ANSKAFFELSES- STRATEGI. For perioden

Transkript

1 ANSKAFFELSES- STRATEGI For perioden Dokumentansvarlig: Ragnar Bjørgaas Utarbeidet av: Ingar F. Asper med flere Dato opprettet: 31. mai 2013 Dato sist endret: 13. desember 2013 Versjon: 11

2 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 Innholdsfortegnelse Bakgrunn og hensikt med dokumentet Overordnede strategier og føringer Forsvarsbyggs forretningsstrategi Forsvarsbyggs målkart ( ) Rammebetingelser Hovedmål og delmål for anskaffelser Hovedmål Lederskap, roller og ansvar Organisasjon og kompetanse Styring og kontroll Anskaffelsesprosessen Leverandører og partnere Systemer og teknologi Handlingsplan Vedlegg 1 Handlingsplan Vedlegg 2 Beskrivelse av nåsituasjon Vedlegg 3 Organisasjonskart med funksjonsbeskrivelse for innkjøp Vedlegg 4 Gevinstrealisering 1

3 2 BAKGRUNN OG HENSIKT MED DOKUMENTET EN OVERBYGGENDE STRATEGI FOR ALLE Denne strategien er konsernoverbyggende og gjelder for perioden Den erstatter tidligere innkjøpsstrategi fra Strategien gir hovedføringene for alle anskaffelser i Forsvarsbygg. Den setter krav til effektivitet og kvalitet i alle anskaffelsesprosesser. Strategien omfatter alle typer anskaffelser, entrepriser og driftsrelaterte, uavhengig av om begrepet anskaffelser eller innkjøp er benyttet i dokumentet. Anskaffelsesstrategien danner grunnlag for forretningsområdenes egne strategier og retningslinjer for anskaffelser og innkjøp der de måtte ha behov for å utarbeide slike med større detaljeringsgrad eller for å fange opp spesielle forhold. Egne prosedyrer skal ikke utarbeides mot forretningsområdene, men prosessorienteres og inngå i Forsvarsbyggs kvalitetssystem. Anskaffelsesstrategien retter seg særlig mot ledere på alle nivåer og mot sentrale funksjoner knyttet til anskaffelser. Den legger føringer for Forsvarsbyggs forretningsområder som har et selvstendig ansvar for egne anskaffelser innenfor sine budsjettrammer og mål. TOTALT INNKJØPSVOLUM Forsvarsbygg kjøper årlig inn varer og tjenester for i overkant av 4,1 milliarder kroner. Dette fordeler seg i 2013 med vel 2 mrd. på anskaffelser til investeringer, drøyt 2 mrd. relatert til drift av EBA og 230 mill. til administrativ drift. Kjøp via ehandelsplattformen var på 23 mill. i Kjøpte varer og tjenester utgjør omlag 64 % av Forsvarsbyggs samlede kostnader. Slik fremstår arbeidet med anskaffelser som svært utslagsgivende for resultatoppnåelsen. Potensialet for effektivitetsuttak av små prosentvise marginer slår stort ut i kroner. Mye er oppnådd, men det forventes ytterligere effektivisering og utvikling i Forsvarsbyggs tjenester og leveranser. Anskaffelser til investeringer utgjør omlag halvparten av alle kjøp, og er slik sett svært viktige, både vurdert i verdi og fordi langtidseffekten i byggenes levetid er avgjørende. «Riktige» anskaffelser i investeringsvirksomheten slår dramatisk inn på levetidskostnader, og spiller en rolle helt frem til bygget er avhendet. Når strategidokumentet gir godt rom til anskaffelser innen FDVU og drift, er dette fordi denne delen av anskaffelsene er mangslungen, utfordrende og berører problemstillinger med mange involverte og en mengde små kjøp. LEVERANDØRER I 2012 har Forsvarsbygg anskaffet varer og tjenester fra 4589 leverandører og de 87 største (2 %) står for 62 % av totale anskaffelser. Forsvarsbygg har mange småkjøp under kr som ble foretatt fra 3296 leverandører som utgjør 72 % av leverandørene. Disse småkjøpene utgjorde i 2012 kun 1,5 % av de totale anskaffelsene i Forsvarsbygg. Det er grunn til å anta at mye av det som er handlet inn hos «småleverandørene» kunne vært kjøpt hos rammeavtaleleverandørene, men det er vanskelig å kartlegge hva som er kjøpt hos rammeavtaleleverandører og hva som er kjøpt utenom. Det er også vanskelig å se hva som er kjøpt hos rammeavtaleleverandører av varer/tjenester som ikke inngår i avtalene. 2

