SYKKELKARUSELLEN I TRONDHEIM ARRANGØRINSTRUKS 16. mars 2012

Transkript

1 SYKKELKARUSELLEN I TRONDHEIM ARRANGØRINSTRUKS 16. mars Introduksjon Den ansvarlige for hvert arrangement (i det følgende kalt Rittleder) plikter i god tid før rittet å sette seg inn i denne instruksen samt Regler for sykkelkarusellen (i det følgende kalt Regler). I Regler framkommer også web-adresser for karusellen og resultatportal. Rittleder skal bringe nødvendig informasjon videre til alle medarrangører. Utvalget skal oppdatere denne arrangørinstruksen foran hver sesong. 2 Arrangørinformasjon Fullstendig arrangørinformasjon på resultatportalen er tilgjengelig gjennom eget brukernavn og passord for arrangøren til hvert ritt. Utvalget sender informasjon om dette til Rittleder for hvert ritt. Hvert rittarrangement har en spesiell ansvarlig i utvalget som skal følge opp dette rittet og gi råd og hjelp til Rittleder.. 3 Forberedelse til rittet. 3.1 Arrangørutstyr, medarrangører. I god tid før rittet må Rittleder sørge for å få tak i arrangørutstyret fra arrangør for det forrige rittet. Arrangørkoerten inneholder bl.a. en arrangørperm med nødvendige skjema og oversikt over alt arrangørutstyr. Sjekk om alt er tilstede og varsle utvalget dersom noe mangler. Sørg for å ha tilstrekkelig medarrangører for påmelding, start, vakthold, tidtaking og innsamling av startnumre). Antall nødvendige personer avhenger av både type ritt og løype. For nødvendig mannskap til påmelding, se pkt. 4.4 Påmelding, for mannskap til innkomst, se pkt. 4.7 Innkomsten. Alle veikryss der syklister er pålagt vikeplikt, samt andre farlige kryss, må ha vakthold. Er det et vendepunkt i løypa, skal det være minst én, helst to vakter her. 3.2 Hente ut arrangørdata fra nettportalen. Rittdagen etter kl må Rittleder logge seg inn på nettportalen og hente ut ID-lister, informasjon om forhåndsbetaling og forhåndspåmelding. Dette gjøres via lenken "Arrangørdata" som vises når det aktuelle ritt vises. De følgende punkter er meget viktige les nøye! Liste: ID-oversikt ID-lista er delt inn i to: Liste 1) med alle deltagere som var registrert før årets sesong startet (farget papir). Liste 2) over alle nye ryttere som har kommet til i løpet av årets sesong (vanlig hvitt papir). Liste 1) skal utvalget ha skrevet ut før sesongstart og skal ligge i perm i arrangørkoerten. Liste 2) skriver Rittleder ut 1

2 før rittet og legger fremst i permen. Denne løsningen er valgt for å redusere mengden ark som skal skrives ut før hvert ritt (liste 1 endrer seg ikke gjennom sesongen). Ulik papirfarge er valgt for å skille listene. Liste 2) skrives ut ved vise rytterliste med Alle ryttere i venstre meny, og her velge opsjon for bare årets ryttere Liste: Forhåndsbetalte Arrangørpermen skal inneholde liste over alle som har forhåndsbetalt serien (utvalget sørger for oppdatering av denne lista). Forhåndsbetalende skal ikke betale kontant ved påmelding Liste: Forhåndspåmelding Alle som har forhåndsbetalt serien vil ha mulighet til å forhåndspåmelde seg til ritt. Rittleder må hente en oversikt over hvem som har forhåndspåmeldt seg og hvilke startnummer de har reservert. Forhåndspåmelding til rittet skjer innenfor et tidsvindu relativt til rittets starttidspunkt. Rittleder kan ikke hente ut listen over forhåndsmåmeldte før etter at tidsvinduet er lukket, som er kl. 12:00 rittdagen. Like etter dette tidspunkt vil nettportalen sende ut epost til Rittleder med beskrivelse om hvordan skrive ut listen fra nettsidene. Ingen andre former for reservering av startnummer er tillatt. 4 Arrangering av rittet 4.1 Frammøte Rittleder og påmeldere må møte på startstedet mer enn 1 time før rittstart og ta imot påmeldinger fra 1 time før første start. Påmeldinger mottas normalt fram til 5 min før første start, men ved stor deltakelse må arrangøren være eksibel og ha mannskap til å ta imot påmeldinger også etter rittstart. Start/målområdet må merkes for å sikre trakksikkerheten. Hold start- og målområdet ryddig under hele rittet, slik at faren for at uheldige trakksituasjoner oppstår blir minimal. Sørg for at deltakerne ikke oppholder seg unødig i startområdet, og at de forlater målområdet etter hvert som de blir registrert i mål. 4.2 Løype Gjør deg kjent med løypa, helst ved sykle eller kjøre igjennom løypa noen dager på forhånd for å forvisse seg om dens tilstand. Vær spesielt oppmerksom på steder som krever vakthold eller merking (kryss, skarpe svinger, graving, hull i veien ol.). Start- og målområdet merkes med plakaten "Bedriftsritt på sykkel. Vis hensyn". I tillegg kan man benytte kjegler som ekstra markering. Det må merkes ved sving i kryss. Vendepunkt skal også merkes med kjegle i vegbanen. 4.3 Førstehjelp Sykkelutvalget har bestilt sanitetstjeneste. Sanitetsmannskapet møter kl. 18:00 og arrangøren må i god tid før rittstart inngå avtale med sanitetstjenesten (informasjon om løype, utveksling av telefonnumre). I puljestartritt kjører normalt sanitetsbilen bak siste rytter, i andre ritt kan de være plassert et sted i løypa. 4.4 Påmelding Det er praktisk å ta påmelding fra bilvinudet. I ritt med mange deltakere (før sommeren) må man være to personer, en som tar imot forhåndspåmeldte og trimmere, en som tar etteranmeldte. Hver side på bilen kan brukes til dette, og må da merkes med oppslag (ligger i arrangørkoerten). Startnumre må ligge i stigende rekkefølge med laveste startnummer øverst og i puljeritt sortert bunkevis for hver pulje. Startnumre for alle forhåndspåmeldte må legges tilside, slik at at disse ikke feilaktig gis ut til andre. Det er ikke er tillatt å holde av numre til andre enn osielt forhåndspåmeldte. 2

3 Arrangørkoerten med startkort, penner, ID-lister og ekstra sikringsnåler plasseres f.eks. i bakrommet på bilen eller bak bilen. I terrengsykkelritt kan blå startkort gjemmes bort, da disse ikke skal benyttes. I arrangørkoerten er det et oppslag for hver type ritt som angir starttider og presiserer viktige regler. Sett opp oppslaget som høver for ditt ritt. Dette er spesielt viktig i puljeritt, da spesielt nye deltakere må orienteres slik at de nner plass i en høvelig pulje. Det er et spesielt oppslag for hvert av terrengrittene. Det er viktig å ha en annen person enn påmeldere (gjerne Rittleder) som kan ta seg av spørsmål fra deltakerne, slik at ikke påmelderne blir heftet. Denne kan også ha kontakt med og gi instrukser til vaktmannskap og saniteten etterhvert som de kommer, og gjøre klart området til og informere om start. Deltager fyller ut et av re påmeldingskort (beskrevet i Regler) før denne henvender seg til påmelder. Påmelder tar imot startkort, kontrollerer at nødvendig informasjon er riktig og tydelig utfylt: ID-nummer skal være påført med mindre det gjelder nye deltagere. ID-nummeret sitt i ID-lista. Tidligere deltagere kan nne Nye deltagere skal bruke grønt startkort. Sjekk at navn er tydelig skrevet og at fødselsdato og kjønn er med. Noter startnummeret for hver deltager nederst i høyre hjørne. Ta imot betaling (om rytteren ikke har forhåndsbetalt). Ingen kreditt. Det maksimale antall ryttere i konkurranseklasser er 200, eventuelt ere ryttere henvises til trimklasse. 4.5 Detaljer om de ulike typer ritt Puljestart Hver pulje har maksimalt 15 ryttere. Pulje 1 og 2 er for svært raske syklister, pulje 3 og 4 for raske syklister og pulje 5 for roligere, se Regler. Arrangøren må ved påmelding orientere deltakerne om dette. Skulle et nummer i serien mangle hopper man bare over dette. Dersom det manglende nummeret er reservert av forhåndspåmeldt, kan man bruke et provisorisk nummer skrevet på vannfast papir, eller man kan bruke et høyt nummer (anbefalt nr 200 og nedover). Det må noteres tydelig på startkortet om en rytter deltar i en annen pulje enn hva som er forventet ut fra nummeret. For de to siste puljene kan det i enkelte tilfeller være aktuelt å ytte deltagere mellom disse for å unngå at siste pulje blir under seks deltakere. Noter tydelig på startkortene hvilke puljer disse starter i, slik at det kan tas hensyn til ved resultatinnskriving. Startansvarlige sjekker at alle ryttere starter i den puljen de er påmeldt i Terrengsykkel/pulje Puljestørrelser og startintervall i terrengsykkelritt avviker noe fra landeveisritt. Se beskrivelse i Regler Tempo Mangler et nummer i serien, skal startposisjonen og starttiden tilhørende dette nummeret forbli tom. Ikke framskyv starttidspunktet for de etterfølgende rytterne. Det samme gjelder om en rytter ikke stiller til start. Hvis dette ikke overholdes blir resultatlister feil Partempo Par 1 har startnummer 1+2, par 2 har 3+4 osv. Dersom enkeltrytter starter som par, brukes ikke det andre nummeret. Dersom et nummer i paret mangler, skal både dette og det tilhørende parnummeret utgå og slik at startposisjonen og starttiden tilhørende dette paret forblir tom, ikke framskyv starttidspunktet for de etterfølgende rytterne (regel som for temporitt). Eventuelt kan enkeltnummeret brukes til et par som består av en enkeltrytter. 3

4 4.5.5 Lagtempo Lag 1 har startnumrene 1+2+3, lag 2 har osv. Dersom et nummer i laget mangler, skal ingen av de to andre numrene brukes og startposisjonen tilhørende disse numrene forbli tom. Igjen, ikke framskyv starttidspunktet for de etterfølgende rytterne. Dersom kun to ryttere starter som et lag, brukes ikke det tredje nummeret. 4.6 Starten Før start skal deltakerne informeres om eventuelle pålegg fra politi, vegmyndigheter og utvalget, samt at trakkreglene og anvisninger fra vakter skal følges. Deltakerne må også advares mot eventuelle spesielle forhold i løypa (dårlig veidekke, veiarbeid ol.). Gi også advarsel om at rytter diskvaliseres hvis trakkregler eller rittregler ikke følges. Første start skal være kl. 18:30. Klokka startes (=00:00) når første start går. Startintervallene mellom hver rytter eller hver pulje er gitt i tabell 1 i Regler. Intervallene må overholdes, ellers blir resultatlista feil. 4.7 Innkomsten Startnummer og tider skal noteres fortløpende etter hvert som deltakerne kommer i mål (kronologisk), for puljeritt samlet i puljer. Ikke sorter på startnummer. Tiden som noteres er innkomsttiden, dvs. det stoppeklokka viser når rytteren(e) kommer i mål, ingen nettotid eller liknende. Benytt innkomstskjema som utvalget har laget, disse nnes i mange eksemplarer i arrangørpermen, én type for temporitt og én for puljestart. Tips for eektiv og feilfri tidtaking: Ved temporitt bør man være tre personer (A, B, C) ved innkomst. A og B plassert m foran målstreken der A roper startnummer og B noterer primært alle startnummer som blir ropt opp av A, i tillegg innkomsttid hvis tid til det. Det roter seg lett til hvis én person skal observere startnumre og notere samtidig. C ved målstreken noterer primært tid, i tillegg startnummer hvis tid til det. C kompletterer med alle startnumre i ledige tider mellom innkomster eller når målgang er sluttført. Spesielt ved partempo er det hektisk ved målgang. I partempo og lagtempo gjelder tid for andremann i mål. Ved puljestart bør man ha to personer A og B ved målstreken. A noterer innkomsttid, B teller antall i hver gruppe og roper antallet til A som noterer, med tillegg av ett eller ere startnummer