullmakter b. Valg av møteleder og referent, samt to til å undertegne referatet c. Styrets beretning om siste års virksomhet d. Regnskap med revisors beretning e. Innkomne forslag fra medlemmene f. Budsjett for 2013 g. Forslag til nye vedtekter for DIS Vest-Agder h. Valg av: - leder - styre - revisor - valgkomité på 2-3 medlemmer Per Valebrokk Leder DIS Vest-Agder Side1 av 1

2

3

4

5

6 DIS Vest-Agder MEDLEMSMØTER 2012 Møtedato/Sted Referat Tema: Den vanskelige historien Thomas V.H.Hagen fra Stiftelsen Arkivet om Arkivets formidlingsvirksomhet Tema: Bildebehandling Agnar Merkesnes ga et minikurs i digital bildebehandling. Sted: Møtesalen på Arkivsenter Sør Til stede: 25 medlemmer Til stede: 27 medlemmer Til stede: 20 medlemmer Til stede: 13 medlemmer Årsmøte, - se eget referat. Etter årsmøtesaker: Diverse innslag v/foreningens medlemmer Holger Zachariassen demonstrerte bokbinderutstyr som han har donert til foreningen. Tormod Engebu orienterte om aktuelle saker i slektsforskningen, bl.a. status i prosjektet Adopter en Eidsvollsmann. Tema: Søkeverktøyet Ancestry Informasjon om og opplæring i bruk av Ancestry, v/ Tormod Engebu og Johannes Risnes Tema: Adopter en Eidsvollsmann v/mette Gunnari (DIS-Norge) og Tormod Engebu Sommertur til Høvåg Omvisning i Høvåg kirke og nærmeste omgivelser v/lars Petter Østeby. Etter omvisningen enkel servering i våpenhuset Tema: Katedralskolens boksamling Omvisning og orientering v/atle Evje Tema: Bortsetting av barn v/thomas Olsen Til stede: 23 medlemmer Julemøte på Lasaretthøyden Holger Zachariassen fortalte om Debora-ekspedisjonen og om utvandring til Sør-Afrika rundt Deretter ble det servert elggryte med potetmos, og til slutt kaffe og kaker. Side 1 av1

7 Regnskap DIS Vest Agder 2012 Bankbeholdning pr Kr ,35 INNTEKTER Budsjett 2012 Kontingent refusjon DIS Norge ,00 Renter ,00 Grasrotand+momsref.(Bilag 63) (1718, ,99) ,54 Kursvirksomhet , ,96 UTGIFTER Gaver/ honorarer / Oppmerksomheter ,80 Medl.møter ,80 Agder Histl./ Frv.hets reg ,00 Reise ,00 Rekvisita/Innkjøp ,00 Slektsforskerdag ,54 Styremøte utg ,49 Berntsens hus ,00 Lokal leie ,00 Medlemsverving ,00 Sum ,63 Oversk./Undersk ,33 Balanse , ,96 Bankbeholdning pr ,35 Overskudd ,33 Utestående fordring bilag ,00 Utlegg medl. møte 2012 bet i 2013 bilag ,00 Momskompensasjon 2011, bilag ,99 Bankbeholdning pr ,69 Kristiansand 14/ Svein-Inge Larsen Kasserer

8 DIS VEST-AGDER REVISJoNSRAPPoRT FoR Anrr zotz. Undertegnede valgte revisor i DIS Vest-Agder har gjennomgitt lagets regnskap og forvaltning for perioden I/t - 3fh2-20L2. Bokforingen er ryddig og oversiktlig, og posteringene tilfredsstillende legitimert. Bokforingen er kontrollert mot bilagene og kontoutskrifter fra Spareskillingsbanken. Revisjonen er utfgrt i samsvar med god revisjonsskikk, og ovennevnte regnskap er funnet i orden. Kristia nsa nd La / a; 1i Y *,^-&-p-r,,^ Vivi K. Gundersen Valgt revisor.

9 DIS Vest-Agder 2012 DIS Budsjettforslag 2013 Budsjett 2012 Category Total Utgifter Agder Hist.I-Friv.het.req Bentsens hus Gaver.honorar.oppm.h Lokalleie Medl.møteutgifter Medlemsverving Reiseutgifter Rekv. Innkjøp Slektforskerdagen Styremøte utg Til styrets disposisjon Inntekter Bankrenter Grasrotandel Kursvirksomhet Medlemskontingent Total Budsjett Inntekt: Total Budsjett Utgift: Differanse:

