Budsjettering på web

Transkript

1 Visma Enterprise - ebudsjett Versjon 2016 Budsjettering på web

2 Innhold Innhold Tilgang til ebudsjett... 4 Oversiktsbildet... 4 Vertikalmenyen... 5 Selskap år... 5 Under arbeid... 5 Tiltak... 5 Arkiv... 5 Innstillinger... 5 Budsjettere på web... 6 Åpne en budsjettversjon... 6 Vedlegg og budsjettnotat... 7 Filtrering og sortering... 7 Filtrere... 7 Sortere... 7 Fanene Budsjettlinjer og Ansatte... 8 Budsjettlinjer... 8 Ansatte... 8 Fanen Budsjettlinjer... 8 Velge sammenlikningstall... 8 Visning av budsjettlinjer... 9 Endre budsjettbeløp... 9 Formelberegnede tall... 9 Notat på budsjettlinje... 9 Slette ei budsjettlinje... 9 Tallets opprinnelse... 9 Registrere ei ny budsjettlinje Periodisere budsjettet Fanen Ansatt Lønnsbudsjettering Summeringsfelt Filterlinje Detaljvisning for alle ansatte... 12

3 Detaljvisning for en ansatt Kolonnebeskrivelser persondetaljer Endre beløp Endre beløp i beløpskolonnen på aktuell budsjettlinje Endre fordelingsprosent/stillingsstørrelse på aktuell budsjettlinje Slette en lønnslinje Slette all lønn på en ansatt Hente fram slettede lønnslinjer Legge til en ny stilling på en ansatt Legge til en ny ansatt/ stilling Tiltaksbudsjettering Nytt tiltak Kopiere tiltak Endre tiltak Simulere/ aktivere ferdige tiltak Utskrifter til Excel Godkjenne og sende inn budsjettet Spørring og rapportering mot ebudsjett... 21

4 Tilgang til ebudsjett Visma Enterprise ebudsjett ligger på oppstartssiden. For å åpne ebudsjett, velg fana «Økonomi» og trykk deretter på valget «ebudsjett»: Oversiktsbildet Når du klikker på valget ebudsjett, kommer du inn i et oversiktsbilde. Budsjettversjonene som vises er de versjonene som finnes på ditt område i det året du er innlogget. Status på budsjettversjonen kan være: Under arbeid Avvist Arkivert I ebudsjett vises de områdene du har tilgang til. Dersom du har tilgang til flere områder, kan du skifte til et annet område som du har tilgang til ved hjelp av «Innstillinger» i vertikalmenyen. Se mer om dette under avsnittet «Innstillinger».

5 Vertikalmenyen Til venstre finner du vertikalmenyen. Denne inneholder følgende valg: Selskap år Øverst i vertikalmenyen vises på sort bunn hvilket selskap og år du er innlogget Under arbeid Her finner du alle budsjettversjoner med status «Grunnlag/Under arbeid» og «Avvist» på aktuelt område. Avviste budsjettversjoner er merket med rødt. Tiltak Viser alle tiltak på aktuelt område. For å registrere nye eller redigere eksisterende tiltak, trykk på dette valget. Menyvalget er alltid tilgjengelig. Dersom du ikke har tilgang til å registrere tiltak, vil du få melding om dette når du klikker på menyvalget «Tiltak». Arkiv Her finner du alle budsjettversjoner med status «Godkjent» på det aktuelle området. Dette er versjoner du har ferdigstilt og sendt videre til Visma Enterprise Budsjett. Innstillinger Når du velger «Innstillinger» i menyen, kommer du inn i et bilde som viser hvilke lovlige verdier du har som bruker i Økonomi, Budsjett og ebudsjett. Du kan også se hvilke registreringskrav som finnes på ditt budsjettområde. Du kan skifte selskap, budsjettår og budsjettområde (dersom du har tilgang til flere) ved hjelp av nedtrekkspilene til høyre i disse feltene:

6 Budsjettere på web Åpne en budsjettversjon Før du begynner, - se etter at du er innlogget i rett selskap, år og rett område. 1. Velg i menyen Under arbeid og du får opp de versjonene du har tilgjengelig som grunnlag. På bildet under er det kun en versjon: 2. Klikk på ønsket versjon, og du får opp budsjetteringsbildet: Den øverste delen av bildet viser fortløpende alle summeringer i budsjettet pluss tildelt ramme. (Se innrammet felt på bildet over.) I bildet vises alle konteringer som ligger i grunnlagsversjonen med tilhørende beløp. Alle linjer du har tilgang til å redigere, vises med hvite felt. Dersom versjonen inneholder formelberegnede tall, har du ikke tilgang til å endre beløpet på disse. Linjene er grå. I ebudsjett er det slik at når du endrer beløpet på en art som utløser formelberegning, skjer denne beregningen automatisk.