4 Figuren illustrerer andelen småkjøp og den store andelen med små leverandører. HENSIKT MED DOKUMENTET Anskaffelsesstrategien inkl. vedlegg inneholder aktuelle vurderingskriterier som skal legges til grunn før man fastlegger anskaffelsesprosessen, og den sier noe om hvilke ressurser og kompetanse som er nødvendig i anskaffelsesvirksomheten. Det er intensjonen at strategien skal være tilstrekkelig konkret for å sikre profesjonell og helhetlig praktisering i hele Forsvarsbygg. I anskaffelsesstrategien legges det også til grunn at det skal sikres en organisatorisk tydelighet i anskaffelsesprosessene hva gjelder roller, ansvar og myndighet. Som vedlegg er det knyttet en handlingsplan til anskaffelsesstrategien. Handlingsplanen gjelder for hele langtidsperioden, og vurderes årlig med tanke på innhold og prioritering. 3 OVERORDNEDE STRATEGIER OG FØRINGER 3.1 FORSVARSBYGGS FORRETNINGSSTRATEGI Anskaffelsesstrategien skal understøtte Forsvarsbyggs forretningsstrategi for perioden og prioriteringene i denne. Følgende 4 strategiske satsningsområder er prioritert i perioden: Strategisk porteføljestyring - Forsvarsdepartementet og Forsvarets ledelse skal være klare på at Forsvarsbygg er den beste til å forvalte forsvarssektorens samlede EBAinteresser Helhetlige leveranser - Forsvarsbyggs totale leveranser skal oppleves som mer enn summen av enkeltleveranser. Vi leverer smarte, sikre og grønne arenaer 3

5 Mennesker, læring og utvikling Interne prosesser Økonomi Tjeneste-ytelser (leveranser) Konkurransedyktighet - Forsvarsbyggs leveranser innen virksomhetsområdene skal oppfattes å være bedre enn leveranser fra alternative leverandører Kompetanse- og ledelsesutvikling Forsvarsbygg skal basere sin virksomhet på tydelig ledelse, god rolleforståelse, innovasjon og høy kompetanse som i sum danner grunnlaget for fremtidens suksess Anskaffelsesvirksomheten inngår som sentrale elementer i alle fire satsingsområdene i forretningsstrategien. Alle ansatte som bidrar til at Forsvarsbygg gjør gode anskaffelser, blir dermed helt sentrale aktører i å realisere målene i forretningsplanen. Målene illustreres gjennom Forsvarsbyggs målkart nedenfor. Gode anskaffelser blir en forutsetning for gode resultater på alle andre områder. Den store betydningen av godt gjennomførte anskaffelser utdypes nærmere i kartleggingen av nåsituasjonen (vedlegg 2) med omfang og karakter på anskaffelsesvirksomheten. 3.2 FORSVARSBYGGS MÅLKART ( ) Følgende målkart ligger til grunn for Forsvarsbyggs innretning på styring og oppfølging: Målstruktur for FB L1 L3 Sikre omdømme, posisjon og gode kunderelasjoner Nøktern og verdibevarende forvaltning av forsvarssektorens eiendommer, bygg og anlegg L2 Miljøriktig planlegging, bygging og forvaltning av forsvarssektorens EBA L4 Konkurransedyktige leveranser Ø1 Resultat i henhold til budsjett og kostnadseffektiv drift av virksomheten I1 Forbedret evne til forsvarlig forvaltning I2 Effektive verdiskapingsprosesser og effektiv teknologiutnyttelse M1 Være en attraktiv arbeidsplass med tilgang til kompetanse tilpasset Forsvarsbyggs behov Det er ingen egne mål med egne styringsparametere for anskaffelser i dagens strategiske målkart for Forsvarsbygg. Det er likevel slik at måloppnåelsen på de målene vi har er helt avhengig av hvordan anskaffelsene gjøres. Anskaffelsesvirksomheten er ett av flere virkemidler for måloppnåelse innen flere av målene. Anskaffelsesstrategien beskriver ambisjoner som gjenspeiler hvor tett integrert anskaffelser bør være med den øvrige virksomheten. Det samme gjør handlingsplanen som er vedlagt dokumentet. 4

