Kontrollutvalget i Tysfjord kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Tysfjord kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte onsdag den 11. februar 2015, kl ved rådhuset i Tysfjord. Sakskart Sak 01/15 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober 2014 Sak 02/15 Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - spørsmål om videre fremdrift. Sak 03/15 Oppfølging vedtak i kommunestyret «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - Status bilagskontroll Sak 04/15 Stetindhallen oppfølging investeringsregnskap og årsregnskap. Sak 05/15 Sak 06/15 Oppfølging årsregnskap 2014 for Tysfjord kommune - status. Eventuelt/orienteringssaker. - Forvaltningsrevisjonsrapport barneverntjeneste Hamarøy Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Tysfjord, 4. februar 2015 Narvik, 4. februar 2015 Ann Aashild Hansen ELU Consult AS Kontrollutvalgets leder Espen Lund Kontrollutvalgssekretariatet

2 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 01/15 Sakstittel: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober 2014

3 KontrollutvalgetiTysfjord Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 4. desember 2014 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 12/ /2014 Fra kl.: Til kl.: :00 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Kurt Solstrøm Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: FRAADMINISTRASJONENMØTTE: Fra administrasjon: Frasekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORDmøtte: Thomas Jensen 3av 3 medlemmermøtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig

4 KontrollutvalgetiTysfjord Sak 12/14 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 24. oktober2014 Protokoll framøte 24. oktober 2014 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: Protokoll framøte 24. oktober 2014 ble godkjent. Sak 13/14 Forvaltningsrevisjon investeringsprosjekteritysfjord kommune, del II. Godkjenning av prosjektskisse og igangsetting av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget diskuterteinnholdet i den overordnede prosjektskissen fra KomRev NORD IKS, herunderrevisjonens antydningav tidsforbruk. Kontrollutvalget stiller seg spørrendetil et tidsforbruk på hele 350 timerog ba sekretariatet følge opp tidsforbruket iarbeidet. Videre diskuterte kontrollutvalget enkelteformuleringeri prosjektskissen og påpekteat det må fremkomme konkret hvilke prosjekter som skal inngå i forvaltningsrevisjonsprosjektet. Etter diskusjonene ble det fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget slutter seg til den overordnede prosjektskissen fra KomRev NORDIKS om «Økonomisk gjennomgang prosjekter» og vil med nedenstående presiseringer be om at prosjektet iverksettes. Presiseringer: Forvaltningsrevisjonsprosjektet skal omfattetysfjords investeringsprosjekter i o Rehabilitering Kjøpsvik og Drag skole o Fotballbaner/kunstgressbaner alle o Ambulansestasjon Kjøpsvik Kontrollutvalget ønsker løpende statusrapporteringer omfremdrift i arbeidet, særlig ved problemer ikommunikasjon med kommunen. Enstemmig vedtak Sak 14/14 Stetindhallen prosjektregnskap investering og regnskap StetindhallenKF negativ revisjonsberetning. Det vises til kontrollutvalgets sak 04/14 vedrørendestetindhallen. Økonomileder Mari Heggeog rådmann Konrad Sætra orienterte om status for avleggelseav så vel investeringsregnskap som årsregnskap Slik orientering bleogså gitt imøte 24. oktober Kontrollutvalget diskuterte særlig det forhold at forsinkelsen av investeringsregnskapet medførerforsinkelse av utbetalingi størrelsesorden mnok 0,5 i uteståendetilskudd franordland Fylkeskommune/spillemidler. Årsregnskapet for 2013 ertilnærmet ferdig, men det gjenstår noen mindre forhold knyttet til regnskapshonorarog noteopplysninger. Ifølge økonomileder vil regnskapet kunne avlegges innen kort tid, forutsatt avklaring av forholdene knyttet til noteopplysningertil regnskapet

