Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune

Transkript

1 Tilleggsinnkalling - Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Arkivsak: 15/165 Møtedato/tid: Kl 09:00 Møtested: Fylkeshuset, Fylkestingssal B Tilleggssakliste Saksnr. Sakstittel 62/15 Orientering om tidligere behandlet sak vedrørende forhold ved Frøya videregående skole

2 Orientering om tidligere behandlet sak vedrørende forhold ved Frøya videregående skole Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 13/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Vedlegg Møtebok - sak 43/15 Revisors brev nr. 4: Revisors undersøkelser av mulige misligheter Saksutredning Kontrollutvalget ble i sak 38/15 forelagt en midlertidig innberetning angående varsel om mulige misligheter ved Frøya videregående skole. Saken hadde sin opprinnelse i varsel fra en ansatt ved skolen til kontrollutvalgssekretariatet og revisjonen. Enkelte av de forholdene som ble omtalt i varselet var å anse som mulige økonomiske misligheter, noe som ligger innenfor virkeområdet for finansiell revisjon. Revisor satte i gang egne undersøkelser på bakgrunn av dette. Dette ble fulgt opp i sak 43/15 med en endelig innberetning i nummerert brev fra revisor. Kontrollutvalget konkluderte i sak 43/15 slik: Kontrollutvalget tar revisors og fylkesrådmannens redegjørelser til orientering. Kontrollutvalget registrerer at det ikke er funnet indikasjoner på at det er begått straffbare handlinger. Kontrollutvalget ser alvorlig på at det er avdekket omfattende brudd på habilitetsbestemmelser, lov om offentlige anskaffelser og generelle krav til god økonomistyring ved Frøya videregående skole. Når fylkeskommunen har valgt en organisering med høy grad av delegering av myndighet er det særlig viktig med god internkontroll, og vurdering av risikoen for at saker som denne kan oppstå. Kontrollutvalget ser det som viktig at det trekkes lærdom av slike saker og at dette benyttes i den pågående prosessen med utvikling av internkontrollen. Kontrollutvalget vil legge erfaringene fra denne saken til grunn i fremtidig arbeid med overordnet analyse for prioritering av forvaltningsrevisjon. Ut over økonomiske uregelmessigheter er det på det rene at skolen i samme tidsrom har hatt store personalkonflikter. Kontrollutvalget har ikke hatt disse forholdene til behandling, men fylkesrådmannen har muntlig redegjort for dette i forbindelse med saken. Vi viser til vedlagt saksfremlegg og revisors brev for mer om innholdet i varselet og

3 undersøkelsene på bakgrunn av dette. Sekretariatet vil i møtet gi en muntlig redegjørelse om tidligere behandling av saken i kontrollutvalget. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet oppfordrer kontrollutvalget til å ta informasjonen til orientering.

4 Vedlegg - sak 62 Mulige misligheter - endelig innberetning fra revisor Behandles i utvalg Møtedato Saknr Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune /15 Saksbehandler Sverre B. Midthjell Arkivkode FE - 216, TI - &58 Arkivsaknr 13/ Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar revisors og fylkesrådmannens redegjørelser til orientering. Kontrollutvalget registrerer at det ikke er funnet indikasjoner på at det er begått straffbare handlinger. Kontrollutvalget ser alvorlig på at det er avdekket omfattende brudd på habilitetsbestemmelser, lov om offentlige anskaffelser og generelle krav til god økonomistyring ved Frøya videregående skole. Vedlegg Revisors brev nr. 4: Revisors undersøkelser av mulige misligheter Tilleggsforslag Guro Angell Gimse fremmet følgende tilleggsforslag: Nytt avsnitt: "Når fylkeskommunen har valgt en organisering med høy grad av delegering av myndighet er det særlig viktig med god internkontroll, og vurdering av risikoen for at saker som denne kan oppstå. Kontrollutvalget ser det som viktig at det trekkes lærdom av slike saker og at dette benyttes i den pågående prosessen med utvikling av internkontrollen. Kontrollutvalget vil legge erfaringene fra denne saken til grunn i fremtidig arbeid med overordnet analyse for prioritering av forvaltningsrevisjon." Behandling: Møtet ble enstemmig vedtatt lukket under hele behandlingen av saken, i medhold av kommuneloven 31 nr. 3. Ann Katharine Gardner fra Revisjon Midt-Norge orienterte om revisors undersøkelser. Fylkesrådmann Odd Inge Mjøen orienterte om fylkesrådmannens oppfølging av saken. Innstillinga ble enstemmig vedtatt. Guro Angell Gimses forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget tar revisors og fylkesrådmannens redegjørelser til orientering.

