Referat styremøte

Transkript

1 Referat styremøte Til stede: Erlend, Mats, Annette, Cecilie, Trine og Geir Sak 1: Forsikringer, HMS og sosiale goder Opplesning av brev fra speidersjefen. Brevet var svar på et brev fra skogvokterstyret , om forsikringsordninger og forpleining av dugnadsarbeidene. Forbundet har undersøkt mulighet for forsikring av deltakere på dugnadsarrangementer. De har ikke funnet løsning på dette i dag, men er i samtale med de andre nordiske forbundene for å finne en felles løsning. I og med at forsikringen er en problemstilling som er tilsvarende for alle former for festivaler, kan det være at det finnes en forsikring for denne type arbeid. Forbundet ønsker ikke å lage sentrale retningslinjer spesielt for dugnadsarbeid. Skogvokterstyret oppfordrer forbundet til å fortsette arbeidet med forsikringsordning Vi påpeker også forbundets arbeidsgiveransvar ved frivillig arbeid, beskrevet av Arbeidstilsynet. Erlend svarer speiderstyret. Link til arbeidstilsynets nettside: Sak 2: Kommunikasjon med Eiendomsstyret, speiderstyret og komité speiding og annet organisatorisk. Sak 2.1 Organisering og mandat Vi diskuterte hvordan vi ønsket forholdet til de forskjellige instansene skal være. Ved å sende brev til speiderstyret og komité speiding og gjennom samtale med eiendomsstyret ønsker vi å bidra til å klargjøre vår rolle i forbundet. På denne måten ønsker vi å redusere sjansen for misforståelser og lette arbeidet til alle parter. Brevet skal inneholde hvilke rolle vi ønsker å spille og hvilke forventninger vi har av de andre. For å kunne opprettholde denne kompetansen er det viktig å avholde minimum en felles samling i året, der det ideelle er å kunne utføre dugnadsarbeid som motivasjon og trening til større arrangementer. Brevet vi sender skal ta utgangspunkt i forslaget til artikkel til speideren. Se lengre ned. Sak 2.2 Banevokterne Det skal arbeides mot et møte med K/M sine banevoktere på Nordtangen leirsted for å undersøke deres organisering og utveksle ideer. Sak 2.3 Eiendomsstyret Astrid Giskegjerde fra Eiendomsstyret kom innom møtet noen timer, etter invitasjon fra Skogvokterstyret. Nedenfor er en oppsummering av møtet. Fullt referat er nederst i dokumentet. Saker som ble tatt opp og diskutert var:

2 Status Tredalen. Rollen til Eiendomsstyret: Skogvokterstyret kom med innspill av erfaring fra Ingelsrud rundt organiseringen. Ting som ble påpekt var blant annet tydelige mandater og langsiktige planer med økonomiske rammer. Skillet mellom visjon og konkret plan bør tydeliggjøres. Eiendomsstyret som bestiller av tjenester fra Skogvokterne: Vi ble oppfordret til å stille krav til hva en bestilling skal inneholde. Eksempelvis: sted, dimensjon, skisse, økonomi og verktøy. Skogvokterstyret ble oppfordret til å utarbeide en bestillingsmal. Geir og Mats lager en mal. Det skal opprettes "hyttestyrer" for Tredalen, Havbratt og Solstølen. Eiendomsstyret etterlyste navn på mennesker til disse styrene uavhengig om de er skogvoktermedlem eller ei. Styrene skal bestå av 5 til 6 personer. Styrene skal i utgangspunktet sitte to år av gangen. Skogvokterstyret mente at de bør følge praksis i resten av forbundet med maksimalt seks års deltakelse for å skape bedre kontinuitet. Og at det er mulig å lage en ordning hvor ikke alle medlemmene byttes ut samtidig, at det for eksempel kommer nye inn hvert år, slik at det alltid er noen med erfaring fra styret. Det viktigste er at ikke hele styret blir byttet ut samtidig. Funksjonen til Ingelsrudkomiteen ble forklart og fordeler og ulemper rundt organiseringen ble diskutert. Verdien av deltakelse i Goose Network ble påpekt og at NSF har en tilgjengelig plass i dette nettverket dersom vi ønsker. Eiendomsstyret ønsket mer informasjon om nettverket og Mats ble bedt om å sørge for at Ingri Stene blir mottaker av informasjon fra nettverket. Eiendomsstyret gikk igjennom en liste med oppgaver som er aktuelle på Tredalen for å få et bedre bilde av hvilke kunnskap Skogvokterne har. Alle oppgavene er kjent fra tidligere. Forsikring og HMS ble tatt opp av Skogvokterne. Eiendomsstyret er også interessert i at dette skal komme i mer ordnede former. Nytt bookingsystem for eiendommene er under utvikling og ble vist frem. Vi kunne komme med umiddelbare tilbakemeldinger. Skogvokterstyret kom med noen kommentarer til funksjoner. Diskusjon rundt Skogvokternes identitet og knytning til Ingelsrud. Skogvokterne kommer ikke til å være forbundet med Ingelsrud i fremtiden og Skogvokterne må presentere en annen identitet. Skogvokterne har som mål å delta på nasjonal dugnad på Tredalen dersom denne blir gjennomført. Skogvokterstyret ble bedt å høre med Gunnar på forbundskontoret om Tredalen er booket for denne helgen. Sak 3 Skriving av dokumenter Artikkel til Speideren for å skissere fremtiden for Skogvokterne og styrke identiteten innen leirbygging og som arrangør. Brev til speiderstyret med svar på HMS forskrifter og arbeidsgiveransvar Brev til Speiderstyret og Komité speiding for å presisere roller og kapasiteter for Skogvokterne. Informasjon til medlemmene om gjennomført styremøte Utarbeidelse av informasjon om veien videre for Skogvokterne og invitasjon til årsmøtet. Utarbeidelse av bestillingsmal for bestillinger av arbeid av Skogvokterne. Det ble startet med å skrive på møtet.

3 Referat møte med Eiendomsstyret Til stede fra Skogvokterstyret: Geir Bartz-Johannessen, Trine Aabakken, Erlend Hallstensen, Mats Brunsvik, Annette Hanseth og Cecilie Hanseth Til stede fra Eiendomsstyret: Astrid Giskegjerde Sak 1: Status eiendommene Oppdatering av Astrid. Sak 2: Roller og organisering Diskusjon rundt rollene til Speiderstyret, Komité speiding, Skogvokterne og Eiendomsstyret samt de fremtidige "Hyttestyrene" Diskusjon rundt omdømme til Skogvokterne, og hvordan identiteten er knyttet til Ingelsrud. Skogvokterne blir spurt om navnebytte, men dette har ikke vært ønske fra årsmøtet. Skogvokterne forklarer omstillingsprosessen gruppen er i etter "flytting" fra Ingelsrud. Vi ønsker i større grad å signalisere at vi er en "servicegruppe" for forbundet og tar på oss bestillinger fra sentrale organer og rollen som kunnskapsbærer for arbeidsleirer. Astrid forklarer hvordan Eiendomsstyret forsøker å avklare mandater og roller for seg selv og i forhold til andre. Hun forklarer også hvordan de ønsker å profesjonalisere driften av eiendommene. Skogvokterstyret forklarer fordeler og ulemper med modellen fra Ingelsrud og Ingelsrudkomiteen. Skogvokterne ønsker at Eiendomsstyret skal være tydelig på mandater og rollefordeling. Vi har også ønske om å se langsiktige planer med økonomiske rammer. Det kan også være lurt å skille mellom hva som er konkrete planer og hva som er fremtidsvisjoner. Denne måten å presentere planer på kan være med å motivere, og unngå skuffelser blant dem som arbeider frivillig. Astrid etterlyser at Skogvokterne setter tydelige krav til hva bestillingene fra Eiendomsstyret skal inneholde. Dette kan være med til å bidra til å unngå misforståelser og tydeliggjøre ansvar. Bestillingene kan inneholde: Fysisk plassering av tiltak, skisse, økonomiske rammer, verktøybehov og hvem som skal stille med hva. Astrid lurer på om vi stiller som teknisk stab på arrangementer. Det gjør vi så langt det er mulig, men vi må vite hvor mange det er behov for og hvilke oppgaver som skal utføres. Sak 3: "Hyttestyrene" Eiendomsstyret etterlyser personer til å drifte eiendommene, inntil videre kalt "Hyttestyrer". Styrene skal inneholde 5-6 personer med der de sitter 2 år. Alle eiendommene får samme driftsmodell.

