DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT 2011/ /AMR

Transkript

1 nn Hoveda ro.0 01 DET KONGELIGE KUNNSKAPSDEPARTEMENT ~( Q p g Rekruttering AS rekrutterinpas@online.no Deres ref Vårref Dato 2011/ /AMR Klage på avslag på dokumentinnsyn hos NTNU Vi viser til klage på vedtak truffet av NTNU om å nekte innsyn i lister over studenter ved NTNU som inneholder opplysninger om fagretning, navn, adresse og telefonnummer. Det bes i denne sammenheng om en elektronisk sammenstilling av opplysningene. Klagen ble oversendt av NTNU for behandling hos Kunnskapsdepartementet 6. april2011, etter at universitetet opprettholdt avslaget om innsyn i opplysningene. Klagen anses å være fremmet i rett tid i henhold til reglene om klagefrist, jf. forvaltningsloven (fvl) 29 første ledd, og departementet kan prøve alle sider av saken, jf. fri. 34 annet ledd. Sakens frktum Rekruttering AS krever innsyn i klasselister for dagens og gårsdagens elever ved NTNU i første omgang innen bygg og anlegg. NTNU har vedtatt at opplysningene må unntas offentlighet med hjemmel i offentleglova (offi.) 14 med den begrunnelse at listene skal være utarbeidet for intern sakshåndtering. I meroffentlighetsvurderingen, jf. off]. 11, har universitetet lagt vekt på at hensynet til personvern må gå foran hensynet til offentlig innsyn Klagen I klagen viser Rekruttering AS til at deres forespørsel kun gjelder kontaktinformasjon, og at dette ikke kan anses som sensitivt Det anføres videre til at Justisdepartementet har uttalt følgende: Hovedregelen er at publiserte eievlister er offentlige og skal gis innsyn for alle nar de ikke inneholder annen informasjon enn navn, adresse, telefon nummer ogfagretning ~ Departementets vedtak Alle dokumenter i offentlig virksomhet er som hovedregel offentlige dersom ikke annet følger av lov eller forskrift med hjemmel i lov, jf. offi. 3. Det følger av om. 9 at alle Postadresse Kontoradresse Telefon Universkets- og hnyskoleavdelingen Saksbehandlcr Posibob 8119 Dep Akersg. 44 oostrnottak@kd.deo.no Telefon Ann Marit Roterucl Espe 0032 Osk, nw.lçunnskapsdepartementctno Org no Telefalcs

2 har rett til å kreve innsyn i en sammenstilling av opplysninger som er elektronisk lagret i databasene til et offentlig organ dersom sammenstillingen kan gjøres med enkle fremgangsmåter. Organet vil bare ha en slik plikt når det har dataverkt w som ved å gi enkle kommandoer kan etablere sarumenstillingen. Opplysningene det bes om er lagret i NTNUs studentdataregister, og kan sammenstilles med enkle grep. Resultatet av sammenstillingen vil bli ansett som et nytt saksdokurnent. Offentleglovas regler vil gjelde også for dette dokumentet. Etter oil]. 13 første ledd plikter forvaltningen å unnta taushetsbelagte opplysninger i lov eller i medhold av lov. Det følger av fri. 13 første ledd første alternativ at opplysninger om noens personlige forhold er taushetsbelagte. Det må dreie seg om opplysninger som det med god grunn er vanlig å ønske å holde for seg selv. At opplysningene er regnet som personopplysninger efter personopplysningsloven, fører i seg selv ikke til at de er underlagt taushetsplikt etter forvaltningsloven. Forvaltningsloven 13 annet ledd første punktum presiserer at slike opplysninger likevel vil være omfattet av taushetsplikten dersom de røper andre forhold som må regnes som personlige. Opplysninger som kan røpe at en person er død vil imidlertid ikke være omfattet av taushetsplikten. Likeledes kan ikke en adresse unntas dersom man ikke har holdeptmkter for at adressen er hemmelig. Efter departementets vurdering vil ikke sammenstillingen inneholde taushetsbelagte opplysninger av personlige forhold, og kan følgelig ikke unntas med hjemmel i offi. 13 første ledd, jf. fvl 13 første ledd første alternativ. Etter ofil. 14 kan organinteme dokumenter unntas fra offentligheten. Det er imidlertid kun lister som et organ allerede har opprettet og benyttet til internt bruk som kan regnes som et organinternt dokument. Sammenstilling av opplysninger er ikke opprettet for eget bruk, og faller utenfor bestemmelsen selv om opplysningene hentes fra interne dokumenter som er laget for studieadministratjve formål. Departementet har etter dette kommet frem til at opplysninger om fagretning, navn, adresse og telefonnummer til studenter og tidligere studenter ved NTNU er offentlig. Opplysningene er efter personopplysningsloven 2 nr. 1 å regne som personopplysniriger. Departementet gjør oppmerksom på at personepplysninger skal behandles i tråd med personopplysningsloven, jf. de krav som er fastsatt i lovens 8. Departementet legger til grunn at NTNU gir innsyn i henhold til vedtaket. Med hilsen avdelingsdirektør Kopi: NËI NU 4kn ilac4 &-fsacd~ac Ann Marit Roterud Espe forstekonsulent Side 2

