Offentlige anskaffelser og rammeavtaler

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser og rammeavtaler Rapport 2016

2 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommuneloven. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Offentlige anskaffelser og rammeavtaler var oppført som nr. 3 på listen over prioriterte fokusområder i kommunens plan for forvaltningsrevisjon for perioden Prosjektet ble vedtatt bestilt på møte i Kontrollutvalget (sak 19/14). Oppstart ble utsatt til november Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Ansvarlig for gjennomføring av prosjektet har vært forvaltningsrevisor Inger Håkestad. Bodø, Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Inger Håkestad forvaltningsrevisor Salten Kommunerevisjon IKS 2

3 Innholdsfortegnelse: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER Formål Problemstillinger Avgrensninger METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER Kort om anskaffelsene i I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERINGER Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i SIIS? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERINGER Er kommunens praksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERINGER Er kommunens praksis i tråd med lov om offentlige anskaffelser for innkjøp som ikke omfattes av rammeavtale? REVISJONSKRITERIER FAKTA VURDERINGER KONKLUSJON OG ANBEFALINGER RÅDMANNENS KOMMENTAR VEDLEGG 1 Rådmannens uttalelse Salten Kommunerevisjon IKS 3

4 SAMMENDRAG I denne undersøkelsen har vi undersøkt hvordan praktiserer regelverket for offentlige anskaffelser. Kommunen er medlem i Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Vi har også undersøkt hvordan samarbeidet fungerer. Det ble utarbeidet fire problemstillinger: 1. I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket? 2. Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i Samordnet innkjøp i Salten? 3. Er kommunens praksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? 4. Er kommunens praksis i tråd med lov om offentlige anskaffelser for innkjøp som ikke omfattes av rammeavtale? Datainnsamlingen baserer seg på dokumentstudier, regnskapsdata og intervjuer av til sammen 8 ansatte i kommunen, hvorav de fleste er ansatte i kommuneadministrasjonen. Revisjonskriterier er kommuneloven, lov om offentlige anskaffelser og retningslinjer for Samordnet innkjøp i Salten. har i relativt stor grad system og rutiner for å kunne sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket. Arbeidsdelingen i forhold til bestilling/innkjøp, attestasjon og anvisning er likevel ikke alltid like godt gjennomtenkt, og det mangler en oppdatert oversikt over attestasjon og anvisning for hele organisasjonen. Her ligger det muligheter for ytterligere forbedring av system og rutiner. Kommunen har på plass innkjøpskoordinator og medvirker aktivt i brukergrupper når SIIS skal utarbeide konkurransegrunnlag for utlysing av nye rammeavtaler. Kommunen synes på disse områdene å oppfylle de kravene SIIS stiller til kommunen som deltaker i innkjøpssamarbeidet. Når det gjelder bruken av Ajour innkjøpsprogram, er det forbedringspotensial i forhold til å øke bruken av konkurranseverktøyet og til å ta i bruk avvikssystemet i større grad. Innkjøperne i kommunen er i stor grad lojale i forhold til rammeavtaler som SIIS har inngått på vegne av kommunen. En del ad-hoc kjøp foretas likevel utenfor rammeavtale. I et konkret tilfelle er en leverandør utenfor rammeavtale benyttet i stor grad over lengre tid til en del av varesortimentet, i stedet for å kjøpe fra rammeavtaleleverandøren. hadde i det tidsrommet vi har undersøkt, både et relativt stort veiprosjekt og en relativt omfattende utbygging av vannforsyningen i kommunen. Revisor har sett nærmere på delprosjekter i forbindelse med disse to hovedprosjektene. I de aller fleste tilfellene revisor har undersøkt, har det vært konkurranse om oppdragene. I noen tilfeller er det valgt feil anskaffelsesmetode. Innkjøpsarbeidet preges litt av at man Salten Kommunerevisjon IKS 4

5 har hatt dårlig tid underveis, og at man ikke helt har overskuet omfanget på det som skulle anskaffes. Det er eksempler på at deler av arbeidet som burde vært med, ikke har kommet med i utlysingen. Det kan ha medført ulovlige direkteanskaffelser uten at vi kan tallfeste det nærmere. Kommunen mangler viktig dokumentasjon for mange av de oppdragene vi har undersøkt. I et par tilfeller foreligger det ikke dokumentasjon for hvor mange tilbydere det faktisk var. I noen grad skyldes dette at det er ekstern konsulent som har gjennomført anbudsprosessene, uten at kommunen har sikret seg dokumentasjonen. I kommunens arkiv bør det foreligge protokoll som dokumenterer de viktigste forholdene rundt enhver anbudsprosess. Anbefalinger: 1. Arbeidsdelingen for bestilling, attestasjon og anvisning bør vurderes og dokumenteres i oppdatert form 2. Konkurranseverktøy og avvikssystem i Ajour bør vurderes brukt i større grad 3. Kommunen må sørge for at det foreligger protokoll som dokumenterer nødvendige opplysninger om anbudsprosessen for alle anbud som lyses ut 4. Kommunen må sørge for valg av anskaffelsesmetode i tråd med regelverket 5. Alle delarbeider skal være med når konkurransen utlyses Salten Kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING Da Norge inngikk EØS-avtalen tidlig på 1990-tallet, hadde EU allerede et omfattende og detaljert regelverk for offentlige anskaffelser. Dette ble i sin helhet tatt inn i EØS-avtalen, og gjort gjeldende fra og med Dermed var Norge forpliktet til å gjennomføre anskaffelsesdirektivene i norsk rett, og til å legge til grunn relevant rettspraksis fra EUdomstolen. Etter 1994 har det vært en betydelig rettsutvikling på området. I 2001 ble det vedtatt at lov om offentlige anskaffelser også skulle gjelde for kommuner og fylkeskommuner. Fra og med 2007 kom det nytt regelverk for offentlige anskaffelser. Samtidig ble det utarbeidet en veileder til regelverket. Regelverket for offentlige anskaffelser er omfattende og relativt krevende å følge. Det krever både regelverkskompetanse og innkjøpskompetanse. En kommune har oftest mange innkjøpere. Noen gjør små og store rutinemessige innkjøp, mens andre gjennomfører større engangsinvesteringer i bygg og anlegg. For å få en forsvarlig gjennomføring av anskaffelsesprosesser, bør kommunen ha gjennomtenkte rutiner for håndtering av disse oppgavene. Ledelsen bør ha kontroll med at innkjøpere lengre ned i organisasjonen har tilstrekkelig kunnskap om innkjøpsrollen. I denne undersøkelsen ser vi på hvilke rutiner har innenfor området offentlige anskaffelser. Siden kommunen er medlem i Samordnet innkjøp i Salten (SIIS), undersøker vi hvordan samarbeidet med SIIS fungerer, og om rammeavtaler inngått på vegne av benyttes. Til slutt i prosjektet undersøker vi kommunens praksis ved anskaffelser som ikke omfattes av rammeavtaler, og der kommunen forestår hele innkjøpsprosessen selv. Regelverket fra 2007 med tilhørende veileder benyttes som revisjonskriterier i denne undersøkelsen, og kommunens praksis blir målt opp mot dette. Rapporten fra våre undersøkelser av offentlige anskaffelser i er inndelt på følgende måte: Først presenteres de fire problemstillingene og våre metodiske tilnærminger. Det utledes revisjonskriterier for hver problemstilling. Vi beskriver fakta som vi har samlet inn til den aktuelle problemstillingen. Deretter følger revisors vurdering, der vi vurderer kommunens praksis opp mot revisjonskriteriene. Til slutt kommer konklusjonen for hver problemstilling og revisors anbefalinger. Salten Kommunerevisjon IKS 6