5 KontrollutvalgetiTysfjord Rådmann redegjordeogså for sitt syn på problemenestetindhallen KFmedfører for kommunen Kontrollutvalget fattet deretter slikt: VEDTAK: Kontrollutvalget ønsker å overbringe sine bekymringer og vil derfor sende saken over til kommunestyret: Kontrollutvalget stiller seg kritisktil håndteringer avetabelringen og drift av Stetindhallen KFiforhold til konkretisering avinngåtte avtaler, ferdigstillelse av så vel prosjektregnskap som driftsregnskap for 2012/2013, og organisering av oppgaver som påhviler Stetindhallen KF. Konkret oppfatter kontrollutvalget at arbeidsoppgavenemellomkommunen og KF et er uklare og etter kontrollutvalgets oppfatning uavklarte. Videre synes det uklart hvilke konsekvenser disseforholdenefår for budsjetteringen av så vel kommuneregnskapet som KF et. Kontrollutvalgetvil derfor overfor kommunestyret fremmefølgende INNSTILLING: - Kommunestyret ber seg forelagt vedtekter og avtaleverkfor Stetindhallen KF og ber omen redegjørelsefra selskapets styre om status og videre drift av Stetindhallen KF. - Videre ber kommunestyret omen redegjørelsefra kommunens administrasjonen for hvilkekonsekvenser etableringen og drift av Stetindhallen KF har forkommunen, herunder innlemmelse avkf et i kommunens budsjett på inntekts og utgiftssiden. Enstemmig vedtatt Sak 15/14 Oppfølging vedtak iku-sak 07/14 Bilagskontroll Stetindhallen ogdrag Vannverk. Kontrollutvalget harmottatt engasjementsbrev fra KomRev NORD IKS om utførelseav bilagskontroll forstetindhallen ogdragvannverk. Sekretariatet og revisjonen orienterte om den videreprosessen ogskisserteforsiktig fremdriftsplan. Etter en diskusjon i kontrollutvalget bledet fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering og forutsetter at arbeidet fra revisjonen ferdigstilles innen utgangen avjanuar Enstemmig vedtak Sak 16/14 Oppfølging vedtak iku-sak 11/14 info vedr. anbudskonkurranse? Rådmannen redegjorde for hvordan prosessen rundt salget av sykehjemmet TSA samt utbygging av 14 leiligheterikjøpsvik til bestemteformål, jfr. kommunestyresak 55/13 er gjennomført ogat det iforbindelsemed

6 KontrollutvalgetiTysfjord anbudsrunden utlyst på Doffin i hht lov om offentligeanskaffelser kom inn ett bud, og dette budet bleantatt. Det erinngått kontrakt om byggen av boligenhetene. Skjøte på overdragelsen av sykehjemmet vil inngås iløpet av kort tid. Kontrollutvalget fattet etter dette slikt VEDTAK: Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelsetil orientering og ber sekretariatet gi tilbakemelding til Firma John O. Pedersen om kontrollutvalgets behandling. Enstemmig vedtak Sak 17/14 Selskapskontroll Status HRS, andre aktuelle? Sekretariatet orienterteom at prosjektet i hht informasjon frak-sekretariatet er vedtatt gjennomført iregi av Harstad kommune. Bestillinger sendt i oktober. Videre diskuterte kontrollutvalget plan for selskapskontroll for perioden Kontrollutvalget diskuterte hvorvidt kommunen hareierinteresser som det anses formålstjenlig å foreta detaljerte kontrollerav. Kontrollutvalget fattet slikt VEDTAK: - Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. - Kontrollutvalget viser tilforeliggende plan for selskapskontroll og ber sekretariatet henvende seg til kommunens administrasjon med forespørsel om hvilke rutiner kommunen har for håndtering og oppfølging avkommunens investeringer. Enstemmig vedtak Sak 18/14 Forvaltningsrevisjon;barnevern Hamarøy/Tysfjord? Kontrollutvalget er blitt kjent med at det nå foreliggeren rapport utarbeidet på vegneav om felles tjenestefor barnevern forhamarøy og Tysfjord kommune. Kontrollutvalget itysfjord er ikke part i det arbeidet som er utført, men ønsker å gå gjennom rapporten for vurdering om det kan foreligge forhold som ønskes ytterligere belyst av kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet deretter slikt VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet innhenteforvaltningsrevisjonsrapporten for Barneverntjenesten ivertskommunesamarbeid utarbeidet for Hamarøy Kommune. Enstemmig vedtatt

