Norsk forening for ergonomi og human factors NEHF Referat fra styremøte 25. sept. kl STAMI

Transkript

1 Norsk forening for ergonomi og human factors NEHF Referat fra styremøte 25. sept. kl STAMI Tilstede: Magdalena Eckersberg, Kai Olsen, Gaute Solberg, Astrid Stadheim, Bo Veiersted og Thor Husby (ref) Meldt forfall: Knut Inge Fostervold, Erlend Lillelien, Knut Østby Det var på forhånd utsendt: - forslag til dagsorden - saksdokument til de enkelte punkter på dagsorden I. TIL BEHANDLING 1. Møteplan for styret Vi pleier å ha 5-6 styremøter i hver årsmøteperiode. I denne årsmøteperioden må vi planlegge gjennomføringen av NES2010 slik at den vanskelig kan sammenlignes med foregående år. Det er en fordel å ha årsmøtet litt tidligere enn vi har hatt de siste årene. Det bør vi søke å ta konsekvensen av. Nedenfor skisseres 6 tidspunkter inkl. et møte i forbindelse med årsmøte. Det må være rom for å avtale ett ekstraordinært møte. Styret vil ha møte på følgende tidspunkter i årsmøteperioden: 25. september, kl november, kl desember, kl februar, kl mars, kl mai, kl (med etterfølgende årsmøte kl ) 2. Mål for årsmøteperioden NEHF har vært gjennom en kritisk fase. De to foregående årsmøteperiodene har hatt følgende overskrifter: - 07/08: Konsolidering - 08/09: Vi bygger videre (positiv formulering av veien videre for en skjør skapning) Det foreslås at denne årsmøteperioden har overskriften: Over til ordinær drift. Dette krever i aller høyeste grad at vi også bygger videre. 1

2 Vi har fått 43 nye medlemmer i denne perioden. Vi tar ned drømmen om en mer kraftig organisasjon som er tydelig, aktiv og synlig. Da blir det viktig at hver enkelt i styret er klare på hva NEHF skal være for egen organisasjon og / eller for seg selv. Målene nedenfor krever noe av oss. : Etter en periode med strategiarbeid og organisasjonsendringer, vil styret legge vekt på grunnlag for ordinær drift i denne årsmøteperioden. Det legges særlig vekt på å arbeide med følgende: - bedre samordning av virksomheten gjennom styret - finansielt grunnlag for engasjement av medarbeidere - tre nye alliansepartnere - løfte frem saker hvor NEHF fronter på vegne av ergonomimiljøet i Norge - 20 nye medlemmer - legge grunnlag for at NES2010 blir en suksess med overskudd og flere deltakere enn gjennomsnittet av de fire foregående års konferanser Hvert styremedlem lager noen stikkord for å beskrive hva NEHF skal bety for egen organisasjon og/eller for personlig utvikling / interesse. Dette sendes ut til styret forut for neste møte. Vi forutsetter i første omgang at styret representerer interessene i medlemsmassen. 3. Nasjonal organisasjonskomité NES2010 Organiseringen av NES2010 skal være slik: - Conference chair (Kai, Knut Inge og Thor) - Nasjonal organisasjonskomité - Scientific committee - Delegatadministrasjon - Lokal arbeidsgruppe i Stavanger Den nasjonale organisasjonskomiteen vil bestå av: - styret for NEHF - en repr. fra samarbeidende organisasjoner som ikke allerede er representert i styret - 2 deltakere fra lokal arbeidsgruppe i Stavanger Første møte i den nasjonale organisasjonskomiteen er 12. november, kl (styret møtes kl ) 2

3 4. Arbeidsfordeling i styret Dette ble tatt opp til drøfting. Det ble delt ut en oversikt med fordeling av oppgaver som ikke var ment til realitetsdrøfting nå. Thor vil legge vekt på å klargjøre oppfølgingspunkter for den enkelte. 5. Nasjonalt fagutvalg (oppfølging fra årsmøtet) Vi ønsker å etablere et nasjonalt fagpanel eller fagutvalg hvor medlemmene utnevnes av NEHF. Det skal være status knyttet til denne posisjonen og fagutvalget skal gi status til NEHF. Rent strategisk er dette sannsynligvis det viktigste vi gjør i årsmøteperioden. Det foreslås å løfte frem denne gruppen som NEHF s ressurspanel, dvs ikke bare knyttet til fagsjeffunksjonen. Denne saken er en oppfølging av tidligere drøfting i styret og på årsmøtet. NEHF oppretter et nasjonalt fagutvalg i neste styremøte. Utvalget skal knyttes til NEHF som sådan. Thor og Knut Inge vil samarbeide om opprettelsen og oppfølgingen av utvalget på en koordinert måte. Hvert enkelt styremedlem gir Thor input til saksforberedelsen en uke før neste styremøte (på mail). Det gis kommentarer til følgende spesielt: - hva skal være fagutvalgets oppgaver? (vi må forebygge at folk tror dette blir en stor jobb fordi det er ikke poenget) - hvordan skal vi gi utvalget status? - hvordan bør utvalget være sammensatt? - forslag på minimum én kandidat til utvalget 6. Studentmedlemskap (oppfølging årsmøtet) Det henvises til saksforberedelse til årsmøte og årsmøteprotokoll. Det er vedtatt at NEHF skal ha et eget studentmedlemskap som skal koste kr 80 og at studentene skal organiseres i en egen gruppe i NEHF. I vedtaket fra årsmøtet står det at styret får fullmakt til å arbeide videre med hvor mange medlemmer studentene skal utgjøre på basis av det utsendte forslaget. Det skal legges vekt på studentenes engasjement og interesse for å delta. Studentmedlemmene vil organiseres i en egen gruppe i NEHF. Ved oppmøte på årsmøte får representanter fra denne gruppe stemmerett i tråd med samlet innbetalt avgift dividert med 3

