Offentlige anskaffelser og rammeavtaler

Transkript

1 Forvaltningsrevisjon Offentlige anskaffelser og rammeavtaler Rapport Januar 2014

2 FORORD Forvaltningsrevisjon er en pålagt oppgave i henhold til kommunelovens 77 nr 4. Formålet med forvaltningsrevisjon er å utføre systematiske undersøkelser av den kommunale tjenesteproduksjon, myndighetsutøvelse og økonomiske forvaltning, herunder se etter muligheter til forbedringer, eventuelt påpeke svakheter og mangler. Kontrollutvalget i vedtok i møte 28. november 2012 å gjennomføre en undersøkelse av offentlige anskaffelser i kommunen. Ansvarlig for gjennomføring av undersøkelsen har vært forvaltningsrevisor Inger Håkestad. Denne rapporten oppsummerer resultatene fra undersøkelsen. Bodø, den Svein Erik Moholt ansvarlig forvaltningsrevisor Inger Håkestad Forvaltningsrevisor Salten kommunerevisjon IKS 2

3 Innhold: 0. SAMMENDRAG INNLEDNING FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER FORMÅL PROBLEMSTILLING AVGRENSNINGER METODE OG GJENNOMFØRING REVISJONSKRITERIER FAKTA OG VURDERINGER GENERELT OM KOMMUNENS ANSKAFFELSER I I HVILKEN GRAD HAR KOMMUNEN SYSTEM OG RUTINER FOR Å SIKRE ETTER- LEVELSE AV ANSKAFFELSESREGELVERKET? REVISJONSKRITERIUM FAKTA VURDERING I HVILKEN GRAD FØLGER KOMMUNEN GJELDENDE REGELVERK FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER? REVISJONSKRITERIUM FAKTA VURDERING HVORDAN SIKRER RÅDMANNEN AT KOMMUNENS VIRKSOMHETER BRUKER RAMMEAVTALENE I SAMSVAR MED INNGÅTTE AVTALER OG REGELVERK? GENERELT OM RAMMEAVTALER REVISJONSKRITERIUM FAKTA VURDERING ER KOMMUNENS INNKJØPSPRAKSIS I TRÅD MED INNGÅTTE RAMMEAVTALER REVISJONSKRITERIUM FAKTA VURDERING KONKLUSJON OG ANBEFALING RÅDMANNENS KOMMENTAR Vedlegg 1 Rådmannens kommentar Salten kommunerevisjon IKS 3

4 0. SAMMENDRAG Salten kommunerevisjon IKS har i denne undersøkelsen vurdert om s innkjøpspraksis er i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. Vi har også vurdert om kommunen overholder inngåtte avtaler i forhold til kjøp på rammeavtaler. er medlem i Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Medlemskapet medfører forpliktelser i forhold til bruk av rammeavtaler som er inngått av SIIS på vegne av kommunen. Beiarn kommune har ingen rammeavtaler som kommunen har inngått selv. I undersøkelsen ligger følgende problemstilling til grunn: 1. I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket? 2. I hvilken grad følger kommunen gjeldende regelverk om offentlige anskaffelser? 3. Hvordan sikrer rådmannen at kommunens virksomheter bruker rammeavtalene i samsvar med inngåtte avtaler og regelverk? 4. Er kommunens innkjøpspraksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? Innsamlingen av data baserer seg på regnskapsdata, kommunale saksdokumenter og intervju med sentrale personer i. Undersøkelsen er avgrenset til å se på kommunens anskaffelsespraksis. Vi har ikke gått inn på og ikke vurdert inngåelse av rammeavtalene i forhold til Lov om offentlige anskaffelser. Kommunen har ikke hatt eget innkjøpsreglement og/eller skriftlige rutiner på innkjøpsområdet i den perioden vi har undersøkt. Beiarn er en liten kommune med en oversiktlig administrasjon, og det er vårt inntrykk at rådmannen til tross for manglende skriftlig dokumentasjon, har sørget for struktur og ryddighet i forhold til ansvarsforhold ved anskaffelser til kommunen. Skriftlig dokumentasjon av rutiner og ansvarsforhold vil imidlertid kunne sikre at organisasjonen husker og avhengigheten av enkeltpersoner reduseres. har nå vedtatt kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser med virkning fra 1.desember i var et år da kommunen foretok relativt store investeringer. I denne undersøkelsen er tre av de store investeringsprosjektene undersøkt i forhold til Lov om offentlige anskaffelser. Vi finner at loven i all hovedsak er fulgt. Vi har også undersøkt tre ulike case der kommunen over mange år har kjøpt inn tjenester. Ingen av disse tjenestene har vært konkurranseutsatt. Vår oppfatning er at dette burde ha vært lyst ut på anbud og at kommunen bør vurdere hvordan dette skal håndteres videre framover. Salten kommunerevisjon IKS 4

5 Avtalen om Samordnet innkjøp i Salten krever at hver kommune skal ha en innkjøpskoordinator. har ikke hatt innkjøpskoordinator siden sommeren Kommunen har kommet godt i gang med innkjøpssamarbeidet fra starten av, men oppfølgingen lider litt under at koordinator mangler. Innkjøperne i benytter rammeavtalene i stor grad. Det synes å være en innarbeidet praksis i kommunen på at Ajour Innkjøpssystem brukes både i forhold til kjøp på rammeavtaler og til forespørsler på områder der rammeavtaler ikke finnes. Det er svært få andre leverandører som er benyttet på områder der det finnes rammeavtaler. Anbefalinger: 1. Delegasjon av budsjett- og anvisningsmyndighet bør skriftliggjøres. 2. Kommunen bør gjennomgå praksis i forhold til kravet om protokoll ved innkjøp over kr. 3. Kommunen må anbudsutsette alle kjøp som beløper seg til mer enn kr. i tråd med reglene for offentlige anskaffelser. 4. Det bør være en innkjøpskoordinator i kommunen slik avtalen med SIIS krever. Salten kommunerevisjon IKS 5

6 1. INNLEDNING Offentlige anskaffelser og rammeavtaler står som nummer en i planen for forvaltningsrevisjonsprosjekter i. Kontrollutvalget besluttet i møte å bestille rapporten. Denne rapporten omhandler offentlige anskaffelser i. Det undersøkes om kommunen har et tilfredsstillende system for innkjøpsfunksjonen i kommunen og om kommunen overholder reglene i Lov om offentlige anskaffelser. Lov om offentlige anskaffelser med forskrifter angir regler for hvordan selve anskaffelsen skal gjennomføres. Utgangspunktet i loven er at så langt det er mulig, skal det være konkurranse når offentlige virksomheter gjennomfører sine innkjøp. Det undersøkes også om kommunens praksis er i tråd med avtalen om Samordnet innkjøp i Salten (SIIS) som er en del av. Avtalen om Samordnet innkjøp i Salten omfatter et reglement og en instruks som regulerer samarbeidet. Det er inngått en rekke rammeavtaler for innkjøp som medlemmene i SIIS er forpliktet til å benytte. I rapporten presenteres først fire problemstillinger og våre metodiske tilnærminger. Deretter er det en kort generell del om revisjonskriterier. Revisjonskriteriene angir hvilke krav vi kan stille til kommunens praksis på anskaffelsesområdet. Så utledes revisjonskriterier for hver enkelt problemstilling og vi beskriver fakta som vi har samlet inn til den aktuelle problemstillingen. Deretter følger revisors vurdering, der vi vurderer kommunens praksis opp mot revisjonskriteriene. Til slutt kommer konklusjon for hver problemstilling og revisors anbefalinger. Salten kommunerevisjon IKS 6

