TSI 01/11/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN

Transkript

1 Saksliste Saksliste: HOVEDSTYREMØTE 12. NOVEMBERKL , ROM (MØTEROM VED SIDEN AV TSI- KONTOR) INFORMASJONSSAKER 1 TSI 01/11/14 GODKJENNING AV INNKALLING OG DAGSORDEN 1 TSI 02/11/14 GODKJENNING AV REFERAT (CA 10 MIN) 1 TSI 03/11/14 STUDENTIDRETTEN (CA 2-5 MINUTTER) 1 TSI 04/11/14 UNDERGRUPPEKONTAKTER: STATUS UNDERGRUPPER (CA 10 MINUTTER) 2 TSI 05/11/14 BOMBEROMMET: MULIG SAMMENARBEID OM TRENINGSTIDER (CA 2 MINUTTER) 3 TSI 06/11/14 TSI ISHOCKEY (CA 2 MINUTTER) 4 TSI 07/11/14 KASSERERKURS (CA 2 MINUTTER) 4 TSI 08/11/14 TSI HYTTA (CA 2 MINUTTER) 4 TSI 09/11/14 ØKONOMIUTVIKLING (CA 2 MINUTTER) 5 TSI 10/11/14 TSI TURN (CA 2 MINUTTER) 5 TSI 11/11/14 SEMESTERAVGIFTSFORDELINGEN 6 DISKUSJONSSAKER 6 TSI 12/11/14 TRENINGSTIDER PARKETTEN (CA 15 MINUTTER) 6 TSI 13/11/14 VIDERE STRATEGIARBEID (CA MINUTTER) 7 TSI 14/11/14 NETTSIDE (CA 5 MINUTTER) 7 TSI 15/11/14 UNDERGRUPPEPLAKATENE (5 MINUTTER) 7 ORDINÆRE SAKER 7 TSI 16/11/14 SØKNAD TSI FJELLGRUPPA 8 TSI 17/11/14 SØKNADER TSI INNEBANDY OG FOTSAL (BC) 8 TSI 18/11/14 DATO/ STED/ART FOR JULEBORD 8 TSI 19/11/14 TSI REPRESENTANT TIL SP JULEBORD 9 TSI 20/11/14 ÅRSMØTEDATO EVENTUELT 9 Møtedeltagere:

2 Møtet startet kl: 1630 Til stede: Svenja, Daniel, Wilhelm, Mattias, Bjørn, Melissa og Viktor fra HS. Bjørn fra Studentidretten. Fraværende: Hilje, Louise Informasjonssaker TSI 01/11/14 Godkjenning av innkalling og dagsorden Godkjennes med følgende tillegg og endringer: søknad om ekstraordinære midler fra TSI Fotball tas inn i saksliste under ordinære saker Svenja og Daniel søker permisjon fra møtet fra klokken 19, og ordinære saker flyttes derfor frem og behandles før diskusjonssakene. TSI 02/11/14 Godkjenning av referat (ca 10 min) Godkjennes uten innvendinger. TSI 03/11/14 Studentidretten (ca 2-5 minutter) Bjørn informerer om ny idrettsrådgiver, KRAFT-avtalen og mulighet for sponsorinntekter gjennom reklame på KRAFT Bjørn Brekkan fra Studentidretten forteller at Tommy Guttormsen har sagt opp sin stilling som idrettsrådgiver ved studentidretten. Ny rådgiver vil være på plass fra 1. januar Kraft-avtalen: Det blir ikke så mange forandringer i den nye avtalen. Studentidretten har skiftet navn, noen avgifter og beløp skal justeres og ellers småplukk. Det behandles per tid på høyere nivå hvorvidt det fortsatt skal være mulig å ha passiv innmelding i idrettslag. Dersom det blir endring i disse bestemmelsene må også avtalen skrives om. Per nå blir «passive» medlemmer lagt inn i gruppen TSI-mosjon, noe som bedrer vår oversikt over student- og TSI-medlemmer. Videre fremdrift med avtalen blir at vi avventer nye avgifter og beløp så vi får det rett, så går en gruppe fra HS og Studentidretten igjennom avtalen i detalj. Bjørn forteller også at det har kommet henvendelse fra næringslivet om å kjøpe reklameplass på Kraft. Det er TSI som disponerer arealet denne eventuelt skal henges 1

