Innsynsrett - Brukers rett til innsyn

Transkript

1 Innsynsrett - Brukers rett til innsyn Operativ sikkerhetsdokumentasjon Ved håndtering av innsynsbegjæringer skal etaten overholde krav gitt i offentleglova, forvaltningsloven INNHOLDSFORTEGNELSE 1. HENSIKT FORVALTNING OG UTFØRING AV RETNINGSLINJEN BESKRIVELSE AV RETNINGSLINJEN HVEM HAR KRAV PÅ INNSYN? INDIVIDUELT INNSYN Hvem har rett til innsyn Hvor skal bruker henvende seg Innsynsbegjæringen (formkrav) Hvilke opplysninger kan bruker kreve innsyn i Unntak fra innsynsretten Ulevering av personopplysninger Krav til saksbehandlingstid Krav til innsynsrapporter i systemløsningene GENERELT INNSYN OM NAV SIN BEHANDLING AV PERSONOPPLYSNINGER LOVBESTEMT INNSYNSRETT Brukers rett til innsyn i sakens dokumenter som part (partsinnsyn) Brukers rett til innsyn i opplysninger om andre i henhold til offentlighetsloven Brukers rett til innsyn i opplysninger om seg selv etter personopplysningsloven REFERANSE & METODE:... FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT.

2 1. HENSIKT Formålet med dette dokumentet er å gi medarbeidere i NAV innsikt i hva innsynsretten omfatter og hvordan regelverket skal håndteres. Det er viktig at etaten ved håndtering av innsynsbegjæringer overholder både bestemmelsene i offentleglova, forvaltningsloven og personopplysningsloven. Dette dokumentet beskriver retningslinjer for hvorledes etaten skal behandle forespørsler om innsyn. 2. FORVALTNING OG UTFØRING AV RETNINGSLINJEN Retningslinjen forvaltes av seksjon for personvern, informasjonssikkerhet og beredskap. Retningslinjen utføres av medarbeidere som får en henvendelse fra bruker vedrørende innsyn i sin sak. 3. BESKRIVELSE AV RETNINGSLINJEN 3.1 Hvem har krav på innsyn? Innsynsrettigheter innebærer at den enkelte selv kan kreve å få tilgang til opplysninger. Retten gjelder ikke bare for den registrerte bruker, eller den som er part i en sak. Det foreligger også en generell innsynsrett. Den generelle innsynsretten begrenses i stor grad av taushetsplikten. Der opplysingene det søkes innsyn i gjelder en selv, er hovedregelen at man skal få innsyn. Unntak må da begrunnes. 3.2 Individuelt innsyn Hvem har rett til innsyn 1. Alle kan kreve innsyn i opplysninger om seg selv. 2. Rett til innsyn er i utgangspunktet uavhengig av alder. Hvis den registrerte er et barn eller umyndig, så vil foreldre eller verge til en viss grad ha rett til innsyn. Når det gjelder barns rett til innsyn så må det gjøres en konkret vurdering av barnets modenhet og av type opplysninger det dreier seg om. 3. Ved rett til innsyn i opplysninger om avdøde personer, så er det lagt til grunn at det bare kan kreves opplysninger om den avdøde i den grad disse opplysningene også kan sies å være opplysninger om den gjenlevende (i henhold til Datatilsynets praksis). 4. Ved krav om innsyn fra brukerens advokat, så kan det gjennomføres uten skriftlig samtykke. For andre som opptrer på vegne av brukeren skal det alltid foreligge et informert og frivillig samtykke i form av en skriftlig fullmakt.

