TILBUDSVEILEDER HVORDAN LAGE TIL BERGEN BRANNVESEN. Side 1

Transkript

1 TILBUDSVEILEDER HVORDAN LAGE TIL BERGEN BRANNVESEN NB! Skissene over, og i denne veilederen for øvrig, er kun illustrasjoner og formidler derfor ingen detaljer eller krav med hensyn til den gjenstanden som skal anskaffes. De krav som gjelder er gitt i Bilag 1 til kontrakten. Side 1

2 Denne veilederen ( A Guided Tour ) Denne veilederen har som formål å gi tilbydere; En oversikt over konkurransegrunnlaget, samt struktur og innhold i dette. Tips om hvordan tilbudsarbeidet kan planlegges, struktureres og gjennomføres på en effektiv måte for tilbyder. En oppskrift på hvordan tilbudet skal sammenstilles for å møte de kravene som konkurransegrunnlaget setter. Veilederen adresserer utfordringene i en kronologisk rekkefølge. Stegene i prosessen er derfor merket sekvensielt, slik: etc. For ordens skyld: Tilbyderne må gjøre seg kjent med det som står i konkurransegrunnlaget hele konkurransegrunnlaget. Veilederen er ment kun som et hjelpemiddel. Dersom tilbyder finner uklarheter i denne veilederen eller motstrid mellom denne og selve konkurransegrunnlaget - så er det konkurransegrunnlaget som gjelder. Side 2

3 Kunngjøringen (1) Tilbudskonkurransen er kunngjort i DOFFIN ( og TED ( Kunngjøringen inneholder generell info. om det som skal anskaffes, tidsplaner og frister (typisk for tilbudslevering), kontaktpersoner hos kjøper o.s.v. Selve kunngjøringsteksten er et formular som kjøper fyller ut for å sikre at kunngjøringen er komplett i forhold til gjeldende form- og opplysningskrav. Kunngjøringsteksten finnes også på engelsk når anskaffelsen er kunngjort i EU/EØS-området. 1 Dersom du vurderer å gi tilbud, bør du først av alt melde din interesse i DOFFIN. Dette vil gi deg tilgang til konkurransegrunnlaget og evt. tilleggsinformasjon. 2 Hvis du ikke allerede er registrert som bruker, bør du gjøre det. Følg ledetekstene i DOFFIN. Side 3

4 Kunngjøringen (2) 3 Last ned konkurransegrunnlaget. Dette bør du lagre lokalt på din PC eller i ditt nettverk. Det komplette konkurransegrunnlaget vil ligge som det øverste dokumentet i listen under fanen Tilleggsdokumenter. Dokumentet er lagt ut i PDF-format. Gratis programvare for å lese dette formatet er tilgjengelig på Internett (Acrobat Reader). Det neste dokumentet på listen er denne veilederen den er også i PDF-format. Det vil også ligge flere dokumenter i listen. Noen av disse er i Microsoft Word 2003-format. Du vil også trenge disse når du skal komplettere ditt tilbud. Last alle ned og lagre dem. 4 Gjør deg godt kjent med alle faner og alt innhold i DOFFIN-kunngjøringen. Under fanen Videre info vil du fortløpende kunne se historikk og utvikling i saken, bl.a. tillegg som kjøper legger ut, eller svar på spørsmål fra tilbydere. Side 4

5 Konkurransegrunnlaget (1) 5 PDF-dokumentet Komplett konkurransegrunnlag som du nå har lastet ned og lagret, er i realiteten en samling av dokumenter Alle er imidlertid inkludert i denne ene PDF-filen. Du kan skrive ut hele dokument om du vil, men PDF-filen har en del innebygget funksjonalitet for enkel navigering frem og tilbake på PC-skjermen. 6 En slik funksjonalitet er bokmerkene. Disse er tilgjengelig oppe til venstre i din Acrobat Reader, og gjør det mulig å navigere frem og tilbake i dokumentsamlingen. Innholdsfortegnelsene i de respektive dokumentene har også koblinger ( hyperlinks ) til de respektive punktene i dokumentet. Side 5

