SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE FYLKESREVISJONEN. Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune

Transkript

1 SØR-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE FYLKESREVISJONEN Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Forvaltningsrevisjonsrapport 2001

2 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side 2 Innholdsfortegnelse 1. SAMMENDRAG INNLEDNING BAKGRUNN MÅLSTRUKTUR FORMÅL PROBLEMSTILLINGER DATAINNSAMLING OG METODE GRUNNLAGSMATERIALE VALG AV REVISJONSOBJEKTER REVISJONSKRITERIER VURDERING AV BEHANDLINGEN AV MØTEREGNINGENE GENERELT HJEMMEL INTERN KONTROLL LEGITIMERING AV KRAV OM DEKNING AV TAPT ARBEIDSFORTJENESTE OPPSUMMERING INNKOMNE HØRINGSUTTALELSER HØRINGSUTKAST TIL RAPPORT INNKOMNE HØRINGSUTTALELSER KONKLUSJONER OG FORSLAG TIL TILTAK FYLKESREVISJONENS KONKLUSJONER FORSLAG TIL TILTAK VEDLEGG...11

3 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side 3 1. SAMMENDRAG Fylkesrevisjonen gjennomførte sommeren 2001 et forvaltningsrevisjonsprosjekt der hovedfokus ble satt på kontroll av møteregninger. Formålet med prosjektet var å skape sikkerhet for at godtgjørelse til politikere og prøvenemndsmedlemmer som dekkes av Sør- Trøndelag fylkeskommune utbetales på riktig grunnlag og i henhold til gjeldende retningslinjer. Fylkesrevisjonen la vekt på å vurdere enkelte enheter i fylkeskommunen. Møteregninger fra de enhetene med størst møteaktivitet i 1. halvår i 2001 ble valgt ut for kontroll, og politikere og medlemmer i prøvenemndene utgjorde hovedmengden av utplukket. Ved gjennomgangen av møteregningene er dokumentasjon av hjemmelsgrunnlag, intern kontroll og dokumentasjon på krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste særlig vektlagt. Undersøkelsen viser at påføring av dato og klokkeslett i protokollene for prøvenemndene og i medlemmenes reise- og møteregninger er mangelfull og det ble derfor i mange tilfeller vanskelig å kontrollere dekning av tapt arbeidsfortjeneste mot anvendt tid. Den formelle, interne kontrollen er generelt tilfredsstillende, mens den interne kontrollen reelt sett er noe mangelfull. Dette betyr at underskrift for attestasjon og anvisning er på plass, mens selve utfyllingen og dokumentasjonen i flere tilfeller er mangelfull. Når nødvendig dokumentasjon på tapt arbeidsfortjeneste ikke vedlegges hver enkelt møteregning gir regelverket muligheter for å beholde både lønn hos arbeidsgiver og få dekket tapt arbeidsfortjeneste fra Sør-Trøndelag fylkeskommune. Regelverket for utbetaling av møtegodtgjørelse virker akseptabelt. Korrekt utfylling av møteregninger og riktig dokumentasjon av møteutgifter vil lette både den interne kontrollen og spare ressurser ved behandlingen av møteregningene. Møteregningene behandles og arkiveres på ulike måter og det bør vurderes om det kan gjøres mer rasjonelt enn i dag.