6 4 RAMMEBETINGELSER Som offentlig etat er Forsvarsbyggs anskaffelsesvirksomhet underlagt en rekke krav og rammebetingelser. Av særlig betydning fremheves: Anskaffelsesregelverk Lov om offentlige anskaffelser (LOA) Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Anskaffelsesregelverk for forsvarssektoren (ARF) Forskrift om klagenemnd for offentlige anskaffelser Forskrift om lønns- og arbeidsvilkår i offentlige kontrakter Forskrift om sikkerhetsgraderte anskaffelser Forskrift om forsvars- og sikkerhetsanskaffelser Reglement, instrukser, retningslinjer mv. Reglement for økonomistyring i staten Bestemmelser om økonomistyring i staten Instruks for økonomi- og virksomhetsstyring i forsvarssektoren FDs retningslinjer for tjenestefeltet EBA FDs retningslinjer for kjøp av konsulenttjenester Forsvarsbyggs interne prosedyrer og retningslinjer I tillegg til det som er opplistet vil også mer generelle regler få betydning ved inngåelse og gjennomføring av anskaffelser. For eksempel straffelovens regler om økonomisk kriminalitet, herunder korrupsjon og underslag, og forvaltningslovens bestemmelser om habilitet, god forvaltningsskikk mv. I februar 2013 la regjeringen frem Strategi for økt innovasjonseffekt av offentlige anskaffelser. Intensjonene er forsterket i Høringsnotat om samordning av offentlige innkjøp høsten HOVEDMÅL OG DELMÅL FOR ANSKAFFELSER 5.1 HOVEDMÅL Forsvarsbyggs anskaffelsesstrategi skal sikre økonomisk effektive innkjøp, bidra til innovative løsninger og ivareta regelverk. Med økonomisk effektive innkjøp mener vi standardisering av prosesser, bedre styringsinformasjon, bedre oppfølging, gode priser, lave levetidskostnader og tilfredse kunder. Med innovative løsninger mener vi å stimulere til produktutvikling gjennom dialog, samarbeid med andre offentlige aktører og leverandørutvikling. 5

7 5.2 LEDERSKAP, ROLLER OG ANSVAR NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER Forsvarsbygg har i dag en fragmentert organisering av sin innkjøpsfunksjon, og det er ingen som har overordnet ansvar for anskaffelser totalt sett. Forretningsområdene har ansvaret for anskaffelsesvirksomheten innen sine områder, dvs. at direktørene for det enkelte forretningsområde (FO) har ansvaret for organisering, ledelse og utførelse av innkjøp i forretningsområdet. Det er rekvirenter, bestillere, innkjøpere og prosjektledere lokalt plassert som ivaretar lokale anskaffelser til «sine» investeringsprosjekter og egne driftsbehov, og som står for oppfølging av egne avtaler. Innkjøpstjenester inngår og følger opp sentrale avtaler for administrative kjøp og FDVU, samt organiserer samlinger for bestillere og innkjøpere. Innkjøpstjenester skal betjene hele Forsvarsbygg, men er underlagt direktør for Forsvarsbygg utleie. Det er bestillere knyttet til servicesenteret som betjener hele Forsvarsbygg, og i tillegg er det egne bestillere i hvert enkelt forretningsområde. Det er ingen enhetlig praksis på bruk av servicesenteret. DELMÅL Det er nødvendig med lederfokus og prosedyrer som sikrer helhetlig og ensartet tilnærming til anskaffelsesarbeidet. Det kreves at ledere er tett på anskaffelsesarbeidet, at ansvar og oppgaver er tydeliggjort i gitte fullmakter og oppgavebeskrivelser, og at dette kontrolleres ved oppfølging i linjen på en bedre måte enn i dag. Helt grunnleggende for gode bestillinger og avrop er at rekvirentene utarbeider gode spesifikasjoner og beskrivelser, at det er et tydelig ansvar for inngåtte avtaler, og at avtalene følges godt opp på fagsiden. Innkjøperne skal støtte en anskaffelse med kommersiell og innkjøpsfaglig kompetanse og selv gjennomføre kompliserte anskaffelser. 5.3 ORGANISASJON OG KOMPETANSE NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER Anskaffelsesarbeidet utføres i hele organisasjonen med diverse støttefunksjoner. Funksjonen er oppsplittet og fragmentert, og kompetansen er spredt over flere organisatoriske enheter. Forsvarsbygg utvikling ivaretar selv anskaffelser til investeringsprosjekter. Det faglige ansvaret for innkjøp/anskaffelse i det enkelte prosjekt ligger hos prosjektleder og prosjektmedarbeidere. Kontraktsrådgivere bistår med råd, veiledning og kvalitetssikring. Innkjøpstjenester i Forsvarsbygg utleie er særlig involvert i merkantil og administrativ støtte til anskaffelser av FDVU og administrative varer og tjenester, og ved inngåelse og oppfølging av rammeavtaler. Det vesentlige av arbeidet knytter seg til rammeavtalearbeid. I tillegg har de ansvar for innkjøpsprosessen med opplæring av bestillere og innkjøpere. Det er rekvirenter, bestillere og innkjøpere i hele EBA-forvaltningsvirksomheten. Advokatene i Forsvarsbygg futura bistår på forespørsel om bistand med faglige juridiske råd og i noe omfang også om valg av opplegg for innkjøpet. De ivaretar Forsvarsbyggs behov for 6