3 DNTNU lav3 20H/3329/AMS Rektor Deres dato Deres referanse Kunnskapsdepartementet Postboks 8119 Dep Oslo Klage over avslag på innsyn Bakgrunn Rekruttering AS har ved brev datert bedt om innsyn i klasselister for dagens og gårsdagens elever ved NTNU i første omgang innen bygg og anlegg. De har bedt om lister som inneholder opplysninger om fagretning, navn, adresse og telefonnummer. I brevet fremgår at opplysningene skal inngå i en database og det sies litt hvordan denne er tenkt brukt. NTNU avslo innsynsbegjæringen den med henvisning til at dette er interne dokumenter som kan unntas etter offentleglova 14. Spørsmål om å utøve meroffentlighet, jf. 11 ble vurdert, men vi kom til at hensynet til personvem måtte veide tyngre enn hensynet til innsyn. Rekruttering AS har klaget på avslaget ved e-post den og viser til at hovedregelen er at publiserte klasselister er offentlige. Rekruttering AS ble varslet om at klagen skulle være undertegnet i henhold til offentlighetsloven 32, 3. avsnitt, jf. forvaltningsloven 32, 1. avsnitt bokstav b og gift frist til den med å levere en undertegnet klage. Denne ble ikke sendt før , men vi anser klagen fremsatt innen fristen. Vurdering Studentdataregisteret NTNUs studentdataregister (FS) inneholder opplysninger om et stort antall personer. Vi har ca studenter. I tillegg kommer de som er uteksaminert. Datasystemet vil typisk inneholde oversikt over studentenes studieretter, hvilke studenter som tilhører hvilke årskurs i programmet og hvem som er uteksaminert fra gifte studieprogram, f.eks studieprogram innen bygg og miljøteknikk som vil være aktuelt i forhold til henvendelsen fra Rekruttering AS. Henvendelsen vil omfatte flere tusen personer, men sammenstillingen av studieprogram, adresse og tlf.nr. vil kunne Postadresse Org.nr Besøksadresse Telefon Saksbehandler 7491 Trondheim E-post: Hovedbygget li Anne Marie Snekvik postmottak@admnmu.no Høgskoleringen I Telefaks Gløshaugen Til : All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.

4 Vår dato Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Vår referanse 2 av 3 gjøres med enkle fremgangsmåter slik at dette går inn under offentleglova 9. Rapportene som inneholder de data som etterspørres er laget for studieadministrative formål og publiseres ikke. Det er heller ikice noen rutinemessig utdeling av slike rapporter til studenter eller andre. Dette dreier seg om flere tusen personer, og vi har ikke egne oversikter som kan vise om noen av disse kan være oppført med adresse som sammen med navnet kan være taushetsbelagt etter forvaltningsloven 13, 2. avsnitt, 1. punktum. Det vil også være urimelig arbeidskrevende å gå gjennom dette og eventuelt skille ut disse opplysningene, jf offentleglova 12 bokstav b. Unntakfor interne dokumenter Dokumenter som oppstår gjennom en sammenstilling etter 9 vil være underlagt de vanlige reglene om innsyn og unntak fra innsynsretten. Etter offentleglova 14 kan organet gjøre unntak for innsyn i dokument som organet har utarbeidet for sin egen interne saksforberedelse. Dokumenter som inneholder navn på studenter tatt opp på og uteksaminert på de ulike studieprogrammene er utarbeidet for intern saksforberedelse. De brukes bl.a. ved vurdering av om studenten oppfyller kravene til studieprogresjon, dvs om studenten har avlagt tilstrekkelig antall studiepoeng innenfor en gitt tidsperiode og hvilke studenter som skal ha vitnemål for ifillført studium. Dette er således interne dokumenter. Merinnsyn Når dokumenter kan unntas fra innsyn, skal organet likevel vurdere å gi helt eller delvis innsyn, dvs vurdere mermnnsyn, jf. 11. Bestemmelsen sier at organet bør gi innsyn dersom hensynet til offentlig innsyn veier tyngre enn behovet for unntak. Det skal således foretas en interesseavveining ved denne vurderingen og man må vurdere om det foreligger et reelt og saklig behov for å nekte mnnsyn i dokumentene. Justisdepartementet har i brev av til Datatilsynet redegjort for offentlighetsloven og mnnsyn i elevlister ved offentlige skoler. Etter vår vurdering går det kravet som her er fremsatt fra Rekruttering AS utover elevlister, men de samme momentene er aktuelle. Justisdepartementet sier at elevlister som inneholder navn, adresse og tlf.nr ikke inneholder taushetsbelagt informasjon og således i utgangpunktet er offentlige. De viser videre til at elevlister som utelukkende brukes i organiseringen og planleggingen av arbeidet på skolen vil være interne og kan unntas etter 14, men at merinnsyn må vurderes. I vurderingen av mermnnsyn viser departementet til at det vil være relevant å legge vekt på personvernhensyn som et moment som taler mot å utøve meroffentlighet. I vurderingen av om merinnsyn skal praktiseres har vi kommet til at personvernhensyn må veie tyngre enn behovet for innsyn. Innsynsbegj æringen omfatter opplysninger om et svært stort antall personer. Begjæringen knytter seg ikke til en aktuell sak av offentlig interesse eller en sak hvor den som har bedt om innsyn har en særlig interesse i å få innsyn i opplysningene i forhold til offentleglovas formål efter 1. Blant disse personene kan det også være personer som er døde da vårt register ikke vil være oppdatert i forhold til avdøde personer. Registeret er heller ikke oppdatert