4 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side 4 2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn Sør-Trøndelag fylkeskommune er en stor og kompleks organisasjon som består av mange virksomhetsområder, enheter og foretak. Fylkeskommunens øverste beslutningsorgan er fylkestinget som består av 53 folkevalgte representanter. Fylkestingets medlemmer er videre fordelt på utvalg som ivaretar ulike virksomhetsområder i fylkeskommunen. Sør-Trøndelag fylkeskommune har i tillegg interesser i mange virksomheter som er selvstendige juridiske enheter. Dette medfører at ansatte og politikere representerer fylkeskommunen i en rekke styrer, råd og utvalg. Deltakelse i politiske beslutningsorganer, styrer, råd og utvalg utløser krav om godtgjørelse for møtedeltakerne og eventuelt kompensasjon for tapt arbeidsfortjeneste. I tillegg får deltakeren kompensert for reiseutgifter etter nærmere regler. Av fylkeskommunens regnskaper for 2000 går det frem at fylkeskommunen da dekket tapt arbeidsfortjeneste med ca. 2,0 mill kroner og utbetalte ca. 3,8 mill kroner i møtegodtgjørelse. I henhold til Kommunelovens bestemmelser ( 60, nr. 7) skal fylkesrevisjonen kontrollere at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Videre skal revisjonen også se til at det er etablert en betryggende intern, administrativ kontroll i fylkeskommunen. I fylkesrevisjonens virksomhetsplan for 2001 er kontroll av møtegodtgjørelse blitt nedfelt som en av de prioriterte forvaltningsrevisjonsprosjektene for inneværende år. Fylkesrevisjonen skal som et uavhengig kontrollorgan bidra til at det skapes tillit til fylkeskommunen som forvaltningsorgan. Det er i denne sammenheng spesielt viktig å bidra til at det skapes sikkerhet for at fylkeskommunens øverste beslutningstakere, dvs. politikerne, forholder seg til vedtatte retningslinjer. Samtidig er det viktig å gi beslutningstakere legitimitet ved å dokumentere at gjeldende regelverk og vedtatte retningslinjer følges opp på en god måte.

5 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side 5 3. Målstruktur 3.1 Formål Formålet med forvaltningsrevisjonsprosjektet Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i fylkeskommunen kan formuleres som følger: Formålet med prosjektet er å skape sikkerhet for at godtgjørelse til politikere og prøvenemndsmedlemmer som dekkes av Sør-Trøndelag fylkeskommune utbetales på riktig grunnlag og i henhold til gjeldende retningslinjer. 3.2 Problemstillinger Vi har valgt å bryte formålet ned i to hovedmålsettinger: 1. Blir møtegodtgjørelse og dekning av tapt arbeidsfortjeneste honorert i henhold til gjeldende retningslinjer? 2. Har fylkeskommunen interne kontrollsystemer som sikrer at slik godtgjørelse blir honorert på riktig måte og fungerer disse tilfredsstillende i praksis? Fylkesrevisjonen håper at dette forvaltningsrevisjonsprosjektet bidrar til å skape tillit til riktig bruk av fylkeskommunens budsjetter, utfylling og dokumentasjon av møteregninger. 4. Datainnsamling og metode 4.1 Grunnlagsmateriale Til grunn for undersøkelsen ligger møteregninger som er honorert i perioden Som utgangspunkt for utplukket valgte vi på forhånd tt-kodene 0200 (møtegodtgjørelse) og 0131 (tapt arbeidsfortjeneste) i lønnssystemet. Ved bruk av NIT-rapport, som er en

6 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side 6 rapportgenerator i fylkeskommunens lønnssystem, og med de valgte tt-kodene som kriterier, skaffet vi oss tilgang til rådata for den aktuelle perioden. 4.2 Valg av revisjonsobjekter Ut fra den totale massen av møteregninger i det tidsrommet vi har undersøkt, har vi plukket ut møteregninger for de enhetene som da hadde størst møteaktivitet og regninger som gjelder deltakelse i prøvenemndsarbeid. For å sikre at vurderingene våre er gjort på et tilstrekkelig grunnlag har vi forsøkt å gjennomgå ca. 10 regninger pr. enhet fordelt på 4-5 regningsutstedere. Vi tok imidlertid høyde for enkelte tilpasninger av utvalget dersom grunnlagsmaterialet skulle gjøre dette nødvendig. Brukernummer Brukernavn TT-kode 0131 Tapt arbeidsfortjeneste TT-kode 0200 Møtegodtgjøring 1600 Politikere, prøvenemnder, fylkesrådmannens stab og kr kr øvrige i Fylkeshuset 1602 Pedagogisk personell kr 3594 PST RiT kr 3604 MR TOV 4.200kr 6.900kr 3606 APOTEK OSS 1.400kr kr 3622 RIT For brukernummer 1600 utgjør utbetalinger til prøvenemndsmedlemmer omtrent kr av totalt kr vedr. tapt arbeidsfortjeneste, og omtrent kr av totalt 1.027l.000 kr vedr. møtegodtgjøring. De øvrige brukernummer viser uvesentlige beløp i tapt arbeidsfortjeneste og møtegodtgjørelse og er derfor ikke kontrollert. 4.3 Revisjonskriterier Som utgangspunkt for undersøkelsen vår har vi gått gjennom fylkeskommunens egne retningslinjer som kan knyttes til møte-/reisevirksomhet for politikere og ansatte. En oversikt over de retningslinjer og regelverk som vi har lagt til grunn for våre vurderinger, følger som vedlegg nr. 1. Regelverket som regulerer møtegodtgjørelse er i første rekke Reglement for arbeidsforhold, herunder godtgjørelse for folkevalgte som fylkestinget selv har vedtatt. (Sist revidert i av fylkestinget den ). I henhold til fylkesrådmannens Rundskriv av vil også reglementet tolkes analogt for fylkeskommunalt ansatte som har verv i styrer eller råd som følge av sin stilling i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen har i prosjektet satt fokus på følgende områder:

7 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side 7 1. Hjemmelsgrunnlag hjemmelen for å delta i møtet eller prøvenemndsarbeidet, at møteinnkallingen er dokumentert, kontroll mot møte- eller oppdragsdato, kontroll mot møteprotokoll, kontroll av møte- eller oppdragslengde. 2. Intern kontroll at regningen signeres av regningsutsteder, at regningen konteres korrekt, at regningen attesteres av bemyndiget person, at regningen anvises av bemyndiget person, 3. Legitimerte krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste nødvendig erklæring fra arbeidsgiver, nødvendig egenerklæring fra selvstendig næringsdrivende m.fl., årlig likningsattest for prøvenemndsmedlemmer. 5. Vurdering av behandlingen av møteregningene 5.1 Generelt Med bakgrunn i de utvalgskriteriene vi definerte, valgte vi til slutt ut 75 bilag for kontrollen. Bilagene fordeler seg med 50 på prøvenemndsmedlemmer og 25 på politikere. Alle bilagene ble funnet. For en av politikerne viser kontrollen at det i det tidsrommet kontrollen omfatter, er utbetalt godtgjørelse for møter helt fra Dette er for så vidt ikke i samsvar med fylkeskommunes reglement, men kravene er ikke foreldet. Sør-Trøndelag fylkeskommune har en standard blankett for møte- og reiseregninger som brukes av alle enheter. Når det gjelder den informasjonen de kontrollerte bilagene gir i forhold til revisjonskriteriene, er inntrykket blandet. Kontrollarbeidet oppleves til dels som en slalåmkjøring mellom kontorer og saksbehandlere. Når organiseringen av fylkeskommunens virksomhet etter at sykehusene og RIT 2000 er overtatt av staten skal vurderes nærmere, bør det vurderes om behandlingen av reise- og møteregninger kan behandles mer rasjonelt enn i dag.

8 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side Hjemmel Kontrollen viser at selve hjemmelsgrunnlaget for å utstede de regningene som er kontrollert, er til stede. For politikerne er det foretatt kontroll mot møteinnkalling og møteprotokoll. Med noen få unntak ligger det ikke slik dokumentasjon ved regningene. Det er derfor foretatt kontroll mot selve protokollene. Disse bekrefter at det er grunnlag for å utstede de regningene som er kontrollert. For prøvenemndsmedlemmene er det foretatt kontroll mot oppnevningen i Yrkesopplæringsnemnda. Alle de prøvenemndsmedlemmene som ble kontrollert, er oppført på oppnevningslisten. Påføring av dato for møte eller avholdt fagprøve er i de fleste tilfellene tilfredsstillende. Opplysningene om møtelengde er stort sett tilfredsstillende når det gjelder politikerne, men til dels mangelfulle når det gjelder lengden på fagprøveoppdrag. Protokoller for prøvenemndene føres pr. prøvekandidat og påføring av møtedato og -lengde er mangelfull i protokollene. Når det gjelder prøvenemndsmedlemmene, kan det derfor være vanskelig å kontrollere krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste mot anvendt tid til fagprøven. 5.3 Intern kontroll Her har vi kontrollert om - regningen er signert, - regningen er kontert, - regningen er attestert, - regningen er anvist. Undersøkelsen viser at den formelle, interne kontroll generelt er tilfredsstillende. Sett i sammenheng med undersøkelsen av hva som foreligger av legitimasjon for å kreve dekning av tapt arbeidsfortjeneste, jf 5.4 nedenfor, er imidlertid den interne kontrollen reelt sett ganske mangelfull. For ett prøvenemndsmedlem er det kontrollert tre regninger med krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste hvor krav om dette ikke kan ses å være legitimert.