3 opp på, så det er noe HS må ta stilling til når tilbudet eventuelt kommer. Det ligger også mulige synergieffekter i samarbeid med den aktuelle aktøren, så dette blir spennende å følge fremover. I Alta starter det opp et nytt treningstilbud i mars i nyoppussede lokaler og nytt treningsrom. De økonomiske rammene for dette blir i sin helhet lagt og oppfylt i Alta. Det snakkes også om å starte et idrettslag i nord, ASI. HS vil ta kontakt med ildsjeler der oppe for å høre om det er noe vi kan bidra med. Betaling av TSI-avgiften på nett fungerer lite optimalt, og Studentidretten vurderer derfor om denne muligheten bør avvikles. Må utredes hvilke følger dette får for undergrupper uten tilhold på Kraft. HS tar opp forsikring som et eget tema. Bjørn forteller litt om mulige modeller som finnes, og HS tar dette til etterretning. Det må undersøkes nøyere hvilken type forsikring TSI skal tilby sine medlemmer, eller om dette best organiseres via undergrupper og særforbund. Det blir også viktig å avgjøre utstrekning av en slik forsikring, om vi skal dekke aktive medlemmer i undergruppene (900) eller også passive medlemmer (1900). TSI 04/11/14 Undergruppekontakter: Status undergrupper (ca 10 minutter) Undergruppekontaktene redegjør kjapt for status hos sine respektive undergrupper. SURK: Det ble tidligere oppdaget at SURK hadde bankkort-aktivitet knyttet til sin TSI-konto. Undersøkelser viste at dette i sin tid var et initiativ fra tidligere HS, så dette må vi ta på vår kappe. Kortet er nå levert inn og det er så vidt HS vet nå ingen grupper som fortsatt har kort knyttet til sin konto. Innebandy, Håndball og Futsal: Gruppene har vært på undergruppeforum og diskutert treningstider. Ellers bra aktivitet. Bomberomgruppene: Basketak har nettopp avviklet et kjempearrangement på Driv, ble en stor suksess. Aikido melder om stor aktivitet og har lagt inn en forespørsel om mer treningstid. Judo har hatt lite oppslutning om treningene sine i det siste, men har tatt grep og blant annet arrangert fallkurs. Dette ble godt mottatt på campus og det var mange medlemmer, NRK kom og laget et flott innlegg om dette til nordnytt. Veldig bra! Kajakkpolo, Boksing og Trulle: Mattias har vært i kontakt med kajakkpolo om et noe merkelig referat fra årsmøte. HS ved Melissa og Wilhelm følger opp denne saken videre, og vil samtidig be kajakkpolo sende inn sin reviderte utgave av referatet. 2

4 Volleyball og TSI Biljard: Volleyball starter opp seriespill i helgen, og har også fått seg ny kodebrikke til nettbanken. Fotball, Ishockey og Golf: Fotball driver bra, Golf har forholdt seg tause etter HS siste kommunikasjon. TSI Ishockey har meldt inn en egen sak til møtet. TULL, Langrenn, Fjellgruppa: Gruppene driver bare bra. TULL og Langrenn gleder seg over at snøsesongen nesten er i gang. Karate og Dansademika: Daniel har fulgt opp Karate-saken knyttet til at disse har konto utenfor TSI og eget organisasjonsnummer. Det er mange gamle formaninger som ligger igjen fra særforbund. Svenja skal til Oslo og møte representanter fra kampsportforbundet i helgen, tar opp dette som en sak når den tid kommer. Karate må fortsatt følges opp for å sjekke om de benytter seg av treningstiden sin. Gruppen har per tid 2 (!) medlemmer registrert, dette må også følges opp, særlig siden de så langt HS vet ikke har vært særlig aktive på rekrutteringsfronten. Fekting, Styrkeløft, Turn: Fekting har hatt et lite oppsving i det siste virker det som, positiv stemning der i gården. Turn har informert om at de ikke klarer å få ting i gang denne høsten, og dersom ting ikke endrer seg innen januar vil de søke seg oppløst ved årsmøtet. SUT, SURK og surf: Surf og fjellgruppa må møtes for å diskutere bruk av lager i teorifagbygget. SUT har per tid ikke gjennomført sin varslede investering i kompressorutstyr. TSI 05/11/14 Bomberommet: Mulig samarbeid om ubrukte treningstider (ca 2 minutter) Melissa har fått tilbakemelding om det er mulig å lufte tanken om samarbeid i bomberommet/midlertidig utlån av treningstid dersom det er slik at Judo for en periode nå fram mot jul ser at de ikke får utnyttet treningstidene sine fullt ut grunnet en liten bølgedal i aktiviteten i høst. Melissa informerer Aikido vil gjerne låne ubenyttet treningstid fra Judo ut året. HS har ingen innsigelser mot at gruppene gjør en slik avtale seg imellom, og mener at her må gruppene kommunisere med hverandre. Alternativet er at Aikido sender inn dette som en ordinær sak. Denne kan imidlertid først behandles på neste HS-møte (12. desember), slik at dersom målet var bedre utnyttelse av treningsreale før jul blir dette u-optimalt. Hs anbefaler her gruppene å komme 3

