Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket DOKUMENTASJON OG ARKIVER I EN KOMMUNESAMMENSLÅING

Transkript

1 Avdelingsdirektør Espen Sjøvoll, Arkivverket DOKUMENTASJON OG ARKIVER I EN KOMMUNESAMMENSLÅING

2 Hva er arkiv i en kommune i dag? Arkivloven: Kommunale arkiv = dokumenter som blir til som ledd i kommunens virksomhet Dokument = logisk avgrenset informasjonsmengde som er lagret på et medium for senere lesing, lytting, fremvisning eller overføring. Arkiv er både papir og digital dokumentasjon på kommunens virksomhet 2

3 Hva er arkiv? «...Arkivene er kommunenes hukommelse, og det er viktig at denne dokumentasjonen blir ivaretatt på en god måte for ettertiden. Samtidig gir en sammenslåingsprosess spennende muligheter for å tenke nytt når arkivtjenester skal etableres i den nye kommunen». Kommunalminister Jan Tore Sanner 3

4 Veileder om Arkiv i kommunereformen Hva kan kommunen gjøre før vedtak? Hva må gjøre i sammenslåingsfasen? Hva bør gjøres i ny kommune? 4

5 Viktig arbeid for dere i tiden fremover Etablere arkiv for prosjektorganisasjonen (interimkommunen) i sammenslåingsfasen Få oversikt over dagens arkiver Sikre god dokumentasjonsforvaltning i ny kommune Etablere ny arkivtjeneste Etablere arkiver i ny kommune Avslutte eksisterende arkiver (inkl. fagsystemer) 5

6 Riksarkivarens anbefalinger til kommunene Skaffe seg oversikt Dokumenter prosessen (eget arkiv) Tenk helhetlig Arkiv i informasjonsforvaltning og arkitektur Arkiv, personvern og informasjonssikkerhet Involver arkivtjenesten Behov for tilgang til dokumentasjon 6

7 Riksarkivarens anbefalinger til kommunene Sørg for at arkivtjenesten i den nye kommunen har riktig organisering, bemanning og kompetanse til å håndtere den nye kommunens behov Bruk tiden og pengene fornuftig prioriter og sett av midler Bruk kompetansen i de kommunale arkivinstitusjonene Ha en strategi for langtidsbevaring Gjennomfør en evaluering og lag en plan for gjenstående arbeid 7

8 Bruk sammenslåing til å tilrettelegge for fremtiden - Ny teknologi innebærer trusler og muligheter 10

9 Forbrukerteknologi vil bli tilgjengelig for den nye kommunen Programvare gir i dag store muligheter for avansert robotisering som kombinerer avanserte og sammensatte funksjoner. Google, Microsoft, IBM, Apple med fler satser stort på dette Siri er et eksempel 11

10 258 mill Kraftig vekst i bruk av selvbetjening i forvaltningen - Antall pålogginger med ID porten Gjennomsnittsinnbygger over 16 år logget på en offentlig tjeneste nesten 22 ganger i mill. 24 mill. 27 mill. (+14%) 40 mill. (+46%) 52 mill. (+31%) 67 mill. (+28%) 90,6 mill. (+35%) Pålogginger ID porten 2020 Offentlig sektor sender ca 40 millioner brev i året. I 2016 var vi selvbetjent dobbelt så ofte som vi fikk brev. Tilsvarende vekst de neste 4 årene vil gi 258 millioner pålogginger til offentlige tjenester i 202 Kilde: Difi.no 12

11 Bergen kommune i først ute med Software-robot Allerede har Digifrid fått kommunale oppgaver som tilsvarer 12 årsverk. Bergen kommune tror det er store summer å spare etter hvert. 13

12 Kommuner vil ha stort behov for flere hender i fremtiden Kilde: Perspektivmeldingen

13 Rollen til dagens arkivmedarbeidere vil endres radikalt - Konsekvensen av automatisering og robotisering for ulikeyrker Kilde: HR Norge

14 Avsluttende kommentar hva er viktig fremover? Kommunens dokumentasjon og arkiv er fundamental for en velfungerende organisasjon -> Start arbeidet med kommunale arkiv i sammenslåingen allerede nå -> Det finnes mye veiledningsmateriell og miljøer som kan bistå om dere trenger hjelp Digitalisering er kommet for å bli bruk mulighetene en ny kommune gir dere til å legge grunnlag for fremtiden. -> Det skapes enorme mengder informasjon og dokumentasjon - det å sortere ut det som har verdi, vil bli en enda viktigere oppgave enn det noen gang har vært 16

15 Lykke til med ny kommune! 17

16 Spørsmål? Ta eventuelt kontakt med: Espen Sjøvoll Epost: Mobil