7 2. FORMÅL, PROBLEMSTILLING OG AVGRENSNINGER 2.1 FORMÅL Formålet med denne rapporten er å undersøke om kommunens praksis når det gjelder offentlige anskaffelser er i tråd med regelverket. Herunder undersøkes også hvordan kommunen praktiserer avtalen om innkjøpssamarbeid i Salten, som kommunen er tilsluttet. 2.2 PROBLEMSTILLING Av formålet har vi utledet følgende problemstillinger: 1. I hvilken grad har kommunen system og rutiner for å sikre etterlevelse av anskaffelsesregelverket? 2. I hvilken grad følger kommunen gjeldende regelverk om offentlige anskaffelser? 3. Hvordan sikrer rådmannen at kommunens virksomheter bruker rammeavtalene i samsvar med inngåtte avtaler og regelverk? 4. Er kommunens innkjøpspraksis i tråd med inngåtte rammeavtaler? 2.3 AVGRENSNINGER Vi har først og fremst konsentrert oss om anskaffelser som er regnskapsført i Dersom det har vært nødvendig for å trekke en konklusjon, har vi også sett på tidligere år i regnskapet, i et par tilfeller også regnskapet for For kjøp fra enkeltleverandører utenfor rammeavtale, har vi konsentrert oss om kjøp over kr. pr. år. Vi har ikke undersøkt konkurranseutsettingen av rammeavtaler inngått av Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Her har vi forutsatt at regelverket har blitt fulgt. Vi har kun undersøkt s praksis på anskaffelsesområdet. Når det gjelder konkurransegrunnlag, har vi vurdert kravspesifikasjon. For krav om skatteattest og HMS-erklæring har vi kun kontrollert de tilfellene der anskaffelsen har vært ute på anbud. Forkortelser: SIIS: Samordnet innkjøp i Salten KS: Kommunestyresak Salten kommunerevisjon IKS 7

8 3. METODE OG GJENNOMFØRING Undersøkelsen er gjennomført i henhold til Norges kommunerevisorforbunds Standard for forvaltningsrevisjon RSK 001. Av skriftlige dokumenter har vi benyttet kommunens regnskap, årsmeldingen for 2012, enkelte andre kommunale saksdokumenter og dokumenter fra Samordnet innkjøp i Salten (SIIS). Vi har gått gjennom hele leverandørreskontroen for året Her finnes alle inngående faktura (faktura for kommunens kjøp av varer og tjenester hos ulike leverandører), for både drift og investering. Vi har registrert hvilke leverandører som finnes der, og dannet oss et bilde av hvilke innkjøp som ble gjort dette året. Så har vi sett utvalget av leverandører opp mot lista over rammeavtaler inngått av SIIS. Vi har plukket ut 20 bilag for nærmere kontroll. Alle regnskapstall i rapporten er oppgitt eksklusive merverdiavgift så langt det har vært mulig. Det er gjennomført intervju med følgende personer i kommunens administrasjon: Kommunalleder omsorg Avdelingsleder sykehjem Avdelingsleder hjemmetjeneste Kommunalleder for landbruk, næring og kultur Kommunalleder for teknisk avdeling Avdelingsleder teknisk avdeling IT-ansvarlig i kommunen Rådmannen Det er innhentet en del tall og andre opplysninger fra kommunens økonomisjef. Salten kommunerevisjon IKS 8

9 4. REVISJONSKRITERIER Revisjonskriteriene er en samlebetegnelse på de krav og forventninger som kan stilles til den funksjon, aktivitet eller prosedyre som er gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kriteriene holdt sammen med faktagrunnlaget danner basis for de analyser og vurderinger som foretas, og de konklusjoner som trekkes i en forvaltningsrevisjon. Aktuelle kilder for utledning av revisjonskriterier er lover, forskrifter, retningslinjer, vedtak, avtaler og anerkjent teori. I dette prosjektet skal vi vurdere anskaffelsesprosessen i inkludert bruken av rammeavtaler. Vi henter revisjonskriteriene fra: Kommuneloven Lov om offentlige anskaffelser Forskrift til lov om offentlige anskaffelser Avtale om Samordnet innkjøp i Salten (SIIS) Revisjonskriterier for de enkelte problemstillingene følger under fakta og vurderinger nedenfor. 5. FAKTA OG VURDERINGER 5.0 GENERELT OM KOMMUNENS ANSKAFFELSER I 2012 Driftsregnskapet for 2012 viser totale utgifter på 115,4 mill.kr.(dette tallet er inkl. mva.). Kjøp av varer som inngår i kommunal tjenesteproduksjon utgjør 17,7 mill. kr og kjøp av tjenester som erstatter kommunal tjenesteproduksjon utgjør 9,9 mill. kr. Totalt er det anskaffelser for 27,6 mill. kr. i driftsregnskapet. Investeringsregnskapet for 2012 viser totale utgifter på 43,5 mill. kr.(dette tallet er inkl. mva). Året 2012 var et år med relativt store investeringer. Vi har sett på nærmere 60 % av investeringene. deltar i Samordnet Innkjøp i Salten(SIIS) som er en avtale om samordning av innkjøp mellom kommunene i Salten, jfr. Kommuneloven 28 1b om administrativt vertskommunesamarbeid. Avtalen med SIIS kom i 2008, og omfatter et reglement og en instruks for Samordnet innkjøp i Salten. SIIS har inngått rammeavtaler på en lang rekke områder til bruk for medlemmene. Det meste av rutinemessige innkjøp i en kommune dekkes av rammeavtaler fra SIIS. Det at kommunen er med i samarbeidet, innebærer at kommunen i størst mulig grad bør bruke rammeavtalene som SIIS har inngått på vegne av medlemskommunene. Salten kommunerevisjon IKS 9

