PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE november 2011

Transkript

1 Norges speiderforbund Sak nr 1/12 Dok nr 25/11 PROTOKOLL FRA SPEIDERSTYRETS MØTE november 2011 Tilstede: Speidersjef Solveig Schytz Styremedlem Johanne Prestegård IC WAGGGS Monica Hägglund Langen Styremedlem Karl Erik Onstad IC WOSM Håvard Otto Styremedlem Roald Amundsen Forfall: Visespeidersjef Lars Flateby Referent: Generalsekretær Karen Johanne Strømstad Møtet ble holdt sammen med landsleirkomiteen på Frikvarteret i Sirdal. Det var både felles møter og separate møter. Den felles møtetiden ble i hovedsak brukt til samtaler om leirens profil og konsept, samt underlag for budsjett og til rolleavklaringer. Samtidig ga møtet gode anledninger til at styre og leirkomite ble bedre kjent og fikk et godt grunnlag for videre arbeid sammen for landsleiren Stavanger SAK 51/11 PROTOKOLLER OG REFERATER Protokollen fra speiderstyrets møte september 2011 og protokollen fra styremøtet i Speidernes fellesorganisasjon 13. oktober, samt administrasjonens rapport fra september oktober 2011 ble gjennomgått. Protokollen fra speiderstyrets møte september 2011 vedtas. Protokollen fra Speidernes fellesorganisasjon 13. oktober 2011 og administrasjonens rapport for september oktober 2011 tas til etterretning. SAK 52/11 STATUS FRA DEN ENKELTE I denne saken oppsummerte styret innspill etter samtaler og besøk i kretser og korps, og oppdaterte oppfølgingslisten for pågående saker, inklusiv en gjennomgang av status for henstillingene som ble gitt fra Speidertinget Styret gjennomgikk evalueringer og kommentarer fra kretsene og korpsene etter toppledersamlingen i Fredrikstad. Tilbakemeldingene viste at det oppleves nyttig å involvere hele krets- og korpsstyret. Styret startet samtaler om hvordan ulike

2 møteplasser formelle og uformelle bør benyttes og legges til rette fremover, og konkluderte med at hele styret inviteres også på samlingen i Bodø i mars I samme sak behandlet styret også følgende innkomne saker: Brev fra Romerike krets med henstilling om nedleggelse av speidergruppe: Speiderstyret gjennomgikk saken der kretsen ba om bistand til avvikling av en speidergruppe med få medlemmer, knappe lederressurser og manglende innleverte regnskaper og kapasitet til å respondere på kretsens henvendelser. Brev fra stiftelse (utspring i tidligere 20. Oslo speidergruppe) med anmodning om å få selge en speiderhytte (Ormtjernhytta) som ikke lenger ønskes benyttet av speidergrupper i Oslospeiderne krets: Erfaringene fra oppryddingen i forbindelse med Ormtjernhytta er eksempel på nyttig kunnskap som bør trekkes inn i eksempelvis eiendomsstyret og komme flere til gode. Styret vil støtte arbeidet med å finne finansiering til en prosjektleder som kan lede arbeidet eventuelt med en modell der dette blir et spleiselag med involverte kretser. Speiderstyret forbereder ny toppledersamling for korps- og kretsstyrer mars 2012 i samråd med teknisk arrangør Salten krets i Bodø. Lars Flateby, Håvard Otto og Karen Johanne Strømstad er prosjektgruppe sammen med en representant fra Salten. Prosjektgruppen avklarer innspill til samlingen fra Komite speiding og eventuelle nasjonale prosjekter. Speiderstyret finner midler på forbundets budsjett til dekking av deltakernes opphold, og legger til rette for økonomisk støtte til reisen for de kretsene som trenger dette. Speiderstyret støtter Romerike krets i sin bekymring for speidergruppe med uoversiktlig økonomihåndtering. Styret ber generalsekretær bistå krets og gjeldende gruppe med intensjon om avvikling. Samtidig ber speiderstyret lovutvalget om gjennomgang av lover og retningslinjer for økonomihåndtering, med ambisjon om å legge frem forslag til revisjon for Speidertinget Speiderstyret gir tilslutning til salg av Ormtjernhytta, under forutsetning av at netto inntekt kommer speidingen i kretsen til gode på hensiktsmessig måte. Speiderstyret ønsker også å opprette en prosjektgruppe som gjennomgår registrerte speidergrupper med få eller ingen medlemmer eller aktivitet slik at virksomheten kan avvikles og verdier overføres til annen speideraktivitet i området eller i krets for øvrig. Arbeidsgruppen skal bestå av Karl-Erik Onstad, Lars Flateby, lovutvalgets leder Per Vinje og generalsekretær Karen Johanne Strømstad. Prosjektgruppen skal kunne engasjere en

