Fylkesmannen har handsama klagen som klageinstans, jf. offentleglova 32.

Transkript

1 Sakshandsamar: Turid Måseide Vår dato Vår referanse Telefon: / E-post: Dykkar dato Dykkar referanse Arne Sanden Vedtak i klagesak som gjeld dokumentinnsyn Fylkesmannen fekk saka frå Lærdal kommune den og sendte den tilbake for ny vurdering etter presisering av klagen, jf. forvaltningslova 33. Vi fekk saka på nytt den Vi orsaker den lange behandlingstida. Saka gjeld innsyn i opplysningar om fastlønsutgifter for alle funksjonar i prosjektrekneskapen for attreising og liste over tilsette. Du ønskjer opplysningane i form av eit dokument i excelformat. Fylkesmannen har handsama klagen som klageinstans, jf. offentleglova 32. Vedtak 1. Fylkesmannen stadfestar avslaget som gjeld detaljering i samanstillinga av opplysningar om fastlønsutgifter. 2. Fylkesmannen endrar vedtaket slik at du får innsyn i liste (journal) over fast tilsette for mars 2014, tilsvarande den du tidlegare har fått for februar Fylkesmannen stadfestar avslaget på kravet om etablering av samanstilling i eit særskilt format. Nærare om saka Innsynskravet I e-post har du bedt om innsyn i alle fastlønsutgifter knytt til alle funksjonar som er omtala i prosjektrekneskapen. Du ønskjer namn på alle lønsmottakarar og storleiken på løna til desse personane som er knytt til fastlønsutgiftene i prosjektrekneskapen. I tillegg ber du om status for tilsettingsforholdet i Lærdal kommune for alle lønsmottakarar ved oppstart av prosjektet, det vil seie februar Du ber òg om innsyn i fakturagrunnlaget for art 11961, kommunale eigedomsgebyr for funksjonane og 35300, som er å finne i prosjektrekneskapen. Du har vist til offentleglova 9 som heimel for innsynskravet. Du meiner opplysningane ligg i kommunens rekneskap og lønssystem og at det vil ta 3-5 minutt å hente ut ein rapport som inneheld desse opplysningane. Hovudkontor Landbruksavdelinga E-post: Njøsavegen 2, 6863 Leikanger Fjellvegen 11, 6800 Førde fmsfpost@fylkesmannen.no Telefon: Postboks 14, 6801 Førde Internett: Telefaks: Telefon: Org.nr Telefaks:

2 2/6 Du har bedt om å få rapporten tilsendt elektronisk og i excelformat, jf. offentleglova 30. Du har lagt ved ein rettleiar for rapportgenerering som viser kor lett det er å ta ut denne og andre rapportar i excelformat. Kommunens gjev innsyn Den har kommunen mellom anna gjeve deg ein rapport knytt til art 100 som er fastløn, som viser namn på tilsett og det beløpet som er utbetalt. Du har også fått ein rapport som viser fastløn på alle tilsette i februar Presisering og endring av kravet I ei ny melding skriv du at du med dette har fått avklaring kring dei kommunale avgiftene til avløp og vassforsyning, men elles har fått noko anna enn det du bad om. Du ber kommunen sjå på innsynskravet ein gong til, og du presiserer at du vil ha 1. Ein rekneskapsrapport som viser alle lønsmottakarar som er knytte til fastlønsutgiftene i prosjektrekneskapen. Du presiserer at det betyr at du vil ha ei spesifisering av fastlønsutgiftene i prosjektrekneskapen. Du gjer greie for utvalskriteria og du forklarer med bruk av døme kva rapporten da vil vise. Du understrekar at du vil ha spesifiserte opplysningar for kvar funksjon i prosjektrekneskapen innafor arten 10111, fastløn, for alle funksjonar i prosjektrekneskapen. 2. Ei liste (journal) over fast tilsette i Lærdal kommune per 15. mars 2014, det vil seie tilsette som det er budsjettert med løn for gjennom 2014 i det ordinære driftsbudsjettet som vart vedteke av kommunestyret i desember Du ber på nytt om at kommunen sender deg rapportane elektronisk og i excelformat. Tilbakemelding frå kommunen Kommunen svara den at dei meiner du har fått det du bad om Klage I klagen skriv du at du ikkje har fått det du har bedt om. Du viser til at det er mange funksjonar med fastlønsutgifter i kommunerekneskapet som alle er belasta prosjektrekneskapen med delar av fastlønsutgifter. Du understrekar at du har bedt om innsyn i dei detaljerte fastlønsutgiftene til alle funksjonane, men berre har fått tilsendt nokre få opplysningar knytt til funksjon i rekneskapet, og prosjekt 4222, som du elles ikkje finn forklaringar til. Du har lagt ved ei liste som viser funksjonar med fastlønsutgifter som du ønskjer nærare spesifisert (32 stk). Vidare skriv du at du ikkje har bedt om liste over lønsutbetalingar for februar, men «status på alle lønsmottakarar i høve til tilsettingsforholdet deira til Lærdal Kommune ved oppstart av prosjektet, dvs februar 2014». Du forklarer at du med dette har meint ein journal som viser tilsettingsforholdet til dei lønsmottakarane som er knytte til fastlønsutgiftene i prosjektrekneskapen for attreising, og at du i e-posten har korrigert dette til journal med status for mars månad Du er tydeleg på at dette er meint som ein formell klage. Kommunens vurdering av klagen Kommunen viser til avgjerda , der det går fram at dei meiner at du har fått dei opplysningane du har bedt om. Ved oversending av klagen, skriv kommunen at dokumenta ikkje kan framskaffast utan samanstilling av fleire dokument. Tillegg til klagen Du har sendt Fylkesmannen ei melding , der du har gjort nærare greie for innsynskravet. Du understrekar at du ønskjer innsyn i dei detaljerte fastlønsutgiftene for alle