8 utarbeidelse og ajourføring av prosedyrer og regelverk til innkjøpsstandarder, maler og prosedyrer rundt anskaffelsesprosessen. Forsvarsbygg fellestjenester regnskap yter brukerstøtte knyttet til bestillinger, varemottak og fakturabehandling, samt bistår med opplæring og utarbeidelse av prosedyrer og retningslinjer. Figuren viser organisasjonskart med funksjonsbeskrivelser for innkjøp slik Forsvarsbygg i dag er organisert. Organisasjonskartet følger også som vedlegg 3. DELMÅL Det bør etableres en tydelig felles, strategisk innkjøpsfunksjon der innkjøpere samhandler og rapporterer. Forsvarsbygg skal tilstrebe en effektiv organisering av anskaffelsesvirksomheten, som er tett påkoblet den operative virksomheten og som sikrer samordnet praktisering. Dette stiller krav til tverrgående samarbeid i fagfora. Uansett organisering skal ansvaret for anskaffelser være éntydig. Anskaffelser til investeringsprosjekter kan gjennomføres i regi av prosjektledere som nå, men det bør vurderes koordinert strategisk fra et felles innkjøpsfaglig miljø. Kjennskapen til leverandørmarkedet må videreutvikles og kobles mot anskaffelsesplanene. Til grunn for anskaffelsesarbeidet må det utvikles en klar og tydelig kompetanseplan som ivaretar alle nivåene i innkjøpsfunksjonen. Det må utpekes én eier av ansvaret for kompetansearbeid på innkjøp. Deltagere i anskaffelsesprosessen skal ha kompetanse til å gjennomføre anskaffelser og konkurranser iht. regelverket og ha tilfredsstillende kommersiell innkjøpsfaglig kompetanse. Ledere, bestillere, rekvirenter og anvisere skal også besitte tilstrekkelig anskaffelseskompetanse og ha forståelse for rammer, muligheter og utfordringer. Rådgivere i anskaffelsesarbeidet skal understøtte vurdring av alternative anskaffelseformer, og det ønskes mulighetsorienterte råd. 7

9 5.4 STYRING OG KONTROLL NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER Innkjøp inngår ikke som en integrert del av den overordnede virksomhetsstyringen og det rapporteres derfor ikke systematisk på innkjøp. Kontroll av måloppnåelse skjer idag ved flere sett med styringsparametre, delvis knyttet til ivaretagelse av forsvarlig forvaltning. Vi har pr. i dag ikke gode måleparametere knyttet mot innkjøp. Vi har ikke oppfølging ved måling på selve utførelsen av anskaffelsesvirksomheten. Vi gjennomfører heller ikke gevinst- eller effektberegning innenfor anskaffelsesområdet. Vi bør etablere måleparametere på konkurransedyktige anskaffelser, effektive arbeidsprosesser og økonomimål. Forretningsområdene og stabene spiller hvert år inn planlagte innkjøp/anskaffelser basert på handlingsplaner, drifts- og vedlikeholdsplaner til Forsvarsbygg utleie innkjøpstjenester som utarbeider årlig innkjøpsplan for FDVU-kjøp og administrative kjøp. Ankaffelsesvirksomheten er tett koblet til løpende prosjekter, drifts- og vedlikeholdsplaner samt spesifikke oppdrag fra kunder. Anskaffelser av varer og tjenester til annet enn investeringsprosjekter bygger blant annet på inngåtte rammeavtaler og gjøres elektronisk. Dette bidrar til oversikt, dokumentasjon og transparens. Kontroll utøves for å påse at leveransene er som avtalt, blant annet gjennom mottakskontroll. Det er i 2014 lagt opp til forbedringer på mottakskontrollen ved tydeliggjøring av kontrollansvar og systemforbedring. Avviksrapporteringen er overveiende knyttet til hvorvidt leveransene skjer iht. avtalte betingelser, og særlig hvis det påvirker prosjektkostnader eller fremdrift. Det er i mindre grad avviksrapportering på om vi tar ut ønsket effekt på inngåtte avtaler. Det følges ikke tilstrekkelig opp hvorvidt det handles til avtalt pris og at vi kjøper inn iht. inngåtte avtaler. Innkjøpsanalyser gjøres i begrenset grad og det er ikke tilfredsstillende oppfølging av funn. Risikostyringen begrenser seg stort sett til mislighetsvurderinger. Knyttet opp til investeringsvirksomheten er det behov for å forsterke evnen til å følge opp bygg i garantitiden, og roller med ansvar må tydeliggjøres. DELMÅL Anskaffelsesvirksomheten skal settes opp med mål som følges opp og rapporteres. Det skal rapporteres på anskaffelsesstrategiens handlingsplan, og på oppsatte styringsparametre som del av oppnåelsen av linjens resultat- og produksjonsmål. Prioriteringer skal kontrolleres mot vedtatte anskaffelsesplaner, fornyelses- og komponentutskiftingsplaner, drift- og vedlikeholdsplaner, og evt. avhendingsplaner. Arbeidet med å videreutvikle ehandelsplattform skal intensiveres. Større andel av transaksjonene skal over på digitalt baserte leverandøravtaler med bruk av varekataloger og efakturering. Ved at vi tar i bruk slike felles digitale verktøy for større deler av anskaffelsene åpnes det for effektivisering av i særlig grad småkjøp, transparens, dokumentasjon og måling av rammeavtalelojalitet. 8