7 KontrollutvalgetiTysfjord Sak 19/14 Eventuelt/orienteringssaker. - Orientering av oppfølging revisjonsbrev Kontrollutvalget gjennomgikk svarbrev fra kommunens administrasjon på revisjonens nummererte brev nr. 12 og 13 i forbindelsemed regnskapsavleggelsen for 2013-regnskapet. Kontrollutvalget diskuterte ulikeelementeri kommunens tilsvar og etteren grundig diskusjon ble det fattet slikt VEDTAK: Kontrollutvalget ber sekretariatet ta kontakt med KomRevNORDIKS og be revisjonen gi tilsvar til administrasjonens tilbakemelding på de aktuelle brevene. Kontrollutvalget avventer videre behandling av forholdenetil revisjonen har gjort sinevurderinger. Enstemmig vedtak - Sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget avviklingav samarbeid med Hålogaland Revisjon AS ogmidlertidig videreføringav avtalemed ELUConsult AS. Kontrollutvalget ble gjort kjent med at Hålogaland Revisjon AS gjennom brev av 11. november 2014 har sendt meldingtil Tysfjord kommunemed oppsigelse av sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget samt at det fra administrasjonen på vegneav kommunen gjennom mail fra rådmann av erakseptert at det fra årsskiftet til det foreliggernyavtaleinngått for sekretariatsfunksjonen inngås midlertidigavtalemed ELUConsult AS, eid av Espen Lund, om utøvelseav sekretariatsfunksjonen for kontrollutvalget itysfjord. VEDTAK: Kontrollutvalget tar til etterretning at avtalen med Hålogaland Revisjon AS opphører fra og at det er inngått midlertidig avtalemed ELU Consult AS om utførelse av sekretariatstjenester fortysfjord kommunes kontrollutvalg, jfr. mail fra rådmann av Kontrollutvalget forholder seg til ELUConsult AS som sekretariat inntil ny avtale om sekretariatsfunksjonen foreligger. Enstemmig vedtatt. Møtet bleetter dette hevet. Kjøpsvik, 24. oktober 2014 Ann Aashild Hansen LederiTysfjord kontrollutvalg

8 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 02/15 Sakstittel: Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - spørsmål om videre fremdrift. Saksopplysninger: Oppfølging av kommunestyrets vedtak 12/14 og videre behandling av innholdet i kommunestyrets vedtak. Det er kommunisert til KomRev NORD IKS fra kontrollutvalget ved flere anledninger at forvaltningsrevisjonsprosjektets del 2 skal igangsettes. Dette har imidlertid stoppet opp da administrasjon ikke har stilt ressurser til rådighet for at slik oppstart kan foretas. Kontrollutvalget vil ta opp de forhold som har resultert i at prosjektet ikke er kommet i gang. Vedlegg: Mailkorrespondanse mellom KomRev NORD, kommunens administrasjon og sekretariat/kontrollutvalgsleder.

9 Espen Lund Fra: Tone Steffensen Sendt: 26. januar :47 Til: Kopi: Inge Johannessen; 'Tor Asgeir Johansen'; Lars-Andre Hanssen; Alf-Erlend Vaskinn; Espen Lund; Truls Siri; Konrad Sætra Emne: SV: Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Tysfjord kommune Hei, Jeg viser til vår telefonsamtale i forrige uke om oppstart av forvaltningsrevisjon bestilt av kontrollutvalget i Tysfjord på bakgrunn av kommunestyrets vedtak i sak 100/12. Jeg viser også til nedenstående korrespondanse om saken bl.a. rådmann Konrad Sætras epost som svar på vårt oppstartbrev Jeg har i dag vært i kontakt med rådmann Sætra som opplyste at formannskapet skal behandle saken i neste uke og at vi får nærmere tilbakemelding etter dette om eventuell gjennomføring av prosjektet. Han står fast på at prosjektet ikke kan starte opp før det er funnet budsjettdekning for kostnadene, evt. med å fremme sak for kommunestyret. Rådmannen vil med andre ord ikke avtale å møte oss før han har fått saken politisk behandlet. Vi konkluderer med at vi ikke kan reise til Tysfjord kommune for å starte opp med prosjektet og datainnsamlingen da dette er praktisk ugjennomførbart så lenge vi ikke får møteavtale med kommuneadministrasjonen v/rådmannen. Vennlig hilsen Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD Telefon: Mobil: E-post: tone.steffensen@komrevnord.no Postadresse: Vestregata 33, 9008 Tromsø Fra: Tone Steffensen Sendt: 19. januar :46 Til: 'Espen Lund' Kopi: Inge Johannessen; Tor Asgeir Johansen; Lars-Andre Hanssen; Alf-Erlend Vaskinn; 'Konrad Sætra'; Truls Siri Emne: SV: Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Tysfjord kommune Hei og godt nyttår! Se nedenstående svar fra rådmannen i Tysfjord på vårt oppstartbrev om forvaltningsrevisjon av investeringsprosjekter i kommunen. Vi stiller prosjektet i bero inntil vi får tilbakemelding om at det kan starte opp og at vårt honorar og påløpte utgifter vil bli dekket. Vi ber om at du orienterer kontrollutvalget om saken. 1