5 sammen, og gjerne også innlemme Basketak i en slik gruppe slik at det begrensede arealet vi har til enhver tid kan utnyttes i så stor grad som mulig. TSI 06/11/14 TSI Ishockey (ca 2 minutter) TSI Ishockey Chiefs har fått tilbakemelding fra TIHK om at et møte disse imellom trolig ikke kan bli realisert før på nyåret. Svenja informerer Denne saken står litt på stedet hvil etter at Tromsø Ishockeyklubb har informert TSI Chiefs om at de ikke vil gå med på noe møte før etter nyttår. All den tid det er i TIHKs interesse å få til et godt samarbeid med TSI virker denne holdningen noe uforståelig. Vi må bare gjøre det vi gjør best så lenge: stå på for å skape så bra aktivitet som mulig for våre medlemmer. Chiefs beroliget fra HS/Studentidretten med beskjed om at TIHK ikke vil være noe høyere prioritert eller har forrang foran TSI ovenfor idrettskretsen angående istid og lignende. TSI 07/11/14 TSI Kassererkurs (ca 2 minutter) Kassererkurs del 1 gikk strålende med god oppmøte. Del 2 ble litt improvisert og til dels flyttet til 3. uke i januar pga dataproblemer. Melissa informerer Kassererkurs del to ble en liten bulk i eget og TSIs omdømme sier Melissa. IKT/Drift hadde ikke klart å ha programvaren ferdig installert på datalab til kurset skulle avvikles. Reserveløsning med Mamut på storskjerm lot seg heller ikke gjennomføre. Det var synd, for det var mange oppmøtte. De som kom fikk tilbud om personlig Mamut-veiledning av TSI-kasserer og innleid ekspert, og mange benyttet seg av dette tilbudet. TSI 08/11/14 TSI Hytta (ca 2 minutter) TSI hytta er solgt og skal overtas Den må rundvaskes og vi må ta ut noen ting (gammel sofa osv) Når kan folk stille for å hente ut møbler? Vaskebyrå må ordnes asap (om det er ordnet innen onsdag blir det kun orientering!) Viktor informerer. 4