3 3.2.2 Hvor skal bruker henvende seg 1. Det er som hovedregel NAV-kontoret på brukers bosted som skal sørge for å gi han/hun innsyn i egne opplysninger. 2. Enhetsleder skal tilrettelegge for at brukers innsynsrett og oppfyllelse av denne er kjent blant sine medarbeidere Innsynsbegjæringen (formkrav) 1. Det er i utgangspunktet ikke et krav til at det må foreligge en skriftlig og undertegnet begjæring, men avhengig av type opplysninger det søkes innsyn i og for å sikre at vi ikke utleverer opplysninger til uvedkommende, så kan vi kreve at bruker leverer inn en skriftlig og undertegnet begjæring om innsyn, jf personopplysningsloven Det er i utgangspunktet ikke noe krav om nærmere begrunnelse for hvorfor bruker ønsker innsyn i opplysninger om seg selv Hvilke opplysninger kan bruker kreve innsyn i 1. Bruker kan kreve innsyn i alle opplysninger om seg selv. 2. Det gjelder ikke bare innsynsrett i papirdokumenter, men også elektronisk lagret informasjon. 3. Bruker skal forevises de papirbaserte saksmappene og de ulike innsynsrapporter som fagsystemene generer. 4. Bruker kan kreve innsyn i opplysninger registrert om seg, hva de skal brukes til og hvor de er hentet fra. 5. Bruker har også rett til å få vite hvilke sikkerhetstiltak som er knyttet til behandlingen så langt innsyn ikke svekker sikkerheten. 6. Bruker kan kreve at informasjonen utdypes (utfyllende informasjon). Det er da en forutsetning at denne informasjonen er nødvendig for at bruker skal kunne ivareta sine interesser Unntak fra innsynsretten 1. Innsynsretten gjelder ikke dersom opplysningene om brukeren bare blir behandlet for historiske, statistiske eller vitenskaplige formål. 2. Innsynsrett kan nektes dersom opplysninger brukeren kan skade rikets sikkerhet, landets forsvar, forholdet til fremmede makter eller internasjonale organisasjoner. 3. Innsyn kan nektes dersom det er nødvendig å holde opplysningene hemmelig ifb med straffbare handlinger, for eksempel fare for bevisforspillelse. 4. Innsyn kan nektes dersom det er utilrådelig for bruker at han/hun får opplysninger av hensyn til helse eller forhold til personer som står brukeren nær. 5. Innsyn kan nektes dersom opplysningen er omfattet av lovhjemlet taushetsplikt. 6. Innsyn kan nektes i interne dokumenter. 7. Innsyn kan nektes dersom det vil være i strid med åpenbare og grunnleggende private og offentlige interesser til å gi informasjon. 8. For å kunne nekte innsyn må vi vise til en unntakshjemmel. Det vises her til personopplysningsloven 18 tredje ledd og 23.

4 3.2.6 Ulevering av personopplysninger 1. Ved utlevering av opplysninger til bruker så må vi sikre oss at informasjonen ikke blir utlevert eller sendt til andre enn brukeren selv, jf bestemmelsene om taushetsplikt. 2. Brukeren har rett til å kreve opplysningene skriftlig. Brukeren har rett til å kreve en utskrift av de opplysningers som er registrert om han/hun. 3. Opplysninger om andre i samme dokument eller utskrift må anonymiseres før de gis bruker Krav til saksbehandlingstid 1. Forespørsel fra bruker skal behandles uten ugrunnet opphold og senest innen 30 dager fra henvendelsen kom, jf personopplysningsloven 16. Er det umulig skal det gis en tilbakemelding til bruker med begrunnelse for forsinkelsen og et sannsynlig tidspunkt for når svar kan gis. 2. Foreligger det unntak fra innsynsretten, skal skriftlig begrunnelse gis bruker innen 30 dager Krav til innsynsrapporter i systemløsningene 1. Fagansvarlig skal sørge for at alle systemløsninger som lagrer personopplysninger, har egne dedikerte innsynsrapporter slik at innsynsbegjæringer kan håndteres enkelt og konsekvent. 2. Ved nyutvikling må det legges til rette for innsynsrapporter. 3. I systemdokumentasjon skal rutiner for innsyn i opplysninger på personnivå beskrives. 3.3 Generelt innsyn om NAV sin behandling av personopplysninger 1. Enhver har rett til å få vite hva slags behandling av personopplysninger NAV foretar. 2. Enhver kan be om å få en generell oversikt over: o navn og adresse på den behandlingsansvarlige (den som er ansvarlig for behandlingen) o hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarlige plikter o formålet med behandlingen o etatens behandlingsområder o hvilke(n) type(r) opplysninger som behandles o hvor opplysningene er hentet i fra o eventuelt hvem som personopplysningene vil bli utlevert til 3. Samlet oversikt over etatens behandlingsområder ligger som vedlegg til Melde og konsesjonsplikt for etatens behandling av personopplysninger 4. Alle som ønsker det har rett til nærmere informasjon om en bestemt type behandling. Vedkommende må da konkretisere hva han/hun ønsker informasjon om utover en generell oversikt. Det er ikke krav til nærmere begrunnelse av forespørselen. 5. Ved forespørsler om generelt innsyn er det ikke krav til at den som etterspør informasjonen må legitimere seg, til skriftlighet eller signering. 6. Dersom det mottas forespørsler om generell informasjon skal vi også samtidig spørre om det er ønskelig med innsyn i det som eventuelt er registrert om vedkommende. Se punkt om individuelt innsyn ovenfor. 7. Det kan nektes innsyn etter de samme unntaksregler som for individuelt innsyn, se punkt

