Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan.

Transkript

1 Retningslinjer, Utdanningsforbundet April 2016 Retningslinjer for bruk av kontingentmidler på lokalplan. Retningslinjene er vedtatt av sentralstyret og skal være til hjelp for lokallagene i bruken av kontingentmidler og regnskapsførsel. Retningslinjene har til hensikt å skape en mer likeverdig og målrettet ressursbruk i organisasjonen. Innledning Hensikten med disse retningslinjene er å hjelpe lokallagsstyrene til å få en ressursbruk som er i tråd med tildeling og overordnede mål for organisasjonen. Landsmøtene har uttrykt klare intensjoner om å styrke lokallagsnivået og spesielt arbeidsplassnivået. Lokalleddet har de siste årene blitt styrket økonomisk og landsmøtet i 2006 la føringer om at driftsmidlene i stor grad måtte komme arbeidsplassnivået til gode. Representantskapet har videre i sitt vedtak i sak 6/13 og 8/16 lagt en økonomisk føring for aktiviteten ved å si at alle lokallag bør bruke midler på klubbnivå, minimum tilsvarende 70 kroner per medlem (2016-nivå). Den årlige tildelte budsjettrammen for lokallaget skal brukes til å ivareta medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår, interesser i profesjonsfaglige og utdanningspolitiske spørsmål. I tillegg har lokallaget ansvar for å skape møteplasser for å styrke medlemsengasjementet og medlemmenes innflytelse i organisasjonen. Det er av avgjørende betydning at lokallagsstyret tar ansvar for å skape møteplasser for større og mindre medlemsgrupper, da spesielt for medlemmer uten klubbtilbud, men også samlinger på tvers av grupper på lokalplan. I dette arbeidet vil det være aktuelt med forskjellige virkemidler, og det enkelte lokallag må vurdere hvordan de best kan sikre en kontinuerlig oppfølging av både medlemmer og tillitsvalgte. Dette kan være medlemsmøter, klubbmøter, samling for arbeidsplasstillitsvalgte og møter for medlemmer på arbeidsplasser uten klubb. Når lokallaget fordeler ansvar og oppgaver, bør de vurdere om de skal oppnevne et styremedlem som kontaktperson for medlemmer uten klubbtilhørighet. Lokallagenes egenkapital er begrenset etter 35 % -regelen. Landsmøtet har vedtatt at fylkeslagene skal ta fullt ansvar for all regnskapsføring og lønnsinnberetning for lokallagene. Likevel må lokallaget ha fullt fokus på dokumentasjonsplikt og regler for lønnsinnberetning. Fylkeslaget vil anvise rutiner for innsending av bokførings- og lønnsbilag. Fylkeslaget har rett og plikt til å veilede lokallagene med hensyn til bruk av kontingentmidlene.

2 2 Forvaltning og bruk av kontingentmidlene Prinsipper for bruk av kontingentmidler Landsmøtet fastsetter fordelingen av kontingentmidler mellom nivåene i Utdanningsforbundet. Landsmøtet vedtok en fordeling som innebærer at lokallagsnivået inkl. Oslo forvalter ca. 29,0 % av kontingentmidlene. Representantskapet fastsetter prinsippene for fordeling av kontingentmidlene innad på nivåene. Fordeling av ressursene er ment å være slik at alle lokallag i utgangspunktet skal ha mest mulig like arbeidsvilkår. Tildelingen til lokallagene omfatter både driftsmidler og frikjøp. Når en så stor og økende andel av Utdanningsforbundets midler går til lokallagsnivå, er det uttrykk for en bevisst prioritering av dette nivået fra landsmøtets side og det forventes at kontingentmidlene forvaltes på en nøktern og målrettet måte. Som for andre nivå i organisasjonen, må bruken av midlene gjenspeile respekt for medlemmenes kontingentmidler. Lokalplan med klubbnivå (ekskl. lokallagsressurs Oslo) sin andel av kontingentmidlene utgjør 27,8 % i perioden Gjennom kontingentfordelingen mellom fylkes- og lokallagsplan er kostnadene ved fylkeslagenes ivaretakelse av medlemmene i fylkeskommunal område, samt kostnader fylkeslaget har ved administrasjon av regnskap, lønnsinnberetning og revisjon for lokallagene ivaretatt. Dette skal derfor ikke kompenseres på annen måte. Ut fra vedtekter og andre vedtak på landsmøtet kan følgende overordnede mål for ressursbruk formuleres: Ivareta