10 SIIS har også inngått parallelle rammeavtaler på noen områder. Hvordan medlemskommunene skal bruke disse rammeavtalene i praksis, framgår i avtaleteksten i hver enkelt rammeavtale. Der står de betingelsene SIIS og leverandørene har blitt enige om. har ikke inngått noen rammeavtaler på egen hånd. Derfor er alle rammeavtalene som kommunen benytter, rammeavtaler inngått av SIIS på vegne av kommunene i Salten. Dersom det skal bestilles varer/tjenester på et område som ikke omfattes av noen rammeavtale og kostnaden er over kr, skal kommunen selv sende forespørsel/innhente tilbud fra tre ulike leverandører eller lyse ut på anbud kjøp som anslås å komme over anbudsgrensen - i tråd med Lov om offentlige anskaffelser 5.1 I HVILKEN GRAD HAR KOMMUNEN SYSTEM OG RUTINER FOR Å SIKRE ETTERLEVELSE AV ANSKAFFELSESREGELVERKET? REVISJONSKRITERIUM Det er administrasjonssjefen som er den øverste lederen for kommunens samlede virksomhet. Av kommunelovens 23.2 framgår det at Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Det er rådmannen i kommunen som har det overordnede ansvaret med å sørge for organiseringen av innkjøpsfunksjonen med fordeling av ansvar og myndighet. Rådmannen bør herunder sørge for at kommunen har innkjøpsreglement og rutinebeskrivelser, at nødvendig kompetanse forefinnes, og at samarbeid finner sted FAKTA har ikke hatt eget innkjøpsreglement i den perioden som omfattes av dette prosjektet. Det har heller ikke vært skriftlige rutiner på innkjøpsområdet. I sluttfasen av prosjektarbeidet mottok revisor informasjon om at kommunestyret hadde vedtatt kommunale retningslinjer og veileder for offentlige anskaffelser i desember Kommunen deltar i Samordnet innkjøp i Salten (SIIS), som er en avtale om samordning av innkjøp mellom kommunene i Salten. SIIS har fremforhandlet et stort antall rammeavtaler for medlemskommunene, og tilbyr også systemet Ajour Innkjøp som kan benyttes av medlemmene. Det er lagt opp til gjennomgående bruk av Ajour Innkjøp i. I KS-sak 5/13 ble det vedtatt nytt delegasjonsreglement der rådmannen fikk delegert anvisningsmyndighet. Dette avløste et tidligere delegasjonsreglement fra september Salten kommunerevisjon IKS 10

11 Så er det opp til rådmannen å delegere myndigheten videre. Det er ikke laget skriftlig dokumentasjon som viser delegering av anvisningsmyndigheten videre nedover i organisasjonen. Dette har vært praktisert slik at enkeltpersoner har fått anvisningsmyndighet etter hvert som det har vært behov for det. Fra april 2013 er det innført elektronisk attestasjon og anvisning. er organisert med avdelinger for pleie og omsorg skole og barnehage landbruk, næring, kultur teknisk avdeling sentraladministrasjon Pleie og omsorg Kommunalleder for pleie og omsorg har ansvar for sykehjemmet, hjemmetjenesten, psykisk helse, psykisk utviklingshemmede og rusvern. Det er to avdelingsledere hvorav den ene har ansvar for sykehjemmet og den andre for hjemmetjenesten. I denne avdelingen er anvisningsmyndigheten delegert til kommunalleder som anviser alle regninger til avdelingen. De to avdelingslederne har attestasjonsmyndighet. De to avdelingslederne har også bestilleransvar. Avdelingsleder for sykehjemmet kjøper inn det meste for hele avdelingen, mens avdelingsleder for hjemmetjenesten har stedfortrederfunksjon. Disse to gjør også en del innkjøp i fellesskap. Det opplyses at det er felles budsjett for sykehjemmet og hjemmetjenesten. Også leder på sykehjemmets kjøkken og vaktmesteren som er tilknyttet sykehjemmet, kan bestille inn varer. For leder kjøkken begrenser det seg til innkjøp av mat og det som trenges i forbindelse med kjøkkendriften. Vaktmesteren kjøper inn varer til daglig drift på sine ansvarsområder. Disse to kan inntil videre ikke attestere. Ifølge kommunalleder er det på sikt lagt opp til at alle som kjøper inn, skal attestere på det de selv har kjøpt. Alle som kjøper inn i denne avdelingen benytter Ajour Innkjøp. Skole og barnehage For skole og barnehage er det for tiden ikke ansatt kommunalleder. Vedkommende som var skolesjef sluttet sommeren Det er en rektor og en barnehagestyrer. Disse to har innkjøpsansvar for sine områder og kan bestille i Ajour Innkjøp. De attesterer regningene som deretter anvises av rådmannen. Landbruk, næring, kultur Kommunalleder for landbruk, næring og kultur har også ansvaret for kulturskole, bibliotek og plan. Det er ingen i denne avdelingen som har bestilleransvar. Større ting (av investeringsmessig karakter) bestilles av avdelingsleder teknisk avdeling. Mindre ting til Salten kommunerevisjon IKS 11

12 daglig forbruk, hovedsakelig kontorrekvisita, bestilles gjennom en ansatt på servicetorget. Hvis det er behov for mat, bestilles dette gjennom sykehjemmet. For tiden er det rådmannen som anviser og kommunallederen som attesterer alt som kjøpes til avdelingen. Skogbrukssjefen attesterer i kommunallederens fravær. I 2012 anviste kommunallederen også. Kommunallederen har anvisningsmyndighet og kan anvise på næringsfondet. Teknisk avdeling I teknisk avdeling har kommunalleder ansvar for hele teknisk avdeling med vaktmesterkorps, vann og avløp, veier, prosjekter, renholdere, bygninger, vedlikehold etc. Kommunalleder har anvisningsmyndighet. Avdelingsleder, en konsulent og driftsoperatøren for vann og avløp har bestilleransvar og kan bruke Ajour Innkjøp. Avdelingsleder bestiller når det er større innkjøp. Avdelingsleder attesterer. Konsulenten og driftsoperatøren kan ikke attestere. Kommunallederen har hatt noen års permisjon fra kommunen og kom tilbake våren I 2012 hadde avdelingslederen ansvaret for hele teknisk avdeling. Da hadde han anvisningsmyndighet. Da fungerte det slik at alle fakturaer for avdelingen ble attestert av en ansatt på servicetorget. Servicetorget På servicetorget er det to personer som kan bestille. Den ene av disse er IT-ansvarlig som attesterer på alle fakturaer for IT og kontorrekvisita. Dette anvises av rådmannen. Oppsummering Det er pr. i dag bare kommunallederne og rådmannen som anviser. I 2012 anviste også avdelingsleder på teknisk avdeling fordi han fungerte som øverste leder for avdelingen. Det synes å være totalt 6 personer som attesterer. I tillegg er det pr. i dag 4 personer som bare kan bestille gjennom Ajour. Alle bilag som revisor har kontrollert for 2012 viser at de som har attestert og anvist er de personene som har, eller har hatt, slik myndighet i VURDERING Revisors vurdering er at kommunen bør ha et skriftlig innkjøpsreglement, der de viktigste kjørereglene for innkjøp i kommunen er nedfelt. Dette foreligger ikke, og kommunen har heller ikke skriftlige rutiner for innkjøp. Det bør også lages en skriftlig oversikt over delegasjon av myndighet i forhold til attestasjon og anvisning. Dette kan knyttes til funksjoner og ikke nødvendigvis til personer. Salten kommunerevisjon IKS 12