7 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLINGER, DEFINISJONER OG AVGRENSNINGER 2.1 Formål Formålet med prosjektet er å få vurdert i hvilken grad kommunen etterlever gjeldende regelverk for offentlige anskaffelser. Herunder inngår kommunens bruk av rammeavtaler og samarbeidet med Samordnet innkjøp i Salten. 2.2 Problemstillinger Av formålet har vi utledet følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket? 2. Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i Samordnet innkjøp i Salten? 3. Er kommunens praksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? 4. Er kommunens praksis i tråd med lov om offentlige anskaffelser for innkjøp som ikke omfattes av rammeavtale? 2.3 Avgrensninger Vi har konsentrert oss om anskaffelser som er regnskapsført i Selve innkjøpsprosessene og eventuelle anbudsutlysinger for de innkjøpene vi har sett på, vil være fra perioden For kjøp fra leverandører utenfor rammeavtale, har vi konsentrert oss om kjøp over kr ,-. Gildeskål eiendom KF er ikke omfattet av undersøkelsen. Vår undersøkelse omfatter dermed ikke bygningsmessige investeringer. Vi har ikke undersøkt konkurranseutsettingen av rammeavtaler inngått av Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Vi har kun undersøkt s praksis på anskaffelsesområdet. Forkortelser og definisjoner: SIIS: Samordnet innkjøp i Salten Ordinær rammeavtale: avtale med én leverandør om kjøp av en vare/varegruppe Parallell rammeavtale: avtale med flere leverandører om kjøp av en vare/varegruppe, og der minikonkurranser gjennomføres ved kjøp over avtalte beløpsgrenser Salten Kommunerevisjon IKS 7

8 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. I undersøkelsen har vi benyttet kommunens årsregnskap og årsmelding for 2014, enkelte andre kommunale saksdokumenter, og dokumenter innhentet fra Samordnet innkjøp i Salten. Vi har benyttet kommunens leverandørreskontro for Her finnes alle faktura for kommunens kjøp av varer og tjenester hos ulike leverandører i 2014, for både drift og investering. Vi har skaffet oss oversikt over hvilke leverandører som har vært benyttet, og sett dette opp mot lista over rammeavtaler inngått av SIIS på vegne av. Fra reskontroen har vi plukket ut et utvalg på om lag 20 fakturaer som vi har sett nærmere på. Vi har intervjuet følgende personer: - assisterende rådmann - virksomhetsleder plan og utvikling - seniorrådgiver plan og utvikling - virksomhetsleder oppvekst og kultur - virksomhetsleder helse og sosial - leder servicefunksjoner, Gildeskål bo- og servicesenter (Gibos) - fagkoordinator Gibos - sekretær ved kommunens servicekontor 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriterier er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I denne undersøkelsen har vi lagt til grunn: Kommuneloven Lov om offentlige anskaffelser Forskrift til Lov om offentlige anskaffelser, Veileder til reglene om offentlige anskaffelser, FAD 2013 Avtale om Samordnet innkjøp i Salten (SIIS) Lov om offentlige anskaffelser har grunnleggende retningslinjer som gjelder for alle kjøp som foretas av kommunen. Disse retningslinjene finnes i lovens 1 og 5, pkt. 2. Salten Kommunerevisjon IKS 8

9 Formålet med loven og tilhørende forskrifter ( 1) er å bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. I 5, pkt. 2 står det: En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Prinsippet om konkurranse er det viktigste vi kan trekke ut av Lov om offentlige anskaffelser. Loven med forskrifter har også klare retningslinjer for hvilken konkurranseform som skal benyttes, og for framgangsmåten ved den enkelte konkurranseform. Loven med forskrift regulerer kommunens bruk av rammeavtaler og inngåelse av rammeavtaler, både når kommunen inngår egne rammeavtaler og når rammeavtaler inngås av SIIS. Øvrige grunnleggende prinsipper for offentlige anskaffelser er god forretningsskikk forholdsmessighet likebehandling av leverandører forutberegnelighet gjennomsiktighet etterprøvbarhet Etterprøvbarhet betyr at kommunen skal kunne framlegge dokumentasjon som viser hvordan innkjøpet er gjennomført. Revisjonskriteriene vil bli utdypet for hver av problemstillingene. Salten Kommunerevisjon IKS 9

10 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.0 Kort om anskaffelsene i Driftsregnskapet for 2014 viser totale utgifter på 225,3 mill. kr. inkl. mva. Driftsinntektene samme år var 224,1 mill. kr. inkl. mva. Kjøp av varer som inngår i kommunal tjenesteproduksjon utgjør 30,5 mill. kr. og kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon utgjør 23,2 mill. kr. Totalt er det anskaffelser for 53,7 mill. kr. i driftsregnskapet for Investeringsregnskapet for 2014 viser anskaffelser på 42,9 mill. kr. Disse tallene er eks. mva. Det er til sammen 812 ulike leverandører i reskontroen for Saldoen for hver enkelt leverandør er naturlig nok svært forskjellig, fra millionbeløp og helt ned til kr. 100 for den minste leverandøren. Grovt inndelt har reskontroen for 2014 denne fordelingen: Kjøp i kr. pr. leverandør Antall leverandører Antall i % % < % < % < % < % Av oversikten over framgår det at 56 % av leverandørene hver for seg representerer anskaffelser som utgjør mindre enn kr ,-. 83 % av leverandørene representerer hver for seg anskaffelser som utgjør under kr ,- i Våre undersøkelser vil i det alt overveiende omfatte anskaffelser over kr ,- fra den enkelte leverandør. Det vil si at vi konsentrerer oss om anskaffelser fra 17 % av leverandørene. deltar i Samordnet Innkjøp i Salten(SIIS) som er en avtale om samordning av innkjøp mellom kommunene i Salten, jfr. Kommuneloven 28 1b om administrativt vertskommunesamarbeid. Bodø kommune er vertskommune for samarbeidet. Samordnet innkjøp i Salten ble etablert i 2008, og det foreligger reglement og instruks for avtalen. SIIS har inngått rammeavtaler på en lang rekke områder på vegne av medlemmene. Det meste av rutinemessige innkjøp i kommunen dekkes av rammeavtaler fra SIIS. I de fleste rammeavtalene er det bare en leverandør, dette er ordinære rammeavtaler. SIIS har også inngått parallelle rammeavtaler med flere leverandører på noen områder. I avtalen med SIIS inngår bruk av innkjøpsverktøyet Ajour som inneholder både et bestillerverktøy og et konkurranseverktøy. Bestillerverktøyet skal brukes ved bestillinger på rammeavtalene. Dersom det skal bestilles varer/tjenester på et område som ikke omfattes av noen rammeavtale og kostnaden er over kr ,-, (jfr. kommunens retningslinjer s.11), skal kommunen selv sende forespørsel/innhente tilbud fra tre ulike leverandører ved bruk av Ajour innkjøpsprogram. Kjøp som anslås å komme over anbudsgrensen, skal lyses ut på anbud - i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. Salten Kommunerevisjon IKS 10