5 Vedlegg - sak 62 Kontrollutvalget registrerer at det ikke er funnet indikasjoner på at det er begått straffbare handlinger. Kontrollutvalget ser alvorlig på at det er avdekket omfattende brudd på habilitetsbestemmelser, lov om offentlige anskaffelser og generelle krav til god økonomistyring ved Frøya videregående skole. Når fylkeskommunen har valgt en organisering med høy grad av delegering av myndighet er det særlig viktig med god internkontroll, og vurdering av risikoen for at saker som denne kan oppstå. Kontrollutvalget ser det som viktig at det trekkes lærdom av slike saker og at dette benyttes i den pågående prosessen med utvikling av internkontrollen. Kontrollutvalget vil legge erfaringene fra denne saken til grunn i fremtidig arbeid med overordnet analyse for prioritering av forvaltningsrevisjon. Saksutredning Dette dokumentet er unntatt offentlighet med hjemmel i offentleglova 13 jf. forvaltningsloven 13 nr. 1, på grunn av taushetsbelagte opplysninger om noens personlige forhold, og offentleglova ledd, melding om lovbrudd. Kontrollutvalget behandlet i sak 38/15 sak om midlertidig innberetning angående varsel om mulige misligheter i tilknytning til Frøya videregående skole. Revisor har i nummerert brev nr. 4 av 18. juni 2015 kommet med endelig innberetning til kontrollutvalget angående sine undersøkelser knyttet til dette. Revisor har undersøkt de forhold som anses å ligge innenfor finansiell revisjon som fagområde, det vil si eventuelle økonomiske misligheter. Revisor har ikke vurdert forhold som omhandler faglige uenigheter om hvorvidt disposisjoner er hensiktsmessige eller ledelses- og personalhåndtering ved skolen og i fylkeskommunen. Revisor viser til 6 potensielt kritikkverdige forhold der det er fremmet mistanke om uregelmessigheter: 1. Ombygging og påmontering av utstyr på MS Fru Inger. 2. Anskaffelse og utleie av autoline-anlegg. 3. Ansettelse av rektors svigerdatter som renholder ved skolen. 4. Anvisning av reiseregninger for egen ektefelle. 5. Innleie av firma der rektor er styreleder og rektors sønn er eier. 6. Innkjøp av servise uten at regelverk om offentlige anskaffelser er fulgt. Revisor kommer med følgende konklusjoner av sine undersøkelser av disse forholdene: 1. Ombygging og påbygging av utstyr på MS Fru Inger Oppdraget er gitt til Hovde Maritim AS uten forutgående konkurranse. Høyt tidspress har også ført til at anskaffelsen har blitt svært dyr, og den fremstår som uryddig og lite gjennomtenkt. Revisor finner imidlertid ikke indisier på at fylkeskommunen er fakturert for arbeid som er utført på andre båter.