10 Vedtekter for DIS Vest-Agder Fremlagt for årsmøtet 5. mars Distriktslaget Distriktslagets navn er DIS Vest-Agder, og det er et lokallag av DIS-Norge, Slekt og Data. Distriktslaget bruker samme logo og skrifttype som DIS-Norge, Slekt og Data. Distriktslaget skal være registrert i Enhetsregisteret og Frivillighetsregisteret i Brønnøysundregistrene, og det skal være en egen juridisk enhet med organisasjonsnummer. 2. Formål Organisasjonens formål er nedfelt i vedtektene for DIS-Norge, Slekt og Data, paragraf 2. Distriktslaget skal gi medlemmene i distriktet tilbud og tjenester ved å: skape et lokalt forum for slekts- og personhistorie hvor databehandling og Internett brukes som hjelpemiddel. spre kunnskap om dette og for øvrig stimulere slektsforskning i sitt område. organisere og koordinere medlemmenes arbeid i forbindelse med databehandling av genealogisk kildemateriale, samt å stimulere slikt arbeide. Distriktslaget er nøytralt i religion og politikk. Distriktslaget har ingen økonomiske interesser i maskin- eller programvare. 3. Medlemsskap Medlemskap i DIS-Norge, Slekt og Data kan kun tegnes av privatpersoner. Medlemmet blir automatisk tilknyttet det distriktslaget som dekker medlemmets bostedsadresse. Medlemmene kan selv endre tilknytningen til et annet distriktslag. 4. Kontingent Medlemskontingenten i DIS-Norge, Slekt og Data kreves inn sentralt. Distriktslaget får overført midler basert på antall betalende medlemmer tilknyttet distriktslaget. Reglene for dette fastsettes av landsmøtet i DIS-Norge, Slekt og Data. 5. Styret DIS Vest-Agder ledes av et styre med leder og minst 4 medlemmer. I tillegg kan det velges varamedlemmer. Leder velges ved særskilt valg. Gjenvalg kan finne sted. Alle valg skjer med en funksjonstid på 2 år. Leder og minst to styremedlemmer velges det ene året, de øvrige styremedlemmer velges det andre året. Styret konstituerer seg selv med nødvendige funksjoner som nestleder, kasserer, sekretær o.l. Styret er beslutningsdyktig når minst halvparten er til stede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Styret skal føre protokoll fra sine møter, og sørge for betryggende arkivering av distriktslagets materiale.

11 6a. Årsmøtet Distriktslagets virksomhet følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned og kunngjøres for medlemmer tilknyttet distriktslaget med minst 6 ukers varsel. Forslag/saker som medlemmer tilknyttet distriktslaget ønsker behandlet på årsmøtet, må være styret i hende minst 4 uker før årsmøtet. Innkalling med møtedokumenter gjøres kjent for medlemmene minst 2 uker før årsmøtet. Samtidig sendes disse dokumentene til DIS-Norge, Slekt og Data. Innkalling og møtedokumenter gjøre tilgjengelig for medlemmer på distriktslagets hjemmeside under Årsmøtets saksliste skal inneholde: a. Godkjenning av frammøtte representanter og fullmakter b. Valg av møteleder og referent c. Styrets beretning om siste års virksomhet d. Regnskap med revisors beretning e. Innkomne forslag f. Budsjett g. Ekstraordinære årsmøtesaker h. Valg av: - leder - styre - revisor - valg av representanter med vara til landsmøtet i DIS-Norge, Slekt og Data (i år med landsmøte) - valgkomité på 2-3 medlemmer Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for ett annet medlem, for øvrig har de fremmøtte en stemme hver. Styret fungerer som fullmaktskomité. DIS-Norge, Slekt og Data har anledning til å delta på årsmøtet med en representant med talerett. Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret, eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet distriktslaget skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte. Dersom distriktslaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i sine egne vedtekter, kan DIS-Norge, Slekt og Data innkalle til årsmøte. Referat fra årsmøtet formidles til medlemmene og til DIS-Norge, Slekt og Data senest en måneder etter møtet. 6b. Representantskap Alternativt kan distriktslaget vedta å etablere et representantskap av lokallag og lokale grupper (se pkt. 7) samt representanter for medlemmer uten tilknytning til lokale lag eller grupper. Vedtak om opprettelse av representantskap gjøres av distriktslagets årsmøte. Representantskapet velger styre og landsmøterepresentanter, behandler årsrapport og regnskap samt andre saker styret legger fram. Plassene i representantskapet fordeles til lag/grupper i forhold til antall medlemmer. Etablering av representantskap og regler for sammensetning må godkjennes av styret i DIS-Norge, Slekt og Data. Dersom det blir opprettet et representantskap har likevel medlemmene i distriktet møte- og talerett på representantskapsmøtene.

12 7. Lokallag/grupper Distriktslagene kan opprette og oppta som medlemmer etablerte foreninger og lag som lokale lag. Et lokallag er en selvstendig juridisk enhet med eget valgt styre med ansvar for egen økonomi. Distriktslaget kan også opprette lokale grupper som er direkte knyttet til distriktslaget. Disse har ikke eget budsjett, og er ikke en egen juridisk enhet. Lokallagets og lokalgruppas navn skal som hovedregel være DIS-( geografisk område for lag/gruppe). De skal benytte samme logo og skrifttype som DIS-Norge, Slekt og Data Lokale slektshistorielag som ønsker å slutte seg til DIS-Norge, Slekt og Data skal gis mulighet til å beholde det opprinnelige navn og logo. Likevel må det tydelig fremgå at laget er tilsluttet DIS-Norge, Slekt og Data. Distriktslaget vedtar retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av styret i DIS-Norge, Slekt og Data. Styret i DIS-Norge, Slekt og Data skal godkjenne vedtatte retningslinjer. Styret i distriktslaget har fullmakt til å utforme nærmere regler for lokallag. 8. Vedtekter Distriktslagets vedtekter skal være i samsvar med vedtektene for DIS-Norge, Slekt og Data. Forslag til vedtektsendringer skal alltid følge innkallingen til årsmøtet. Vedtektsendringer vedtas av årsmøtet med 2/3 flertall. Før vedtektsendringer trer i kraft, må de godkjennes av styret i DIS-Norge, Slekt og Data. 9. Opphør av distriktslaget DIS Vest-Agder kan oppløses ved forslag fremsatt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlagt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst 3/4 av de fremmøtte medlemmer tilknyttet distriktslaget på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene. I slike avstemminger godtas ikke fullmakter. Ved oppløsning forvalter DIS-Norge, Slekt og Data distriktslagets eiendeler.