Digitale politikarar

Transkript

1

2

3 «Finnes det elefanter med ni ben? Like lite sannsynlig er det å tenke seg en riks- eller kommunepolitiker uten en bunke dokumenter.» Sitat frå eit papirseminar i bedriften Design Trykk

4 Gjennomgang av vår løysing Erfaringar Problemstillingar i kjølvatnet av ny teknologi. Konsekvensar for administrasjon og arkiv Nye gevinstar

5 Vindafjord har hatt gradvis utvikling bort frå papirutsending. Starta med politisk vedtak midt i forrige valperiode som meir enn halverte papirutsendingane. Starta med utsending via mail. Faste utvalsmedlemer fekk både papir- og mailutgåve Reint manuell løysing. Innkallingar vart skanna til pdf.

6 Vi er sørgeleg trege..

7 Vi er sørgeleg trege.. Allereie i 2005 hadde vi teknisk løysing på nett, som var forløpar til politikarportal

8 Vi er sørgeleg trege.. Via etablert innsynsløysing kunne vi då lagt ut dokument

9 Frå første formannskapsmøte i ny kommune 2006 hadde vi innsynsløysing som kunne fungert som politikarportal. Kvifor vart den ikkje tatt i bruk meir?

10 «Ja, mine herrer, det er et meget morsomt leketøy. Men noen praktisk betydning får det aldri!». Det sa bankadministrator Borch, etter å ha tatt den første telefonsamtalen på norsk jord i Oppfinner Alexander Graham Bell var selv kommet til Drammen for å vise fram vindunderet

11 Vindafjord si løysing Ferdig kjøpt portal integrert mot sakssystem og SRU (Acos) God og ryddig struktur. God arkivfunksjon Pålogging med Min ID, og tilgangsstyring Lesebrett (IPAD) til alle politikarar og administrasjon. Minimal support. Politikarane har fått bretta til odel og eige Rulla ut til kommunestyre, formannskap og politiske hovedutval

12 Vindafjord si løysing Målsetjing at alle dokument skal vera bretttilgjengelege. PDF-Expert - grunnleggande app som blir brukt Brukarvenleg lav terskel for å ta i bruk Grei å redigere med Har dei fleste funksjonar som trengs. Ikkje innført kommunale epostadresser for politikarane

13 Innføring Skulle vera klart til ny politikarperiode. Blei tatt i bruk like over nyttår Opplæring gitt i grupper på 6-8 personar. IPAD preinstallert. Hjelp til opprette ituneskonto. Hjelp til portalpålogging og pålogging MinID. Hjelp til nedlasting av nødvendig app. Opplæring i bruk av PDF-Expert Totalt 3-5 timar opplæring pr person.

14 Styrke med løysinga vår: Oversiktleg. Tilgangsstyring Integrering/datautveksling Enkel bruk for møtesekretær Rask Lite lokal adminstrasjon

15 Veikskapar med løysinga vår: Einskilddokument i word Kan ikkje skreddersy, fører til improvisasjonar som tar tid Innlogging tar tid Dyr løysing. Lite support låg datatryggleik (ikkje innanfor portalen men på sjølve bretta) Tilgangsstyringa kan verka rigid.

16 Mål vi ikkje har nådd: God nok oppfølging, spesielt av dei som treng det ekstra og varamedlemer Ta ut synergieffektane og utnytta integrasjon mot sakssystem og SRU Testa utviklingspotensiale

17 Det er fullt mogeleg å lage ein papirlaus kvardag for politikarane utan for store investeringar. Sjekk ut kva andre kommunar har gjort Gode gratisløysingar finns.

18 Erfaringar Smertefri innføring Minimalt supportbehov Positive tilbakemeldingar Fungerar godt. Likevel mistanke om at der kan vera problem, men at dei ikkje kjem til overflata.

19 Erfaringar Veldig stor variasjon i bruk. For nokre er det reint lesebrett Andre redigerar, noterar, gular ut sender utkast på mail, og har full oversikt.

20 Endringar Opplever at debattane kan vera meir detaljfikserte. (kan det ha samanhang med at det vert opplevd vanskelegare å skaffe oversikt med brettlesing?) Krav/forventningar til møtesekretærane at dei også arbeider meir «digitalt»

21 Endringar Arbeidsoppgåver forsvinn og nye kjem til (ikkje kopiering og pakking, men meir elektronisk systemarbeid, konvertering av filer, publisering) Større fleksibilitet og mindre stress

22 Endringar for arkivet Styrka fokus og betre kvalitet på elektronisk arkivering. (det lause vedlegget i papir eksisterer ikkje lenger)

23 Endringar for arkivet: Opnar heilt nye mogelegheiter i høve til sakshandsaming og dokumentomgrepet. Dokumentdefinisjon: ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lyding, framsyning eller overføring

24 Vegen vidare: Er det mogeleg å tenkja saksframstilling med klikkbare lenker, videobefaring, lydopptak, 3D animasjonar? Teknologien er der.. Direkte integrasjon til andre system t.d kartdatabasar, innsynsløysingar er berre tasteklikk unna. Planinnsyn