Videreutvikling av administrative systemer og prosesser ved Universitetet i Bergen. Kjell Bernstrøm økonomidirektør

Transkript

1 Videreutvikling av administrative systemer og prosesser ved Universitetet i Bergen Kjell Bernstrøm økonomidirektør

2 Universitetet i Bergen oversikt Organisasjonen UiB 6 fakultet, samt Bergen Museum 7 avdelinger i sentraladministrasjonen Om lag 3400 ansatte, ca 500 eksternt finansierte Om lag studenter høsten 2010 Inntekstbudsjett i 2010: 3,2 milliarder kroner Av dette utgjør BOA ca 700 millioner kroner

3 UiBs informasjonssystemer Systemer som skal støtte opp under undervisning, forskning og forvaltning Kombinasjon av fellesløsninger anskaffet i samarbeid med de største universitetene, samarbeid i hele sektoren, egne anskaffelser, samt egenutviklede system Porteføljen er i stadig utvikling, for å tilfredsstille departementenes krav, Riksrevisjonens kontroll, og for å ha kvalitet i leveranser til interne og eksterne brukere

4 Forankring, kommunikasjon og samarbeid Informasjonssystemene eies av de ulike fagavdelingene i sentraladministrasjonen ved UiB Drift, bruk og utvikling av informasjonssystemene krever samhandling og dialog Før 2009: avdelingene jobbet hver for seg med sine systemer I dag: Etablering av controllerfunksjon for informasjonssystemene (CIO) Helhetlig tankegang rundt systemene Arbeidsprosessene er i fokus

5 UiBs systemeierforum Systemeierforum samler avdelingsdirektørene i sentraladministrasjonen. 2-3 møter pr semester. Systemeierforum bidrar til mer effektiv applikasjonsforvaltning og ryddigere prosesser Hovedtema for systemeierforum Statusoppdateringer Vurderinger på tvers av avdelingene Integrasjoner Samlet prioritering: nyanskaffelser, utviklingsoppgaver, oppgraderinger og utrulling

6 Oversikt over dagens systemer Faglige støttesystemer Støttesystemer for infrastruktur Støttesystemer for forvaltningsoppgavene FS MiSide (LMS-system) Ephorus CRIStin (FRIDA) BIBSYS BORA. LYDIA (bygningsdrift) Adgangssystem Syllabus (time- og romplanlegging) PAGA (lønn og personal) Oracle Financials (økonomi) BasWare (faktura- og bestillingsløsninger) ephorte (sak og arkiv) SEBRA (brukeradm)

7 Administrative system knyttet til økonomi Rapportdatabase Discoverer Datavarehus Bestillingssystem Lønnsog personalsystem PAGA Anleggsregister (FA) Kundereskontro (AR) Økonomisystem Oracle BasWare Skanning BasWare

8 Case: Innføring av dagens økonomisystem (OF) Hovedmålsetning: oppnå bedre økonomistyring Økt formalkompetanse Større og færre miljøer Nye verktøy Gradvis målrettet forbedring Opplæring/dialog fulgt av pålegg i etterkant Bruk av verktøy for å synliggjøre anvendelse/konsekvens

9 Innføring av OF stegvis prosess 1999: sette opp og få på plass systemet : gradvis innføring av nye styringsprinsipper og økt bruk av systemet. Kontinuerlig kompetanseoppbygging I denne perioden: også innføring av BasWare IP (fakturabehandlingssystem) Etter 2006: videre opplæring og samtidig innføring av støttesystemer Prosjektmodulen PA for håndtering av BOA BasWare PM bestillingssystem

10 Fra hierarkiorientering til prosessorientering Økonomiavdelingen har jobbet med ny struktur for å sikre bedre og ryddigere prosesser Flytte fokus fra hierarkiorientering til prosessorientering Prosessorientering innebærer Definere hvilke økonomiprosesser som finnes Beskrive prosessene gjennom hele organisasjonen Definere de involverte rollene

11 Økonomiopplæring ved UiB Prosess- og rollebaserte kurs Arbeidsprosesser Roller 1 Budsjettering og økonomistyring Controller 2 Avtaler og anskaffelser Innkjøper/Bestiller 3 Fra bestilling til betaling (BtB) Bestiller 4 Prosjektadministrasjon BOA Prosjektøkonom 5 Fastlønn Fastlønnsattestant 6 Variabel lønn og Næring/Lønn Variabellønnsattestant 7 Fra fakturertingsbehov til innbetaling Utgående fakturaansvarlig

12 Enkel skisse over kursopplegg Kurs Grunnopplæring introduksjonskurs -Lederkurs -Grunnkurs i økonomiforvaltning Teorikurs ulike kurs tilpasset de ulike målgruppene Redskap/systemkurs ulike kurs tilpasset de ulike målgruppene Målgruppe Leder Bestiller Controller Prosjektøkonom BOA X Utgående fakturaansvarlig Attestant Fastlønn Attestant Løs lønn & reiser X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X PC - arbeidsstuer/ workshop X X X Eksterne kurs X X