3 3/6 funksjonar (32 stk) i prosjektrekneskapet og eit oppsett ( journal) som viser alle fast tilsette i Lærdal kommune per mars Du vil ha opplysningane kring fastlønsutgiftene i form av eit dokument i excelformat. Fylkesmannen ber deg om å presisere klagen I brev har vi bedt deg presisere klagen slik at det går klart fram om du har fått dei opplysningane du har bedt om, eventuelt kva opplysningar du har bedt om som ikkje går fram av den dokumentasjonen du har fått frå kommunen. Du vert informert om at dersom du har fått alle dei opplysningane du har bedt om, legg vi til grunn at klagen berre gjeld at du ikkje har fått opplysningane i det formatet du har bedt om. Presisering av klagen I e-postmelding går det tydeleg fram at klagen både gjeld at du ikkje har fått dei opplysningane du har bedt om, og at du ikkje har fått opplysningane i excelformat slik du ønskjer. Ny vurdering av klagen i kommunen Kommunen viser til at du har fått ein rapport knytt til art 100 som er fastløn. Den viser namn på tilsett og beløpet som er utbetalt. Dei meiner du med dette har fått opplysningar om lønsutgifter knytt til alle funksjonar som er omtala i prosjektrekneskapen, spesifisert slik du har bedt om. Kommunen viser vidare til at du har fått ein rapport som viser fastløn på alle tilsette i februar 2014, slik dei forstod det innsynskravet du sette fram Kommunen ser at du har endra kravet til å gjelde journal over faste tilsette per som det er budsjettert løn for gjennom 2014 i det ordinære lønsbudsjettet. Kommunen har opplyst om at det ikkje var endringar frå februar til mars, slik at opplysningane ligg i den rapporten du allereie har fått. Kommunen held derfor fast at du har fått dei opplysningane du har bedt om. Kommunen held fast på at du ikkje har rett til innsyn i excelformat, men stadfestar at den framgangsmåten for uthenting av rapportar som du har lagt ved klagen i hovudsak er rett. Kommunen forklarer at det å sende ei fil per e-post er eit val i rapporteringssystemet. Da genererer systemet ei Word-fil som standardfil automatisk. Denne må dei overføre til Acos som er kommunens sakssystem. All korrespondanse skal leggast i Acos for arkivering. Filer som ligg i Acos vert normalt konvertert til arkivformat av arkivsystemet når kommunen sender filene ut elektronisk. Arkivformatet er PDF. Merknader til dette Du har i meldinga til Fylkesmannen kome med merknader til kommunens nye vurdering av klagen. Det går mellom anna tydeleg fram at du framleis meiner at du ikkje har fått dei opplysningane du har bedt om. Regelverk Fylkesmannen er klageinstans for saker som gjeld kommunale eller fylkeskommunale avgjerder etter offentleglova, jf. offentleglova 32. Fylkesmannen kan ved klagehandsaminga prøve alle sider ved vedtaket, også kommunens skjøn, jf. forvaltningslova 34. Hovudregelen om innsyn går fram av offentleglova 3: Saksdokument, journalar og liknande register for organet er opne for innsyn dersom ikkje anna følgjer av lov eller forskrift med heimel i lov. Alle kan krevje innsyn i saksdokument, journalar og liknande register til organet hos vedkommande organ.

