VEDLEGG 1-KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER ANBUDSKONKURRANSE PÅ FRUKT OG GRØNT 16/8661

Transkript

1 VEDLEGG 1-KRAVSPESIFIKASJON OG TILDELINGSKRITERIER ANBUDSKONKURRANSE PÅ FRUKT OG GRØNT 16/8661

2 Innholdsfortegnelse 1 BESKRIVELSE MINIMUMSKRAV KRAV -SERVICE KRAV -KVALITET ERSTATNINGSPRODUKTER, NYE PRODUKTER OG SESONGPRODUKTER SAMDISTRIBUSJON AV VARER ETTERLEVELSE AV SIKKERHETSFORSKRIFTER OG DIREKTIVER I NORGE OG EU E-HANDEL E-HANDELSKATALOG AIVO TILDELINGSKRITERIER PRIS SERVICE KVALITET MILJØ TILBUDSSKJEMA - SPESIFISERING... 7

3 1 Beskrivelse I punkt 2 beskrives minimumskravene. Dette skal dokumenteres, se vedlegg 8 i konkurransegrunnlaget for egenerklæring. Denne egenerklæringen utelukker ikke beskrivelse / dokumentasjon som kreves under de forskjellige kravene i pkt 2-5. Tilbydere som ikke har vedlagt signert egenerklæring og gitt en tilfredsstillende beskrivelse /dokumentasjon i samsvar med kravene i punkt 2-5 vil bli avvist. I punkt 6 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 2 Minimumskrav 2.1 Krav -service Oppdragsgiver har lagt inn kravene i vedlegg 2 Tilbudsskjema Ark 4 - Krav til service. Dette skjema skal fylles ut og vedlegges tilbudet. 2.2 Krav -kvalitet Kvaliteten skal være i henhold til norsk lov og norske forskrifter. Norsk Standard kommer til anvendelse for vareslag hvor slik standard forefinnes. Oppdragsgiver vil spesielt vise til Forskrift for å oppfylle næringsmiddellovgivningen, IK - mat, Forskrift om næringsmiddelhygiene og Matloven. Tilbudte produkter skal være godkjent for bruk i Norge. Leverandøren skal ha varer som er fra rettferdig handel i sitt sortiment. I vedlegg 2 Tilbudsskjema Ark 1 Prisskjema og Ark 3 Krav til produktene er det gitt en beskrivelse på den kvalitet som Oppdragsgiver setter som et minimumskrav. Dette skjema skal fylles ut og vedlegges tilbudet Kvalitetskontroll i avtaleperioden Oppdragsgiver forbeholder seg retten å foreta prøver av produktkvalitet og evt. sende produkter til analyse i avtaleperioden. Dette vil skje i form av stikkprøvekontroller eller ved mistanke om avvik og skal skje for leverandørens regning. 2.3 Erstatningsprodukter, nye produkter og sesongprodukter Når produkter skal skiftes ut skal de ha tilsvarende eller bedre kvalitet, funksjonalitet og pris/rabatt som det produktet som erstattes. Ved ev. nye produktområder skal disse presenteres for anbudsgruppen og nettopriser skal her oppgis. Viser for øvrig til vedlegg 10 Kontrakt pkt. 14 (Priser/prisjustering) og pkt. 9.3 (Endringer i varesortimentet) 3 Samdistribusjon av varer Et av de operative tiltakene i forbindelse med anskaffelsesstrategi for er å se på muligheten til å begrense miljøutslippene ved samdistribuering av varer. På bakgrunn av dette tiltaket har Innkjøpstjenesten en prosjektgruppe som arbeider med å kartlegge miljøgevinster Side -1-