6 2. Anskaffelse og utleie av autoline-anlegg Revisor viser til at det foreligger en leieavtale som er inngått av en av rektors underordnede, til et selskap der rektor er medeier. Dette er i strid med habilitetsbestemmelsene. Anlegget skal i dag befinne seg ved verftet i Henningsvær, og skal påmonteres Fru Inger. 3. Ansettelse av rektors svigerdatter som renholder ved skolen Rektors svigerdatter er ansatt som renholder ved skolen, med en lønn tilsvarende ansatte med høyere ansiennitet. Ansettelsen er signert av en av rektors underordnede, i strid med habilitetsbestemmelsene. Revisor viser til at lønnsplasseringen i seg selv ikke kan anses som ulovlig, men at den kan oppfattes som en lite klok beslutning. 4. Anvisning av reiseregninger for rektors ektefelle Revisor viser til at rektor har anvist reiseregninger for egen ektefelle i strid med habilitetsbestemmelsene. Revisors undersøkelser viser imidlertid at reiseregningene i seg selv er legitime. 5. Innleie av firma der rektor er styreleder og rektors sønn er eier Revisor viser til at driftsleder ved skolen har forsøkt å gjennomføre konkurranse om oppdraget. Da denne konkurransene ikke bar resultater har vedkommende i samråd med bygge- og eiendomstjenesten gjennomført anskaffelse fra et selskap der rektor er styreleder og rektors sønn er eier. Dette er ifølge revisor tilstrekkelig dokumentert. Revisor viser også til juridisk vurdering innhentet av fylkesrådmannen som konkluderer med at det ikke dreier seg om straffbar korrupsjon, etter som dette ikke er å regne som en utilbørlig fordel. Det er imidlertid et brudd på forvaltningslovens habilitetsbestemmelser at rektor har anvist faktura som kommer fra hans egen sønn. 6. Innkjøp av servise uten at lov om offentlige anskaffelser er fulgt Det er gjennomført et større innkjøp av servise som etter lov om offentlige anskaffelser krever kunngjøring og dokumentasjon av konkurranse. Anskaffelsen er ifølge revisor belastet Frøya videregående skole og er dermed rektors ansvar, og regelverket er ikke fulgt. Revisor viser imidlertid til at Bygge- og eiendomstjenesten tar på seg ansvaret for at anskaffelsen ikke har blitt riktig gjennomført. Revisors konklusjon Vedlegg - sak 62 Revisor konkluderer med at habilitetsbestemmelsene i flere tilfeller er brutt angående anvisning av faktura og lønn til rektors nærstående. Revisor finner imidlertid ikke grunnlag for å hevde at disse utgiftene ikke er legitime. Det er også avdekket flere tilfeller av brudd på lov om offentlige anskaffelser. Revisor anser dette som alvorlig. Revisor har ikke avdekket forhold som anses som straffbare.

7 Vedlegg - sak 62 Kontrollutvalgssekretariatets vurdering Kontrollutvalgssekretariatet har i likhet med revisor kun vurdert de forholdene som gjelder økonomiske misligheter, habilitet og regler for offentlige anskaffelser. Sekretariatet er kjent med at det også har vært alvorlige personalkonflikter ved skolen, men anser dette for å være sekundært i et kontrollperspektiv. Sekretariatet mener den informasjon som er fremskaffet av fylkesrådmannen og revisor viser at det har vært vesentlige ledelsesutfordringer ved skolen. Det er avdekket flere tilfeller av alvorlige brudd på habilitetsbestemmelser og lov om offentlige anskaffelser i forbindelse med skolens økonomi. Sør-Trøndelag fylkeskommune har en organisering med stor grad av delegering av myndighet til enhetsledere, noe som gir disse en svært ansvarsfull posisjon. Det er derfor grunn til å stille strenge krav til ryddighet og forvente en høy grad av aktsomhet når det gjelder grunnleggende regler for offentlig forvaltning. Disse reglene eksisterer for å sikre nødvendig tillit til at offentlig myndighet og fellesskapets midler forvaltes på en god måte, og for å forebygge korrupsjon og andre misligheter. Det er derfor alvorlig at det avdekkes så omfattende brudd som i denne saken. På tross av omfattende brudd på regelverket foreligger det ingen klare indikasjoner på at noen av disse disposisjonene er foretatt for egen vinning. Det er derfor ingen ting som tyder på at det er straffbart. Tilbakemeldinger fra fylkesrådmannen i saken tyder på at både de personalmessige konfliktene ved skolen og spørsmålene om mulige misligheter er grundig behandlet. Etter sekretariatets vurdering bør det også være høy terskel for å gripe inn i fylkesrådmannens personalhåndtering. Så langt sekretariatet kan se er alle forhold fulgt opp, og sekretariatet kan ikke se at det er tilstrekkelig grunnlag i denne saken til å trekke tilliten til fylkesrådmannens behandling i tvil. Dermed virker det ikke formålstjenlig å legge ressurser i videre undersøkelser i saken. Når fylkeskommunen har valgt en organisering med høy grad av delegering av myndighet er det særlig viktig med god internkontroll, og vurdering av risikoen for at saker som denne kan oppstå. Sekretariatet ser det som viktig at det trekkes lærdom av slike saker og at dette benyttes i den pågående prosessen med utvikling av internkontrollen. Erfaringene fra denne saken bør også ligge til grunn for fremtidig overordnet analyse for prioritering av forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatets vurdering er at saken med de undersøkelser som er gjort og orienteringer som er gitt nå er tilstrekkelig opplyst til at det ikke virker formålstjenlig med videre undersøkelser. Sekretariatet registrerer at revisor ikke har funnet grunnlag for straffbare forhold, men at det er avdekket alvorlige brudd på habilitetsbestemmelsene i forvaltningsloven og lov om offentlige anskaffelser.