4 4/6 Dokument og saksdokument er definert i offentleglova 4. Med dokument er meint ei logisk avgrensa informasjonsmengd som er lagra på eit medium for seinare lesing, lytting, framsyning, overføring eller liknande. Om kva som er eitt og same dokument, viser vi til Ot.prp.nr. 102 ( ) side 120: Kva som utgjer éit dokument, må avgjerast ut frå kva som utgjer ei logisk avgrensa informasjonsmengd. Det avgjerande vil vere kva informasjon som innhaldsmessig høyrer saman. Om for eksempel eit brev med vedlegg utgjer eitt dokument eller om vedlegga utgjer separate dokument, kan derfor ikkje avgjerast på generelt grunnlag. Saksdokument for organet er dokument som er komne inn til eller lagde fram for eit organ, eller som organet sjølv har oppretta, og som gjeld ansvarsområdet eller verksemda til organet. Eit dokument er oppretta når det er sendt ut av organet. Dersom dette ikkje skjer, skal dokumentet reknast som oppretta når det er ferdigstilt. Informasjon som eit offentleg organ har gjeve tilgang til etter offentleglova, kan brukast til eitkvart formål dersom ikkje anna lovgjeving eller retten til ein tredjeperson er til hinder for det. Dette er slått fast i offentleglova 7. Innsynsorganet har ikkje høve til å krevje opplysningar om kva som er føremålet. Retten til innsyn er som den klare hovudregel avgrensa til å gjelde dokument som eksisterer på det tidspunktet det vert kravd innsyn. Dette inneber at eit forvaltningsorgan som hovudregel ikkje har plikt til å utarbeide nye dokument på bakgrunn av eit innkome innsynskrav. Etter offentleglova 9 vil organet likevel ha plikt til å etablere et nytt dokument dersom dette er nødvendig for å etterkome eit innsynskrav, såframt dokumentet kan etablerast ved å lage ei samanstilling av opplysningar som er lagra i databasane til forvaltningsorganet, og samanstillinga kan lagast med enkle framgangsmåtar. Plikta til å etablere nytt dokument gjeld berre for opplysningar som er omfatta av hovudreglane om innsynsrett i offentleglova 3 og 4. Regelen i 9 vil berre gjelde dersom organet har dataverktøy som kan etablere samanstillinga, og det einaste organet må gjere for å få samanstillinga etablert, er å gi enkle kommandoar, til dømes enkle skildringar av kva resultat vi ønskjer. Dersom det trengst meir tidkrevjande operasjonar frå sakshandsamarane, vil det ikkje vere plikt til å etablere slike samanstillingar. I rettleiaren til offentleglova er det på side 44 nemnt døme på slike samanstillingar. Offentleglova 30 regulerer korleis organet skal gje innsyn: Organet fastset ut frå omsynet til forsvarleg saksbehandling korleis eit dokument skal gjerast kjent. Det kan krevjast papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet. Hos verksemder som er omfatta av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF) om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor, og hos andre verksemder der det er fastsett av Kongen i forskrift, gjeld retten til kopi alle eksisterande format og språkversjonar. Retten til kopi gjeld ikkje format eller versjonar av eit dokument som er allment tilgjengelege. Kongen kan gi forskrift om at retten til elektronisk kopi ikkje skal gjelde for dokument som ein tredjeperson har immaterielle rettar til, og for dokument der det er påkravd av arkivtekniske omsyn. Når verksemder som er omfatta av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF) om vidarebruk av informasjon frå offentleg sektor, gir innsyn i informasjon som det knyter seg immaterielle rettar til, skal organet, dersom det har kjennskap til det, opplyse om kven som er innehavar av rettane, eller kva lisenshavar organet har fått informasjonen frå. Dette gjeld likevel ikkje når det er klart unødvendig å gi slike opplysningar. Kongen kan fastsetje i forskrift at føresegnene i leddet her også skal gjelde for verksemder som ikkje er omfatta av EØS-avtalen vedlegg XI nr. 5k (direktiv 2003/98/EF).