13 Innkjøpsreglement og skriftlighet i dokumentasjon av rutiner og myndighetsdelegasjon vil bidra til at innkjøpsfunksjonen kan fungere stabilt over tid. Kunnskaper om sentrale innkjøpsregler bør huskes av organisasjonen i form av skriftlig dokumentasjon. Da blir innkjøpsfunksjonen mindre personavhengig og uavhengig av hvem som bekler de ulike stillingene til enhver tid. Administrasjonen i er liten og oversiktlig, og det er få personer involvert. Det er få personer som attesterer og bare kommunalledere som anviser. Revisors inntrykk er at rådmannen til tross for manglende skriftlig dokumentasjon, har sørget for orden og struktur i innkjøpsrutinene. Som nevnt til slutt i faktadelen ovenfor, har revisor ikke funnet bilag der attestasjon og anvisning ikke har stemt med det som ble opplyst fra avdelingene. Det er revisors inntrykk at kommunen har satset relativt sterkt på at innkjøperne skal benytte Ajour Innkjøp. Det virker som om systemet benyttes i stor grad i det praktiske innkjøpsarbeidet. Det er bestemte personer som har tilgang og kan gå inn og bestille varer. Det ble videre opplyst at det er innført elektronisk attestasjon og anvisning. Med et godt system her, kan en sannsynligvis legge helt klare grenser i økonomisystemet for hvem som kan gå inn og attestere og anvise på ulike områder. Som nevnt innledningsvis under denne problemstillingen, har kommunen også nylig fått skriftlige retningslinjer for anskaffelser. 5.2 I HVILKEN GRAD FØLGER KOMMUNEN GJELDENDE REGELVERK FOR OFFENTLIGE ANSKAFFELSER? REVISJONSKRITERIUM Lov om offentlige anskaffelser har grunnleggende retningslinjer som gjelder for alle kjøp som foretas av kommunen. Disse retningslinjene finnes i lovens 1 og 5. I 1 er lovteksten som følger: Loven og tilhørende forskrifter skal bidra til økt verdiskapning i samfunnet ved å sikre mest mulig effektiv ressursbruk ved offentlige anskaffelser basert på forretningsmessighet og likebehandling. Regelverket skal også bidra til at det offentlige opptrer med stor integritet, slik at allmennheten har tillit til at offentlige anskaffelser skjer på en samfunnstjenlig måte. I 5 pkt. 2 står det: En anskaffelse skal så langt det er mulig være basert på konkurranse. Prinsippet om konkurranse er det viktigste vi kan trekke ut av Lov om offentlige anskaffelser. Loven med forskrifter har også klare retningslinjer for hvilken konkurranseform som skal benyttes, og for framgangsmåten ved den enkelte konkurranseform. Forskrift til Lov om anskaffelser gir detaljerte retningslinjer for anskaffelsesprosessen. Forskriften deler anskaffelsesprosedyrene inn i tre ulike kapitler I, II og III. Del I er de alminnelige bestemmelsene som gjelder alle anskaffelser, del II gjelder anskaffelser under EØS-terskelverdiene samt uprioriterte tjenester, og del III anskaffelser over EØS- Salten kommunerevisjon IKS 13

14 terskelverdiene. Helse- og sosialtjenester og juridiske tjenester er uprioriterte tjenester (vedlegg 6 til forskriften). Før en velger anskaffelsesprosedyre, er det nødvendig å beregne anskaffelsens verdi. Dette gjøres på grunnlag av det samlede beløp eksklusive mva. som kommunen kan komme til å betale for det som inngår i anskaffelsen, jfr. forskriftens Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse for å unngå at en kommer over en terskelverdi som er bestemmende for hvilken anskaffelsesprosedyre som skal følges, jfr. forskriftens Dersom en anskaffelse løper over lengre tid, men er avgrenset innenfor 48 måneder, skal hele anskaffelsen tas med i det samlede beløpet for anskaffelse, jfr For tidsubegrensede tjenestekontrakter eller tjenestekontrakter med en løpetid på mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, skal beregningsgrunnlaget være den månedlige rate multiplisert med 48, jfr Konkrete krav til valg av anskaffelsesprosedyre (beløp er eks. mva.): Beløp Tre leverandører bør forespørres Ikke krav om protokoll Ikke krav til kunngjøring Beløp Tre tilbud bør dokumenteres skriftlig Krav om protokoll Ikke krav til kunngjøring Beløp EØS-terskel Krav om anbud Krav om anbudsprotokoll Krav til kunngjøring i DOFFIN Beløp over EØS - terskel Krav om anbudsutlysing i hele EØS-området, reglene i forskriftens Del III skal følges. For uprioriterte tjenester vil reglene for kjøp under EØS-terskelverdi gjelde (forskriftens del I og II) Krav til konkurransegrunnlag Et konkurransegrunnlag skal supplere og utdype de opplysningene oppdragsgiveren gir i kunngjøringen. Der kan det fastsettes detaljerte krav til konkurransen og om varen eller tjenesten som skal kjøpes. Når anskaffelser følger reglene i lovens del III, skal konkurransegrunnlag alltid utarbeides. For anskaffelser som følger lovens del II er det i følge veiledningen til forskriftene ikke nødvendig med konkurransegrunnlag dersom kunngjøringen beskriver anskaffelsen i tilstrekkelig grad. Samtidig mener departementet at dette gjelder først og fremst ved enkle kjøp av standardiserte varer. Skatteattest og HMS-erklæring Forskriftens 3.3 inneholder en bestemmelse om at oppdragsgiver skal kreve at samtlige leverandører skal levere skatteattest og merverdiavgiftsattest dersom anskaffelsen er over kroner. Salten kommunerevisjon IKS 14

15 Forskriftens 3.4 krever tilsvarende at det skal kreves HMS-erklæring for arbeid som skal utføres i Norge for anskaffelser over kroner FAKTA Gjennomgang av utvalgte anskaffelser Dette er i all hovedsak anskaffelser på områder der SIIS ikke har rammeavtaler. Kommunen har dermed selv vært ansvarlig for hele anskaffelsesprosessen. Innkjøp av institusjonssenger Sykehjemmet skulle kjøpe inn 8 stk. institusjonssenger/madrasser med spesielle spesifikasjoner. Det ble lagt ut forespørsel i Ajour der tre leverandører ble forespurt. Det er en relativt grundig beskrivelse av hvilke krav som måtte oppfylles. Et av kravene var at sengene skulle vises fram på sykehjemmet. Det kom tilbud fra to av de forespurte leverandørene. Ved visningen kom det fram at bare den ene leverandøren kunne tilby senger som gikk inn dørene på sykehjemmet. Den leverandøren hadde også laveste pris og ble valgt. Prisen var 0,1 mill.kr. Det foreligger protokoll i Ajour med begrunnelse for valget. Protokollen mangler underskrift. Turnus og lønnsprogram for pleie og omsorgssektoren. Dette er et vaktplanleggingssystem, turnussystem. Det ble sendt forespørsel til de to leverandørene som kommunen mente kunne levere system som inneholdt de nødvendige funksjonene. De to aktuelle møtte opp for å vise fram det de kunne levere. Leder for hjemmetjenesten samt IT og økonomisjef var til stede og vurderte programmene. Valget falt på det programmet som var rimeligst i innkjøp og som ville være rimeligst også etter 5 år. Dette systemet krevde også minst utskifting av eksisterende utstyr. Det foreligger protokoll fra Ajour med begrunnelse for valget. Protokollen mangler underskrift. Selve innkjøpet beløp seg til vel 0,1 mill. kr. Tråkkemaskin Tråkkemaskin ble innkjøpt av kommunen i samarbeid med et idrettslag. Kommunen sørget for selve innkjøpet og betalte maskinen, mens det meste av betalingen egentlig kom fra idrettslaget. Idrettslaget fikk et tilskudd som ble innbetalt til kommunen. Det gis utrykk for at kommunen ser på dette som et folkehelseprosjekt som også har betydning næringsmessig. Idrettslaget var med å utforme konkurransegrunnlag som ble lagt ut som nasjonal utlysning på Doffin i desember Konkurransegrunnlaget synes gjennomarbeidet og omfatter en teknisk kravspesifikasjon på 17 ulike punkter. Det var to firmaer som leverte tilbud. Det var fire ulike tildelingskriterier hvorav totalt kostnadsbilde utgjorde 40 %. Det var liten prisforskjell på tilbudene, og det med høyest pris ble valgt. Prisen var 1,15 mill.kr. Det foreligger anbudsprotokoll som viser at det var fem personer til stede på åpningen. Protokollen er underskrevet av to av de tilstedeværende fra kommunen. Tilbudet fra den som fikk leveransen inneholder skatteattest og HMS-erklæring for firmaet. Salten kommunerevisjon IKS 15