6 Det kommer en regning på for vasking og kasting i forbindelse med at TSI flyttet ut av hytta på Brensholmen. Wilhelm og Bjørn har vært i møte med Erlend Loso i avdeling for eiendom/drift. Disse er meget positive til å bistå TSI i sitt fremtidige hytteprosjekt, og kan særlig støtte med prosjektledelse, planlegging og drift. Erlend har også tips til hva vi bør gjøre før neste møte med dem: lage en god behovs- og ønskeliste for det nye prosjektet, samt utrede hvilke andre parter som bør involveres. HS sender i første omgang en e-post til undergruppene for å få inn hva medlemmene i TSI ønsker seg av en TSI-hytte, og beslutter at den tidligere hytte-komiteen (Wilhelm, Mattias og Bjørn) følger opp dette frem til årsskiftet. TSI 09/11/14 Økonomiutvikling (ca 2 minutter) Melissa informerer TSI ser ut til å styre mot et årsskifte på riktig side av balanse. Vi får ikke et tidligere forespeilet stort utlegg knyttet til investering/sut, det var færre TSIere som dro til SL Bergen Challenge enn budsjettert, Kajakkpolo ser ut til å ende lavere i sine kostnader til ekstern leie enn prosjektert, og det kommer inn penger som har stått på Badminton-konto siden disse skal oppløses. Videre landet vi nettopp i bonusinntekter fra Klubben i vårt hjerte. Undergruppene skal ha stor honnør for at de har drevet nøkternt i et meget krevende år. Positiv balanse er det foreløpig vurdert som fornuftig å ta med seg inn til fordelingen av ordinære midler 2015, mens «bonuspengene» fra Klubben i vårt hjerte kan være et fint springbrett for å få til noe morsomt og synlig for undergruppene våre, siden disse har kommet inn som et resultat av deres engasjement. TSI 10/09/14 TSI Turn (ca 2 minutter) TSI Turn sendte mail og sa at de vil legge ned klubben. De har ca 2700,- på bok som de ønsker å tilbakeføre. Selv om Turn avvikles nå betyr dette ikke at de ikke kan starte opp igjen ved et senere tidspunkt. Viktor informerer 5

7 TSI Turn klarer ikke finne noen som er villige til å ta ansvar for videre drift av klubben, og de vil derfor søke om å legges ned. TSI 11/11/14 Semesteravgiftsfordelingen (ca 1 minutt) Takket være god innsats med skriving og utforming av semesteravgiftfordelingssøknad ble vi tildelt ,- TSI ble tildelt ,- ved semesteravgiftfordelingen. Honnør til de i HS som har lagt ned mye tid og energi i å utforme en god søknad. Dette er altså en del opp fra katastrofeåret i fjor, men fortsatt under det vi har budsjettert med til drift i Diskusjonssaker FEM MINUTTER PAUSE TSI 12/11/14 Undergruppeforum (ca 15 minutter) Viktor og Hilje har hat møte med noen av de berørte undergruppene som trener på parketten på Kraft. Er ble det diskutert noen tiltak, men vi ble ikke enige og saken ligger nå hos HS. Tiltak: HS setter ned en komite som forbereder nye treningstider for vårsemesteret Komiteen bør inneholde medlemmer fra undergruppene, som i hvert fall har møte- og talerett. HS bør også sjekke ut hvordan dette gjøres ellers i landet. Det kan også være en idé å involvere undergruppene i større grad i forkant/under fordelingsmøtet neste gang. Ellers er en del av problemstillingene her knyttet direkte til strategiprosessen som kjøres i TSI nå: hva er vi og hva satser vi på? Hva vi lander på her vil i stor grad avgjøre hvem som skal prioriteres ved en slik fordeling. Uansett er trykket på treningstider på Kraft noe vi bør bruke politisk ovenfor universitetet og bygging av Kraft 2. Viktor følger opp denne saken videre, og en foreløpig tidsramme er at eventuelt ny fordeling bør ligge klar til å iverksettes fra nyttår. 6

8 TSI 13/11/14 Videre strategiarbeid (ca 15minutter) Se mail Melissa sendte ut 19.okt Viktor skal ha et telefonmøte med Johnny om å planlegge videre arbeid med strategi. Strategiarbeidet er uvanlig i forhold til andre saker leder av prosessen har kjørt videre. Det gjør at ting kan ta litt lenger tid. Vi får snart tilsendt en ABC på hvordan vi finner frem til våre verdier, og dette sendes til undergruppene så fort vi har det i hende. Undergruppene må involveres underveis i denne prosessen, men HS tror det blir vanskelig å samle like mange som vi hadde på første strategimøte. Sørge for at kommunikasjonen er god, og kanskje ta initiativ til litt mindre, sosiale happenings der de som kan møte fra gruppene kommer. HS har uansett allerede fått såpass med innspill at de kan gå videre med prosessen. Mattias, Daniel og Hilje tar ansvar for å arrangere en liten juleavslutning med undergruppene der vi kan gå inn på disse tingene litt mer i detalj. TSI 14/11/14 Nettside (ca 5 minutter) Nettsiden må oppdateres og forbedres. I dag er det Hilje som har mest kjennskap til løsningen. Men tid til å fikse det? Hvem ellers og hva skal gjøres? Hilje går i bresjen med dette arbeidet. Det kanskje viktigste å få på plass er en manual som er enkel og bruke slik at alle i HS uten problemer kan oppdatere nettsidene. TSI 15/11/14 Undergruppeplakatene (ca 5 minutter) Undergruppene har sendt inn sine nye plakater. Når alle har levert må disse lamineres og henges opp. Disse printes i løpet av uken, dag for opphenging avtales senere. Ordinære saker 10 MINUTTER PAUSE 7