13 Økonomiportalen

14 Innføring av OF hva har vi oppnådd Grundighet og rolig tempo har vært en suksess Vi har god kontroll på økonomien Høy kvalitetsheving uten høy ressursøkning Vi bruker i dag relativt sett mindre ressurser innen økonomifeltet enn i 1999 Fokus har endret seg fra punching til kontrollvirksomhet Prosessorientert opplæring bidrar til å sette systemene inn i en sammenheng og til organisasjonsutvikling

15 Videreutvikling oppfølging av BOA Bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet (BOA) utgjør om lag 20% av UiBs samlede budsjett Innføring av PA (Project Accounts) prosjektregnskapsystem for BOA Kartlegging av hvilke prosesser som administrativt knytter seg til BOA Kompetanseoppbygging knyttet til prosjektøkonomrollen Innføring av controllerfunksjon Rapportutvikling

16 Videreutvikling oppbygging av datavarehus UiB ønsker bedre rapporteringsmuligheter: Gjøre ressurs- og produksjonsdata lettere tilgjengelig Gjøre analyser på tvers av administrative systemer Gjøre nye typer rapporter tilgjengelig innenfor operativ dag-tildag-styring og ikke bare for statistikkformål (dvs kortere tidsetterslep mellom hendelse og rapport og økt detaljering) UiBs løsning for økonomirapporter er en rapportbase som har likhetstrekk med et datavarehus. LIST har gitt oss mulighet til å fornye rapportbasen for økonomi i en ny base med datavarehusstruktur.

17 KILDE DATAVAREHUS Presentasjon FS a) EksamensProtokoll b) Emne i Utd.plan c) Eksamensmelding d) Emne dette semester e) Utd.PlanElement f) Ekstern Eksamen g) Oppnådd Grad h) ProgStudent/Emne i Utd.plan i) ProgStudent PlanBekreftelse Datavarehus AR_ARSTERMIN STUD_EKS_PROT EKSAMEN PERIODE Mart (stjerneskjema) VIT_AARSVERK_STED _MND (LT) PUBL_POENG_STED _AAR (FRIDA) STED SI-view - SI_OKONOMI - SI_VIT_AARSVERK - SI_PUBL_POENG_VIT_AARSVERK - SI_EU/NFR_TILDELING - SI_ANTALL_STUDENTER - SI_DR_GRAD_UTEKS_KAND - SI_NYE_STUD_POENG_PR_AAR - SI_PRIMAERSOKERE j) Innvilget Permisjon k) Registerkort l) Utvekslingsstudent m) Student n) Sted LT Vitenskap. årsverk inkl permisjoner Sted Stilling Person FRIDA Publikasjonspoeng pr år Sted Stilling Vitenskapelige arbeid Person ETL EMNE FS_STED LT_STED FS_EMNE STUDENT FRIDA_STED DBH_FORSKRES_ KONTROLL GL_JE_LINES GL_HEADERS VITENSKAPELIGARBEID STUD_PROGSTUD_ EMNE ETL ART++ STED PERIODE EMNE HOVEDBOK_SALDO (OF) HOVEDBOK_POSTERING (OF) GJENNOMF_STUDENT (FS) k, l FAK_GJENNOMF_ GJENNOMF_STUDPROG STUD_PROG (FS) g, h, i, (j) GJENNOMF_EMNE (FS) a, b, c, d, (e, f) PERIODE GRAD STUDENT PROG REG.T STUD PROG Økonomirapporter st Q t r LIST st Q t r 2 n d Q t r 2 n d Q t r 3 r d Q t r 3 r d Q t r 4 t h Q t r Skal etter hvert erstatte alle økonomirapporter for UiB 4 t h Q t r Eks på arbeidsbøker: E a s t W e s t N o r t h E a s t W e s t N o r t h 1) 5.5 Studenter på studieprogram og kull -gjennomføring OF Hovedbok Saldo Hovedbok Postering Kontostreng (bl.a. Sted) ETC PERIODE STUD_EKS_PROT (FS) = felles dimensjoner som benyttes i flere av stjerneskjemaene a STUDENT 2) 6.6 Studenter på studieprogram og kull -beståtte, planlagte og normerte SP 3) 7.1 Studenter på studieprogram - oppnådde kvalifikasjoner - semestertall 4) 7.2 Studenter på studieprogram og kull - oppnådde kvalifikasjoner

18 Datavarehusprosjektet strategi og mål UiBs strategi Teknisk infrastruktur først organisasjonsutvikling for bedre datakvalitet etterpå. UiBs arbeidsmål Gjenskape rapportbasen og dagens rapporter i varehuset for å kunne erstatte dagens rapportbase Legge til rette for rapportering på tvers av systemene Forbedret brukergrensesnitt og én pålogging for brukerne Utvikle registreringspraksis knyttet til bruk av stedkode slik at det finnes en felles nøkkel i alle systemer. Gjøre nytte av nye analysemuligheter på tvers av systemene

19 Utvikling av rapportløsning i tiden fremover Rapportering må skje sømløst og med ett grensesnitt selv om det er ulike kildesystemer Alle relevante ressurs- og produksjonssystemer må avgi data (FS, CRIStin, arealdata, personaldata, økonomidata) Datainput i systemene må være tilpasset et endret rapporteringsbehov Hyppigere rapportering Konsistens mellom kildesystemer Nye indikatorer må utvikles Rapport og presentasjonsverktøy må forbedres