9 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side Legitimering av krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste Her har vi spurt om tre typer av legitimasjon: 1. Erklæring fra arbeidsgiver. 2. Egenerklæring. 3. Ligningsattest for prøvenemdsmedlemmer. Ligningsattest er blitt krevd innsendt som bekreftelse på og underbygging av krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste over en minimumssats som for tiden er på kr. 700,- pr. dag. Det er i veiledningen fra yrkesopplæringsnemnda også presisert at det ved hver innsendte regning må vedlegges erklæring fra arbeidsgiver om trekk i lønn, beløpets størrelse eksklusive feriepenger og dato. Når det kreves bare møtegodtgjørelse kan det virke unødvendig å fremlegge likningsattest. Antall kontrollerte: Regningsutstedere Personer Bilag Politikere Prøvenemdsmedlemmer SUM Totalt sett er det kontrollert 75 bilag som er levert av 39 ulike personer Resultater fra kontrollen: Dokumentasjon Politikere *1) Prøvenemndsmedlemmer *2) Erklæring fra arbeidsgiver *3) 3 22 Egenerklæring *4) 25 9 Likningsattest 2 Manglende dokumentasjon *5) 17 SUM *1) 3 politikere er fulltidsansatt hos arbeidsgiver, 7 er deltidsansatt og/eller selvstendig næringsdrivende, 3 er hjemmeværende og/eller student og 1 er pensjonist. *2) 21 prøvenemndsmedlemmer er heltidsansatt hos arbeidsgiver, 1 er deltidsansatt og/eller selvstendig næringsdrivende, 3 er pensjonister *3) 3 politikere har i tillegg til egenerklæring levert erklæring fra arbeidsgiver for å få dekket tapt arbeidsfortjeneste ut over minstesatsen på kr 700,-. *4) En av politikerne som bare har levert egenerklæring har i det tidsrommet som er kontrollert, vært tilsatt hos arbeidsgiver, men har fått godtgjørelse etter minstesatsen som student. *5) Manglende dokumentasjon er i hovedsak likningsattester.

10 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side Oppsummering Regelverket for dokumentasjon av krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste og bruken av det er ugreit. Når nødvendig dokumentasjon på tapt arbeidsfortjeneste ikke vedlegges hver enkelt møteregning kan møtedeltaker få tapt arbeidsfortjeneste etter minimumssats eller etter en fra arbeidsgiver bekreftet timesats og samtidig beholde sin lønn hos arbeidsgiver. Mulighetene for å få både i pose og sekk er absolutt til stede. Når det gjelder krav om utbetaling av møtegodtgjørelse, virker regelverket akseptabelt. 6 INNKOMNE HØRINGSUTTALELSER 6.1 Høringsutkast til rapport Fylkesrevisjonen sendte den utkast til prosjektrapport til de enhetene som ble kontrollert. Høringsfristen ble satt til Innkomne høringsuttalelser Fylkesrevisjonen har ikke mottatt høringsuttalelser, men har hatt en henvendelse fra Yrkesopplæringsnemnda vedr. fylkesrevisjonens kontroll av tre regninger med krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste hvor krav om dette ikke kunne sees å være legitimert. Dette forholdet er omtalt under pkt. 5.5 på side 8. Fylkesrevisjonen har i den sammenheng mottatt kopi av fortrolig brev fra Fylkestrygdekontoret i Sør-Trøndelag som er opplysende i sakens anledning og som legitimerer kravene om tapt arbeidsfortjeneste. 7. KONKLUSJONER OG FORSLAG TIL TILTAK 7.1 Fylkesrevisjonens konklusjoner Fylkesrevisjonen har lagt flere kriterier til grunn for sine vurderinger, og sett i forhold til formålet med undersøkelsen, jf 3.1, og de problemstillingene som er reist, jf 3.2, kan resultatet oppsummeres slik: Formål: Undersøkelsen kan ikke bekrefte at godtgjørelse til politikere og prøvenemndsmedlemmer utbetales på et helt sikkert grunnlag i Sør-Trøndelag fylkeskommune. Dette skyldes bl.a. ufullstendig utfylling av møteregninger og manglende dokumentasjon av møteutgiftene.

