DEL 2 Kravspesifikasjon

Transkript

1 ANBUDSGRUNNLAG ANROPSTYRT PERSONTRANSPORT 2010 DEL 2 Kravspesifikasjon Versjon 2.2 Dato:

2 I N N H O L D DEFINISJONER...4 KAP. 1 OMFANG, OMRÅDER OG ORGANISERING Tjenesteområder Oppdragstyper Skoleskyss Transportordning for forflytningshemmede Bestillings- og serviceruter Spesialtransport Bussgods Annen transport Endrede transportbehov Omfang Anbudsområder Bilkategorier Organisering av tjenesten...8 KAP. 2 PRISSETTING OG ØKONOMI Priselementer Timepris heltidsinnleiet bil Timepris deltidsinnleiet bil Timepris 3 øvrige oppdrag Kilometerpris Fastprisoppdrag Minstepris og ventetid Tillegg ubekvem arbeidstid Start- og stoppsted Prisregulering Ordinær prisregulering Ekstraordinær prisregulering...13 Side 2 av 27

3 2.7 Fakturering og rapportering Fakturering Faktureringsadresse Elektronisk faktura Betalingsbetingelser Omvendt fakturering Faktura- og rapportkrav innhold og spesifisering Fakturakontroll feil eller mangler i oppgjøret Tilbakeholdsrett og motregningsadgang Sluttoppgjør...16 KAP. 3 KRAVSPESIFIKASJON Krav før oppstart av transport Krav for utførelse av oppdragene Krav til transportør Krav til vognmateriell Krav til hentefrister og reaksjonstid Krav til reisen Krav til samordning og bruk av biler Krav til billettering og innkreving av egenbetaling, registrering av TT-kostnader m.v Krav til teknisk utrustning Krav til kapasitet Krav til håndtering av klager, avvik og ulykker Krav til forretningsmessige forhold...26 Side 3 av 27

4 DEFINISJONER Anbudsområde: Anropstyrt persontransport: Bilkategori: Deloppdrag: Deltidsinnleiet: Elektronisk vognkommunikasjon: Heltidsinnleiet: Konkurransegrunnlaget: Kontraktsinngåelsen: Geografisk avgrenset område. I hovedsak hver kommune, men med mulighet for visse grensejusteringer. Bestillingstransport som administreres av et kjørkontor hvor turene tildeles fra dag til dag, som faste og tilfeldige oppdrag.. Gruppering av biler i forhold til setekapasitet og utstyrskrav. En avgrenset del av det samlede Oppdraget. I dette konkurransegrunnlaget vil et deloppdrag være en bilkategori innenfor hver kommune. Bilmateriell som engasjeres med fast starttid hver dag, og som godtgjøres for minst 4 timer daglig, fortrinnsvis på skoledager. Bilene benyttes fortrinnsvis to timer innenfor hvert av tidsrommene kl. 06:00 10:00 og kl. 12:00 18:00. Overføring av datainformasjon fra Oppdragsgivers IKTsystem til Transportør. Se også SUTI. Bilmateriell som engasjeres med fast starttid hver dag, og som godtgjøres for minst 7,5 timer daglig, fortrinnsvis på skoledager. Bilene benyttes sammenhengende innenfor tidsrommet kl. 06:00 18:00. Konkurransegrunnlaget dvs. prosessregler, kravspesifikasjon, rammeavtale og tilhørende vedlegg/bilag. Dato for signering av Rammeavtale. Oppdrag: Enkeltstående kjørebehov. Et Oppdrag kan inngå i en del av et vognløp. Oppdragstyper: Beskriver oppdragenes funksjon og egenart. Eks. Skoletransport, TT-kjøring, Bestillingsruter osv. Oppdragsgiver: Hedmark Trafikk FKF eller HET vil være kontraktspart for den/de Transportører som tildeles kontrakt. Oppstartsdato: Dato for når kjøringen begynner er *) Merk unntak i Tolga. Priselementer: Forskjellige typer enhetspriser som benyttes for å prissette Transportørs godtgjørelse. Sjåfør: Personalet som i sitt daglige virke er sjåfører på bilene. Spesialtransport: Spesialtransport omfatter alle rekvirerte transportoppdrag hvor passasjeren har behov for helt individuelt tilrettelagte transportopplegg. Passasjerene er ofte sterkt bevegelseshemmede. Det kan være behov for bruk av spesielt transportutstyr eller hjelpemannskap. Det kan stilles spesielle krav til transportør og sjåfør. Side 4 av 27

5 SUTI: Tjenesteområder: Tilbud: Tilbyder: Transportør: Undertransportør: Vognløp: Transportør: Øvrige oppdrag: Standard grensesnitt, som bl.a. brukes til overføring av datainformasjon fra Oppdragsgivers IKT-system til Transportørens IKT-system. Se Oppdragstyper. Tilbud fra Operatøren i konkurranse om Anropstyrt persontransport De selskap som er deltager i konkurransen om Rammeavtale om utførelse av. Interessentene omtales som Tilbyder inntil partene har gjort bindende Rammeavtale De selskap som inngår Rammeavtale om utførelse i Hedmark Trafikks konkurranse om. Et selskap som Transportør benytter for å utføre deler av Rammeavtalen. En sammensatt rekke av Oppdrag. Hvert Oppdrag kan ha flere hente og leveringssteder. De selskap som inngår Rammeavtale om utførelse av oppdrag i Hedmark Trafikks konkurranse om Oppdrag som tildeles biler som ikke er engasjert som heltidsog deltids-timebil. Side 5 av 27

6 KAP. 1 OMFANG, OMRÅDER OG ORGANISERING 1.1 Tjenesteområder Rammeavtalen gjelder anropstyrt persontransport, med personbil og minibuss i Hedmark fylke, slik det fremkommer av konkurransegrunnlaget. Oppdragsgiver kan benytte vognene til transporter for andre offentlige oppdragsgivere som helsevesenet, kommunale virksomheter eller andre offentlige institusjoner. Hedmark fylke er inndelt i kommunevise anbudsområder. Bilene vil hovedsakelig bli benyttet innen sine respektive anbudsområder, men også transporter til, fra og innen øvrige anbudsområder og tilstøtende fylker kan forekomme. Oppdragsgiver har rett til å omdisponere dedikerte vogner til tjeneste i andre anbudsområder. Transportør skal utføre transportoppdragene i henhold til de rammer og mål som Oppdragsgiver setter. Den daglige ledelse av bildriften tilligger Transportøren. Rammeavtalen baseres på innleie av vogner inkl. sjåfør på timeavtaler. Transportoppdragene tildeles løpende, for en dag av gangen, eller som faste og gjentakende oppdrag over lengre tid. Formidling av oppdrag fra Oppdragsgivers kjørekontor til Transportør vil primært skje via et elektronisk kommunikasjonssystem. Kjørelisten er detaljert med hensyn til hva som skal utføres Oppdragstyper Følgende oppdragstyper er omfattet av oppdraget, Skoleskyss Skoleskyss består i hovedsak av reise mellom hjem og skole, eller mellom hjem og holdeplass på morgen og tidlig ettermiddag. Transportene som omfattes av dette tilbudet, er den del av skoleskyss som ikke benytter rutegående transportmiddel, men som av ulike årsaker transporteres med personbil eller minibuss. Skoleskyssen består av fast transport over hele eller deler av året og midlertidig transport pga. skade/sykdom i en begrenset periode Transportordning for forflytningshemmede Transportordningen for forflytningshemmede som gjerne forkortes TT-ordningen er et dør-til-dør tilbud til personer som på grunn av forflytningshemming av fysiske eller psykiske årsaker ikke uten videre kan bruke vanlige kollektive transportmidler Bestillings- og serviceruter Bestillingsrute er et rutesatt kollektivtilbud, men kjøres bare etter bestilling og da på forhåndsbestemte strekninger og til bestemte tider. Serviceruter er et kollektivt transporttilbud i et fast ruteopplegg og kjører etter oppgitt rutetabell. Dvs. at rutene ikke er etterspørselsstyrt, men kjøres uansett passasjerer eller ikke. De servicerutene som går i et ordinært ruteopplegg i regi av busselskaper, omfattes ikke av dette tilbudet. Det betales bussbillett selv om transporten skjer med personbil og minibuss. Side 6 av 27