10 Vennlig hilsen Tone Steffensen Oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor KomRev NORD Telefon: Mobil: E-post: Postadresse: Vestregata 33, 9008 Tromsø Fra: Konrad Sætra Sendt: 16. januar :25 Til: Truls Siri Kopi: Inge Johannessen; Tone Steffensen; Tor Asgeir Johansen Emne: SV: Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Tysfjord kommune Viser til oppstartsbrev forvaltningsrevisjon. Prosjektet kan ikke oppstartes før kommunen har funnet dekning for konsulentkostnadene som er beregnet til i alt ca kr ,-. Pr. i dag finnes ikke slik økonomisk inndekking. Mitt spørsmål er også hva slags systemsvakheter i kommunens prosjektoppfølging vil kunne bli avdekket ved forvaltningsrevisjon av disse 3 prosjektene som allerede ikke er fremkommet gjennom tidligere forvaltningsrevisjon ved bygging av Drag Vannverk og Stetindhallen Tysfjord KF. Mvh. Konrad Sætra Rådmann Tysfjord kommune Tlf. dir.: Mob.: Fra: Truls Siri [mailto:truls.siri@komrevnord.no] Sendt: 9. januar :30 Til: Konrad Sætra; Postmottak Kopi: Inge Johannessen; Tone Steffensen; Astrid Indrebø Emne: Oppstartsbrev forvaltningsrevisjon Tysfjord kommune Hei. Vedlagt følger oppstartsbrev i forbindelse forvaltningsrevisjonsprosjekt av investeringsprosjekter i kommunen. Brevet sendes kun via epost. Med vennlig hilsen Truls Siri Forvaltningsrevisor / Rådgiver KomRev NORD Postboks 34 2

11 9305 Finnsnes Epost: Telefon: Mobil: Besøksadresse: Ringveien 2, 3 etg. Finnsnes 3

12 Tysfjord Kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 03/15 Sakstittel: Oppfølging vedtak i kommunestyret «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - Status bilagskontroll. Saksopplysninger: I forbindelse med kommunestyrets behandling av Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen, ble det besluttet at det skulle gjennomføres en detaljert bilagskontroll ved gjennomgang av bilag knyttet til prosjektet. Oppgaven skulle gjennomføres av kommunens faste revisor, KomRev NORD IKS. Kontrollutvalget ønsker oppfølging av dette og har bedt revisjonen redegjøre for sine resultater. Vedlegg: Ingen

13 Saksnr.: 04/15 Sakstittel: Stetindhallen oppfølging investeringsregnskap og årsregnskap Saksopplysninger: I sak 04/14 og 08/14 tok kontrollutvalget opp forholdet rundt investeringsregnskap og årsregnskap for Stetindhallen KF. Som kommunalt foretak er Stetindhallen pliktig til å avlegge eget regnskap som underlegges revisjon og behandling i kontrollutvalg og kommunestyre på samme måte som kommuneregnskapet. Pr. 4. februar er slikt regnskap ikke fremlagt for kontrollutvalget til behandling. Kontrollutvalget inviterer administrasjonen til å orientere om forholdet. Vedlegg: Ingen

14 Saksnr.: 05/15 Sakstittel: Oppfølging årsregnskap 2014 for Tysfjord kommune - status. Saksopplysninger: En av kontrollutvalgets sentrale oppgaver er å påse at kommunens regnskap blir korrekt behandlet og revidert etter gjeldende regelverk. I den forbindelse ønsker kontrollutvalget å følge opp hvordan det ligger an med regnskapsavleggelsen for 2014-regnskapet. Administrasjonen og revisjonen er invitert til å gi en kort orientering om status i arbeidet. Vedlegg: Ingen