6 Konkurransegrunnlaget (2) 7 Gjør deg godt kjent med dokumentstrukturen i Konkurransegrunnlaget. Konkurransegrunnlagets hoveddel har i bokmerkene navnet KONKURRANSEGRUNNLAG (i motsetning til de øvrige delene som er benevnt Vedlegg ). En annen, men meget viktig del, heter Vedlegg 1 Kontrakt med Bilag. Denne delen skal vi komme tilbake til lenger ut i veilederen. En tredje del heter Vedlegg 2 Tilbudsforside. Dette er et dokument som tilbydere skal fylle ut, signere og levere inn som en del av tilbudet. Vedlegg 2 Tilbudsforside er tilgjengelig for separat nedlasting i kunngjøringen. Filen er i Microsoft Word 2003-format. Filen er gjort tilgjengelig for at tilbyder selv skal slippe å utarbeide dokumentet helt fra grunnen av. Side 6

7 Konkurransegrunnlaget (3) 8 Konkurransegrunnlaget (nærmere bestemt hoveddelen ref. forrige side) er et viktig dokument som tilbyderne må sette seg godt inn i. Dokumentet opplyser om viktige og vesentlige forhold og spilleregler ved selve tilbudskonkurransen (herunder relevante referanser til gjeldende norske lover og forskrifter, særlig den som gjelder offentlige anskaffelser). Dokumentet går i dybden der denne veilederen er overfladisk. Konkurransegrunnlaget gir også en resept på hvordan tilbudet skal utarbeides og settes sammen (mer om dette litt senere i veiledningen). Side 7

8 Vedlegg 1 Kontrakt m/bilag (1) 9 Kontrakten for leveransen med alle de vilkår og bestemmelser som Bergen Kommune og Bergen Brannvesen har standardisert på er et fundamentalt premiss (grunnlag) for bl.a. prising av tilbudet. Derfor er innholdet i den endelige kontrakten en del av konkurransegrunnlaget - med følgende unntak: Leverandørens løsningsforslag på leveransen (som i sin helhet blir Bilag 2 til kontrakten) Leverandørens bekreftelse av krav (skrives inn i Bilag 1 og Bilag 7, med ref. til Bilag 2) Priser fra den valgte leverandøren (som vil bli skrevet inn i Bilag 4 til kontrakten) Kontraktens parter, kontaktpers. og startdato (som vil bli skrevet inn i Kontraktsvilkårene) Leveringstidspunktet (som vil bli skrevet inn i Bilag 3 til kontrakten) Side 8

9 Vedlegg 1 Kontrakt m/bilag (2) Unntakene som er nevnt nederst på forrige side altså det innhold i den endelig Kontrakt med Bilag som ikke er komplett i Konkurransegrunnlaget er jo nettopp det hele tilbudskonkurransen dreier seg om. Mer om dette på neste side - først litt om Kontraktsvilkårene: Kontraktsvilkårene er ryggraden i kontrakten, og inneholder generelle og overordnede bestemmelser som skal gjelde mellom partene. Kontraktsvilkårene er nå standardisert i Bergen kommune, og bygger på tilsvarende balanserte vilkår, som er i alminnelig bruk i Norge. 10 Gjør deg kjent med Kontraktsvilkårene. Under punkt 2.1 i disse vil du også finne en matrise som viser de øvrige dokumentene som inngår i Kontrakten. Side 9

10 Vedlegg 1 Kontrakt m/bilag (3) Bilag 1 11 Bilag 1 (til kontrakten) er kravspesifikasjonen fra Bergen Brannvesen (som er oppdragsgiver). Tilbyders løsning for å møte kravene i Bilag 1 er det denne tilbudskonkurransen dreier seg om. Denne løsningen skal beskrives og dokumenteres i Bilag 2 (mer om det på neste side). Men, tilbyder må også bekrefte oppfyllelse av kravene, punkt for punkt, ved å fylle dette inn i Bilag 1. Bilag 1 er tilgjengelig for nedlasting i Word-format, og bekreftelsene kan skrives direkte inn. Om tilbyder ønsker å skrive det inn for hånd, er dette også helt greit (se eksempler nedenfor). Videre skal tilbyder fylle inn referanser til Bilag 2 der hvor det er relevant. Dette vil typisk være i de tilfeller hvor ytterligere informasjon er naturlig eller påkrevet. I noen tilfeller er slik referanse unødvendig. Tilbyder må sette seg svært godt inn i Bilag 1. De fleste krav er absolutte og ufravikelige. Noen krav er ikke det. Les mer om dette i pkt. 4 i Bilag 1. Ja 2.14 Ja A-34 Ja 4-18 Delvis Side 10