11 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Side 11 Problemstillinger: 1. Retningslinjene i fylkeskommunen følges i realiteten ikke godt nok, fordi dekning av tapt arbeidsfortjeneste ikke blir honorert i henhold til gjeldende retningslinjer. 2. Kontrollsystemene i fylkeskommunen må forbedres for at man skal være sikker på at krav fra politikere og prøvenemndsmedlemmer om godtgjørelse blir honorert på riktig måte, fordi den interne kontrollen reelt sett er mangelfull. Fylkesrevisjonen har lagt fylkeskommunens retningslinjer til grunn for sine undersøkelser og er klar over at det i en del tilfeller ikke er mulig å følge de fylkeskommunale retningslinjene ved tjenestereiser. Dette gjelder spesielt møteinnkalling som dokumentasjon fra prøvenemndene. Retningslinjer og veiledning for utfylling av reiseregninger bør derfor endres i samsvar med den praksis som følges Forslag til tiltak Gitte retningslinjer må følges reelt, som eksempel nevnes: - Hvis møteinnkalling foreligger, må den legges ved møteregningen. - Møtedato og møtelengde må påføres møteregningen. Legitimeringen av krav om dekning av tapt arbeidsfortjeneste er utilfredsstillende og må bringes i orden. I forbindelse med organiseringen av virksomheten i fylkeskommunen etter at staten har overtatt sykehusene og RIT 2000 bør behandlingen av møteregninger vurderes rasjonalisert. 8. VEDLEGG Vedlegg 1: Oversikt over lover, forskrifter og øvrig regelverk som fylkesrevisjonen har lagt til grunn for sin gjennomgang.

12 Kontroll av møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjeneste i Sør-Trøndelag fylkeskommune Vedlegg 1 Lover / avtaler / regelverk som fylkesrevisjonen har lagt til grunn for sin gjennomgang Lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 (Kommuneloven). Lov om behandlingsmåten i forvaltningssaker av 10.februar 1967 (Forvaltningsloven) Lov om grunnskolen og den vidaregåande opplæringa av (Opplæringslova) Forskrift til opplæringslova av , nr Kommunenes personalhåndbok. Reglement vedr. arbeidsforhold, herunder godtgjørelse for folkevalgte. Reglement for anvisning, vedtatt av fylkestinget i sak FT-86/97. Rutinebeskrivelse for attestasjonsoppgaven, ikrafttreden fra Retningslinjer for tjenestereiser gitt av Sør-Trøndelag fylkeskommune Veiledning for utfylling av reiseregninger (inkl. møtegodtgjøring og refusjon av tapt arbeidsfortjeneste) gitt av Yrkesopplæringsnemnda til prøvenemndsmedlemmer Rundskriv av om oppgavepliktige godtgjørelser og utgiftsdekning for fylkeskommunalt ansatte. Rundskriv av om ansatte og folkevalgte som representerer fylkeskommunen i styrende organer - årsrapportering. Rundskriv av om møtegodtgjørelse til brukerrepresentanter i fylkeskommunale råd og utvalg.