16 NINA- Norsk Institutt for naturforskning. I regnskapet for 2012 finnes en enkelt faktura på 0,144 mill.kr. fra NINA. Dette viste seg å være delbetaling for et 5-årig overvåkningsprogram for Beiarelva i regi av NINA, der hele prosjektet er finansiert av Direktoratet for Naturforvaltning, Statkraft og Salten Kraftsamband. Prosjektet er i kommunens interesse. Kommunen er prosjekteier, stiller med lokal dugnadsinnsats og administrerer den økonomiske biten. Utgiften for kommunen er merverdiavgift. Det er ikke kommunen som har gått ut for å kjøpe denne forskningstjenesten. Direktoratet for Naturforvaltning fikk oppdraget som resultat av et Stortingsvedtak. Landskapsarkitektur fikk fra 2002 midler fra fylkeskommunen og fylkesmannen til områdetiltak og tettstedsutvikling. En arkitekt som tidligere hadde vært ansatt i kommunen, ble hyret inn som landskapsarkitekt. Dette har utviklet seg videre gjennom flere år. I 2009 ble det arbeidet med planer for stedsutvikling på Moldjord og på Storjord. Arkitekten hadde etablert eget firma og et annet samarbeidende arkitektfirma ble hentet inn fordi omfanget ble såpass stort. Kommunen har ønsket å fortsette samarbeidet med de samme landskapsarkitektene fordi det opprinnelig var deres ideer. Kommunen ønsket å få et helhetlig utseende på områdene. Dette konsulentarbeidet har ikke vært konkurranseutsatt. I perioden fikk den ene arkitekten utbetalt til sammen 0,52 mill. kr. fra kommunen, mens den andre i samme periode fikk 0,35 mill. kr. Trones skole Prosjektering/byggeledelse Teknisk avdeling utarbeidet kravspesifikasjon for prosjektering av rehabiliteringsarbeid ved Trones skole i starten av SIIS hadde en parallell rammeavtale for dette som var inngått kort tid i forveien. De tre leverandørene som inngikk i rammeavtalen for Beiarn ble forespurt gjennom Ajour Innkjøp ved bruk av minikonkurranse. Kravspesifikasjonen var vedlegg til forespørselen. En av leverandørene fikk oppdraget både for prosjektering og for byggeledelse. Avtalt pris var 0,45 mill. kr for prosjektering. Byggeledelse ble priset med en fast sum pr. byggemøte. Totalentreprise for rehabilitering av skolen Leverandøren som fikk oppdraget med prosjektering, utarbeidet konkurransegrunnlag for totalentreprisen og publiserte denne som nasjonal konkurranse på Doffin i Kravspesifikasjonen som var omfattende, var vedlagt utlysningen. Revisor har ikke sett nærmere på den. Det kom 24 forespørsler om konkurransegrunnlaget og to tilbud. Anbudsåpningen var i februar Det foreligger anbudsprotokoll underskrevet av leder for teknisk avdeling i kommunen og representant for det prosjekterende firmaet. Det framgår av protokollen at de to tilbudene hadde litt ulik pris. Leverandøren med lavest pris ble valgt. Tilbudet fra denne leverandøren var 16,2 mill. kr. Tilbudsdokumentet inneholder HMS erklæring og skatteattest for firmaet. Salten kommunerevisjon IKS 16

17 Tollå bru Prosjektering I 2010 ble Tollå bru tatt av isgang og ny bru måtte prosjekteres og bygges. Det foreligger ikke forespørsel og anbudsprotokoll for prosjekteringsoppdraget. Det kom inn tre tilbud. Det foreligger brev fra oktober 2010 til en av tilbyderne (som forøvrig ikke fikk oppdraget), der det framgår at oppdraget har vært ute på konkurranse og at det var tre tilbydere. På den tiden da dette ble konkurranseutsatt, var den parallelle rammeavtalen gjennom SIIS ikke etablert. Den ene av tilbyderne fikk oppdraget, tilbudet var på vel 0,3 mill. kr. Arbeidene med brua Leverandøren som fikk oppdraget for prosjektering, laget et relativt omfattende konkurransegrunnlag og kunngjorde det på Doffin i mai 2011 som nasjonal kunngjøring. I konkurransegrunnlaget stilles det blant annet krav til at mannskaper og maskiner skal spesifiseres og prissettes. Det er også tatt med punkter om bruk av kjemiske produkter samt krav om avfallshåndtering. Det stilles krav til at nasjonal miljølovgivning skal følges. Det foreligger anbudsprotokoll fra juni 2011 som viser at det var to personer fra kommunen og en fra prosjekteringsfirmaet som var til stede ved åpningen. Det var to tilbydere hvorav den ene var 24 % lavere i pris enn den andre. Som tillegg til protokollen ble det laget et notat der begge tilbudene ble litt korrigert i forhold til en mengde som var feil angitt i konkurransegrunnlaget. Det ble videre laget en oversikt som viste årsaken til prisforskjellen. Kommunen ble rådet til å gå til avklarende forhandlinger med den leverandøren som hadde lavest pris, og som også fikk anbudet. Korrigert tilbudspris var i underkant av 5 mill. kr. Det er kontrollert at tilbudet fra denne leverandøren inneholdt HMS erklæring og skatteattest. Uteområde Beiarn alders- og sykehjem I 2012 ble det fakturert til sammen 0,11 mill. kr. fra en lokal leverandør for utearbeider ved sykehjemmet. I dette tilfellet ble det hentet inn en leverandør direkte etter tilbud. Det foreligger ikke protokoll for dette oppdraget. Det var sykehjemmet som bestilte jobben. Teknisk sjef på det aktuelle tidspunktet gir uttrykk for at teknisk avdeling var med på en tilbudsbefaring i området på forhånd, og at en annen lokal leverandør var forespurt om å komme, men ikke møtte opp. Entreprenør gravearbeid, sandstrøing, etc. eier ikke selv utstyr som veihøvel, gravemaskiner og lastebiler. Årsaken er at det ikke ansees som rasjonelt for en liten kommune å ha denne typen utstyr og mannskap selv. Unntaket er en liten gravemaskin i tilknytning til kirkegården. Kommunen kjøper tjenester som sandstrøing, lasting av sand fra båt, lagerleie for oppbevaring/oppvarming av sand og mindre gravearbeider etc. fra en lokal leverandør som forestår både utstyret og arbeidet. Det skal foreligge en gammel avtale for sandstrøing, ellers er det ingen fast avtale på oppdrag. Vedkommende hyres inn når det er behov. Dette har ikke vært konkurranseutsatt. Den nevnte entreprenøren har avtale med veivesenet om sandstrøing på fylkesveien. Teknisk leder i kommunen gir uttrykk for at Salten kommunerevisjon IKS 17