10 Risikostyringen skal ivaretas ved at det gjøres risikovurdering av hovedelementene innenfor anskaffelsesvirksomheten slik det gjøres i Forsvarsbygg forøvrig. Risiki skal identifiseres med tilsvarende etablering av handlingsplan for risikoreduserende tiltak. 5.5 ANSKAFFELSESPROSESSEN NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER Anskaffelsesprosessen består av fasene planlegging, gjennomføring og oppfølging. Kundeundersøkelse gjennomført i Forsvarsbygg våren 2013 bekrefter at det er en utbredt oppfatning i Forsvaret at Forsvarsbygg har stort forbedringsbehov på innkjøpssiden. Av de påpekte største svakheter trekkes fram at vi ikke oppfattes som en profesjonell og konkurransedyktig innkjøper. Forsvarsbygg kan kun nedtone og fjerne et slikt inntrykk gjennom å avstemme behov sammen med Forsvaret, fremskaffe gode løsninger gjennom effektive anskaffelser til konkurransedyktige vilkår, samt å orientere om hva vi gjør og hva vi oppnår. Forsvarsbygg har ikke en forankret anskaffelsesstrategi for hele virksomheten pr. i dag. Ansvaret for anskaffelser er knyttet til daglig drift i linjeorganisasjonen. Det har skjedd en dreining fra egenproduksjon til større grad av kjøpte tjenester. Det er også en nedgang i rene varekjøp hvor dette er erstattet av leveranser med mer komplette pakker av varer- og tjenester. Dette underbygger behovet for å trekke inn rett kompetanse i planleggingsfasen, og det er viktig at vi fremover er i stand til å spesifisere vare- og tjenestepakker. Økt krav til bruksverdi og fleksibilitet knyttet til investeringer i bygg og anlegg utfordrer oss på løsningsvalg og behovsspesifikasjoner. Utfordringene i anskaffelsesarbeidet knytter seg særlig til langsiktig planlegging, koordinering av felles behov i Forsvarsbygg og til kontraktsoppfølging. Gjennomføringsfasen er vanligvis godt dekket med prosedyrebeskrivelser og retningslinjer. Erfaringen har vist at vi har noe manglende innsikt i hvordan markedet på entrepriser svinger. Flere store avvik på estimerte prosjektkostnader underbygger dette. DELMÅL PLANLEGGING Det må skapes en bevissthet hos ledere, prosjektledere og rekvirenter slik at det avsettes tilstrekkelig tid og ressurser til planlegging og gjennomføring av anskaffelsen. Planleggingen skal ivareta gode løsninger i et livsløpsperspektiv og fremme miljøvennlige innovative løsninger. Planlegging skal sikre gode behovsavklaringer, tilstrekkelig spesifisering og involvering av berørte parter. Det skal legges vekt på behovsbeskrivelser fremfor beskrivelse av de tekniske egenskapene for å anspore til innovasjon og konkurranse. Miljøperspektivet skal hensyntas gjennom innarbeiding av standardkrav i dokumenter og krav skal spesifiseres ved å støtte seg på veiledninger og eksempler utarbeidet av Difi. Det bør stilles kvalifikasjonskrav på miljørelaterte forhold til leverandørene, som følges opp gjennom tildelingskriteriene og inntas i kontraktskrav. Strategisk leverandørutvelgelse skal ivaretas ved å gjøre kostnadsanalyser for de viktigste vare- og tjenestekategoriene. Det skal utarbeides gode kategorianalyser for å få oversikt over hva som 9