11 Vedlegg 1 Kontrakt m/bilag (4) 12 Bilag 2 Bilag 2 (til kontrakten) er i konkurransegrunnlaget et tomt dokument (kun en forside med en kort forklaring i rød skrift). Bilag 2 skal i sin helhet produseres av tilbyder. Det er i dette dokumentet at tilbyders løsning (som møter kravene i Bilag 1) skal dokumenters med tekst, skisser, prinsipptegninger, bilder etc.). Innholdet i Bilag 2 skal struktureres og nummereres slik at det er lett å knytte dokumentasjonen til de tilsvarende kravene i Bilag 1. Komplett Bilag 2 skal inngå i tilbudets Seksjon T-04 - Part C, som omtalt i konkurransegrunnlagets hoveddel, under pkt Dette er også nærmere beskrevet senere i denne veilederen. 13 Bilag 7 (til kontrakten) inneholder opsjoner. En av disse gjelder en kurspakke. Bilag 7 inneholder en kravspesifikasjonen i tabellform, på samme måte som i Bilag 1. Tilbyder må bekrefte kravene i Bilag 7 på tilsvarende måte som i Bilag 1. Tilbyder skal også legge inn referanser til Bilag 2 dersom det er nødvendig å beskrive kravoppfyllelsen nærmere. Dette skal altså også legges inn i Bilag 2 - på samme måte som beskrevet ovenfor. Pass på struktur og nummerering for å knytte denne dokumentasjonen til de tilsvarende kravene i Bilag 7. Bilag 7 er også tilgjengelig for nedlasting i Microsoft Word 2003-format, og kan fylles ut av tilbyder på samme måte som beskrevet for Bilag 1 på forrige side. Bilag 7 Side 11

12 Vedlegg 1 Kontrakt m/bilag (5) 14 Bilag 4 (til kontrakten) inneholder pris og prisbestemmelser. Det er i dette dokumentet tilbyder skal fylle inn sine tilbudspriser (for hånd eller direkte i dokumentet). Pris på opsjonene er også inkludert i Bilag 4. Dokumentet er tilgjengelig for separat nedlasting i Microsoft Word 2003-format. Bilag 4 15 Ref. steg nr. 9 på side 8 i veilederen. Nå har vi dekket nesten alle de punktene som tilbudet skal inneholde for at den endelige Kontrakten skal bli komplett. Kontraktens parter, kontaktpersoner og startdato gjenstår. Dette vil bli fylt inn i den endelige kontrakten av Bergen Brannvesen i forbindelse med tildeling og signering. Til slutt gjenstår bare leveringstidspunkt. Dette må tilbyder gi et tilbud på i sitt Tilbudsdokument. Komplettering av dette er det neste tema i denne veilederen. Side 12

13 Tilbudsdokumentet (1) 16 Å sette sammen selve Tilbudsdokumentet er faktisk en svært enkel oppgave i alle fall når det gjelder struktur. Tilbudet skal ha den strukturen som er vist nedenfor. Ta fatt på dette - gjerne med en gang begynn med en romslig ringperm og 6 stk. skilleark. Når det gjelder innholdet er oppgaven mer krevende, men veilederen vil nå ta for seg seksjon for seksjon. Husk også at konkurransegrunnlaget (hoveddelen ref. steg nr. 7 på side 6 i veilederen) gir en mer detaljert oppskrift (resept) særlig seksjon 6.1. Side 13

14 Tilbudsdokumentet (2) Tilbudsbrevet (tilbyders eget brev) skal legges inn i Seksjon T-01. Kravene til innhold i dette brevet er gitt utførlig under pkt i konkurransegrunnlagets hoveddel. Tilbudsforsiden er et formular som tilbyder skal fylle ut. Dette formularet er Vedlegg 2 Til- budsforside til konkurransegrunnlaget (se side 6 i veilederen). Dette formularet, ferdig utfylt, skal legges inn i Seksjon T-02. Som nevnt tidligere er formularet tilgjengelig for nedlasting i Microsoft Word 2003-format. Side 14