7 1.1.5 Spesialtransport Spesialtransport er dør til dør transport for brukere med spesielt behov. Det kan være transport til og fra skole, dagsenter, arbeid eller lignende. Transportene er i hovedsak organisert i faste ruter. Slike driftskonsepter skal betjenes med faste kjøretøyer og personell. Det stilles strenge krav til organisering og gjennomføring av oppdragene. Sjåførene skal ha kompetanse for å håndtere passasjergrupper med spesielle behov. I enkelte tilfeller stilles det krav om spesielt tilrettelagte hjelpemidler eller sikkerhetsutstyr i kjøretøyet og krav om spesifikk kompetanse hos sjåførene. Merkostnadene dekkes Oppdragsgiver iht. nærmere avtale Bussgods Oppdragsgiver markedsfører tilbudet Bussgods. Det er fylkesdekkende tilbud for fremsending av pakker og mindre forsendelser som hovedsakelig fremføres over busslinjene. Transportør kan bli tilsatt i oppdrag med innhenting, utkjøring og befordring av bussgods. Det er kun små og håndterbare kolli Annen transport Hedmark Trafikk er i ferd med å inngå samarbeid med alle kommunene i fylket om anropstyrt transport. Kommunenes trafikkgrunnlag, og de trafikktyper dette gjelder, omfattes av dette anbud Endrede transportbehov Transportør må under kontraktsperioden påregne at det kan skje endringer i transportomfang og trafikkområder. Dette som følge av endringer i lovverk og regler, samt justeringer i skolestruktur, nye bosettingsmønster og endring i brukerbehov. Hedmark Trafikk har i dag forsøksprosjekt innen KID Kollektivtrafikk i distriktene. Tilsvarende prosjekt vurderes utvidet til nye områder. Nye transportløsninger kan medføre endringer av dagens trafikkomfang og kapasitetsbehovet i de ulike områder. KID-prosjektet Tolga er et prøveprosjekt foreløpig ut Heltidsinnleiet materiell i kategori 3 er under denne tiden innleiet fra annen leverandør. Anbudet for disse bilene gjelder med oppstart fra Vogner i kategori 1 og 2 skal startes opp fra Omfang Tabellen nedenfor viser omfanget av produksjonen pr. år fordelt på antall turer og kjørelengde for utførelse av skoleskyss, TT-oppdrag og øvrig transport. Antall turer Km Skoleskyss TT-transport Annen transport Sum Tabell 1: Sammendrag av trafikkmengder i Hedmark. Oppgitte mengder er beregnede tall basert på data fra gjeldende avtaler. Mengdene skal kun betraktes som veiledende. Oppdragsgiver hefter ikke, og har ingen kontraktsmessige Side 7 av 27

8 forpliktelser, for eventuelle feil i de oppgitte tall, eller om transportmengdene vil avvike vesentlig i fremtidig kontrakts- og opsjonsperiode. Det henvises til statistikkvedlegg for ytterligere spesifisering av oppdragsmengden. 1.3 Anbudsområder Hver kommune defineres som et anbudsområde. De kommunevise pakkene avgrenses i utgangspunktet av kommunegrensene. Oppdragsgiver står imidlertid fritt til å koordinere best mulig vognutnyttelse i forhold til økonomi og kundeservice. Det vil gjelde enkelte unntak fra kommunegrensene slik det fremkommer av vedlegg 5. Alle typer transportoppdrag inngår i alle kommunepakker, dog med forskjellig omfang mellom de ulike tjenesteområder. 1.4 Bilkategorier Oppdraget er inndelt i 3 bilkategorier; Kategori Beskrivelse Kapasitet Kategori 1 Liten bil 1-7 passasjerplasser Kategori 2 Mellomstor bil 8-9 passasjerplasser og rullestolutrustning Kategori 3 Stor bil passasjerplasser og rullestolutrustning Tabell 2: Oversikt bilkategorier I hver vogngruppe gis det priser på heltidskjøring (minimum 7,5 timer), deltidskjøring (minimum timer) og øvrig kjøring (se nærmere under kapittel 2). Det tildeles kommunevise Rammeavtaler for de respektive vogngrupper. Dersom beste Tilbyder ikke har oppgitt tilstrekkelig kapasitet i forhold til forventet bilbehov, kan det tildeles parallelle Rammeavtaler med flere Transportører inntil bilbehovet er dekket inn. Totalkapasiteten vil bli vurdert etter hvilket vognmateriell Tilbyderen har tilbudt prisskjema, i forhold til Oppdragsgivers forventninger om det totale behovet. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å tildele egne Rammeavtaler for heltids og deltidsinnleiet bil. Tilbyder skal i sitt tilbud oppgi antall vogner, fordelt på de ulike kategorier, som i kontraktsperioden vil være til disposisjon for Oppdragsgiver innen hvert anbudsområde (dedikerte vogner). Dersom Tilbyder for eksempel har angitt at han har fem vogner, skal han kunne håndtere fem turer i den aktuelle bilkategorien parallelt. Nærmere om krav til kjøretøyene følger av kapittel Organisering av tjenesten Oppdragsgiver vil organisere hele eller deler av anbudsområdene gjennom sitt kjørekontor. Kjørekontoret er del av Oppdragsgivers operative organisasjon, og står for bestillingsmottak, planlegging og utsending av oppdrag. Kjørekontoret samordner transporten og sørger for at ressursene blir utnyttet i best mulig grad. Kjørekontoret er suveren i sine avgjørelser. Side 8 av 27

9 Kjørekontoret har følgende åpningstider: Mandag til fredag Lørdag Søndag og helligdager Åpningstid, oppgaver og organisering av kjørekontoret vil kunne bli endret i avtaleperioden. Utenfor kjørekontorets åpningstider skal Transportør ha et telefonmottak og transportkapasitet for å håndtere kundehenvendelser og oppdragsbestillinger fra kundene. For trafikk som ikke er innfaset i kjørekontoret, skal Transportør organisere og samordne, herunder også bestillingsmottak, etter krav, retningslinjer og intensjon i dette anbud. Som prinsipp skal kjøretøy fra nærmeste depot/garasje velges i forhold til første hentested. Side 9 av 27

10 KAP. 2 PRISSETTING OG ØKONOMI 2.1. Priselementer Tilbyder kan velge å gi tilbud på heltidsinnleiet bil (1), deltidsinnleiet bil (2) og /eller på øvrige oppdrag. Dette innebærer at det i realiteten kan bli tildelt Rammeavtale til flere leverandører innenfor samme bilkategori. Fast innleide kjøretøyer vil bli preferert ved tildeling av oppdrag. Alle turer honoreres med timepriser som gjelder for aktuell oppdragstype (heltidsinnleiet, deltidsinnleiet eller øvrige oppdrag), samt kilometerpriser for utkjørt distanse. Kilometerprisen er lik for alle oppdragstyper, og skal dekke kilometeravhengige driftskostnader som diesel, driftsrekvisita, service/vedlikehold, bompenger osv. Det skal inngis pris på tre forskjellige bilkategorier: Kategori Beskrivelse Kapasitet Kategori 1 Liten bil 1-7 passasjerplasser 1) Kategori 2 Mellomstor bil 8-9 passasjerplasser og rullestolutrustning Kategori 3 Stor bil passasjerplasser og rullestolutrustning 2) Tabell 3: Oversikt bilkategorier Note 1) For Transportør i kategori 1 som stiller med bil med 5-7 passasjerplasser, honoreres godtgjørelsen med 15 % tillegg. Det er en forutsetning at setene er organisert i kjøreretningen og er utstyrt med foreskrevet sikkerhetsutstyr som ellers fremkommer av dette anbudsdokumentet. Pristillegget skal ikke fylles inn i prisskjema og inngår ikke i prisvektingen. Note 2) For Transportør kategori 2 som stiller med bil med 13 eller færre passasjerplasser, honoreres godtgjørelsen med 15 % fradrag. Det er en forutsetning at bilen ellers oppfyller kravene som fremkommer dette anbudsdokumentet. Prisskjemaene er plassert i del 5. Tilbyder skal fylle inn sine tilbudspriser for de bilkategorier og anbudsområder han vil konkurrere. Der utarbeidet egne prisskjema for de respektive vogngrupper. Prisjusteringene av note 1 og 2 skal ikke fylles inn i prisskjema og inngår ikke i prisvektingen. Følgende oppdragstyper gjelder for oppdraget; Timepris 1 heltidsinnleiet bil Heltidsinnleiet bil engasjeres i utgangspunktet bare på skoledager, ca. 190 dager pr. år. Oppdragene avregnes etter medgått tid fra første oppdrag påbegynnes til siste oppdraget er avsluttet, dog slik at minste daglige innleietid utgjør 7,5 timer eller mer. Timeprisen holdes fast uavhengig av leietidens varighet. For vogner som kommer inn under kjøre- og hviletidsbestemmelsene, skal sjåføren selv organisere foreskrevede pauser optimalt i forhold gjennomføringen av planlagte vognløp. Av totaltiden skal det avkortes automatisk for foreskrevede pauser. Det betales ikke for pausetid. Side 10 av 27

11 2.1.2 Timepris 2 deltidsinnleiet bil Deltidsinnleiet timebil benyttes fortrinnsvis på skoledager i maksuttaksperioden morgen og ettermiddag. Oppdragene avregnes etter medgått tid fra første oppdrag påbegynnes, til siste oppdraget er avsluttet. Vognene godtgjøres for minst 2 timer ved hvert uttak. Minste daglige innleietid utgjør 4 timer eller mer, forutsatt at bilen holdes tilgjengelig for oppdragsgiver i denne tiden. For vogner som kommer inn under kjøre- og hviletidsbestemmelsene, skal sjåføren selv organisere foreskrevede pauser utenom den avtale innleietiden Timepris 3 øvrige oppdrag Oppdragene avregnes etter medgått tid fra (første) oppdrag påbegynnes, til (siste) oppdrag er avsluttet, dog minimum for 30 minutter dersom bilen holdes tilgjengelig for oppdragsgiver i denne tiden Kilometerpris Det skal oppgis kilometerpriser som kommer i tillegg til timepriser som nevnt ovenfor. Disse skal dekke kilometeravhengige driftskostnader som diesel, driftsrekvisita, service/vedlikehold, bompenger osv. Kilometerprisene skal være like, uavhengig av hvilken timeavtale som gjøres gjeldende. 2.2 Fastprisoppdrag For gjentakende og faste oppdrag kan det avtales fast pris. Tilbyders time- og kilometerpris legges til grunn. Oppgjørsgrunnlaget fastsettes på grunnlag av oppmålt distanse i oppdragsgivers elektroniske kartsystem, med kjøring tilbake til depot. Det vil fremkomme av oppdragsgivers bestilling hvilken pris kjøretøyet skal avregnes etter. Timeinnleide biler på heltid og deltid skal settes opp senest 1 måned etter avrop. Oppdragsgiver kan avbestille deltids timebiler med 2 måneders varsel. Produksjonen kan overføres til andre oppgjørsformer eller andre anbudsområder. 2.3 Minstepris og ventetid Tilbyder skal ikke oppgi minstepriser, ventetidstakster m.v. Minstepriser er innkalkulert i timepriselementet. Ventetid honoreres ved at oppdraget godtgjøres løpende etter de timepriser som gjelder for den aktuelle oppdrags- og biltype. 2.4 Tillegg ubekvem arbeidstid Oppdrag som påbegynnes i tidsrommet kl. 18:00 til kl. 24:00, samt lørdag mellom kl. 06:00 og kl. 15:00, honoreres med 21 % påslag på alle enhetspriser. Omlag 4 % av oppdragene kjøres på denne tiden. Oppdrag som påbegynnes i tidsrommet kl. 24:00 til 06:00, samt på lørdager etter kl. 15:00 og søn- og høytidsdager honoreres med 35 % tillegg på timeprisen. Omlag 1 % av oppdragene kjøres på natt og på søndager. Julaften, nyttårsaften, påskeaften og pinseaften regnes som høytidsdag for oppdrag påbegynt etter kl. 15:00. Side 11 av 27

12 Tilleggskompensasjon gis bare på bare på timebaserte priser, samt minstepriser som gjelder i stedet for slike priser. 2.5 Start- og stoppsted Oppgjør etter beregnes fra startposisjon (startsted/depot/parkering/stasjonering) til stoppsted når oppdraget avsluttes. Startsted regnes som kjøretøyets utgangsposisjon i forkant av turen, dog ikke lengre unna enn nærmeste depot/stasjoneringssted. Turen avsluttes når kjøretøyet er kommet tilbake til nærmeste depot, eller når kjøretøyet går over i nytt oppdrag. Det betales for all dokumentert og gjennomført kjøring etter time- og kilometerpriser som følger av rammeavtalen. Transportør godtgjøres maksimalt for distansen: nærmeste depot via hente- og leveringssteder depot, slik dette er forklart i figur nedenfor: Garasje/ depot Hentested Leveringssted Figur 1: Illustrasjon av betalingsmønster gjennomgående vognløp. Oppdragsgiver står fritt til fortløpende å tillegge nye oppdrag på innleide biler. Timeleiet bil kan av oppdragsgiver fristilles ved avsluttet tur. Betalingsplikten opphører dersom bilen går inn i oppdrag for annen oppdragsgiver innen leietiden er utløpt. Fristrilt vogn kan gjeninnhentes til nye oppdrag, dersom den ikke har påbegynt kjøring for annen kunde. Turer som kjøres etter forhåndsavtalt fastpris, kan fristilles ved siste levering selv om tilbakekjøringen inngår i prisgrunnlaget. 2.6 Prisregulering Ordinær prisregulering Prisene reguleres en gang per år, første gang med virkning fra Regulering foretas med basis i indekser og grunnlagselementer som angitt nedenfor. Reguleringen skjer i henhold til følgende formel: 0,60*L+0,3*K+0,1*D, der L= prosentvis endring i Statistisk Sentralbyrås Indeks for gjennomsnittlig månedslønn 1 for heltidsansatte.., tabell 1, der kolonne for samferdsel benyttes. Basis for første regulering er indeks pr. 3. kvartal 2010 i forhold til indeks 3. kvartal Deretter reguleres prisene med indeksen 3. kvartal i forhold til indeksen 3. kvartal året før. Side 12 av 27

13 K= prosentvis endring i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks (totalindeksen). Basis for første regulering er konsumprisindeksen pr. oktober 2010 i forhold til konsumprisindeksen pr. oktober Deretter reguleres prisene med indeksen pr. desember i forhold til indeksen pr. oktober året før. D= prosentvis endring gjennomsnitt dieselpriser. Statoil Norge AS listepriser for Autodiesel B5 som bulkleveranser over liter benyttes som utgangspunkt for reguleringen. Gjennomsnittspriser (ekskl. mva og leveringstillegg) hver måned benyttes som målekriterium, nedjustert for en rabatt til Transportør på 100 øre/liter. Basis for første regulering er gjennomsnittpriser i 2010 i forhold til gjennomsnittpriser Deretter reguleres prisene med gjennomsnittpriser i året i forhold til gjennomsnittpriser året før. Parten som hevder rett til prisregulering, har dokumentasjonsansvaret for å underbygge sitt krav Ekstraordinær prisregulering Hvis endring i offentlige avgifter, lover eller forskrifter har konsekvenser for den faktiske kostnad for utførelsen av oppdraget, som er vesentlig ut over hva som fanges opp ved den ordinære prisreguleringen, kan begge parter kreve ekstraordinær prisjustering. Med vesentlig forstås en kostnadsendring som overstiger 1 % pr. år av den totale årlige godtgjørelse til Transportør, i året før endringen inntrådte. Hvis det oppstår endringer i merverdiavgiftsbestemmelsene vedrørende fradragsrett og/eller avgiftssatser, vil prisjusteringer kunne avtales hvis dette skaper økte eller reduserte kostnader for Transportøren. Krav om ekstraordinær regulering kan ikke fremmes for forhold som partene kunne ha forutsett mulighetene for, eller burde ha vist, ved avtaleinngåelsen. Krav om ekstraordinær regulering må fremsettes skriftlig og skal deretter, om den annen part ikke aksepterer kravet helt eller delvis, søkes løst gjennom forhandlinger. Kravene skal dokumenteres og gir den annen part rett til innsyn i alle relevante forhold, herunder dokumenter og regnskapsoversikter m. v. Oppnås ikke enighet etter slike forhandlinger, avgjøres spørsmålet ved voldgift i henhold til Rammeavtalens tvistebestemmelse, jf. art Fakturering og rapportering Alle oppdrag skal betales etter registrert kjøretid og kjøredistanse i følge Transportørens registreringsenhet. Statistikkdata om hver enkelt tur skal sendes Oppdragsgiver i elektronisk format senest sammen med faktura. Krav til format og innhold av faktura og statistikkmateriale er nærmere beskrevet senere i kravspesifikasjonen. Dersom Transportør har flere Rammeavtaler, skal dette fremkomme av faktura- og rapportspesifikasjonen, og underbilag sorteres deretter. Side 13 av 27

14 2.7.1 Fakturering Transportør skal innen 10 virkedager etter utløpet av hver måned, sende Oppdragsgiver faktura og statistikk på utførte oppdrag. Det skal gjøres fradrag for eventuelle egenbetalinger som er innkassert som delbetaling av transporten i fakturaen. Det godtgjøres ikke tillegg for faktureringsavgift/-gebyr, porto, m.v. Billettinntekter innkassert via elektronisk billettsystem faktureres av Oppdragsgiver innen den 10. i påfølgende måned, med forfall siste virkedag i samme måned. Eventuelt billettsalg utenom billettsystem skal rapporteres av Transportør innen den 10. i påfølgende måned. Eventuelle kvalitetsgebyr mot Transportør iht. kap faktureres av Oppdragsgiver Faktureringsadresse Faktura skal fremsendes til Oppdragsgiver pr. post eller e-post til adresser som til en hver tid gjelder. Oppdragsgiver kan pålegge at faktura fremsendes til annen oppgjørsenhet. Oppdragsgiver kan pålegge faktura fremsendt direkte til samarbeidende organ (kommuner m.v.), men står inne for avtaleforpliktelsene Elektronisk faktura Transportør skal utstede faktura og statistikkrapporter i elektronisk format. Krav til filformat og innhold er nærmere beskrevet senere i dokumentet. Endringer i Oppdragsgivers ikt-system, kan medføre at det stilles nye format- og oversendingskrav i forhold til elektronisk faktura Betalingsbetingelser Oppdragsgiver plikter å betale uomtvistede krav innen 30 dager etter å ha mottatt faktura sammen med godkjent underbilag og elektronisk rapportfil. Det utbetales ikke forskudd til leverandøren. Krav som ikke er fakturert Oppdragsgiver innen seks måneder etter at turen er utført, kan ikke gjøres gjeldende Omvendt fakturering Oppdragsgiver tar forbehold for fremtidige forandringer i oppgjørssystemet og rapportering av statistikk. Det kan i løpet av kontraktsperioden bli aktuelt å utnytte Oppdragsgiver sitt iktsystem for å gjennomføre omvendt fakturering. Transportør skal tilpasse seg justerte rutiner for kontroll, rapportering og fakturering/avregning av oppdragene som måtte innføres. Når Oppdragsgiver starter omvendt fakturering, vil Transportør motta periodiske rapporter for de oppdrag som er registrert. Transportør skal kontrollere perioderapportene og gi melding om eventuelle avvik. Månedsrapporter vil danne grunnlag for statistikk og fakturering. Oppgjøret kommer til utbetaling siste virkedag i måneden etter kjøremåneden. Side 14 av 27

15 2.7.6 Faktura- og rapportkrav - innhold og spesifisering Opplysningene i fakturaen og innrapportering av statistikk skal spesifiseres slik det fremkommer av vedlegg i del 4. Elektroniske rapporter skal mottas før eller samtidig med krav om oppgjør. De statistiske opplysningene skal overføres elektronisk til Oppdragsgiver som semikolonseparert tekstfil eller i annet format som kan avtales med Oppdragsgiver. Det skal være samsvar mellom rapportene og faktura. Bilag og annen nødvendig dokumentasjon, sortert i bunter pr. bilnummer og med dokumentene i turnummer-rekkefølge, skal oversendes samtidig med fakturaen. Det henvises til vedlegg 3 for nærmere spesifikasjon og innhold av data i faktura og rapportfil Fakturakontroll - feil eller mangler i oppgjøret Oppdragsgiver driver kontinuerlig kontroll av produksjons- og fakturadata. Blir Oppdragsgiver oppmerksom på at det ikke er overensstemmelse mellom kjøregrunnlaget og det som fremkommer i rapporter og fakturagrunnlag, er dette å betrakte som Transportørens mislighold av avtalen, jfr. kap Bilag, rekvisisjoner og fakturaer som ikke er korrekt utfylt, kan returneres uoppgjort til Transportøren for nærmere forklaring eller oppretting. Dersom det blir funnet flere feil i et månedsoppgjør, kan oppgjøret returneres i sin helhet for korreksjon. Oppdragsgiver har rett til å justere oppgjøret på bakgrunn av uregelmessigheter hvor det antas at Oppdragsgiver er påført unødvendige utgifter. Det vil orienteres skriftlig om slike justeringer og det vil være mulig å påklage disse. Dette vil ikke medføre forsinkelse i oppgjøret for de øvrige fakturabelastningene. Dersom det senere avdekkes at Transportøren feilaktig har fått for mye betalt, plikter han å betale beløpet tilbake. Er det uklart hvor stort beløpet er, eller svært tidkrevende å beregne, kan Oppdragsgiver fastsette tilbakebetalingsbeløpet på bakgrunn av en gjennomsnittvurdering fra tidligere perioder. Transportør plikter uten unødig opphold, og uten kompensasjon, å fremskaffe de opplysninger Oppdragsgiver ber om i forbindelse med kontroll av arbeidet. Videre skal Transportør dekke egne kostnader som følge av nødvendig bistand for Oppdragsgivers utførelse av kontroll Tilbakeholdsrett og motregningsadgang Har Oppdragsgiveren påvist eller har avdekket feil i faktura- og statistikkgrunnlag, kan han holde tilbake et passende beløp. Transportøren informeres skriftlig om Oppdragsgivers merknader, og han kan uttale seg om forholdet innen 14 dager. Feilretting skal skje ved utstedelse av kreditnota. Side 15 av 27

16 Partene har generelt motregningsadgang for et hvert krav som springer ut av denne avtalen. Er det påløpt bøter, eller har Oppdragsgiver andre krav som følge av Transportørens avtalebrudd, kan Oppdragsgiver holde tilbake så mye av betalingen at han har tilstrekkelig sikkerhet til å få dekket et spesifisert krav Sluttoppgjør Transportør skal sende sluttoppgjør for arbeidet senest 30 dager etter at Rammeavtalen er utløpt. Sluttfakturaen skal inneholde alle Transportørens tilgodehavender og krav, herunder også krav på vegne av undertransportører. Krav som tidligere er fremmet, men som ikke er avgjort eller betalt, skal gjentas i forbindelse med sluttoppgjør dersom disse krav fremdeles opprettholdes. Krav som ikke er medtatt i sluttoppgjøret kan ikke fremsettes senere. Oppdragsgiver skal betale sluttfaktura senest 30 dager etter at den er mottatt. Har Oppdragsgiver innsigelser på sluttfakturaen skal disse gjøres gjeldende innen 30 dager fra mottakelse. Side 16 av 27

17 KAP. 3 KRAVSPESIFIKASJON Krav under kap. 3.1 skal være dokumentert innen inngåelse av Rammeavtale og gjelder under hele Rammeavtalens løpetid. Brudd på kravene er å anse som vesentlig mislighold, og oppdragsgiver kan ilegge dagbøter eller heve Rammeavtalen. Ved brudd på krav inntatt i kap , har man et reaksjonsmønster som gir anledning til å gi skriftlig varsel om tiltak for å rette feil og ilegge gebyr. Gjentagende og vedvarende brudd på kravene anses som vesentlig mislighold, og Oppdragsgiver kan ilegge dagbøter eller heve Rammeavtalen. 3.1 KRAV FØR OPPSTART AV TRANSPORT a) Innen avtaleinngåelse skal Tilbyder dokumentere nødvendige løyver og kapasitet. Tilbyder som ikke har løyve, skal dokumentere søknad om løyver og anskaffelse av kapasitet i henhold til tilbud og tildelingsbeslutning. b) Innen avtaleinngåelse skal tilbyder dokumentere hvilke(t) fast(e) depot/garasje(r) de har i hver kommune, og hvilke kjøretøy/kapasiteter som er knyttet til det enkelte depot/ garasje. Transportør skal som minimum ha depot/garasje i tilknytning til kommunesenteret. En Transportør kan ha flere depot. c) Det tillates at Transportør i en overgangsperiode på inntil 3 måneder fra avtalestart ikke oppfyller konkurransegrunnlagets materiellkrav. I så tilfelle skal det i forkant av oppstartsdato foreligge en forpliktende plan, som Oppdragsgiver skriftlig skal godkjenne, på hvordan og når materiellkravene vil bli oppfylt. Uansett skal krav i forhold til minimum setekapasitet innen respektive bilkategorier være oppfylt. d) Før oppstartsdato må kjøretøyet være utstyrt med teknisk utrustning etter de krav som den enkelte Rammeavtale har. Utstyret skal være tilpasset avtalens krav og forutsetninger. Dersom tilbyder ikke har denne utrustning, må det legges frem en plan for anskaffelse og innfasing av utstyret innen avtaleinngåelse. e) Transportør skal dokumentere rutiner og system for internkontroll. Transportør skal ha arbeidsreglement for alle ansatte i virksomheten, herunder også underleverandører, som også inneholder uniformsreglement og etisk normsett for utøvelse. Disse forhold skal dokumenteres innen avtaleinngåelse. 3.2 KRAV FOR UTFØRELSE AV OPPDRAGENE Krav til transportør a) Transportør skal kunne motta oppdrag fra kjørekontoret i elektronisk format hele døgnet og året rundt. Telefaks vil kun bli brukt som reserveløsning. Transportør skal kunne kvittere for mottatt oppdrag på samme medium som oppdrag blir mottatt. b) Fra oppstartsdato skal Transportør kunne motta bestillinger og utføre transport innenfor fastsatt leietid alle dager i året, eller slik det er spesifisert i Rammeavtalen. c) Transportør skal være forberedt på å utføre transporter i andre områder enn eget anbudsområde. Side 17 av 27

18 d) Transportør plikter å organisere og samordne de ulike transporter utenom kjørekontorets åpningstid. For trafikk som ikke er innfaset i kjørekontoret, skal Transportør organisere og samordne, herunder også bestillingsmottak, etter krav, retningslinjer og intensjon i dette anbud. Som prinsipp skal kjøretøy fra nærmeste depot/garasje, i forhold til første hentested, velges. e) Alle i Transportørens organisasjon, inklusive administrativt personell, sjåfører, underleverandører eller lignende, som i sitt daglige virke kommer i befatning med transportene, skal beherske norsk språk både skriftlig og muntlig. f) Transportør er ansvarlig for at egne ansatte har kvalifisert opplæring om forhold som har betydning for transportområdene med hensyn til publikumsservice, utførelse, retningslinjer, takstberegning, oppgjørsordning, dokumentasjonskrav og samarbeid med alle involverte parter. g) Transportør er ansvarlig for at alle sjåfører kan utføre grunnleggende førstehjelp. h) Alle i Transportørens organisasjon, administrativt personell, sjåfører, underleverandører el, som i sitt virke kommer i befatning med transportene, skal ha undertegnet taushetserklæring. Opplysninger som er underlagt taushetsplikt skal være tilstrekkelig sikret/skjermet fra andre reisende og/eller uvedkommende. i) Transportør skal legge frem en handlingsplan for håndtering av ulykker/uhell, samt kontinuitetsplan ved høyt personellfravær. Planene skal godkjennes av Oppdragsgiver. Samtlige av Transportørs ansatte skal ha nødvendig kjennskap til planene. j) Oppdragsgiver kan delta i informasjons- og opplæringsmøte med alt personale hos Transportør før oppdragsstart. k) Transportørs sjåfører og ansatte skal delta på informasjonsmøter, kurs og opplæring som Oppdragsgiver organiserer, inntil 8 timer pr. år uten godtgjørelse fra Oppdragsgiver. l) Transportør plikter å stille på driftsmøter mellom oppdragsgiver og transportør. Oppdragsgiver innkaller og setter opp agenda for slike møter. Møtene avholdes hos Oppdragsgiver hvis annet ikke er avtalt. Transportør kan be om slike møter. m) Transportørens forsikringer, skal også dekke skade på passasjerene og deres utstyr ved av- og påstigning og under transporten i kjøretøyene. n) Ved mislighold utført av sjåfør eller andre som utfører tjeneste på vegne av Transportør, kan Oppdragsgiver kreve midlertidig eller permanent utelukkelse av vedkommende fra oppdrag etter avtalen. o) Transportør skal utstede legitimasjon til alle sjåfører. Sjåførens legitimasjon skal bæres lett synlig, og skal tydelig vise Transportørens navn, samt bilde og navn på sjåfør. p) Alle bilene skal ha kart/kartverktøy over alle trafikkområder hvor det utføres transporter tilgjengelig i bilen. Sjåføren skal ha god kjennskap til trafikkområdene som betjenes. q) Transportør er ansvarlig for å levere transporttjenesten overfor publikum i samsvar med fastsatt kjøreliste/rutetabell, og med materiell i henhold til Oppdragsgivers krav til standard og spesifikasjoner. Side 18 av 27

19 r) Transportør skal ha et internkontroll- og et kvalitetssikringssystem som ivaretar den kvalitet og sikkerhet som det blir stilt krav om. Sjåførinstruksen skal inneholde opplysninger om hvordan informasjon skal formidles ved driftsavvik. s) Transportør skal ha en oppnevnt person som er kvalitetsansvarlig for leveransen Krav til vognmateriell a) Vognmateriellet skal til enhver tid være i forskriftsmessig stand, og Transportørens valg av kjøretøy skal tilfredsstille vanlige krav til funksjonsdyktighet. b) Transportør er ansvarlig for at alt hjelpeutstyr som bl.a. heis, ramper, remmer, barneseter, bilbelter osv. til enhver tid er i forsvarlig stand og innehar nødvendige godkjenninger. c) Alle seter skal være i kjøreretning. Seteform, setemål og polstring skal gi passasjerene en komfortabel sittestilling. Alle seter skal ha høy rygg eller nakkestøtter og være utstyrt med sikkerhetsbelter. Alle kjøretøy skal ha tilgjengelig utstyr for sikring av barn under transport. d) Sikring av passasjerer, hjelpemidler, bagasje og annet under utførelsen av transporten er Transportørens ansvar. Bagasje og løse kolli med vekt over 20 kilo pr. enhet skal under transporten oppbevares adskilt fra passasjerkupen. e) Alle vogner skal være universelt utformet. Kjøretøyene skal ha en innredning og dørløsning som gjør det enklest mulig å bevege seg inn og ut. Alle vognene skal være tilpasset bevegelseshemmede både i innsteg og innredning. Det skal være plassert holdepunkter på begge sider av døren(e), og ellers i tilfredsstillende utstrekning inne i vognene. Vogner som ikke er av laventré utførelse, eller som ikke har fast stigbrett, skal medbringe løst ekstra hjelpetrinn. f) Kjøretøyer i kategori 2 og 3 skal kunne benyttes til transport av rullestolbrukere sittende i sin rullestol. Kjøretøyene skal oppfylle krav i Forskrift om løyvepliktig transport av funksjonshemmede tekniske krav til bil (fastsatt av Vegdirektoratet ) - og være godkjent for slik bruk. For kjøretøyer i kategori 2 skal innredningen kunne tilpasses for en rullestol, og samtidig ha minimum 5 passasjerplasser. For kjøretøyer i kategori 3 skal innredningen kunne tilpasses for to rullestoler. Dimensjonerende størrelse for rullestoler skal være minimum 0,8 x 1,3 (bredde x dybde) meter. Rullestolene skal kunne festes forsvarlig i bussen og kunne fraktes inn og ut av kjøretøyet ved hjelp av heis eller ramper. g) Dersom Transportør i et anbudsområde har flere kjøretøyer i vognkategori 2 og 3 enn behovet for rullestolkapasitet tilsier, kan kravet om rullestoltilpassing fravikes for et mindre antall kjøretøyer etter spesiell avtale med Oppdragsgiver. h) For vogner i kategori 3 kreves det at kjøretøyet er utstyrt med funksjonsdyktig ryggekamera som automatisk trer i funksjon når kjøretøyet settes i revers. i) Alle vogner skal holdes røykfrie, rengjøres innvendig og utvendig, samt tømmes for søppel daglig. Verken søppel, skitt eller annet skal være til sjenanse for brukerne. Gjenglemte gjenstander skal behandles som hittegods. j) Kjøretøyene skal kontinuerlig være underlagt et forebyggende vedlikeholdssystem som sikrer at de til enhver tid holder god standard og er i forskriftmessig stand. Alle kjøretøyer skal vedlikeholdes slik at de er rene og hele. Innvendige skader på stoler og interiør skal omgående repareres. Utvendige karosseriskader skal være reparert og lakkert Side 19 av 27

20 senest 10 dager etter at skaden er oppstått. Ved større skader og alvorlige mangler skal kjøretøyet tas ut av trafikk inntil skaden er reparert. k) Alder for den enkelte vogn skal ikke på noe tidspunkt overstige 10 år. Kravet om maksimal alder gjelder også for reservevogner. Alder regnes fra førte gangs registreringsdato. For bruktimporterte kjøretøyer kan det kreves fremlagt dokumentasjon som viser bilens nøyaktige opprinnelse. l) Utøver skal ha tilstrekkelig reservemateriell som oppfyller Rammeavtalens krav. Oppdragsgiver kan gi dispensasjon for fravikelse av krav ved kortvarige driftsstans. Oppdragsgivers skriftlige samtykke innhentes på forhånd. m) Transportør skal til en hver tid holde Oppdragsgiver informert om endringer i vognparken. n) Kjøretøy som benyttes til bestillings-/serviceruter skal medbringe billettmaskin som stilles til disposisjon fra Oppdragsgiver. Sjåføren skal ha nødvendig kunnskap om takstvilkårene og bruk av maskinen Krav til hentefrister og reaksjonstid a) Alle turer skal være påført kjørekontorets ID-nummer. Dersom Transportør gjennomfører slik tur uten at ID-nummer er tildelt og registrert, honoreres ikke oppdraget av Oppdragsgiver. b) Oppdragene skal påbegynnes og gjennomføres til den tid som fremkommer av kjørekontorets bestilling. c) Forhåndsbestilte oppdrag er transport bestilt mer enn 1,0 timer før hentetidspunkt. Transportør skal være på hentestedet til det bestilte tidspunkt innenfor en margin på +/- 10 minutter. Dersom Transportør under utførelse av et oppdrag ser at han/hun ikke kan hente bruker innenfor +/-10 minutter i forhold til bestilt tid, skal Transportør varsle bruker snarest mulig og angi ny hentetid. d) Fortløpende oppdrag er transport bestilt under 1,0 timer før hentetidspunktet. Transportøren skal utføre disse så nær opp til kjørekontoret/brukerens ønske som mulig, og skal ikke ha lengre reaksjonstid enn andre oppdrag i samme tidsrom. e) Akutte oppdrag er transport som skal utføres snarest. Om nødvendig skal påbegynte turer avbrytes. f) Ved oppdrag der brukeren har timeavtale, skolestart eller lignende, skal brukeren være fremme på leveringssted senest 10 minutter før avtaletid, eller etter særskilt avtale. Transportør skal uansett kontakte bruker dersom forsinkelsen medfører at avtalt fremmøtetid ikke kan nås. g) Brukeren får angitt hentetidspunkt fra kjørekontoret. I de tilfeller kjørekontoret ikke klarer å få kontakt med brukeren for å meddele hentetidspunktet, kan kjørekontoret be Transportør om å informere brukeren om hentetidspunkt. h) Transportør må selv kvalitetssikre oppdrag mht. oppsatte tider, og endre der det er planlagt med for lite tid. Passasjerer og kjørekontoret må varsles. i) Kjørekontoret har anledning til å endre allerede bestilte oppdrag helt frem til disse påbegynnes. Side 20 av 27

21 j) Når Transportør har mottatt og fordelt bestillingene fra kjørekontoret, skal det umiddelbart gis tilbakemelding om hvilken bil som kjører den enkelte tur. k) Transportør skal uansett kontakte bruker dersom forsinkelsen medfører at avtalt fremmøtetid ikke kan nås. l) Dersom Transportøren vurderer at det ikke lar seg gjøre å gjennomføre samtlige mottatte oppdrag, skal leverandøren kontakte oppdragsgivers kjørekontor umiddelbart. Grunnlaget for denne vurderingen skal kun være kapasitetshensyn. Transportør har ikke anledning til å foreta vurderinger knyttet til oppdragets egenart. m) Oppdragsgiver skal ha prioritet på oppdrag etter denne rammeavtalen i forhold til andre oppdrag Transportøren måtte ha i samme periode. Ved behov skal kjørekontoret prioritere blant Transportørens oppdrag. n) Dersom Transportør mottar bestilling på oppdrag i kjørekontorets åpningstid, skal Transportør opplyse om bestillingsrutiner og henvise bruker til å ta kontakt med kjørekontoret for å gjennomføre sin bestilling Krav til reisen a) Transportør skal i samarbeide med Oppdragsgiver sørge for at kvaliteten er slik at den tilfredsstiller de reisendes behov for en sikker og behagelig reiseopplevelse. b) Transporten skal utføres miljømessig optimalt, med høy sikkerhet og god komfort for passasjerene. c) Sjåføren har generelt ansvar for å begrense tomgangskjøring til et absolutt minimum. d) Sjåføren skal aktivt tilby assistanse fra dør til dør og hjelpe brukerne inn og ut av kjøretøyet, samt ta hånd om eventuell bagasje. Ved behov skal sjåfør bistå med å bringe bruker til eller hente bruker inne på hente-/leveringssted. e) Vognene kan fungere i korresponderende reiser med andre kollektivtilbud eller vogner. Transportør skal medvirke til at passasjeren får effektiv og sikker overstigning og bistå passasjerer som kan ha behov for hjelp. Ved behov skal Transportør bistå med å bestille til-/frabringerbil. f) Sjåføren har ikke anledning til å foreta stans underveis for å gjøre private ærender, verken for bruker eller sjåfør/transportør uten at dette er godkjent av kjørekontoret. Dersom det foretas stans, pga. private ærend, skal brukeren/sjåføren selv betale for utgiftene ved stansen og eventuelt omvei. g) Passasjerene har rett til ro under transport, og spilling av musikk eller bruk av radio skal bare skje etter passasjerenes samtykke Krav til samordning og bruk av biler a) Kjørekontoret er ansvarlig for å organisere og samordne all trafikk innenfor sin åpningstid. b) Transportør skal utføre alle oppdrag som tildeles fra kjørekontor. c) Før reisen startes skal Transportør forsikre seg om at de reisende har gyldige reisebevis eller skyssvedtak. Side 21 av 27

22 d) Dersom bruker ikke møter til avtalt tid, skal Transportøren selv forsøke å ta kontakt for å forsikre seg om årsaken til forsinkelsen. Transportøren skal vente så lenge det etter omstendighetene er tilrådelig å vente uten at det går ut over andre reisende. Venting skal dog ikke være over 15 minutter uten at kjørekontoret kontaktes. Melding om ikke frammøtt passasjer skal umiddelbart varsles kjørekontoret. e) Kjørekontoret kan pålegge biler å vente etter levering. Kjørekontoret kan også avslutte venting på spesiell bruker, for eksempel når andre kjøretøy kan ta med bruker i retur. f) Tur og retur betraktes som ulike turer innenfor samme vognløp og kjørekontoret kan fritt disponere vogn til andre oppdrag/annen bruker på retur, uavhengig av den bruker som ble transportert på tur. g) Kjørekontoret kan disponere Transportør til mellomliggende oppdrag under pålagt ventetid. h) Når den reisende er levert, skal kjørekontoret kontaktes for informasjon om videre vognløp allerede ikke er avklart. Kjørekontoret vil avgjøre om bil skal vente, returnere eller fortsette i nye oppdrag. Retur skal aldri startes uten at det er avtalt med kjørekontoret. i) Ved transport utenfor eget anbudsområde, plikter Transportør å gjøre seg kjent med rutiner for returtransport, for så å forholde seg slik det er nødvendig for å kunne medta eventuell returtransport. Ved tvil kontaktes kjørekontoret.. j) Når Transportør returnerer fra transportoppdrag utenfor eget anbudsområde, skal eget kjørekontor kontaktes snarest etter avreise. k) Oppdragsgiver har rett til evt. å omdisponere vogner til oppdrag i tilstøtende regioner Krav til billettering og innkreving av egenbetaling, registrering av TTkostnader m.v. a) Transportør har ansvaret for riktig billettering av bruker eller kreve inn egenbetaling fra bruker på transporttyper der dette kreves. b) Alle brukere skal gis kvittering på betalt beløp og type transport uavhengig av om dette er egenbetaling eller billettering. c) Der det fra oppdragsgiver blir definert å bruke billetteringsmaskiner, skal Transportør ta dette i bruk. Det er egen oppgjørsordning for innfordrede billettinntekter. Se forøvrig kap og d) d) Transportør skal innrette seg etter de regler og rutiner som fastsettes for TT-ordningen og oppdragsgivers oppgjørskontor. I tilfeller Transportøren mottar bestillinger om TToppdrag direkte fra kunde, skal transportør sjekke at brukeren har gyldige rettigheter og positiv reisesaldo via en av løsningene nedenfor; Transportørs registreringsenhet skal kommunisere med brukerdatabase hos Oppdragsgiver. Transportør skal kommunisere med Oppdragsgivers database med SMS. Transportør skal kommunisere med Oppdragsgivers brukerdatabase via webløsning. Tjenesten for saldoopplysninger på web, planlegges innfaset i Side 22 av 27

23 e) Brukere som er tildelt TT-rettigheter, skal belastes for reisen etter satser som fastsettes av Oppdragsgiver. Transportørene skal ha et system for fortløpende å belaste reisekostnadene mot brukernes TT-konto etter utkjørt distanse. Ett av systemene nedenfor skal benyttes; Transportørs taksametersystem skal kunne kommunisere med brukerdatabase hos Oppdragsgiver. Grensesnitt og format fastsettes av Oppdragsgiver. Elektronisk overføring med internettbasert løsning hvor Transportør etter utført oppdrag registrerer reisedataene. Telefonbasert løsning hvor Transportør melder reisedataene som SMS-melding. Tjenesten for SMS-belastning planlegges innfaset i Oversending av belastningsrapport på telefaks til Oppdragsgivers kjørekontor. f) Alle brukerbelastninger skal rapporteres til Oppdragsgivers kjørekontor før kl. 15:00 første virkedag etter utført oppdrag. Elektronisk overføring iht. skal meldes innen kl. 20: Krav til teknisk utrustning a) Alle kjøretøy skal fra før oppstartsdato ha fast telefonnummer som følger kjøretøyet hele tiden. Under oppdrag skal sjåfør, til en hver tid, være tilgjengelig på telefon. b) Kjørekontoret skal til en hver tid holdes informert om hvilke biler som er i drift. c) Kjøretøyene må være utstyrt med registreringsenhet som dokumenterer utkjørt distanse og tidsforbruk. Registreringsenheten skal være installert i kjøretøyet og tilpasset Rammeavtalens prissystem ved oppstart på rammeavtalen. Transportør må løpende kvalitetssikre systemet. Hvis Oppdragsgiver påpeker uregelmessigheter eller eventuelle feilkilder, må Transportør rette dette opp for egen regning snarest. d) Kjøretøyer som benyttes til kjøring på bestillings- og serviceruter, skal være utstyrt med håndholdt billettmaskin. Oppdragsgiver er eier av maskinene, vil forestå opplæring av personellet og bekoster første gangs installasjon i kjøretøyet. Transportøren plikter vederlagsfritt å fremstille bilen for nødvendige installasjoner. Ved senere utskifting av materiell, må utøver sørge for at installasjonene overflyttes til det nye kjøretøyet. Transportør er ansvarlig for billettmaskin når denne er overlevert Transportøren. e) Alle kjøretøyer skal ha direkte kommunikasjon mellom kjørekontor og transportør/ kjøretøy for elektronisk overføring og rapportering av oppdragene. Vognene skal være utstyrt med taksametersystem, håndholdt PDA, eller andre tilsvarende løsninger som kan godkjennes av Oppdragsgiver. Kommunikasjonsenheten skal være funksjonsdyktig og tilpasset virksomhetens kommunikasjons- og rapporteringsrutiner. f) Transportørens sentral eller Transportørenes kjøretøyer skal kobles opp til Oppdragsgivers datasystem i toveis kommunikasjon ved bruk av standard SUTIprotokoll. g) Transportør skal ha GPS-enhet i alle kjøretøyer som skal være aktiv når kjøretøyene står i tjeneste for Oppdragsgiver. GPS-enheten skal avgi løpende posisjoneringsdata til kjørekontorets datasystemer slik at kjøretøyets faktiske posisjon til enhver tid er oppdatert mot Oppdragsgivers eget datasystem. Side 23 av 27

24 h) Transportør har ansvar for at eget kommunikasjon/booking/trafikkstyringssystem er tilpasset Oppdragsgivers grensesnitt. i) Transportør har ansvar for at den daglige kommunikasjon til enhver tid er operativt og funksjonelt i forhold til kravene i dette anbud og virksomheten som utøves. Transportør skal skjerme de data som mottas iht. gjeldende bestemmelser. j) Transportør skal ha en beskrivelse av grensesnitt mellom Transportørs booking/trafikkstyringssystem, dennes bruk av SUTI og alternativ kommunikasjonsløsning. Denne skal dokumenteres som en systembeskrivelse med rutiner for drift, kvalitetskontroll og beredskap ved alternativ drift. Denne plan skal godkjennes av Oppdragsgiver før idriftsettelse av Rammeavtalen. k) Transportør skal ha norsk telefonnummer for mottak av bestillinger fra Oppdragsgiver og fra brukere, samt e-post for mottak av bestillinger og kommunikasjon med Oppdragsgiver Krav til kapasitet a) Transportøren må hele tiden påse at det minst foreligger avtalt kapasitet tilgjengelig. b) Transportør skal ha tilstrekkelig kapasitet til å utføre de oppdrag som omfattes av Rammeavtale hvis ikke annet er spesifisert. Dette kan endre seg i løpet av perioden. c) Totalkapasiteten vil bli vurdert etter hvilket vognmateriell Transportøren har oppgitt i forhold til den enkelte Rammeavtale. Hvis Transportøren kan dokumentere å ha tilgjengelig vognmateriell annet sted, innenfor en radius av kjørelengde på 30 minutter fra oppgitte stasjoneringssteder, vil dette kunne vurderes som en del av den totale kapasiteten. d) Transportør skal i tillegg til den tilbudte kapasiteten ha tilgjengelig reservevogner for å dekke opp driftsavbrudd, servicebehov osv Klager, avvik og ulykker a) Transportør plikter å håndtere en hver kundehenvendelse på en servicemessig god måte. b) Forhold som kan rettes opp direkte og som slik bidrar til å opprettholde det gode renommé, ligger innen rammen av det alminnelige servicebegrepet. Henvendelser og klager fra kunder direkte til sjåføren eller dennes mannskap, og som kan løses på stedet, rettes umiddelbart opp av Transportør. c) Alle øvrige klager plikter Transportør å behandle og besvare. Oppdragsgiver skal orienteres i forbindelse med klagene og tilsendes kopi av alle dokumenter, herunder sms og e-post, ved klagebehandlingen. d) Alle avvik i forhold til oppdragsgjennomføring og bildriften skal registreres og oppbevares på systematisk og betryggende måte. Avviksrapporter med kort beskrivelse av avvikets art og konsekvens skal rapporteres til Oppdragsgiver en gang pr. måned eller slik oppdragsgiver fastsetter. I perioder med hyppige avvik kan Oppdragsgiver kreve daglig kvalitets - og avviksrapportering. Avvikene skal være kategorisert og oppsummert på ulike avvikstyper. Side 24 av 27