11 kjøpes inn, slik at innsatsen rettes mot de viktigste kostnadsdriverne. For de viktigste produktområdene anbefales det å gjennomføre markedsanalyser som skal gi god innsikt i leverandørmarkedet og skaffe oversikt over hvilke oppdaterte produkter og tjenester som er tilgjengelig fra hvilke leverandører. BRUK AV RAMMEAVTALER Forsvarsbygg har i dag omlag 185 rammeavtaler som er opprettet av Forsvarsbygg utleie innkjøpstjenester. Disse er i hovedsak dekkende for Forsvarsbyggs primære produksjonsområder. Alle nye rammeavtaler skal dekke alle forretningsområder. Alle forbehold mht. avtaleetableringen skal meldes inn før kunngjøring av konkurransen. Ansvarlige for etablering av avtalen vil informere kontaktpunktet i forretningsområdene og etablere tverrfaglige anskaffelsesteam (TAT). Etablerte rammeavtaler som er dekkende for det enkelte forretningsområde skal benyttes. Valg av anskaffelsesform vurderes ift. type anskaffelse som skal gjøres (varer, produkter og tjenester), og hvorvidt dette er av strategisk art, et volumprodukt, et flaskehalsprodukt eller ikkekritiske produkter. Kategorianalyser som er foretatt, og som skal ytterligere forbedres, indikerer en klar knytning mellom vare- og tjenestekategori og anskaffelsesform (se mer utdypende kommentarer i vedlegg 2). De ulike anskaffelsesformer (konkurranseformer) kan grovt deles i 3: Anbud, forhandlinger og dialog. Anbud er den mest vanlige anskaffelsesformen. Bildet under beskriver de ulike steg i anskaffelsesformene (hentet fra Brønnøysundregistrene og anskaffelse av Altinn 2). Rettslige rammer for valg av konkurranseform fremgår av FOA, hvor 3-1 omhandler (grunnleggende krav for alle anskaffelser), 10

12 14-2 omhandler (konkurransepreget dialog), 14-3 omhandler (konkurranse med forhandlinger etter forutgående kunngjøring) og 14-4 omhandler (konkurranse med forhandlinger uten forutgående kunngjøring). Alle konkurranseformene vil ende opp i avtaler (inklusive rammeavtaler der anskaffelsen kan skje gjennom avrop). Innenfor de ulike kategorier bør følgende konkurranseformer vurderes: Strategiske produkter - Kjennetegnet ved: Høy verdi, høy risiko, kritisk for forretningsvirksomheten, avanserte produkter og tjenester kjøpt i store volum som ofte er levert etter kundens unike spesifikasjoner, krever høy kvalitet og forutsigbar levering, liten konkurranse/vanskelig å skaffe, bare én eller få leverandører som er kilde for leveranser eller bytte av leverandør på kort sikt gir risiko for høy byttekostnad. o Konkurranseformer: Anbud, forhandlinger og dialog er alle aktuelle innenfor strategiske produkter. I mange tilfeller vil forhandlinger eller dialog være å foretrekke for å sikre innovative anskaffelser og bedre betingelser på større innkjøp (over kr ), samt sikre høy leveringssikkerhet og tilgjengelighet på rett kompetanse. Volumprodukter - Kjennetegnet ved: Høy verdi, lav risiko, sterkt aktivt marked med mange leverandører, generiske varer eller tjenester som kan skaffes fra flere leverandører og til en standard kvalitet, kostnaden ved å bytte leverandør er lav og liten prisforskjell gir høyt utslag på bunnlinjen. o Konkurranseformer: Anbud er mest aktuelt innenfor volumprodukter. Avrop mot etablerte rammeavtaler og ehandel vil være gunstige anskaffelsesformer. Flaskehalsprodukter - Kjennetegnet ved : lav verdi, høy risiko, varen/tjenesten vanskelig å skaffe, kritisk for virksomheten, normalt få leverandører, stor effekt på produksjonen, varene og tjenestene representerer relativt liten økonomisk verdi, men er sårbare for oppdragsgiver i forhold til leveringssikkerhet og er ofte engangskjøp. o Konkurranseformer: Anbud, forhandlinger og dialog er alle aktuelle innenfor flaskehalsprodukter. I enkelte tilfeller vil forhandlinger eller dialog være å foretrekke for å sikre innovative anskaffelser og bidra til økt leverandørsikkerhet. Ikke-kritiske produkter - Kjennetegnet ved: lav verdi, lav risiko, hyllevare av liten verdi som ikke er kritisk for produksjonen, sterk konkurranse med mange leverandører og transaksjonskostnadene ved innkjøpet kan være høyere enn verdien på vare- eller tjeneste. o Konkurranseformer: Anbud er mest aktuelt innenfor Ikke-kritiske produkter. Avrop mot etablerte rammeavtaler og ehandel vil være gunstige anskaffelsesformer. Tverrfaglige anskaffelsesteam (TAT) er et godt virkemiddel for å sikre at behovsplanlegging bygger på realistiske fremdriftsplaner, forsvarlig arbeidsform, gode vurderinger og god ressursutnyttelse. Anskaffelsesplanleggingen skal identifisere hvilke nye konkurranser som må utlyses, hvilke avtaler som må forlenges og hvilke som skal avsluttes. 11