4 og evt. inngå kontrakt(er) med terminaloperatør/distributør på samkjøring av vareleveransene til enhetene i kommunen. Forventet oppstart av ny løsning er siste halvår 2017/første halvår TK forbeholder seg retten til å ha opsjon på at leveransene skal leveres til en samlastingsterminal. Dette vil medføre endringer i leveringsrutinene/-betingelsene til TK. TK s avtalepart på distribusjon vil da være ansvarlig for å distribuere leveransene fra terminalen til kommunens enheter. Det forventes at en endring av distribusjon vil ha en effektivisering som vil gi positiv utslag på prisene. Tilbyder skal iht. tildelingskriteriene pkt oppgi prosentsats for prisreduksjon ved samdistribusjon. Tilbyderen skal beskrive sin status i forhold til å levere til samlastingsterminal i sin besvarelse av tilbudet. 4 Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU Oppdragsgiver skal kun få levert produkter som tilfredsstiller helse, miljø- og sikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko for skade på brukere eller miljøet. 5 E-handel Oppdragsgiver har innført e-handel for alle sine enheter. E-handelssystemet er et verktøy for å effektivisere og rasjonalisere innkjøpsprosessen og skape lojalitet til inngåtte rammeavtaler. Oppdragsgiver har pr. dato en abonnementsavtale med driftsoperatør av e-handelsplattformen, firmaet IBX, Capgemini Procurement Services. Leverandører som Oppdragsgiver inngår rammeavtaler med, må tilpasse seg slik at anskaffelser kan skje via e-handelsplattformen. For produktområdet/tjenesteområdet som omfattes av anbudskonkurransen, skal det i løpet av kontraktsperioden tas i bruk e-handel. Det forventes at leverandører av denne avtalen inngår avtale med operatøren av e- handelsplattformen, og at elektroniske kataloger blir gjort tilgjengelig i henhold til de angitte frister. Disse fristene er satt opp i en samhandlingsavtale som vil være et vedlegg til den ordinære kontrakt som inngås, se vedlegg 11. Ved avvik på samhandlingsavtalen som skyldes leverandøren ved at frister ikke overholdes, vil det ikke bli handlet av valgte leverandør. Frister vil bli satt opp i en samhandlingsavtale i fellesskap mellom Oppdragsgiver og valgte leverandør. Leverandøren må selv dekke alle kostnadene en slik endring vil medføre. Leverandøren plikter etter anmodning fra Oppdragsgiver å identifisere alle tjenester og produkter med et identifikasjonsnummer som kommunen måtte bestemme. Side -2-

5 E-handel via ovennevnte e-handelsplattform stiller en del krav til leverandøren. Informasjon om dette ligger på nettstedet Kostnader og prisliste for leverandøren finnes også på ovennevnte nettsted. Tilbyderen skal beskrive sin status i forhold til e-handel i sin besvarelse av tilbudet. Hvis leverandøren ikke bekrefter at han kan bidra til dette, kan Oppdragsgiver velge å avvise tilbudet. 5.1 E-handelskatalog For å gjøre bestillingene til enhetene så enkelt som mulig er det viktig å ha en katalog på e- handel som er brukervennlig. Med dette menes god produktbeskrivelse og beskrivelse av kvantum for den enkelte anskaffelse. Det skal legges inn næringsinnhold og ingrediensliste. Det skal tydelig fremkomme hva som er A-sortiment (nettoprodukter), B-sortiment (rabatterte produkter), samt hva som er spesialprodukter (økologisk mv). Bilder skal inneholde bilde av det enkelte produkt og det skal tydelig komme frem hva slags produkt det er snakk om på bildet. I katalogen skal bruksområder til produktene beskrives. Hvis leverandøren har flere kataloger for Oppdragsgiver på e-handel, skal en eventuell ny avtale medføre en separat katalog. Oppdatert e-handelskatalog skal sendes oppdragsgiver for godkjenning innen 14 dager før iverksetting av prisjustering, jf vedlegg 10 Kontrakt pkt AIVO Produksjonskjøkkenet bruker datasystemet AIVO for beregning av næringsinnhold og kostnader i måltid. For å kunne benyttes i eksisterende datasystem skal produktinformasjon som næringsinnhold, ingrediensliste og prisinformasjon leveres i filformat Edifact D96 A. Oppdatert prisliste skal sendes oppdragsgiver for godkjenning innen 14 dager før iverksetting av prisjustering, jf 10 Kontrakt pkt Tildelingskriterier Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Deltilbud 1 - ferske og frosne produkter: Deltibud 2 - bearbeidede produkter: Pris 50 % 40 % Service 30 % 20 % Kvalitet 0 % 20 % Miljø 20 % 20 % Side -3-