15 Saksnr.: 06/15 Sakstittel: Eventuelt/orienteringssaker. Forvaltningsrevisjonsrapport barneverntjeneste Hamarøy Saksopplysninger: Ovenstående gjennomgås i møte for eventuell videre oppfølging. Vedlegg: - Forvaltningsrevisjonsrapport for Barneverntjenesten i, herunder saksfremlegg til

16 Vår dato: Jnr ark Postboks 54, 8138 Inndyr / SAK 14/14 Forvaltningsrevisjon Barnevernstjenesten i vertskommunesamarbeid Saksgang: Møtedato: Kontrollutvalget Vedlegg: Salten kommunerevisjon IKS 20. august 2014: Forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten i vertskommunesamarbeid Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget vedtok i sak 05/13 (25. juni 2013) å bestille en forvaltningsrevisjon om barnevernstjenesten. Bestillingen har bakgrunn i kommunestyrets sak 112/12, Plan for forvaltningsrevisjon , hvor barnevern bar høyest prioriterte område for forvaltningsrevisjon. Deretter har kontrollutvalget i sak 14/13 (5. desember 2013) godkjent en endret prosjektplan og dermed bestilling av revisjonen. Formålet med prosjektet har vært å få vurdert i hvilken grad kommunen gjennom samarbeidsavtalen med Tysfjord kommune tilfredsstiller lovbaserte krav til barneverntjenesten og i hvilken grad målene i avtalen blir realisert. For å belyse dette har revisor gjennomført undersøkelser i forhold til følgende to problemstillinger: 1. Hvordan har ressursbruk, saksutvikling og kvalitetsindikatorene vært de siste årene og sammenliknet med andre kommuner? 2. I hvilken grad bidrar samarbeidet med Tysfjord kommune til å sikre at tjenestene tilfredsstiller lovbaserte krav og til å nå målene i samarbeidsavtalen?

17 Revisjonen er avgrenset ved at oppfølgning av barn i fosterhjem og institusjon ikke omfattes. Revisor har heller ikke den faglige skjønnsutøvelsen i enkeltsaker. Undersøkelsene er gjennomført ved bruk av dokumentstudier, intervjuer og gjennomgang av utvalgte saksmapper. Blant de intervjuede er rådmann og kommunalleder i Hamarøy, samt barnevernleder i samarbeidet. Revisjonskriterier (krav og forventinger som kan stilles til den funksjon/aktivitet som undersøkes av revisjonen), er bl.a barnevernloven, forvaltningsloven og forskrift om internkontroll i barnehagen. I tillegg samarbeidsavtale om barnevern. Revisors funn og vurderinger: Problemstilling 1 Hvordan har ressursbruk, saksutvikling og kvalitetsindikatorene vært de siste årene og sammenliknet med andre kommuner? Ressursbruk: Med unntak av 2011 har kommunens driftsutgifter innen barnevern lagt på cirka kr 4 mill. Utenom dette kommer botiltak for enslige mindreårige flyktninger (EMF) med kr 4,6 mill (2013). Det opplyses at det sist nevnte beløpet dekkes av staten gjennom frie inntekter. Kommunene deler utgiftene til administrasjon / saksbehandling, mens utgifter til tiltak belastes den enkelte kommune. Barnevernleder er misfornøyd med å ikke kunne ha innsyn i hva som ligger bak tallene i Hamarøys regnskap, mens kommunalleder på sin side er misfornøyd med å ikke ha fått noen økonomirapporter for tjenesten. Revisjonen får opplyst at kommunen fra og med 2014 nå vil få slike rapporter. Ved sammenligning av utgifter til hhv saksbehandling, tiltak i familien og tiltak utenfor opprinnelig familie, finner revisor at 80 % av driftsutgiftene i barnevernet går til tiltak utenfor familie. Landsgjennomsnittet er ca 50 %, og Hamarøy skiller seg ut pga botiltak for enslige mindreårige ved Hamarøy Internasjonale Senter. Av samme grunn har Hamarøy høyere driftsutgifter per barn i barnevernet, samt at det har vært en økning i brutto utgifter til barnevern på 30 % fra 2010 til Barnevernsleder mener tallene for hjelpetiltak i Hamarøy ikke er drastisk lave, mens kommunalleder i Hamarøy stiller seg kritisk ut fra et synspunkt om at ikke i stor nok grad jobber forebyggende for å unngå mer alvorlige problemer. Kommunen har forholdsvis lave utgifter til saksbehandling. Revisor har vurdert tjenestens produktivitet og finner at Hamarøy på flere indikatorer har bedre produktivitet enn både Tysfjord og landsgjennomsnittet. Revisors vurdering: Man bør vurdere å se på bakgrunnen for at det har vært en betydelig reduksjon i utgifter til tiltak i opprinnelig familie. Revisor mener kommunen må sørge for opprydding når det gjelder manglende rapportering av tall fra barneverntjenesten til KOSTRA og manglende økonomirapporter til. Saksbehandling og saksbehandlingstid: Antall gjennomgåtte meldinger ligger på omtrent samme nivå i de to kommunene, men antallet varierer betydelig fra år til år (2011: 69 meldinger i to kommuner, 2012: 44). Ingen meldinger i Hamarøy ble henlagt i perioden , altså ble undersøkelse iverksatt i hvert tilfelle. I 2012 og 2013 ble 4 meldinger henlagt hvert år. Hamarøy har hatt fristoverskridelser i om lag 20% av sakene de siste fire år. Frist for behandling av melding er 1 uke, og overskridelsene er bare 1-2 dager. Når det gjelder undersøkelser er fristen 3 måneder. Andelen overskridelser sank fra 61 % (2010) til 12 % (2013) i kommunen. Når det gjelder kravet om at hvert barn med tiltak skal ha tiltaksplan har andelen barn med slik plan steget betydelig i 2012.