7 Vedlegg og budsjettnotat Du kan legge til et vedlegg til eget bruk ved budsjettering, for eksempel budsjettrundskrivet. Lenken med vedlegget kan du klikke på undervegs for å lese /endre dokumentet etter behov. Vedlegget blir ikke med når du sender inn budsjettet ditt for godkjenning. Du kan også legge til et notat for hele budsjettversjonen. Dette blir med når du sender budsjettet videre. 1. Klikk på symbolet som vist over for bruk av notatfeltet eller for å legge inn vedlegg. 2. Skriv inn notatet. Dette blir med når du sender budsjettversjonen din videre 3. For å knytte et vedlegg til budsjettversjonen, velg binders -knappen og trykk Velg fil for å finne den fila du skal ha. Legg inn en beskrivelse av filen, hvis du ikke vil bruke filnavnet som beskrivelse. Velg deretter på knappen Last opp. Vedlegget er til eget bruk i budsjetteringen og blir ikke med når du sender inn budsjettet ditt. Filtrering og sortering Over budsjettlinjene finner du ei lyseblå linje for å filtrere fram en eller flere konteringsverdier. Når du klikker i feltet, får du mulige operander fram. Filtrere Fyll inn aktuelle verdier for å filtrere fram den delen av budsjettet du ønsker. Trykk deretter tabulator på tastaturet for å filtrere. Sortere For å sortere på et kontobegrep, trykker du på overskriften (for eksempel «Art»). Ved å trykke en gang til på overskriften, endrer du fra stigende til synkende sortering (eller omvendt)

8 Fanene Budsjettlinjer og Ansatte Bildet består av to faner: Budsjettlinjer Her endrer du budsjettlinjer med utgangspunkt i konteringsverdier. Se eget punkt under. Ansatte Dersom budsjettversjonen inneholder importert lønnsgrunnlag fra HRM, vil denne fana være aktiv. Her kan du budsjettere med utgangspunkt i den enkelte ansatte på tvers av konteringer og stillinger. Se eget punkt under. Fanen Budsjettlinjer Velge sammenlikningstall Velg med nedoverpila ett eller to sett med sammenlikningstall i kolonnene til høyre for budsjettlinjene. Valgte du feil eller vil endre sammenlikningstall, kan du nullstille tidligere valg i disse to kolonnene. Vær obs på at det kun er de konteringene som ligger i budsjettet ditt (alle budsjettlinjene) som henter opp tall i sammenlikningskolonnen. Det betyr at det kan ligge flere tall/linjer i tallsettet du sammenlikner med enn det som vises i sammenlikningskolonnene:

9 Visning av budsjettlinjer Du kan velge å skjule budsjettlinjer med ansattposter fra HRM ved å huke av for valget Ikke vis budsjettlinjer med ansattposter : Endre budsjettbeløp Du kan endre beløp i de hvite budsjettlinjene, men ikke de grå. Gråfargen indikerer at dette er formelberegnede tall. Endre aktuelt beløp ved å merke og skrive over beløpet, og du vil se at dette blir lagret når du går ut av feltet. Du kan gå ut av feltet ved hjelp av tabulatortasten, piltaster opp/ned eller ved å klikke i et annet felt. I øverste del av bildet ser du fortløpende opplysninger om tildelt ramme, hva som er budsjettert,- og differansen mellom rammer og budsjett. Dersom du har filtrert fram et utvalg budsjettlinjer, ser du også en egen linje med summering for filtreringen. Formelberegnede tall Når du gjør endring på en art som utløser formelberegning, for eksempel en lønnsart som påvirker artene for arbeidsgiveravgift og pensjon, vil formelberegningen foregå automatisk. Notat på budsjettlinje Legg eventuelt til et notat på det beløpet du endret ved å klikke på ikonet for notat til høyre på budsjettlinja: Slette ei budsjettlinje Du kan slette ei linje ved å trykke på ikonet med søppelspannet helt til høyre på budsjettlinja: Vær obs på at det ikke finnes noen angreknapp. Sletter du ei linje, er den borte for godt og må i tilfelle legges inn igjen manuelt ved å registrere ei ny budsjettlinje i registreringspanelet. Se under overskriften Registrere ei ny budsjettlinje Tallets opprinnelse Trykk på symbolet til høyre for budsjettlinja for å se tallets opprinnelse