13 Den teknologiske utviklingen med stadig mer komplekse og integrerte løsninger gir utfordringer ved økt binding til enkeltleverandører fordi rammeavtaler tenderer mot lengre varighet og at kostnadene ved å skifte leverandør øker. Dette må motvirkes ved å tilstrebe kjøp av standardløsninger med klare grensesnitt mot andre og tilgrensende systemer. Normen for varighet på rammeavtaler i offentlige utlysninger er 4 år, men Forsvarsbygg skal foreskrive i hvilke tilfeller det ligger til rette for en utvidet avtaleperiode. Forsvarsbygg skal vurdere «byttekostnader» ved skifte av leverandør som en del av konkurransegrunnlaget. DELMÅL GJENNOMFØRING Kontrakter skal baseres på maler fra kvalitetssystemet (KS) som sikrer krav til rasjonelle arbeidsprosesser og forsvarlighet. Til hjelp skal det benyttes godkjente maler for anskaffelsesprotokoller, konkurransegrunnlag, evalueringsmodell og kontrakter. Etterlevelse av lover og regler følger naturlig av dette. Forsvarsbygg skal foreta sikre innkjøp som gir færre feil og bedre kontroll gjennom elektronisk sporbarhet og etterlevelse av lov og forskrift. Bedre innkjøp skal sikre prisgevinster gjennom aktiv bruk av markedet, økt lojalitet til inngåtte avtaler og bedre grunnlag for inngåelse av nye avtaler. Enklere innkjøp skal bidra til mindre administrasjon og redusert tidsbruk gjennom mer effektive og enklere rutiner slik at ansatte kan fokusere på faglig utførelse og utvikling. DELMÅL OPPFØLGING Kontrakts- og leverandøroppfølgingen skal sikre at kontraktens bestemmelser og mål oppfylles, og medvirke til at leveransen skjer som avtalt mht. tid, kostnad, kvalitet og omfang. Det skal være en klar fordeling av ansvaret mellom rollene slik at ansvaret for alle deler av kontraktsoppfølgingen er plassert. I leverandøroppfølgingen inngår hvorvidt kravene til etisk handel, miljøbevisste innkjøp og evt. innovasjon oppfylles. Oppfølgingen skal skje ved å avtale løpende kontakt og kontrollpunkter under leveransen, og det skal gis tilbakemeldinger til leverandørene på konstaterte avvik, samt avtales hvordan disse skal behandles. Forsvarsbygg skal ha god avvikskontroll som identifiserer manglende ordrebekreftelser, leveranseavvik, fakturaavvik mv. Forsvarsbygg skal benytte ett egnet kontraktssystem for oppfølging av rammeavtaler/avtaler. OPPSUMMERING AV DELMÅL Retningslinjer og prosedyrer for anskaffelsesprosessen skal være beskrevet i kvalitetssystemet og alle skal vite at her ligger verktøyene og føringene. Forsvarsbygg skal bli bedre på å utforme konkurransegrunnlagene/bestillingene, spesielt med hensyn til å vurdere, koordinere og beskrive behovet sitt. En videreutvikling her vil smitte positivt inn i påfølgende prosesser, og vil tilslutt gjøre det enklere å følge opp kontraktene. 12