18 vedkommende er profesjonell, og har blitt godkjent av veivesenet i forhold til krav om internkontroll og HMS. I 2011 fikk denne entreprenøren utbetalt 0,25 mill.kr og i ,27 mill.kr. fra kommunen. Beløpet vil naturlig nok variere litt fra år til år. Brøyting av kommunale og private veier har ikke utstyr til brøyting selv. Kommunen tilbyr brøyting av private veier. Dette er organisert slik at oppsitterne betaler en fast kompensasjon etter et gebyrregulativ som er fastsatt av kommunen. Så er kommunen delt inn i 13 roder som lyses ut. I rodene inngår både kommunale og private veier. Ved teknisk avdeling gis det uttrykk for at det tidligere var konkurranse i Beiarn om disse oppdragene, mens det nå er blitt vanskelig å få tilstrekkelig med interesserte. Det lages en brøyteplan og driftsutvalget bestemmer hvem som får brøyte de forskjellige rodene. I år med mye snø går ordningen for de private veiene med underskudd, mens den kan gå med overskudd de årene det er lite snø. Regnskapet viser at en av oppdragstakerne som sendte faktura fikk utbetalt i underkant av 0,1 mill. kr. på oppdraget både i 2011 og Faktura fra denne oppdragstakeren inneholder timeliste spesifisert på dato og antall timer. Timene er fordelt mellom kommunal og privat vei, med samme timepris for begge. Det opplyses at de fleste av oppdragstakerne betales over lønnssystemet. Det opplyses at det totalt sett ble utbetalt om lag 1 mill. kr. for brøyting av kommunale veier og omlag 0,4 mill. kr. for brøyting av private veier i Her er det ikke konkurranse på pris og dette er ikke konkurranseutsatt på ordinær måte. Datautstyr I 2012 er det handlet datautstyr for 0,24 mill.kr fra en IT-leverandør. Dette er oppgradering av kommunens saksbehandlersystem et system som kommunen har hatt siden Det er også en fast serviceavtale med samme firma. Kommunens vurdering har vært at enten måtte samme system fra samme leverandør oppgraderes, eller så måtte det skiftes til helt nytt system. Sjøfossen næringsutvikling Kommunen betaler årlig et driftstilskudd til Sjøfossen Næringsutvikling AS. Driftstilskuddet var vel 0,6 mill. kr. i Kommunen eier i underkant av 20 % av selskapet. Saken har vært behandlet i Kontrollutvalget i Kontrollutvalgssak 19/12 og 02/13. I vedtaket fra sistnevnte sak står det: Kontrollutvalget registrerer at overføringen av økonomiske midler fra kommunen til selskapet ikke kan anses som et tjenestekjøp, men må vurderes i forhold til regelverket om offentlig støtte. Kontrollutvalget registrerer videre at saksbehandlingen så langt ikke har vurdert støtten til selskapet i forhold til dette regelverket. Utvalget anbefaler at dette spørsmålet blir en del av kommunens saksbehandling med en konkret vurdering av om vilkårene for offentlig støtte er oppfylt. Etter dette vedtok Kommunestyret i sak 7/13 å opprettholde betalingen av driftstilskudd videre framover. For 2013 er det således utbetalt 0,62 mill. kr. i driftstilskudd. Salten kommunerevisjon IKS 18

19 I tillegg har kommunen kjøpt tjenester i form av konkrete prosjekt fra næringsselskapet. I 2012 ble det betalt ut 0,125 mill. kr. til utarbeidelse av reisemålsutviklingsplan. Dette ser ut til å ha vært et prosjekt i to faser. I første fase ble prosjektet bestilt av kommunen og næringsselskapet utførte arbeidet. Rådmannen vurderte høsten 2012 at dette var et tjenestekjøp som burde vært konkurranseutsatt, og at tjenestekjøpet i så måte var i strid med Lov om offentlige anskaffelser. For fase to av prosjektet tok næringsselskapet tak i saken på eget initiativ og utfordret kommunen om økonomisk støtte som kommunestyret innvilget. Rådmannen fant ikke dette å være i strid med regelverket. I 2013 er det utbetalt 0,55 mill.kr. til utvikling av reisemålsutviklingsplan for 2012/ VURDERING I dette avsnittet vurderes de enkelte anskaffelsene opp mot revisjonskriteriene. I forhold til skatteattester og HMS-erklæring er dette kontrollert bare for kjøp over anbudsgrensen. Kjøp av institusjonssenger Tre aktuelle leverandører er forespurt via Ajour Innkjøp. Det foreligger protokoll der det framgår hvem som vant konkurransen og begrunnelse for valget. Protokoll bør skrives ut av Ajour når leverandør er valgt, underskrives og scannes inn i programmet i underskrevet form. Papirkopi bør oppbevares i kommunens sentralarkiv. I forespørselen var det et lite konkurransegrunnlag i form av en relativt grundig beskrivelse av hvilke krav sengene måtte fylle. Det var ingen krav om bredde på sengene, men dette ble avgjørende for valget. Kanskje burde det vært med i beskrivelsen. Her har det vært konkurranse om oppdraget og riktig anskaffelsesprosedyre er valgt. Det er også stilt konkrete krav til leveransen. Turnus og lønnsprogram for omsorgssektoren Her ble det på forhånd konkludert med at det bare var to leverandører som kunne tilby det som skulle kjøpes inn. Revisor forutsetter at dette var grundig nok undersøkt. Det foreligger protokoll for anskaffelsen. Angående protokollen fra Ajour, har revisor samme kommentarer som for kjøp av institusjonssenger. Protokoller bør oppbevares både fysisk og elektronisk i underskrevet form. Begge de to aktuelle firmaene fikk anledning til å komme og presentere sine produkter. På den måten kom mange sider ved produktene fram. Revisors inntrykk er at det ble gjort en relativt grundig vurdering før det ble tatt en avgjørelse. I praksis var forskjellen på de to alternativene relativt stor. Det har vært konkurranse om oppdraget, og riktig anskaffelsesprosedyre er valgt. Tråkkemaskin. Det foreligger underskrevet og arkivert protokoll fra kjøpet. Det har vært konkurranse om leveringen, og riktig anskaffelsesprosedyre er valgt. Den nasjonale utlysningen på Doffin inneholder så langt revisor kan bedømme, et godt konkurransegrunnlag. Skatteattest og HMS-erklæring fra leverandøren foreligger. Mellomværendet/avtalen med idrettslaget har Salten kommunerevisjon IKS 19