medlemmenes lønns- og arbeidsvilkår Ivareta medlemmenes interesser i profesjonsfaglige og utdanningspolitiske spørsmål Styrke medlemsengasjementet Styrke kompetansen til de tillitsvalgte på arbeidsplassen Sikre tid til tillitsvalgtsarbeidet på lokalplan Representantskapet (REP 6/13) har gjort vedtak om å regulere adgangen til å overføre egenkapital fra ett år til et annet. Lokallaget kan pr 31.12, ha en egenkapital i balansen som maksimalt utgjør 35 % («35 % regelen») av regnskapsårets kontingentinntekt. Egenkapital under kr berøres ikke. Denne rammen vil sikre lokallagene en tilstrekkelig likviditet. Begrunnelsen for vedtaket er å stimulere til bruk av oppsparte driftsmidler i lokallagene til relevante organisasjonsformål, samt mulighet til å omfordele overskuddsmidler til lokallag med spesielle behov. Det er ikke adgang til å gjøre avsetninger til ymse formål, med unntak av gjelds- og kostnadsføring av ikke fakturert gjeld (bl.a. frikjøpskrav). Innkjøp av materiell og utstyr vil ordinært bli kostnadsført direkte over drift i lokallagene. Ved anskaffelser av stor verdi kan det være aktuelt å aktivere innkjøpet i balansen, for så å avskrive det over tre år, det må da konfereres med fylkeslaget. Unntak gjelder også for lokallag som ikke avholder årlige årsmøter. Forventet årsmøtekostnad skal fordeles jevnt over regnskapsårene. Slike poster i balansen vil være skjermet mot 35 % - regelen.

3 3 Eventuelle overskuddsmidler etter 35 % - regelen skal innbetales til fylkeslagene, som i samråd med lokallagene, vil omfordele til det beste for lokallagene i sitt fylke. All økonomisk virksomhet i et lokallag, skal gjenspeiles i lokallagets regnskap. Det er ikke anledning til å opprette eller skille ut lokallagets økonomiske midler i selvstendige regnskapsførende enheter, som klubber, stiftelser eller andre organisasjonsenheter. Dersom lokal- eller fylkeslag kjenner til at det eksisterer bankbeholdninger i klubber eller andre organisasjonsenheter lokalt, og som er finansiert med kontingentmidler, så ber vi om at disse kontiene blir avsluttet og overført lokallaget. Budsjett-/økonomiarbeid Det vises til vedtektene for Utdanningsforbundet, 62.1 til 62.4: 62 LOKALLAGSSTYRETS OPPGAVER Lokallagsstyret skal: 62.1 lede virksomheten i lokallaget i årsmøteperioden utarbeide budsjett disponere lokallagets midler innenfor rammen av vedtekter og vedtak i overordnede organer hvert år legge fram for fylkesstyret årsmelding og regnskap. Regnskapet skal være revidert av offentlig godkjent revisor. Alle lokallag må sørge for at de er registrert med et selvstendig organisasjonsnummer i Brønnøysundregisteret. Dette er en forutsetning i forhold til kundeforhold i bank, samt til lønnsinnberetningsrutiner og krav fra enkelte leverandører. Lokallagene kan be fylkeslagene om bistand i forbindelse med registreringen i Brønnøysundregisteret. Bankkonti skal aldri registreres i navnet til en tillitsvalgt. Lokallaget kan alternativt, i samråd med fylkeslaget, registrere bankkonti under fylkeslagets organisasjonsnummer. Når slike avtaler krever prokura eller signatur, må dette gjøres i samarbeid med fylkeslaget. Regnskapsførsel Etter vedtak på landsmøte 2009 er det fylkeslagene som har ansvar for regnskapsførsel og lønnsinnberetningen i lokallagene. Lokallagene må fortsatt ha fokus på plikt til regnskapsdokumentasjon og regler for lønnsinnberetning i nært samarbeid med fylkeslagene. Fakturaer, utlegg, lønnsbilag og øvrige originalbilag må sendes fylkeslaget omgående. Ordningen med at fylkeslagene utfører regnskapsføring og lønnsinnberetning vil gi de fleste lokallag en fordel ved at regnskapene ajourføres fortløpende, og alle forhold blir ivaretatt på en profesjonell måte. Ved behov har fylkeslaget har rett og plikt til å veilede lokallagene i bruken av kontingentmidlene. Fylkeslaget må gi lokallagene løpende oversikt over ajourførte tall fra regnskapet. Fylkeslaget kan eventuelt gis fullmakt til bruk av bankkonto og overta arbeidet med utbetalinger for lokallaget.