14 Større bevissthet knyttet til valg av anskaffelsesform ønskes utviklet. For eksempel vil konkurranse med forhandling i mange tilfeller være hensiktsmessig ut fra et forretningsmessig ståsted. Forsvarsbygg må effektivisere «den lange halen» av mange småkjøp. Dette skal oppnås ved å gjøre det enklere å gjennomføre disse kjøpene, og tilrettelegge for mer utstrakt bruk av rammeavtaler ved å legge avtaler inn på ehandelsplattform. Det er naturlig å styre slike bestillinger inn mot én effektivt fungerende enhet. 5.6 LEVERANDØRER OG PARTNERE NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER Forsvaret vil fokusere på krav til effektivisering med økende oppmerksomhet på å begrense/effektivisere Forsvarets støttestruktur, herunder EBA. Forsvarsbygg må vise sin berettigelse gjennom effektive innkjøpsprosesser og evne til å sette sammen gode, helhetlige løsninger. Godt inngrep med leverandørmarkedet og samarbeidspartnere blir da en forutsetning. Det blir viktig å opparbeide gode relasjoner for å høste erfaringer fra andre virksomheter. DELMÅL Samarbeidet med fagmiljøer skal frembringe nye løsninger på områder som i forretningsstrategien er utpekt som prioriterte for vidererutvikling; som building smart og miljøteknologi (renseteknologi og energieffektive EBA-løsninger). Anskaffelsesformer med elementer av forhandling og konkurransepreget dialog kan være egnet for å oppnå innovasjonsmål. Innovasjonseffekter tas ut ved: behovsforankring i tverrfaglige anskaffelsesteam, bygging av erfaringsdatabaser for kompetanseheving av innkjøpere kobling mot LCC som medvirker til helhetsbetraktninger i innkjøpsarbeidet dialogkonferanser som møteplass mellom innkjøpere, leverandører og samarbeidspartnere. Forsvarsbygg skal stille krav til at leverandørene tar i bruk ehandelsløsninger, og tilgjengeliggjør god digital dokumentasjon på produktene. 5.7 SYSTEMER OG TEKNOLOGI NÅSITUASJON OG UTFORDRINGER Forsvarsbygg fremstår som fremoverlent på å ta i bruk nye IKT-støttede løsninger. Dette nyttiggjøres i anskaffelsesvirksomheten ved bruk av ehandelsløsningen innenfor FDVU-kjøp og administrative kjøp, og forenkler innkjøpsprosessen overfor sentrale rammeavtaleleverandører. Det inkluderer også mottak av elektronisk faktura med matching av faktura mot innkjøpsordre. Dokumentmaler som legges til grunn for de forskjellige typer anskaffelser, herunder anskaffelsesprosessen som inngår i «normalprosedyren» for investeringsprosjektene, gir godt arbeidsgrunnlag for innkjøp. Bruk av beregninger av levetidskostnader (LCC) for å synliggjøre økonomisk effekt ved ulike alternativ for realisering av et prosjekt gir god støtte for anskaffelsesvurderinger. En begrenset del av anskaffelsene går idag via ehandelsplattformen. 13

15 DELMÅL Forsvarsbygg skal benytte elektroniske verktøyer i sitt anskaffelsesarbeid; i kostnadsanalyser og markedsanalyser for å understøtte leverandørvalg, og i kontraktsoppfølging og til avtaleadministrasjon. Disse oppgavene ønskes videreutviklet, slik at anvendelse av åpne digitale standarder står sentralt. Forsvarsbygg skal benytte systemer som sikrer effektive og åpne anskaffelsesprosesser med full sporbarhet. Anskaffelser skal gjøres enklest mulig for gjentatte og enkle innkjøp for å redusere kostnader og andel av anbud som avvises pga. formalfeil. Det er viktig at bestillinger kan knyttes direkte mot kontrakt for å sikre sporbarhet og det bør gjøres enhetlig i hele Forsvarsbygg. Elektronisk løsning skal benyttes ved kunngjøring og mottak av anbud. I dag er offentlige virksomheter pålagt å ta i bruk elektronisk faktura i nytt ehandelsformat (EHF), noe Forsvarsbygg har gjort. I løpet av strategiperioden vil det mest sannsynlig komme tilsvarende krav til EHF også på andre handelsdokumenter, og Forsvarsbygg skal innfri disse kravene. Idag ligger kun 5 % av innkjøpene ekskl. investeringer på ehandelsplattformen. Det er en ambisjon om å øke denne andelen betydelig. Utvidet bruk av ehandelsplattformen eller tilsvarende verktøy vil forenkle kjøp også av tjenester. Handlingsplaner med tiltak innenfor systemer er utarbeidet og IKT er i gang på flere områder for å effektivisere arbeidet ytterligere. 6 HANDLINGSPLAN Handlingsplanen er knyttet opp til anskaffelsesstrategiens hovedpunkter i anskaffelsesprosessen. Anskaffelsesstrategien omhandler flere forbedringspunkter og utrykte områder for tiltak utover hva som er inntatt i denne handlingsplanen. En videre bearbeiding av de forbedringsbehov som er påpekt bør diskuteres og bearbeides i innkjøpsfaglig miljø. Som en del av handlingsplanen er inntatt tiltak som omhandler forankring og orientering om anskaffelsesstrategiens hensikt og føringer. Handlingsplan for anskaffelsesstrategien fremgår av vedlegg 1. Handlingsplanen er en dynamisk plan som følges opp gjennom året og oppdateres årlig. Denne oppdateringen skal også omfatte gjennomgang av ansvar og prioriteringer, og status for handlingsplanen for langtidsperioden og for det enkelte år skal avrapporteres og følges opp. For ytterligere behandling vises det til vedleggene til anskaffelsesstrategien. Disse omhandler: 1) Handlingsplan som er knyttet direkte opp til realisering av forbedringer som er tatt opp i strategien. 14

16 2) Beskrivelse av nåsituasjon, kartlegging av innkjøpsdata, med kategorianalyse av varer og tjenester, og med mer omfattende beskrivelser av status, utfordringer og anbefalte veivalg. 3) Organisasjonskart med funksjonsbeskrivelser for innkjøp 4) Gevinstrealisering 15