11 5.1 I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket? REVISJONSKRITERIER Det er administrasjonssjefen som er den øverste lederen for kommunens samlede virksomhet. Av kommunelovens 23.2 framgår det at Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er rådmannen i kommunen som har det overordnede ansvaret med å sørge for organiseringen av innkjøpsfunksjonen med fordeling av ansvar og myndighet. Rådmannen bør herunder sørge for at kommunen har innkjøpsreglement og rutinebeskrivelser, at ansvar er delegert på en klar og oversiktlig måte, at nødvendig kompetanse forefinnes, og at samarbeid finner sted FAKTA er en kystkommune sør i Salten. Kommunen har om lag 2000 innbyggere og bebyggelse både på fastland og på øyer. Inndyr er kommunesenter. Kommunen er organisert med rådmann og assisterende rådmann. Sistnevnte leder sentraladministrasjonen. Økonomiavdeling og sentraladministrasjon er stabsavdelinger. Nåværende rådmann har vært ansatt som rådmann fra og med april Forrige rådmann satt i stillingen i vel tre år. Assisterende rådmann har vært ansatt siden desember Det er fire virksomheter i kommunen: Plan og utvikling (fra Plan, eiendom og utvikling) Pleie og omsorg Helse og sosial Oppvekst og kultur. Hver av disse har en virksomhetsleder. Plan og utvikling har ni ansatte. Nåværende virksomhetsleder kom til kommunen i august Tidligere virksomhetsleder gjennom tre år er nå seniorrådgiver. Salten Kommunerevisjon IKS 11

12 Pleie og omsorg er organisert med et sykehjem (Gibos) som ligger på Inndyr, åpen omsorg fastland og åpen omsorg øyene, som begge omfatter hjemmetjenester og eldresenter. Også psykisk helse inngår. I pleie og omsorg er servicefunksjoner som kjøkken, vaskeri, aktivitør, renhold, dagsenter og merkantil stab organisert med egen leder for servicefunksjoner. Det har ikke vært endringer i ledelsen i den senere tid. Helse og sosial omfatter barnevern, legekontor, helsestasjon, folkehelse, flyktningtjeneste, rusomsorg og NAV. Kommunen gir driftstilskudd til private fysioterapeuter. Det har ikke vært endringer i ledelsen i den senere tid. Innenfor oppvekst og kultur er de største enhetene Inndyr skole med SFO og Inndyr barnehage. I tillegg er det fire oppvekstsentre i kommunen som alle har skole, barnehage og SFO. Det er ellers bibliotek, voksenopplæring, PPT, kulturskole og kulturkontor. Nåværende virksomhetsleder begynte i august Totalt sett har det vært svært lite endringer i organisasjonen de siste tre årene. I den senere tid er det opprettet stilling for folkehelsekoordinator. Fra og med 2016 vil Gildeskål Eiendom KF være avviklet, og virksomheten slått sammen med plan og utvikling med felles virksomhetsleder. vedtok det felles innkjøpsreglementet for Samordnet innkjøp i Salten(SIIS) i desember 2013, sak 48/13. Dokumentet heter Kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser. I forhold til det opprinnelige dokumentet fra SIIS er det gjort mindre justeringer i teksten for å unngå eventuelle misforståelser. Dette er et reglement som først og fremst omhandler regelverket for offentlige anskaffelser og ikke innkjøpsrutiner for den enkelte kommune. Assisterende rådmann er tillagt rollen som innkjøpskoordinator i kommunen. I vedlegg til stillingsinstruksen for assisterende rådmann framgår en grenseoppgang og utdyping av rollen som innkjøpskoordinator. Her er det en tydelig rolleavklaring i forhold til hvem i organisasjonen som har ansvar for hva i innkjøpsarbeidet. Kommunen har etiske retningslinjer med punkter som kan sees opp mot innkjøpsrollen. Retningslinjene ligger på intranett. Det gjør også innkjøpsreglementet. Kommunestyret vedtok politisk delegasjonsreglement i sak 68/14 (kommunestyreperiode ). Det foreligger skriftlig administrative attestasjons- og anvisningsrutiner (reglement) fra april Dette dokumentet er satt opp med attestasjon og anvisning knyttet til stillinger. Dokumentet er utdatert fordi det har vært store endringer i organisasjonen siden 2007, og rutinene er for tiden under revidering. For pleie og omsorg har man et operativt og relativt omfattende oppsett som viser hvem som konterer, attesterer og anviser på de ulike kostnadsstedene. Det viser opptil seks ulike personer for hvert kostnadssted som kan anvise i prioritert rekkefølge, i tilfelle noen ovenfor på lista ikke er til stede. Salten Kommunerevisjon IKS 12