6 6.1 Pris Vektes med 50 % deltibud 1 og 40 % deltibud 2 Beregning av poeng på pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud. Oppdragsgiver aksepterer ingen form for gebyrer, dette i form av fakturagebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til og innkalkulert i tilbudsprisen Nettoprodukter konvensjonelle Det skal oppgis priser i den rekkefølge som er forespurt i vedlegg 2, ark 1 Prisskjema, kolonne J/K. Prisen skal oppgis i NOK eks. mva. Prisene skal være faste første avtaleår. Viser for øvrig til vedlegg 10 Kontrakt pkt. 14 (Priser/prisjustering) og pkt. 9.3 (Endringer i varesortimentet) Rabatterte produkter Tilbyder skal oppgi rabattsatser for resterende varesortiment som forespurt i vedlegg 2, ark 2 Rabatterte produkter og samdistribusjon, kolonne B-E. Rabatten gjelder for varer som ikke er nettopriset. Tilbyders veiledende prisliste for de etterspurte varegruppene skal vedlegges tilbudet. Ved evaluering av rabatt vil Oppdragsgiver gjøre et uttrekk av sammenlignbare varer fra de veiledende prislistene og sammenligne på nettopris (veiledende pris minus rabatt) Økologisk/kortreist/rettferdig handel alternativer Oppdragsgiver ønsker, i tråd med regjeringens målsetning, å øke andelen bruk av økologiske produkter. Oppdragsgiver har også mål om å øke andel av kortreist og rettferdig handel produkter. Leverandører som tilbyr konkurransedyktige nettopriser på økologiske, kortreist og rettferdig handel produkter som alternativ til konvensjonelle produkter vil bedømmes positivt Prisreduksjon ved samdistribusjon (opsjon) Tilbyder skal oppgi prisreduksjon ved samdistribusjon, jf. pkt. 3 i vedlegg 2, ark 2 Rabatterte produkter og samdistribusjon linje 27, kolonne B. 6.2 Service Vektes med 30 % deltibud 1 og 20 % deltibud 2 Tilbyderen som vurderes til å ha beste løsning på de ulike punktene under vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller for øvrige tilbud Bestillingsfrist Tilbyder skal oppgi bestillingsfrist i forhold til avtalte leveringstidspunkt for produkter som omfattes av avtalen. Side -4-

7 6.2.2 Hastebestillinger Det skal gis mulighet for hastebestillinger, tilbyder skal beskrive rutiner rundt dette og oppgi leveringstid fra hastebestilling til levering Leveringsgrad Tilbyder skal beskrive forventet leveringsgrad på varenivå og ordrenivå. Se vedlegg 10 Kontrakt pkt. 9.7 for definisjon av leveringsgrad. Høy leveringsgrad forventes og vil bli vektlagt. Tilbyder skal beskrive tiltak og kompensasjon til Oppdragsgiver ved manglende oppfyllelse av forventet leveringsgrad. Gode og gjennomførbare tiltak og fornuftig kompensasjon vil bli vektlagt Rutiner for reklamasjon Tilbyders rutiner rundt reklamasjon ved avvik på produktkvalitet skal også beskrives. Leverandør skal tilby faglig opplæring og produktinformasjon til Oppdragsgiver, herunder også lærlinger. Beskriv hvordan kurs/opplæring tilbyder kan tilby og eventuelle kostnader knyttet til dette Kompetanse og erfaring på kontaktpersoner Tilbyder skal i tilbudet angi navn, kompetanse og erfaring på kontaktperson(er). Leverandør skal også oppgi hva en eventuell oppfølging av både store og små enheter vil innebære Rutiner rundt levering Tilbydere skal legge ved en beskrivelse av rutiner rundt levering både til store og små enheter, eksempelvis bruk av lastebærere osv. Her skal også returordninger for emballasje og lastebærere beskrives. 6.3 Kvalitet Vektes 0% i deltilbud 1 og 20 % i deltilbud 2. Ved deltilbud 1 er kvalitetskravene absolutt fastsatt i kravspesifikasjonen. Tilbyderen som vurderes til å ha beste kvaliteten de ulike punktene under vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller for øvrige tilbud Vareprøver Oppdragsgiver vil innhente vareprøver på de tilbudte bearbeidede produktene for å sjekke at de tilfredsstiller de krav som kommunen har satt i konkurransegrunnlaget. Ved vurdering av kvalitet vil de tilbudte produktene bli vurdert i forhold til bla smak, lukt, utseende, kutting, holdbarhet og kvalitet på emballasje. Vurderingene utføres av produksjonskjøkkenet og vil Side -5-