4 4 Innkjøp av utstyr og materiell vil normalt utgiftsføres direkte over drift i et lokallag. Det må føres en liste over IKT- og kontorutstyr av en viss verdi. Listen må ajourføres mht. utstyr som avhendes. Det må også framgå hvor gjenstandene er plassert, særlig dersom de er på hjemlån. Når det gjelder attestasjons- og anvisningsrutiner, må lokallaget ha enkle og klare rutiner. Det som er viktig, er at det er to bemyndigede personer som godkjenner utbetalingsbilag (attestasjon og anvisning). Dersom lokallaget selv står for betalingsfunksjoner og bankadministrasjon, er det naturlig å bruke en separat nettbankfunksjon. Hvis det er praktisk mulig, bør det legges inn krav om kontrasignatur på bankutbetalinger, slik at alle manuelle eller nettbankgenererte utbetalinger er underskrevet av to kontodisponenter. Dette betyr at ingen utbetalinger skjer uten at 2 personer har godkjent dette i banken. Økonomisk ansvar Lokallagsstyret har ansvar for lokallagets økonomi, både overfor offentlig lov- og regelverk og Utdanningsforbundets interne vedtekter og retningslinjer. Lokallagsleder skal forløpende sørge for at lokallagsstyret er orientert om regnskapsstatus i budsjett og likviditetssituasjonen i lokallaget. Økonomiske prioriteringer skal styrebehandles og styret skal sørge for at Utdanningsforbundets overordnede mål for ressursbruk blir fulgt. Lokallagets budsjett vedtas på årsmøte og årsregnskap legges fram for årsmøte påfølgende år. Regninger/fakturaer Fakturaer attesteres og anvises før utbetaling. Lokallagsleder eller nestleder må attestere regningene og kontrollere at de er tråd med bestilling mht. priser, antall, totalbeløp, garantirett mv. Regningen må umiddelbart sendes til fylkeslaget for bokføring, alternativt for utbetaling hvis dette er avtalt. Innkjøp Innkjøp skjer i samsvar med planer/budsjett. Ved store innkjøp må man innhente flere tilbud, og veie dem opp mot kvalitet/pris. Lokallaget bør undersøke muligheten for å nyttiggjøre seg innkjøpsavtaler i fylkes- eller sentralleddet, evt. hos kommunen/arbeidsgiver. Innkjøp ut over budsjett må bare skje etter behandling i lokallagsstyret. Reiser, reiseregninger og godtgjøringer Her er regelen at man må prøve å reise rimeligst mulig. Undersøk med fylkeslaget, evt. kommunen/arbeidsgiver om de har rabattordninger med reiseselskap som lokallaget kan benytte.