20 revisor ikke sett nærmere på. Selve anskaffelsen ser ut til å være i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. NINA-Norsk Institutt for naturforskning Dette er et prosjekt som antagelig er både av nasjonal og allmenn interesse. Kommunen betaler ikke prosjektkostnadene. Revisors vurdering er at dette ikke kommer inn under Lov om offentlige anskaffelser. Vi har likevel valgt å ta med dette prosjektet i rapporten fordi det er et eksempel på et tilfelle der kommunen har mottatt faktura, uten at det er snakk om en anskaffelse som kommunen har gjennomført. Landskapsarkitektur Dette er oppdrag som ikke har vært konkurranseutsatt. Starten på dette arbeidet har vært i vi har ikke gått lenger tilbake enn Når det er klart at en anskaffelse vil strekke seg over flere år, er det nødvendig å beregne anskaffelsens verdi så godt det lar seg gjøre på forhånd. Dette gjøres på grunnlag av det samlede beløpet eksklusive mva. som kommunen kan komme til å betale for det som inngår i anskaffelsen, jfr. forskrift til Lov om offentlige anskaffelser Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse for å unngå at en kommer over en terskelverdi som er bestemmende for hvilken anskaffelsesprosedyre som skal følges, jfr. forskriftens Dersom en anskaffelse løper over lengre tid, men er avgrenset innenfor 48 måneder, skal hele anskaffelsen tas med i det samlede beløpet, jfr. forskriftens For tidsubegrensede tjenestekontrakter eller tjenestekontrakter med en løpetid på mer enn 48 måneder, hvor det ikke er fastsatt en samlet pris, skal beregningsgrunnlaget være den månedlige rate multiplisert med 48, jfr I dette tilfellet har den ene arkitekten fått utbetalt til sammen 0,52 mill.kr over en 4- årsperiode, mens den andre samarbeidende arkitekten har fått utbetalt 0,35 mill. kr i samme periode. Dette er beløp over anbudsgrensen. Her burde det vært en anbudskonkurranse. På hvilket tidspunkt konkurransen skulle ha vært, avgjøres av forløpet også før 2009 og når det hele startet. Lov om offentlige anskaffelser er ikke fulgt i dette tilfellet. Trones skole prosjektering/byggeledelse Oppdraget ble konkurranseutsatt på den måten at det ble kjørt en minikonkurranse i Ajour blant de tre leverandørene som var med i rammeavtalen. Kriteriene for konkurransen er de samme kriteriene som er avtalt i rammeavtalen. Byggeledelse inngikk som et punkt i kravspesifikasjonen. I dette tilfellet kunne kommunen ha gått ut med en ordinær anbudskonkurranse dersom de hadde ment at minikonkurranse ikke ville være tilfredsstillende for et såpass omfattende arbeid. Kommunen valgte imidlertid å bruke den parallelle rammeavtalen. Den valgte konkurranseformen er i tråd med regelverket. Der var en punktvis kravspesifikasjon. For nærmere informasjon om parallelle rammeavtaler, se avsnitt Salten kommunerevisjon IKS 20

21 Totalentreprisen for rehabilitering av skolen Det var utarbeidet en omfattende kravspesifikasjon, oppdraget ble konkurranseutsatt, rett anskaffelsesprosedyre er valgt. Det foreligger underskrevet og arkivert anbudsprotokoll. Tilbudsdokumentet inneholdt skatteattest og HMS-erklæring. Lov om offentlige anskaffelser er fulgt. Tollå bru - prosjektering I dette tilfellet er det for så vidt dokumentert at det har vært konkurranse, men det foreligger ikke verken forespørsel eller anbudsprotokoll. Tre tilbydere har respondert på forespørsel eller kunngjøring, og de ga alle tilbud. Det ser ut til at Lov om offentlige anskaffelser er fulgt i forhold til at det skal være konkurranse, og rett konkurranseform er valgt. Loven krever også at det skal være en protokoll i dette tilfellet. Den mangler. Tollå bru arbeidene med brua Det foreligger underskrevet og arkivert anbudsprotokoll. Konkurransegrunnlaget er omfattende og inneholder sannsynligvis det som kan forventes for dette litt spesielle oppdraget. Tilbudet fra leverandøren som fikk oppdraget, inneholdt skatteattest og HMSerklæring. Her har det vært konkurranse om oppdraget og rett konkurranseform er valgt. Uteområde Beiarn alders- og sykehjem Her er det ikke dokumentert at det har vært konkurranse. Vanligvis bør tre leverandører forespørres. Anskaffelsen skulle vært protokollført. Dette er ikke i tråd med anskaffelsesregelverket. Entreprenør gravearbeid, sandstrøing, etc. Disse oppdragene er utført av samme firma i flere år og har ikke vært konkurranseutsatt. Sannsynligvis kommer dette over anbudsterskel i løpet av et par års levering, jfr. forskriftens Det er ikke tillatt å dele opp en anskaffelse for å unngå at en kommer over en terskelverdi som er bestemmende for hvilken anskaffelsesprosedyre som skal følges, jfr. forskriftens Dersom en anskaffelse løper over lengre tid, men er avgrenset innenfor 48 måneder, skal hele anskaffelsen tas med i det samlede beløpet, jfr. forskriftens Revisors vurdering er at kommunen bør se på hvilke alternativer som foreligger. Slik dette praktiseres nå, er det ikke i tråd med Lov om offentlige anskaffelser. Det bør lyses ut på anbud. Brøyting av kommunale og private veier Organisering av brøyteordningen i kommunen er spesiell. Tidligere da det var stort rift om oppdragene, kan man si at det var en form for intern konkurranse, men prisen var bestemt av kommunen. Det har derfor ikke vært konkurranse i lovens forstand. Oppdraget med brøyting av kommunale og private veier har ikke vært konkurranseutsatt omfanget vil kreve anbudsutlysning. Kommunens brøyteordning er ikke i tråd med Lov om Salten kommunerevisjon IKS 21

22 offentlige anskaffelser. Kommunen bør finne en løsning som bringer dette i tråd med lovens krav. Datautstyr Revisors vurdering er at i slike tilfeller kan direkte kjøp foretas. Sjøfossen næringsutvikling AS Når det gjelder det årlige driftstilskuddet til Sjøfossen næringsutvikling AS, foreligger det vurderinger fra to forskjellige advokatfirma, den ene innhentet av kontrollutvalget og den andre av næringsselskapet. Begge konkluderer med at dette ikke kommer inn under Lov om offentlige anskaffelser, men bør vurderes i forhold til regelverket om offentlig støtte. Ingen av de juridiske vurderingene inneholder noen endelig konklusjon på om dette er lovlige offentlige tilskudd. Revisors vurdering av denne problemstillingen er at kommunen bør forholde seg til kontrollutvalgets vedtak i sak 02/13 for å få en endelig avklaring. Når det gjelder prosjektmidlene til utarbeidelse av reisemålsutviklingsplan, så er dette en konkret tjeneste som nok kunne vært kjøpt fra andre tjenesteleverandører. Revisors oppfatning er at dette burde vært konkurranseutsatt. Det gjelder både den første delen av prosjektet og den andre delen der næringsselskapet tok initiativet. I forhold til Lov om offentlige anskaffelser ser revisor ingen forskjell på om kommunen eller næringsselskapet tar initiativet. 5.3 HVORDAN SIKRER RÅDMANNEN AT KOMMUNENS VIRKSOMHETER BRUKER RAMMEAVTALENE I SAMSVAR MED INNGÅTTE AVTALER OG REGELVERK? GENERELT OM RAMMEAVTALER En rammeavtale er en avtale som er inngått mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører. Formålet med en rammeavtale er å fastsette betingelsene for de kjøpene som skal gjøres i en gitt periode. For å få i stand en rammeavtale for bestemte varer/tjenester, må det lyses ut anbud og reglene i Lov om offentlige anskaffelser følges på vanlig måte, jfr. forskriftens om inngåelse av rammeavtaler. Det må være klart på forhånd hvor mange oppdragsgivere som skal være med, slik at det økonomiske omfanget er kjent. SIIS har inngått en rekke rammeavtaler på vegne av medlemmene, hvorav er en av oppdragsgiverne. Revisor har ikke undersøkt SIIS s avtaleinngåelser nærmere, jfr. avsnitt 2.3 om avgrensninger av revisjonsprosjektet til å gjelde s anskaffelser. Tildeling av oppdrag (kjøp) innenfor en rammeavtale skjer etter forskriftens 6.2 for rammeavtaler med en leverandør (ordinære rammeavtaler). I slås det fast at kjøp innenfor en rammeavtale med en leverandør skal skje på de vilkårene som er fastsatt i rammeavtalen. De langt fleste rammeavtalene som benyttes i Beiarn, er rammeavtaler med en leverandør. Rammeavtalene ligger i Ajour innkjøp med hele avtaleteksten og varekataloger. Salten kommunerevisjon IKS 22