13 Kommunen benytter Visma Enterprise som økonomisystem, og har i mange år hatt elektronisk attestasjon og anvisning. Faktura skannes i økonomiavdelingen. Man mottar etter hvert en økende andel EHF-faktura (elektronisk handelsformat). Assisterende rådmann opplyser at man er i ferd med å gjennomføre en revisjon av politisk og administrativt delegasjonsreglement, den politiske delen skal opp i det nye kommunestyret 1. mars Deretter følger det administrative reglementet og attestasjons- og anvisningsrutiner. Kommunen har ellers et system med ett felles tilgangskjema for hele organisasjonen, der det framgår hvilke ansatte som har tilgang til de ulike datasystemene. Når det gjelder adgangen til å bestille varer i Ajour innkjøp, er det nettopp foretatt en rydding i tilgangene vår/sommer Revidert liste over hvem som skal ha tilgang til Ajour er sendt SIIS og inneholder 35 navn. Den forrige listen omfattet 41 personer. Det er ikke skriftlig delegasjon av anvisningsmyndighet til ansatte. Anvisningsmyndigheten for den enkelte fremgår av stillingsbeskrivelsen. Gjennom intervjuene fikk revisor inntrykk av at alle virksomhetslederne har god oversikt over hvem som anviser, attesterer og kjøper inn i deres virksomhet. For pleie og omsorg har vi ikke intervjuet virksomhetsleder, men her finnes det som nevnt ovenfor, skriftlig oppsett over attestasjon og anvisning. Virksomhetslederne ga uttrykk for at deres egne regninger anvises av assisterende rådmann eller rådmann. På samme måte anviser virksomhetslederne sine enhetslederes egne regninger. Virksomhetslederne synes å ha et bevisst forhold til innkjøpsregler og rutiner. Ved å sammenholde lista over hvem som kan bestille/kjøpe varer i Ajour og det som framkom om anvisning i intervjuene, ser vi at flere av dem som har anvisningsmyndighet, også har tilgang til å bestille/kjøpe inn varer i Ajour. Vi fant flere eksempler på dette i oppvekstsektoren. Også på helse og sosial er det noen med anvisningsmyndighet som kan bestille/ kjøpe inn i Ajour. Det opplyses at det er tydelig formidlet i organisasjonen at det må være minst to stykker inne i forbindelse med kontering, attestering og anvisning. Ansatte som har adgang til å bestille for eksempel medisinsk forbruksmateriell og mat/renholdsartikler, er de som benytter Ajour mest til bestilling. Et par av disse har ikke adgang til å attestere i Visma for det de har bestilt. Det opplyses at de attesterer ved mottak. Salten Kommunerevisjon IKS 13

14 5.1.3 VURDERINGER er en liten kommune med en oversiktlig organisasjon. Det er revisors inntrykk at ansatte med lederansvar har god oversikt over hvem som har tilgang til ulike datasystemer og hvem som kan attestere og anvise. Ansvarsfordelingen innenfor innkjøpsområdet synes også godt avklart. Det er likevel grunn til å tenke grundig gjennom arbeidsdelingen i forhold til bestiller/innkjøpsadgang, attestasjon og anvisning. Ansatte som har tilgang til å bestille og kjøpe inn varer i Ajour eller på andre måter, bør normalt ikke ha anledning til å anvise det de selv har bestilt/kjøpt inn. En god måte å fordele ansvaret på, er at den som bestiller/kjøper varer, attesterer for kjøpet i Visma. Det er ofte denne personen som vet hva som ble bestilt/kjøpt, og som har mest kunnskap om de varene/tjenestene som er kjøpt inn. Vedkommende vil også ofte være den som kontrollerer at mottatte varer stemmer med bestilling og med mottatt faktura. Så bør en overordnet anvise fakturaen. Revisor forutsetter at det administrative delegasjonsreglementet blir oppdatert i nærmeste framtid, slik at det stemmer overens med organisasjonen slik den er nå. Attestasjon og anvisning bør knyttes til stillinger slik som i reglementet fra 2007, og ikke til personer. I og med at kommunen har elektronisk attestasjon og anvisning av faktura, vil tilgangen til å attestere og anvise kunne begrenses effektivt i fakturasystemet. Skjemaet over kontering, attestasjon og anvisning i pleie og omsorg, synes etter revisors oppfatning å være for omstendelig. Ved fravær for den som normalt anviser, kan en overordnet anvise. Primært bør kun personer med lederansvar anvise. har i stor grad system og rutiner for å håndtere innkjøp i tråd med regelverket. Det som mangler, er en gjennomgang av arbeidsdelingen og et oppdatert oppsett med oversikt over attestasjon og anvisning som omfatter hele organisasjonen. Salten Kommunerevisjon IKS 14

15 5.2 Hvilke rutiner har kommunen i forhold til samarbeidet i Samordnet innkjøp i Salten? REVISJONSKRITERIER Av reglementet for medlemskapet i SIIS framgår følgende: kommunen skal så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler/rammeavtaler for varer og tjenester rådmennene i de deltakende kommunene sørger for at hver enkelt kommune til enhver tid har en innkjøpsansvarlig innkjøpsansvarlig representerer kommunen i det interkommunale samarbeidet ved å inngå i innkjøpsforumet Innkjøpsansvarlig skal som kommunens representant i det interkommunale innkjøpsforumet søke å ivareta kommunens interesser på en måte som er forenlig med et fruktbart interkommunalt samarbeid Innkjøpsansvarlige skal samtidig legge vekt på at de rammeavtaler som blir inngått interkommunalt har bred oppslutning i kommunen. Det er rådmannen som skal sørge for at hver kommune har en innkjøpsansvarlig- /innkjøpskoordinator. Av instruksen for samarbeidet framgår at koordinatoren skal sørge for at kommunens innkjøp til enhver tid er basert på etiske regler som gjelder for innkjøp, og at disse er kjent for alle ansatte i kommunen. Dataprogrammet Ajour er både et elektronisk bestillerverktøy (e-handel) og et konkurransegjennomføringsverktøy for innkjøp under terskelverdi. I samarbeidet er Ajour forutsatt brukt som verktøy for kjøp på rammeavtaler, til å sende forespørsel og til avvikshåndtering FAKTA Koordinatorfunksjon og samarbeid i SIIS. Som tidligere nevnt, er assisterende rådmann innkjøpskoordinator i kommunen. Dette går fram av stillingsinstruksen som også har et vedlegg der koordinatorens oppgaver framgår. Det er ikke satt av en eksplisitt stillingsandel til denne oppgaven. Koordinatoren sier selv at hun gjør det som må og trengs å gjøres i forhold til innkjøp, og at det går greit. Siden assisterende rådmann deltar i rådmannens ledergruppe, kan tema innkjøp og informasjon fra SIIS enkelt kommuniseres til hele ledergruppen. Salten Kommunerevisjon IKS 15