5 5 Ved utfylling av reiseregning må alltid dokumentasjonsplikten oppfylles. Fullt navn, adresse, formål, reisestrekning (til-fra adresse), evt. andre reelle opplysning må med. Ved bruk av bil, må reiserute og adresse for start- og stoppested angis. Eventuelt hotell må angis med navn og adresse. Ved alle personlige utlegg, med unntak av offentlig buss/tog/trikk/ferge, er det plikt til å legge ved originalregning. Reiseregningen må underskrives av den enkelte. I tillegg må reiseregninger alltid attesteres av en annen enn den som har foretatt reisen. Der ikke annet er bestemt, følges Statens reiseregulativ. Utbetalinger Alle utbetalinger skal foregå over bank og på grunnlag av dokumentert originalbilag. Hvis tillitsvalgte har hatt utlegg på vegne av lokallaget, må dette refunderes i etterkant og ikke dekkes via forskuddsrutiner. Bruk av debetkort (Bank Accept) som direkte belaster lokallagets konto, eller kredittkort der lokallaget er betalingsansvarlig, kan ikke aksepteres. For å unngå å måtte legge ut på vegne av lokallaget, anbefales det at lokallagene i størst mulig grad får leverandører til å sende faktura på alle typer innkjøp og utlegg. Hvis dette ikke er mulig, må det legges ut for utgiften. Dette kan evt. gjøres ved bruk av kredittkort med personlig betalingsansvar. Lokallaget vil normalt kunne refundere beløpet i god tid før forfall på kredittregningen. Det er mulig å få utstedt personlig kredittkort (uten kortavgift) gjennom Utdanningsforbundets avtaler. Hvis lokallaget skifter bankkonto, må det gis umiddelbart beskjed om dette til økonomiseksjonen i Utdanningsforbundet sentralt. Meldingen må gis i brevs form, signert av to tillitsvalgte i lokallaget, og med kopi til fylkeslaget. Rett konto er viktig med hensyn til refusjon av kontingentmidler. Lokallagene har ansvar i å bistå i arbeidet med å skape aktivitet på arbeidsplassnivået. I den forbindelse har representantskapet vedtatt (REP 08/16) at alle lokallag bør bruke midler på klubbnivå, minimum tilsvarende 70 kroner per medlem (2016-nivå). Når lokallaget gir slik økonomisk tilskudd, må også dette skje som en etterskuddsvis refusjon etter originalbilag eller betaling av innkomne regninger. Udokumenterte utbetalinger må ikke forekomme. Lokallagene bør utarbeide klare retningslinjer overfor arbeidsplasstillitsvalgte for hvordan dette skal håndteres. Årsregnskap, budsjett Årsregnskap og budsjett følger kalenderåret. Revidert årsregnskap og budsjett skal behandles i årsmøte, og deretter fremlegges for fylkeslaget. Revisjon Organisasjonen forutsetter at fylkeslagets revisor har ordinært revisjonsansvar også for lokallagene. Dette er noe det enkelte fylkeslag må iverksette. En slik ordning vil innebære en helhetlig og profesjonell revisjonsbehandling og skal være kostnadsfri for lokallagene (se over)

6 6 Frikjøp organisasjonstillitsvalgte Avtaleverket regulerer rettigheter til permisjoner. De forskjellige hovedavtalene gir rett til tjenestefri med lønn for mange av de oppgavene tillitsvalgte utfører. Det er viktig å kjenne til dette før kontingentmidler brukes til frikjøp. For alle lokallag og for alle klubber med 47 medlemmer eller mer, har landsmøtet vedtatt en frikjøpsordning. Denne ordningen finansieres sentralt og den frigjorte tiden skal benyttes til organisasjonsarbeid og ikke oppgaver som gir rett til tjenestefri med lønn. Det kan i tillegg til dette være aktuelt for lokallaget å frikjøpe tillitsvalgte til oppgaver som ikke gir rett til tjenestefri med lønn. Det kan da søkes om tjenestefri uten lønn. Lokallaget bør inngå en avtale med arbeidsgiver der den tillitsvalgte får utbetalt full lønn og arbeidsgiver får refundert kostnadene fra organisasjonen. Hvis man går inn på: finner man regneark med veiledning som kan brukes for å beregne refusjonskravet. Dette omfatter lønn, feriepenger, arbeidsgiveravgift og pensjonsinnskudd. Lokallaget må være bevisste når det gjelder disponeringen