5 Vår dato Norges teknisk-naturvitenskapelige universitet Vår referanse 3 av 3 i forhold til adresser og tlf.nr. når det gjelder uteksaminerte. Det fremgår av henvendelsen at dette i første rekice dreier seg om en innsamling av personopplysninger med tanke på senere innlemming i en database. Det vil kreve et eksplisitt samtykke fra den enkelte person dersom vedkommendes navn skal inngå i en slik database som beskrevet i henvendelsen fra Rekruttering AS, og det vil utløse informasjonsplikt til personene efter personopplysningsloven 20. På bakgrunn av dette er vår konklusjon at det foreligger saklig behov for å nekte innsyn i dokumentene ut fra at dette er interne dokumenter og ut fra personvernhensyn. Avslaget på innsyn efter offentleglova 14 opprettholdes. Saken oversendes Kunnskapsdepartementet som klageinstans. Q Forholdet til personopplysningsforskrjfien Rekruttering AS har bedt om opplysningene elektronisk. Dersom departementet kommer til at det skal gis iimsyn, ber vi departementet vurdere forholdet til personopplysningsforskriften 2-15 om at den behandlingsansvarlige bare har adgang til å overføre personopplysninger elektronisk til den som tilfredsstiller kravene i personopplysningsforskriften. Med hilsen ~%; ~2AtttZO~N Torbjørl Digemes Q 74A24JJ~7~35Q%2J Anne Rossvoll studiedirektør Vedlegg: 1. Henvendelse av om innsyn 2. Avslag på innsyn, E-post fra Rekruttering AS 4. E-post klage 5. E-post om underskrift 6. E-post fra Rekruttering AS om klage med vedlagt undertegnet dokument. Kopi: Rekruttering AS

6 e rutterin Rekruttering AS ( ) Kiokkeveien 9, N-1440 Drøbak Til / / Hjemmemsider: ~.rekrutterinpas.no Malt NTNU vi Liv Undseth Goddag, Liv Undseth, Drøbak, Jeg viser til dagens telefonsamtale om informasjon av type klasselister for dagens og gårsdagens elever ved NTNU i første omgang innen bygg og anlegg. Som rekrutteringsselskap vil vi bruke NTNU databasen på følgende måter: 1. P.v.a. arbeidsgiveres krav til stilling og person, tilby NTNU kandidater kvalifikasjon for en bedre stilling enn dagens, og bistå til raskere karriere. 2. P.v.a. NTNU kandidaters krav til stilling og geografi, proaktivt SØKE potensielle firmaer nærmere bosted med stillinger ifig. kandidaters krav - u a v h e n g i g a v aktuelle oppdragsgivere dersom disse ikke samfaller, og bistå til raskere karriere. Vi søker ikke lister med sensitive opplysninger som personnummer etc., kun lister i fagretningen med navn, adresse og telefonnummer. IfIg. Justisdepartementet er lister av denne type er offisielle når de er gift en eller flere personer uanseft hvem. Hovedregelen er at publiserte elevlister er offentlige og må oppgis ved krav om innsyn fra alle når de kun inneholder navn, adresse, telefonnummer og fagretning ~ Ref. Løftegård i Justisdepartementet. Jeg ser frem til å motta NTNU-klasselister så langt tilbake som mulig, gjerne på mail. Med vennlig hilsen Kjell F. Klynderud Daglig leder