9 TSI 16/11/14 Søknad TSI Fjellgruppa Under TSI Fjellgruppas arrangemet Oppdrag Troms ble et vindu ved Feltstasjonen ødelagt og må erstattes (se vedlagt søknad) Vedtak: Søknaden innvilges med 1 motstemme. Flertallet mener at dette var et hendelig uhell i et ellers meget vellykket arrangement og at dette er noe vi bør dekke. Mindretallet innvender at dette, uhell eller ikke, er noe undergruppe/aktuell person selv burde erstatte. TSI 17/11/14 Søknad TSI Innebandy TSI Innebandy deltok i på BC og søker ekstraordinære midler for reisestøtte ihht regelverket. Vedtak: Søknad innvilges delvis. Enstemmig vedtak. HS ga tidligere i år SURK reisestøtte med inntil 500,- per pers, og HS mener det er formålstjenlig å legge seg på samme linje resten av året. TSI Innebandy innvilges derfor inntil 500,- i reisestøtte per pers knyttet til SL BC. TSI 17/11/14 +1 TSI FOTBALL: Søker om støttet til å dekke kostnader til leie av treningsreale. Har større kostnader enn budsjettert på grunn av stor vekst i medlemsmasse. Vedtak: Søknaden innvilges. Enstemmig vedtak. TSI Fotball har gått fra 25 medlemmer ved årets start og har i skrivende øyeblikk 79, det er derfor forståelig at dette kommer som en ekstraordinær søknad. TSI 18/11/14 Hovedstyre Julebord Hvor/ når/ hvordan skal vi ha julebord? Vedtak: Daniel og Svenja utreder muligheter og tar dette videre. 8

10 TSI 19/11/14 TSI representant til Studentparlamentet sitt julebord SP skal ha julebord og har invitert leder av TSI. Siden Viktor ikke kan stille kan vi sende en stedfortreder (dette er avklart med SP) Hvem vil være med? Vedtak: TSI HS sender Wilhelm som representant til SP julebordet. TSI 20/11/14 Årsmøtedato 2015 (ca 5 minutter) For å kunne komme i mål med alt vi har satt i gang må vi sette årsmøtedato og informere undergruppene. Som regel er årsmøte i slutten av februar/ begynnelsen av mars Vedtak: Årsmøtet blir avholdt onsdag 4. mars Eventuelt 1 Bjørn B. informerer om at Kraft 2-prosjektet har fått tildelt tippemidler. Dette er veldig bra, for knyttet til disse midlene ligger det krav om at aktivitet skal være påstartet innen 2 år. Det vil komme en runde til nærmere byggestart der TSI kan komme med innspill til utforming. 2 Mattias orienterer om at vi har vunnet i Klubben i vårt hjerte. Pengene bør brukes på et positivt arrangement slik at vi belønner entusiasmen undergruppene har vist i forbindelse med dette. 5 Hummel har kontaktet oss med en mulig god deal på drakter til idrettslaget. HS bør involvere undergruppene og få utformet en felles drakt til hele klubben. Viktor gir et signal videre til Hummel om at dette kan være aktuelt. Viktige momenter i en eventuell avtale blir fleksibilitet (slik at undergruppene over tid kan supplere og bestille drakter når de trenger det) og langsiktighet. 9