10 Registrere ei ny budsjettlinje For å registrere nye budsjettlinjer med kontokombinasjoner som ikke ligger i grunnlaget fra før, benytter du registreringspanelet: 1. Skriv inn konteringene du skal ha. Konteringsfeltene har autofullfør, slik at når du begynner å skrive et tall eller bokstaver (navn på arten/kontoen), kommer lista med forslag opp. Vær obs på at du kun får opp forslag til konteringer som det er gitt tilgang til på ditt budsjettområde. 2. Etter som du fyller ut feltene, vises navnet på valgt kontering på linja under. 3. Fyll inn minst de pliktige feltene. Disse er merket med rød stjerne. 4. Fyll inn beløpet 5. Trykk til slutt på knappen «Registrere» til høyre i registreringspanelet, og den nye budsjettlinja faller ned i registreringsbildet. Periodisere budsjettet Dersom den budsjettversjonen du har åpnet inneholder periodiserte tall, vil budsjettlinjene ha symbolet til venstre for konteringene. Du vil også ha en kolonne til høyre som viser hvilken fordelingsnøkkel som ligger til grunn for periodiseringen: 1. For å se periodiseringen, trykker du på til venstre for ønsket budsjettlinje

11 2. Før du har periodisert, vil alle linjer ligge med den fordelingsnøkkelen som ligger i grunnlaget fra før. Dersom det finnes budsjettlinjer uten fordelingsnøkkel, vil disse være periodisert likt over 12 mnd. Du kan periodisere disse linjene ved å skrive inn en nøkkel i kolonnen fordel til høyre på aktuell linje. Når du forlater feltet, vil periodiseringen være foretatt. 3. I sjeldne tilfeller kan det være behov for å periodisere budsjettet på nytt. Trykk da på valget Flere funksjoner øverst i budsjettbildet og velg Periodiser budsjettlinjer For å se periodiseringen, åpner du jevn periodisering av beløpet: symbolet. På bildet under er koden 0. Det er derfor blitt en For å endre, må du skrive inn den periodiseringsnøkkelen du skal ha. I det du går ut av feltet for fordelingskoden, - ved hjelp av piltaster eller tabulatortasten, er den nye periodiseringen på plass.

12 Fanen Ansatt Dersom budsjettversjonen du har oppe i ebudsjett inneholder importert lønnsgrunnlag fra HRM, vil disse budsjettlinjene være grå. Det vil si at du ikke kan endre beløpet på disse linjene direkte i beløpsfeltet. Alle endringer må gjøres via fana «Ansatt» Lønnsbudsjettering 1. Trykk på fana Ansatt for å få fram lønnsgrunnlaget fra HRM, og du får opp lønnsbudsjett. I utgangspunktet vises alle ansatte i listevisning: Summeringsfelt Øverst i lønnsbildet ser du summer og gjennomsnittstall. Dette vil endre seg fortløpende når du endrer lønnsbudsjettet. Filterlinje Ved hjelp av den blå filtreringslinja, kan du hente fram det aktuelle utvalget du skal jobbe med. Ønsker du for eksempel å se alle som er på et ansvar, skriver du inn ansvarskoden i filteret. Trykk deretter TABULATORTASTEN for å utføre filtreringen. Summeringslinjen på toppen vil da oppdatere seg til å vise summen for dette ansvaret. Dette er en viktig kontroll for å kontrollere at du har med f.eks. alle årsverk. Detaljvisning for alle ansatte Ønsker du å åpne detaljer for alle ansatte, trykker du på «Vis linjer» til venstre for den blå filtreringslinja. Detaljvisning for en ansatt Ønsker du å åpne detaljer for en enkelt ansatt, klikker du på navnet til aktuell person i lista: Kolonnebeskrivelser persondetaljer Ansattnr Dette er et ansattnummeret fra HRM, og kan ikke endres Navn Navnet på den ansatte, - kan ikke endres

