1.1 Klubben. 1.2 Klubbleder. 1.3 Nestleder. 1.4 Økonomiansvarlig. 1.5 Klubbmedlem.

Transkript

1 Forord Klubblederhåndboka skal være en rettledning for klubbene underlagt NSS. Her finner du svar på ting som møteinnkalling, bevilgning og hvem som skal gjøre hva. Klubblederhåndboka er under konstant utarbeiding og forbedring. Er det ting dere savner i denne boka og skulle ønske var, ta kontakt med oss slik at vi kan gjøre det som er mulig for at dette skal bli en fint hjelpemiddel for klubbene. 1

2 Innholdsfortegnelse 1.1 Klubben Klubbleder Nestleder Økonomiansvarlig Klubbmedlem Hensikten med klubb Klubblederrepresentant Oppgaver og ansvar ovenfor klubb Innmelding av saker Innkallingsrutiner Møteprosedyre Referat fra møtet Etterbehandling av saker Bevilgninger Hva kan klubben søke om midler til Søknadsrutiner Kommunikasjon mellom NSS og klubb Kvalitetssikring og internrutiner Standardiserte søknadsskjemaer Hvilke skjemaer finnes

3 1.1 Klubben. En klubb som er underlagt NSS Narvik StudenterSamfunn, skal være for studentenes velferd og fritidsglede. Med dette er det ment at klubben skal drive virksomhet som gagner studentene på Høyskolen i Narvik, og som gjør studietiden triveligere. Klubben og dets medlemmer plikter å følge det regelverk som er fastsatt av Narvik StudenterSamfunn. Ingen klubb underlagt NSS skal være av politisk eller teologisk rettet karakter. En klubb skal heller ikke være av en slik karakter at personer kan ekskluderes på grunn av at spesielle kvalifikasjoner ikke er oppfylt. Klubben skal være åpen for alle studenter ved HiN. 1.2 Klubbleder. Klubbleder er øverste person i klubben, og er valgt gjennom årsmøte i klubben. Klubblederen er pliktig til å møte på Husmøte som blir holdt med jevne mellomrom på vegne av alle klubbene. Klubblederen har dobbel stemmerett ved likt stemmeantall i en sak som er oppe i klubbmøtet. Klubblederen kan sammen med nestleder ta opp nye medlemmer og avsette medlemmer hvis gyldig grunn foreligger. Hvis klubblederen ikke lenger er funnet skikket til sin rolle, og ett klubbstyre finner det nødvendig å avsette klubblederen kan dette gjøre på ett ekstraordinært årsmøte i klubben. Klubbleder kan også avsettes med øyeblikkelig virkning av NSS, hvis gyldig grunn skulle foreligge. Dette kan f eks være grov misligholdelse av sin stilling i klubben. 1.3 Nestleder Nestleder er nest øverste person i klubben, og er valgt gjennom årsmøte i klubben. Nestlederen er pliktig til å møte på Husmøte dersom klubblederen ikke har mulighet for å møte opp. Nestlederen kan sammen med klubbleder ta opp nye medlemmer og avsette medlemmer hvis gyldig grunn foreligger. Hvis nestlederen ikke lenger er funnet skikket til sin rolle, og ett klubbstyre finner det nødvendig å avsette klubblederen kan dette gjøre på ett ekstraordinært årsmøte i klubben. Nestleder kan også avsettes med øyeblikkelig virkning av NSS, hvis gyldig grunn skulle foreligge. Dette kan f eks være grov misligholdelse av sin stilling i klubben. 1.4 Økonomiansvarlig. Hvilke oppgaver er økonomiansvarlig for, og valgt gjennom årsmøte i klubben. Økonomiansvarlig skal ta seg av det økonomiske ansvaret i klubben, og er sammen med klubblederen den eneste som har mulighet for å betale regninger og gjøre innkjøp til klubben. 1.5 Klubbmedlem. Hva er klubbmedlemmenes plikter og oppgaver. 3

4 1.6 Hensikten med klubb. Hva er målet og meningen med en klubb. Hensikten med en klubb er å fremme en samlet gruppe menneskers felles interesse. 4

5 2.1 Klubblederrepresentant. Klubblederrepresentantene skal jobbe for klubbenes fremme og representere dem i styret NSS. Det skal til en hver tid være to klubblederrepresentanter i styret NSS og disse velges på Husmøte der alle klubbledere ved høyskolen har møteplikt og stemmerett. 2.2 Oppgaver og ansvar ovenfor klubb. Hvilke oppgaver og ansvar har vedkomne over for en klubb. Klubblederrepresentantene skal jobbe for klubbenes fremme og representere dem i styret NSS. Det skal til en hver tid være to klubblederrepresentanter i styret NSS og disse velges på Husmøtet der alle klubbledere og nestledere har møteplikt og stemmerett. Klubblederrepresentantene skal tale klubbenes sak og skal etter beste evne videreformidle klubbenes tanker og ønsker/ideer til NSS-styret. Klubblederrepresentantene skal være ansvarlig for å skrive innkalling og avholde Husmøte, samt skrive referat fra dette. Klubblederrepresentantene skal sørge for at klubb.samfunnet.no, som er infosidene til klubblederne, blir oppdatert og vedlikeholdt. Klubblederrepresentantene skal prøve å få ett tettere samarbeid klubbenes seg imellom, og klubbene og NSS-styret. Klubblederrepresentantene skal ta initiativet til å arrangere messedag ved HiN. Det er deres ansvar å delegere oppgaver til personer når det skal avvikles messedag. 5

6 3.1 Husmøte. Husmøte er klubbenes øverste organ, og alle klubbledere har møteplikt og stemmerett. Dersom klubbleder ikke kan møte er det klubbens nestleder som har møteplikt og stemmerett for klubben sin. 3.2 Innmelding av saker. Hvis klubben har en sak som de mener angår husmøtet kan dette meldes inn som en sak. Når en sak meldes inn skal det brukes standardisert skjema som finnes på Innkallingsrutiner. Klubblederrepresentantene lager innkallingspapirer og legger disse på klubb.samfunnet.no. Klubbelederne er selv pliktig til å laste disse ned å lese dem. Innkallingene skal forligge minimum en uke i forveien. Det kan i enkelte tilfeller kalles inn til akutte husmøter ved spesielle anledninger og behov. Da taes sakslister med på husmøtet av klubblederrepr. 3.4 Møteprosedyre. Hvordan går vi frem på møtet. 3.5 Referat fra møtet. Hvordan skal et referat fra møtet føres og hva skal taes med. 3.6 Etterbehandling av saker. Hvordan er saksgangen etter at ett vedtak er gjort. 6

7 4.1 Bevilgninger. To ganger i løpet av skoleåret deler Narvik StudenterSamfunn ut økonomiske midler til de klubbene som har søkt om det så fremst det er mulig å la seg gjennomføre. Det er styret i Stiftelsen Narvik StudenterSamfunn som avgjør hvilke klubber som skal få midler og hvor mye. 4.2 Hva kan klubben søke om midler til. Klubbene kan søke om midler til nødvendige innkjøp, drift av klubben og midler til aktiviteter som bidrar til klubbens beste. Det skal foreligge en skriftlig søknad innen gitte tidsfrister satt av Styret NSS. Den skriftlige søknaden skal inneholde begrunnelse av behovet for midler dvs. hva de skal brukes til, hvor mye klubben har til rådighet fra før og konkret hva 4.3 Søknadsrutiner. Klubbene skal bruke standardiserte skjemaer som finnes på klubb.samfunnet.no. Det skal gi en god begrunnelse på hvert enkelt punkt det som midler til. 7

8 5.5 Kommunikasjon mellom NSS og klubb. NSS skal bruke internett og som primærkontakt mellom klubbene. Her vil det meste av informasjon og beskjeder bli distribuert. Det er også ønskelig at klubblederne stikker innom kontoret til NSS med jevne mellomrom og oppdaterer seg litt hva som skjer der. Skal klubbene sende beskjed til NSS skal det gjøres på mail eller skriftlig beskjed som legges i posthylle på kontoret. 6.1 Kvalitetssikring og internrutiner. Hva er kvalitetssikring. Hvordan skal det foregå. 8

9 7.1 Standardiserte søknadsskjemaer. Det er klubbens plikt å benytte seg av de standardiserte skjemaene som NSS har lagt til rette for klubbene. Disse skjemaene ligger på Hvilke skjemaer finnes. Under følger en oversikt over hvilke skjemaer som er standardiserte og skal brukes. 1. Husmøte innkalling 2. Husmøte referat 3. Innmelding saker til husmøte 4. Søknad om oppretting av klubb 5. Søknad om bevilgning til klubb 6. Søknad om nedlegging av klubb 7. Klageskjema for avslag av søknad 8. Årsmelding for klubb 9. Oversikt over klubbens sammensetning 10. Beskjed til NSS 9