16 Koordinatoren deltar i det interkommunale innkjøpsforumet, men sier at hun sjelden får det til å passe inn slik at hun kan delta på møtene i Bodø, som ofte går over to dager. Innkjøpsforum møtes et par ganger i året. På de tre årene hun har vært koordinator, har hun deltatt i møtene i byen to-tre ganger. Hun har kontaktpunkt med SIIS først og fremst på telefon, e-post og Lync (videokommunikasjon), og sier at hun har et godt samarbeid med innkjøpskontoret. De sender alle referater fra møter, og lenker til nettsider slik at hun kan informere resten av organisasjonen. Tilbakemeldingen fra alle de andre personene vi intervjuet, er at innkjøpskoordineringen internt fungerer godt, og at de får videresendt all den informasjon de har bruk for. Når SIIS skal opprette arbeidsgrupper i forbindelse med utlysing av nye rammeavtaler, får koordinatoren beskjed fra SIIS, og tar dette opp med ledergruppa/aktuell virksomhetsleder. Så vil den lederen som dette gjelder, peke ut en person i sin virksomhet som kan delta i brukergruppe. Koordinatoren er opptatt av at det skal være de rette/berørte fagpersonene som møter i brukergruppe, på samme måte som det er fagpersoner som bør bestille varer i Ajour der fagkompetanse er relevant for innkjøpsarbeidet. Koordinatoren opplyser at mange fagpersoner i organisasjonen har vært med i ulike faggrupper og at kommunen ønsker å være med i forbindelse med flest mulige rammeavtaler. Kommunen opplever å bli hørt, og at man får gode tilbakemeldinger på at man er aktive. De fleste av dem vi intervjuet, bekreftet at de selv eller andre i deres virksomhet hadde vært med i brukergrupper, noen er med i brukergruppe nå. Virksomhetsleder for plan og utvikling hadde etterlyst en utlysing for veibelysning til kommunene i samarbeidet, men dette hadde endt med at han selv lagde utlysing kun for. Han var ikke helt fornøyd med dette, og mente at her sviktet SIIS. De fleste vi intervjuet, ga uttrykk for en positiv holdning til SIIS, men sa også at samarbeidet i Samordnet innkjøp samtidig medfører handelslekkasje ut av kommunen fordi lokale leverandører deltar i liten grad. De opplevde dette som uheldig. SIIS trappet vår/sommer 2014 opp kommunikasjonen mot lokalt næringsliv i kommunene for å sikre økt konkurranse/-deltakelse. Leverandørene fikk mulighet til å egenregistrere seg i en bedriftsportal. Innkjøpskoordinator har vært aktiv på dette området og vår/sommer 2015 ble kontakt-/registreringsinformasjon på lokalt næringsliv fra Sjøfossen næringsutvikling (som hadde fått i oppgave fra kommunen å samle inn dette) overlevert SIIS for registrering. Bruk av innkjøpsverktøyet Ajour Det finnes ingen fullstendig oversikt over hvem som har fått opplæring i bruk av Ajour, inklusive konkurranseverktøyet. Koordinatoren sier at hun likevel har en grov oversikt over dette. Alle vi intervjuet, hadde fått opplæring en eller flere ganger. Flere hadde vært på kurs etter at ny versjon av programmet kom sommeren 2014, og i august 2015 i forbindelse med konkurranseverktøyet. Salten Kommunerevisjon IKS 16

17 Kommunen har fire superbrukere på Ajour. De har vært på superbrukerkurs i Bodø. En oversikt fra Ajour skrevet ut av SIIS, viser bruken av bestillingsverktøy, direktekjøp og konkurranseverktøy fra 2009 fram til juni I denne perioden var det i alt 41 personer som hadde tilgang. (Som tidligere nevnt er dette nå endret til 35). Seks av disse hadde bestilt varer via Ajour mer enn 100 ganger i perioden, mens sju stykker hadde bestilt mellom 20 og 100 ganger. Totalt antall bestillinger var i underkant av 1700 i perioden. De store brukerne av bestillingsverktøyet i Ajour er typisk de ansatte som kjøper inn forbruksvarer som kjøpes inn kontinuerlig, som for eksempel mat, renholdsmidler, medisinske forbruksmateriell og diverse kontorrekvisita. Nærmere 20 av de som hadde tilgang, har ikke brukt Ajour i det hele tatt i hele denne perioden. Det opplyses at flere av disse har tilgang til systemet først og fremst for å kunne gjøre oppslag og informasjonsinnhenting, for eksempel for å kunne se nærmere på hvem kommunen har avtaler med og innholdet i de ulike avtalene, og for å se på statistikk. Dette gjelder gjerne den sentrale ledelsen. I samme periode var det gjort 55 direktekjøp i Ajour, uten at vi kan si noe om dette var kjøp som kunne gjøres direkte etter regelverket, eller om det var direktekjøp der konkurranseverktøyet egentlig burde vært brukt for å oppnå konkurranse. Vi får opplyst fra kommunen at direktekjøpene som er registrert i Ajour hovedsakelig er etterregistreringer av korrekte kjøp i henhold til regelverk og rammeavtaler basert på forutgående konkurranse. I alt sju personer har brukt konkurranseverktøyet til å sende forespørsel til tre ulike leverandører. En av rektorene på oppvekst er registrert med fem forespørsler og topper denne statistikken. Dette ble bekreftet i intervjuet med virksomhetsleder for oppvekst og kultur som kjente til et par av disse innkjøpene. Blant annet hadde man sendt forespørsel på transport av elever på en skoletur. Det ble skrevet protokoll i Ajour i forbindelse med dette kjøpet. Totalt ble konkurranseverktøyet brukt 14 ganger til å sende forespørsler i perioden. Virksomhetsleder for helse- og sosial sa at når noe skal kjøpes og det ikke er rammeavtale på området, blir det sendt tre forespørsler per e-post eller telefon. De har ikke brukt Ajour til dette. Plan og utvikling og helse og sosial opplyste i intervjuene at de ikke benytter Ajour. De står også med tilnærmet null i nevnte oversikt fra Ajour, både for kjøp på rammeavtaler og på bruk av konkurranseverktøyet. I følge innkjøpskoordinator har SIIS gitt beskjed til samarbeidskommunene om at fra 1. juli 2014 er man pliktig til å benytte konkurranseverktøyet. De lokale leverandørene i Gildeskål er orientert om dette via SNU/Næringsforum og kommunens nettsider. Derfor har man også arbeidet med å få registrert lokale leverandører i databasen hos SIIS/Ajour. Ajour legger opp til at det skal sendes avviksmeldinger i systemet dersom det er noe som ikke stemmer i forhold til det som leveres av varer og tjenester. Flere av dem vi intervjuet og som bestiller mye i Ajour, sa at de ikke benytter avvikssystemet, men at de ringer i stedet. Innkjøpskoordinator har formidlet til innkjøpere og ledere at det er viktig at avvikssystemet benyttes slik at kunnskap om avvikene også kommer SIIS i hende. Salten Kommunerevisjon IKS 17