13 Beløp Årsbeløpet for den stillingen som ligger på denne budsjettlinja. Kan endres på to ulike måter, - se under «Endring av lønn» St. id Stillings-id er hentet fra HRM. En person kan ha en eller flere stillings-id i virksomheten. Unik for den enkelte person i HRM St. beskrivelse Beskrivelse av stillingen, hentet fra HRM St. - % Stillingsprosent er den samlede stillingsprosenten vedkommende har i selskapet/organisasjonen. Denne kan bestå av flere delstillinger på ulike kostnadssteder/budsjettområder. Stillingsprosenten er hentet fra HRM, og er et informasjonsfelt som ikke kan endres. Ford.- % Fordelingsprosenten er den delen av vedkommende sin stillingsprosent som finnes på denne budsjettlinja. Se punkt over. I din budsjettversjon vil du bare se den / de delstillingene som finnes på ditt budsjettområde. Dersom din organisasjon praktiserer at de ansatte får tildelt en egen stillings-id for hver delstilling eller kostnadssted, vil stillingsprosent og fordelingsprosent være identiske. Notat Fritt skrivefelt. Her vil teksten i utgangspunktet være «Importert fra HRM» Art, Ansvar osv. Viser konteringsbegrepene stillingen er budsjettert på Fordel Viser valgt fordelingsnøkkel for periodisering Endre beløp Du kan endre beløpet på den enkelte budsjettlinje på to måter, - enten ved å skrive nytt beløp inn I feltet Beløp, eller ved å endre fordelingsprosenten på linja. Vær oppmerksom på at du sjelden skal benytte begge disse metodene, - ellers får du en dobbel effekt av endringen. Endre beløp i beløpskolonnen på aktuell budsjettlinje Dersom personen skal beholde den samme fordelingsprosenten/stillingsstørrelsen på denne budsjettlinja, men det skal budsjetteres med høyere lønn på stillingen, skriver du riktig budsjettbeløp rett inn i kolonnen «Beløp». HUSK AT BELØPET SKAL VÆRE INKLUSIV FERIEPENGER.

14 Endre fordelingsprosent/stillingsstørrelse på aktuell budsjettlinje Dersom du skal budsjettere med samme lønn for stillingen men endre på personens stillingsstørrelse/fordelingsprosent, endrer du kun prosenten i kolonnen «Ford. - %». Når du forlater feltet, vil beløpet endre seg i henhold til den prosenten du satte inn. Slette en lønnslinje Du kan slette en enkelt lønnslinje på en ansatt ved å bruke ikonet til høyre for linja: Slette all lønn på en ansatt Skal du slette all lønn på en ansatt, bruker du ikonet til høyre for navnet på den ansatte: Dette ikonet er bare tilgjengelig ved detaljvisning av den ansatte. Hente fram slettede lønnslinjer Både når du har slettet all lønn på en ansatt og når du har slettet en enkelt lønnslinje, kan du hente linjene fram igjen. Velg «Flere funksjoner» øverst i menylinja og klikk på «Vis/skjul slettede lønnslinjer» i valgene du får opp i lista: De slettede linjene som du har hentet fram i visningen igjen, kan du aktivere ved å trykke på ikonet til høyre for linja:

15 Legge til en ny stilling på en ansatt Du kan legge til ei ny linje på en ansatt ved å klikke på linken «Ny» til venstre for navnet på den ansatte Fyll inn aktuelt beløp, stillings-id, fordelings-%, notat og kontering. Trykk deretter på ikonet for å lagre linja: Konteringsfeltene har auto-fullfør-funksjon. Dersom du benytter formler, blir disse automatisk regnet ut når du trykker på lagreknappen. Du kan benytte en stillings-id som finnes fra før på den ansatte, eller du kan skrive inn en helt ny på den ansatte. Dersom du benytter en stillings-id som finnes fra før på den aktuelle personen, blir feltet «St. beskrivelse» fylt ut automatisk. Benytter du en helt ny stillings-id, må du også fylle ut feltet for stillingsbeskrivelse. Har du startet registreringen og angrer, kan du nullstille denne ved å klikke på Lenken «Nullstill» til høyre på linjen. Dette valget lukker også linjen. Hvis du forsøker å registrere en ny linje som er identisk med en eksisterende linje, får du en feilmelding. Du har altså ikke anledning til å registrere to helt identiske linjer. Legge til en ny ansatt/ stilling Du kan legge til en ny ansatt/ stilling ved å klikke på lenken «Legg til ny ansatt» øverst til høyre i bildet: Du får opp dette bildet: Registrer inn den ansattes navn, beløp, stillings-id, stillingsbeskrivelse, fordelings-%, notat og konteringsverdier og trykk på lagreknappen for å lagre. Benytter du formler, vil disse automatisk regnes ut. Anbefaler at dere legger inn lønn+feriepenger for 100 % stilling først og 100 % i Fordelings- % og lagre. Endre så Fordelings-% til riktig %. Da vil systemet justere lønnen riktig i forhold til fordelings-%.

16 Feltene «Navn», «St.beskrivelse» og konteringsfeltene, er obligatoriske felt. Visma Enterprise ebudsjett plukker automatisk fram neste ledige ansattnummer fra et register i Budsjett. Nye stillinger blir tildelt et nummer som begynner med «NY» slik at det er enkelt å skille nye og gamle stillinger i rapporter.

17 Tiltaksbudsjettering Når det er lagt til rette for det, er det mulig å benytte Visma Enterprise ebudsjett til tiltaksbudsjettering. (Se del II Grunndata). Nytt tiltak 1. Velg Tiltak i vertikalmenyen: 2. Velg deretter knappen til høyre for vertikalmenyen, og du får opp registreringsbildet for tiltaket: 3. Skriv inn TiltaksID og Navn og velg Startår. «TiltaksID» skal ha denne oppbyggingen: XX-ÅÅ-NNN, der XX=Virksomhetsnr, ÅÅ=Budsjettår og NNN=Løpenr. F.eks , som er tiltak fra økonomiavdelingen, innlagt i budsjettet for 2017 og det er tiltak nr 1 fra økonomiavdelingen. Dette er obligatoriske felt, og de er derfor merket med rød stjerne. Pålogget år er automatisk foreslått som startår, men dette kan du endre ved å trykke på nedtrekkspila til høyre i dette feltet. 4. Velg eventuelt Type tiltak og Prioritet ved hjelp av listepilene i disse feltene. Valgene du får opp, er definert i grunndata av systemansvarlig. 5. Klikk på knappen oppe til høyre i bildet for å få opp registreringspanelet: Tiltaket har i utgangspunktet hake for at dette er Under Arbeid Om du får opp 4 eller 1 kolonne for beløp, avhenger av hva det er lagt til rette for i grunndata. Om du har fire kolonner, kan du huke av for kopier beløp til alle år 6. Legg inn aktuell kontering i registreringspanelet og fyll ut beløp. Kolonnene for kontering har autofullfør- funksjon. Det vil si at når du begynner å skrive inn tekst eller tall, vil du få opp forslag du

18 kan klikke på for å velge: 7. Klikk på knappen, og budsjettlinja lagres: 8. Øverste delen av bildet gir deg en oversikt over hva du har lagt inn av beløp i tiltaket 9. Skriv inn notat og legge ved vedlegg ved å åpne listepila for dette feltet: 10. Skriv eventuelt ut tiltaket ved å velge Flere funksjoner og deretter Skriv ut : 11. Når du er ferdig med tiltaket, må du ta bort avhukingen for Under arbeid og trykke på knappen for å lagre: 12. Tiltaket er nå ferdig til å simuleres og til å aktiveres (dersom du har tilgang til aktivering). For å slette hele tiltaket, trykk på knappen øverst til høyre i bildet. Dersom tiltaket har status «Klar», må du endre statusen til «Under arbeid» først. Dersom tiltaket allerede er aktivert, må du deaktivere tiltaket i Budsjetteringsbildet først. (Se under «Simulere/ aktivere ferdige tiltak») Kopiere tiltak 1. Trykk på Tiltak i vertikalmenyen, og åpne aktuelt tiltak 2. For å kopiere, velg Flere funksjoner og deretter Kopier tiltak 3. Du får opp bildet for å registrere et nytt tiltak. Her må du fylle ut ny tiltaksid og navn før du får lagre.