18 Revisors vurdering: Det er kritikkverdig at barneverntjenesten i 20 % av tilfellene har gått ut over fristen for å avklare meldingene. Imidlertid er det tilfredsstillende å konstatere at andel fristbrudd for undersøkelser er kraftig redusert de siste tre årene. Godt over halvparten av barna mangler tiltaksplan, og hvis dette skyldes at opprinnelig plan er utløpte er dette et avvik i forhold til lovens krav om oppfølgning av hjelpetiltak. Revisors funn og vurderinger: Problemstilling 2 I hvilken grad bidrar samarbeidet med Tysfjord kommune til å sikre at tjenestene tilfredsstiller lovbaserte krav og til å nå målene i samarbeidsavtalen? Revisjonskriterier er både barnevernsloven og samarbeidsavtalen: - Kommunen skal etter loven sørge for at tjenesten har arbeidstagere med tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter, og kommunen skal sørge for nødvendig opplæring av tjenestens personell. - Tjenesten skal ha internkontroll for å sikre at oppgavene utføres i samsvar med krav fastsatt i lov eller medhold av lov. Krav er fastsatt i egen forskrift om internkontroll i barnevern. - Samarbeid og aktiv forebyggende innsats er blant målene i avtalen. - Rettssikkerhet og effektiv saksbehandling er også blant målene i avtalen. Ut over krav til saklig og forsvarlig saksbehandling er det fastsatt egne krav til saksbehandling når det gjelder meldinger, undersøkelse, vedtak, underretning og tiltaksplan/oppfølgning/ evaluering Kompetanse og et større, mer robust fagmiljø: Første driftsåret hadde barneverntjenesten bare 3 ansatte deler av året, mens det nå er 5,5 stillinger hvorav 0,5 stillinger er ubesatt. Tre ansatte er barnevernpedagoger, to sosionomer. Den halve stillingen skulle ha kontorsted ved HIS. Det er gjennomført utlysning, men ikke tilsetting. Ifølge barnevernleder fordi det manglet kvalifiserte søkere, mens leder for HIS derimot mener det var slike søkere. En av de ansatte forteller om stigende saksmengde grunnet sykefravær, men fraværet i tjenesten ligger under gjennomsnittet for kommunen. Arbeidsmiljøet i tjenesten ser ut til å oppleves trygt, men det nevnes også at lokalene er dårlig isloert. I henhold til virksomhetsplanen skal det gjennomføres medarbeidersamtaler, men dette har ikke skjedd siden etableringen. Revisors vurdering: Kompetansen vurderes som bra, men ingen av de ansatte har tilleggskompetanse i forhold til enslige mindreårige eller flyktninger selv om behovet er til stede. Det er viktig med en snarlig avklaring i forhold til den halve stillingen Internkontroll: Ifølge KOSTRA 2013 har barnevernssamarbeidet etablert internkontroll, men barnevernleder Revisor finner at det ikke foreligger en skriftlig rutine for internkontroll som sådan, men det finnes en del dokumenter som inngår i internkontrollen: Blant annet beskrivelse av organisering og hovedoppgaver i virksomhetsplanen. Nevnte plan ser ut til å være laget en gang før uten senere oppdatering. Sett i forhold til krav om internkontroll er det også klart at de ansatte har tilgang til lover og forskrifter, samt en kompetanseplan for perioden Videre gjennomføres ukentlig fagmøter, så krav om ansattes medvirkning er sikret. Det kan imidlertid ikke vises til noen rutine som ivaretar krav om bruk av erfaringer fra