3 lønnet prosjektmedarbeider, og det ses på modeller for hvordan dette kan finansieres. Prosjektet bes etablere standardprosedyrer for nedleggelse, omdisponering av verdier og sikre bistand til kretser med behov for støtte i slike saker. SAK 53/11 INTERNASJONALE SAKER I denne saken rapporterte ICene fra WAGGGS og WOSM, presenterte status for forarbeidet til eventuell norsk søknad om vertskapsrollen for europakonferansene 2016 og rapporten fra Baltic Sea Meeting, 30. oktober - 2. november SAK 54/11 MIDTVEISEVALUERING AV STRATEGIPLANEN I denne saken gjennomgikk styret strategiske mål og delmål i handlingsplanen for å se status for gjennomføringen. Styret ønsker å innlede evalueringsarbeidet på toppledermøtet i Bodø i mars SAK 55/11 SPEIDER-SPORT AL VEIEN VIDERE I denne saken gjennomgikk styret innspill fra styret i Speider-Sport knyttet til ambisjonen om økt omsetning og økt fokus på produktporteføljen som strategisk verktøy for synlighet og vekst. I denne saken ble også et innspill fra Komite speiding om utarbeidelse av tilleggsplagg til speiderskjorte gjennomgått. Speiderstyret har fokus på hvordan butikkdriften og speiderartiklene kan være et støtteverktøy for å oppnå forbundets strategiske mål: Vekst: Synlige speidere med speiderskjorte, synlig speiding i profilplagg, kule produkter som gir intern stolthet Lederkvalitet: Enkelt for ledere å få tak i aktuell litteratur, programmateriell og andre ting speiderbutikken kan gjøre enkelt for ledere Samfunnsansvar: Hvordan vi drifter butikken, engasjement i fairtrade og med samarbeidspartnere Speiderstyret ønsker å bygge opp under økt omsetning og økt fokus på butikkdrift. Administrasjonen bes oppsummere aktuelle organisasjonsmodeller og nødvendige veivalg i lys av en mer offensiv satsing på omsetning av speiderartikler og speiderprofilartikler - med fokus på synlighet av speiding og enkel tilrettelegging for speidergrupper/ledere. Administrasjonen bes utarbeide et konkret forslag til speiderplagg som supplement til speiderskjorte for videre behandling i speiderstyret.

4 SAK 56/11 REVISJON AV RETNINGSLINJER FOR VALGKOMITEEN I denne saken presenterte valgkomiteens leder Knut Slettebak og styremedlem Roald Amundsen forslag til reviderte retningslinjer for valgkomiteen. Saken var aktualisert for å avklare valgkomiteens mulighet til å sette frister i arbeidet og for å presisere hvem som skal finne kandidater til de ulike funksjonene. I forslaget nedenfor betyr bold endring, kursiv er nytt, understrek er sletting: RETNINGSLINJER OM SPEIDERTINGETS VALGKOMITÉ Jfr Valgkomiteen velges av speidertinget og fungerer fram til neste ordinære speiderting.valgkomiteen konstituerer seg selv og setter i samråd med speiderstyretnødvendige frister for sitt arbeid. 2. Valgkomiteen forbereder valg i henhold til lovens 2-5-4, og er ansvarlig for presentasjon av kandidatene på Speidertinget. Kunngjøring om hvilke valg som skal finne sted, skal gjøres kjent for alle medlemmer ledere i god tid, slik at alle ledere skal få anledning til å komme med forslag til kandidater. Det er ikke tillatt å komme med benkeforslag på speidertinget. Forslag til kandidater må fremmes gjennom en av de forslagsberettigede etter lovens Valgkomiteen undersøker hvorvidt den enkelte kandidat er villig til å stille til valg, og sørger for at det foreliger tilstrekkelig antall kandidater til valgene. Komiteen kan selv fremme egne forslag etter at fristen for innsending av forslag er gått ut. 4. Valgkomiteen undersøker de foreslåtte kandidaters valgbarhet, og orienterer fortløpende kandidater om deres kandidatur. Samtidig orienteres kandidatens krets og eventuelt korps om kandidaturet. 5. Valgkomiteen sender speiderstyret en liste over de foreslåtte kandidater og deres svar. Sammen med listen over de foreslåtte kandidater sendes valgkomiteens innstilling på kandidater til de enkelte tillitsverv. Denne listen sendes også til nyvalgt valgkomite. 6. Hvis medlemmer av valgkomiteen blir foreslått som kandidater til valg valgkomiteen innstiller på speiderstyret eller lovutvalget, trer de straks ut av komiteens arbeid. Hvis de svarer nei til det foreslåtte kandidatur, opptar de igjen sitt arbeid i komiteen. 7. Valgkomiteen makulerer sitt materiale etter valget. Justerte forslag til retningslinjer for valgkomiteen legges frem for speidertinget 2012 for behandling. SAK 57/11 LANDSLEIR STAVANGER 2013 I denne saken fikk speiderstyret en orientering av landsleirkomiteen om status for arbeidet så langt. Det ble lagt vekt på profil og kommunikasjonsplan, status for etatenes arbeid og underlag og prinsipper for budsjettarbeidet. Det ble også orientert

5 om samarbeidspartnerarbeidet, og gitt en gjennomgang av prosjektet Patruljen på tur alene et prosjekt støttet av Gjensidigestiftelsen med 2 millioner og med fokus på unge ledere som tar ansvar på tur. Budsjettet vil bli lagt frem til endelig behandling av speiderstyret i januar. Leirkomiteen jobber i henhold til mandat, og ønsker å synliggjøre en leirkontingentstruktur som ivaretar alle roller i leiren og som skal inkludere alt speiderne og gruppene trenger for en bra leiropplevelse. Kontingenten vil også bli sett i sammenheng med tilbudet om transportalternativer til og fra leiren. SAK 58/11 REKRUTTERINGSPROSESS I denne saken gjennomgikk styret status for ansettelse av ny generalsekretær for neste åremålsperiode. Det ble ikke gjort vedtak i saken. SAK 59/11 OPPNEVNINGER Det ble gjort følgende oppnevninger: Erik Hultgren oppnevnes som etatsleder for Forsyning i leirkomiteen for landsleiren Stavanger 2013.