18 Flere av brukerne av Ajour i kommunen er ikke fornøyd med dette programmet. Det er særlig kritikk i forhold til kataloger og manglende varenummer. Noen sa også at den nye utgaven av programmet ikke er bedre enn den gamle VURDERINGER Koordinatorfunksjon og samarbeid i SIIS. Det er revisors inntrykk at koordinatorfunksjonen fungerer godt i, og at kravene til kommunen i samarbeidsavtalen med SIIS er oppfylt (se opplisting i kriteriene). Bruk av innkjøpsverktøyet Ajour Kommunen har en del fagpersoner som er rutinerte og sannsynligvis relativt effektive bestillere i Ajour. Dette er et viktig poeng, fordi det å kunne gjennomføre innkjøpene på en enkel og effektiv måte også skal være en av fordelene/besparelsene kommunen bør få som deltaker i SIIS. Ikke alle innkjøp egner seg like godt til å gjennomføres i Ajour. Noen ganger er det større behov enn ellers for å snakke med noen hos leverandøren før innkjøp gjennomføres. Det gjelder særlig for ustandardiserte varer. Det kan tenkes at plan og utvikling har en del slike innkjøp. Vi vet ikke hvor mange kjøp totalt sett som gjøres utenfor systemet via telefon og e- post, og det er derfor vanskelig å si hvor mye mer bestillingsverktøyet kunne vært benyttet. Konkurranseverktøyet er imidlertid lite brukt. Det ligger i samarbeidsavtalen at Ajour skal benyttes både til bestillinger og forespørsler. Her bør kommunen forsøke å få opp bruken, og dermed også bruke protokollene som ligger i systemet for kjøp over kr. Avvikssystemet i Ajour bør tas i bruk i større grad enn det som har vært tilfelle til nå. Det er viktig at ikke bare leverandørene, men også SIIS får informasjon om avvik til bruk for eksempel i forhold til inngåelse av nye rammeavtaler. Salten Kommunerevisjon IKS 18

19 5.3 Er kommunens praksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? REVISJONSKRITERIER I forskriften til Lov om offentlige anskaffelser, framgår det hvem som kan bruke en rammeavtale: Kontrakter innenfor en rammeavtale kan bare inngås mellom de opprinnelige partene i rammeavtalen, og uten at det gjøres vesentlige endringer i de opprinnelige avtalevilkårene I presiseres det at rammeavtalen forplikter: Oppdragsgiver må ikke misbruke rammeavtaler eller anvende dem på en måte som hindrer, begrenser eller vrir konkurransen. Det er med andre ord fastsatt i forskriften til Lov om offentlige anskaffelser hvem som kan og skal bruke rammeavtalen. er forpliktet til å benytte de rammeavtalene som SIIS har inngått på vegne av kommunen FAKTA I leverandørreskontroen framgår det at har handlet på minst 23 rammeavtaler inngått av SIIS på vegne av. For fire av disse rammeavtalene handlet kommunen for mer enn anbudsgrensen på 0,5 mill. kr. eks. mva. i løpet av Kjøp fra 16 av disse leverandørene vil gå ut over anbudsgrensen i løpet av det 4-årsperspektivet som skal legges til grunn ved beregning av kostnaden på fortløpende kjøp fra en leverandør, jfr. forskriftens I rammeavtalene inngår for eksempel følgende varer/varegrupper (lista er ikke fullstendig): elektrisk kraft dagligvarer apotekvarer rengjøringsmidler, tørk- og toalettpapir medisinsk forbruksmateriell IKT- kontorutrustning kontorrekvisita reisebyråtjenester kummer, rør og rørdeler Salten Kommunerevisjon IKS 19

20 annonser møbler og interiør melkeprodukter frukt og grønnsaker helse, miljø og sikkerhet, bedriftshelsetjeneste skolemateriell formingsmateriell leker tellerskritt til fast- og mobiltelefoni skrivere, datautstyr arbeidstøy, verneutstyr, skotøy Så langt revisor kan se, har kommunen i stor grad brukt rammeavtalene. Vi finner dog eksempler på kjøp fra leverandører som ikke inngår i rammeavtaler, på områder der rammeavtaler burde ha vært benyttet. Vi finner tre lokale dagligvareforretninger (tre ulike steder i kommunen) der det til sammen er gjort innkjøp for vel 0,43 mill. kr. inkl. mva. i løpet av Dette er nok i stor grad ad-hoc kjøp, blant annet innkjøp i forbindelse med møter. Det opplyses fra pleie og omsorg at det kjøpes en del mat til pasienter som utskrives til kommunen fra sykehuset pasienter som krever spesiell kost og der man ikke har hatt muligheter for å planlegge dette på forhånd. Virksomhetsleder ved plan og utvikling sier at det handles lokalt utenom rammeavtale når det plutselig blir behov for eksempel for spiker og den slags mindre byggevarer. Det gis uttrykk for at det kan være greit å benytte rammeavtale med leverandør som befinner seg utenfor kommunen, i de tilfellene der en kan planlegge et prosjekt i god tid på forhånd og kjøpe inn det man trenger. Når man plutselig trenger et eller annet, fungerer ikke rammeavtale på byggvarer, det blir for lange avstander. Når det handles hos lokale leverandører utenom rammeavtale, har revisor forstått det slik at den ansatte må ha med seg et kort for å få handle på vegne av kommunen. Da står det på faktura fra leverandøren hvem som har handlet. På denne måten kan det være en viss kontroll med dette. I perioden er det gjort innkjøp for 0,6-0,7 mill. kr. inkl. mva. fra en leverandør av kjøttvarer som det ikke er avtale med, men som ble brukt tidligere, før rammeavtale på mat ble inngått av SIIS. Fra rammeavtaleleverandør er det i samme periode handlet matvarer for ca. 2,6 mill. kr. Forklaringen fra bestillerne er at rammeavtaleleverandøren ved noen anledninger har manglet nødvendige varer. Etter hvert utviklet det seg en rutine på at den tidligere leverandøren ringte ca en gang pr. uke. Leder for servicefunksjoner ved Gibos sier denne praksisen opphører umiddelbart, og at dersom rammeavtaleleverandør ikke kan levere i henhold til behov, vil dette tas opp med denne og med SIIS via avvikssystemet. Enheten har opprettet direkte kontakt med lagersjef hos rammeavtaleleverandøren om besøk på Gibos, for å gå igjennom kommunens behov. Salten Kommunerevisjon IKS 20