5 4. LOVBESTEMT INNSYNSRETT Brukers rett til innsyn i sakens dokumenter som part (partsinnsyn) Forvaltningslovens bestemmelser i 18 og 19 regulerer en innsynsrett for bruker, som part i en sak, til å gjøre seg kjent med sakens dokumenter. Det er som ledd i en saksforberedelse og gjelder bare saker som kan munne ut i et enkeltvedtak. Retten til saksinnsyn gjelder imidlertid også etter at vedtak er truffet i saken og under klagebehandling Brukers rett til innsyn i opplysninger om andre i henhold til offentlighetsloven Enhver kan kreve innsyn i en bestemt sak. Etter offentlighetsloven er journaler offentlige, slik at publikum ved hjelp av den kan finne frem til saker som ligner sin egen. En rekke opplysninger er imidlertid unntatt fra innsyn, blant annet taushetsbelagte opplysninger. De fleste stønadssaker i NAV vil falle inn under dette og er derfor ikke tilgjengelig for alle Brukers rett til innsyn i opplysninger om seg selv etter personopplysningsloven Etter personopplysningsloven har bruker både en generell og en individuell innsynsrett til hvilke personopplysninger som Arbeids- og velferdsetaten behandler. Generelt innsyn Enhver har krav på innsyn i Arbeids- og velferdsetatens behandling av personopplysninger på generelt nivå. Det gjelder uavhengig av om det er registrert opplysninger om personen eller ikke. Individuelt innsyn En bruker som har opplysninger registrert om seg har i utgangspunktet rett til å se alle opplysninger om seg selv. Det er en videre innsynrett enn det som enhver kan kreve med henvisning til retten til generelt innsyn. Den individuelle innsynsretten er uavhengig av om bruker er part i en sak (partsinnsyn etter forvaltningsloven) og uavhengig av om personopplysningene er samlet i en eller flere saker knyttet til bruker. Det omfatter i utgangspunktet alle opplysninger om bruker, enten det er i papirsaksmapper eller elektronisk lagret i fagsystemer. Innsynsretten gjelder kun tilgang til opplysninger om brukeren som krever innsyn og ikke andre personer, uansett om opplysningen om disse inngår i en forvaltningssak. 5. VEDLEGG/REFERANSER Standarddokumenter for etatens sikkerhetskrav Operativ sikkerhetsdokumentasjon: Melde og konsesjonsplikt for etatens behandling av personopplysninger Personopplysningsloven Forvaltningsloven Offentleglova Rundskriv til hovednummer 83 Lov om behandling av personopplysninger (kilde: RTV) Rundskriv til folketrygdloven kapittel 21 (kilde: RTV)

6 Generelt rundskriv om saksbehandlingen (når vedtak fattes etter folketrygdlovens kapittel 4 om dagpenger og kapittel 11 om yrkesrettet attføring) Utlevering av opplysninger til forsikringsselskaper (kilde: Navet og i rundskriv) Rundskriv til offentligloven: Rundskriv til forvaltningslovens regler om partsinnsyn: