Del B. Kravspesifikasjon

Transkript

1 Del B Kravspesifikasjon Persontransport med personbil og minibuss i Vestre Toten 2010

2 Innhold 1 Pakker / områder Organisering av tjenesten Kjørekontor Åpningstider Geografisk inndeling Krav til kvalitet og leveranse Før oppstart av transport For utførelse av oppdragene Transportør Kjøretøy Utførelse Bestilling / formidling Samordning og bruk av kjøretøy Egenbetaling og billettering Teknisk utrustning Trafikksikkerhet Kapasitet Avvik/ klager og ulykker Sanksjoner Kontroll av kvalitet og utførelse Krav til forretningsmessige forhold Krav til dokumentasjon Rammeavtale / Pris / Oppgjør Rammeavtale Hovedproduksjon Deltidsbil Generelt Deltidsbil Pris/ godtgjørelse Priselementer Time-/ kilometerpris Minstepris Ventetid Fastpris Bompenger Bomtur Transport av hjelpemidler og annet utstyr

3 4.3 Kjøremønster ved rammeavtale for Hovedproduksjon Regulering av godtgjørelsen Ordinær regulering Ekstraordinær regulering knyttet til endring av avgifter, lover og forskrift Ekstraordinær regulering knyttet til endringer i kapasitet og produksjon Fakturering Generelt Opplysninger i faktura Oversending av faktura Betalingsbetingelser Fakturakontroll Sluttoppgjør Kontroll av kvalitet og utførelse Datasystem

4 1 Pakker / områder En samlet oversikt over de enkelte pakker og ulike rammeavtaler fremgår av prisskjema, jf. konkurransegrunnlagets Del D vedlegg 1 Prisskjema. Inndeling av Vestre Toten kommune fremkommer i pkt 2.3. Trafikkområder Rammeavtale Pakker Skole Bestillings- Øvrig Hovedprod. Deltidsbil og serviceruter Vestre Toten sør X - - X X Vestre Toten nord X - - X X Oppdragsgiver vil inngå flg rammeavtaler: Hovedproduksjon Nord Hovedproduksjon Sør Deltidsbil liten 3 stk Deltidsbil stor 2 stk Deltidsbilene vil utføre faste vognløp i både Nord og Sør. Vognløpene fastsettes av Oppdragsgiver. Oppland fylkeskommune har pr dd ikke bestillings- og serviceruter eller øvrig transport i Vestre Toten kommune. Dersom dette innføres utføres dette innen rammeavtale om hovedproduksjon i det enkelte område ruta starter. 2 Organisering av tjenesten 2.1 Kjørekontor Oppdragsgiver vil organisere hele eller deler av trafikkområdene gjennom Kundesenteret Opplandstrafikk, heretter benevnt kjørekontor. Kjørekontoret er del av oppdragsgivers operative organisasjon for planlegging og gjennomføring av trafikken i fylket. Kjørekontoret kan samarbeide med kjørekontor i andre fylker om ulike løsninger i avtaleperioden. For trafikken som er innfaset i kjørekontoret og organisert derfra, innebærer dette: Bestillingsmottak Samordning Trafikkstyring Kontroll og oppfølgning Skoleskyssen i Vestre Toten kommune er delvis innfaset, ved at skoleskyssen planlegges av Kundesenteret Opplandstrafikk. Alle biler på avtale om Deltidsbil står under trafikkstyring av egen sentral, hvor sentralen mottar oppdragene fra kjørekontoret eller har selvstendig oppgave i organisering av trafikken. Transportør skal organisere all trafikk inntil den innfases i kjørekontoret. Oppdragsgiver kan innfase mer trafikk eller oppgaver i kjørekontoret i avtaleperioden. 2.2 Åpningstider Kjørekontoret i Oppland vil ha følgende åpningstider: Mandag til fredag kl. 08:00 16:00 Lørdag, søndag og helligdager Stengt 4

5 Åpningstid, oppgaver og organisering av kjørekontoret kan endres i avtaleperioden. Ruteopplysningen 177 vil ha følgende åpningstider: Mandag til fredag kl. 07:00 21:00 Lørdag kl. 09:00 17:00 Søndag kl. 10:00 18:00 Ruteopplysningen 177 vil betjene noen av kjørekontorets funksjoner når det er stengt. 2.3 Geografisk inndeling Vestre Toten kommune deles inn i to områder: Vestre Toten sør og Vestre Toten nord etter skolekretsgrensene, jf vedlegg 5. Transportør har ansvaret for trafikk som starter i eget kontraktsområde, også trafikk som krysser til annet område i kommunen eller ut av kommunen. Vestre Toten sør er flg skoler: Thune skole Ihle skole Reinsvoll barneskole Reinsvoll ungdomsskole Bøverbru skole Vestre Toten nord er flg skoler: Raufoss barneskole Raufoss ungdomsskole Korta skole Voksenopplæring Vestre Toten Raufoss videregående skole 3 Krav til kvalitet og leveranse Krav i pkt 3.1 skal være dokumentert innen inngåelse av rammeavtale og gjelder under hele avtalens løpetid. Brudd på kravene er anses som vesentlig mislighold, og oppdragsgiver kan heve rammeavtalen. Alle forhold som skal dokumenteres i forkant av avtalestart skal godkjennes av oppdragsgiver. Ved brudd på krav i pkt 3.2 har man et reaksjonsmønster som gir anledning til å gi skriftlig varsel om tiltak for å rette feil. Hvis ikke transportøren retter, summeres slike hendelser opp, og ved 3 stk blir dette å regne som vesentlig mislighold. For krav i pkt kan oppdragsgiver kreve gebyr, etter at hver sak har vært tatt opp i driftsmøte mellom partene. 3.1 Før oppstart av transport a) Transportør forplikter seg til å overholde de bestemmelser som til enhver tid er gjort gjeldende i henhold til lov, og som har betydning for denne avtale og transportørens virksomhet. b) Ved avtaleinngåelse skal tilbyder dokumentere nødvendige løyver og kapasitet. Tilbyder som ikke har løyve, skal dokumentere søknad om løyver og anskaffelse av kapasitet i henhold til tilbud og tildelingsbeslutning. c) Ved avtaleinngåelse skal tilbyderne dokumentere hvilke(t) fast(e) depot/garasje(r) de har i hver kommune, og hvilke kjøretøy/ kapasiteter som er knyttet til det enkelte depot/ garasje. 5

6 Tilbyder skal minimum ha depot/ garasje/ holdeplass sentralt, ift trafikken, i området rammeavtalen gjelder. En tilbyder kan ha flere depot. d) Tilbyder skal ha arbeidsreglement for alle ansatte i virksomheten, herunder undertransportører, som inneholder uniformsreglement og etisk normsett for utøvelse. Tilbyder skal dokumentere rutiner og system for internkontroll. e) Det tillates at transportør i en overgangsperiode på inntil 3 måneder fra avtalestart ikke oppfyller materiellkrav. Forpliktende plan på når og hvordan materiellkravene vil bli oppfylt skal foreligge. f) Før oppstartsdato må kjøretøyet være utstyrt med teknisk utrustning etter de krav som den enkelte rammeavtale har. Dersom tilbyder ikke har denne utrustning, må det legges frem en plan, innen avtaleinngåelse, for anskaffelse og innfasing av utstyret. 3.2 For utførelse av oppdragene Transportør a) Transportør skal kunne motta oppdrag fra kjørekontoret, primært via SUTI, sekundært på e-post direkte til sentral eller kjøretøy døgnet og året rundt, eller etter rammeavtalen. Faks vil kun bli brukt som reserveløsning. Oppdragsgiver skal godkjenne bruk av annen kommunikasjon enn SUTI. Transportør skal kunne kvittere for mottatt oppdrag på samme medium som oppdrag blir mottatt. b) Fra oppstartsdato skal transportør kunne motta bestillinger og utføre transport hele døgnet alle dager i året, eller slik det er spesifisert i rammeavtalen. c) Transportør skal være forberedt på å utføre transporter i andre områder enn eget tilbudsområde. d) Ved transport utenfor eget område plikter transportør å gjøre seg kjent med rutiner for returtransport, for så å forholde seg slik det er nødvendig for å kunne medta eventuell returtransport. Ved behov kontaktes kjørekontoret. e) Transportør plikter å organisere og samordne de ulike transporter utenom kjørekontorets åpningstid. For trafikk som ikke er innfaset i kjørekontoret skal transportør organisere og samordne, herunder også bestillingsmottak, etter krav, retningslinjer og intensjon i denne konkurransen. Som prinsipp skal kjøretøy fra nærmeste depot/ garasje/ holdeplass velges i forhold til første hentested. f) Alle i transportørens organisasjon, administrativt personell, sjåfører, undertransportører el, som i sitt virke kommer i befatning med transportene, er underlagt taushetsplikt. Opplysninger som er underlagt taushetsplikt skal være tilstrekkelig sikret/skjermet fra andre reisende og/eller uvedkommende. g) Transportør er ansvarlig for at egne ansatte har kvalifisert opplæring om forhold som har betydning for transportområdene med hensyn til publikumsservice, utførelse, retningslinjer, takstberegning, dokumentasjonskrav, samarbeid med alle parter og oppgjørsordning. Alle skal beherske norsk språk både skriftlig og muntlig. Oppdragsgiver kan delta i informasjons- og opplæringsmøte med alt personale hos transportør før oppdragsstart. h) Transportørs sjåfører og ansatte skal delta på informasjonsmøter, kurs og opplæring som oppdragsgiver organiserer, inntil 8 timer pr. år, uten godtgjørelse fra oppdragsgiver. 6

7 i) Før oppstartsdato skal transportør legge frem en handlingsplan for håndtering av ulykker/ uhell, samt kontinuitetsplan ved høyt personellfravær. Planene skal godkjennes av oppdragsgiver. Samtlige av transportørs ansatte skal ha nødvendig kjennskap til planene. j) Transportør plikter å stille på driftsmøter mellom oppdragsgiver og transportør. Oppdragsgiver innkaller og setter opp agenda for slike møter. Møtene avholdes hos oppdragsgiver hvis annet ikke er avtalt. Transportør kan be om slike møter. k) Transportørens forsikringer skal også dekke skade på brukere og deres utstyr ved av- og påstigning, og under transporten i kjøretøyene. l) Ved mislighold, eller under politietterforskning for lovbrudd, utført av sjåfør eller andre som utfører tjeneste på vegne av transportør, kan oppdragsgiver kreve midlertidig eller permanent utelukkelse av vedkommende fra oppdrag etter avtalen Kjøretøy a) Kjøretøystørrelse Kategori Type Antall passasjerplasser 1 Liten bil Mellomstor bil Stor bil 9-16 Deltidsbil stor skal ha fleksibel seteløsning der det skal være 16 sitteplasser og mulighet for å ta ut seter og gjøre plass for 2 rullestoler. Deltidsbil liten skal ha minimum 4 passasjerplasser og minimum 4 dører. b) Kjøretøy skal til enhver tid være i forskriftsmessig stand, og transportørens valg av kjøretøy skal tilfredsstille vanlige krav til funksjonsdyktighet. c) Ved bruk av erstatningsmateriell, skal oppdragsgivers skriftlige samtykke innhentes på forhånd. Ved korte driftsstans kan oppdragsgiver gi dispensasjon for fravikelse av krav, hvor skriftlig samtykke innhentes på forhånd. d) Kjøretøy i kategori 1 skal alltid kunne ha 4 passasjerplasser og minimum 4 dører. e) Kjøretøy i kategori 3 skal kunne benyttes til transport av rullestolbrukere, og oppfylle krav i Forskrift om løyvepliktig transport av funksjonshemmede tekniske krav til bil (fastsatt av Vegdirektoratet ) - og være godkjent for slik bruk. Kjøretøyet skal være utstyrt med rampe eller heis for inn- og utlasting. Dersom transportør har flere kjøretøy i kategori 3 enn behovet for rullestolkapasitet tilsier, kan antall kjøretøy med rullestolkapasitet avtales spesielt med oppdragsgiver. f) Deltidsbil stor skal ha kommunikasjonsløsning mellom bruker i rullestol og sjåfør. g) Alle kjøretøy skal holdes røykfrie, jevnlig ettersees, rengjøres både innvendig og utvendig, samt tømmes for søppel daglig. Verken søppel, skitt eller annet skal være til sjenanse for brukerne. Gjenglemte gjenstander skal behandles som hittegods. Alle skader skal utbedres snarest mulig. h) Seteform, setemål og polstring skal gi brukerne en komfortabel sittestilling. Alle seter skal ha høy rygg eller nakkestøtter og være utstyrt med sikkerhetsbelter. Alle seter skal være i 7

8 kjøreretning. Kjøretøy i kategori 1 og 2 skal ha 3-punkts sikkerhetsbelte i alle seter. Alle kjøretøy skal ha tilgjengelig utstyr for sikring av barn under transport. i) Alle kjøretøy skal ha kapasitet for transport av ski når dette er bestilt på forhånd. j) Kjøretøy som benyttes til bestillings-/serviceruter skal være klargjort for montering av stedsanviser/skilt i frontrute. Skilt med høyde på 15 cm holdes av oppdragsgiver Utførelse a) Forhåndsbestilte oppdrag er transport bestilt mer enn 1,5 timer før hentetidspunkt. Disse oppdrag skal utføres -5/ +5 minutter i forhold til bestilt tid på hentested. b) Fortløpende oppdrag er transport bestilt under 1,5 timer før hentetidspunktet. Transportøren skal utføre disse så nær opp til kjørekontoret/ brukerens ønske som mulig og skal ikke ha lengre reaksjonstid enn andre oppdrag i samme tidsrom. For turer som bestilles hos transportør for utførelse så snart som mulig er den maksimale reaksjonstid 1,5 timer. Oppdragsgiver skal ha prioritet på oppdrag etter denne avtalen i forhold til andre oppdrag transportøren måtte ha i samme periode. Ved behov skal kjørekontoret prioritere blant oppdragsgivers oppdrag. c) Akutte oppdrag er transport som skal utføres snarest. d) Alle turer som organiseres av kjørekontoret skal være påført IDnr. Dersom transportør gjennomfører slik tur uten IDnr, godtgjøres turen ikke av oppdragsgiver. e) Alle oppdrag der brukeren har timeavtale, skolestart eller lignende, skal brukeren være fremme på leveringssted senest 10 minutter før avtaletid, eller etter avtale. f) Dersom transportør under utførelse av et oppdrag ser at han/hun ikke kan hente bruker innenfor -10/+10 minutter i forhold til bestilt tid skal transportør varsle bruker snarest mulig og angi ny hentetid. Transportør skal uansett kontakte bruker dersom forsinkelsen medfører at avtalt fremmøtetid ikke kan nås. g) Transportør må selv kvalitetssikre oppdrag mht oppsatte tider, og endre der det er planlagt med for lite tid. Bruker må da kontaktes. Er turen bestilt fra kjørekontoret må også kjørekontoret varsles Bestilling / formidling a) Brukeren får angitt hentetidspunkt fra kjørekontoret, enten ved bestilling eller senere. I de tilfeller kjørekontoret ikke klarer å få kontakt med brukeren for å meddele hentetidspunktet, kan kjørekontoret be transportør om å informere brukeren om hentetidspunkt. b) Kjørekontoret kan endre en bestilling inntil turen avsluttes. Transportør godtgjøres for utkjørt distanse og medgått tid. c) Når transportør har mottatt og fordelt bestillingene fra kjørekontoret, skal tilbakemelding om hvilket kjøretøy som kjører den enkelte tur gis. Tilbakemelding gis så tidlig som mulig, og senest innen kl. 08:30 samme dag oppdragene skal kjøres. d) På all trafikk som organiseres gjennom kjørekontoret hvor transportør mottar bestilling fra bruker i kjørekontorets åpningstid, skal transportør opplyse om bestillingsrutiner og henvise til kjørekontoret. 8

9 e) Transportør skal organisere trafikk som ikke er innfaset i kjørekontoret. Selv om kjørekontoret planlegger trafikken, kan transportør ha bestillingsmottak for brukerne. Om trafikken er innfaset, skal transportør ha bestillingsmottak når kjørekontoret er stengt. Skoleskyssen i Vestre Toten planlegges av kjørekontoret, men transportør har daglig kontakt mot brukere. f) Dersom transportør løser planlagt vognløp med flere kjøretøy, godtgjøres det som ett vognløp Samordning og bruk av kjøretøy a) Dersom bruker ikke møter til avtalt tid, og sjåfør ikke har fått beskjed, må sjåføren selv ta kontakt for å forsikre seg om årsaken til forsinkelsen. Sjåføren må ikke kjøre før han vet sikkert om brukeren skal være med eller ikke. b) Kjørekontoret kan pålegge kjøretøy å vente etter levering. Kjørekontoret kan også avslutte venting på spesiell bruker, for eksempel når andre kjøretøy kan ta med bruker i retur. c) Ved returtransport skal kjørekontoret bestille til-/ frabringerbil. Dersom det ikke er bestilt, plikter transportør å gjøre kjørekontoret oppmerksom på dette, og eventuelt bistå med bestilling. d) Tur og retur betraktes som ulike turer innenfor samme vognløp og kjørekontoret kan fritt disponere kjøretøy til andre oppdrag/ annen bruker på retur, uavhengig av den bruker som ble transportert på tur. Kjørekontoret kan også bruke transportør til mellomliggende oppdrag under pålagt ventetid. I disse tilfellene skal pris for eget rammeavtalesområde benyttes. e) Dersom trafikken er innfaset, skal kjørekontoret kontaktes når bruker er levert. Kjørekontoret vil da avgjøre om bil venter eller returnerer. Retur skal aldri startes før kjørekontoret er kontaktet. Dette er hovedregel og kjørekontoret kan endre på dette i hvert enkelt tilfelle. f) Når transportør returnerer fra transportoppdrag utenfor eget fylke, og har ledig kapasitet, skal eget kjørekontor kontaktes snarest etter avreise. g) Bruker har rett til ro under transport, og spilling av musikk eller bruk av radio skal kun skje etter brukers samtykke. h) Oppdragsgiver har rett til ev. å omdisponere kjøretøy til oppdrag i tilstøtende områder/ pakker. i) Transportør skal utføre alle oppdrag som tildeles fra kjørekontor. Det er kun enkeltoppdrag hvor sikkerheten ikke kan ivaretas tilfredsstillende som kan nektes. j) Legitimasjon av sjåfør skal tydelig vise transportørens navn, samt bilde og navn på sjåfør. Sjåførens legitimasjon skal bæres lett synlig. k) Sjåføren skal ha god kjennskap til trafikkområdene som betjenes. Sjåfør skal ha kart/ kartverktøy over alle trafikkområder hvor det utføres transporter, tilgjengelig i bilen. l) Sjåføren har generelt ansvar for å redusere tomgangskjøring til et absolutt minimum. Kjørestilen skal være slik at de reisende føler seg trygge og har en behagelig reiseopplevelse. Transporten skal utføres miljømessig optimalt, med høy sikkerhet og god komfort for brukerne. 9

10 m) Sjåføren skal aktivt tilby assistanse fra dør til dør og hjelpe brukerne inn og ut av kjøretøyet, samt ta hånd om eventuell bagasje. Ved behov skal sjåfør bistå med å bringe bruker til eller hente bruker inne på avdeling, hjemme el. n) Sjåføren skal kunne utføre førstehjelp. o) Før reisen startes skal sjåfør forsikre seg om at gyldig reisedokumentasjon forefinnes. p) Sjåføren har ikke anledning til å foreta stans underveis for å gjøre private ærender, verken for bruker eller sjåfør / transportør uten at dette er godkjent av kjørekontoret. Dersom det foretas stans, pga private ærend, skal brukeren/ sjåføren selv betale for utgiftene ved stansen og eventuelt omvei Egenbetaling og billettering a) Transportør har ansvaret for billettering av bruker og/ eller innkreving av egenbetaling fra bruker på transporttyper der dette kreves. b) Egenbetaling som er betalt eller skulle vært betalt av bruker, trekkes fra prisen for transportoppdraget. c) Der det fra oppdragsgiver blir definert å bruke annen form for billettering enn det som tidligere er beskrevet, vil oppdragsgiver forestå anskaffelse av, og opplæring i bruk av billetteringsmaskin. Transportør skal da ta dette i bruk. Transportør er ansvarlig for materiellet når det er tatt i bruk i trafikken. d) Alle brukere skal gis kvittering på betalt beløp og type transport, uavhengig av om dette er egenbetaling eller billettering Teknisk utrustning a) Det er transportørs ansvar at all teknisk utrustning i kjøretøy fungerer tilfredsstillende. b) Alle kjøretøy skal fra før oppstartsdato ha fast telefonnummer som følger kjøretøyet, og under oppdrag skal sjåfør, til en hver tid, være tilgjengelig. c) Direkte kommunikasjon mellom kjørekontor og transportør/ kjøretøy skal tilfredsstille grensesnittet som beskrevet i SUTI v Enten via taksametersystem eller håndholdt PDA i kjøretøy. Kommunikasjonen går via webservice. d) Transportør skal ha tlf. nr. for mottak av bestillinger fra oppdragsgiver og fra brukere. e) Transportør skal ha e-post for mottak av bestillinger og kommunikasjon med oppdragsgiver. f) Kjøretøyene må være utstyrt med registreringsenhet som dokumenterer geografisk posisjon og at oppgjøret er korrekt i henhold til rammeavtale. Transportør må løpende kvalitetssikre systemet. Hvis oppdragsgiver påpeker uregelmessigheter eller eventuelle feilkilder, må transportør rette dette opp for egen regning snarest. Registreringsenheten skal være installert og tilpasset rammeavtalens prissystem ved oppstart på rammeavtalesperioden. Enheten skal kunne lese magnetstripekort og MiFare kort. g) Autorisert utstyr kan skaffes fra leverandør Trapeze (egne priser for brukere her), se faktablad: 10

11 h) Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle fremtidige forandringer/ utvikling innen generelle programvarer og kommunikasjonsteknologi. Slike forandringer må transportøren godta og tilpasse seg uten krav om ekstra kompensasjon Trafikksikkerhet a) Transportør skal gjennomføre trafikksikkerhetsopplæring i forhold til skoleskyssen med alle 1. klassinger og andre elever etter behov. Opplæringen skal repeteres ved behov og ved start av hvert skoleår. Transportør dekker kostnader ved opplæringa. b) Sjåfør skal påse at setebelter blir brukt Kapasitet Transportør skal ha tilstrekkelig kapasitet til å utføre de oppdrag som omfattes av rammeavtale, dersom annet ikke er spesifisert. Dette kan endre seg i løpet av avtaleperioden. Totalkapasiteten vil bli vurdert etter hvilke kjøretøy tilbyderen har oppgitt i forhold til den enkelte rammeavtale. Dersom tilbyderen kan dokumentere å ha tilgjengelig kjøretøy annet sted innenfor en radius av kjørelengde på 20 minutter fra oppgitte stasjoneringssteder, vil dette kunne vurderes som del av den totale kapasiteten. Transportør skal i tillegg til den tilbudte kapasiteten ha tilgjengelig reservekjøretøy for å dekke opp driftsavbrudd, servicebehov osv Avvik/ klager og ulykker a) Transportør skal omgående rapportere, først muntlig senere skriftlig, til oppdragsgiver om avvik, uhell og ulykker med personskade og/ eller det kan forventes at politi, presse eller publikum kan kontakte oppdragsgiver om. Uhell/ulykker knyttet til skoletransportene skal i tillegg omgående varsles den enkelte skole. b) Transportør plikter å håndtere enhver henvendelse, klage og lignende på en servicemessig, høflig og tilfredsstillende måte, og skal rapportere om slike henvendelser etter en mal nærmere avtalt med oppdragsgiver Sanksjoner Oppdragsgiver kan kreve gebyr dersom: a) Transportmiddel ikke er tilgjengelig iht. bestilt innleietid b) Manglende installasjon av vognkommunikasjon c) Kjøretøyet ikke tilfredsstiller krav til kvalitet og/eller sikkerhet d) Passasjer blir for sent/ikke hentet iht. oppdrag e) Det kan påvises at det er røyket i kjøretøyet. f) Manglende rapportering Gebyrene vil utgjøre: Ved a NOK for deltidsbil Ved b c NOK 500 pr. kjøretøy/ dag pr. mangel Ved d NOK 250 pr. passasjer pr. 30 minutter inntil 2 timer, opptil 4 passasjerer Ved e f NOK pr. gang Ved d: alle avvik over 20 minutter skal rapporteres spesielt. Ved varsel i forkant av avviket reduseres gebyret med 50 %. 11

12 Oppdragsgiver kan kun kreve gebyr for forhold som transportør er ansvarlig for. Transportør er ansvarlig for brukers konsekvens av avviket Kontroll av kvalitet og utførelse Oppdragsgiver har rett til å føre kontroll med alle forhold ved transportørs leveranse, samt arbeidets utførelse og tilstand på transportørens kjøretøy. Blir oppdragsgiver oppmerksom på forhold som synes avtalestridige skal transportøren varsles om dette, og gis en passende frist for å rette opp feil og mangler Krav til forretningsmessige forhold a) Oppdragsgiver har et verdigrunnlag der vi vil framstå som en åpen og ansvarlig organisasjon. Oppdragsgiver, transportør og samarbeidende virksomheter skal ha ledere og medarbeidere som tar ansvar for verdiene kvalitet, trygghet og respekt i sitt daglige arbeid. b) Oppdragsgiver er i ferd med å opprette en varslingskanal for å gjøre det enkelt og trygt å varsle om kritikkverdige, uetiske eller ulovlige forhold i virksomheten. c) Oppdragsgiver og transportør skal holde hverandre skriftlig orientert om eventuelle endringer i egen organisasjon med navn, titler og ansvarsområder. Begge parter skal oppgi hvem som har fullmakt til å inngå avtaler på oppdragsgivers og transportørens vegne. d) Transportør skal varsle oppdragsgiver om alle forhold som har med endring av eierskap og juridisk stilling å gjøre, herunder transaksjoner av aksjer eller andeler Krav til dokumentasjon. To typer dokumentasjon Hovedproduksjon o Pris pr. km og tid, hvor hvert oppdrag måles/og registreres med faktisk kjørt strekning og forbrukt tid og dokumenteres i elektronisk logg. Dersom det inngås fastprisavtale innen Hovedproduksjon: Basert på oppmålt strekning og tid, etableres fastpris for de enkelte faste oppdrag. Dog plikter transportør å dokumentere utførte oppdrag med turlogg, hvor hele turen skal vises på elektronisk kart basert på GPS-posisjonering. Oppdragsgiver kan når som helst be transportør dokumentere et utført oppdrag med data fra turen, herunder hele turens GPS-signatur, med start/stopp-punkter (som beskrevet ovenfor) samt veivalg, stopp mv som turen måtte inneholde. Deltidsbil Forbrukt tid og utførte oppdrag dokumenteres med bruk av elektronisk logg for kjøretøyet, øvrige bestemmelser som hovedproduksjon. Primært skal taksameter, eller tilsvarende registreringsenhet, registrere: Transporttype (benevnelse avtales mellom oppdragsgiver og transportør) Bilens løyvenummer Sjåfør ID Kvitteringsnummer Transportkategori (kontonummer) Start dato / tid 12

13 Slutt dato / tid Antall kilometer for turen Antall minutter kjøretid Antall minutter for venteperioden Sum innkrevd egenandels-/ egenbetaling eller billettpris for turen Sum kroner til fakturering mot oppdragsgiver. Turens ID-nummer (tildelt av kjørekontor) Rekvisisjonsnummer/ brukers ID nr. Taksameter eller tilsvarende registreringsenhet, skal skrive ut kvittering som synliggjør hver kjørestrekning og hver venteperiode. Sekundært skal taksameter eller tilsvarende registreringsenhet skrive ut kvittering for hver tur og hver venteperiode. Kvittering skal minst inneholde alle ovenstående punkter med unntak av GPS posisjoner og rute, dog skal sone for start og stopp fremkomme. 4 Rammeavtale / Pris / Oppgjør 4.1 Rammeavtale Tilbyder må legge til grunn at oppdragsgiver har til hensikt å inngå rammeavtale med primært en transportør innenfor den enkelte avtale. Pakker og type rammeavtale er oppgitt i prisskjema. Der hvor det etterspørres spesifikk kapasitet er dette oppgitt Hovedproduksjon Gjelder kjøretøy i alle størrelser etter behov innenfor alle trafikkområder. Oppdragene avregnes etter medgått tid i minutter og kjørt distanse fra første oppdrag påbegynnes, til siste oppdrag er avsluttet. Tilbudt pris er for produksjon fra kl. 06:00 til kl. 18:00 på hverdager. Det gis følgende påslag for tilbudt pris, fordelt på dag og tidsintervall: Tidsintervall Dager Påslag på tilbudt pris Trafikkandel i 2010 kl Hverdager - 99% kl Hverdager 20 % 0 % kl Alle dager 35 % 1 % kl Lørdager 20 % 0 % kl Lørdager 35 % 0 % kl Søndager og helligdager 35 % 0 % Julaften, nyttårsaften, påskeaften og pinseaften regnes som helligdag for oppdrag påbegynt etter kl. 15: Deltidsbil Kjøretøy som disponeres av oppdragsgiver i gjennomsnitt 3 timer eller mer, pr. dag over en kalendermåned, alle skoledager, fordelt på morgen og ettermiddag. Oppdragene avregnes etter medgått tid fra første oppdrag påbegynnes, til siste oppdraget er avsluttet ved hvert uttak Generelt Deltidsbil Depot/ holdeplass sentralt i Vestre Toten kommune. 13

14 Det kan kun kreves oppgjør for de dager kjøretøyet har vært i produksjon for oppdragsgiver. Deltidsbil disponeres i gjennomsnitt 3 timer eller mer alle skoledager, ca 190 dager pr år. Startsted for transporten er gitt ved det stedet første bruker hentes innenfor tidsperioden oppdragsgiver disponerer bilen. Sluttsted for transporten er gitt ved det sted siste bruker settes av innenfor tidsperioden oppdragsgiver disponerer bilen. Både start- og sluttsted forutsettes å være innenfor pakkens geografiske avgrensningsområde. Dersom start eller sluttsted er utenfor pakkens geografiske avgrensningsområde, godtgjøres kjøring fra/ til depot. Sjåføren skal selv organisere foreskrevne pauser, iht. kjøre- og hviletidsbestemmelsene, utenom den avtalte innleietiden. Oppdragsgiver godtgjør ikke foreskrevne pauser. Oppdragsgiver godtgjør for Deltidsbil basert på timepris, etter medgått tid, og kilometerpris etter kjørt distanse. Øvrige krav som for Hovedproduksjon 4.2 Pris/ godtgjørelse Priselementer Det skal oppgis priser på følgende tjenester; Hovedproduksjon: Tilgjengelig etter behov hovedsakelig dagtid Deltidsbil, som beskrevet i pkt og Alle priser skal være angitt i NOK. Tilbud vedrørende Hovedproduksjon skal også differensieres på kjøretøystørrelse: Liten bil (1 4 passasjerplasser) Mellomstor bil (5 8 passasjerplasser) Stor bil/minibuss (9 16 passasjerplasser) Samlet pris: Det kan leveres samlet pris for en eller flere pakker Dersom det leveres samlet pris på Hovedproduksjon, skal det også leveres separat tilbud på de ulike bilstørrelser som inngår i samlet pris Det kan ikke leveres samlet pris i kombinasjon mellom Hovedproduksjon og Deltidsbil Time-/ kilometerpris Alle vognløp godtgjøres med timepris, etter antall minutter, samt kilometerpriser for utkjørt distanse. Kilometerprisen skal dekke kilometeravhengige driftskostnader som drivstoff, rekvisita, service/vedlikehold, bompenger osv. Dersom sentralen velger å løse et vognløp med flere kjøretøy, vil det godtgjøres som ett vognløp Minstepris Det godtgjøres kun en minstepris pr. vognløp Ventetid Ventetid belastes løpende etter tilbudt timepris. Pålagt ventetid skal dokumenteres med separat kvittering. 14

15 4.2.5 Fastpris For gjentakende og faste oppdrag kan det avtales fastpris. Tilbyders time- og kilometerpris legges til grunn. Kjørelengde fastsettes på grunnlag av oppmålt distanse i oppdragsgivers elektroniske kartsystem, og/eller ved oppkjøring. Oppdragsgiver avgjør om og hvilke oppdrag som kan kjøres på fastpris Bompenger Bompenger mv. som kan betales med rabatterte betingelser, periodeabonnement mv., skal være inkludert i tilbudsprisene. Bompasseringer med høy enhetskostnad utenom riks-, fylkes- eller kommunalveinettet, kan kompenseres iht. reelle kostnader Bomtur Transportør vil, på turer bestilt av kjørekontoret, få godtgjørelse for oppmøte uten at turen er avbestilt (bomtur). Godtgjørelse for bomturer forutsetter at kjørekontoret kontaktes snarest og Bomtur Id er innhentet derfra Transport av hjelpemidler og annet utstyr For transport av hjelpemidler, teknisk utstyr, medisiner og lignende, uten brukere, gjelder de samme priser som oppgitt i prisskjema. 4.3 Kjøremønster ved rammeavtale for Hovedproduksjon All dokumentert og gjennomført kjøring etter rammeavtale for Hovedproduksjon, godtgjøres maksimalt pr. vognløp for distansen: depot - første hentested øvrige hentesteder - leveringssteder depot, som forklart i figur nedenfor: Garasje/ depot Hentested Leveringssted Ved avtale om fastpris, jf. pkt 4.2.5, kan turen avsluttes ved siste leveringssted uten at det påvirker godtgjørelsen for vognløpet. Alle minstepristurer, jf. pkt 4.2.3, kan avsluttes ved siste leveringssted, og slås ut der uavhengig av transporttype. Nærmeste depot i forhold til første hentested skal som prinsipp brukes ved uttak av bil. 4.4 Regulering av godtgjørelsen Ordinær regulering Prisene reguleres en gang per år, 1. august, med basis i indekser / grunnlagselementer som angitt nedenfor. Første regulering foretas med virkning fra 1. august Reguleringen skjer i henhold til følgende formel: 0,55*L+0,35*K+0,10*D, der L= prosentvis endring i avtalt månedslønn for operatører og sjåfører innen landtransport med passasjerer, jf. SSB-tabell (gjennomsnittlig månedslønn for heltidsansatte i landtransport etter næring og yrkesgruppe). Basis for første regulering er avtalt månedslønn for 2010 i forhold til 15

16 avtalt månedslønn i Ved de senere årlige revisjoner benyttes avtalt månedslønn for året før i forhold til avtalt månedslønn året før det igjen. Foreløpig verdi for avtalt månedslønn benyttes dersom den endelige verdien ikke er kjent på reguleringstidspunktet. Det gjøres i så tilfelle ikke noen etterregulering når endelig verdi blir kjent. K= prosentvis endring i SSBs konsumprisindeks. Basis for første regulering er gjennomsnittlig konsumprisindeks for perioden juli 2010-juni 2011 i forhold til konsumprisindeksen pr. juni Deretter reguleres prisene med gjennomsnittlig indeks for siste år (periode juli-juni) i forhold til gjennomsnittlig indeks året før det igjen (periode juli-juni). D= prosentvis endring i indeks for autodiesel, jf. SSB-tabell (konsumprisindeks, varer og varegrupper, autodiesel2). Basis for første regulering er gjennomsnittlig indeks for autodiesel for perioden juli 2010-juni 2011 i forhold til indeks for autodiesel pr. juni Deretter reguleres prisene med gjennomsnittlig indeks for autodiesel for siste år (periode juli-juni) i forhold til gjennomsnittlig indeks for autodiesel året før det igjen (periode juli-juni). Dersom det i avtaleperioden gjøres tekniske justeringer/endringer i indeksene angitt ovenfor, forbeholder oppdragsgiver seg retten til å gjøre en korreksjon slik at tidslinjer ikke brytes, eventuelt å benytte sammenlignbare indekser Ekstraordinær regulering knyttet til endring av avgifter, lover og forskrift Endringer i offentlige avgifter, lover eller forskrifter som dokumenteres å gi økonomiske konsekvenser som er vesentlig større enn det som er innarbeidet gjennom de tre elementene i pris- og kostnadsutviklingen (lønn, konsumprisindeks og drivstoff), gir hver av partene rett til å kreve ekstraordinær regulering av godtgjørelsen. Med vesentlig forstås en kostnadsendring per år som overstiger 1 % av den årlige godtgjørelse til transportør, i året før endringen inntrådte, i henhold til inngått rammeavtale. Hver kostnadsendring skal sees på individuelt, og det kan ikke samles opp flere endringer som fører til at godtgjørelsen kan endres. Krav om ekstraordinær regulering må fremsettes skriftlig og skal deretter, om den annen part ikke aksepterer kravet helt eller delvis, søkes løst gjennom forhandlinger snarest. Motparten har i slike forhandlinger krav på all nødvendig dokumentasjon. Krav om ekstraordinær regulering gjelder likevel ikke dersom transportøren burde tatt endringer i offentlige avgifter, lover eller forskrifter i betraktning ved rammeavtalens inngåelse, og transportøren heller ikke burde ha unngått følgene av endringene Ekstraordinær regulering knyttet til endringer i kapasitet og produksjon Ved vesentlige endringer hva angår kapasitet eller produksjon i avtaleperioden, kan partene kreve forhandlinger om ekstraordinær regulering av godtgjørelsen. Prosedyren i punkt 4.4.2, avsnitt 3, vil da være gjeldende. 4.5 Fakturering Generelt Transportør skal innen den 20. i hver måned sende oppdragsgiver faktura på godtgjørelse for oppdrag utført foregående måned. Det skal gjøres fradrag for eventuelle egenbetalinger som er innkassert som delbetaling av transportoppdragene i fakturaen. Faktura skal sendes til oppdragsgiver pr. post eller e-post til adresser som til en hver tid gjelder. 16

17 Oppdragsgiver kan pålegge at faktura sendes til annen oppgjørsenhet. Oppdragsgiver kan pålegge at faktura sendes direkte til samarbeidende organ (kommuner mv.), men står inne for betalingsforpliktelsene Opplysninger i faktura På fakturaen skal følgende informasjon fremkomme: Fakturadato Fakturanummer Hvilken periode transportoppdragene som ligger til grunn for fakturaen er utført Fakturabeløp for perioden. o Fakturabeløp skal være delt i trafikk organisert gjennom kjørekontor, og trafikk organisert av transportør Antall transportoppdrag som ligger til grunnlag for fakturabeløpet Antall brukere Egenandelsbeløp Inntil oppdragsgiver begynner med omvendt fakturering skal fakturering skje på bakgrunn av oppmålt distanse, forbrukt tid m.m. i følge transportørenes taksameter eller tilsvarende registreringsenhet. Oppdragsgiver vil ved kjørestart, eller løpet av avtaleperioden ta i bruk omvendt fakturering. Transportør vil bli varslet om dette senest 2 måneder i forkant av idriftsettelse dersom dette iverksettes etter oppstartsdato. Når oppdragsgiver starter med omvendt fakturering vil transportør, for oppdrag som organiseres gjennom kjørekontor, motta dag-, uke- og månedsrapport. Månedsrapport vil danne grunnlag for statistikk og fakturering av oppdrag organisert gjennom kjørekontoret. Det skal være en faktura pr. transportør. Dersom transportør har flere rammeavtaler skal fakturaspesifikasjonen vise dette, og underbilag sorteres deretter. Der hvor flere transportører benytter samme faktureringsenhet, skal faktura og statistikk sendes oppdragsgiver samlet med oversikt over den enkelte transportørs krav. Bilag og annen nødvendig dokumentasjon sortert etter dato/ tid og i bunter pr. bilnr, skal følge med fakturaen. Bilagene skal deles pr. bilnr i oppdrag organisert av kjørekontor og oppdrag organisert av transportør. Oppdragsgiver tar forbehold om eventuelle fremtidige forandringer i oppgjørssystem og rapportering. Slike forandringer må transportøren godta og tilpasse seg uten krav om ekstra kompensasjon, selv om det kan medføre ekstra arbeid for transportøren Oversending av faktura Oppdragsgiver skal motta faktura og statistikkrapporter fremsendt i elektronisk format pr. e-post. Statistikkrapporten skal lagres som semikolon-separert tekstfil, jf. Del D Vedlegg 4. Ved endringer av versjoner mv. i oppdragsgivers IKT-plattform kan dette medføre at det stilles nye format- og oversendingskrav i forhold til elektronisk faktura Betalingsbetingelser Oppdragsgiver plikter å betale uomtvistede krav innen 30 dager etter å ha mottatt faktura med godkjent underbilag og elektronisk fil. 17

18 Krav som ikke er fakturert oppdragsgiver innen seks måneder etter at turen er utført, anses foreldet, og vil ikke bli honorert Fakturakontroll Oppdragsgiver vil gjennomføre kontroll av produksjons- og fakturadata. Bilag og fakturaer som ikke er korrekt utfylt, kan returneres uoppgjort til transportøren for nærmere forklaring eller oppretting, innen angitt svarfrist som må overholdes. Hvis det blir funnet flere feil i et månedsoppgjør kan oppgjøret returneres i sin helhet for korreksjon. Transportør plikter uten unødig opphold, og uten kompensasjon, å fremskaffe de opplysninger oppdragsgiver ber om i forbindelse med kontroll av arbeidet. Videre skal transportør dekke egne kostnader som følge av nødvendig bistand for oppdragsgivers utførelse av kontroll. Oppdragsgiver har også rett til å justere oppgjøret på bakgrunn av uregelmessigheter hvor det antas at oppdragsgiver er påført unødvendige utgifter. Det vil orienteres skriftlig om slike justeringer og det vil være mulig å påklage disse. Dette vil ikke medføre forsinkelse i oppgjøret for de øvrige regningene. Dersom transportøren feilaktig har fått for mye betalt, plikter han å betale beløpet tilbake. Er det uklart hvor stort beløpet er, eller svært tidkrevende å beregne, kan oppdragsgiver fastsette tilbakebetalingsbeløpet på bakgrunn av en gjennomsnittsberegning basert på en gjennomgang av regningene for representative måneder. Rutine for oppgjør kan mottas ved kontakt med oppdragsgiver. Brudd på regler eller retningslinjer for krav og oppgjør vil bli sanksjonert Sluttoppgjør Transportør skal sende sluttoppgjør for utførte leveranser senest 30 dager etter at rammeavtalen er utløpt. Sluttfakturaen skal inneholde alle leverandørens krav. Krav som tidligere er fremmet, men som ikke er avgjort eller betalt, skal gjentas i forbindelse med sluttoppgjør dersom disse krav fremdeles opprettholdes. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret kan ikke fremsettes senere. Oppdragsgiver skal betale sluttfaktura senest 30 dager etter at den er mottatt. Har oppdragsgiver innsigelser på sluttfakturaen skal disse gjøres gjeldende innen 30 dager fra mottakelse. 4.6 Kontroll av kvalitet og utførelse Oppdragsgiver kan gjennomføre revisjon av transportørens rutiner, prosedyrer og øvrig driftsopplegg. Utgifter i forbindelse med bistand fra transportør til slik kontroll dekkes av transportør. Transportøren må også forvente uanmeldt stikkprøvekontroll foretatt av, eller på vegne av, oppdragsgiver. Slik kontroll kan være kontroll av kjøretøy, tilhørende utstyr og utførelse av oppdrag, samt bokettersyn og andre kontrolltiltak hos transportøren. 5 Datasystem Oppdragsgiver benytter Trapeze Pass datasystem for registrering, planlegging og styring av transportene. 18