21 Flere av dem vi har intervjuet og som bestiller mye varer i Ajour, sier at de sjekker nøye når varene kommer, at leveringen er i tråd med bestillingen, og at det er riktig pris. Ved avvik blir det tatt kontakt med leverandør, jfr. problemstilling 2) i forhold til avvikssystemet i Ajour. Virksomhetsleder for oppvekst og kultur bekreftet at ikke kjøper vikartjenester fra byrå til oppvekstsektoren, heller ikke øvrig organisasjon kjøper vikartjenester fra byrå. Alle rammeavtalene vi har sett på, har vært ordinære avtaler med en leverandør. Vi har ikke sett på kommunens håndtering av parallelle rammeavtaler, det synes å være lite av det i kommunens leverandørreskontro. Sannsynligvis skyldes det at bygg/eiendom er lagt i Gildeskål Eiendom KF, det er på disse områdene de parallelle avtalene er mest vanlige VURDERINGER Revisors inntrykk er at det er stor grad av bevissthet rundt rammeavtalene og at benyttelsesgraden er relativt høy i kommunen. Regnskapstallene for kjøp fra de ulike rammeavtaleleverandørene viser at kommunen har behov for de rammeavtalene som SIIS har inngått på vegne av kommunen. Direktekjøp hos dagligvareforretninger kan aldri unngås helt. Dette skjer flere steder i kommunen. Det er vanskelig å vurdere om kjøpet på vel 0,43 mill. kr. i 2014 er høyere enn det strengt tatt behøver å være. I forhold til størrelsen på kommunen, er beløpet i samme størrelsesorden som i flere andre kommuner. At man kjøper mindre byggevarer hos lokal leverandør, kan skyldes for dårlig planlegging, men også her er nok ad-hoc faktoren ikke til å unngå. Når det gjelder innkjøpet av kjøttvarer utenom rammeavtale, er dette brudd på regelverket og bør opphøre. Her er det rutinesvikt i flere ledd, dette har vart i lang tid og burde vært oppdaget før. Salten Kommunerevisjon IKS 21

22 5.4 Er kommunens praksis i tråd med lov om offentlige anskaffelser for innkjøp som ikke omfattes av rammeavtale? REVISJONSKRITERIER Forskrift til Lov om offentlige anskaffelser gir detaljerte retningslinjer for anskaffelsesprosessen. Forskriften deler anskaffelsesprosedyrene inn i tre ulike kapitler I, II og III. Del I er de alminnelige bestemmelsene som gjelder alle anskaffelser, del II gjelder anskaffelser under terskelverdiene samt uprioriterte tjenester, og del III gjelder anskaffelser over EØSterskelverdiene. Helse- og sosialtjenester og juridiske tjenester er uprioriterte tjenester (vedlegg 6 til forskriften). Konkrete krav til valg av anskaffelsesprosedyre (beløp er eks. mva.): Beløp Tre leverandører bør forespørres Ikke krav om protokoll Ikke krav til kunngjøring Beløp Tre tilbud bør dokumenteres skriftlig Krav om protokoll Ikke krav til kunngjøring Beløp EØS-terskel Krav om anbud Krav om anbudsprotokoll Krav til kunngjøring i DOFFIN Beløp over EØS - terskel Krav om anbudsutlysing i hele EØS-området, reglene i forskriftens Del III skal følges. For uprioriterte tjenester vil reglene for kjøp under EØS-terskelverdi gjelde (forskriftens del I og II). Før en velger anskaffelsesprosedyre, er det nødvendig å beregne anskaffelsens verdi. Dette gjøres på grunnlag av det samlede beløp eksklusive mva. som kommunen kan komme til å betale for det som inngår i anskaffelsen, jfr. forskriftens Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse for å unngå at en kommer over en terskelverdi som er bestemmende for hvilken anskaffelsesprosedyre som skal følges, jfr. forskriftens Dersom en anskaffelse løper over lengre tid, men er avgrenset innenfor 48 måneder, skal hele anskaffelsen tas med i det samlede beløpet for anskaffelse, jfr For tidsubegrensede tjenestekontrakter eller tjenestekontrakter med en løpetid på mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, skal beregningsgrunnlaget være den månedlige rate multiplisert med 48, jfr For kjøp over skal leverandøren etter forskriftens 3-3 og 3-4 legge fram skatteattest og HMS-erklæring. Kravene til innhold i protokoll framgår av forskriftens vedlegg 3 (kjøp mellom 0,1-0,5 mill. kr. eks. mva.) og vedlegg 4 (kjøp over 0,5 mill. kr. eks. mva.) Salten Kommunerevisjon IKS 22

23 5.4.2 FAKTA Under denne problemstillingen tar vi for oss innkjøp på områder der det ikke er rammeavtaler, og der kommunen selv må gjennomføre hele innkjøpsprosessen. Først refereres fakta vi har samlet inn om ulike innkjøp. I kapittel har vi vurdert innkjøpene i forhold til regelverket. Septiktømming I 2014 er det ført faktura for om lag 0,3 mill. kr. inkl. mva fra en leverandør som tømmer septiktanker for kommunen. Dette er en gammel avtale, som man ikke kan finne. Det opplyses at det er om lag 600 tanker som skal tømmes, og at man tar 300 det ene året og de resterende 300 neste år. Dette har ikke vært konkurranseutsatt. Virksomhetsleder for plan og utvikling sier dette skal legges ut på anbud i løpet av våren Det finnes en oversikt over tankene i Komtek, men alle tankene må registreres i forbindelse med anbudet. Vinter- og sommervedlikehold av kommunale veier I september 2012 ble vinter- og sommervedlikehold av kommunale veier lagt ut på Doffin som bygge og anleggsarbeid i nasjonal utlysing. Det framgår i utlysingen at det dreier seg om 11 ulike roder. I konkurransegrunnlaget framgår tildelingskriteriene; det økonomisk mest fordelaktige tilbud vurdert på grunnlag av pris, driftsopplegg og eventuelle forbehold i tilbudet. Det framgår at tilbyder kan velge mellom flere typer kontraktsformer. Det foreligger en åpningsprotokoll der det framgår at det kom 8 tilbydere. Flere av rodene på vintervedlikehold fikk bare en tilbyder, mens tre roder hadde to ulike tilbydere. For sommervedlikeholdet var det to tilbydere på 10 av rodene. En rode fikk ingen tilbud. Oppdragene ble fordelt og roden uten tilbyder ble lagt i tillegg på en av tilbyderne. Det framgår ikke hvem som deltok ved anbudsåpningen og protokollen er ikke underskrevet. Revisor har ikke fått se oppsett som viser hvordan dette ble vurdert, med oversikt over hvem som faktisk fikk de ulike rodene og til hvilken pris. Ifølge virksomhetsleder for plan og utvikling vil dette legges ut på nytt anbud i Advokatbistand i forbindelse med klage på utskriving av eiendomsskatt tilknyttet kraftproduksjonsanlegg I denne konkrete saken ble det gjennomført et direkte kjøp fra et konkret advokatfirma. Det opplyses at advokatfirmaet har fått utbetalt ca. 1,4 mill. kr. inkl. mva. for dette spesifikke oppdraget i perioden Av oppdragsbekreftelsen framgår det at firmaet beregner sitt honorar på basis av medgått tid. Bekreftelse på avtale er datert i To ulike timepriser er oppgitt avhengig av kompetanse. Assisterende rådmann opplyste at dette var et svært spesielt oppdrag gitt av daværende rådmann. Det gjaldt gyldigheten av et kommunalt vedtak om beregning av eiendomsskatt. Det var Salten Kraftsamband som mente at vedtaket var ugyldig og reiste ved stevning til Salten Kommunerevisjon IKS 23

