Vedlegg 1-Kravspesifikasjon og tildelingskriterier

Transkript

1 Vedlegg 1-Kravspesifikasjon og tildelingskriterier Leie og vask av uniformer og sengetøy m.m. til ansatte/brukere innen helse og velferdssektoren i Trondheim kommune

2 Innholdsfortegnelse 1 Beskrivelse Minimumskrav Krav til uniformer Krav til sengetøy m.m Krav til kvalitet Krav til service Krav til levering Krav til leveringssted Krav til innlegging i hyller og skap Krav til retur Krav til miljø Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU Krav- forsikring Tildelingskriterier Pris Service/levering/retur Kvalitet Miljø Tilbudsskjema - spesifisering... 7

3 1 BESKRIVELSE Oppdragsgiver vil inngå en avtale med leverandør(er) på leie og vask av uniformer og sengetøy m.m. for perioden med opsjon 1+1 år. I punkt 2 beskrives minimumskravene. Dette skal dokumenteres, se vedlegg 8 i konkurransegrunnlaget for egenerklæring. Tilbydere som ikke har vedlagt signert egenerklæring i tilbudet vil bli avvist/forkastet. I punkt 3 gis en utfyllende beskrivelse av hva som vil bli vektlagt under de ulike tildelingskriteriene, samt hvilke krav til dokumentasjon som stilles. 2 MINIMUMSKRAV 2.1 Krav til uniformer Tilbyder må levere bukser, kitler, legefrakker etc. av god kvalitet. De skal leveres i en blanding av bomull og polyester. De skal ha god bevegelighet og være funksjonelle. Foruten dette trenger enkelte enheter legefrakker og eventuelt t- skjorter. Tilbyder må kunne levere uniformer av god kvalitet og funksjonalitet som tilfredsstiller kravene i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Kvaliteten på vaskingen skal være god og utføres i tråd med gjeldende normer og praksis for bransjen. Kitlene må finnes i 2 farger, grønt og blått. Kitlene må ha kort arm, luftig hals, rund med splitt foran. Ingen glidelås eller knapper, men splitt i begge sider nede, for bedre bevegelighet. Kitlene må ha lengde ned til under baken og med brystlomme og to lommer nede foran. Buksene skal være hvite, med strikk i midje og i beina. Behov for t-skjorter er et valg som hver enhet må ta. T-skjorter er satt opp som et tillegg sortiment i vedlagte prisskjema. Disse må også leveres i grønt og blått. Rund hals, kort arm, lengde til under baken. De skal ikke være tilsittende. Uniformene må finnes i alle størrelser og tilpasses ved behov. Det forventes at valgte leverandør tar en kartlegging til alle enhetene om størrelser før oppstart av leveransen. Den samme henvendelsen må skje til legevakta og produksjonskjøkkenet. Det må avtales skriftlig med hver enkelt enhet om omfang og utvalg Krav til levering Alle uniformene skal brettes og legges pent sammen på traller. 3

4 2.1.2 Krav til smittestellefrakker Mansjettene skal være tette mot håndledd og skal ha gode trykknapper bak Fornyelse/utskifting Ved fornyelse og utskifting av bukser ønsker enhetene lommer i buksene til vakttelefon. Kvaliteten på produktene må være på samme nivå som dagens produkter Øya helsehus - tøyautomat Øya helsehus har i dag en tøyautomat som er levert av firma Petter Tellefsen AS som krever en identifikasjonsbrikke. Det er en forutsetning for at de skal kunne benytte avtalen. 2.2 Krav til sengetøy m.m. Tilbyder må kunne levere sengetøy m.m. av god kvalitet og funksjonalitet som tilfredsstiller kravene i henhold til gjeldende lover og forskrifter. Kvaliteten på vaskingen skal være god og utføres i tråd med gjeldende normer og praksis for bransjen Pakking i sekker Det åpnes for at stretchlaken, pasientskjorter, vaskekluter, små frotte håndduker, undertøy kan leveres i nylonsekker. Med dette forventes en rimeligere pris pr. stk på disse produktene. De øvrige produkter skal brettes sammen. 2.3 Krav til kvalitet Tilbyder skal legge ved en skriftlig dokumentasjon på at de tilbudte produktene tilfredsstiller de gjeldende standarder og godkjenningsordninger på vask av tøy som f. eks. Norske Vaskeriers Kvalitetstilsyn eller lignende. Valg av tekstiler vil sannsynligvis påvirke vaske- eller renseprosess og det er viktig at tilbydere tar hensyn til dette ved kjøp av nye uniformer. Vask av tekstiler som skal benyttes i helseinstitusjoner skal følge veilederen IS 1941; Hygieniske krav og retningslinjer for behandling av tekstiler som benyttes i helseinstitusjoner. 2.4 Krav til service Leverandør skal utpeke en fast kundekonsulent for enhetene i kommunen. 2.5 Krav til levering Følgende krav stilles mht. levering: Skal gjennomføre oppdraget med ufravikelige krav til leveranse. Skal gi oppdragsgiver høy prioritet. Levering en gang pr. uke (fast eller ved behov). Tøyet skal leveres helt og rent. Tøyet skal leveres på anvist plass ved enheten. 4