hvis tid. Deretter minst to personer C og D m (avhengig av syklistenes fart) etter målstrek som sluser syklistene, stopper alle og noterer alle startnumre i hver gruppe. C roper opp numre og D noterer. Pass på å skille mellom ulike innkomstgrupper. Ved rettelse av tid eller nummer: Sett en enkel strek over og skriv ny tid eller nummer ved siden av. Ikke skriv dobbelt eller annet kluss. I tillegg må en person ta ansvaret for å få samlet inn startnumrene etter hvert som deltagerne kommer i mål. Denne personen kan samtidig holde målområdet ryddig. Ryttere som er ferdig skal, etter at startnummer er notert og samlet inn, vises bort og holdes borte fra målområdet. Dette for å unngå unødvendig konikt med øvrig trakk. Ryttere som ikke etterfølger ordre, kan diskes. 5 Etter rittet Arrangøren skal forvisse seg om at alle har kommet i mål før man pakker sammen og forlater området. Kontroller om alle har levert inn startnummeret sitt etter rittet. Noter de startnumrene som ikke er levert tilbake på innkomstskjemaet (bruk feltet "Kommentarer "). Rittleders og medarrangørers ID-nummer og navn føres også opp på innkomstskjemaet. 4

5 5.1 Registrering av resultater på nettportalen Rittleder eller den han delegerer til, registrerer startkort og innkomsttidene på resultatportalen. For dette må Rittleder logge seg inn som egen bruker for rittet. Detaljert framgangsmåte for innskriving er beskrevet i eget dokument som er sendt til Rittleder og er tilgjengelig på resultatportalen. Ryttere som har startet i annen pulje enn startnummeret tilsier, må korrigeres med tillegg eller fratrekk i innkomsttid. F.eks. om fem ryttere i pulje 7 starter i pulje 6, gis disse tillegg 5 minutter i innkomsttid. Ryttere som bryter markeres i ruta DNF, men også alle som mangler innkomsttid markeres DNF. Dersom innkomsttid seinere blir avklart, korrigerer utvalget resultatlistene. Dersom innkomsttid er sannsynlig men usikker, markeres ruta usikkert resultat. Husk å registrere også arrangører og trimmere. Arrangører/hjelpere uten ID-nummer kan skrives inn i kommentarfeltet. Ryttere som ikke har levert startnumre markeres i ruta startnummer ikke levert. Rittleder oppbevarer startkortene og innkomstskjema i minst en måned etter rittet. 5.2 Rapportskjema og pengeoppgjør Utvalgets kasserer sender til Rittleder et rapportskjema i Excel. Fyll ut skjemaet med antall deltakere og all annen informasjon. Legg igjen rett vekslebeløp i kassa, trekk fra evt. dokumenterte utgifter og betal inn nettobeløp til MNSBIK's kontonr så snart som mulig og seinest innen to uker. Det må ved innbetalingen påskrives rittnavn, rittdato og arrangør. For å spare gebyr og tid kan man overføre penger fra egen nettbank til konto og beholde kontantene. 5.3 Arrangørutstyr Etter rittet skal arrangørkoerten ryddes og alt innhold sjekkes. Kvitter i arrangørpermen på eget ark, og marker her om mangler eller feil i utstyret. Startnumrene må tørkes og om nødvendig vaskes, og ordnes i stigende nummerrekkefølge (start nr. 1 skal ligge øverst i bunken), slik at de er klar til neste ritt. Oppdages ere startnumre som ikke er levert inn (ere enn notert på innlevert innkomstskjema), send beskjed til utvalget: sykkel@prosjekt.org. Rittleder bør anstrenge seg for å kontakte deltakere som ikke har levert startnummeret, og avtale hvordan dette kan leveres til neste arrangør (startnummer må leveres seinest innen neste ritt). Det er Rittleders ansvar å bringe utstyret til neste arrangør. Ta derfor kontakt med ansvarlig for neste ritt for å minne denne om arrangementet, og avtal tid og sted for å levere utstyr. Har du arrangert siste ritt i karusellen, ta kontakt med utvalget for levering. Sykkelutvalget takker arrangøren for innsatsen! 5