15 Tilbudsdokumentet (3) 19 Seksjon T-03 i Tilbudet skal inneholde dokumentasjon og besvarelser på de kvalifikasjonskravene som gjelder for deltagelse i denne tilbudskonkurransen. Disse kravene er utførlig spesifisert i konkurransegrunnlaget. Tilbyder skal være særlig påpasselig med å oppfylle disse kravene og levere inn den dokumentasjon og de besvarelser som er spesifisert i konkurransgrunnlaget på dette punktet. Mangel på dokumentasjon skal, i noen tilfeller, føre til at tilbudet avvises. Mangelfull dokumentasjon vil i andre tilfeller føre til at tilbudet kan avvises. Manglende oppfyllelse av kvalifikasjonskrav kan også føre til at tilbudet ikke blir vurdert videre med hensyn til vurdering av pris og løsning. Tilbyder er i så fall ikke kvalifisert til konkurransen. Tilbyder bør b r studere konkurransegrunnlaget svært nøye n med hensyn til disse spørs rsmålene! Side 15

16 Tilbudsdokumentet (4) 20 Innholdet i Seksjon T-04 i Tilbudet skal bestå av fire (4) underseksjoner: Part A Skal inneholde ferdig utfylt Bilag 1 som nærmere spesifisert i konkurransegrunnlaget under punkt (ref. veilederen, steg nr. 11, side 10). Part B Skal inneholde ferdig utfylt Bilag 7 som nærmere spesifisert i konkurransegrunnlaget under punkt (ref. veilederen, steg nr. 13, side 11). Part C Skal inneholde komplett Bilag 2 (tilbyders eget løsningsforslag). Også evt. dokumentasjon som gjelder krav i Bilag 7, inngår i Bilag 2. Alt som nærmere spesifisert i konkurransegrunnlaget under punkt (ref. veilederen, steg nr. 12 & 13, side 11). Part D Skal inneholde særskilt dokumentasjon vedrørende tilbyders tekniske og funksjonelle løsning, alt som nærmere spesifisert i konkurransegrunnlaget under punkt Side 16

17 Tilbudsdokumentet (5) 21 Innholdet i Seksjon T-05 i Tilbudet skal bestå av to (2) underseksjoner: Part A Skal inneholde ferdig utfylt Bilag 4 (priser på hovedleveranse og opsjoner) alt som nærmere spesifisert i konkurransegrunnlaget under punkt (ref. veilederen, steg nr. 14, side 12). Part B Skal inneholde et eget ark (gjerne i brevs form om tilbyderen ønsker det) hvor tilbyder skriver inn den leveringsdato han tilbyr for leveransen (ref. Bilag 3 til kontrakten med hensyn til de leveringsbestemmelser som vil gjelde for denne kontrakten.) Side 17

18 Tilbudsdokumentet (6) 22 Seksjon T-06 benytter tilbyder til å legge inn for eksempel brosjyremateriell (som nærmere spesifisert under punkt i konkurransegrunnlaget). Side 18

19 Til slutt! 23 Husk at denne tilbudskonkurransen er en anbudskonkurranse. Det vil derfor ikke være anledning til å forhandle om noe som helst for å slutte kontrakt på leveransen. Legg derfor grundig arbeid ned i tilbudet. Det er i det alt vesentlige pris som vil avgjøre hvem som blir tildelt kontrakt. Andre forhold vil imidlertid bli tillagt vekt. Dette er utførlig spesifisert i konkurransegrunnlaget (hoveddelen) under punkt Sett deg godt inn i konkurransegrunnlaget. Sjekk oppdragsgivers spesifikasjon nøye (Bilag 1 til Kontrakten). Konkurransegrunnlaget har bestemmelser knyttet til kravspesifikasjon disse finnes under punkt 4 (i hoveddelen). Legg særlig merke til oppfordringen om å varsle skriftlig, og snarest, dersom det er noe ved kravspesifikasjonen som må avklares. Ta kontakt dersom det er behov for det. Se bestemmelser i konkurransegrunnlaget under punktene 2.13 og 2.14 vedrørende kommunikasjon. Pass på at kommunikasjonen er skriftlig (e-post går fint) og at den rettes kun mot de som er oppgitt som kontaktpersoner. 25 Sett deg godt inn i tidsplaner og frister for konkurransen (alt står i konkurransegrunnlaget). Pass på å levere dokumentasjon og møte krav som er avgjørende for å bli kvalifisert til å konkurrere helt frem til målstreken. Pass på at alle ting er på plass når tilbudsfristen nærmer seg (for eksempel antall kopier og merking av disse) en liten detalj kan få den konsekvensen at tilbudet skal avvises (for eksempel å levere 5 minutter etter den fastsatte tilbudsfristen). Side 19

20 LYKKE TIL MED Side 20