5 2.6 Krav til leveringssted Oppdragsgiver ønsker ett leveringspunkt pr. enhet/pr. hus for hvert av avtaleområdene Enhetene har behov for at uniformer leveres i tilknytning til garderobe, mens sengetøy m.m skal leveres mot brukerne og sannsynligvis til et annet sted. Dersom noen enheter har ønsker/har behov utover dette må dette avtales med enheten og tilbyder kan eventuelt prise dette særskilt. Pr. dato er det kun få enheter i kommunen som benytter flere leveringssted. 2.7 Krav til innlegging i hyller og skap Tøyet skal legges på plass i hyller eller skap til produksjonskjøkkenet. Dersom noen andre enheter ønsker dette må det avtales særskilt og det kan også eventuelt prises i vedlagte skjema. 2.8 Krav til retur Retur skal hentes en gang pr. uke. Returtøyet må pakkes forsvarlig slik at smitte unngås. 2.9 Krav til miljø Oppdragsgiver har høy fokus på miljø. Forurensningsloven og produktkontrolloven er lovgrunnlaget for regulering av kjemikalier i Norge og EUs kjemikalieforordning (REACH) innebærer felles registrering og regulering av kjemikalier. Disse krav må følges. Bruk av kjemikalier som utgjør en alvorlig miljø- og helsefare og som står på Klifs prioritetsliste eller OBS liste skal ikke brukes. Leverandør skal benytte kjøretøy med en bilpark som gir minimalt med utslipp. Leverandør skal ha en tiltaksplan som beskriver hvordan de skal bidra til å bedre miljøet i avtaleperioden. Leverandør skal ha system for dokumentasjon og oppfølging som eksempelvis omfatter utslipp, kjemikalieforbruk, vannforbruk etc. Miljø vil bli fulgt opp i avtaleperioden og kontraktfestes Etterlevelse av sikkerhetsforskrifter og direktiver i Norge og EU Oppdragsgiver skal kun få levert produkter som tilfredsstiller helse, miljø- og sikkerhetskrav i henhold til norske lover og forskrifter og som ikke kan medføre risiko for skade på brukere eller miljøet. Leverandør må i tilbudet dokumentere at de oppfyller kravene ovenfor, jfr. vedlegg Krav- forsikring Leverandør må ha lovpålagte forsikringer og det skal være tegnet en ansvarsforsikring. Leverandør må dokumentere dette i tilbudet ved kopi av forsikringspoliser. 3 TILDELINGSKRITERIER Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. 5