19 4. Etter lagring, får du fram kontering og beløp tilsvarende det tiltaket du kopierte fra. Endre det du vil endre på, legg inn notat og vedlegg osv. 5. Lagre 6. Når tiltaket er ferdig for simulering / aktivering, tar du bort avhukingen for Under arbeid Endre tiltak Det er mulig å endre på alle tiltak som har status «Under arbeid». Dersom tiltaket har status «Klar», må du endre statusen til «Under arbeid. Dersom tiltaket allerede er aktivert, må du deaktivere tiltaket i Budsjetteringsbildet først. (Se under neste punkt) 1. Trykk på Tiltak i vertikalmenyen, og åpne aktuelt tiltak 2. Endre eventuelt statusen fra Klar til Under arbeid ved å huke av for Under arbeid 3. Endre tiltaket 4. Fjern til slutt haken på Under arbeid for å endre statusen til Klar Simulere/ aktivere ferdige tiltak Etter å ha registrert inn aktuelle tiltak, kan du simulere og/ eller aktivere de tiltakene som har status ferdig. (Ingen hake på «Under arbeid»). Om du har tilgang til å simulere eller aktivere, styres av grunndata. Simulering og aktivering gjøres i Budsjetteringsbildet. 1. Velg Under arbeid i vertikalmenyen og deretter den aktuelle budsjettversjonen 2. Trykk på listepila i feltet Flere funksjoner og velg Simuler tiltak/ aktiver tiltak : 3. Du får nå opp ei liste over tilgjengelige tiltak som har status Klar (uten avhuking på Under arbeid ) 4. Ønsker du å se detaljene på tiltaket, trykker du på navnet til tiltaket 5. Huk av for de tiltakene du vil simulere eller aktivere, og du ser at tiltakene blir tatt med i summeringsfeltet øverst i budsjettbildet:

20 Både når du simulerer og aktiverer, blir summeringstallene oppdatert, men når du simulerer, blir summene ikke lagret i budsjettet. Dersom du aktiverer, får tiltaket automatisk den nye statusen Aktivert Tiltaket er nå låst for redigering. Ønsker du å endre på et tiltak som er aktivert, må tiltaket først deaktiveres. Du deaktiverer tiltaket ved å fjerne haken for Aktiver. Aktiverte tiltak blir med når budsjettet eller økonomiplanen sendes over til Visma Enterprise Budsjett for godkjenning. Utskrifter til Excel Du har flere valg når det gjelder å skrive ut budsjettet til Excel, både med og uten lønnsgrunnlag. Trykk på symbolet for Excel øverst i høyre hjørne og velg fra lista:

21 Godkjenne og sende inn budsjettet Når du er ferdig med å budsjettere, sender du inn budsjettet til Visma Enterprise Budsjett. Dette vil da komme inn i lista over budsjettversjoner i Budsjett (Windows) med status «Godkjent». I vertikalmenyen, vil denne versjonen vises i menyvalget «Arkiv». Du kan hente den opp og se alle detaljer, men ikke endre på noe: Den som er ansvarlig for dette i Visma Enterprise Budsjett, kan så kontrollere og eventuelt avvise budsjettversjonen. Dersom versjonen blir avvist, finner du den igjen i vertikalmenyen under menyvalget «Under arbeid». Den er da markert med rød skrift. Herfra kan du hente den opp og arbeide videre med den. Spørring og rapportering mot ebudsjett Det ligger ingen egne spørrebilder i ebudsjett. Spørring løses ved å benytte filterfunksjonen i budsjetteringsbildet eller ved å benytte Visma Enterprise Økonomirapportering. I Visma Enterprise Økonomirapportering, er det laget en egen spørre-mal for budsjettarbeidet som vi er inne i.