24 Salten tingrett i mai 2011, søksmål mot kommunen. Det foreligger et skriv der det er grundig redegjort og forklart hvorfor dette advokatfirmaet ble valgt. Firmaet har juridisk spesialkompetanse innen energirett, og kommunen har gjennom undersøkelser i markedet ikke kunnet se at noe annet firma hadde tilsvarende kompetanse på dette smale fagfeltet. Det framgår at selskapet har bistått en lang rekke av landets vannkraftkommuner i saker om eiendomsskatt. Kommunens sak gikk i flere rettsinstanser og kom til slutt opp i høyesterett i Kommunen vant i alle instanser og ble tilkjent dekning av saksomkostningene. Utfallet av saken fikk betydning for mange vannkraftkommuner. Veiprosjekt Finansieringen av veiprosjektet er behandlet i flere kommunestyresaker, jfr. sak 46/13 der det ble bevilget 20 mill. kr., sak 31/14 der bevilgningen ble økt til 30 mill. kr., og sak 25/15 der bevilgningen ble økt til 40 mill. kr. Konsulentoppdrag byggeledelse veiprosjekt I utgangspunktet mente man at dette var et konsulentoppdrag inntil 0,5 mill. kr. Beløpet framgår av kommunestyresak 31/14 der det står at det er behov for å engasjere ekstern bistand til oppfølging/byggeledelse. Det ble sendt brev med skriftlig forespørsel til tre ulike leverandører, der det ble forklart kort hva oppdraget gikk ut på. Det ble bedt om byggeledelse og timepris. Det kom inn et tilbud. Det foreligger protokoll for anskaffelse mellom 0,1 og 0,5 mill. kr. Der står det oppført en timepris, og at oppdraget er begrenset til 0,5 mill. kr. Dette oppdraget ble forlenget/utvidet i forhold til hva som opprinnelig var tenkt. Til sammen i 2014 og 2015 er det fakturert for vel 0,8 mill. kr. eks. mva. for dette konsulentoppdraget. Opprusting av kommunale veier veiprosjekt Konsulenten (se ovenfor) la prosjektet ut på nasjonalt anbud som et bygge- og anleggsarbeid våren Oppdraget omfattet blant annet grøfterensk, utskifting av stikkrenner, nedgravning/sprengning for nye stikkrenner, forsterkning og grusing av veier og asfaltering av deler av det kommunale veinettet. Prosedyren i utlysingen er uten forhandling og uten prekvalifisering. Det var utarbeidet et omfattende konkurransegrunnlag der det var tatt høyde for at det kunne benyttes underentreprenører til deler av oppdraget. Det framgår i konkurransegrunnlaget at pris var eneste tildelingskriterium. Det foreligger åpningsprotokoll der det framgår at det ved fristens utløp var kommet inn 3 anbud. Det kom et anbud etter fristen, dette ble ikke åpnet. De tre anbudene var på 26,8 mill. kr., 31,0 mill. kr. og 34,4 mill. kr. (beløp eks. mva.). Det framgår av protokollen hvem som var til stede ved åpningen, og den er underskrevet av konsulenten og en representant fra kommunen. Leverandøren med lavest pris fikk oppdraget. Nå ble budsjettet justert til 30 mill. kr., jfr. sak 31/14. Leverandøren som fikk oppdraget hadde innhentet pris fra en Salten Kommunerevisjon IKS 24

25 underleverandør på asfaltarbeidene. Det foreligger referat fra oppstartsmøte. Referatet er en grovskisse for arbeidet/samarbeidet. Kontrakten viser 16,5 mill. kr. eks. mva. for hovedleverandøren og 12,9 mill. kr. eks. mva. for asfaltarbeidene, til sammen 29,4 mill. kr. Det var da lagt inn et tillegg i forhold til opprinnelig gitt tilbud på 2,6 mill. kr. I følge seniorrådgiver ved plan og utvikling skyldtes dette at ikke alle veier var registrert da prosjektet ble lagt ut på anbud. Ellers oppdaget man underveis at veistandarden var dårligere enn man hadde lagt til grunn. I tillegg ble det oppdaget et fjellparti langs en vei som ble vurdert svært usikker med hensyn til rasfare. Geolog ble kontaktet og hans klare svar var at dette fjellpartiet måtte fjernes. Dette var ikke med i opprinnelig kostnadsoverslag. Steinmassene ble benyttet til både forsterkning og oppbygging av andre veier i prosjektet. En ønsket til slutt å asfaltere noen flere veier. Budsjettet ble totalt sett økt til 40 mill. kr. jfr. sak 25/15. Kostnadsøkningen er ikke nærmere spesifisert i saksfremlegget. Hovedplan vannforsyning Sammenkobling av Inndyr og Stjernåga vannverk vedtok i 2011 i kommunestyresak 82/11 å iverksette hovedplan vannforsyning. Rådgivende ingeniør for prosjektet ble hentet inn etter anbudsprosess i 2012, og man startet etter hvert på de ulike delprosjektene. I sak 24/15 til kommunestyret i juni 2015 står det at hovedtyngden av arbeidet nå er utført. Totale kostnader var inntil da stipulert til om lag 40 mill. kr. I sak 24/15 står det at utbyggingen har tatt forholdsvis lang tid. Det har tatt relativt lang tid å få utarbeidet tilbudsdokumenter for de forskjellige delprosjektene, og det har vært ulike utfordringer underveis som har fordyret prosjektet. De totale kostnadene ble nå anslått til å bli 43 mill. kr. Revisor har sett nærmere på noen av delprosjektene og vurdert dem opp mot anskaffelsesregelverket. Rådgivende ingeniør vannforsyning Det ble utarbeidet et relativt omfattende konkurransegrunnlag der delarbeider i prosjektet er listet opp, og der det framgår at oppdraget omfatter blant annet detaljprosjektering, utarbeidelse av anbudspapirer og diverse rådgivning og oppfølging. Det framgår at kommunen ville forestå byggeledelse selv. Anbudet ble publisert nasjonalt på Doffin som åpen anbudskonkurranse i juni 2012 med prosjektnavn Sammenkobling av Inndyr og Stjernåga vannverk. Rådgivende ingeniører. Kriterier for tildeling er pris (60 %) og kompetanse samt organisering av prosjektet (40 %). Det foreligger ikke protokoll for dette. Av et internt møtereferat hos kommunen framgår det at det var to tilbydere. Det foreligger et brev til den ene tilbyderen hvor det framgår at tilbudet avvises fordi det inneholder en rekke forbehold. De mest vesentlige forbeholdene er nærmere kommentert. Avvisningen synes godt begrunnet i brevet. Den andre tilbyderen fikk Salten Kommunerevisjon IKS 25