19 barn og foreldre til forbedring av tjenesten. Barnevernleder opplyser at de lytter til barn og foreldre. Videre har revisor fått dokumentert at det er utarbeidet en risikovurdering for tjenesten, slik det er krav om. Barneverntjenesten har videre innført rutine for saksbehandling, jfr krav om rutine for å forebygge brudd på bestemmelser om barnevernet. Gjennomgang av saker på de interne fagmøtene, samt rapportering til fylkesmannen vil kunne avdekke manglende måloppnåelse. Det foreligger ingen rutine for systematisk overvåkning og gjennomgang av internkontrollen. Revisors vurdering: Barnevernet mangler et helhetlig system for internkontroll, men mange enkeltstående elementer er på plass. Samarbeid og forebyggende innsats: Flere ledere i kommunen kritiserer samarbeidet med barnevernet, og leder for Familie og helse har på et tidspunkt sendt bekymringsmelding til rådmannen om manglende samarbeid. Helsestasjon og Pyskisk helse fremholder at samarbeidet ble dårligere etter at det interkommunale barnevernet ble etablert. Barnevernet selv har en annen oppfatning og viser til at de deltar i ansvarsgrupper for enkeltbarn samt i kommunens Basisteam for barn og unge. Videre at det er en grei dialog med kommunale instanser.. Også når det gjelder innsats for forebygging er det kommunale ledere som kritiserer barnevernet; at dette arbeidet har blitt dårligere, at man savner samarbeid med barnevernet eller at barnvernet bare henlegger saker etter å ha fått bekymringsmeldinger. Barnevernsleder gir på sin side uttrykk for at de er et lavterskeltilbud, men at de skiller strengt på hva som er hjelpetiltak etter barnevernsloven, og hva som er hjelpetiltak etter andre lover. Videre viser han til at barnevernsloven gjør et skille mellom at kommunen som sådan har ansvar for det forebyggende arbeid, mens barnevernstjenesten har som spesiell oppgave å avdekke omsorgssvikt. Leder mener også at tjenesten jobber forebyggende. Revisors vurdering: Revisor mener etter barnevernsloven 3-1 har et generelt arbeid for forebygging. Dette ansvaret er ikke overført til barnevernstjenesten ved inngåelse av samarbeidsavtalen. Kommunen har fortsatt ansvar for å følge nøye med i de forhold barn og unge lever under, og finne tiltak som kan forebygge omsorgssvikt og atferdsproblemer. Barnevernstjenesten har på sin side et ansvar for å avdekke barn med problemer og sette inn tiltak for å forhindre mer alvorlige og varige problemer. Revisors undersøkelser får frem at det er ulik forståelse av problem, mål og tiltak, og dette kan svekke muligheten for å oppnå gode resultater når det gjelder forebygging. Samlet sett har revisor inntrykk av at barnevernstjenesten og ikke kommuniserer godt nok Saksbehandlingsrutiner og rettssikkerhet / saksbehandlingspraksis: Barnevernet har skriftlig rutine for meldinger og for undersøkelser. Sist nevnte rutine inneholder ikke noe om at barnevernet skal snakke med barnet der som det er 7 åe eller eldre. Det foreligger også en rutine for vedtak / tiltak. Revisor har undersøkt saksbehandlingen i til sammen 7 utvalgte barnevernssaker. I 5 av 7 saker var det konkludert med hjelpetiltak, men det ble gjort vedtak i kun fire av sakene. I saken uten vedtak ga forelder uttrykk for at de ikke ville ta imot hjelpetiltak. Saksbehandlingstid er overholdt innen 3-månedersfristen i 5 saker, mens det var overskridelse på de to siste. Det forelå plan for gjennomføring av undersøkelse i 2 av 7 saker, mens det forelå undersøkelsesrapport i 6 av 7 saker. Videre er det i alle sakene sendt melding om vedtak til de foresatte, med opplysninger om vedtak, begrunnelse og informasjon om klage. Med ett unntak forelå det ingen skriftlige samtykker til hjelpetiltak i de