6 Ved evaluering av tilbudene vil det innenfor hvert tildelingskriterium bli gitt en poengscore på Beste tilbud innenfor hvert kriterium vil få 10, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i tilbudene nedover for øvrige tilbud. Poengscoren multipliseres med den angitte vekten og summeres. Tilbudet med høyeste vektede poengsum, vil bli tildelt kontrakt. Tildelingskriterier: Vekting: Pris 50 % Service/levering/retur 30 % Kvalitet 10 % Miljø 10 % Alle punkter som er beskrevet i punkt 3 skal verifiseres av leverandøren. 3.1 Pris Vektes med 50 %. Prisene skal oppgis pr. stk i NOK og være eks. mva. Det skal komme tydelig fram hvordan leverandøren priser de ulike produktene. Priser må oppgis i tilbudsskjema / prisspesifikasjon, vedlegg 2. Inkludert i stk prisen skal alle kostnader ved levering og påslag være inkludert. TK aksepterer ingen form for gebyrer. Dette i form av fakturagebyr, forsikringsgebyr, miljøgebyr, administrasjonsgebyr o.l. Alle avgifter eller gebyrer skal være tatt hensyn til i de prisvilkår som gjelder. Alle oppgitte priser skal være ekskl. mva., fritt levert det enkelte enhet/hus. Dersom noen enheter har ønsker/behov om å levere til flere anviste plasser/etasjer kan tilbyder eventuelt prise dette særskilt. Jfr. pkt 2.6. Dersom noen enheter ønsker at tøyet skal legges i hyller eller skap må dette avtales særskilt og det kan også eventuelt prises særskilt. Jfr. pkt 2.7. Stretchlaken, pasientskjorter, vaskekluter, små frotte håndduker, undertøy etc. skal pakkes i sekker og det skal gis priser i forhold til dette under disse produktene. Beregning av poeng ut ifra pris. Laveste pris vil oppnå maks poengsum, mens det blir gitt en poengscore som gjenspeiler relevante forskjeller i prisen nedover for øvrige tilbud Prisene skal være fast første avtaleår. Det gis med andre ord ikke anledning til å foreta justeringer av prisen før Det oppgitte volum er i tråd med dagens leveranse og er ikke bindende for oppdragsgiver. Det skal ikke foretas endringer i vedlagt prisskjema. Utfylt prisskjema skal være datert, påført firmanavn og signert av en ansvarlig person. Oppdragsgiver vil vite om valg av flere leverandører vil påvirke tilbudet og eventuelt på hvilken måte. 3.2 Service/levering/retur Vektes med 30 %. Det forventes høy service i avtaleperioden. Tilbyder skal oppgi responstid pr. telefon i tilbudet. Den som har kortest responstid får høyest score. 6

7 Leverandør skal også si noe om svinn og avregning. Oppdragsgiver ønsker at leverandør bistår enhetene løpende i forhold til kontroll med varebeholdning. Den tilbyder som har det beste konseptet scorer høyest. Enheter i kommunen kan gå tom for uniformer og sengetøy m. m og i den sammenheng er det behov for hastelevering. Hasteleveringer skal ikke koste enhetene noe ekstra. Tilbyder skal angi leveringstid ved hasteleveringer. Levering og retur skal skje i henhold til de krav som er satt i pkt Kvalitet Vektes med 10 %. Tilbydere må uansett overtakelse av dagens beholdning kunne levere vareprøver på nye produkter. Kvalitet er viktig og må være av samme kvalitet som dagens produkter. Den prosentvise fordeling mellom bomull og polyester på uniformer er en av de avgjørende punkter under kvalitet og må oppgis i tilbudet. Den med høyest prosent bomull scorer høyest. Vareprøver må leveres kostnadsfritt til TK. Vareprøver vil ikke bli returnert, men de kan hentes snarest etter at konkurransen er avsluttet. Ikke hentede vareprøver vil bli kastet. 3.4 Miljø Vektes med 10 %. Punktene nedenfor vektlegges likt. 1. Energiforbruk o dokumentere energiforbruk pr. kg tøy Leverandør bør ha et system for oppfølging av forbruket og de med lavest energiforbruk får høyest score. 2. Vannforbruk o dokumentere vannforbruk mot antall kg tøy som vaskes Vannforbruket påvirker behovet for energi til oppvarming og utslipp av forurenset vann. Lavest forbruk får høyest score. 4 TILBUDSSKJEMA - SPESIFISERING Alle tilbydere skal fylle ut vedlegg 2 Tilbudsskjema, alle 4 arkene skal fylles ut. I spesifikasjonens Ark 1 og Ark 2 Prisskjema er det ikke lagt opp til at det skal skrives inn flere linjer enn de oppsatte, og disse skal fylles ut. Det skal ikke settes inn eller tas ut linjer eller kolonner fra arket eller endre formater. Ark 1 Prisskjema uniformer Ark 2 Prisskjema sengetøy m.m. 7