4 Skogvokterstyret har forslag om at det kan være lurt å benytte modellen fra resten av forbundet der det er 6 år som er generell øvre grense for å ha et verv. Videre synes vi det er viktig at "hyttestyrene" ikke skiftes fullstendig ut, men at det er noe kontinuitet. Skogvokterne kommer med følgende forslag til personer: Her har vi dessverre ikke jobbet videre med denne saken. Men kommer med tips om vi kommer på noen. Eiendomsstyret ønsker innspill på navn til "hyttestyrene": Denne saken har vi heller ikke jobbet videre med, men vil kommer med tips om vi kommer på noe. Sak 4: Internasjonalt speidersenternettverk Skogvokterne påpeker at NSF har en ledig plass i Goose Network, en internasjonal organisasjon for speidersentre som tar opp temaer som drift og organisering. Førstkommende samling er i påsken. Astrid etterspør mer informasjon. Mats fra Skogvokterne må sørge for at Ingri Stene ved forbundskontoret blir mottaker av informasjon om Goose Network. Sak 5: Ambisjoner Økonomien er mindre enn ambisjonene til Tredalen. Eiendomsstyret jobber ikke med Ingelsrud, men det er antakelig fra Ingelsrud at midler til Tredalen vil komme. Sak 6: Nasjonal dugnad på Tredalen Astrid har med seg en liste med oppgaver som er meldt inn som arbeid på Tredalen. Listen blir lest opp og alle oppgaver er kjente oppgaver for Skogvokterne fra tidligere. Oppgavene som kan utføres under dugnader og andre enkeltarrangementer er aktuelle, men ikke ukentlige eller månedlige oppgaver. Hvilke oppgaver som skal utføres må tilpasses budsjetter og behov. Skogvokterne tar som utgangspunkt å delta på nasjonal dugnad og tar imot eventuelle bestillinger av arbeid i forbindelse med dugnaden. Skogvokterne ber om å få avholde årsmøtet sitt i forbindelse med dugnaden. Det følger en diskusjon hvordan vår identitet og årsmøtet kan gjennomføres uten å være til hinder for de andre deltakerne på dugnaden. Årsmøtet er foreslått å legges til fredagen. Dersom det melder seg på flere deltakere til dugnaden enn det behovet tilsier, tas det stilling til etter at Eiendomsstyret melder tilbake mengden arbeid som det er behov for. Skogvokterne tar likevel høyde for en slik situasjon. Det avtales at det skal gis tilbakemelding om mengden arbeid som skal utføres etter 19. mars. Skogvokterstyret blir bedt om å sjekke med Gunnar på forbundskontoret om Tredalen er booket for dugnad.

5 Sak 7: Forbundets arbeidsgiveransvar overfor de frivillige Skogvokterstyret tar opp en sak der vi er i samtale med speiderstyret angående forsikringer og HMS. Forbundet undersøker muligheten for forsikring av medlemmer som gjør dugnadsarbeid på nasjonale arrangementer, men det viser seg at forsikringsselskapene ikke har noen ordninger som dekker dette i dag. Speiderstyret er derfor i kontakt med de andre nordiske forbundene for å forsøke å lage en felles ordning. Skogvokterstyret kommer til å påpeke forbundets arbeidsgiveransvar ved bruk av frivillig arbeid, med referanse fra arbeidstilsynets nettsider. I dette ansvaret er HMS tankegangen viktig. Skogvokterstyret lurer på om dette kanskje er bør være Eiendomsstyret sitt ansvar? Sak 8: Bookingsystem Skogvokterstyret får presentert det nye bookingsystemet. Generelt positive tilbakemeldinger, konkrete forbedringsforslag er: Bildene på forsiden må være klikkbare dersom de kan knyttes til noe som kan reserveres på nettsiden. Kartfunksjon der alle utleiemulighetene kommer opp, ala Finn.no sitt kart.