19 Oppdragsgivers trafikkstyringssystem er designet for å samordne og organisere anropstyrt trafikk, som kommuniserer med transportør via SUTI. Trafikkstyringssystemet er et sanntidssystem som oppdragsgiver kan benytte automatisk, semiautomatisk eller manuelt for å løse de enkelte transportoppdrag i forhold til behov og tilgjengelig kapasitet. Hente- og leveringsadresser registreres ved hjelp av adressepunkter i et kart som er integrert i systemene, og som kvalitetssikres gjennom kontroll av registrert bostedsadresse i folkeregisteret. Transportørens kjøretøyer blir registrert i egne registre med kjøretøyets kapasitet, antall seter, plass til elektrisk rullestol, kommunikasjonsutstyr, herunder taksameter/pda eller lignende, samt mobiltelefonnummer som er knyttet til kjøretøyet. Systemet gir til enhver tid oversikt over kjøretøyene man har til rådighet. Ved planlegging bruker systemene prinsippet "korteste veistrekning", som beregner alle avstander på bakgrunn av geografiske informasjonssystem. Trafikkstyringssystemet er et sanntidssystem med helautomatisk utsendelse av turer til transportørens sentral eller kjøretøyer. Transportørenes kjøretøyer skal kobles opp til den sentrale databasen i toveis kommunikasjon ved bruk av SUTI, enten via terminal i kjøretøyet (PDA) og/eller via server for taksametersystemer. I tillegg kan turer sendes direkte fra systemet ved hjelp av e-post til transportørens sentral. Systemet overvåker hele tiden kjøretøyene og varsler om mulige forsinkelser eller regelbrudd, slik at operatør hos oppdragsgiver kan korrigere avvik. Transportør skal ha aktiv GPS i alle kjøretøyer som skal benyttes for oppdragsgiver, slik at kjøretøyets faktiske posisjon hvert minutt oppdateres mot transportørs eget datasystem, samt mot kjørekontor, via SUTI. Grensesnitt - kommunikasjon Oppdragsgiver har ansvaret for installasjon, drift og utvikling av eget trafikkstyringssystem, samt kommunikasjon med transportørs booking/trafikkstyringssystem. Transportør har ansvar for at deres booking/trafikkstyringssystem er tilpasset dette grensesnittet og den daglige kommunikasjonen, og til enhver tid er operativt og funksjonelt. Transportør skal sikre de data som mottas iht. gjeldende bestemmelser. Beskrivelse av grensesnitt mellom transportørs booking/trafikkstyringssystem, transportørs bruk av SUTI v. 2.0, og alternativ kommunikasjonsløsning skal dokumenteres med en systembeskrivelse, rutiner for drift, kvalitetskontroll og beredskap ved alternativ drift. Denne planen skal godkjennes av oppdragsgiver før avtalestart. Transportør er ansvarlig for at valgte kommunikasjonsløsninger fungerer i henhold til kravene i denne konkurransen. Et felles elektronisk billettsystem for buss i Hedmark og Oppland er i drift, og skal utvides til også å omfatte turer som kjøres med andre typer kjøretøy, som drosje og turvogn. Dette ved bruk av bilens taksameter/pda eller lignende. Når kjøretøyene benyttes til skole- eller rutekjøring (servicelinje, bestillingsruter, m.m.), planlegges det som andre turer og kommuniseres fra oppdragsgiver til transportør via SUTI v Transportør skal kommunisere tilbake til oppdragsgiver via SUTI v. 2.0, slik at oppdraget bekreftes, posisjoner registreres og turens lengde i kilometer og tid bekreftes med reelle data fra kjøretøyet. Oppdragsgiver er ansvarlig for valg av system for, og innføring av elektronisk billettering. Programvare og systemdrift er oppdragsgivers ansvar, transportør er ansvarlig for utstyr montert i eget kjøretøy, herunder at dette er i henhold til den standard oppdragsgiver har satt, og at det virker i henhold til dette. Anskaffelse, drift og vedlikehold av dette er transportørs ansvar. Transportør må medvirke til slik innføring når det gjelder tilrettelegging, forberedelser, tilrettelegging, installasjon og opplæring. Opplæringstid er estimert til 2 timer. Transportør plikter å 19

20 fremstille bilen for nødvendige installasjoner. Ved senere utskifting av materiell, må transportør sørge for at installasjonene overflyttes til det nye kjøretøyet. Ved innføring av felles billetteringssystem til også å gjelde personbil og minibusser mv., skal transportør fra gitt dato ha satt dette i drift i alle kjøretøy som skal benyttes for oppdragsgiver. Det forventes at enkelte transportører må oppgradere sin programversjon og kortleser som er knyttet til kjøretøyets registreringsenhet, dette vil være for transportørs egen regning og ansvar. Det er under utredning en nasjonal standard for TT. Dette vil også medføre en nasjonal norm for legitimering av bruker, verifikasjon av brukers rettigheter og saldo på respektives TT-konto online i kjøretøyet når brukeren skal påbegynne reise, samt ved brukeres bestilling av TT-reise. Det arbeides pr. dags dato tett mellom oppdragsgiver, transportører av registreringsenheter og transportører for å bidra til den kommende nasjonale standard. 20