av den tiden organisasjonen betaler for. Denne tiden skal brukes til organisasjonsarbeid og ikke oppgaver som etter avtaleverket gir rett til tjenestefri med lønn. Utdanningsforbundet anbefaler at en i større grad benytter slike midler til å frikjøpe tillitsvalgte eller medlemmer med spesiell/nødvendig kompetanse for kortere tidsrom - når det er behov for å få utført bestemte arbeidsoppgaver. Slike ordninger må komme i stand i samarbeid med arbeidsgiver slik at det ikke skaper unødvendige vansker for arbeidsplassen. Ved avtaler med arbeidsgiver om slike korttids-frikjøp bør dagsatser benyttes: lønn og sosiale kostnader/260 dager Alle frikjøpsordninger gjelder bare frikjøp innenfor 100 % stilling. Utregninger basert på overtidsordninger kan ikke godtas. Mange lokallag har inngått lokale avtaler om frikjøp med en høyere frikjøpsprosent enn frikjøpsmidlene skulle tilsi. Dette med bakgrunn i et stipulert omfang av retten til permisjon med lønn, hjemlet i hovedavtalene for å delta i møter og kurs. Utdanningsforbundet stiller seg positivt til slike avtaler, der partene er enige om slike ordninger. Lønns- og kompensasjonsordninger for tillitsvalgte. Representantskapet har vedtatt retningslinjer som inneholder rammer for kompensasjonsordninger til dekning av lønnstap for tillitsvalgte med permisjon uten lønn, helt eller delvis, samt godtgjøring for tillitsverv som medfører særskilt ansvar og stort arbeidspress. I tillegg til dette, ordninger for utgiftsdekning i utøvelsen av vervet. Disse omfatter lokallagene. Det vises her til egne retningslinjer med utfyllende kommentarer. Om lønnsinnberetning, skatt og avgiftsberegning Det er fylkeslaget som formidler utbetaling av lønnsytelser for lokallagene gjennom det sentrale lønnssystemet. Lønnsinnberetning, innbetaling av skatt og arbeidsgiveravgift for ytelser til lokallagene skjer i det sentrale lønnssystemet. Det er

7 7 likevel viktig at lokallagene kjenner til hovedtrekkene på disse områdene. På skatteetatens hjemmesider finner dere brosjyren "Skatt for frivillige og ideelle organisasjoner". Denne gir mange relevante opplysninger når det gjelder lønn, godtgjøring, gaver osv. Det er viktig at lønnsinnberetning, avgiftsberegning og skattlegging av ytelser skjer på en korrekt måte. Relevante områder i Utdanningsforbundet (se også Retningslinjer for kompensasjon og godtgjøringer for tillitsvalgte, samt kommentarutgave): Lønnsytelser er alltid arbeidsgiveravgiftspliktige. På lokallagsnivå kan dette evt. omfatte kompensasjon for tap av inntekt for tillitsvalgte, godtgjøring til tillitsvalgte i store lokallag. Møtehonorarer for styremøter. Telefongodtgjøring kan opptre som lønnsytelse i noen sammenhenger. Lønnsytelse under kr (egne regler for organisasjoner) til samme person i løpet av ett år er skattefri, men må uansett gjennom lønnssystemet for avgiftsberegning. Telefonordninger. Etter behov er følgende telefonordninger aktuelle: o Full dekning av mobil, eventuelt dekning av mobilt bredbånd. Dette innberettes etter egne regler for elektronisk kommunikasjon. o Delvis dekning av telefon gis alltid i form av lønnsytelse. Dersom lokallaget bevilger dekning av elektroniske hjelpemidler til medlemmer i lokallagsstyret, bør de sørge for en godtgjøringsordning som er lett å administrere. Når det gjelder fri avis, diett og kilometergodtgjøring bør dere søke råd hos fylkeslaget dersom lokallaget selv administrerer dette. Når det gjelder reiseutgifter er det statens regulativ som legges til grunn ved beregning av diett og kilometergodtgjøring. Jf. Statens personalhåndbok Regelverket for utbetaling og innberetning av lønns- og godtgjøringsordninger er komplisert, og det er meget viktig at dette arbeidet gjøres i henhold til regelverket. Det er svært viktig at utbetalinger til enkeltpersoner, som skal innom lønnssystemet, ikke skjer direkte fra lokallagene. Lokallagene må på dette området ha god dialog med fylkeskontoret.