23 Tildeling av oppdrag innenfor en parallell rammeavtale der det er flere leverandører, skjer etter forskriftens 6.3. I står det at tildeling av kontrakter innenfor rammeavtaler som er inngått med flere leverandører, foretas på grunnlag av vilkårene som er fastsatt i rammeavtalen, uten at det gjennomføres ny konkurranse. Hvis ikke alle vilkårene er fastsatt i rammeavtalen, skal tildeling av kontrakter foretas etter at det er iverksatt ny konkurranse mellom partene. Konkurransen gjennomføres på grunnlag av vilkårene som ble brukt for å tildele rammeavtalen. Vilkårene kan om nødvendig presiseres. Konkurransen kan også baseres på andre vilkår, såfremt disse er oppgitt i konkurransegrunnlaget for rammeavtalen. Her har SIIS avtalt minikonkurranse, som for eksempel skal benyttes for den parallelle rammeavtalen for byggeprosjektledelse når beløpet er over en viss størrelse. Når det gjelder parallelle rammeavtaler kan det for være aktuelt å benytte avtalen om byggprosjektering. For byggtjenestekjøp under en fast beløpsgrense velges leverandør etter den oppsatte prioriteringen i avtalen. Ved kjøp over beløpsgrensen skal det gjennomføres minikonkurranse. Det gjøres enkelt i SIIS s innkjøpssystem Ajour Innkjøp ved at innkjøperen sender inn en forespørsel til alle de tre aktuelle leverandørene. Når kommunen deltar i SIIS, framgår det av reglene i forskriften at innkjøperne i kommunen er forpliktet til å bruke rammeavtalene i størst mulig grad. Altså skal leverandører som ikke inngår i rammeavtale, benyttes i minst mulig grad REVISJONSKRITERIUM Av reglementet for medlemskapet i SIIS framgår følgende: kommunen skal så langt det er praktisk mulig søke samarbeid ved inngåelse av leverandøravtaler/rammeavtaler for varer og tjenester rådmennene i de deltakende kommunene sørger for at hver enkelt kommune til enhver tid har en innkjøpsansvarlig innkjøpsansvarlig representerer kommunen i det interkommunale samarbeidet ved å inngå i innkjøpsforumet Innkjøpsansvarlig skal som kommunens representant i det interkommunale innkjøpsforumet søke å ivareta kommunens interesser på en måte som er forenlig med et fruktbart interkommunalt samarbeid Innkjøpsansvarlige skal samtidig legge vekt på at de rammeavtaler som blir inngått interkommunalt har bred oppslutning i kommunen. Samarbeidsavtalen har også en instruks for samordnet innkjøp i Salten. Av instruksen framgår det at innkjøpskoordinatoren skal sørge for at kommunens innkjøp til enhver tid er basert på etiske regler som gjelder for innkjøp og at disse er kjent for alle ansatte i kommunen. Herunder ligger å sørge for at etats-/seksjons-/avdelingsledere får Salten kommunerevisjon IKS 23

24 tilstrekkelig informasjon om innkjøpsordningen til at de kan ta ansvaret for praktiseringen av denne ute i de enkelte virksomheter. Vedkommende skal også gi rådmannen råd med hensyn til å instruere mellomledere/andre ledere i kommunen om praktisering av innkjøpsordningen, og gi råd og veiledning til prosjektgrupper, byggekomiteer og lignende FAKTA Inntil for et og et halvt år siden hadde en egen innkjøpsansvarlig (koordinator). Det var skolesjefen som hadde denne oppgaven. Etter at skolesjefen sluttet, har det ikke blitt utpekt noen ny innkjøpsansvarlig. har ikke inngått egne rammeavtaler og har dermed ingen andre bindende avtaler om kjøp av varer og tjenester enn de avtalene man har gjennom SIIS. De første årene etter at SIIS ble opprettet, ble det arbeidet aktivt med innføring og bruk av Ajour Innkjøp i kommunen. Ansatte ble lært opp til å bruke systemet. Dette har medført at systemet benyttes aktivt ved bestillinger av varer på rammeavtalene til SIIS. Det benyttes også til alle forespørsler som er under terskelverdien for anbudsutlysning. De ansatte på sykehjemmet som har innkjøpsansvar, ga uttrykk for at de var kommet godt inn i rutinene med å bestille varer på rammeavtalene i Ajour, og at dette fungerte greit. Når det kommer nye rammeavtaler, vil det framgå i Ajour slik at de blir oppmerksomme på det. Dersom det er noe de lurer på, tar de kontakt med SIIS for å få hjelp. De har erfaring for at nye leverandører selv tar kontakt med kommunen ganske raskt, for å informere. Det ble gitt uttrykk for at det er ønskelig at det kommer mer informasjon internt, men at de forsøker å holde seg oppdaterte selv, inntil ny innkjøpskoordinator kommer på plass. De mener det er viktig med en innkjøpskoordinator, og at det nå er en overgangsperiode. It-ansvarlig ga uttrykk for at hun ikke hadde fått noen helhetlig informasjon om rammeavtalene gjennom SIIS. Hun fikk innkjøpsansvar etter at innkjøpskoordinatoren sluttet. Kommunalleder for landbruk ga uttrykk for at det var god informasjon om rammeavtalene da det var innkjøpskoordinator på plass. Han informerte i ledermøtene om nye rammeavtaler. Fra teknisk avdeling ble det gitt uttrykk for at innkjøperne var pålagt av ledelsen å følge reglene i SIIS. Kommunallederen for teknisk har tidligere vært innkjøpskoordinator (før april 2010) og vært med i den interkommunale gruppen som består av en representant fra hver kommune, og som hadde møter et par ganger i året. Dette ligger noe tilbake i tid. Salten kommunerevisjon IKS 24