8 være basert på innkjøpsfaglig skjønn. Produktene vil bli gitt score og vektes i forhold til estimert behov/volum. Vareprøver til dette skal leveres tilgjengelig for oppdragsgiver etter forespørsel og kostnadsfritt for kommunen, det estimeres at vareprøvene må leveres tilgjengelig i uke 37/38. Oppdragsgiver kommer tilbake med nærmere informasjon vedrørende hvilke produkter det ønskes vareprøver på, samt når og hvor de skal leveres. Tilbudte produkter skal som et minimum tilfredsstille de krav som er satt i konkurransegrunnlaget. Produktene vil få en score på en skala fra 0 til 10 poeng. Produkt med kvalitet som Oppdragsgiver anser som ubrukbar vil bli gitt 0 poeng. Hvis Oppdragsgiver ved en gjennomgang av produktkvalitet avdekker at flere av produktene ikke innehar tilfredsstillende kvalitet vil Oppdragsgiver forbeholde seg retten til å avvise leverandørens tilbud. Hvis det kun er en liten andel produkter som må skiftes ut grunnet for dårlig kvalitet og/eller at Oppdragsgiver anser de som ubrukbar skal nye produkter leveres til lik eller bedre pris som opprinnelig tilbudt Næringsinnhold bearbeidede produkter Næringsinnhold for bearbeidede produkter skal beskrives i tilbudsskjemaet, vedlegg 2, Ark 1 Prisskjema kolonne O, alternativt kan produktblad legges med (NB, tydelig henvisning til varelinje). Her skal det oppgis hvor stor andel av hver enkelt grønnsak/frukt, salt, vann, krydder og hjelpestoffer det enkelte produkt består av i tillegg til næringsinnhold. 6.4 Miljø Vektes med 20 % deltibud 1 og 20 % deltibud 2 Tilbyderen som vurderes til å ha beste løsning på de ulike punktene under vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller for øvrige tilbud Avfall og ressursutnyttelse Type emballasje som totalt sett brukes for å levere tilbudte varer skal beskrives. Leverandør legger ved plan for håndtering av slik emballasje i avtaleperioden inkludert eventuelle returog gjenvinningsordninger for dette. De avfallskategorier som Oppdragsgiver selv må påregne å avhende og/eller resirkulere, skal beskrives. Miljøvennlig emballasje og gode retur- og gjenvinningsordninger for emballasje bedømmes positivt Distribusjonssystem Tilbyderen skal beskrive hvordan distribusjonssystemet ivaretar lavest mulig miljøbelastning Økologisk Oppdragsgiver har som målsetning å øke bruk av økologiske produkter. Der hvor økologiske produkter er tilgjengelige skal Leverandør oppgi nettopris på økologiske produkter som alternativ til de beskrevne i vedlegg 2 Ark 1 Prisskjema kolonne L. Det skal også beskrives hvilke konkrete tiltak som leverandør vil kunne iverksette overfor Oppdragsgiver for å innfri Side -6-

9 Regjeringens målsetting om økt økologisk forbruk og produksjon i Norge. Bredt utvalg og sikker tilgjengelighet bedømmes positivt Kortreist/Rettferdig handel Det skal også legges ved beskrivelse av i hvilken utstrekning leverandøren har knyttet til seg lokale produsenter av kortreist mat. Tilgjengelighet av rettferdig handel produkter skal også beskrives. Nettopriser for tilgjengelige kortreist og rettferdig handel produkter som alternativ til konvensjonelle nettoprodukt, oppgis i vedlegg 2 Ark 1 Prisskjema i henholdsvis kolonne M og N, hvor disse er tilgjengelige. Bredt utvalg og sikker tilgjengelighet bedømmes positivt. 7 Tilbudsskjema - spesifisering Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 Tilbudsskjema, alle fire arkene skal fylles ut. I spesifikasjonens Ark 1 Prisskjema er det ikke lagt opp til at det skal skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og disse skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. Forside Ark 1 Prisskjema Ark 2 Rabatterte produkter og samdistribusjon Ark 3 Krav til produktene Ark 4 Krav til service Side -7-