20 undersøkte saksmappene. Rutinen / malen tilsier at underskrift fra foresatte på tiltaksplanen gjelder som samtykke. Ingen av de undersøkte tiltaksplanene var undertegnet. Det skal utarbeides tiltaksplan, men dette er gjort i 1-2 av 5 tilfeller. Revisors vurdering: Det er bra at barnevernstjenesten har skriftlige saksbehandlingsrutiner, men det er også kritikkverdige forhold: rutine for meldinger mangler bestemmelse om at det skal gis tilbakemelding til melder, rutine for undersøkelser mangler bestemmelse om at tjenesten skal snakke med barn som er 7 år og over. Når det gjelder praksis synes saksforeberedelsen generelt å være god. Når det gjelder utarbeidelse av tiltaksplan og oppfølgning av barn i tiltak synes tjenestens praksis å ha mangler. En undersøkelse etter barnevernsloven skal gjennomføres snarest og senest innen 3 måneder, men det er fristbrudd i 2 saker mens 2 andre saker er ferdig på datoen for 3-månedersfristen. Ut fra dette mener revisor at man vanskelig kan si seg fornøyd med behandlingstiden. Det er imponerende at det forelå undersøkelsesrapport i så godt som alle sakene. Når det gjelder vedtakets innhold viser revisor til at loven stiller krav om gjengivelse av innholdet i lovhjemmel dersom det er nødvendig for å sette parten i stand til å forstå vedtaket. Konkret blir det vist til en paragraf som omhandler omsorgsovertagelse og etter revisors vurdering burde innholdet i regelen her vært gjengitt. Videre finner revisor det kritikkverdig at skriftlig samtykke kun forelå i 1 av 7 saker, og at det manglet tiltaksplan i de fleste sakene. Revisors anbefaling: - Fortsette samarbeidet med Tysfjord kommune om NSB og evt. bidra til å styrke tjenesten - Anmode Nord-Salten barnevern om å rette opp de vesentligste manglene som er avdekket i denne undersøkelsen - Vurdere å utarbeide en overgripende strategi for forebyggende innsats for barn og unge, og forankre ansvaret hos ledelsen. Rådmannens kommentar: Rådmannens kommentar er vedlegg nummer 1 til rapporten. Vurdering: Salten kommunerevisjon IKS har gjennomført en undersøkelse og utarbeidet en rapport i samsvar med det oppdrag de ble gitt av kontrollutvalget. Videre er revisjonen utført i samsvar med kravene i Standard for forvaltningsrevisjon. Endelig innhold i revisjonen ble avklart først i desember Sett i forhold til revisjonens omfang er tidsbruken fra oppstart til ferdigstillelse tilfredsstillende. Forvaltningsrevisjonsrapporten er en bred gjennomgang av hvordan lovkrav og andre krav til barneverntjenesten følges opp i det interkommunale samarbeidet. Revisor får frem at samarbeidet i stor grad er i samsvar med lovkrav til barnevernstjeneste. Samtidig er det klart at tjenesten har en del utfordringer i forhold til å ha et operativt internkontrollsystem og i forhold til samarbeid og rolleforståelse mellom tjenesten og. I tillegg er det vist til en del utfordringer når det gjelder saksbehandlingspraksis