4 ordinær medlemsavgift. Dette avrundes oppover slik at eksempelvis 1 student får én stemme eller 6 studenter får 2 stemmer. Valgkomiteen skal søke å finne frem til egnede kandidater til styre og utvalg fra studentgruppen. 7. Medlemsmøter (oppfølging årsmøtet) Vi tar utgangspunkt i at NEHF skal ha minimum 4 medlemsmøter og møter i Bedrifts- og prosjektforum til sammen. Dette krever at vi fastsetter noen datoer som kan planlegges og fylles med innhold. Der hvor det ikke lar seg gjøre å fylle medlemsmøtet med annet innhold, vil vi ta opp saker fra NEHF s arbeid. Flere medlemmer har gitt uttrykk for at det er ønskelig å møtes uformelt og høre hva andre holder på med, dele erfaringer, etc. Det arrangeres medlemsmøte evt. møte i Bedrifts- og prosjektforum på følgende datoer: 02. desember 03. februar 14. april Møtene arrangeres i Oslo sentrum kl Det legges opp til å ta en øl eller noe lignende i etterkant av møtene. 8. Logo (oppfølging årsmøtet) Vi skal markedsføre NES2010 både nasjonalt og internasjonalt. Vi har behov for en ny visuell identitet relativt raskt. Forslag til vedtak Thor gis fullmakt til å beslutte hvordan et oppdrag om visuell identitet skal gjennomføres. Det forutsettes at et slikt oppdrag ikke overstiger kr inkl. mva. Uavhengig av hvordan oppdraget skal organiseres, vil styret involveres i dette arbeidet. Thor har tatt initiativ til et samarbeid med Visuell kommunikasjon ved HiBu. Det ble oppfordret til at Astrid også sjekket ut mulige studentprosjekter. Vi skal ha flere visuelle problemløsninger fremover. Magdalena sjekker ut litt rundt prosess for utvikling av identitet og posisjonering. 9. Work-shop Vi har arbeidet med å klargjøre vår forståelse av ergonomibegrepet gjennom styreseminarer og offentlige samlinger: - ergonomi og helseforebygging (kurs januar 2008) - human factors (Ergonomidagen 2009 og årsmøtet 2009) - ergonomi og universell utforming (årsmøtet 2009) 4

5 Parallelt med dette har enkelte av oss snakket mye om hva som er vår kjernekompetanse. Behovet for å jobbe med dette blir tydeligere og tydeligere når vi inngår samarbeidsavtaler, vi etablerer fagpanel, etc. Vi er noe mer enn et tverrfaglig organisasjon. Forslag til vedtak Tre personer fra styret tar ansvar for å forberede en work-shop ultimo januar / primo februar 2010 om NEHF s kjernekompetanse. De tre personene er: - Knut Inge Fostervold - Gaute Solberg - Thor Husby 10. Medlemsavgift for styrets medlemmer Selv om dette først og fremst er en symbolsak, blir det veldig rart at styrets medlemmer skal betale medlemsavgift. De av styrets medlemmer som ønsker det (dvs. de hvor ikke bedriften sponser NEHF) får medlemsavgiften refundert som en styregodtgjørelse. Dette er hovedregelen og anmerkes ved innbetaling av medlemsavgiften. II. TIL DRØFTING: 11. Samling i Stavanger På årsmøtet snakket vi om å kjøre den sammen samlingen (dvs. det faglige innhold som ble presentert på årsmøtet) i Stavanger. Thor tar dette opp med gruppa i Stavanger. 12. Innhold og konsept NES2010 Utsendt mail til gruppa i Stavanger ble drøftet. Vi får flere henvendelser fra folk som ønsker å bidra. Thor gjennomgikk status i møtet. Thor sender ut en huskeliste (har fått en liste fra Kai som suppleres) til styret med spørsmål om å fylle på med nye punkter. Thor ba om at alle tenke igjennom mulige konsepter for samarbeid med bedrifter og organisasjoner: Sponsoravtaler, utstilling, annonsering business-to-business, etc. Det er særlig to-tre personer i styret som vil kunne ha tilgang på slike avtatler. 14. FoU prosjektet og Lyskulturs publikasjon Arbeidet med Lyskulturs publikasjon er i gang. Knut Inge og Thor har arbeidet med en revidering av vår egen prosjektplan. Denne sendes ut til neste styremøte som grunnlag for innspill da. 5

6 15. Bedriftsmedlemskap Det ble ikke tid til å drøfte dette. 16. Saker hvor vi ønsker å sette dagsorden Vi må starte arbeidet med å finne frem til saker som vi skal løfte frem hvor vi kan bruke våre samarbeidende organisasjoner til å sette dagsorden. Hva er hver enkelt av oss opptatt av? Hva er de organisasjoner vi representerer tjent med? Jfr. pkt. 2. Det var stemning for å starte med storulykker, skoleanlegg og universell utforming. 6