Innholdsfortegnelse. Konkurransegrunnlag pasientreiser Ringsaker Kommune sak Vedlegg 1 Kravspesifikasjon

Transkript

1 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Innholdsfortegnelse 1 INNLEDNING BEGREPSFORKLARINGER PASIENTREISER INNLANDET (PI) TRANSPORTKATEGORIER TRANSPORTOMRÅDE: KOMMUNEINTERN OG KOMMUNEKRYSSENDE TRANSPORTOMRÅDE: DAGSBILER DEFINISJON AV KJØREMØNSTER KRAV TIL TILBYDER KRAV TIL DEPOT KRAV TIL SPRÅK KRAV TIL OPPLÆRING AV ADMINISTRATIVT PERSONELL/ SJÅFØRER KRAV TIL UNIFORM DRIFTSMØTER KVALITETSSYSTEM KRAV TIL LOJALITET ROLLEAVKLARING KRAV TIL VOGNMATERIELL KRAV TIL SJÅFØR KRAV TIL BESTILLINGSRUTINER /ADMINISTRATIVE RUTINER KRAV TIL REAKSJONSTID, HENTETIDER OG FRISTER KRAV TIL SAMORDNING BESTEMMELSER OM VENTETID GJELDER IKKE PAKKE KRAV TIL KOMMUNIKASJONSANLEGG OG TEKNISK UTSTYR KRAV TIL INNKREVNING AV EGENANDEL KRAV TIL RAPPORTERING AV ULYKKER KRAV TIL DOKUMENTASJON TIL OPPGJØRET FAKTURERING FOR TRANSPORTKATEGORIENE 1, 2 OG 3 I PKT 2.2 UNNTATT PAKKE FELTER I DATAFIL KATEGORI 1, 2 OG 3 I PKT 2.2 UNNTATT PAKKE FAKTURERING FOR TRANSPORTKATEGORI 4 I PKT FELTER I DATAFIL KATEGORI 4 I PKT FAKTURERING FOR PAKKE 42 FOR TRANSPORTKATEGORIENE 1, 2 OG 3 I PKT FELTER I DATAFIL FOR PAKKE 42 FOR KATEGORI 1, 2 OG 3 I PKT FAKTURERING GENERELT FAKTURAADRESSE Konkurransegrunnlag pasientreiser Ringsaker Kommune sak Vedlegg 1 Kravspesifikasjon

2 1 Innledning Dette dokumentet oppstiller de spesielle krav og plikter knyttet til pasientreiser. Dokumentet er å anse som kontraktsvilkår i avtalen mellom Oppdragsgiver og Tilbyder. Begrepet pasientreiser dette konkurransegrunnlaget omfatter alle pasientreiser med drosje/ turvogn hvor kostnadene dekkes gjennom den direkte oppgjørsordningen. Avtalen omfatter også transport av inneliggende pasienter, pårørende samt bruk av alle typer internrekvisisjoner for oppdragsgiver. I forbindelse med oppgjør og fakturering skal denne transporten skilles ut og faktureres rekvirerende avdeling/ institusjon. Bestillinger på denne type reiser gjøres direkte hos Tilbyder. 2 Begrepsforklaringer Det er definert særegne betegnelser for leveransen pasientreiser. Definisjoner på betegnelsene er beskrevet nedenfor. 2.1 Pasientreiser Innlandet (PI) Pasientreiser Innlandet (PI) er den ansvarlige avdelingen i Sykehuset Innlandet HF som administrerer pasientreisene. PI er organisert i Divisjon Prehospitale tjenester i Sykehuset Innlandet HF (SI). PI er operativt ansvarlig for mottak, behandling/samordning av behovene og utsendelse av ordre til Tilbyderne. 2.2 Transportkategorier Oppdragsgiver har definert utførelse av tjenesten i transportkategoriene liten, stor bil, rullestolbil og dagsbil. 1) transport av 1 3 pasienter/ ledsagere, (liten bil) 2) transport av 4 8 pasienter/ ledsagere (stor bil) Ved transport av flere enn 8 samtidige pasienter/ledsagere i kjøretøyet honoreres et fast tillegg pr. pasient/ ledsager. 3) rullestolbil, transport av pasienter sittende i rullestol 4) dagsbiler, transport av 1 9 pasienter/ledsagere samt mulighet for transport av pasienter sittende i rullestol/elektrisk rullestol. Det kan benyttes stor bil eller rullestolbil på transport av 1 3 pasienter på oppdrag dersom det ikke pga. pasienthensyn må benyttes liten bil. Det forutsettes at taksten for disse oppdragene er tilsvarende takst liten bil. Hvis stor bil eller rullestolbil er brukt til transport av 1 3 pasienter og har ledig returkapasitet skal Tilbyder ved evt. retur med flere enn 3 pasienter/ ledsagere kunne benytte samme faste tillegg pr pasient over 3 pasienter/ ledsagere som for over 8 pasienter. Om pasient i rullestol tas med tilbake godtgjøres differansen mellom liten bil takst og rullestolbiltakst på returen. 2.3 Transportområde: Kommuneintern og kommunekryssende Oppdragsgiver har definert transportområde i kategoriene kommuneintern og kommunekryssende - Kommuneintern transport: når pasientens leveringssted er innenfor samme kommune som hentested - Kommunekryssende transport: når pasientens leveringssted er i annen kommune enn hentested. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 1 av 19

3 2.4 Transportområde: Dagsbiler PI vil fritt benytte dagsbiler i kommuner og på strekninger hvor det er behov og de vil kunne benyttes både på kommuneinterne og kommunekryssende reiser. Transporten utføres til fastpris uavhengig av kjøremønster. Dagsbiler skal kunne hente og levere i hele Sykehuset Innlandet HF (SI) sitt opptaksområde, samt levere i og ta med retur fra andre helseforetak sine opptaksområder. 2.5 Definisjon av kjøremønster For kategori 1, 2 og 3 gjelder ikke pakke 42 Definisjon av kjøremønster for både kommuneintern og kommunekryssende transport: Samlet godtgjørelse som betales til Tilbyder for kjøring etter en fast pris pr kilometer godtgjøres maksimalt for faktisk kjørte distanser merket med heltrukne linjer i eksempel 1, 2, 3 og 4. Røde stiplede linjer viser en eventuell retur til depot. Som prinsipp gjelder at Tilbyder ikke skal ha betalt for mer enn halvparten av utkjørt distanse og bil fra nærmeste depot benyttes. Eksempel 1 A B1 C1 Dette eksemplet viser reise fra depot (A) via pasient (B1) til leveringssted (C1) med tom retur eller retur med samme pasient. Eksempel 2 A B1 C1 Dette eksemplet viser reise fra depot (A) via pasient (B1) til leveringssted (C1) med retur med samme pasient Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 2 av 19

4 Eksempel 3 A C2 B1 C1 / B2 Dette eksemplet viser reise fra (A) via pasient (B1) til leveringssted (C1). Ny pasient (B2) i retur som skal til nytt leveringssted (C2) som ligger på en avstikker fra turen inn. Eksempel 4 A C2 B1 C1 / B2 Dette eksemplet viser reise fra depot (A) via pasient (B1) til leveringssted (C1). Ny pasient (B2) i retur som skal til nytt leveringssted (C2) som ligger lengre fra depot (A). Når bilen benyttes til returtransport skal det ikke tas betalt for annet enn hvis det påløper ekstra omturer. Returtransport kan innebære å kjøre en helt annen vei enn inn transporten. Hvis det ved returtransport kjøres annen vei enn inn transporten og det påløper ekstra kilometer utover lengden på inn transporten, godtgjøres dette etter gjeldende km pris. 3 Krav til tilbyder 3.1 Krav til depot Tilbyder må beskrive sin plassering av depot(er). 3.2 Krav til språk Alle i Tilbyders organisasjon inklusive administrativt personell, sjåfører, underleverandør el, som i sitt virke kommer i befatning med transportene, skal beherske norsk både muntlig og skriftlig. 3.3 Krav til opplæring av administrativt personell/ sjåfører Tilbyder skal påse at alle ansatte har tilstrekkelig opplæring om forhold som har betydning for transportområdene. Slike forhold er service, utførelse av oppdragene herunder kjennskap til regelverket rundt pasientens rettighet ved reise, retningslinjer for samordning, bomturer, returtransport, takstberegning, dokumentasjonskrav, avvikshåndtering, rutiner ved ulykker, og oppgjørsordning. Videre kreves det fra Oppdragsgiver at alle i Tilbyders organisasjon, administrativt og sjåfører, har fullført, bestått og skrevet ut kursbevis på kurs for transportører på innen en nærmere fastsatt frist etter oppdragsstart. Leverandøren skal levere en liste over disse, med kopi av kursbevisene til de enkelte innen fristen. Dersom noen har bestått kurset, men ikke har skrevet ut og sendt inn kursbevis, anses ikke kurset som bestått. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 3 av 19

5 3.4 Krav til uniform Tilbyder skal ha uniformsreglement, og påse at underleverandører og sjåfører følger dette. 3.5 Driftsmøter Det skal avholdes regelmessige driftsmøter mellom Oppdragsgiver og Tilbyder. Oppdragsgiver innkaller og setter opp agenda for slike møter. Møtene avholdes hos Oppdragsgiver hvis annet ikke er avtalt. Tilbyder kan be om slike møter. 3.6 Kvalitetssystem Tilbyder skal ha et skriftlig kvalitetssystem som minimum inneholder: - Beskrivelse av opplæring av sjåfører og administrativt personell. Opplæringen skal dokumenteres. - Beskrivelse av tiltak ved ulykke - Beskrivelse av tiltak ved nedetid i eget datasystem. - Beskrivelse av tiltak for å sikre at det er riktige takster i taksametrene iht konkurransegrunnlag - Beskrivelse av tiltak som sikrer fakturakvalitet iht konkurransegrunnlag - Beskrivelse av tiltak ved forsinkelser ift hente og levering - Beskrivelse av tiltak ved henvendelser fra politi om en pasientreise - Beskrivelse av tiltak for samordning av reiser utenom PI`s åpningstid - Beskrivelse av tiltak ved varslet og ikke varslet nedetid i NISSY I tillegg kreves det at Tilbyder følger de lovpålagte myndighetskrav som til en hver tid er gjeldende for driften. Dersom Tilbyder har tilknyttet seg underleverandører, plikter Tilbyder seg til sikre at underleverandørene overholder skriftlighetskravene. Kvalitetssystemet skal være lett tilgjengelig, og fremlegges for PI ved forespørsel. 3.7 Krav til lojalitet rolleavklaring Pasientene (transportbrukerne) kan ha andre forventninger og ønsker om transport enn det forskrift gir rettighet til. Ved misnøye med tilbudet vil dette ofte komme til uttrykk i bilen. I slike situasjoner skal leverandørene opptre lojalt overfor helseforetaket som kunde/ oppdragsgiver. Dog skal partene opptre lojalt over for hverandre som i et normalt kunde og leverandørforhold. 4 Krav til vognmateriell 4.1 Det er Tilbyders ansvar til en hver tid å ha biler tilgjengelig for utførelse av oppdraget. 4.2 Kjøretøy som skal benyttes til transport av pasienter sittende i rullestol, skal oppfylle alle krav i Forskrift om universell utforming av motorvogn i løyvepliktig transport mv. (FOR nr 1438) og skal være godkjent for slik bruk. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 4 av 19

6 4.3 Vegtrafikklovens bestemmelser om sikring av passasjerer legges til grunn for transportutøvelsen. Ansvaret gjelder alt sikringsutstyr inkludert barneseter for ulike vektklasser og krybber. 4.4 Alle kjøretøy som benyttes i transport for Oppdragsgiver skal jevnlig etterses, tømmes for søppel, støvsuges og vaskes innvendig og utvendig. Søppel, skitt eller annet skal ikke være til sjenanse for pasientene. Alle kjøretøy forutsettes rengjort og godt utluftet før avreise. 4.5 Ved endringer skal Tilbyder sende oppdaterte lister med løyvenummer, telefonnummer til bilen, bilmerke/modell og kapasitet. 4.6 Alle kjøretøy skal være røykfrie 4.7 Alle kjøretøy skal være utstyrt med førstehjelpspute/ kit 5 Krav til sjåfør 5.1 Sjåfør må ha gyldig førerkort og kjøreseddel for aktuell kjøretøysgruppe. 5.2 Taushetserklæring skal underskrives og oppbevares hos transportør. Ved stikkprøvekontroll eller andre behov skal denne framlegges. 5.3 Sjåføren skal være ikke røykende under oppdrag for Oppdragsgiver. 5.4 Hjelpe reisende inn og ut av kjøretøyet, hjelpe til med bagasje, hjelpemidler, bilbelter og øvrig assistanse som den enkelte måtte ha behov for. 5.5 Være godt kjent med, og ved hvert enkelt tilfelle kunne bruke den tekniske utrustningen som finnes for å kunne utføre arbeidet tilfredsstillende. 5.6 Sjåføren skal ha god kjennskap til det trafikkområdet de betjener. Sjåfør skal ha kart/ kartverktøy over andre aktuelle trafikkområder tilgjengelig i bilen. 5.7 Sjåfører, underleverandør el, som i sitt virke kommer i befatning med transportene, skal beherske norsk både muntlig og skriftlig. 5.8 Det skal vises forståelse, respekt og toleranse for å kunne imøtekomme og tilby den hjelp og service som pasienter har behov for og rett til, uavhengig sykdom, funksjonshemning, alder eller psykisk helse. 5.9 Identifisere seg med pasientenes behov, og ha et selvstendig ansvar for å gi beskjed til relevant person (lege, sykepleier) dersom man føler passasjerer trenger hjelp eller bistand man ikke føler seg trygg på å kunne yte Ha uniform samt navnbrikke som tydelig viser at hun / han er i tjeneste, hva personalet heter og hvilket firma hun/han representerer Bruk av parfyme / etterbarberingsvann og lignende må ikke være sjenerende. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 5 av 19

7 5.12 Personell som skal utføre pasientreiser må ha gjennomført 3 timers førstehjelpskurs eller kunne dokumentere minst tilsvarende kompetanse / opplæring. For de som ikke arbeider med dette faget fortløpende må kurs, oppdatering gjennomføres minst hvert 3. år. Leverandør skal dokumentere gjennomført opplæring innen 3 måneder etter kontraktens iverksettelse. Ajourført liste oversendes pasientreiser hver 6. måned. 6 Krav til bestillingsrutiner /administrative rutiner 6.1 Alle bestillinger skal som hovedregel skje gjennom NISSY, (med unntak for interntransport). Ved nedetid eller spesielle forhold kan bestillinger foretas gjennom tlf Hvis bestiller ringer direkte til transportør evt. underleverandør skal bestiller henvises til å ringe inn bestillingen gjennom telefonnummer Tilbyder skal kunne ta i mot og effektuere bestillinger 24t i døgnet hele året. Bestillinger kommer fra NISSY via SUTI. Som back up må Tilbyder også kunne motta bestillinger pr e post. Ved nedetid i NISSY må det også være tilstrekkelig kapasitet på Tilbyders telefonnummer for mottak av bestilling pr telefon 6.2 Behandler/ pasient skal forhåndsbestille oppdrag i PI s åpningstider. PI er åpnet alle hverdager , på lørdager bemanner servicetorgene i perioden og på sønog helligdager i perioden I PI eller Servicetorgenes åpningstid skal alle reiser ha Idnr. Unntak er ved NISSY databrudd og tidspunkter utenom de nevnte åpningstider. Turer som kjøres utenom PI eller Servicetorgenes åpningstid og som mottas direkte av transportør skal meldes inn dagen etter via faks til faksnummer Prinsippet er at alle turer skal registres i NISSY. Åpningstidene vil kunne bli endret i avtaleperioden. 6.3 Utenfor de angitte åpningstider i pkt 6.2 må Tilbyders bestillingsmottak håndtere bestillinger gjennom tlf Tilbyder må stille et åttesifret telefonnummer til disposisjon, hvor telefoner fra kan rutes til utenfor åpningstidene. Eventuelle ekstra kostnader knyttet til dette nummeret skal dekkes av Tilbyder. 6.4 Sjåførene skal ikke motta bestillinger direkte fra pasienter eller behandlere, og heller ikke bestille eller bekrefte reiser på vegne av disse. 6.5 Tilbyder må kontrollere oppmøtetid og reisetid på bestillinger fra PI slik at pasienten unngår å komme for sent ift fremmøte / leveringstid. Ved behov skal pasient og PI varsles. 6.6 Tilbyder må kontrollere bestillingene mottatt fra PI for åpenbare feil og mangler, og søke å rette disse om nødvendig i samarbeid med PI. Hvis Tilbyder oppdager uhensiktsmessigheter i hente og leveringsrekkefølge skal PI kontaktes. Går turen utenom PI`s åpningstid skal Tilbyder endre rekkefølgen slik at oppdragsgiver påføres lavest mulig kostnader. Ekstra reiser eller reiser som utløses av rekvisisjoner som ikke tilstrekkelig blir kontrollert og kvalitetssikret av leverandør vil ikke godtgjøres når feilen/ årsaken er, eller burde være åpenbar for Tilbyder. 7 Krav til reaksjonstid, hentetider og frister 7.1 Direktebestillinger Oppdragsgiver krever at maksimal reaksjonstid på direktebestillinger er 45 minutter. Reaksjonstiden vil si tiden fra Tilbyder mottar bestillingen til bilen er fremme på henteadressen. 7.2 Forhåndbestillinger av oppdrag til neste dag Dette er oppdrag som normalt mottas senest kl 1800 dagen før. Det kreves at Tilbyder møter til avtalt hentetid. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 6 av 19

8 7.3 Alle oppdrag der pasienten har timeavtale skal pasienten være fremme på leveringssted senest 10 minutter før behandling/ undersøkelse, dersom ikke annet er avtalt. Der pasienten skal rekke fly, tog el skal det avtales fremmøtetid for hvert enkelt oppdrag. 7.4 Dersom Tilbyder under utførelse av et oppdrag ser at han/hun ikke kan hente pasienten innenfor 5/+5 minutter i forhold til bestilt tid skal Tilbyder varsle pasienten snarest mulig og angi ny hentetid. Tilbyder skal uansett kontakte pasienten dersom forsinkelsen medfører at oppsatt time ikke nås. Ved forsinkelser som gjør at pasientene i bilen og/ eller pasientene som skal hentes senere på turen, ikke vil nå sine avtaler skal Tilbyder kontakte PI så tidlig som mulig. Dersom forsinkelsen oppstår utenfor PI sin åpningstid, skal Tilbyder kontakte aktuell behandler/ institusjon så tidlig som mulig og forsøke å få endret timeavtale dersom pasienten ønsker dette, evt. kontakte annen Tilbyder slik at pasienten som skal hentes senere på turen rekker sin avtalte tid for behandling/ undersøkelse. 7.5 Dersom pasienten ikke møter til avtalt tid, og sjåfør ikke har fått beskjed, må sjåføren selv ta kontakt med pasient/ behandler for å forsikre seg om årsaken til forsinkelsen. Hvis sjåføren ikke får kontakt med pasienten/ behandler skal PI eller Tilbyder varsles umiddelbart. 7.6 For transporter som foregår utenfor pasientreisers åpningstid hvor spesielt Tilbyder eller Tilbyders medarbeidere ser samkjøringsmuligheter skal samkjøring gjøres. 7.7 Dersom pasienten ikke har ledsager til transporten, er det sjåførens ansvar å motta, transportere og sette av pasienten på angitt leveringssted. Sjåføren skal tilby assistanse fra dør til dør og hjelpe pasienten inn og ut av kjøretøyet, samt ta hånd om eventuell bagasje. 7.8 Pasienten får angitt hentetidspunkt fra PI, enten ved bestilling eller senere. I de tilfeller PI ikke klarer å få kontakt med kunden for å meddele hentetidspunktet, kan PI be Tilbyder om å informere pasienten om hentetidspunkt. 7.9 Oppdrag som blir bestilt hos PI samme dag som de skal utføres, vil fortløpende bli samordnet med øvrige oppdrag og tildelt Tilbyder. PI har anledning til å endre allerede bestilte oppdrag helt frem til disse påbegynnes Dersom akuttur bestilles direkte hos Tilbyder fra behandler innenfor åpningstidene beskrevet i pkt 6.2 skal Tilbyder henstille behandler til å legge reisen inn i NISSY evt. kontakte Dersom pasient i samme tidsrom som beskrevet over bestiller akuttur direkte så skal denne henstilles til å ringe behandler eller Under utførelse av oppdrag skal sjåføren være tilgjengelig på en fast mobiltelefon som følger bilens løyve. Denne telefonen skal medbringes også når sjåfør forlater bilen under oppdrag. Til en hver tid oppdatert liste med oversikt over telefoner knyttet mot løyve skal utarbeides og oversendes PI ved endringer Henteturer er pasienttransportoppdrag i andre tilbyderes anbudsområder. Det er ikke anledning til å foreta henteturer med mindre oppdragsgiver gir spesiell tillatelse til dette. Bruk av returbil regnes ikke som hentetur. 8 Krav til samordning 8.1 PI er ansvarlig for å organisere og samordne trafikken 8.2 PI vil kunne benytte tilbringerbiler. 8.3 Ved returtransport i PI`s åpningstid skal PI bestille eventuelle til/ frabringere. 8.4 Bilen må da stå på fastsatte steder til HELSEekspressen eller samlebilen kommer og sørge for at pasienten kommer over til neste transportmiddel på en best mulig måte. Bilen må ikke Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 7 av 19

9 forlate pasienten før pasienten er tatt hånd om av personellet på det andre transportmiddelet på en trygg måte. 8.5 Pasientreisekontor fra andre helseforetak (HF) vil kunne benytte seg av Tilbyderen til returtransport når Tilbyder er på oppdrag for Oppdragsgiver i andre HF. Om Tilbyder får slik retur og denne retur ikke ender i SI`s opptaksområde (Hedmark og Oppland) skal PI kontaktes umiddelbart for avklaring. 8.6 Tilbyder forplikter seg til å følge retningslinjene gitt av de lokale HF sine pasientreisekontor. Ved tvilstilfelle skal PI kontaktes. 8.7 Når Tilbyder returnerer fra transportoppdrag, for oppdragsgiver, utenfor SI`s opptaksområde og har ledig kapasitet, skal PI kontaktes snarest etter avreise. 8.8 Kommunekryssende turer Hvis ikke Tilbyder ved bestilling av turen eller under utførelse av turen fått annen beskjed, skal som hovedregel Tilbyder vente på pasient, og ved innleggelse returnere. Tilbyder skal uansett alltid kontakte PI telefonisk etter levering av pasient og samt før avreise fra behandlingssted. PI vil da kunne sette bilen på vent, sende med retur fra leveringssted eller annet sted i bilens naturlige returreise, eller frigi bilen. 8.9 PI kan pålegge sjåfør å vente. Eksempel på dette er returtransport, samt ventetid i forhold til utkjøringstidene fra institusjoner og sykehus slik at PI kan ha ledig kapasitet tilgjengelig. Utkjøringstidene i SI i dag er: kl 10:00, 12:00, 14:00, 16:00 og Disse kan endres PI kan avslutte venting på spesiell pasient, for eksempel når senere innkommende kjøretøy kan ta med pasienten i retur Det skal foretas stans for å ta med, eller sette av pasienter. Det er ikke anledning til å foreta stans for ærender for eksempel besøk ved apoteket Tilbyder har en plikt til å utføre oppdraget på billigst mulig måte. Dersom Tilbyder uaktsomt eller forsettelig unnlater å samkjøre, eller på annen måte unnlater å gjennomføre transporten på den for Oppdragsgiver mest kostnadseffektive måten, vil oppdragsgiver i oppgjøret holde tilbake den sum som Tilbyder urettmessig har tilegnet seg ved forsømmelsen. Unnlatelsen er også å anse som et avtalebrudd, som kan sanksjoneres. Spesielt for kommuneinterne turer 8.13 Hvis ikke transportør ved bestilling av turen har fått annen beskjed, er som hovedregel transportør å anse som frigitt når pasient er levert hos behandler, annen institusjon eller hjemmet Pasientreiser kan pålegge sjåfør å vente på pasient for returtransport der dette er hensiktsmessig for oppdragsgiver. Turen vil normalt i slike tilfeller bli bestilt som en tur/retur Det er ikke anledning til å foreta stans for ærender for eksempel besøk ved apoteket, butikken og lignende. Dersom det allikevel må foretas stans pga private ærende, skal pasienten selv betale for utgiftene ved stansen og evt. omvei Pasientreiser kan avslutte venting på pasient, som beskrevet i pkt 8.14, for eksempel når senere innkommende kjøretøy kan ta med pasienten i retur. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 8 av 19

10 Spesielt for kommunekryssende turer fra sykehus på helg/ helligdag i pakke 3, 7, 24, Ved mottak av direktebestilte reiser via NISSY eller telefon i perioden på lør, søn og helligdag skal Tilbyder avvente effektuering av reisen i inntil 60 minutter for om mulig å få samordnet reisen med andre bestilte eller senere innkommende reiser Ved mottak av forhåndsbestillinger i perioden på lør, søn og helligdager der bestillingene har to forskjellige hentetidspunkt innenfor 2 timer, skal disse søkes samordnet ved å flytte på avreisetidspunktet for pasientene. Avdeling/ post må kontaktes for å gi beskjed om endringen. Eksempel: Tilbyder får kl 0930 en forhåndsbestilling for avreise fra sykehuset kl og en avreise til kl Tilbyder tar kontakt med avdelingene/ postene og spør om begge f.eks kan reise kl 13.00, eventuelt at begge reiser kl eller Disse to punktene gjelder ikke bestillinger til pasienter fra dialyseenhetene. Denne pasientgruppen skal hentes til ønsket tid. 9 Bestemmelser om ventetid gjelder ikke pakke Pasientreiser godtgjør kun for pasientventetid. Med det menes den tiden pasienten er til behandling. Venting ved tidligere ankomst enn 10 minutter før timeavtale dekkes ikke om ikke annet er avtalt med PI. 9.2 I de tilfeller der pasienten innlegges, godtgjøres ikke for venting på ledsager for retur om dette ikke er avtalt med PI. Ledsagers oppgaver anses i utgangspunktet avsluttet når pasienten er ankommet behandlingsstedet. Særlige tilfeller meldes til PI på tlf Pasientreiser kan benytte drosjer/ turvogner på tur/ retur. Har en transportør takket ja til en tur må den også kunne vente og ta med retur i de tilfeller det er aktuelt. 9.4 Dersom det er økonomisk lønnsomt for pasientreiser, kan det pålegges transportøren å vente for å ta med nye passasjerer i retur. 9.5 Ventetaksten begrenses normalt oppad til hva en ny tur ville ha kostet men i pasientreisers åpningstid avgjøres dette av pasientreiser. 9.6 Ekstra ventetid ved pasienters private ærend, herunder apotekbesøk, dekkes ikke. 9.7 Hvis pasienten har behov for stans underveis på lengre transportoppdrag, for eksempel toalettbesøk, skal dette foretas. Disse nødvendige pausene kan det beregnes ventetid for. 9.8 En leverandør som venter på pasienten mens denne er til behandling, er i tjeneste for helseforetaket og kan i stedet for venting, bli satt til å utføre andre reiser omfattet av denne avtale. 10 Krav til kommunikasjonsanlegg og teknisk utstyr For alle transportkategoriene nevnt i pkt 2.2 skal Tilbyders kjøretøy være utstyrt med taksametersystem som dokumenterer at oppgjøret er korrekt mot de fastsatte priser i avtalen. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 9 av 19

11 Tilbyder må løpende kvalitetssikre systemet. Hvis oppdragsgiver påpeker uregelmessigheter eller eventuelle feilkilder, må Tilbyder rette dette opp for egen regning så fort det lar seg gjøre. Taksameteret skal være installert og tilpasset kontraktens prissystem ved oppstart på kontraktsperioden. Systemet må levere utskrift som lett lar seg tyde for oppgjørsenheten. Det skal leveres elektronisk, foreløpig i excel format, sammen med faktura. Systemeier for NISSY er i ferd med å utvikle elektronisk direkte oppgjør mot transportør. Tilbyder er forpliktet til å ta i bruk disse systemene når de er klare. Evt. kostnader forbundet med dette skal dekkes av Tilbyder. Kostnader for dette avklares mellom Tilbyder og taksameterleverandør. Alle taksametersystem som benyttes skal være godkjent etter ny norm fra Justervesenet. Tidsbegrenset dispensasjon fra Justervesenet kan godtas. Ref. forskrift nr 1226 fra Justervesenet. Dokumentasjon for denne godkjennelsen/dispensasjonen skal oversendes oppdragsgiver før inngåelse av kontrakt. Alle biler skal kunne tilby betaling av egenandel ved hjelp av kortterminal. IKT løsning for administrasjon og drift av pasientreiser Datasystemet NISSY er innført på alle pasientreisekontor i Norge. NISSY er et koordineringssystem som benyttes til å administrere og fordele bestilling av oppdrag. NISSY forventes å gi en vesentlig forbedring både for brukere av tjenesten, oppdragsgiver og Tilbyder. Tilbyder må forplikte seg til å tilknytte seg NISSY og være operative senest innen kontraktens oppstart. Tilknytning til taksametersystemer Tilknytningen mellom de som har et taksametersystem og den nye IKT løsningen for pasientreiser foregår gjennom standard grensesnitt kalt SUTI. Det er et krav at Tilbyder har slik tilkobling og at denne er testet i god tid før kontraktsoppstart. Systemet gjør det mulig for Tilbyder å motta meldinger, sende kvitteringer etc. ved hjelp av eksisterende sentral og taksameter i bilene. Innføring av oppgjørsfil til NISSY vil også inngå i dette systemet. Bestilling av reiser, samt melding fra Tilbyder om aksept, start og avslutning av oppdraget formidles elektronisk gjennom dette grensesnittet. Teknisk dokument/ SUTI integrasjon kan om ønskelig ettersendes. Dagens leverandører av taksameter er godt kjent med denne løsningen. 11 Krav til innkrevning av egenandel a) Hver pasient skal betale egenandel, selv om to eller flere kjører sammen. b) Samlet egenandelsbeløp skal ikke overstige prisen for transportoppdraget. Det tas forbehold om endringer for dette. Ordningen er til vurdering på sentralt myndighetshold. c) Tilbyderen har ansvaret for å kreve inn egenandeler fra pasientene. Egenandelen er den delen av prisen for reisen pasienten selv skal betale. Egenandeler som er betalt eller skulle vært betalt av pasienten skal trekkes fra prisen for oppdraget. d) Pasienten skal betale to egenandeler ved reise med tur og retur. e) Pasienter med frikort og ledsagere er fritatt for egenandel f) Egenandel skal kunne betales med kort Egenandelen fastsettes av Stortinget i forbindelse med Statsbudsjettet og fremkommer i forskrift om pasienttransport. Melding om endring i egenandelen vil bli oversendt fra Oppdragsgiver til Tilbyder Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 10 av 19

12 innen 1 måned etter at Oppdragsgiver har mottatt melding om endret egenandel. Tilbyder holdes løpende oppdatert under hele kontraktsperioden. Spesielt for kategori 4 og pakke 42: Pkt b) utgår. Pasientene skal betale full egenandel 12 Krav til rapportering av ulykker Tilbyder skal omgående rapportere, først muntlig senere skriftlig, til Oppdragsgiver om uhell eller ulykker som det kan forventes at politi, presse eller publikum kan kontakte Oppdragsgiver om. Alle uhell eller ulykker der pasient er involvert skal uansett rapporteres til ledelsen i PI. 13 Krav til dokumentasjon til oppgjøret 13.1 Fakturering for transportkategoriene 1, 2 og 3 i pkt 2.2 unntatt pakke 42 Fakturering skal skje på bakgrunn av: Oppmålt distanse, ventetid, utlegg for parkering, bom etc., tillegg for ekstra passasjer eller rullestol m.m. samt fratrukket egenandel i følge Tilbyderens taksameter. Taksameter skal skrive ut kvittering som minst synliggjør følgende pr rekvisisjon: Bilens løyvenummer Sjåfør ID Kvitteringsummer Transportkategori (kontonummer) Start dato / tid Slutt dato / tid Antall kilometer for turen Antall minutter for venteperioden Sum kroner for venteperioden Sum utlegg for turen Sum tillegg for turen Sum innkrevd egenandelsbetaling for turen Sum kroner til fakturering mot oppdragsgiver. Turens ID nummer (tildelt av PI) Rekvisisjonsnummer Data om hver enkelt tur skal sendes Oppdragsgiver, eller til den Oppdragsgiver bestemmer. Filen skal inneholde data for faktura som Tilbyder sender i henhold til punkt om fakturering. Filen skal lagres som semikolon separert tekstfil eller i Excel format. Filen skal sendes på en trygg måte som sikrer at uvedkommende ikke kan manipulere innholdet. Oppdragsgiver og Tilbyder kan avtale nytt format og innhold på filen innenfor avtaleperioden. Dersom flere Tilbydere benytter samme faktureringsenhet, skal faktura og statistikk sendes Tilbyder samlet for alle sammen. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 11 av 19

13 Elektroniske statistikkfiler sendes til: innlandet.no 13.2 Felter i datafil kategori 1, 2 og 3 i pkt 2.2 unntatt pakke 42 Følgende felter skal datafilen minimum inneholde pr rekvisisjon: Feltnavn Feltlengde Kommentar Lev_nr 5 Avtales mellom tilbyder og oppdragsgiver Avtalekode 10 Tildeles av oppdragsgiver for hvert transportområde Fakturanr 8 Bilnr 7 Sjåfør 5 Kvitteringsnummer 6 Start dato 10 dd:mm:åååå Start tid 5 tt:mm Slutt dato 10 dd:mm:åååå Slutt tid 5 tt:mm Taksttype 1 1 = 1 3 pass, 2 = 4 8 pass, 3 rullestoltransport KM ,0 VentMin ,0 SumKr ,00 VentKr ,00 Sum utlegg ,00 Sum tillegg ,00 EgenKr ,00 FaktKr ,00 Ledsager 2 Antall ledsagere på rekvisisjonen ID_Nr 12 Rekvisisjonsnummer 12 Frikortbeløp ,00 Antall frikort 2 Fritakskode 4 Koder: 2222 = Pasienten har fremvist frikort 3333 = Har frikort, men pasient har ikke dette tilgjengelig 4444 =Tilbringer/ frabringer 5555 = Andre fritaksgrunner eks. barn u/ 16, yrkesskade osv Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 12 av 19

14 13.3 Fakturering for transportkategori 4 i pkt 2.2 Det skal leveres egen faktura for transportkategori 4. Fakturering skal skje på bakgrunn av: Avtalt daglig fastpris, utlegg som parkering, bom, og tillegg for ekstra tid. Egenandel skal være fratrukket fakturaen. Taksameter skal skrive ut kvittering som minst synliggjør følgende pr dag/ turnummer: Bilens løyvenummer Sjåfør ID Kvitteringsnummer Start dato / tid Slutt dato / tid Antall kjørte kilometer Sum utlegg for dag/ turnummer Sum innkrevd egenandelsbetaling for dag/ turnummer Sum kroner til fakturering mot oppdragsgiver. Turens ID nummer (tildelt av PI) Data om hver enkelt rekvisisjon skal sendes Oppdragsgiver, eller til den Oppdragsgiver bestemmer. Filen skal inneholde data for faktura som Tilbyder sender i henhold til punkt om fakturering. Filen skal lagres som semikolon separert tekstfil eller i Excel format. Filen skal sendes på en trygg måte som sikrer at uvedkommende ikke kan manipulere innholdet. Oppdragsgiver og Tilbyder kan avtale nytt format og innhold på filen innenfor avtaleperioden. Dersom flere Tilbydere benytter samme faktureringsenhet, skal faktura og statistikk sendes Tilbyder samlet for alle sammen. Elektroniske statistikkfiler sendes til: pasientreiser.statistikk@sykehusetinnlandet.no Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 13 av 19

15 13.4 Felter i datafil kategori 4 i pkt 2.2 Følgende felter skal datafilen minimum inneholde pr rekvisisjon: Feltnavn Feltlengde Kommentar Lev_nr 5 Avtales mellom tilbyder og oppdragsgiver Avtalekode 10 Tildeles av oppdragsgiver for hvert transportområde Fakturanr 8 Bilnr 7 Sjåfør 5 Kvitteringsnummer 6 Start dato 10 dd:mm:åååå Start tid 5 tt:mm Slutt dato 10 dd:mm:åååå Slutt tid 5 tt:mm KM ,0 SumKr ,00 Sum utlegg ,00 EgenKr ,00 FaktKr ,00 Ledsager 2 ID_Nr 12 Rekvisisjonsnummer 12 Frikortbeløp ,00 Antall frikort 2 Fritakskode 4 Koder: 2222 = Pasienten har fremvist frikort 3333 = Har frikort, men pasient har ikke dette tilgjengelig 4444 =Tilbringer/ frabringer 5555 = Andre fritaksgrunner eks. barn u/ 16, yrkesskade osv Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 14 av 19

16 13.5 Fakturering for pakke 42 for transportkategoriene 1, 2 og 3 i pkt 2.2 Fakturering skal skje månedlig med 1/12 av årlig fastpris fratrukket egenandel men inklusive parkering, bom, m.m. Taksameter skal skrive ut kvittering som minst synliggjør følgende pr rekvisisjon: Bilens løyvenummer Sjåfør ID Kvitteringsummer Transportkategori (kontonummer) Start dato / tid Slutt dato / tid Antall kilometer for turen Sum utlegg for turen Sum innkrevd egenandelsbetaling for turen Turens ID nummer (tildelt av PI) Rekvisisjonsnummer Data om hver enkelt tur skal sendes Oppdragsgiver, eller til den Oppdragsgiver bestemmer. Filen skal inneholde data for faktura som Tilbyder sender i henhold til punkt om fakturering. Filen skal lagres som semikolon separert tekstfil eller i Excel format. Filen skal sendes på en trygg måte som sikrer at uvedkommende ikke kan manipulere innholdet. Oppdragsgiver og Tilbyder kan avtale nytt format og innhold på filen innenfor avtaleperioden. Dersom flere Tilbydere benytter samme faktureringsenhet, skal faktura og statistikk sendes Tilbyder samlet for alle sammen. Elektroniske statistikkfiler sendes til: pasientreiser.statistikk@sykehuset innlandet.no Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 15 av 19

17 13.6 Felter i datafil for pakke 42 for kategori 1, 2 og 3 i pkt 2.2 Følgende felter skal datafilen minimum inneholde pr rekvisisjon: Feltnavn Feltlengde Kommentar Lev_nr 5 Avtales mellom tilbyder og oppdragsgiver Avtalekode 10 Tildeles av oppdragsgiver for hvert transportområde Fakturanr 8 Bilnr 7 Sjåfør 5 Kvitteringsnummer 6 Start dato 10 dd:mm:åååå Start tid 5 tt:med mer Slutt dato 10 dd:mm:åååå Slutt tid 5 tt:med mer KM ,0 Sum utlegg ,00 EgenKr ,00 Ledsager 2 ID_Nr 12 Rekvisisjonsnummer 12 Frikortbeløp ,00 Antall frikort 2 Fritakskode 4 Koder: 2222 = Pasienten har fremvist frikort 3333 = Har frikort, men pasient har ikke dette tilgjengelig 4444 =Tilbringer/ frabringer 5555 = Andre fritaksgrunner eks. barn u/ 16, yrkesskade osv Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 16 av 19

18 13.7 Fakturering generelt Tilbyder forplikter seg til å gjennomgå og kontrollere 100 % av oppgjøret før innsending. Tilbyder forplikter seg til å levere 100 % av elektroniske rekvisisjoner mottatt via SUTI eller e post i oppgjøret måneden etter at transporten er utført. Det er ikke mulig å fakturere turer hvor det ikke er levert inn underbilag. Det kan heller ikke utbetales forskudd til Tilbyder. Tilbyder fakturerer oppdragsgiver første gang måneden etter oppdragstart og deretter en gang hver måned i avtaleperioden. Krav som ikke er mottatt av Oppdragsgiver innen 3 måneder etter at turen er utført anses foreldet, og vil ikke bli refundert. Samtlige krav skal sendes inn, også dersom kravet er på 0, fordi beløpet i sin helhet er dekket av innbetalt egenandel. På faktura/ fakturaspesifikasjonen skal følgende informasjon fremkomme: Fakturadato. Fakturanummer. Fra hvilken periode transportoppdragene er som ligger til grunn for fakturaen. ( på første side) Fakturabeløp for perioden Antall frikort som ligger til grunn for frikortbeløpet Frikortbeløp Egenandelsbeløp (totalt) Det skal som hovedregel være en faktura pr Tilbyder. Dersom Tilbyder har flere kontrakter skal fakturaspesifikasjonen vise dette, og underbilag sorteres deretter. Der hvor flere Tilbydere benytter samme faktureringsenhet, skal det sammen med fakturaen vedlegges oversikt over den enkelte Tilbyders krav. Faktura skal sendes en gang pr måned i.h.t Bokføringsforskriftens og senest innen den 12. i hver måned. Bilagene og annen nødvendig dokumentasjon skal være sortert etter dato/ tid og i bunter pr bilnr, og skal følge med fakturaen. Oppdragsgiver tar forbehold for eventuelle fremtidige forandringer i oppgjørssystemet og rapportering i forbindelse med innføring av NISSY og elektronisk oppgjør. Slike forandringer må Tilbyder godta og tilpasse seg uten krav om ekstra kompensasjon selv om det kan kreve noe ekstra arbeid for Tilbyderen. Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 17 av 19

19 13.8 Fakturaadresse Faktura skal utstedes til: Sykehuset Innlandet HF Pasientreiser Postboks BRUMUNNDAL Faktura med spesifikasjon oversendes elektronisk til Bilag for kategori 1, 2 og 3 for pakkene 1 21 skal sendes/ leveres til: Oslo Universitetssykehus Ullevål Pasientreiseavdelingen Sykehusveien NORDBYHAGEN Bilagene for kategori 1, 2 og 3 for pakkene samt kategori 4 skal leveres til: Pasientreiser Innlandet Kastbakkvegen MOELV Vedlegg 1 Kravspesifikasjon side 18 av 19