5 5/6 I Ot.prp.nr. 102 ( ) går det fram i merknaden til 30, på side 151, at elektronisk kopi omfattar både at dokumentet vert sendt på e-post og at det vert kopiert til diskett eller eit anna medium. Fylkesmannens vurdering Det første vi må ta stilling til er om kommunen har gjeve innsyn i dei opplysningane du har kravd innsyn i, eventuelt om du har rett til innsyn i dei opplysningane du ikkje har fått. Spesifisering og detaljering av opplysningane om fastlønsutgiftene Det går fram av e-postmelding at du ønskjer opplysningane om fastlønsutgiftene spesifiserte på funksjon og detaljerte ned til bilagstekst og mva-kode. Kommunen har ved oversending av klagesaka opplyst at dei dokumenta du ønskjer ikkje kan framskaffast utan samanstilling av fleire dokument. Vi har kontakta kommunen per telefon for nærare opplysningar om framgangsmåten dersom dei skal lage ei samanstilling av dei opplysningane du har bedt om. I telefonsamtale har kommunen opplyst at det er er mogleg å hente ut rapportar frå rekneskapssystemet som viser samlesum på kontonivå, men at meir detaljering krev at sakshandsamar går inn på kontonivå, noko som vil vere svært tidkrevjande. Kommunen seier at det ikkje går an å hente ut ein rapport som viser alle dei opplysningane du ønskjer. Regelen i 9 gjeld berre så langt organet har dataverktøy som kan etablere samanstillinga, og det einaste organet må gjere for å få samanstillinga etablert er å gi enkle kommandoar, til dømes enkle skildringar av kva resultat vi ønskjer. Dersom det trengst meir tidkrevjande operasjonar frå sakshandsamarane, vil det ikkje vere plikt til å etablere slike samanstillingar. Vi forstår det slik at Lærdal kommune med dei rapportane du har fått, har imøtekome innsynskravet med samanstillingar så langt det teknisk let seg gjere. Vi legg til grunn at kommunen ikkje pliktar å lage ein meir detaljert rapport, sidan det vil krevje meir tidkrevjande operasjonar frå ein sakshandsamar. Vi har derfor stadfesta kommunens vedtak på dette punktet. Liste over fast tilsette Vi legg til grunn at du har fått liste (journal) over fast tilsette i Lærdal kommune per februar 2014, slik du først bad om. Etter dette har du bedt om å få liste (journal) over fast tilsette i Lærdal kommune per mars Det har du ikkje fått, men kommunen har opplyst om at det ikkje var endringar frå februar til mars, slik at dei opplysningane du har bedt om ligg i den rapporten du allereie har fått. Fylkesmannen legg til grunn at ei liste som viser fast tilsette på eit bestemt tidspunkt, er «dokument» og «saksdokument for organet» etter definisjonane i offentleglova 4. Vi legg vidare til grunn at lister som viser fast tilsette på ulike tidspunkt, er ulike dokument. Kommunen har vurdert at du kan få innsyn i liste for februar Dei opplyser òg at innhaldet i tilsvarande dokument for mars 2014 vil vere det same som i det dokumentet du har fått. Det er etter vår vurdering ikkje avslagsgrunn at innhaldet i det dokumentet du ønskjer innsyn i er det same som i eit du allereie har fått innsyn i. Fylkesmannen har kome til at vi må endre kommunens vedtak på dette punktet. Format Det neste spørsmålet er om du har rett til å få tilgang til dei samanstilte opplysningane i Excelformat. Dette er eit spørsmål om korleis kommunen skal gje innsyn, jf. offentleglova 30. Utgangspunktet er at organet sjølv avgjer korleis dei skal gje innsyn. Etter føresegna kan det krevjast papirkopi eller elektronisk kopi av dokument som ikkje er unnateke offentleg innsyn. Retten til kopi gjeld alle eksisterande format, jf. 30 andre setning og EØS-direktiv

6 6/6 2003/98/EF art. 1, nr. 1. Med elektronisk kopi er meint at dokumentet vert sendt per e-post eller kopiert til eit elektronisk lesbart medium. Ved innsynkravet som gjeld samanstilling av opplysningar frå databasar, pliktar forvaltningsorganet å etablere eit nytt dokument, dersom vilkåra i 9 er oppfylt. I denne saka har kommunen gjort det. Du har rett til å krevje papirkopi eller elektronisk kopi av dokumentet og har bedt om elektronisk kopi. Det har du fått ved at dokumentet er sendt til deg per e-post, slik du har bedt om, ikkje i anna elektronisk format, som til dømes på ein minnepinne. Den elektroniske kopien er i det elektroniske arkivformatet PDF, ikkje excel, slik du har bedt om. Vi kan ikkje sjå at du ved innsyn etter offentleglova kan krevje å få elektronisk kopi av eit offentleg dokument i redigerbart format. Det bør tvert om gå fram av kopien at det er ein kopi, og det bør ikkje vere mogleg å redigere eller manipulere innhaldet i eit dokument som kjem frå eit offentleg organ. Vi har derfor stadfesta kommunens vedtak på dette punktet. Vedtak 1. Fylkesmannen stadfestar avslaget som gjeld detaljering i samanstillinga av opplysningar om fastlønsutgifter. 2. Fylkesmannen endrar vedtaket slik at du får innsyn i liste (journal) over fast tilsette for mars 2014, tilsvarande den du tidlegare har fått for februar Fylkesmannen stadfestar avslaget på kravet om etablering av samanstilling i eit særskilt format. Vedtaket er endeleg og kan ikkje klagast på, jf. forvaltningslova 28 tredje ledd. Med helsing Gunnar O. Hæreid ass. fylkesmann Anne Kristin Eitungjerde juridisk sjef Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrifter. Elektronisk kopi til: Lærdal kommune